ARCHIVÉ - Tribunal de la dotation de la fonction publique

Tribunal de la dotation de la fonction publique

Résultat stratégique

Traitement impartial et dans les meilleurs délais de conflits relativement au processus interne de dotation et de mise en disponibilité du gouvernement du Canada.

Harmonisation avec les résultats du gouvernement du Canada

Contribuer à une fonction publique compétente, impartiale et représentative.

Activité de programme

Traitement des plaintes survenant dans le cadre des nominations, des révocations et des mises en disponibilité conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Résultats prévus

• Décisions judicieuses et bien réfléchies.
• Traitement des plaintes avec célérité.
• Résultats à point nommé des modes alternatifs de règlement des conflits (MARC).
• Accès aux services du Tribunal et à l’information à son sujet.

2006–2007

Dépenses prévues

Autorisations totales

Dépenses réelles

5 244,0 $

5 022,8 $

3 215,9 $

2006–2007

Prévues
33 ÉTP

Réelles
22 ÉTP

Écart
11 ÉTP

Priorité no 1 :  Être prêt à entendre les plaintes

Description
Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour l’audition des plaintes.

Tâches

• Préparer des formulaires et des procédures liées aux plaintes.
• Mettre en œuvre des procédures liées aux plaintes.
• Rédiger un guide de procédures.
• Fournir de l’information aux intéressés.

État d’avancement et résultats

• Les formulaires et les procédures liées aux plaintes ont été élaborés en s’appuyant sur le Règlement du TDFP, publié en décembre 2005.
• Un guide de procédures décrivant dans un langage simple les procédures liées aux plaintes a été intégré au site Web du Tribunal en juillet 2006.
• Des séances d’information sur les procédures liées aux plaintes ont été organisées sur demande à l’intention des intéressés.
• 438 plaintes ont été reçues et, de ce nombre, 273 sont réglées.
• Des 273 dossiers fermés, 235, soit 86 %, ont été résolus sans tenir d’audience.

Priorité no 2 :  Être prêt à offrir la médiation

Description
Élaborer et mettre en œuvre des politiques de résolution des conflits, des procédures et un programme de formation.

Tâches

• Créer une équipe chargée de la médiation.
• Terminer et diffuser les formulaires et les procédures ayant trait à la médiation.
• Donner une formation sur la médiation aux ministères et aux agents négociateurs.
• Donner une formation en médiation aux membres du Tribunal.

État d’avancement et résultats

• Deux postes de médiateur ont été comblés en février 2007, afin de répondre à la demande croissante de médiation dans les dossiers de plaintes devant le Tribunal.
• Les procédures et les formulaires pour la médiation ont été terminés fin mai 2006 et téléchargés sur le site Web du Tribunal accompagnés d’une information générale sur la médiation.
• Le cours de formation sur la médiation a été donné 17 fois aux spécialistes en RH, gestionnaires et représentants des agents négociateurs. Ces cours ont été offerts neuf fois dans la région de la capitale nationale, deux fois à Toronto et à Montréal et une fois à Kingston, Halifax, Edmonton et Vancouver
• Un enseignement individualisé sur les techniques de médiation et de résolution des conflits a été offert, au besoin, aux membres permanents ou temporaires du Tribunal.
• Quarante-neuf séances de médiation ont eu lieu et, de ce nombre, 35, ou 71 %, ont permis d’en arriver à un règlement.

Priorité no 3 :  Établir un greffe et des systèmes de gestion de l’information

Description
Établir un greffe et des systèmes de gestion de l’information.

Tâches

• Mettre en place les méthodes internes et externes de dépôt au greffe (le processus de réception et de traitement des plaintes, de traduction et de communication des décisions, de fixation de la date des audiences, etc.).
• Élaborer et mettre en œuvre un système et des méthodes de gestion des dossiers.
• Assurer la formation du personnel quant au greffe, au déroulement des opérations dans le système de gestion des dossiers, aux procédures du Tribunal pour les audiences et au service à la clientèle.

État d’avancement et résultats

• Des méthodes ont été élaborées avant qu’une première plainte ne soit reçue. Cependant, à mesure que le nombre de plaintes augmentait, de même que le nombre de demandes et de requêtes, les procédures en place ont été modifiées ou de nouvelles ont été mises en œuvre afin d’en rationaliser le traitement. Le processus continue d'évoluer à mesure que de nouveaux problèmes apparaissent.
• Un système de gestion de cas, le WebCims, a été implanté, mais toutes ses fonctions n’ont pas été pleinement appliquées pendant l’année. Les travaux se poursuivent afin de développer le système de manière à permettre au Tribunal de suivre le cheminement des dossiers et de pleinement étayer et faire rapport au sujet de sa charge de travail.
• Le Tribunal a embauché des agentes du Greffe expérimentées, ce qui a permis d’éviter une longue formation sur les processus. Par ailleurs, lorsqu’un besoin particulier se faisait sentir, la formation nécessaire était fournie.

Priorité no 4 :  Établir des communications internes et externes

Description
Établir des communications internes et externes.

Tâches

• Conception et ouverture d’un site Web, élaboration de contenu et création d'interface avec les intéressés.
• Élaboration de produits et d’outils de communication, dont un plan de communication.
• Élaboration d’une stratégie de sensibilisation, notamment définition de messages clés, d’instruments de communication et de responsabilités.

État d’avancement et résultats

• Le premier site Web du Tribunal a été placé sur le site d’Industrie Canada. En juillet 2006, le Tribunal a lancé son propre site officiellement et tous les ouvrages de référence et ressources documentaires disponibles y ont été versés. Les intervenants auprès du Tribunal ont reçu un courriel les informant du lancement du nouveau site.
• Un plan de communications a été élaboré en collaboration avec l’équipe de direction du Tribunal. Divers produits de communications, dont une brochure, un guide des procédures, une foire aux questions, des notes d'allocution, des présentations, etc., ont été produits et téléchargés dans le site Web du Tribunal ou diffusés par d'autres moyens.
• Les principaux intervenants auprès du Tribunal ont été invités à participer à des séances d’information animées par des membres ou le personnel du Tribunal et traitant du processus et des procédures de traitement des plaintes. La forte hausse du nombre de plaintes en 2006-2007, et, par conséquent, l’accroissement de la charge de travail, a rendu les membres et le personnel moins disponibles pour les séances d’information, ce qui a entraîné une diminution du nombre de présentations en 2006-2007, passant de  50 l’année précédente à 10 cette année.
• Un groupe de discussion a été créé afin de permettre à des représentants des ministères, des agences et des agents négociateurs de cerner et de se pencher sur divers sujets de préoccupation liés au processus et aux procédures de traitement des plaintes du Tribunal.
• Des consultations avec l’École de la fonction publique du Canada ont eu lieu en 2006-2007 relativement à l’élaboration et à la réalisation d’un outil interactif sur la Toile visant à illustrer le processus et les procédures de gestion des plaintes d’une manière claire et très pratico-pratique.

Priorité no 5 :  S’assurer que les outils sont en place pour la gestion des RH

Description
Développer des instruments de gestion des RH.

Tâches

• Élaborer un plan de RH et les politiques et besoins en ressources.
• Instaurer des politiques et des méthodes de gestion des RH.
• Instaurer un Système de gestion informelle des conflits (SGIC) et former un comité patronal-syndical.
• Élaborer un programme et une politique d’apprentissage.

État d’avancement et résultats

• Étant donné l'accent mis sur le traitement des plaintes, des politiques internes et des procédures ont été adoptées, mais elles restent à finaliser.
• Un plan préliminaire des RH a été établi en vue de l’instauration du Tribunal, mais des modifications y ont été apportées après l’entrée en fonction de ce dernier et que les besoins opérationnels se soient précisés. Les travaux en vue d’un plan révisé ont commencé.
• Un comité interne a été créé en vue d'élaborer un ensemble de politiques traitant de questions liées au travail, par exemple, les relations du travail, la classification, la sécurité, les communications, etc. Environ 13 politiques du genre ont été élaborées et en sont à diverses étapes d’approbation.
• Un SGIC temporaire a été implanté à l’aide de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP). Une consultation des agents négociateurs reste à faire relativement au développement et à l’implantation d’un SGIC permanent.
• Aucun programme ni politique officiels d’apprentissage n’ont été élaborés pendant la période faisant l’objet du rapport; mais une formation a été donnée au besoin.

Priorité no 6 :  Établir des services généraux et des pratiques de gestion

Description
Établir des servies généraux et des pratiques de gestion.

Tâches

• Élaborer un plan de vérifications et d’évaluations.
• Établir des processus administratifs, dont la définition de politiques et de procédures pour les finances, les marchés, etc.
• Élaborer le cadre de mesure du rendement du Tribunal.
• Gérer des ententes de services.

État d’avancement et résultats

• Une ébauche d’un plan de vérifications et d’évaluations a été préparée.
• Un grand nombre de services généraux ont été assurés et continuent de l’être par le CRTFP, dans le cadre de l’entente de partage de services conclue avec le Tribunal. D’autres sont élaborés à mesure qu’apparaît un besoin particulier.
• Une ébauche d’un cadre de mesure du rendement a été préparée et son développement continuera en 2007-2008.
• D’autres ententes de partage de services ont été renouvelées, afin d’assurer un accès continu à des services généraux tels que la sécurité, le courrier etc.