ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques
Cette page a été archivée.
Information archivée dans le Web
Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».
Contexte
Le Bureau de la vérification interne et de
l'évaluation (BVIE) a effectué une vérification de la tenue des documents
électroniques au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat)
dans le cadre d'une vérification horizontale de plus grande portée entreprise
par le Bureau du contrôleur général (BCG).
Le présent rapport traite uniquement du
Secrétariat en tant que grand organisme. Si le BCG a élaboré le programme de
vérification, le BVIE a pour sa part exécuté l'examen détaillé et les
procédures de vérification supplémentaires afin de permettre la présentation
d'un rapport de vérification autonome pour le Secrétariat.
Objectif
et portée
La vérification visait à fournir l'assurance selon
laquelle le cadre de contrôle de gestion pour la tenue des documents
électroniques est en place et donne accès à des renseignements actuels et
pertinents à l'appui du processus décisionnel à l'échelle organisationnelle.
La portée de la vérification s'est limitée aux
données électroniques non structurées (données qui ne sont pas produites par
les systèmes intégrés, comme le SAP) et était divisée selon les cinq champs
d'enquête suivants relevés par le BCG au cours de l'étape de la planification :
- Politique et gouvernance;
- Ressources humaines et
capacité;
- Architecture d'information
intégrée;
- Outils et applications de
la gestion de l'information;
- Gestion de l'information et
prestation des services.
Principales
constatations
Voici les principales constatations découlant de
la vérification :
- Politique et gouvernance : Le Secrétariat dispose d'un cadre de gouvernance qui définit les rôles
et les responsabilités en matière de gestion de l'information à l'appui de la
tenue non structurée des documents électroniques à chaque palier. Même si
d'importants processus de surveillance et de rapport sont en place,
l'amélioration de la planification, de la mesure du rendement et du suivi de la
conformité permettrait de renforcer davantage le cadre de gouvernance.
- Ressources humaines et capacité : Certains processus favorisent le perfectionnement d'une main-d'œuvre
hautement qualifiée, mais des améliorations sont possibles. En particulier, les
membres du personnel ne tirent pas tous profit des ressources d'apprentissage mises
à leur disposition et il est possible d'améliorer la planification de ces
activités.
- Architecture d'information intégrée : Le Secrétariat n'a pas systématiquement mis au point des processus et
une architecture d'information qui tiennent compte des risques, des mécanismes
de contrôle et des exigences opérationnelles liés à la gestion de l'information.
Les pratiques utilisées varient d'un secteur et d'un groupe d'utilisateurs à un
autre.
- Outils et applications de la gestion de l'information : La mesure dans laquelle les méthodes, les mécanismes et les outils clés
ont été élaborés et adoptés pour faciliter la tenue des documents ministériels au
Secrétariat varie d'un secteur à l'autre et peu de pratiques harmonisées sont
utilisées à l'échelle de l'organisme.
- Gestion de l'information et prestation des services : Les pratiques en matière de tenue de documents n'ont pas été adoptées
dans l'ensemble de l'organisation afin d'assurer le caractère actuel,
l'exactitude et l'accessibilité de l'information.
Conclusion
Nous concluons avec un haut degré d'assurance que, même si les
principaux éléments d'un cadre de contrôle de gestion pour la tenue non
structurée des documents électroniques sont en place au sein du Secrétariat, quelques
améliorations significatives doivent être apportées afin de permettre la communication
de renseignements actuels et pertinents à l'appui de la prise de décisions et
des pratiques générales de gestion de l'information.
Recommandations
Les recommandations suivantes ont trait à la
gestion des renseignements électroniques non structurés et sont présentées au
dirigeant principal de l'information (DPI) du Secrétariat. Il est entendu que,
même si notre vérification portait principalement sur la tenue des documents
électroniques en général, les recommandations suivantes pourraient tout aussi bien
servir à la gestion de l'information dans son ensemble.
- Que le DPI définisse les attentes et les mesures
de rendement relatives aux stratégies et activités opérationnelles en
matière de gestion de l'information et que, régulièrement, il examine les
résultats obtenus au regard de ces attentes (y compris en ce qui concerne
la conformité) et en fasse rapport.
- Que le DPI définisse les rôles et les
responsabilités en matière de surveillance et de présentation de rapports
pour la gestion de l'information afin de répondre aux besoins du
Secrétariat et de s'assurer que les stratégies liées à la gestion de
l'information sont mises en œuvre et que les objectifs connexes sont
atteints. À cette fin, il devrait tirer parti des connaissances des
secteurs et définir les responsabilités de ces derniers à l'égard de la gestion
de l'information, et ce, tout en respectant les responsabilités générales
de régie de la gestion de l'information assumées par les Services de
gestion de l'information de l'entreprise (SGIE) du Secrétariat. Lorsque
ces rôles et responsabilités seront définis, il faudra les faire approuver
par les comités de gouvernance du Secrétariat afin de s'assurer qu'ils
seront acceptés.
- Que le DPI recense les pratiques de gestion de
l'information existantes et qu'il détermine les pratiques pouvant être
adoptées dans l'ensemble du Secrétariat. Sur cette base, les SGIE
devraient élaborer des pratiques et outils de gestion de l'information à
l'échelle de l'organisme, s'il y a lieu, en s'assurant de mettre à
contribution les capacités de chaque secteur afin de faciliter leur
élaboration et leur mise en œuvre.
- Que le DPI, en collaboration avec les secteurs,
effectue une analyse des lacunes inhérentes au cycle de vie de la gestion
de l'information pour les documents électroniques afin de garantir
l'adoption de pratiques uniformes en ce qui concerne le cycle de vie de la
gestion de l'information à l'échelle du Secrétariat et des dépôts
d'information. Il veillera ainsi à ce que :
- les besoins et les processus en matière
d'information soient définis, consignés et examinés régulièrement pour
tous les groupes d'utilisateurs du Secrétariat;
- les politiques et le programme de formation
soient mis à jour afin de soutenir la mise en application uniforme des pratiques
et de répondre aux besoins des utilisateurs du Secrétariat.
La réponse et le plan d'action de la direction
élaborés par le Secrétariat sont présentés à l'Annexe D.