Nous procédons actuellement au transfert de nos services et de nos renseignements sur le Web vers Canada.ca.

Le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada restera accessible jusqu’à  ce que le transfert soit terminé.

Agence canadienne de développement international


Informations archivées

Les informations archivées sont fournies aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elles ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada et n’ont pas été modifiées ou mises à  jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces informations dans un autre format, veuillez communiquez avec nous.

Archivée

Cette page Web a été archivée dans le Web.

4. Surveillance de la classification

Il n'y a eu aucune surveillance active de la classification à l'ACDI au cours des dernières années. Un des objectifs de la DRH en 2005-2006 était de relancer un programme de surveillance de la classification. La DRH a d'abord embauché une ressource de l'extérieur pour effectuer une évaluation des risques liés à la conception organisationnelle et à la surveillance de la classification. Cette évaluation des risques avait comme objectif de recenser les risques inhérents rattachés à la gestion du programme d'organisation et de classification de l'ACDI. L'évaluation des risques était fondée sur l'évaluation des risques (faibles, moyens, élevés) dans les huit (8) facteurs de risque suivants :

  1. Qualité des descriptions de travail;
  2. Qualité des décisions de classification et des résultats;
  3. Volume d'activités de classification;
  4. Complexité des activités de classification;
  5. Niveau de délégation des pouvoirs de classification au sein de l'organisme;
  6. Disponibilité et efficacité des systèmes de soutien électroniques;
  7. Analyse environnementale des pratiques de GRH de l'organisme;
  8. Disponibilité d'un système de détection précoce pour signaler les secteurs de risque.

Un exemplaire du rapport sur l'évaluation des risques liés à la conception organisationnelle et à la surveillance de la classification est joint à l'annexe C.

4.1 Matrice d'évaluation des risques et des impacts de la classification

La matrice d'évaluation des risques et des impacts de la classification corporative correspond à l'analyse effectuée par la ressource de l'extérieur en utilisant le modèle de l'AGRHFPC pour l'évaluation des risques liés à la classification et les sept (7) facteurs de risque énumérés ci-dessus.

Matrice d'évaluation des risques et des impacts de la classification de l'ACDI
Impact Classification des risques
Faible probabilité Probabilité moyenne Probabilité élevée
Élevé   La concordance entre le travail décrit et le travail réellement effectué peut être absente. Le manque de données fiables produites par le système de soutien électronique (SAP) pour appuyer l'établissement de rapports à jour et exacts pour l'Agence.
Moyen
  • Les descriptions de travail ne sont pas toujours mises à jour lorsque les exigences de travail changent.
  • Les descriptions de travail génériques ne sont pas toujours utilisées de façon appropriée.
  
Faible
  • Nombre élevé de réorganisations en cours.
  • Situations de non-concordance et de mauvaise utilisation des descriptions de travail génériques pour des postes hautement spécialisés.

L'information utilisée pour déterminer la grille précédente d'évaluation des risques et des impacts a également servi de base pour élaborer les cadres suivants :

  1. Cadre du programme de surveillance de la classification à l'ACDI;
  2. Politique relative au programme de surveillance de la classification;
  3. Procédure du programme de surveillance de la classification.

Ces cadres sont au stade de l'élaboration. Un processus de consultation interne est actuellement en cours et une consultation avec l'AGRHFPC est prévue en avril 2006.

De plus, la grille précédente d'évaluation des risques et des impacts a également été utilisée pour définir le niveau des indicateurs de rendement et des résultats escomptés pour le programme de classification et les activités de surveillance. Les principes directeurs de l'Agence en matière de surveillance sont les suivants :

  1. Les risques et les impacts plus élevés (présentés sur fond jaune et rouge) feront l'objet d'une surveillance plus étroite afin de réduire leur incidence;
  2. Les activités annuelles de surveillance de la classification à l'ACDI se concentreront sur le traitement des facteurs de risque. L'établissement d'objectifs et de priorités de rendement appropriés pour les activités de surveillance sera fondé sur le niveau de risque et sur l'impact;
  3. Certaines activités de classification comme la reclassification continueront d'être perçues comme des opérations à risque élevé car elles peuvent avoir une incidence sur l'application des valeurs de classification, ainsi que sur les relativités ministérielles et interministérielles.

4.2 Programme et activités de surveillance de la classification en 2005-2006

Les activités de surveillance de la classification en 2005-2006 ont porté sur les aspects suivants :

  1. Le secteur de risque le plus élevé et l'impact le plus élevé recensés dans le profil organisationnel de l'évaluation des risques liés à la classification, à savoir les systèmes de soutien électroniques.
  2. Un examen des décisions de classification pour les postes de niveau CS-2, 4 et 5.

4.2.1 Système de soutien électronique

L'ACDI utilise le SAP pour gérer son information sur les ressources humaines. L'évaluation des risques liés à la classification a recensé un certain nombre de problèmes concernant le SAP. Ils sont entre autres :

  1. Le manque d'expertise au sein de l'équipe chargée du système de gestion des ressources humaines pour surveiller la qualité des données liées aux activités de ressources humaines.
  2. La qualité des données saisies dans le SAP n'est pas fiable et par conséquent :
    • les organigrammes ne sont pas fiables;
    • il est difficile :
      • de mener une analyse organisationnelle et de classification efficace et d'établir des rapports pour la haute direction;
      • d'obtenir des renseignements fiables pour effectuer des examens afin d'évaluer la santé du Programme d'organisation et de classification au sein de l'Agence.
  3. La charge de travail accrue pour la Section de la classification et de la conception organisationnelle.

La DRH a embauché une ressource de l'extérieur pour étudier de façon plus approfondie les problèmes concernant le SAP et déterminer les mesures nécessaires pour faire en sorte qu'une information exacte soit accessible aux utilisateurs du système et atteindre les résultats escomptés en matière de rendement décrits dans le tableau 1 ci-dessous dans ce secteur à risque élevé et à impact élevé.

Les problèmes liés à l'intégrité des données du module RH-SAP de l'Agence ont également été soulignés dans un rapport de vérification en mai 2004. Celui-ci a recensé 200 cas dans lesquels des divergences existaient entre l'information dans les dossiers de classification et l'information consignée dans le module RH-SAP. Le rapport mentionne qu'il y a des problèmes graves qui affaiblissent le système de classification et de gestion des postes et le système de gestion de l'information en RH. À la suite du dépôt du rapport, la DRH a lancé le Projet d'amélioration du système RH-SAP (PASS), qui vise les objectifs suivants :

  • Réagir aux vérifications des RH et du SAP de l'année dernière;
  • Rétablir l'intégrité des données dans le module RH-SAP;
  • Renforcer l'infrastructure administrative du module RH-SAP;
  • Améliorer la fonctionnalité du module RH-SAP en tant qu'outil de gestion;
  • Satisfaire aux exigences de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP).

La première phase du PASS a commencé en juillet 2005 et c'est la DRH qui met le projet à l'essai. Le consultant embauché pour mener une étude approfondie et faire le suivi du SAP a insisté dans son rapport sur le fait que le PASS doit aller de l'avant. En outre, il a fait des recommandations pour améliorer l'exécution du projet et les résultats. Un exemplaire du rapport du consultant est joint à l'annexe D.

Tableau 1 – Résultats escomptés en matière de rendement
Système de soutien électronique
Indicateur Résultats escomptés
La qualité des données saisies dans le SAP liées aux activités de classification.
  • Taux d'erreurs inférieur à 10 p. 100
  • - Les données correspondent seulement à des postes valides – pas de doubles.
Les organigrammes établis par le SAP sont des outils dans lesquels les gestionnaires peuvent avoir confiance. Les gestionnaires utilisent les organigrammes du SAP comme organigrammes officiels.
Les rapports servent à soutenir les exigences en matière d'information du programme de surveillance de la classification.
  • Capacité d'obtenir, en temps opportun, des rapports programmés qui saisissent l'information nécessaire pour évaluer la santé du Programme de classification à l'ACDI.
  • Aucune modification aux données fournies par les rapports programmés du SAP n'est nécessaire pour effectuer des analyses.
Des rapports opérationnels sont disponibles pour soutenir la prestation du programme de conception organisationnelle et de classification. Capacité d'obtenir périodiquement des rapports programmés qui fournissent de l'information sur les mesures de classification nouvelles ou terminées.
Le téléchargement des données et des rapports dans le SIPC est effectué périodiquement. Les données du SAP sont directement téléchargées dans le SIPC avec un taux d'erreurs inférieur à 10 p. 100.

4.2.2 Examen des décisions de classification – groupe CS

En août 2004, l'AGRHFPC a terminé un examen de la relativité du groupe Gestion des systèmes d'ordinateurs (CS) dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. À la suite de cet examen et à la demande de l'AGRHFPC, l'ACDI, dans le cadre de son exercice de surveillance de la classification de 2005-2006, a examiné l'ensemble des décisions de classification pour les postes de niveau CS-2, 4 et 5. Au total, 34 dossiers CS-2, 4 et 5 ont été examinés, ce qui, à cause des descriptions de travail génériques, représentait 58 postes. Les postes sont répartis comme suit : 37 CS-2, 16 CS-4 et 5 CS-5. Le texte qui suit est un résumé des principales observations et recommandations faites par la ressource de l'extérieur embauchée pour faire le suivi des décisions de classification dans le groupe CS au niveau CS-2, 4 et 5. Un exemplaire du rapport détaillé est joint à l'annexe E.

Résultats de l'examen - Principales observations et recommandations

A. Qualité des décisions de classification pour le groupe CS

  • Globalement, la qualité des décisions de classification était considérée comme bonne dans le cas des postes ayant fait l'objet d'un suivi. Toutefois, sept (7) postes (1 CS-2, 4 CS-4 et 2 CS-5) doivent être examinés et mis à jour; sur ce nombre, cinq (5) (3 CS-4 et 2 CS-5) doivent être évalués par un comité de classification afin de déterminer le niveau approprié.
  • En mai 2005, l'ACDI a adopté une nouvelle politique intitulée « Politique en matière de restructuration organisationnelle et de demandes de classification »

« Pour que l'Agence canadienne de développement international (ACDI) gère ses demandes en matière de conception organisationnelle et de classification en tenant compte de l'ensemble de ses opérations, toutes les propositions de restructuration organisationnelle et les demandes de classification susceptibles d'avoir une incidence à l'échelle ministérielle seront soumises au Comité des ressources ministérielles (CRM) – par l'intermédiaire du Comité de gestion des ressources humaines (CGRH) – pour y être examinées avant que toute décision ne soit prise en vue d'apporter les changements demandés. »

Cette modification de politique a été examinée par le soussigné et est considérée comme une excellente initiative. Celle-ci devrait être recommandée pour adoption par l'ensemble de la fonction publique à titre de « pratique exemplaire ».

B. Qualité de la documentation dans les dossiers du groupe CS

  • Globalement, la qualité de la documentation dans les dossiers était considérée comme bonne dans le cas des 34 dossiers de classification examinés. Les descriptions de travail complètes, les organigrammes, la justification et le formulaire Fiche de mesure de classification et de poste étaient présents dans la majorité des dossiers. Tous les dossiers examinés respectaient la politique des organismes centraux selon laquelle les reclassifications doivent faire l'objet d'un examen sur place pour confirmer la concordance des tâches et les reclassifications ne peuvent être effectuées que par un comité de classification et non par une seule personne.

    Toutefois, une mise à jour s'impose dans trois (3) dossiers de poste pour s'assurer qu'ils contiennent des organigrammes exacts et dans un (1) dossier de poste pour s'assurer que le numéro de poste exact est inscrit sur tous les documents.

  • Le responsable de l'organisation et de la classification doit examiner la possibilité de modifier le bloc-signature dans le formulaire Fiche de mesure de classification et de poste pour inclure le nom imprimé du signataire sur le document afin de pouvoir identifier avec certitude le ou la signataire.
  • Une pratique exemplaire des organismes centraux consiste à faire en sorte que les demandes de classification soient accompagnées d'un mot du ou de la gestionnaire qui demande la mesure de classification. Les dossiers examinés ne contenaient pas tous une demande écrite de mesure de classification. Le responsable de l'organisation et de la classification pourrait envisager d'instaurer la pratique exemplaire des organismes centraux selon laquelle les demandes de classification doivent être accompagnées d'un mot du ou de la gestionnaire qui demande la mesure de classification.
  • Le responsable de l'organisation et de la classification pourrait envisager d'étudier l'adoption d'une politique en vigueur dans d'autres ministères : lorsque qu'une décision de classification rétroactive dépasse un cadre chronologique préétabli, elle sera examinée par le Comité de gestion supérieur si ce processus n'est pas déjà en place. Il faut souligner qu'une politique sur la rétroactivité est déjà en place à l'ACDI. Toutefois, il est reconnu que cette politique doit être réexaminée.

C. Qualité des descriptions de travail du groupe CS

  • La qualité globale des descriptions de travail du groupe CS était considérée comme bonne et le format prescrit par les organismes centraux a été utilisé.

Il faut encourager le recours aux descriptions de travail génériques car elles réduisent la charge de travail liée à la rédaction et à l'évaluation et en règle générale, mènent à une meilleure compréhension des tâches décrites, ce qui fait en sorte que les employés, les superviseurs et les gestionnaires peuvent faire une meilleure distinction entre les niveaux.

D. Profil des postes du groupe CS à l'ACDI par opposition à l'étude de l'AGRHFPC sur les ministères de taille moyenne (2004)

  • Le profil des postes (en pourcentage) à l'ACDI pour le groupe CS est supérieur à la moyenne gouvernementale aux niveaux 3, 4 et 5, tandis qu'il est inférieur à la moyenne aux niveaux 1 et 2.
AGRHFPC ACDI
Groupe et niveau % des postes occupés Groupe et niveau % des postes occupés Nombre de postes
CS 1 19 % CS 1 14 % 8
CS 2 40 % CS 2 31 % 31
CS 3 24 % CS 3 29 % 29
CS 4 10 % CS 4 17 % 17
CS 5 8 % CS 5 9 % 9
 Total 101 %  Total 100 % 58
  • Pour harmoniser le profil de l'ACDI avec le profil de l'ensemble du gouvernement, un plus petit nombre de postes doit être doté aux niveaux supérieurs par opposition aux niveaux inférieurs, et la création de postes de niveau CS 4 ou 5 ayant des fonctions de supervision limitées doit être freinée. De plus, l'exercice de suivi des postes CS 2, 4 et 5 a recensé cinq postes dont le niveau est suspect et qui devraient être évalués par un comité de classification pour déterminer le niveau approprié. La haute direction du ministère sera alors en mesure de déterminer si le profil révisé de l'ACDI (après les mesures de dotation en cours) s'harmonise ou non avec le profil de l'ensemble du gouvernement.

5. Activités prévues de surveillance de la classification en 2006-2007

Les activités de surveillance ci-dessous sont prévues pour l'année 2006-2007. Ces activités traiteront les risques moyens à impact moyen et élevé recensés dans le profil de l'évaluation des risques liés à la classification. Le tableau 2 ci-dessous énumère le secteur de risque qu'il faut gérer, les activités de surveillance connexes, la périodicité et les résultats escomptés en matière de rendement. Ces derniers sont fondés sur la norme de l'AGRHFPC qui prévoit un rendement minimum de 90 p. 100 au chapitre de la qualité des décisions de classification.

Tableau 2 –Activités prévues de surveillance de la classification
2006-2007
Secteur de risque et impact Activité de surveillance Périodicité Résultats escomptés en matière de rendement
Risque moyen et impact élevé
La concordance entre le travail décrit et le travail réellement effectué peut être absente. Examen sur place d'un échantillon de dix postes appartenant aux groupes professionnels dans lesquels des problèmes ont été constatés (c.-à-d. ES, AS) trimestrielle Moins de 10 p. 100 des postes examinés manquaient de concordance entre le travail décrit et le travail réellement effectué.
Risque moyen et impact moyen
Les descriptions de travail ne sont pas toujours mises à jour lorsque les exigences de travail changent. Examen de tous les postes de l'Agence qui n'ont pas fait l'objet d'un examen au cours des trois dernières années   permanente Dix pour cent des dossiers de l'Agence n'ont pas fait l'objet d'un examen depuis plus de trois ans
Les descriptions de travail génériques ne sont pas toujours utilisées de façon appropriée.
  • Il faut envisager le recours aux descriptions de travail génériques lorsque la situation le permet 
  • Examen sur place d'un échantillon de dix postes à description identique en ciblant des descriptions de travail génériques précises dans lesquelles des problèmes ont été constatés (c.-à-d. PM)
 avril 2006 trimestrielle Nombre accru de descriptions de travail génériques à l'Agence Moins de 10 p. 100 des postes à description identique manquaient de concordance entre le travail décrit dans les descriptions de travail génériques et le travail réellement effectué
Reclassifications Vérification des dossiers pour toutes les reclassifications permanente Respect intégral des politiques et des procédures des organismes centraux (c.-à-d. vérifications sur place et comités)

6. Activités prévues d'amélioration du rendement en 2006-2007

6.1 Mesures correctives

6.1.1 Système de soutien électronique

L'ACDI s'engage à aller de l'avant dans le Projet d'amélioration du système RH-SAP (PASS) afin de corriger les problèmes recensés dans le SAP, le système électronique de soutien des RH de l'ACDI. En outre, la Section de la classification et de la conception organisationnelle est en train d'élaborer une procédure d'utilisation du SAP dans les mesures de classification. Elle servira à orienter les agents d'administration de la direction générale lorsqu'ils saisissent des données de classification dans le SAP et à réduire le taux d'erreurs.

6.1.2 Décisions de classification – groupe CS

L'ACDI prendra les mesures correctives nécessaires pour traiter les situations et les problèmes signalés dans le rapport de surveillance des postes du groupe CS. Pendant le premier trimestre de 2006-2007, la Section de la classification et de la conception organisationnelle prendra les mesures suivantes :

  1. Les postes nº 43, 1452, 2194, 2212, 2726, 4927 et 10002 seront examinés et mis à jour. Les postes nº 1452, 2194, 2212, 4927 et 10002 seront évalués par un comité de classification.
  2. Les organigrammes exacts seront obtenus pour les postes nº 2726, 4902 et 1452.
  3. Le numéro de poste exact pour le poste nº 1452 sera inscrit sur tous les documents contenus dans le dossier du poste.
  4. La SCCO collaborera étroitement avec la haute direction pour déterminer les mesures d'organisation et de classification nécessaires pour harmoniser le profil du groupe CS de l'ACDI avec celui de l'ensemble du gouvernement. La création de postes de niveau CS 4 ou 5 ayant des fonctions de supervision limitées sera freinée.

La Section de la classification et de la conception organisationnelle encouragera également le recours aux descriptions de travail génériques. En outre, le responsable de l'organisation et de la classification :

  • Envisagera de modifier le bloc-signature dans le formulaire Fiche de mesure de classification et de poste pour inclure le nom imprimé du signataire sur le document afin de pouvoir identifier avec certitude le ou la signataire;
  • Envisagera d'instaurer la pratique exemplaire des organismes centraux selon laquelle les demandes de classification doivent être accompagnées d'un mot du ou de la gestionnaire qui demande la mesure de classification;
  • Examinera la politique actuelle de l'ACDI sur la rétroactivité.

6.2 Politiques, procédures et lignes directrices

Les nouveaux outils suivants sont actuellement en cours d'élaboration et seront terminés au début de 2006-2007 :

  1. Cadre, politique et procédure pour le programme de surveillance de la classification;
  2. Politique concernant les griefs de classification et procédure connexe;
  3. Directives pour l'utilisation des descriptions de travail génériques;
  4. Procédure d'utilisation du SAP pour les mesures de classification.

D'autres politiques et procédures en matière d'organisation et de classification seront élaborées au fur et à mesure que la DRH continue de concevoir et d'alimenter un ensemble de politiques en gestion des ressources humaines pour l'ACDI.

6.3 Formation

Des séances de formation destinées aux gestionnaires sur l'évaluation des postes qui ne font pas partie du groupe de la direction seront proposées à partir de la mi-avril 2006. Elles permettront d'augmenter le nombre de comités de classification.

De plus, des séances de formation destinées aux gestionnaires, aux employés et aux représentants des agents négociateurs seront données afin de les familiariser avec le nouveau format de description de travail.

6.4. Autres initiatives

Un examen des fonctions de soutien administratif est prévu à l'Agence. Ce projet de neuf mois a pour objet d'uniformiser la prestation des services de soutien administratif dans l'ensemble des directions générales de l'ACDI et de rédiger des descriptions de travail génériques pour les postes de soutien administratif.

En outre, un examen sera effectué pour recenser les secteurs dans lesquels des descriptions de travail génériques supplémentaires peuvent être rédigées afin de simplifier la prestation des services de classification à l'Agence et de réduire les coûts qui s'y rattachent.

7. Personnes-ressources

Pour obtenir des renseignements supplémentaires, nous vous invitons à communiquer avec :

Monique Paquin
Directrice des opérations en ressources humaines
ACDI
819-934-0857
Contactez Monique Paquin par courriel : monique_paquin@acdi-cida.gc.ca

ou

Suzanne Forget
Spécialiste en conception organisationnelle
ACDI
819-994-5379
Contactez Suzanne Forget par courriel : suzanne_forget@acdi-cida.gc.ca



Date de modification :