ARCHIVÉ - Évaluation sommative du Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations

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5.0 Recommandations

1. Puisque les opinions étaient partagées au Secrétariat sur les CP, il serait avantageux que le Secrétariat établisse une position sur le projet pilote des CP compte tenu des résultats de l'évaluation et en relation avec les autres mécanismes. Ce processus faciliterait la discussion et rendrait possible une décision sur les options proposées. La discussion porterait sur les questions fondamentales suivantes :
   • Dans quelle mesure les mécanismes de report de 5 % des crédits non utilisés et de rééchelonnement des fonds peuvent‑ils être modifiés pour qu'on puisse y intégrer la souplesse, l'opportunité et la prédictibilité qui ont rendu possible l'amélioration du processus décisionnel quand on s'est servi des CP?  Quels sont les avantages et les risques de cette approche?
   • L'amélioration des mécanismes existants permettrait‑elle quand même d'améliorer le processus décisionnel, la gestion des finances et celle des projets?
   • De quels critères devrait-on se servir pour déterminer l'admissibilité d'un ministère ou d'un organisme à se prévaloir d'un nouveau mécanisme ou d'améliorations d'un mécanisme existant?

   Il est recommandé que le Secrétariat examine les mécanismes existants pour déterminer s'ils peuvent être modifiés de façon à y intégrer la souplesse, l'opportunité et la prédictibilité qui ont amélioré le processus décisionnel dans le cadre du Projet pilote sur les CP. Selon les résultats de l'évaluation et de l'examen, le Secrétariat déterminerait alors laquelle des options (2, 3 ou 4) serait mise en œuvre.

   Si le Projet pilote sur les CP se poursuit ou si l'on améliore un autre mécanisme existant (options 1 à 4), les recommandations suivantes s'appliquent :

2. Il est recommandé qu'une stratégie de mesure du rendement soit mise en place, avec de exigences de rapport claires pour les ministères et organismes participants.
   
   
3. Des critères clairs de sélection des ministères et organismes ainsi que de conception des projets pour les CP devraient être élaborés et communiqués. Ces critères devraient être liés au plan d'investissement du ministère ou de l'organisme intéressé.
   
   
4. Les rôles et les responsabilités du Secrétariat, du ministère des Finances Canada et des ministères et organismes, tant entre eux qu'au sein de leur propre organisation, devraient être clairement définis, formulés et communiqués.
   
   
5. Les PON applicables au fonctionnement du mécanisme, aux règles et aux restrictions de même qu'aux exigences de rapport devraient être élaborées, formulées et communiquées.
   
   
6. On devrait réévaluer l'admissibilité des ministères et organismes chaque fois qu'ils soumettraient un plan d'investissement révisé. Leur capacité et rendement antérieur (p. ex., aptitude à mener à bien les projets énoncés dans leur plan d'investissement, fonds non utilisés nets et bruts, cotes du CRG, résultats de vérification et résultats en fonction des indicateurs de la stratégie de mesure du rendement) devraient en être soigneusement examinés à cette fin.

Annexe A : Guides d'entrevue

Guide d'entrevue pour le Secrétariat (incluant le Bureau du contrôleur général) et le ministère des Finances Canada

1. Veuillez décrire votre rôle et vos responsabilités dans votre organisation ainsi que votre connaissance du Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations.

   Pertinence

2. Avant le projet pilote, comment auriez‑vous défini les plus grands défis pour les ministères d'exécution en termes de gestion des immobilisations?
   
   
3. À votre avis, le Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations a-t-il permis de relever un de ces défis? Si oui, comment?
   
   
4. La mise en œuvre du projet pilote a‑t‑elle posé des risques pour le cadre financier jusqu'à présent? Veuillez expliquer.
   1. Prévoyez‑vous des risques pour le cadre financier si le projet pilote devait prendre de l'expansion, voire être étendu à tous les ministères et organismes?
   2. Comment ces risques pourraient‑ils être atténués (p. ex., en limitant la portée du mécanisme à deux ans, aux biens immobiliers ou à un montant des ABS)?
   3. Certains de ces risques sont‑ils déraisonnables ou non gérables?

   Succès

5. Au meilleur de votre connaissance, dans quelle mesure le projet pilote a‑t‑il atteint ses principaux objectifs quant :
   1. à l'amélioration de l'efficacité globale des dépenses en capital?
   2. à la progression vers approche d'investissement stratégique à long terme?
   3. au développement d'une capacité de réaction aux recommandations du Bureau du vérificateur général sur la comptabilité d'exercice?
6. Dans quelle mesure le projet pilote a‑t‑il permis d'améliorer les pratiques de gestion des finances et des dépenses? (demandez des exemples)
   
   
7. Le projet pilote a‑t‑il produit des résultats (positifs ou négatifs) inattendus?

   Mise en œuvre et conception (Secrétariat seulement)

8. Dans quelle mesure avait‑on bien défini les rôles et les responsabilitésdu Secrétariat quant à la mise en œuvre du projet pilote?  Pensiez‑vous que les rôles des organisations participantes étaient clairs?
   1. Comment a‑t‑on communiqué ces rôles et ces responsabilités (p. ex., discussions avec les organisations/Secrétariat, protocole d'entente, autre documentation)?
   2. Y avait‑il des aspects particulièrement confus? (posez des questions : a‑t‑on fait un suivi sur ces aspects?) (précisez)
   3. Si oui, comment le Secrétariat a‑t‑il relevé ces défis? (posez des questions : comment a‑t‑on géré ces problèmes de confusion et comment a‑t‑on sensibilisé les intéressés?)
9. Dans quelle mesure les procédures et les pratiquesse rapportant au projet pilote ont-elles été bien définies?
   1. Comment a‑t‑on communiqué ces procédures et ces pratiques (p. ex., discussions avec les organisations/Secrétariat, protocole d'entente autre documentation)?
   2. Y avait‑il des aspects particulièrement confus? (posez des questions : a‑t‑on fait un suivi sur ces aspects?) (précisez)
   3. Si oui, comment le Secrétariat a‑t‑il relevé ces défis? (posez des questions : comment a‑t‑on géré ces problèmes de confusion et comment a‑t‑on sensibilisé les intéressés?)
10. Les exigences en matière de surveillance et de rapport étaient‑elles appropriées? De quelle façon pourrait-on améliorer la surveillance et les rapports?
    
    
11. La mise en œuvre du projet pilote a-t-elle posé d'autres défis?  Comment les a‑t‑on relevés?
    
    
12. Y avait‑il d'autres facteurs relatifs à la conception du projet pilote qui ont pu limiter sa capacité de simuler sur une période de deux ans des crédits permanents pour immobilisations?

    Solutions de rechange, pratiques exemplaires et leçons apprises

13. Quelle valeur le mécanisme du projet pilote ajoute‑t‑elle aux mécanismes existants pour gérer les budgets de dépenses en capital comme (posez des questions pour avoir des précisions) :
    1. le report de 5 %?
    2. le rééchelonnement??
    3. tout autre mécanisme de gestion des budgets des dépenses en capital?
14. S'il n'en tenait qu'à vous, recommanderiez‑vous la poursuite, l'expansion ou la suppression du projet pilote?  Pourquoi?
    
    
15. Si c'était à refaire, que proposeriez‑vous de faire autrement dans la mise en œuvre du projet pilote?  Que feriez‑vous de la même façon? (pratiques exemplaires et leçons apprises)
    
    
16. Si le mécanisme du projet pilote doit se poursuivre ou qu'on l'étend à d'autres organisations, quel serait votre message pour les nouveaux ministères et organismes participants?
    
    
17. L'expérience que vous avez vécue avec le projet pilote vous a‑t‑elle appris de grandes leçons sur l'intérêt des notions de comptabilité d'exercice?
    
    
18. Avez‑vous d'autres commentaires qui pourraient être être utiles à l'évaluation?

Merci de votre participation.

Guide d'entrevue pour les organisations participantes

1. Veuillez décrire votre rôle et vos responsabilités dans votre organisation ainsi que votre connaissance du Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations.
   
   
2. Veuillez décrire comme le projet pilote a été mis en œuvre dans votre organisation (p. ex., montant des ABS et catégories de biens incluses).

   Pertinence

3. Avant le projet pilote, comment auriez‑vous défini les plus grands défis pour votre organisation en termes de gestion des immobilisations?
   
   
4. À votre avis, le Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations a-t-il permis de relever un de ces défis? Si oui, comment?
   
   
5. La mise en œuvre du projet pilote a‑t‑elle changé dans votre organisation depuis l'introduction du projet pilote?  Comment? Que ferait votre organisation si ce projet n'existait pas?

   Succès

6. (Personnel opérationnel seulement) Pourriez‑vous donner des exemples tirés de l'expérience qu'a vécue votre organisation en participant au projet pilote et qui démontrent une amélioration (posez des questions : importance des améliorations, améliorations découlant directement ou indirectement du projet pilote) :
   1. des pratiques de gestion de projet?
   2. des pratiques de gestion du risque?
   3. des pratiques de gestion des finances et des dépenses (p. ex, planification budgétaire, établissement des coûts, affectation et contrôle, analyse des écarts et prévisions, surveillance et production de rapports)?
7. Dans quelle mesure le projet pilote a‑t‑il permis de planifier plus stratégiquement les investissements, en termes (demandez des exemples) :
   1. d'amélioration de la qualité des décisions concernant la gestion des immobilisations (p. ex. bail ou achat)?
   2. d'optimisation de l'affectation des ressources?
   3. d'optimisation des ressources (p. ex., résultats liés aux projets et portefeuilles qui ont été atteints de manière rentable)?
8. Le projet pilote a‑t‑il produit des résultats (positifs ou négatifs) inattendus pour votre organisation?

   Mise en œuvre et conception

9. (Personnel opérationnel seulement) Dans quelle mesure avait‑on bien défini les rôles et les responsabilités des organisations participantes quant à la mise en œuvre du projet pilote?  Pensiez‑vous que les rôles du Secrétariat étaient clairs? 
   1. Comment a‑t‑on communiqué ces rôles et ces responsabilités (p. ex., discussions avec le Secrétariat, protocole d'entente autre documentation)?
   2. Y avait‑il des aspects particulièrement confus? (posez des questions : a‑t‑on fait un suivi sur ces aspects?) (précisez)
   3. Si oui, comment votre organisation a‑t‑elle relevé ces défis? (posez des questions : comment a‑t‑on géré ces problèmes de confusion et comment a‑t‑on sensibilisé les intéressés?)
10. (Personnel opérationnel seulement) Dans quelle mesure les procédures et les pratiques se rapportant au projet pilote ont-elles été bien définies?
    1. Comment a‑t‑on communiqué ces procédures et ces pratiques (p. ex., discussions avec le Secrétariat, protocole d'entente, autre documentation)?
    2. Y avait‑il des aspects particulièrement confus? (posez des questions : a‑t‑on fait un suivi sur ces aspects?) (précisez)
    3. Si oui, comment votre organisation a‑t‑elle relevé ces défis? (posez des questions : comment a‑t‑on géré ces problèmes de confusion et comment a‑t‑on sensibilisé les intéressés?)
11. (Personnel opérationnel seulement) Les exigences en matière de surveillance et de rapport étaient‑elles appropriées? De quelle façon pourrait‑on améliorer le suivi et les rapports (posez des questions : lacunes, exigences supplémentaires, systèmes en place)
    
    
12. La mise en œuvre du projet pilote a-t-elle posé d'autres défis? Comment les a‑t‑on relevés?
    
    
13. Y avait‑il d'autres facteurs relatifs à la conception du projet pilote qui ont pu limiter sa capacité de simuler sur une période de deux ans des crédits permanents pour immobilisations? (posez des questions : contraintes sur le montant des fonds, moment d'effectuer le report, sources des fonds)

    Solutions de rechange, pratiques exemplaires et leçons apprises

14. Quelle valeur le mécanisme du projet pilote ajoute‑t‑elle aux mécanismes existants pour gérer les budgets de dépenses en capital comme (posez des questions pour avoir des précisions) :
    1. le report de 5 %?
    2. le rééchelonnement?
    3. tout autre mécanisme de gestion des budgets des dépenses en capital?
15. (Personnel opérationnel seulement) Si c'était à refaire, que proposeriez‑vous de faire autrement dans la mise en œuvre du projet pilote?  Que feriez‑vous de la même façon? (pratiques exemplaires et leçons apprises)
    
    
16. Si le mécanisme du projet pilote doit se poursuivre ou qu'on l'étend à d'autres organisations, quel serait votre message pour les nouveaux ministères et organismes participants?
    
    
17. L'expérience que vous avez vécue avec le projet pilote vous a‑t‑elle appris de grandes leçons sur l'intérêt des notions de comptabilité d'exercice?
    
    
18. Avez‑vous d'autres commentaires qui pourraient être être utiles à l'évaluation?

Merci de votre participation.

Guide d'entrevue des organisations non participantes AYANT un mécanisme de crédits permanents

1. Veuillez décrire votre rôle et vos responsabilités en matière de gestion des immobilisations dans votre organisation ainsi que votre connaissance de ce domaine.
   
   
2. Veuillez décrire ce que vous connaissez du Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations⁸ Comment avez‑vous eu connaissance du projet pilote?
   
   
3. Veuillez décrire les processus qui régissent le portefeuille d'immobilisations et la planification (posez des questions sur le niveau des pouvoirs délégués, le nombre des projets d'immobilisations chaque année et leur envergure, l'état d'avancement du plan d'investissement à long terme ou du plan d'investissement). Quel montant votre organisation reporte‑t‑elle typiquement, en pourcentage de son budget de dépenses en capital?
   
   
4. Veuillez décrire dans quelle mesure les mécanismes existants (report de 100 % des fonds non utilisés, rééchelonnement) vous permettent de gérer adéquatement votre portefeuille d'immobilisations. Ces mécanismes répondent‑ils à vos besoins?
   
   
5. Globalement, quels sont les plus grands défis pour votre organisation en termes de gestion des immobilisations?
   
   
6. La capacité de reporter 100 % des fonds non utilisés de votre budget des dépenses en capital vous permet‑elle de relever un de ces défis? Si oui, comment?
   
   
7. Comment le mécanisme de report des fonds non utilisés influe‑t‑il autrement sur la gestion des immobilisations dans votre organisation, en termes :
   1. d'amélioration de la qualité des décisions sur la gestion des immobilisations (p. ex. bail ou achat)?
   2. d'optimisation de l'affectation des ressources?
   3. d'optimisation des ressources (résultats des projets/portefeuilles atteints de manière rentable)?
   4. des autres façons d'améliorer l'approche de planification stratégique?
   5. d'autres facteurs (rapports à produire, problèmes de processus, incertitude)
8. En ce qui concerne la gestion des immobilisations, nommez certaines pratiques exemplaires que votre organisation a mises au point ou adoptées dans le domaine :
   1. de la gestion de projet,
   2. de la gestion du risque,
   3. de la gestion des finances et des dépenses (p. ex.. planification budgétaire, établissement de coûts, affectation et contrôle, affectation et contrôle, analyse des écarts et prévisions, surveillance et production d rapports).
9. Avez‑vous d'autres commentaires qui pourraient être être utiles à l'évaluation?

Merci de votre participation.

Guide d'entrevue des organisations non participantes SANS mécanisme de crédits permanents

1. Veuillez décrire votre rôle et vos responsabilités en matière de gestion des immobilisations dans votre organisation ainsi que votre connaissance de ce domaine.
   
   
2. Veuillez décrire ce que vous connaissez du Projet pilote sur les crédits permanents pour la gestion des immobilisations⁹. Comment avez‑vous eu connaissance du projet pilote?
   
   
3. Veuillez décrire les processus qui régissent le portefeuille d'immobilisations et la planification (posez des questions sur le niveau des pouvoirs délégués, le nombre des projets d'immobilisations chaque année et leur envergure, l'état d'avancement du plan d'investissement à long terme ou du plan d'investissement).Quel montant votre organisation reporte‑t‑elle typiquement, en pourcentage de son budget de dépenses en capital?
   
   
4. Veuillez décrire dans quelle mesure les mécanismes existants (report de 5% des fonds non utilisés, rééchelonnement) vous permettent de gérer adéquatement votre portefeuille d'immobilisations. Ces mécanismes répondent‑ils à vos besoins?
   
   
5. Globalement, quels sont les plus grands défis pour votre organisation en termes de gestion des immobilisations?
   
   
6. L'introduction d'un mécanisme de crédits permanents pour une période de deux ans vous permettrait‑elle de relever un de ces défis? Si oui, comment?
   
   
7. Comment un mécanisme de crédits permanents pour une période de deux ans pourrait‑il influer autrement sur la gestion des immobilisations dans votre organisation, en termes :
   1. d'amélioration de la qualité des décisions concernant la gestion des immobilisations (p. ex., bail ou achat)?
   2. d'optimisation de l'affectation des ressources?
   3. d'optimisation des ressources (p. ex., résultats des projets et portefeuilles atteints de manière rentable)?
   4. d'autres façons d'améliorer l'approche de planification stratégique?
8. En ce qui concerne la gestion des immobilisations, nommez certaines pratiques exemplaires que votre organisation a mises au point ou adoptées dans le domaine :
   1. de la gestion de projet,
   2. de la gestion du risque,
   3. de la gestion des finances et des dépenses (p. ex., planification budgétaire, établissement de coûts, affectation et contrôle, affectation et contrôle, analyse des écarts et prévisions, surveillance et production de rapports).
9. Si la portée du projet pilote était accrue pour inclure votre organisation, en quoi cela influerait‑il sur votre façon actuelle de gérer vos immobilisations?
   
   
10. Avez‑vous d'autres commentaires qui pourraient être être utiles à l'évaluation?

Merci de votre participation.