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ARCHIVÉ - Vérification interne - Gestion de la réserve de rémunération

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Sommaire

Contexte

La r�serve de r�mun�ration est une provision du cadre financier f�d�ral, approuv�e par le SCT et le minist�re des Finances, qui �tablit une enveloppe permettant de couvrir l'augmentation des co�ts r�sultant des augmentations salariales pour les organismes f�d�raux qui d�pendent des cr�dits parlementaires. Ces augmentations peuvent r�sulter des n�gociations collectives ou d'autres m�canismes et, en g�n�ral, elles se pr�sentent sous forme d'augmentations �conomiques, de restructures des courbes salariales, de primes de recrutement et de maintien en poste et d'autres cat�gories de paiements ou de prestations.

Le Secteur des d�penses et des strat�gies de gestion (SDSG) et la Division de l'analyse financi�re de la Direction de la fonction de contr�leur assuraient la gestion de la r�serve de r�mun�ration jusqu'� ce que celle-ci soit transf�r�e � la Direction des ressources humaines (DRH). Le transfert de la r�serve � la DRH a �t� effectu� sans fournir de documentation pr�cise au sujet des proc�dures ou sans information pour appuyer les d�cisions ant�rieures. Cette situation a compliqu� le processus de transition. En raison du manque de documentation au sujet du transfert de la r�serve de r�mun�ration et de l'importance accrue de la fonction elle-m�me, l'�quipe de gestion actuelle �tablit lentement des politiques, des proc�dures et une infrastructure. Ces mesures sont n�cessaires afin de s'assurer que les d�cisions concernant l'�tablissement, le contr�le et l'affectation de la r�serve de r�mun�ration seront appuy�es et bien document�es � l'avenir.

Objectifs de l'examen

Notre v�rification avait pour objet d'�valuer si les proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration offrent � la direction des renseignements exacts et, en temps opportun, en vue de la planification, de l'�tablissement, du contr�le et de l'affectation des fonds de la r�serve de r�mun�ration.

Sommaire des r�sultats

L'administration de la r�serve de r�mun�ration est encore en transition. Bien que les proc�dures permettant l'administration de la r�serve de r�mun�ration doivent encore �tre renforc�es, le groupe a accompli des progr�s importants au cours des derniers mois. Nous avons toutefois cern� plusieurs lacunes qui devraient �tre corrig�es. En bref, il s'agit des lacunes suivantes :

Absence de lignes directrices officielles concernant la r�serve de r�mun�ration - Au cours de la v�rification, on n'a trouv� aucune documentation officielle concernant les lignes directrices, les principes ou les proc�dures disponibles pour la Division de la planification et de l'analyse strat�gique (DPAS) lorsque la fonction a �t� transf�r�e � la DRH. Le transfert de la fonction a �t� difficile en raison de l'absence de cette documentation puisque la DPAS ne disposait pas d'une information compl�te au sujet de la proc�dure. Il faut �laborer des lignes directrices compl�tes au sujet de la r�serve de r�mun�ration afin de r�pondre aux incertitudes et d'�tablir des politiques et des proc�dures pr�cises.

Ressources limit�es pour la gestion de la r�serve de r�mun�ration - �tant donn� que les ressources affect�es � la gestion de la r�serve de r�mun�ration sont limit�es, le SCT risque de commettre des erreurs. La r�serve de r�mun�ration inclut des montants d'argent �lev�s et des d�cisions sont prises dans un contexte tr�s dynamique et dans des d�lais tr�s serr�s o� la marge d'erreur est limit�e. Nous recommandons que le SCT envisage la possibilit� d'accro�tre les ressources de la DPAS afin de r�duire la possibilit� d'erreur pour le SCT.

Une base de donn�es �labor�e � l'interne assure la gestion de la r�serve de r�mun�ration - La fiabilit� et la souplesse de la base de donn�es �labor�e � l'interne sont compromises en raison de la taille de la base de donn�es et des demandes � l'endroit du logiciel. Le programme pourrait atteindre sa capacit� maximale si la base de donn�es devient plus importante. Le rendement du syst�me pourrait �galement �tre compromis si le syst�me prend de l'ampleur.

Contr�le de l'acc�s � la base de donn�es - � part l'acc�s limit�, il n'y a aucun contr�le formel de l'acc�s � la base de donn�es ou des modifications apport�es � l'information vers�e dans la base de donn�es. Nous recommandons que des contr�les plus stricts soient mis en oeuvre afin d'assurer l'exactitude et la confidentialit� de la base de donn�es.

Niveaux de r�f�rence de la r�serve de r�mun�ration �tablis au d�but d'un mandat de n�gociation - Actuellement, le financement de la r�serve de r�mun�ration est �tabli au d�but d'un mandat de n�gociation et il n'est pas mis � jour par la suite pour tenir compte des changements dans les effectifs de la fonction publique et des r�percussions de ces changements dans la conjoncture �conomique. Par cons�quent, il se peut que la r�serve ne refl�te pas les besoins actuels des minist�res du gouvernement. Il faudrait examiner, chaque ann�e, le niveau de financement de la r�serve de r�mun�ration afin de s'assurer qu'il correspond aux co�ts r�els associ�s � la signature des conventions collectives. La DPAS devrait �galement explorer la possibilit� que la base de calcul des salaires utilis�e pour �tablir la r�serve de r�mun�ration soit examin�e chaque ann�e pour tenir compte des r�percussions des changements importants dans les effectifs au sein des minist�res. Cette mesure permettrait de r�duire les besoins de financement des minist�res.

R�ponse de la direction

Les r�sultats de la v�rification ont fait l'objet de discussions avec les gestionnaires et ceux-ci sont d'accord avec les r�sultats. Afin d'�tre mieux en mesure de relever les d�fis auxquels la Direction des ressources humaines (DRH) fait face, elle proc�de actuellement � une restructuration � partir de trois grands th�mes : la r�mun�ration, la gestion des ressources humaines et le leadership. Le Groupe de l'analyse, de la recherche et de la r�mun�ration, qui assurait la gestion de la r�serve de r�mun�ration en tant que composante de la Division de la planification et de l'analyse strat�gique, assure maintenant la gestion de la r�serve en tant que division distincte (la Division de la planification de la r�mun�ration (DPR)). La r�organisation n'est pas termin�e et les r�les et les responsabilit�s n'ont pas �t� pr�cis�s. Les r�ponses d�taill�es aux recommandations sont pr�sent�es � la section 4.

1.0 Contexte

Le Comit� de v�rification du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (SCT) a demand� la tenue d'une v�rification interne de la gestion de la r�serve de r�mun�ration pour l'exercice 2001-2002.

Le Secteur des d�penses et des strat�gies de gestion (SDSG) et la Division de l'analyse financi�re de la Direction de la fonction de contr�leur assuraient la gestion de la r�serve de r�mun�ration jusqu'� ce que celle-ci soit transf�r�e � la Direction des ressources humaines (DRH). Le transfert de la r�serve � la DRH a �t� effectu� sans fournir de documentation pr�cise au sujet des proc�dures ou sans information pour appuyer les d�cisions ant�rieures. Cette situation a compliqu� le processus de transition entre les deux divisions. En raison du manque d'information concernant le transfert de la r�serve de r�mun�ration et de l'importance accrue de la fonction elle-m�me, l'�quipe de gestion actuelle �tablit lentement des politiques, des proc�dures et une infrastructure afin de s'assurer que les d�cisions concernant l'�tablissement, le contr�le et l'affectation de la r�serve de r�mun�ration seront appuy�es et bien document�es � l'avenir. Ce processus exige beaucoup de temps et de ressources de la part de la DRH.

La r�serve de r�mun�ration comporte essentiellement trois proc�dures : l'�tablissement des niveaux de financement dans la r�serve de r�mun�ration, l'affectation des fonds de la r�serve aux niveaux de r�f�rence des minist�res et le contr�le de la r�serve de r�mun�ration dans son ensemble. La DRH n'a pas encore g�r� tout le cycle de la r�serve de r�mun�ration et, par cons�quent, les gestionnaires acqui�rent encore des connaissances au sujet des proc�dures.

La gestion de la r�serve de r�mun�ration est complexe pour les raisons suivantes :

La valeur mon�taire de la r�serve de r�mun�ration est importante puisqu'elle permet de financer les augmentations de salaires et des prestations r�sultant des n�gociations collectives pour environ 380 000 fonctionnaires f�d�raux, employ�s des organismes f�d�raux et de certaines soci�t�s d'�tat. L'administration g�n�rale d'une telle r�serve est en soi complexe et fastidieuse.
Bien que la r�serve de r�mun�ration soit g�r�e par la DRH, elle n�cessite la participation de nombreux autres groupes tels que le SDSG, les analystes du Secteur des programmes, le minist�re des Finances et d'autres minist�res du gouvernement.
La r�serve de r�mun�ration pourvoit aux besoins de nombreux groupes diff�rents tels que : les groupes assujettis � la n�gociation collective, les employeurs distincts, la GRC, le MDN et d'autres groupes. Chaque entit� dispose de syst�mes de r�mun�ration, de structures salariales, de r�gles et de processus diff�rents dont la Division de la planification et de l'analyse strat�gique doit tenir compte afin de s'assurer que toutes les situations particuli�res sont r�gl�es de mani�re uniforme. De plus, il se peut que certains avantages assujettis � la n�gociation collective s'appliquent �galement aux employeurs distincts. Par cons�quent, la DPAS doit tenir compte de l'effet de vague de ses d�cisions de financement pour le gouvernement dans son ensemble. Par ailleurs, �tant donn� que les syndicats du secteur public ont tendance � recourir � une n�gociation type, l'une des principales pr�occupations est de d�terminer les r�percussions � long terme sur les co�ts des conventions pr�c�dentes.
La situation est �galement complexe du fait que les conventions ne co�ncident pas toujours avec la fin d'un exercice financier ou d'une ann�e civile. Il est, par cons�quent, plus difficile d'affecter les fonds aux minist�res et d'assurer le suivi des d�penses.
Le plus r�cent mandat de la r�serve de r�mun�ration pr�voyait le financement de l'ensemble du gouvernement pendant trois ans, mais l'�ch�ancier vis� par les n�gociations collectives pour chaque groupe peut varier et ne pas correspondre � l'�ch�ancier �tabli pour la r�serve. Par cons�quent, lorsque de nouvelles n�gociations sont entam�es, il peut �tre difficile de d�terminer s'il faut financer un groupe � partir du mandat actuel ou si ce financement devrait �tre inclus dans le prochain cycle de la r�serve de r�mun�ration.
L'�tablissement des co�ts et le processus d'affectation des fonds sont d�taill�s et fastidieux et comportent de nombreuses variables dont il faut tenir compte, ce qui rend la t�che encore plus complexe. Les conventions collectives sont plus complexes et les ententes incluent des �l�ments qui peuvent ne pas figurer dans des conventions pr�c�dentes. Il est alors difficile de d�terminer les co�ts de ces �l�ments et d'affecter des fonds en cons�quence afin que les minist�res soient trait�s de mani�re �quitable.
L'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration exige de recourir � plusieurs hypoth�ses concernant la conjoncture �conomique �ventuelle et les tendances du march� afin de pr�voir le mandat de n�gociation. �tant donn� qu'un mandat de n�gociation peut durer plusieurs ann�es, les hypoth�ses doivent �tre aussi exactes et r�alistes que possible.

La r�serve de r�mun�ration, administr�e par la DRH, fait continuellement l'objet d'un examen et d'une restructuration lorsqu'on le juge n�cessaire. �tant donn� que la DPAS assure la gestion des trois �tapes du cycle, les processus et les proc�dures sont �tay�s de mani�re formelle.

2.0 Objectifs et port�e de l'examen

La v�rification interne visait les objectifs suivants :

Examen des objectifs g�n�raux et de l'objet de la r�serve de r�mun�ration.
�tablissement et description des proc�dures utilis�es par la DRH aux fins suivantes :

�tablissement de la r�serve de r�mun�ration
Affectation des fonds de la r�serve de r�mun�ration
Contr�le de la r�serve de r�mun�ration

D�termination des risques inh�rents des proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration.
�tablissement des contr�les internes.
D�termination des lacunes dans la proc�dure et les r�percussions.
�laboration de recommandations en vue de renforcer les proc�dures de gestion de la r�serve de r�mun�ration.

D�marche

La d�marche suivie comporte les �l�ments suivants :

Entrevues avec le personnel de la Division de la planification et de l'analyse strat�gique (� DPAS �) responsable de la gestion et de l'affectation des fonds de la r�serve de r�mun�ration au sein de la DRH
Entrevues avec le personnel des autres secteurs fonctionnels du SCT participant, en collaboration avec la DPAS, � l'�tablissement, � l'affectation et au contr�le de la r�serve de r�mun�ration (tels que le Secteur des d�penses et des strat�gies de gestion (SDSG) et le groupe responsable des conventions collectives).
Examen des documents appuyant la proc�dure actuelle.

Notre v�rification interne portait sur la pr�sentation d'observations et de recommandations au sujet de la proc�dure concernant gestion de la r�serve de r�mun�ration.

3.0 Aper�u des proc�dures

La gestion de la r�serve de r�mun�ration comporte trois principales proc�dures. La description de ces proc�dures est pr�sent�e ci-apr�s et l'annexe A renferme un sch�ma. La description et le sch�ma illustrent la proc�dure suivie en vue de la n�gociation collective. Il est � noter que la r�serve de r�mun�ration r�pond �galement aux besoins de financement d'autres groupes non assujettis � la n�gociation collective ; par cons�quent, les proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration sont modifi�es afin de r�pondre aux besoins particuliers des diff�rents groupes. La description de la proc�dure et les sch�mas pr�sent�s � l'annexe A portent uniquement sur la proc�dure g�n�rale suivie pour la n�gociation collective et ne traitent pas des changements requis lorsqu'il s'agit de groupes non assujettis � la n�gociation collective. Par cons�quent, il peut y avoir de l�gers �carts dans la proc�dure suivie pour les groupes non assujettis � la n�gociation collective qui ne sont pas indiqu�s dans les sch�mas d'application de la proc�dure.

�tablissement de la r�serve de r�mun�ration

Les niveaux de financement de la r�serve de r�mun�ration sont �tablis au d�but de chaque cycle de n�gociation collective. La dur�e du cycle est, en g�n�ral, fond�e sur la conjoncture �conomique. Le mandat actuel de n�gociation a permis d'�tablir les niveaux de r�f�rence de la r�serve pendant environ trois ans, � compter de mars 2000. Le niveau de la r�serve est �tabli en fonction d'une analyse de rentabilisation effectu�e par divers intervenants de la DRH, y compris la Division de la planification et de l'analyse strat�gique, la Division des relations de travail et la Division de la gestion des ressources humaines. L'analyse de rentabilisation repr�sente une �valuation des co�ts �ventuels qui seront engag�s par suite des n�gociations collectives entreprises par le SCT durant le cycle du cadre g�n�ral de r�mun�ration (y compris, la LRTFP 1-1, les employeurs distincts - LRTFP 1-2, certaines soci�t�s d'�tat, les Forces canadiennes et la GRC). L'analyse de rentabilisation renferme plusieurs hypoth�ses telles que les prochaines augmentations �conomiques, les tendances du march� du travail et le taux d'inflation. La r�serve de r�mun�ration est compos�e de trois principaux �l�ments :

�l�ment �conomique - afin d'appliquer les augmentations salariales de base
�l�ment reli� � un groupe en particulier - pour r�gler les questions particuli�res de r�mun�ration
Indice diff�rentiel du march� du travail - pour r�gler les probl�mes de recrutement et de maintien en poste

Lorsque la DRH pr�pare une analyse de rentabilisation, elle doit traiter chacun de ces �l�ments afin de d�terminer les fonds n�cessaires pour la dur�e du mandat. Chaque �l�ment est g�r� et contr�l� s�par�ment. Cependant, les fonds r�serv�s pour les deux premiers �l�ments, �l�ment �conomique et �l�ment reli� � un groupe en particulier, peuvent �tre transf�r�s au besoin d'une cat�gorie � une autre sans l'approbation du minist�re des Finances. Bien qu'il n'y ait aucun contr�le particulier sur ces transferts entre les groupes, ceux-ci permettent � la direction de r�pondre aux diff�rents besoins entre ces �l�ments et de g�rer plus efficacement les risques reli�s � la r�serve de r�mun�ration dans son ensemble. Les fonds r�serv�s pour l'indice diff�rentiel du march� du travail serviront uniquement dans des circonstances sp�ciales et il faut justifier leur utilisation selon les clauses d'une convention. Par cons�quent, les fonds allou�s � cet �l�ment ne peuvent �tre transf�r�s aux deux autres �l�ments.

Une fois que la DRH a termin� l'analyse de rentabilisation, celle-ci est pr�sent�e au SDSG aux fins de discussion. Le SDSG assume le r�le de soutien aupr�s de la DRH en remettant en question les hypoth�ses utilis�es par celle-ci dans l'analyse de rentabilisation afin de s'assurer que toutes les hypoth�ses et tous les facteurs r�gissant le march� sont trait�s de mani�re ad�quate dans l'analyse.

La DRH et le SDSG pr�sentent, par la suite, l'analyse de rentabilisation au minist�re des Finances afin d'obtenir une approbation d�finitive. Une fois que le minist�re des Finances a approuv� l'analyse, le niveau de financement de la r�serve de r�mun�ration est �tabli et il demeurera en vigueur pour la dur�e de la p�riode de planification. Il sera l'�l�ment de base pour toutes les n�gociations � venir. Tr�s peu de personnes connaissent le montant total de la r�serve de r�mun�ration.

On demande des rajustements subs�quents � la r�serve de r�mun�ration �tablie seulement lorsque des changements importants sont apport�s aux param�tres du mandat. Par exemple, la r�serve actuelle de r�mun�ration a �t� initialement approuv�e pour un mandat d'un an, puis r�vis�e pour un mandat de deux ans et encore une fois r�vis�e pour un mandat de trois ans. Parall�lement, le niveau des augmentations �conomiques a �t� lui aussi r�vis� � maintes reprises puisque le contexte de la n�gociation a �volu�. Il faut alors pr�parer une nouvelle analyse de rentabilisation et une proc�dure en vue de l'�tablissement d'une r�serve int�grale de r�mun�ration doit �tre suivie pour obtenir des fonds suppl�mentaires. Si certaines n�gociations � l'�gard de groupes professionnels ne peuvent �tre r�gl�es selon les modalit�s �tablies dans le mandat initial, mais que la r�serve globale peut absorber les co�ts, il n'est pas n�cessaire habituellement de demander aux Finances des fonds suppl�mentaires. Les risques sont g�r�s dans le cadre de ces changements et la r�serve �tablie absorbe les demandes de fonds additionnels. Cependant, il arrive que le montant de financement requis pour parvenir � une entente d�passe la capacit� de la r�serve de r�mun�ration de g�rer les risques. Il faut alors demander aux Finances l'approbation du financement additionnel avant d'approuver le mandat plus �lev�.

Les principaux risques et contr�les associ�s � l'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration sont les suivants :

Risque principal	Contr�le	Lacune
La r�serve de r�mun�ration n'a pas �t� �tablie pour une dur�e appropri�e.	La Division de la n�gociation collective et d'autres divisions de la DRH sont consult�es au d�but du processus afin de s'assurer que des hypoth�ses appropri�es sont utilis�es. Le SDSG examine l'analyse de rentabilisation pr�par�e par la DPAS et remet en question les hypoth�ses utilis�es. Le SCT peut s'adresser aux Finances pour demander l'autorisation de prolonger le mandat et obtenir le financement n�cessaire.	Aucune
Les hypoth�ses au plan �conomique pr�sent�es dans l'analyse de rentabilisation sont incorrectes ou irr�alistes �tant donn� les conditions actuelles du march�.	Un sondage est men� avant l'�laboration de l'analyse de rentabilisation afin d'analyser les conditions du march�. Le sondage s'adressera particuli�rement au groupe qui entreprend des n�gociations (par exemple, les agents correctionnels, les �conomistes). La Division des relations de travail, en collaboration avec le Groupe de l'analyse, de la recherche et de la r�mun�ration au sein de la DRH, examine le march� du travail externe, la conjoncture �conomique actuelle et pr�vue et les attentes des syndicats. Le SDSG remet en question la vraisemblance des hypoth�ses fond�es sur la connaissance de la conjoncture �conomique afin de s'assurer qu'elles sont r�alistes. Le minist�re des Finances remettra �ventuellement en question toutes les hypoth�ses pr�sent�es.	Aucune
La r�serve de r�mun�ration a �t� �tablie en utilisant la base de calcul incorrecte des salaires.	La base de calcul utilis�e est �tablie � partir des dossiers de paie du syst�me r�gional de r�mun�ration de TPSGC et provient directement des organismes qui n'utilisent pas le syst�me de r�mun�ration de TPSGC. La base de calcul est fond�e sur les effectifs actuels au moment o� la r�serve est �tablie.	Si la base de calcul fournie par un organisme est incorrecte, il se peut que les organismes ne re�oivent pas le montant appropri� de financement. Cela s'applique tout particuli�re-ment aux organismes tels que le MDN, la GRC et certaines soci�t�s d'�tat.
La base de calcul de la r�serve de r�mun�ration ne renferme pas une liste compl�te des minist�res, des organismes et des soci�t�s d'�tat assujettis � la r�serve.	Aucun	Le SDSG a transf�r� la r�serve de r�mun�ration � la DPAS sans fournir de documenta-tion compl�te au sujet des organismes inclus et exclus.

Contr�le de la r�serve de r�mun�ration

La DPAS surveille r�guli�rement le solde de la r�serve de r�mun�ration lorsque de nouvelles conventions sont sign�es ou lorsque des affectations sont allou�es � partir de la r�serve. L'�quipe charg�e de surveiller le niveau de la r�serve de r�mun�ration est principalement compos�e de trois membres de la DPAS. Une importante base de donn�es �labor�e � l'interne permet � l'�quipe de surveiller les fonds de la r�serve de r�mun�ration disponibles ou utilis�s � n'importe lequel moment et d'en assurer le suivi.

La DPAS surveille le niveau des trois principales composantes de la r�serve. Cette activit� repr�sente un d�fi pour la DPAS puisqu'il n'y a pas suffisamment de ressources pour d�velopper et maintenir la base de donn�es.

La DPAS rencontre r�guli�rement les intervenants participant aux n�gociations collectives afin de se tenir au courant de l'avancement des n�gociations, des d�veloppements, des contraintes �ventuelles et de l'impact sur la r�serve de r�mun�ration. Ces rencontres permettent � la DPAS de fournir � la direction de l'information actuelle permettant d'�tablir si la r�serve de r�mun�ration est ad�quate, d'�valuer les besoins �ventuels et l'effet possible de vague.

Lorsqu'une entente provisoire est conclue avec un syndicat, la DPAS examine les co�ts r�sultant de l'entente afin de s'assurer que les modalit�s respectent le cadre de la r�serve de r�mun�ration. La DPAS doit donner son approbation avant que la direction du SCT n'approuve l'entente.

Cette proc�dure s'applique �galement � d'autres secteurs que celui des groupes assujettis � la n�gociation collective. Dans ces situations, les groupes ou les organismes ont �galement des mandats approuv�s et la DPAS assure le suivi afin de s'assurer qu'ils respectent leurs mandats.

Les principaux risques et contr�les associ�s au suivi de la r�serve de la r�mun�ration sont les suivants :

Risque principal	Contr�le	Lacune
Ce ne sont pas toutes les conventions sign�es qui sont inscrites dans la base de donn�es permettant de surveiller le niveau de la r�serve de r�mun�ration.	Des contre-v�rifications sont effectu�es entre les affectations aux minist�res pendant les diverses p�riodes d'octroi et le tableau de suivi qui permet de consigner la constitution d'une provision et les d�penses de la r�serve et la base de donn�es servant � surveiller le niveau de la r�serve de r�mun�ration.	Aucune
Il n'y a pas suffisamment de fonds dans la r�serve de r�mun�ration pour les n�gociations actuelles.	La base de donn�es indique le total du solde de la r�serve de r�mun�ration. Lorsque des n�gociations sont en cours, la DPAS consigne l'information dans le calendrier �tabli � partir du mandat approuv�.	Aucune
La DPAS ne sait pas si les fonds dans la r�serve de r�mun�ration seront suffisants pour tous les autres groupes vis�s par le mandat (les groupes pour lesquels des n�gociations n'ont pas �t� entreprises).	La base de donn�es indique le total du passif pour les conventions non sign�es et la DPAS peut alors s'assurer que des fonds sont r�serv�s pour les autres conventions. De plus, pour les conventions qui n'ont pas �t� officiellement sign�es ou approuv�es, mais que la DPAS a approuv�es de mani�re informelle, on assure le suivi de tous les montants additionnels pendant le mandat afin de s'assurer que l'enveloppe n'exc�de pas les limites budg�taires.	Ce risque n'est pas enti�rement att�nu� jusqu'� ce que les proc�dures soient enti�rement document�es et que la DRH ait suivi le cycle complet de la r�serve de r�mun�ration.
Des fonds seront vers�s ou engag�s alors qu'ils ne sont pas disponibles.	La base de donn�es permet d'assurer le suivi du montant des fonds de la r�serve de r�mun�ration qui ont �t� d�pens�s ainsi que des n�gociations en cours. Les mandats ne seront pas approuv�s si les fonds ne sont pas disponibles. Lorsqu'une entente provisoire est conclue, la DPAS doit examiner les co�ts de l'entente afin de s'assurer que les clauses respectent les niveaux de r�f�rence de la r�serve de r�mun�ration et elle doit donner son approbation.	Aucune
On risque qu'une convention soit sign�e sans que les r�percussions g�n�rales de l'entente sur d'autres n�gociations soient prises en compte (effet de vague).	Le personnel de la DPAS se familiarise avec les co�ts �ventuels pour les autres groupes et donne, au besoin, des conseils et des avertissements aux cadres sup�rieurs.	Bien que la DPAS essaie de tenir compte des effets de vague de toutes les conventions n�goci�es, il n'y a aucun m�canisme formel en place en vue d'assurer l'uniformit� et l'exactitude. La DPAS, conjointement avec la Division des relations de travail et la Gestion des ressources humaines, pr�pare actuellement un document soulignant l'effet �ventuel de vague que chaque groupe peut avoir sur les autres. La prochaine �tape consistera � d�terminer et, dans la mesure du possible, � quantifier la nature et l'envergure de l'effet de vague.

�tablissement des co�ts et affectation de la r�serve de r�mun�ration aux minist�res

Approbation des mandats de n�gociation pour les groupes professionnels

Le n�gociateur travaillant au sein de la Division des relations de travail discute avec la DPAS du mandat visant un groupe en particulier afin de s'assurer qu'il respecte les param�tres de financement de la r�serve de r�mun�ration. De plus, les analyses de rentabilisation sont pr�sent�es � la DPAS. Ces analyses appuient les demandes d'indemnit�s provisoires. La DPAS soumet, par la suite, une recommandation au dirigeant principal des ressources humaines concernant le co�t total de ces demandes au titre de la r�serve de r�mun�ration, y compris l'effet de vague ainsi que les points forts et les lacunes de l'analyse de rentabilisation � l'�gard des indemnit�s provisoires. Le n�gociateur ne peut d�passer ce mandat sans une approbation pr�alable.

�tablissement des co�ts

Une fois qu'une entente provisoire est conclue avec un syndicat, la DPAS examine la pr�vision des co�ts des diff�rents �l�ments de l'entente conclue pendant les n�gociations. La DPAS �tablit ces pr�visions en collaboration avec des membres de l'�quipe charg�e de la n�gociation collective et ces pr�visions sont �galement transmises au syndicat. Les pr�visions servent, par la suite, � �tablir les co�ts de l'entente � l'�chelle du gouvernement en vue de s'assurer que ces co�ts respectent les modalit�s du cadre g�n�ral de la r�serve de r�mun�ration. La DPAS �tablit les co�ts de l'entente � l'aide d'un tableau de ventilation pr�par� � l'interne. Ce tableau renferme la base de calcul des salaires pour chaque minist�re et chaque groupe, la date des conventions, les augmentations �conomiques pour chaque exercice financier et toutes les autres conditions n�goci�es dans le cadre de la nouvelle convention collective. Une fois que les co�ts ont �t� �tablis, la DPAS fera une comparaison de ces co�ts avec la pr�vision des co�ts pr�par�e par la Division des relations de travail de la DRH afin d'en assurer l'exactitude. Le gestionnaire de la DPAS v�rifiera l'analyse pour s'assurer que les chiffres figurant dans le tableau de ventilation sont raisonnables et qu'il n'y a aucun risque d'erreur importante.

Calcul des affectations

Une fois que les co�ts ont �t� approuv�s et que la convention a �t� ratifi�e, la DPAS pr�pare l'affectation des fonds aux diff�rents minist�res en utilisant le m�me tableau de ventilation que celui qui a servi � �tablir les co�ts. Une fois que l'affectation d�taill�e est termin�e, la DPAS effectue une v�rification en vue d'assurer l'exactitude des affectations. Celle-ci est charg�e d'�tablir l'affectation g�n�rale des fonds pour chaque minist�re et chaque organisme.

L'affectation allou�e par la DPAS aux minist�res et aux organismes repr�sente la meilleure estimation des besoins en financement puisque cette affectation est fond�e sur la base de calcul des salaires en vigueur lorsque la r�serve de r�mun�ration a �t� �tablie la derni�re fois. L'affectation ne tient pas compte des changements dans la composition des groupes au sein des minist�res, de l'augmentation du nombre d'employ�s et de la mise en oeuvre de nouveaux programmes. Les minist�res doivent financer � l'interne les augmentations des salaires et des prestations r�sultant des nouvelles conventions collectives des employ�s qui n'�taient pas incluses dans la base de calcul des salaires des minist�res au moment o� le dernier mandat a �t� �tabli. Les minist�res et les organismes ont formul� de nombreuses plaintes � ce sujet et on consacre beaucoup de temps � la justification de cette position.

Transmission de l'information concernant les affectations

Une fois que la DPAS est satisfaite de l'�tablissement des co�ts et de l'affectation des fonds, l'information concernant les affectations pour la base de calcul des salaires est transmise par courrier �lectronique au SDSG et aux analystes des programmes du SCT. Les analystes des programmes du SCT servent de lien entre les minist�res et la DPAS. Ils sont charg�s de transmettre l'information aux minist�res. Les analyses r�pondent � certaines questions fondamentales des minist�res concernant les affectations et transmettent les questions plus techniques � la DPAS.

La DPAS transmettait, jusqu'en mars 2001, beaucoup d'information aux minist�res concernant les affectations. L'information �tait pr�sent�e dans de nombreux tableaux de ventilation dont plusieurs �taient assez techniques et difficiles � comprendre pour les analystes. La DPAS devait donc r�pondre � plusieurs questions. En mars 2001, l'information transmise aux minist�res a �t� rationalis�e et condens�e en deux tableaux qui soulignent l'information cl� pour les usagers. Il est donc plus simple pour les analystes des programmes de les utiliser. Les opinions divergent pour ce qui est du niveau d'information que la DPAS devrait transmettre aux analystes des programmes au sujet de leurs minist�res.

Les principaux risques et les contr�les associ�s � l'�tablissement des co�ts et � l'affectation de la r�serve de r�mun�ration sont les suivants :

Risque principal	Contr�le	Lacune
Les co�ts �tablis par la DPAS ne refl�tent pas les modalit�s de l'entente provisoire conclue avec le syndicat. Il y a une erreur dans une formule utilis�e dans le tableau de ventilation servant � l'�tablissement des co�ts et des affectations.	L'�tablissement des co�ts pr�par� par la DPAS est compar� � l'information concernant l'�tablissement des co�ts qui est transmise par d'autres employ�s de la DPAS travaillant en collaboration avec la Division des relations de travail. Deux employ�s de la DPAS effectuent une v�rification g�n�rale de l'�tablissement des co�ts en utilisant deux programmes distincts d'�tablissement des co�ts et les r�sultats des calculs font l'objet d'une contre-v�rification.	Aucune
L'�tablissement des co�ts n'est pas fait correctement pour chaque ann�e.	Deux employ�s de la DPAS examinent l'�tablissement des co�ts par ann�e � l'aide de la m�thode d�crite pr�c�demment. Les minist�res du gouvernement examinent en profondeur les affectations et cernent les erreurs importantes dans les affectations annuelles puisque ces erreurs ont des r�percussions sur leur budget.	Aucune
L'affectation des fonds � l'�gard de certains minist�res n'est pas effectu�e correctement.	Les minist�res du gouvernement feraient des commentaires s'ils obtenaient un financement insuffisant � l'�gard d'une nouvelle convention collective puisque cela aurait des r�percussions sur leur budget. Deux employ�s de la DPAS examinent, de fa�on ind�pendante, l'affectation des fonds aux minist�res afin d'en assurer l'exactitude.	Il y a un risque qu'un minist�re du gouvernement obtienne un financement exc�dentaire et qu'il puisse ne pas remettre l'exc�dent. Le risque est att�nu� du fait que l'affectation g�n�rale doit correspondre � la base de calcul des salaires qui a �t� approuv�e. Si un organisme obtient une affectation exc�dentaire, cette affectation serait compens�e par un manque de fonds d'une autre entit� qui serait signal�e, ce qui exigerait la tenue d'un examen.
Les affectations ne sont pas suffisantes pour financer les augmentations salariales qui ont �t� n�goci�es au niveau minist�riel.	Les affectations sont �tablies � partir de la base de calcul approuv�e qui a �t� �tablie dans le mandat initial, mais elles ne tiennent pas compte des changements dans les effectifs r�sultant du mouvement du personnel, de nouveaux programmes et de la r�duction des effectifs. Cela est conforme � la base actuelle pour la r�serve de r�mun�ration.	Les minist�res du gouvernement doivent financer les co�ts associ�s aux changements dans les effectifs en utilisant les montants approuv�s par le CT en vue de nouveaux programmes ou � m�me leurs propres budgets. Il faudrait apporter des changements fondamentaux au fondement et � l'objet de l'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration pour pouvoir corriger cette lacune.

4.0 R�sultats de la v�rification

Les proc�dures d�crites � la section 3.0 indiquent les principaux risques et les contr�les connexes de chaque �l�ment du cycle de la r�serve de r�mun�ration. Lorsque des lacunes ont �t� cern�es au niveau du contr�le, elles ont fait l'objet de recommandations. La section 4.0 de ce rapport porte sur quelques-unes des plus importantes lacunes indiqu�es � la section 3.0 et pr�sente des observations et des recommandations concernant le cadre g�n�ral de la r�serve de r�mun�ration.

i) Absence de lignes directrices au sujet de la r�serve de r�mun�ration

Le SCT ne dispose pas de lignes directrices officielles au sujet de la r�serve de r�mun�ration et traitant de l'�tablissement, de la gestion et de l'affectation de la r�serve de r�mun�ration. Il est, par cons�quent, difficile d'assurer l'�quit� et l'uniformit� puisqu'il n'y a aucun principe ni aucune proc�dure � suivre.

Recommandation

Nous recommandons que le SCT poursuive ses efforts en vue d'�laborer des lignes directrices au sujet de la r�serve de r�mun�ration. Ces lignes directrices �nonceraient clairement les principes et les attentes concernant l'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration ainsi que l'�tablissement des co�ts, l'affectation et le contr�le des fonds. Les lignes directrices au sujet de la r�serve de r�mun�ration devraient inclure les points suivants :

les principes fondamentaux concernant l'administration de la r�serve de r�mun�ration ;
les r�les et les responsabilit�s des personnes participant � l'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration ;
la d�finition de l'utilisation pr�vue des fonds de la r�serve de r�mun�ration ;
un �nonc� clair des �l�ments qui sont vis�s par la r�serve de r�mun�ration et de ceux qui ne le sont pas ;
la d�termination des entit�s et des organismes assujettis � la r�serve de r�mun�ration ;
la d�finition de la base de calcul des salaires qu'il faut utiliser pour l'octroi du financement ;
les principes r�gissant l'affectation des fonds ;
les proc�dures � suivre en vue de l'�tablissement des niveaux de r�f�rence de la r�serve de r�mun�ration ;
l'�tablissement des activit�s de contr�le ;
la proc�dure � suivre en vue de l'�tablissement des co�ts et de l'affectation des fonds.

R�ponse de la direction

Actuellement, la DRH �labore et officialise la philosophie entourant la r�mun�ration et les politiques connexes pour la fonction publique f�d�rale. Dans le cadre de ce projet, il faut �tayer les rapports en mati�re de financement et la justification du financement pour les organismes qui ont acc�s aux fonds de la r�serve de r�mun�ration. C'est tout particuli�rement le cas pour les employeurs distincts, les soci�t�s d'�tat qui d�pendent des cr�dits parlementaires, le personnel en uniforme de la GRC et les militaires. La Division de la planification et de la r�mun�ration, en collaboration avec les analystes des programmes et d'autres employ�s de la Direction des ressources humaines, a amorc� le travail � cet �gard et une �bauche devrait �tre termin�e d'ici d�cembre 2002.

ii) Documentation concernant les proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration

Nous avons observ�, au cours de notre v�rification, que les processus et les proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration n'�taient pas document�s ou l'�taient partiellement. Un grand nombre d'employ�s du SCT qui ont particip� � l'�tablissement de la derni�re r�serve de r�mun�ration ont quitt� le minist�re ou occupent d'autres postes. Par cons�quent, une grande partie de la connaissance organisationnelle a �t� perdue. La proc�dure concernant la r�serve de r�mun�ration, qui est administr�e par la DRH, est encore en transition depuis son transfert du SDSG et de la Division de l'analyse financi�re de la Direction de la fonction de contr�leur. La documentation est plus rigoureuse � mesure que la DRH se familiarise avec tous les cycles de la proc�dure.

Recommandations

Nous recommandons que la DRH, en collaboration avec d'autres secteurs participant aux proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration, compl�te la documentation portant sur les processus et les proc�dures � suivre pour la gestion de la r�serve de r�mun�ration, tout particuli�rement les proc�dures relatives � l'�tablissement, au contr�le et � l'affectation de la r�serve. Il est essentiel que toutes les parties concern�es participent � la pr�paration de la documentation en vue de s'assurer que les processus et les proc�dures soient �tay�s correctement. La documentation permettra d'assurer la normalisation des proc�dures pour diff�rentes situations, facilitera la formation des nouveaux employ�s et permettra �galement de maintenir un niveau appropri� de connaissance organisationnelle au sein de la division si des employ�s cl�s quittent l'organisme ou la division.

Nous recommandons �galement que la documentation fasse l'objet r�guli�rement d'un examen et qu'elle soit mise � jour, au besoin, afin de s'assurer que la nouvelle information est recueillie et que les proc�dures sont tenues � jour.

R�ponse de la direction

La Division de la planification de la r�mun�ration continue de pr�parer la documentation au sujet des lignes directrices et des proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration et la premi�re �bauche devrait �tre termin�e d'ici la fin de l'exercice 2002-2003. La documentation pr�sentera une approche plus syst�matique en vue de recueillir les renseignements n�cessaires concernant les employeurs distincts et les soci�t�s d'�tat qui d�pendent des cr�dits parlementaires.

iii) La base de calcul des salaires et le total des effectifs dont on se sert pour �tablir la r�serve de r�mun�ration ne sont pas r�vis�s chaque ann�e

La base de calcul des salaires en vigueur au d�but d'un mandat de n�gociation est utilis�e pendant tout le mandat de la r�serve de r�mun�ration qui peut passer d'une ann�e � plusieurs ann�es. Actuellement, les ententes n�goci�es sont fond�es sur la base de calcul des salaires �tablies en mars 2000. Lorsqu'une convention collective est conclue avec un syndicat, l'�tablissement des co�ts et l'affectation des fonds aux minist�res sont fond�s sur les effectifs et sur la base de calcul des salaires �tablis au d�but du mandat et ils ne tiennent pas compte du mouvement du personnel, de la croissance des minist�res ou de l'�laboration de nouveaux programmes. Lorsque les effectifs d'un minist�re augmentent par suite d'une pr�sentation au SCT, on a conseill� aux analystes des programmes de tenir compte de l'inflation des salaires lorsqu'ils �tablissent les co�ts du personnel suppl�mentaire. Pour toute autre augmentation (par exemple, la cr�ation de nouveaux postes ou la dotation de postes vacants), les minist�res doivent financer, � l'interne, les augmentations salariales ou les changements dans leurs niveaux d'emploi depuis l'�tablissement des niveaux de r�f�rence de la r�serve de r�mun�ration. Cette situation peut entra�ner, � court terme, des contraintes importantes en mati�re de financement pour les minist�res et peut susciter �galement un manque d'uniformit� dans les m�thodes utilis�es pour les pr�sentations minist�rielles au CT lorsqu'il faut faire face � un mouvement pr�vu de la main-d'oeuvre, � la croissance des minist�res ou au d�veloppement d'un programme. Le fait que la base de calcul des salaires n'est pas mise � jour pour tenir compte du nombre r�el d'employ�s suscite des pr�occupations au sein des minist�res en ce qui a trait au financement et � la proc�dure d'affectation et aux contraintes financi�res qui en r�sultent.

Recommandations

Nous recommandons que la DPAS envisage la possibilit� de rajuster chaque ann�e la base de calcul des salaires afin de refl�ter le nombre r�el d'employ�s. Les changements dans la taille des minist�res ou les mouvements importants du personnel pourraient �ventuellement �tre pris en consid�ration lorsque l'affectation des fonds de la r�serve de r�mun�ration est octroy�e. Un rajustement annuel r�duirait les pressions en mati�re de financement pour les minist�res et refl�terait plus ad�quatement les co�ts salariaux r�els.

Nous recommandons �galement que le SCT d�termine, chaque ann�e, si la r�serve de r�mun�ration tient compte ad�quatement des changements de la conjoncture �conomique, de l'inflation, des fluctuations dans le march� du travail et d'autres facteurs qui peuvent avoir des r�percussions sur les n�gociations et les conventions collectives.

R�ponse de la direction

La Division de la planification de la r�mun�ration (qui assure la gestion de la r�serve) m�ne actuellement un projet en vue d'�laborer et d'officialiser un plan annuel de r�mun�ration pour la fonction publique. Ce plan �tablirait un processus plus syst�matique � l'�gard de l'�tablissement des besoins de financement. Au cours de ce projet, la division explorera, de concert avec le minist�re des Finances, la possibilit� d'examiner chaque ann�e la conjoncture �conomique et l'envergure de la base f�d�rale de calcul des salaires � partir desquelles le financement de la r�serve de r�mun�ration est fond� en vue d'apporter des rajustements si les conditions le justifient. Une premi�re �bauche du plan devrait �tre termin�e d'ici la mi-d�cembre 2002.

iv) Ressources allou�es pour le contr�le et l'affectation de la r�serve de r�mun�ration

Jusqu'� tout r�cemment, il n'y avait que deux employ�s qui travaillaient sur ce dossier. L'�laboration du syst�me de contr�le et de la documentation a donc �t� consid�rablement ralentie. Il y a maintenant trois employ�s � temps plein � la DPAS qui sont charg�s d'assumer le travail complexe de contr�le et d'affectation de la r�serve de r�mun�ration et d'aider � la pr�paration des analyses de rentabilisation pour les n�gociations collectives. Ils sont responsables de la tenue de la base de donn�es qui assure le suivi du niveau de la r�serve de r�mun�ration, de l'�tablissement des co�ts des conventions, de l'affectation des fonds aux minist�res r�sultant de la signature des conventions collectives, de la liaison avec d'autres divisions de la DRH afin de discuter de l'�tat d'avancement des n�gociations et de leurs r�percussions sur la r�serve de la r�mun�ration et de la liaison avec les minist�res et les analystes des programmes. Ils doivent �galement analyser l'effet de vague �ventuel qu'une convention pourrait avoir sur d'autres conventions ou n�gociations en cours et � venir et tenir compte de cet effet de vague. Les conventions collectives sont devenues de plus en plus complexes, ce qui rend l'�tablissement des co�ts pour les conventions et l'affectation des fonds provenant de la r�serve de la r�mun�ration encore plus difficiles. Le nombre limit� de ressources retarde le travail d'�laboration et accro�t le risque d'erreurs.

Le fait qu'il y ait un nombre restreint d'employ�s participant � l'�tablissement de la r�serve de r�mun�ration soul�ve un probl�me de planification de la rel�ve au sein de la DPAS. Actuellement, le gestionnaire participe activement � tous les aspects des proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration et s'il devait s'absenter pendant une p�riode prolong�e ou s'il devait quitter l'organisme, cela aurait des r�percussions importantes sur les proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration puisque seulement cette personne comprend toutes les proc�dures en question. Les autres membres de la DPAS n'ont qu'une connaissance g�n�rale ou partielle des proc�dures.

Recommandations

�tant donn� la complexit� des proc�dures concernant la r�serve de r�mun�ration et l'augmentation de la charge de travail, nous recommandons que le SCT proc�de � un examen des ressources humaines affect�es � cette t�che. Si la DPAS disposait de ressources additionnelles pour cette fonction si importante, elle pourrait �tablir et mettre en oeuvre de meilleures proc�dures permettant de r�duire le risque d'erreurs et d'accro�tre le niveau, la qualit� et l'opportunit� de l'aide et des conseils offerts aux autres intervenants au sujet de la r�serve de r�mun�ration. Cela permettrait �galement d'att�nuer l'accroissement des risques associ�s � la complexit� des conventions collectives sign�es par le SCT et de s'assurer que les r�percussions des conventions sont �tablies et quantifi�es avant de mettre la derni�re main aux conventions. Il peut y avoir des situations o� les d�cisions ne sont pas aussi document�es qu'elles le devraient et que les contr�les ne sont pas uniform�ment appliqu�s en raison de la charge de travail actuelle que le groupe doit accomplir.

Nous recommandons �galement que le SCT �labore un plan de rel�ve en vue d'att�nuer les risques de d�part et d'absence prolong�e des employ�s cl�s de la DPAS. Un plan de rel�ve permettra au SCT d'examiner les ressources affect�es � la DPAS et de s'assurer qu'elles sont ad�quates et qu'elles correspondent au niveau de responsabilit� des employ�s cl�s de la DPAS.

�tant donn� le nombre restreint d'employ�s participant � la gestion de la r�serve de r�mun�ration, il y a un risque plus �lev� de perdre la connaissance organisationnelle si un employ� quitte son poste. Nous recommandons que le SCT mette en oeuvre un processus officiel de partage de l'information afin d'�viter toute perte de connaissance s'il y a des changements de personnel. Le partage de l'information concernant les diff�rentes proc�dures associ�es aux groupes assujettis � la convention collective, aux employeurs distincts et aux soci�t�s d'�tat, aiderait � att�nuer le risque concernant la proc�dure de gestion de la r�serve de r�mun�ration.

R�ponse de la direction

La Division de la planification de la r�mun�ration (DPR) est en voie de recruter un autre employ� pour travailler sur ce dossier et le candidat qualifi� devrait faire partie de l'effectif en septembre 2002. Par suite de l'ajout d'un autre employ�, il y aura une nouvelle r�partition des t�ches actuelles parmi les employ�s du groupe en vue d'assurer le transfert des connaissances et la capacit� de remplacement pour chacune des principales t�ches associ�es � la gestion de la r�serve. Cette mesure permettra d'assurer une meilleure planification de la rel�ve et r�duira les cons�quences n�gatives du d�part non pr�vu des membres de l'�quipe.

La DPR envisage �galement la possibilit� de r�duire les besoins de ressources en ayant recours davantage � des outils automatis�s et � des interfaces avec d'autres syst�mes du Conseil du Tr�sor.

Par ailleurs, le � regroupement de la r�mun�ration � au sein de la DRH a permis � la DPR de tirer profit des ressources et de l'expertise des autres organismes faisant partie du regroupement.

Une fois que la r�organisation de la DRH sera termin�e et que les r�les et les responsabilit�s de chaque organisme au sein du regroupement de la r�mun�ration auront �t� �tablis, il se peut que les besoins de ressources soient r��valu�s.

v) Base de donn�es interne

La DPAS a cr�� une base de donn�es interne qui renferme de l'information sur les fonds de la r�serve de r�mun�ration qui ont �t� vers�s, le solde des fonds et l'�tat d'avancement des n�gociations en cours. Cette base de donn�es utilise le tableur Excel et est tr�s volumineuse. Il se peut que la capacit� du tableur Excel ne puisse appuyer une base de donn�es de cette ampleur et il en r�sulterait une perte importante d'information. La base de donn�es n'est pas tr�s flexible ni conviviale et exige beaucoup de temps pour la mettre � jour.

De plus, les contr�les de la base de donn�es sont limit�s. Bien qu'il y ait des m�canismes informels de suivi, il faut davantage de m�canismes officiels de contr�le tels que l'identification du dernier usager ou des modifications apport�es � la base de donn�es. L'acc�s � l'unit� de disque qui soutient la base de donn�es est restreint aux trois employ�s qui assurent la tenue de la r�serve de r�mun�ration et au directeur. Cependant, l'acc�s � la base de donn�es elle-m�me n'est pas restreint par l'utilisation d'un mot de passe. Un acc�s aussi facile � la base de donn�es la rend vuln�rable au niveau de la manipulation et des changements non autoris�s.

Recommandation

Nous recommandons que le SCT �value la n�cessit� de mettre en oeuvre une nouvelle base de donn�es qui facilitera le contr�le de la r�serve de r�mun�ration assur� par la DPAS. Nous savons que le SCT analyse actuellement la n�cessit� d'un syst�me d'information plus fonctionnel et fiable au sujet de la gestion des d�penses, ce qui faciliterait le contr�le de la r�serve de r�mun�ration. Nous appuyons l'�valuation de l'int�gration possible de la fonctionnalit� de la r�serve de r�mun�ration � ce nouveau syst�me de suivi des d�penses. Si le SCT n'y parvient pas, il devrait envisager d'acqu�rir une base de donn�es plus robuste qui permettra de r�pondre aux besoins d'information associ�s � la gestion efficace de la r�serve de r�mun�ration.

Nous recommandons la mise en oeuvre de contr�les plus stricts en vue d'assurer l'exactitude et la confidentialit� de la base de donn�es. Il faudrait mettre en oeuvre et contr�ler d'autres �l�ments de s�curit� � l'�gard de la base de donn�es, notamment la surveillance et les contr�les d'acc�s, afin de prot�ger ad�quatement l'int�grit� de l'information consign�e dans la base de donn�es.

R�ponse de la direction

La base de donn�es inclut la fonction d'information en double puisqu'elle sauvegarde des copies � chaque fois que des modifications sont apport�es. Cela permet de r�duire le risque de perdre des donn�es ou de cr�er un dossier alt�r�. Cependant, ce sont des mesures � court terme puisque des consultants sont recrut�s pour �valuer la possibilit� d'utiliser un logiciel commercial (progiciels de comptabilit�) ou de d�velopper un logiciel en particulier. Un consultant sera recrut� d'ici octobre 2002 et des recommandations sont pr�vues d'ici janvier 2003.

Le syst�me propos� de gestion de la r�serve de r�mun�ration pourra assurer le suivi de la provenance des fonds, des listes de paye des organismes, �tablir les co�ts des conventions collectives, calculer les affectations aux minist�res, valider les donn�es, assurer le suivi des modifications de la base de donn�es, des transactions et des auteurs, permettre la production automatique de rapports sur les d�penses, les bilans, le passif et, dans la mesure du possible, �tablir un lien avec d'autres syst�mes du SCT tels que le Syst�me d'information sur la gestion des d�penses, mais il ne sera pas limit� � ces capacit�s.

Contr�le de l'acc�s � la base de donn�es : En plus du contr�le d�j� en place, c'est-�-dire, l'acc�s restreint � l'unit� de disque de la base de donn�es, on prot�ge maintenant la base de donn�es elle-m�me en exigeant un mot de passe. Seules les personnes travaillant sur la base de donn�es connaissent le mot de passe.

De plus, des mod�les individuels plus r�cents pour l'�tablissement des co�ts sont prot�g�s au moyen d'un mot de passe afin de limiter l'acc�s et ils sont prot�g�s en �criture afin de r�duire la possibilit� que les documents soient modifi�s par inadvertance. La DPR �value la possibilit� d'assurer une protection en �criture � tous les champs d'�criture, � l'exception de ceux qui sont n�cessaires pour modifier le gabarit du mod�le d'�tablissement des co�ts. Cette mesure permettra de r�duire la possibilit� que les formules soient modifi�es par inadvertance.

L'une des exigences pr�vues du syst�me de gestion de la r�serve de r�mun�ration est la v�rification r�trospective capable de rep�rer les modifications apport�es � la base de donn�es. Le syst�me inclura diff�rents niveaux d'acc�s selon la responsabilit� des employ�s travaillant sur la base de donn�es.

vi) Mod�les d'�tablissement des co�ts pour le minist�re de la D�fense nationale (MDN) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC)

Pour le MDN et la GRC, tout comme pour les autres minist�res f�d�raux, lorsque des conventions collectives sont sign�es entre le CT et les syndicats, la r�serve de r�mun�ration finance les changements r�sultant de ces conventions. Cependant, dans le cas du personnel en uniforme et du personnel militaire de la GRC et du MDN, ces deux minist�res calculent eux-m�mes le co�t des conventions et la DPAS participe tr�s peu � cette t�che. La DPAS est charg�e de surveiller le niveau de la r�serve de r�mun�ration, ce qui est plus difficile lorsqu'elle ne peut contr�ler l'�tablissement des co�ts et, par cons�quent, les d�penses. M�me si les organismes ont indiqu� � la DPAS la base de calcul des salaires pour ces deux entit�s, il lui a fallu plusieurs instructions it�ratives avant qu'elle ne soit satisfaite de l'information transmise. Dans ce contexte, il est difficile de valider l'information fournie pour s'assurer que la base de calcul est exacte et qu'elle repr�sente le niveau actuel d'emploi. Le niveau de contr�le est restreint �tant donn� qu'il est difficile d'assurer, de fa�on ind�pendante, l'exactitude et la pertinence des calculs des minist�res. La DPAS a accompli des progr�s et elle consolide l'information n�cessaire au sujet de la base de calcul des salaires. Elle simplifie actuellement les fonctions relatives � l'�tablissement des co�ts � l'�gard de ces deux organismes.

Recommandation

Nous recommandons que le SCT poursuive l'examen des proc�dures concernant l'�tablissement des co�ts qui sont en place, relativement � la r�mun�ration du personnel en uniforme du MDN et de la GRC, afin de s'assurer qu'elles sont conformes � la d�marche suivie pour d'autres minist�res. Cette mesure permettra de s'assurer que les calculs sont exacts et exhaustifs. La DPAS devrait poursuivre ses efforts en vue de s'assurer que la proc�dure d'�tablissement des co�ts des conventions collectives de ces organismes soit une entreprise conjointe o� la DPAS aurait un r�le plus actif � jouer dans le cadre de ce processus en vue de mieux contr�ler l'�tablissement des co�ts des conventions.

R�ponse de la direction

La DPR a �galement jou� un r�le plus actif en �tablissant les co�ts des conventions au niveau organisationnel pour les militaires et le personnel en uniforme de la GRC. La division continuera d'examiner les mod�les d'�tablissement des co�ts utilis�s par ces organismes afin de mieux comprendre la mani�re dont ils assurent l'exactitude, l'exhaustivit� et l'uniformit� de leurs calculs.

vii) Disponibilit� de l'information et de la documentation concernant les employeurs distincts et les soci�t�s d'�tat

Employeurs distincts

Jusqu'� tout r�cemment, il n'y avait pas de partage efficace de l'information entre la DPAS et la section de la DRH charg�e des employeurs distincts. Des discussions tenues avec les deux parties pendant la v�rification ont indiqu� que des mesures sont prises en vue d'am�liorer le partage de l'information entre ces deux groupes. Cette mesure devrait permettre d'am�liorer la qualit� des analyses de rentabilisation ainsi que l'�tablissement des co�ts et l'affectation des fonds pour les conventions sign�es par ces organismes au cours du prochain mandat.

Soci�t�s d'�tat

La DRH n'a aucun rapport direct avec les soci�t�s d'�tat elles-m�mes. L'information est recueillie par l'entremise des analystes des programmes. Toutefois, une grande partie de l'information n�cessaire pour pr�parer l'analyse de rentabilisation concernant les soci�t�s d'�tat n'est pas facilement accessible pour la DPAS en ce moment. Dans le cadre du processus actuel, la DPAS ne peut avoir l'assurance absolue quant � l'exactitude ou � l'exhaustivit� de l'information au sujet de la base de calcul des salaires, des effectifs ou de toute autre information servant � l'analyse de rentabilisation qui lui est transmise. La division utilise cependant d'autres sources d'information (par exemple, le Budget principal des d�penses, les rapports sur la paye, l'information sur les sites Web des organismes) afin d'�valuer la cr�dibilit� de la base de calcul des salaires.

Il y a un manque de documentation officielle concernant le processus de financement � m�me la r�serve de r�mun�ration de certaines soci�t�s d'�tat qui d�pendent des cr�dits parlementaires. Il y a �galement un manque de documentation indiquant les soci�t�s d'�tat qui devraient �tre financ�es � m�me la r�serve de r�mun�ration et celles qui ne le devraient pas.

Recommandations

Nous recommandons que le SCT examine le niveau d'information accessible � la DPAS pour les employeurs distincts et qu'il d�termine les autres donn�es n�cessaires. La DRH devrait s'assurer que la base de donn�es est exacte et qu'elle renferme l'information la plus r�cente.

Nous recommandons que la DPAS coordonne son travail en vue de s'assurer que l'information recueillie aupr�s des soci�t�s d'�tat concernant la base de calcul des salaires soit exacte et transmise au moment opportun. Nous recommandons que la proc�dure � suivre pour l'affectation des fonds aux soci�t�s d'�tat soit �tay�e formellement et qu'elle traite des points suivants :

les responsabilit�s des soci�t�s d'�tat et du SCT lorsque les clauses des conventions exc�dent le mandat actuel de n�gociation ;
les proc�dures relatives � l'�tablissement des co�ts des conventions ;
l'�tablissement de la liste compl�te des soci�t�s d'�tat admissibles au financement � m�me la r�serve de r�mun�ration.

Nous avons �t� inform�s que la DRH planifie actuellement la tenue d'un examen de la proc�dure et de la documentation concernant le financement des soci�t�s d'�tat qui d�pendent des cr�dits parlementaires � m�me la r�serve de r�mun�ration. Nous appuyons fortement la tenue d'un tel examen.

R�ponse de la direction

Les employ�s de la DPR rencontrent p�riodiquement les membres de la section de la DRH qui est charg�e des employeurs distincts afin de partager l'information et de discuter des questions concernant les n�gociations collectives et des pr�occupations en mati�re de financement. De plus, les employ�s de la DPR assistent maintenant habituellement aux discussions lorsque des repr�sentants des employeurs distincts rencontrent des repr�sentants du SCT pour discuter des questions concernant les n�gociations collectives.

Dans le cadre d'un projet visant � assurer le traitement �quitable et uniforme des diff�rents organismes qui ont acc�s � la r�serve de r�mun�ration, la DPR a amorc� une s�rie de rencontres avec les analystes des programmes du SCT responsables des diff�rentes soci�t�s d'�tat qui d�pendent des cr�dits parlementaires. Par suite de ces rencontres, on �laborera, d'ici la fin de 2002, un document de travail qui non seulement indiquera les soci�t�s d'�tat d�pendant des cr�dits parlementaires qui ont acc�s � la r�serve, mais justifiera la d�cision de leur accorder un tel acc�s. En outre, le document fera �tat de l'importance de l'acc�s et confirmera la base appropri�e de calcul des salaires pour chaque soci�t�.

viii) Information au sujet des affectations transmise aux analystes des programmes du SCT et aux minist�res

Une fois que la DPAS a termin� l'�tablissement des co�ts et les affectations pour une convention en particulier, l'information au sujet de l'affectation des fonds est transmise aux analystes des programmes du SCT et diffus�e par la suite aux diff�rents minist�res. Le niveau et le volume de l'information que la DPAS transmet aux analystes et aux minist�res ont �t� contest�s depuis un certain temps et il en r�sulte que la DPAS doit r�pondre � plusieurs questions de la part des minist�res et des analystes. En mars 2001, la DPAS a rationalis� consid�rablement l'information transmise aux utilisateurs, mais la question demeure en suspens.

Recommandation

Nous recommandons que les divers intervenants participant au processus communiquent clairement entre eux leurs besoins d'information et �tablissent un niveau d'information acceptable et ad�quat, tenant compte des efforts et des ressources que la DPAS doit consacrer pour pr�parer l'information. Cette initiative permettra de pr�ciser les besoins et les contraintes de chaque intervenant et contribuera � r�duire le nombre de questions adress�es � la DPAS concernant l'affectation des fonds.

R�ponse de la direction

La DPR a regroup� en deux documents l'information concernant l'affectation des fonds qui est transmise aux analystes des programmes du SCT. Ces documents sont faciles � comprendre, � utiliser et � transmettre aux minist�res. La DPR continuera de surveiller les besoins d'information de ses clients et d'y r�pondre.

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Liens institutionnels

ARCHIVÉ - Vérification interne - Gestion de la réserve de rémunération

Information archivée dans le Web

Approbation des mandats de n�gociation pour les groupes professionnels

�tablissement des co�ts

Calcul des affectations

Transmission de l'information concernant les affectations

4.0 R�sultats de la v�rification

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Annexe A - �tablissement des proc�dures