Comment faire pour me préparer à un processus de nomination?

La dotation au sein de la fonction publique a évolué au cours des quelques dernières années, mais elle demeure un processus fondé sur le mérite au moyen duquel les candidats qualifiés sont évalués en fonction de leur capacité à faire le travail et de la mesure dans laquelle ils répondent aux besoins actuels et futurs de l’organisation.

Le processus de nomination est fondé sur l’équité, la transparence, l’efficience et l’efficacité. On s’assure ainsi de procéder à l’embauche d’une manière rentable, au moment opportun, ainsi que de recruter les bonnes personnes.

Il y a deux types de processus de nomination :

Annoncé

Les employés qui répondent aux exigences spécifiques ont l’occasion de poser leur candidature pour les postes affichés qui sont ouverts aux fonctionnaires seulement (processus de nomination interne) ou aux fonctionnaires et au public (processus de nomination externe).

Non annoncé

Une personne qualifiée est nommée à un poste sans appel de demandes. Pour ce faire, les gestionnaires doivent suivre les règles mises en place par leur organisation. Les situations qui pourraient justifier un processus non annoncé comprennent les nominations au sein d’un groupe où il y a pénurie d’employés ou à un poste qui exige des compétences hautement spécialisées.

Nouveaux termes

• « Processus de nomination » remplace « concours ».
• « Énoncé des critères de mérite » remplace « énoncé de qualités »
• « Discussion informelle » remplace « appel ».

Savoir tirer le meilleur parti d’une annonce d’emploi

L’information qui figure dans une annonce d’emploi est en grande partie explicite en soi, mais il y a des éléments importants auxquels certains postulants ne prêtent pas suffisamment attention.

La description qui figure sous Fonctions dans l’annonce peut être plus ou moins détaillée ou générale. Moins on y inscrit de détails cependant, plus il est difficile de déterminer quelle est la nature exacte de l’emploi. C’est pourquoi il est conseillé de communiquer avec la personne mentionnée sous Renseignements généraux si vous avez besoin de plus d’informations. Cette personne est souvent la même qui recevra votre demande d’emploi; si vous constatez que c’est bien le cas, demandez lui quels sont les documents exigés.

Portez une attention particulière à la section Autres renseignements (Notes). Elle contient souvent des rappels importants qui portent par exemple sur la nécessité d’informer l’employeur au sujet de mesures d’adaptation requises (dans le cas de besoins spéciaux) et de démontrer que vous répondez aux critères de présélection ainsi qu’aux conditions de l’organisation en ce qui touche l’équité en emploi et la diversité.

L’énoncé des critères de mérite qui accompagne l’annonce d’emploi est le cadre du processus de nomination. Il décrit en bonne partie les qualifications essentielles, les qualifications constituant un atout, le niveau de compétence dans les langues officielles et les conditions d’emploi. Assurez-vous que votre demande traite des exigences essentielles de l’emploi (expérience, connaissances, capacités).

Types de nominations

• Spécifique : généralement un poste comportant des fonctions spécifiques ou uniques
• Collective : plusieurs postes de nature similaire ou qui ont la même description de travail et le même énoncé des critères de mérite

Processus de présélection

Après une sélection initiale des demandes, on met sur pied un comité d’évaluation qui est normalement composé du gestionnaire d’embauche, d’une ou deux autres personnes et peut être aussi d’un représentant des ressources humaines. S’il s’agit d’un processus de nomination générique pour l’ensemble du secteur ou de la direction, le comité peut comprendre des gestionnaires de plusieurs divisions.

Les membres du comité d’évaluation examinent les demandes initialement sélectionnées pour voir si elles répondent aux critères de mérite annoncés. Pour assurer l’équité, les membres du comité ne font pas d’hypothèses ni de suppositions; ils ne considèrent que ce qui est inscrit sur votre demande. Si dans l’annonce, on exige de « démontrer  » la capacité à répondre aux critères de l’emploi, cela signifie qu’il faut fournir des informations à l’appui — par exemple des expériences de travail antérieures — qui prouvent que vous possédez les qualifications requises.

Si vous êtes présélectionné, vous devrez généralement subir un examen ou une entrevue, ou les deux.

Si vous n’êtes pas retenu à la présélection, vous recevrez une lettre ou un courriel qui pourrait vous indiquer les éléments de votre demande qui ont été considérés insuffisants. Dans le cas d’un processus de nomination interne, vous pouvez demander une discussion informelle avec le gestionnaire au sujet de la décision.

Préparez une demande sur mesure

Essayez cette méthode en quatre étapes pour vous aider à préparer une demande qui correspond aux exigences de l’emploi que vous recherchez.

1. Le curriculum vitae : mieux vaut être bref Préparez un curriculum vitae « principal » qui décrit votre expérience sans entrer dans le détail des fonctions que vous avez accomplies dans vos emplois antérieurs. Vous pouvez ensuite l’adapter en fonction des exigences des emplois pour lesquels vous faites des demandes.
2. Mettez à jour votre lettre de présentation : Rédigez une nouvelle lettre de présentation pour chaque processus de nomination. Énoncez clairement pour quel processus de nomination vous présentez votre demande - il s’agit d’un point souvent négligé.
3. Vérifiez soigneusement l’annonce : Ayez une copie de l’annonce en face de vous à mesure que vous préparez votre lettre de présentation. Vérifiez chacun des éléments de l’annonce en vous assurant de les traiter dans votre lettre.
4. Vérifiez et revérifiez : Une fois que vous avez rédigé votre lettre de présentation, assurez vous que les points que vous mentionnez sont aussi indiqués dans votre curriculum vitae.

Processus d’évaluation

L’énoncé des critères de mérite est le fondement du processus d’évaluation. Les comités d’évaluation sont tenus d’évaluer les candidats en fonction de tous les éléments de l’énoncé. Quant à eux, les candidats sont appelés à démontrer qu’ils répondent à tous les exigences de l’emploi définies dans l’énoncé des critères de mérite.

Lorsqu’ils évaluent les candidats, les comités d’évaluation ont plusieurs outils à leur disposition :

• Les examens écrits sont souvent les premiers et les meilleurs moyens d’évaluer rapidement un grand nombre de candidats.
• Les entrevues suivent souvent les examens écrits ou peuvent être utilisées séparément. Voyez nos conseils sur les façons de se sentir plus à l’aise au cours d’une entrevue d’emploi.
• Les vérifications des références sont souvent utiles pour confirmer l’information fournie au cours d’une entrevue et pour évaluer les qualités personnelles. Vous devriez préparer une liste comportant les noms et les coordonnées récentes d’au moins trois références. Même si un superviseur immédiat peut représenter une excellente référence, il faut aussi penser à des clients réguliers ou aux collègues de travail.

Parmi les volets importants du processus de nomination, il y a les questions que le comité d’évaluation posera à tous les candidats. Pour toutes les réponses attendues, des points sont attribués et le comité d’évaluation fixe des notes de passage pour chaque élément figurant dans les parties des connaissances, des capacités et des qualités personnelles. Les candidats sont évalués en fonction de leur capacité à fournir des répondes complètes et bien structurées aux questions posées.

Une fois que le comité d’évaluation a évalué tous les candidats, il constitue un bassin de candidats qualifiés non classés. Ce bassin est mis à la disposition de la direction comme source de candidats qualifiés qui peuvent être nommés en vue de doter de futurs postes vacants.

Est ce que j’ai réussi à l’entrevue?

Par souci de transparence, on envoie deux notifications :

• La première notification informe les candidats par écrit des noms des personnes qui sont retenues aux fins de nomination. Elle indique également les dates du début et de la fin de la période d’attente qui permet aux candidats non retenus de demander une discussion informelle.
• La deuxième notification annonce la décision finale du comité d’évaluation et donne les noms des personnes qualifiées nommées ou proposées en vue d’une future nomination.

Si vous n’êtes pas retenu aux fins d’une nomination interne, on vous enverra une notification (généralement par courriel) et on vous avisera de votre droit de demander une discussion informelle avec votre gestionnaire au sujet de la décision.

Y a t il un recours?

Les candidats non retenus dans le cadre d’un processus de nomination interne annoncé peuvent déposer une plainte auprès du Tribunal de dotation de la fonction publique. Le Tribunal traite les plaintes portant sur :

• les abus de pouvoir dans l’application des critères de mérite;
• les abus de pouvoir dans le choix entre un processus de nomination annoncé et un processus non annoncé;
• l’omission d’évaluer le candidat dans la langue officielle de son choix.

L’ « abus de pouvoir » peut comprendre notamment la mauvaise foi et le favoritisme personnel. Le Tribunal a maintenant le pouvoir d’interpréter et d’appliquer la Loi canadienne sur les droits de la personne dans tous les cas de discrimination présumée dans le cadre d’une nomination.