ARCHIVÉ - Plan d'action du gouvernement du Canada pour réformer l'administration des programmes de subventions et de contributions

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Table des mati�res

Message du pr�sident du Conseil du Tr�sor

Contexte

Plan d'action sur les subventions et les contributions

Principales donn�es

R�forme des politiques

Plans d'action minist�riels

Instruments d'habilitation horizontaux

Perspectives d'avenir

Message du pr�sident du Conseil du Tr�sor

C'est avec grand plaisir que je pr�sente le Plan d'action du gouvernement du Canada pour r�former l'administration des programmes de subventions et de contributions (S et C). Ce plan pr�cise les activit�s que le gouvernement entreprendra durant les trois prochaines ann�es, ainsi que les r�sultats escompt�s, pour am�liorer la gestion des S et C. Le plan est le fruit de nombreux mois d'efforts d�ploy�s par des particuliers et des organismes, tant � l'int�rieur qu'� l'ext�rieur du gouvernement du Canada, et je tiens � souligner particuli�rement les pr�cieux conseils re�us de la collectivit� des b�n�ficiaires.

Il ne fait aucun doute que les programmes f�d�raux de subventions et de contributions sont un important outil que le gouvernement du Canada utilise pour r�aliser ses priorit�s. Il est aussi clair qu'il faut changer notre mode de fonctionnement si nous voulons obtenir des r�sultats et mieux r�pondre aux besoins des Canadiens. Nous devons rendre les programmes de S et C plus efficients tout en nous assurant de tenir le gouvernement responsable de ces programmes.

En f�vrier 2007, un groupe d'experts ind�pendant a formul� des recommandations visant � simplifier l'administration de ces programmes et � renforcer en m�me temps la responsabilit� et les approches fond�es sur le risque pour la gestion des programmes de S et C. En �laborant ce plan d'action et les autres travaux qui ont �t� r�alis�s l'ann�e derni�re, nous respectons les engagements que le gouvernement a pris en r�ponse aux principales recommandations du groupe d'experts.

Ce plan permettra aux b�n�ficiaires, aux organisations intervenantes et aux administrateurs des programmes f�d�raux d'�tre au courant de nos progr�s � ce jour et, surtout, des �tapes � venir ainsi que de notre engagement � les faire participer au processus. L'ann�e derni�re, nous avons ex�cut� beaucoup d'activit�s qui ont jet� une base solide pour un changement syst�mique. Ce genre de changement prend du temps et il reste encore beaucoup � faire. Toutefois, je pense que ce plan d'action constituera une feuille de route cruciale qui servira � nous guider au cours des prochaines ann�es.

La copie papier a �t� sign�e par
Le pr�sident du Conseil du Tr�sor,

Vic Toews, C.P., d�put�

Contexte

Chaque ann�e, le gouvernement du Canada transf�re environ 27 milliards de dollars � des particuliers et � des organismes par l'interm�diaire de plus de 800 programmes de subventions et de contributions (S et C) qui procurent de r�els avantages aux Canadiens. Ces programmes favorisent le d�veloppement �conomique et social du Canada et am�liore la qualit� de vie de notre nation.

Les b�n�ficiaires des S et C f�d�rales incluent : Les organismes b�n�voles sans but lucratif qui font en sorte que les communaut�s canadiennes soient des lieux o� les gens veulent vivre et �lever leur famille; Les fournisseurs de services qui aident des milliers de personnes aux prises avec des difficult�s dans leur vie; Les petites entreprises et les associations industrielles qui cherchent � rendre le Canada plus comp�titif � l'�chelle mondiale; Les Premi�res nations qui fournissent des services essentiels aux communaut�s autochtones; Les instituts de recherche qui m�nent toutes sortes d'�tudes, allant des causes d'une maladie aux sources d'�nergie propre; Les organisations non-gouvernementales (ONG) vou�es au d�veloppement international et aux droits de la personne.

Au cours des dix derni�res ann�es, un certain nombre d'examens sur les programmes de subventions et de contributions ont tous indiqu� la n�cessit� d'apporter des changements. En outre, au d�but de 2006, la v�rificatrice g�n�rale du Canada a demand� de modifier les exigences en mati�re d'administration des S et C pour all�ger le fardeau impos� aux b�n�ficiaires.

En juin 2006, le gouvernement a mandat� un groupe d'experts – le Groupe d'experts ind�pendant (GEI) sur les programmes de subventions et de contributions – pour effectuer un examen en six mois et pr�senter des recommandations sur la mani�re de d�m�ler � l'�cheveau de r�gles � associ� � la gestion des subventions et des contributions.

Le 14 f�vrier 2007, le GEI a publi� son rapport, intitul� Des lourdeurs administratives � des r�sultats clairs, et a fait les conclusions suivantes :

• un changement fondamental est n�cessaire dans la fa�on dont le gouvernement f�d�ral comprend, con�oit et g�re ses programmes de subventions et de contributions et en rend compte;
• la simplification de l'administration est une condition pr�alable pour renforcer la responsabilit�;
• pour apporter les changements n�cessaires dans une sph�re gouvernementale aussi vaste et comprenant autant d'aspects que les subventions et les contributions, il faudra compter sur un leadership durable tant au niveau des dirigeants politiques que de la fonction publique.

En r�ponse aux recommandations du GEI, le pr�sident du Conseil du Tr�sor s'est engag� � travailler avec les minist�res et les organismes � l'�laboration d'un plan d'action pangouvernemental pour r�former l'administration des subventions et des contributions.

Plan d'action sur les subventions et les contributions

Principales donn�es

• Le plan d'action sur les subventions et les contributions est con�u pour produire des r�sultats � court terme et des r�formes durables � long terme qui m�neront � des processus plus simples et � une responsabilit� accrue.
• Le plan d'action oblige le gouvernement � r�duire le fardeau administratif et les exigences en mati�re de pr�sentation de rapports qui sont impos�s aux particuliers et aux organismes b�n�ficiaires. L'un de ses principaux indicateurs de succ�s est l'atteinte de r�sultats pour les b�n�ficiaires et ce succ�s passe n�cessairement par la mobilisation des intervenants.
• Le plan �nonce les objectifs du gouvernement du Canada relatifs � la r�forme de l'administration des programmes de subventions et de contributions pour les trois prochaines ann�es, � compter de 2008.
• Le plan d'action comprend trois �l�ments de base : la r�forme des politiques, les plans d'action minist�riels et les instruments d'habilitation horizontaux.

R�forme des politiques

Le r�gime des politiques du gouvernement �tablit les r�gles selon lesquelles tous les minist�res et organismes du gouvernement doivent fonctionner. Le contexte actuel des politiques dans lequel les programmes de subventions et de contributions sont administr�s a contribu� � certains des probl�mes que ce plan d'action cherche � r�soudre. La r�forme des politiques est essentielle pour simplifier l'administration des Set C et clarifier les responsabilit�s.

Nos r�alisations � ce jour

Une nouvelle Politique sur les paiements de transfert a �t� approuv�e par le Conseil du Tr�sor et sera mise en vigueur progressivement � compter du 1er octobre 2008.

La politique et la directive connexe tiennent compte des recommandations et des principes cl�s �nonc�s dans le rapport du GEI. La politique clarifie les responsabilit�s des ministres et des sous-ministres et fera en sorte que toutes les Set C soient g�r�es en fonction des citoyens et des b�n�ficiaires.

Les exigences en mati�re d'administration et de pr�sentation de rapports auxquelles devront satisfaire les demandeurs et les b�n�ficiaires correspondront mieux aux risques associ�s pour que nous puissions assurer une surveillance, une transparence et une responsabilit� efficaces tout en r�duisant le fardeau au minimum. L'approche ax�e sur le risque nous permettra de r�duire les lourdeurs administratives et de donner le ton afin d'inculquer une culture plus tol�rante � l'�gard du risque, y compris pouvoir tenir compte du bilan d'une organisation pour �tablir ses exigences en mati�re de pr�sentation de rapports. Les minist�res devront adapter leur r�gime administratif en fonction du risque, au lieu de se limiter aux approches g�n�rales utilis�es dans le pass�.

Prochaines �tapes

Le gouvernement est d�termin� � fournir des services de haute qualit� dont il peut rendre compte et qui r�pondent aux besoins des clients et aux exigences op�rationnelles, et qui correspondent aux priorit�s gouvernementales. Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor poursuivra le travail d�j� entrepris pour concevoir une nouvelle politique sur les services qui obligera les minist�res � �tablir des normes de service (entre autres des normes li�es � l'acc�s, aux d�lais d'ex�cution et � la pr�cision) et � mesurer la satisfaction des clients, pour les programmes de S et C.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor pr�pare aussi des lignes directrices pour appuyer la nouvelle Politique sur les paiements de transfert qui fournira une meilleure orientation aux minist�res lorsqu'ils commenceront � administrer des programmes conform�ment � la nouvelle politique.

R�sultats escompt�s

Ces deux politiques et la Directive sur les paiements de transfert �tabliront une base solide qui permettra aux minist�res d'apporter des changements durables � long terme � la mani�re dont sont administr�es les subventions et les contributions.

Plans d'action minist�riels

Le financement accord� aux organismes b�n�ficiaires provient de programmes ex�cut�s par des minist�res et des organismes. Le Groupe d'experts ind�pendant a recommand� que les minist�res effectuent un examen fonctionnel approfondi des processus li�s aux subventions et aux contributions pour cerner les possibilit�s d'am�liorer la prestation des services et d'accro�tre l'efficacit� et pour �changer les pratiques exemplaires.

Nos r�alisations � ce jour

� la suite de cet examen fonctionnel, six minist�res d'avant-garde ont �labor� leur propre plan d'action sur les Set C qui entrainera un changement fondamental � la fa�on dont chacun comprend, con�oit, g�re ses programmes de subventions et de contributions et en rend compte.

Ensemble, les minist�res d'avant-garde administrent 51 % des programmes de S et C au gouvernement. Ce sont : Patrimoine canadien; Agence canadienne de d�veloppement international; Agence de d�veloppement �conomique pour les r�gions du Qu�bec; Sant� Canada; Ressources humaines et D�veloppement social Canada/Service Canada; Affaires indiennes et du Nord canadien.

Bien que les plans d'action minist�riels soient adapt�s � la situation de chaque minist�re, ils pr�sentent des points communs d'int�r�t :

• La simplification des programmes et des ententes de financement;
• La simplification, la normalisation et l'harmonisation du processus de demande;
• La mise en place de pratiques souples en mati�re de gestion des risques;
• L'�tablissement de normes de service;
• La d�termination et la mise en application des pratiques exemplaires;
• Un meilleur acc�s � l'information au moyen de la technologie;
• La participation accrue des intervenants.

Prochaines �tapes

Les minist�res et organismes d'avant-garde ont d�j� commenc� � mettre en oeuvre les changements et, au cours des trois prochaines ann�es, ils continueront de faire avancer leur plan d'action.

• Patrimoine canadien a d�j� �tabli une entente de contribution type afin d'assurer l'uniformit� des exigences dans de nombreux programmes et de veiller � ce que les exigences en mati�re de pr�sentation de rapports soient r�duites au minimum. Le minist�re a aussi mis en place une strat�gie de formation compl�te � l'intention du personnel afin d'am�liorer la capacit� des employ�s tout en insistant sur l'importance des approches � l'�gard de la gestion des risques et de la prestation des services � la client�le. Le minist�re a commenc� � concevoir une strat�gie de gestion des risques li�s aux projets qui permettra de d�finir le niveau de risque d'une proposition de financement afin de d�terminer les exigences appropri�es en mati�re de surveillance et de pr�sentation de rapports. Il devra aussi adopter une approche coordonn�e pour v�rifier la conformit� des b�n�ficiaires afin de limiter les v�rifications des b�n�ficiaires qui ont plusieurs ententes avec le minist�re.
• L'Agence canadienne de d�veloppement international a d�j� r�duit de moiti� le temps de r�ponse pour la plupart des demandes de contribution qui sont pr�sent�es � la Direction g�n�rale du partenariat canadien. Si l'on consid�re qu'il y a plus de 600 organismes b�n�ficiaires auxquels sont vers�es des contributions annuelles de 260 millions de dollars, cela repr�sente une r�alisation remarquable sur le plan de la r�forme du programme de subventions et de contributions de l'ACDI.
• L'Agence de d�veloppement �conomique pour les r�gions du Qu�bec a remplac� l'utilisation des ch�ques en papier par la mise en place d'un syst�me de d�p�t direct. Ce changement r�duit le d�lai entre la demande de paiement et l'acc�s au financement de deux ou trois jours par demande. L'Agence remanie aussi son processus d'approbation des demandes. La premi�re phase de cette initiative a �t� mise en oeuvre et la r�duction du temps n�cessaire � l'approbation des demandes est estim�e � une semaine par demande.
• Parmi les initiatives pr�vues de Sant� Canada, il convient de mentionner un syst�me automatis� de gestion des Set C pour le minist�re, une approche int�gr�e de financement pluriannuel pour la r�duction du nombre d'ententes de contribution, un cadre de gestion des risques pour le portefeuille, des v�rifications individuelles des b�n�ficiaires du portefeuille, un site Web commun et des processus d'approbation simplifi�s.
• Ressources humaines et D�veloppement social Canada (RHDSC)/Service Canada a mis � l'essai dans six programmes une nouvelle approche d'�valuation, de gestion et d'att�nuation des risques, qui a �t� couronn�e de succ�s. Cette approche permettra de s�lectionner sur le plan strat�gique les organismes b�n�ficiaires qui feront l'objet d'une v�rification en fonction des risques. On pr�voit que cette approche pourrait r�duire le nombre de v�rifications � effectuer chaque ann�e. Le minist�re essaiera aussi une approche qui visera � coordonner les v�rifications dans le cas des organismes qui ont plus d'une entente avec le minist�re. Cette approche sera mise � l'essai aupr�s d'un organisme qui a six ententes dans trois programmes de RHDSC. En outre, le minist�re a �tabli des normes de service minist�rielles pour les Set C, lesquelles seront mises � l'essai dans plusieurs programmes.
• Affaires indiennes et du Nord canadien, en partenariat avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, a �tabli un groupe de minist�res pour d�celer les initiatives horizontales qui favorisent la coordination des programmes afin de mieux r�pondre aux besoins des Autochtones, notamment le projet exploratoire sur la transition des Autochtones vers les centres urbains, l'utilisation du syst�me de paiements de transfert aux Premi�res nations et des Inuit pour l'administration des subventions et des contributions et l'�laboration de m�thodes d'intervention communes.

R�sultats escompt�s

Gr�ce � la mise en oeuvre des plans d'action minist�riels durant les trois prochaines ann�es, il sera plus facile pour les organismes b�n�ficiaires de faire affaire avec le gouvernement du Canada. Plus pr�cis�ment, ils peuvent s'attendre � :

• une meilleure clart� et une meilleure uniformit� au chapitre des pratiques de financement au sein des minist�res et � l'�chelle du gouvernement;
• un meilleur acc�s � l'information sur le financement disponible;
• un all�gement des lourdes exigences en mati�re de pr�sentation de rapports et de demandes;
• des d�cisions de financement plus rapides;
• un changement de culture ax�e sur la gestion des risques plut�t que sur l'aversion pour le risque.

Les administrateurs des programmes de S et C au sein du gouvernement pourront constater une r�duction du fardeau administratif par suite de la clarification et de l'harmonisation des pratiques de financement, une r�duction importante de leurs responsabilit�s li�es � la surveillance et � la v�rification et la mise en oeuvre de meilleurs outils, et une meilleure formation fournie.

Instruments d'habilitation horizontaux

� l'heure actuelle, la plupart des d�fis relatifs aux subventions et contributions sont communs � presque toutes les disciplines et tous les minist�res et organismes f�d�raux. Le Groupe d'experts ind�pendant a reconnu un besoin de leadership soutenu, et le gouvernement s'est engag� � assumer un leadership permanent et � fournir un appui pour la mise en oeuvre uniforme de nouvelles approches plus simplifi�es � l'�gard de la gestion et de l'administration des S et C dans l'ensemble du gouvernement.

Nos r�alisations � ce jour

En r�ponse au GEI, le gouvernement a d�fini un certain nombre d'instruments d'habilitation horizontaux – � savoir des activit�s et des outils con�us pour favoriser un changement soutenu � l'�chelle du gouvernement – et a commenc� � les mettre en oeuvre.

Au moyen de l'examen fonctionnel, les minist�res et les organismes ont rep�r� plus de 70 pratiques exemplaires et ont �labor� des approches novatrices qui pourraient servir � apporter des r�formes durables. Un nouveau centre d'expertise sur les programmes de subventions et de contributions, situ� au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, diffuse cette information dans l'ensemble du gouvernement et invite les minist�res � simplifier leurs pratiques administratives. Le centre d'expertise met aussi � l'essai un � wiki � des S et C � l'intention des administrateurs des programmes gouvernementaux – une ressource en ligne qui permet aux utilisateurs du gouvernement de visualiser les pratiques novatrices et de contribuer � l'application g�n�rale de celles-ci.

Prochaines �tapes

Au cours des trois prochaines ann�es, les minist�res et organismes du gouvernement, sous la direction du centre d'expertise, mettront en oeuvre les instruments d'habilitation horizontaux suivants qui consisteront � :

• continuer � rep�rer les pratiques exemplaires qui contribuent � r�duire les lourdeurs administratives et les exigences de pr�sentation de rapports impos�es aux b�n�ficiaires des S et C et � les diffuser aupr�s des minist�res et des organismes;
• poursuivre et renforcer un effort coordonn� avec les minist�res et les organismes pour faire participer les b�n�ficiaires durant la mise en oeuvre du processus de r�forme des S et C;
• mettre en oeuvre de nouveaux outils ax�s sur le Web pour mieux diffuser les pratiques exemplaires et les nouvelles informations aux administrateurs des programmes f�d�raux;
• employer une m�thode de formation pangouvernementale pour assurer une uniformit� maximale au chapitre de l'application des nouvelles pratiques et favoriser un changement de culture.

R�sultats escompt�s

Les instruments d'habilitation horizontaux sont essentiels � une bonne collaboration, entre les minist�res eux-m�mes et entre le gouvernement et les b�n�ficiaires. Cette collaboration est une condition pr�alable au succ�s de la r�forme des S et C, tout comme le renforcement de la responsabilit�. Au cours des trois prochaines ann�es, les activit�s du centre d'expertise et des minist�res d'avant-garde s'�tendront aux autres minist�res et organismes responsables de l'administration des programmes de subventions et de contributions. La coordination au sein de la communaut� f�d�rale conduira � l'am�lioration des programmes et des services et � la r�duction des lourdeurs administratives et des exigences de pr�sentation de rapports pour les organismes b�n�ficiaires et les administrateurs de programmes.

Perspectives d'avenir

Avec ce plan d'action, le gouvernement passe � l'�tape suivante de la gestion am�lior�e des programmes de subventions et de contributions qui se traduira par une administration simplifi�e, des approches ax�es sur le risque et une responsabilit� accrue.

Les b�n�ficiaires et les administrateurs des programmes f�d�raux constateront une r�duction des exigences en mati�re de pr�sentation de rapports, de surveillance et de v�rification et que celles-ci seront moins complexes.

Gr�ce � la gestion du risque, le financement du gouvernement ne sera plus fond� sur une approche g�n�rale o� existe l'aversion pour le risque et permettra de tenir compte du bilan d'un organisme b�n�ficiaire pour r�duire son fardeau administratif de fa�on ing�nieuse et cibl�e.

Le nombre et la complexit� des demandes n�cessaires pour obtenir le financement du gouvernement seront simplifi�s et, graduellement, le nombre d'ententes de financement diminuera dans tous les minist�res.

La technologie sera utilis�e davantage, � mesure que des syst�mes de demandes et de paiements par voie �lectronique seront instaur�s – afin de simplifier les processus de financement des organismes b�n�ficiaires. La technologie permettra aussi d'harmoniser les pratiques dans l'ensemble des minist�res et organismes gr�ce � un meilleur �change d'information.

Il y aura plus de possibilit�s de travailler en collaboration avec le gouvernement afin de s'assurer que les changements apport�s repr�sentent de r�elles am�liorations pour les organismes b�n�ficiaires.