Manuel de comptabilité selon la SIF

Le Manuel vise à :

• fournir des informations et des directives générales sur la comptabilité d'exercice;
• aider le personnel ministériel à comprendre les différences entre la comptabilité d'exercice, la comptabilité des autorisations et les articles de rapport;
• aider le personnel ministériel à comptabiliser les opérations tant habituelles que complexes qui sont particulières au gouvernement, en fonction de la comptabilité d'exercice, des autorisations et des articles de dépense. Cet objectif est important parce que toutes les opérations comptables doivent être enregistrées pour refléter : a) la méthode de comptabilité d'exercice, b) celle des autorisations ou des crédits et c) celle des articles de dépense;
• assister les ministères à l'égard de leurs obligations d'information et de présentation dans la préparation de leurs états financiers ministériels selon la comptabilité d'exercice intégrale.

Il importe de noter que le Manuel n'est pas conçu pour couvrir l'ensemble des opérations et scénarios comptables possibles. Ce n'est d'ailleurs ni souhaitable ni possible en raison du nombre de permutations et de combinaisons qui existent, particulièrement pour l'utilisation des codes d'autorisation, puisque ces derniers sont fondés dans une large mesure sur des lois ministérielles précises et sur d'autres autorisations, y compris les budgets des dépenses. Par conséquent, le présent Manuel ne fait pas autorité.

Les opérations présentées doivent être étudiées en tenant compte de ce qui précède et ne représentent pas nécessairement la seule façon de traiter une opération précise. Ainsi, le Manuel ne fournit qu'une information générale sur la majorité des opérations que les ministères auront à comptabiliser. Toutefois, les opérations étudiées et les explications fournies doivent permettre au personnel ministériel d'obtenir les directives nécessaires au traitement de la plupart des opérations. Dans d'autres circonstances, il est recommandé de communiquer avec le SCT.

Pour utiliser le présent Manuel de manière efficace, le personnel ministériel doit se référer :

• au Manuel du plan comptable;

• au protocole de transition à la SIF.

Les recommandations visant l'inclusion d'autres types d'opérations dans le Manuel doivent être adressées à la Division des politiques comptables du gouvernement du SCT, par téléphone, au (613) 957-2527, ou par télécopieur, au (613) 952-9613.

Le présent Manuel sera utile à l'ensemble des ministères gouvernementaux définis comme tels en vertu de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Ainsi, un « ministère » est :

1. l'un des ministères mentionnés à l'annexe I de la LGFP;
2. l'un des secteurs de l'administration publique fédérale mentionnés à la colonne I de l'annexe I.1 de la LGFP;
3. toute commission nommée sous le régime de la Loi sur les enquêtes désignée comme tel, pour l'application de la LGFP, par décret du gouverneur en conseil;
4. tout établissement public (annexe II).

Le contenu du présent Manuel ne prévaut pas sur la législation, sur les règlements ni sur la politique du Conseil du Trésor en matière d'administration financière. S'il y a un écart entre le présent Manuel et une loi, un règlement ou une politique, ces derniers prévaudront.

À la suite de la mise en oeuvre intégrale de la Stratégie d'information financière le 1^er avril 2001, les ministères devront rendre compte des faits économiques pertinents selon a) la comptabilité d'exercice, b) les autorisations, pour déterminer les crédits et les autres autorisations et c) les articles de dépense. Même s'il peut y avoir des similitudes entre ces trois exigences, il y a quand même de nombreuses différences. Par conséquent, elles seront présentées séparément.

Les fondements sous-jacents de la comptabilité diffèrent dans une certaine mesure entre la comptabilité d'exercice et celle des crédits. Actuellement, les crédits se conforment en partie à la comptabilité d'exercice. Par conséquent, la présentation des états financiers devra respecter tant la comptabilité d'exercice intégrale que la comptabilité d'exercice partielle. Selon la comptabilité d'exercice partielle, qui s'applique actuellement aux montants présentés dans les budgets des dépenses, certaines charges sont constatées mais pas toutes; les revenus disponibles sont comptabilisés selon la méthode de la comptabilité de caisse; les éléments d'actif non financiers sont imputés aux dépenses au moment de l'acquisition. Par exemple, les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) et les salaires sont constatés mais d'autres éléments comme les avantages sociaux des employés ne le sont pas. Les opérations enregistrées selon la comptabilité d'exercice peuvent influer ou non sur les crédits et inversement. Dans ces cas, le code et les écritures appropriées doivent permettre de s'assurer que les crédits n'ont pas été affectés incorrectement. En outre, les ministères devront comptabiliser les opérations selon les articles de dépense. Il est préférable de tenir compte séparément des trois éléments que sont la comptabilité d'exercice, les autorisations et les articles étant donné que, dans de nombreuses circonstances, il n'y a pas de corrélation directe entre eux.

1.4.1 Comptabilité d'exercice

Selon la comptabilité d'exercice, les opérations sont constatées lorsque le fait économique sous-jacent a lieu, non seulement lorsque les fonds sont encaissés ou décaissés. Selon cette méthode, les opérations sont enregistrées dans des comptes d'actif, de passif, d'avoir, de revenus ou de charges.

La comptabilité d'exercice a pour objectif de s'assurer que les faits qui ont un effet sur les états financiers d'un ministère sont enregistrés dans l'exercice au cours duquel ils ont lieu, plutôt que pendant celui au cours duquel le ministère emploie son crédit. Aux termes de la comptabilité d'exercice, les revenus sont constatés lorsqu'ils sont gagnés (plutôt qu'au moment de l'encaissement des fonds) et les charges sont inscrites lorsqu'elles sont engagées (plutôt qu'au moment du décaissement des fonds). À long terme, les tendances des charges et des revenus, puisque que celles-ci reflètent les répercussions économiques sous-jacentes des décisions de fonctionnement pendant un certain délai, sont généralement plus significatives que celles des décaissements et des encaissements ou des imputations à un crédit.

La comptabilité d'exercice permet aux utilisateurs d'obtenir de l'information sur des points comme les ressources contrôlées par le ministère, ses coûts de fonctionnement et d'autres renseignements utiles pour évaluer sa situation financière et l'évolution de celle-ci au cours d'une période particulière et pour déterminer si un organisme exerce ses activités d'une manière économique ou efficiente.

Les comptes de rapports financiers (CRF) ont été élaborés en tant que comptes distincts dans le plan comptable afin de coder les opérations en fonction de la comptabilité d'exercice.

1.4.2 Comptabilité des autorisations ou des crédits

Un crédit est une autorisation donnée par le Parlement de prélever des fonds sur le Trésor.

Par conséquent, un crédit doit être attribué avant que le gouvernement ne puisse dépenser les fonds. Certaines autorisations sont données sous la forme de limites approuvées annuellement en vertu des lois de crédits. D'autres autorisations proviennent d'autres législations, sous la forme d'autorisations législatives de dépenser à des fins déterminées (par exemple, les avantages sociaux des employés).

Le crédit est le moyen dont dispose le Parlement pour contrôler les décaissements prélevés sur le Trésor. Toutefois, certaines opérations sont imputées à un crédit de l'exercice courant mais n'influent pas sur le Trésor avant une date ultérieure ou pas du tout, comme les suivantes :

1. certains biens ou services fournis au plus tard le 31 mars d'un exercice mais qui ne seront payés qu'après cette date;
2. les frais facturés à un ministère par un autre;
3. la radiation ou la dispense du remboursement de prêts, de placements ou d'avances.

En général, les opérations sont imputées à un crédit selon la « comptabilité axée sur les dépenses ». Toutefois, certaines dépenses ne sont pas imputées à un crédit avant que le paiement ne soit dû, p. ex. divers comptes de réserve ou de provision utilisés actuellement par le Secrétariat du Conseil du Trésor à l'égard des coûts des avantages sociaux des employés, des vacances à payer, des indemnités de départ, etc.

Actuellement, la comptabilité des autorisations permet aux parlementaires de contrôler la plupart des dépenses du gouvernement, au niveau tant des montants que des fins. Toutefois, elle ne fournit pas une idée d'ensemble de la situation financière du gouvernement puisqu'elle ne présente pas d'information sur les actifs et certains passifs et elle déforme l'information sur les coûts des programmes. Par exemple, si un ministère achète un immeuble, il imputera la totalité de la dépense à un crédit particulier au cours de l'année d'acquisition, même si l'immeuble sera utilisé pendant un certain nombre d'années.

1.4.3 Articles de rapport

Pour mesurer l'incidence des opérations gouvernementales sur l'économie, les dépenses sont classées en fonction du type des ressources (biens et services) acquises, des revenus perçus ou des paiements de transfert effectués. La détermination des articles détaillés, combinée à l'information sur les autres secteurs de l'économie, permet d'effectuer une analyse économique, à l'échelle nationale, des répercussions des dépenses publiques. Les articles correspondent au code de base pour la classification de l'article et sont requis à des fins statistiques à l'échelle du gouvernement. Ils peuvent servir aux ministères en tant qu'articles ministériels mais les ministères peuvent avoir besoin de plus de détails à des fins particulières.

Afin de répondre aux divers besoins d'information, plusieurs niveaux de classification par article sont utilisés. Ils suivent un ordre descendant d'agrégation de la manière suivante : catégories, sous-catégories, articles de rapport, articles économiques, d'origine et de classification et articles (d'exécution) ministériels. Les articles courants, qui correspondent au niveau le plus élevé de rapport au Parlement, peuvent être liés à des catégories ou sous-catégories précises.

Afin de comprendre les principales différences entre la comptabilité d'exercice et la comptabilité des autorisations, la terminologie prend toute son importance. Il est nécessaire d'établir une distinction entre certains termes pour s'assurer que tous les utilisateurs fassent preuve de cohérence lorsqu'ils décrivent une opération, préparent une écriture de journal ou justifient divers traitements comptables.

1.5.1 Dépenses, charges et décaissements

Aux termes du paragraphe SP 1500.88, les dépenses représentent le coût des biens et services acquis au cours de l'exercice, peu importe si le compte a été réglé au moyen d'un paiement ou que les factures ont été reçues. Elles comprennent les paiements de transfert dus qui n'appellent aucune contrepartie directe.

Des exemples comprennent le paiement de subventions et de contributions, l'acquisition ou la construction d'immobilisations, l'acquisition de fournitures de consommation et d'entretien, etc.

Aux termes du paragraphe SP 1500.93, les charges représentent le coût des ressources qui sont consommées dans le cadre des activités de fonctionnement de l'exercice et qui peuvent être rattachées à ces activités.

Les charges comprennent les coûts liés aux opérations suivantes :

• les achats de biens et de services;
• les transferts gouvernementaux;
• les subventions, contributions et dons (non remboursables);
• l'utilisation d'un actif, p. ex. l'amortissement d'une immobilisation, la consommation des stocks ou les charges payées d'avance.

Les charges ne comprennent pas les opérations suivantes :

• l'acquisition ou la construction des immobilisations;
• le remboursement de la dette;
• les placements dans d'autres entités (par le biais de prêts ou d'injection de capitaux).

Pour préciser de plus cette différence, une dépense est liée à l'acquisition d'un bien ou d'un service tandis qu'une charge se rapporte à l'utilisation du bien ou du service acquis. Par exemple, le coût d'acquisition d'une immobilisation corporelle constitue une dépense et l'amortissement de cet actif est traité comme une charge dans l'état des résultats de fonctionnement de l'exercice. Au niveau conceptuel, le coût d'un actif est reporté et constaté à titre de charge d'amortissement au cours de la période pendant laquelle l'actif est utilisé pour l'exécution des programmes du gouvernement.

Un décaissement est une sortie de fonds, sous forme de chèques, de mandats ou de virements électroniques de fonds.

1.5.2 Revenus et encaissements

Les revenus correspondent à des augmentations des ressources économiques par le biais des rentrées de fonds, des améliorations des actifs ou des réductions des passifs, dans le cours normal des activités du ministère. Aux termes des paragraphes SP 1500.83-.84, les revenus doivent être comptabilisés dans l'exercice au cours duquel ont eu lieu les opérations ou les faits dont ils découlent. Par exemple, les redevances sont comptabilisées au cours de l'exercice où les biens et services sont fournis, les taxes de vente et d'accises, dans l'exercice où les ventes sont conclues et les paiements de transfert liés à des ententes de partage de frais, dans l'exercice où les frais sont engagés. Les éléments qu'il est trop difficile de mesurer avant que les fonds soient reçus sont comptabilisés au moment de la réception des fonds. La comptabilisation de tous les revenus du gouvernement assure que les actifs correspondants sont comptabilisés dans l'exercice au cours duquel ils sont créés.

Les revenus comprennent les montants provenant :

• des impôts;
• de la fourniture des biens et des services;
• des intérêts.

Les revenus ne comprennent pas :

• les rentrées de fonds liées aux débiteurs, p. ex. les paiements reçus concernant des débiteurs ou des prêts;
• les remboursements de charges;
• les fonds en dépôt, p. ex. les comptes de dépôt ou fiduciaires, etc.

Les revenus gagnés mais qui n'ont pas été reçus au cours de l'exercice sont inclus dans les débiteurs.

Un encaissement est une rentrée de fonds, sous forme d'espèces, de chèques ou de virements électroniques de fonds.

La présente rubrique fait un survol de la comptabilité d'exercice dans un environnement gouvernemental.

Normes comptables

Les « ministères » appliqueront les principes comptables généralement reconnus (PCGR) aux termes du Manuel de comptabilité de l'Institut canadien des Comptables Agréés (ICCA) pour le secteur public (Manuel SP). Plus précisément, les ministères appliqueront la « comptabilité axée sur les charges » aux termes du Manuel SP  (SP 1500.93). Sous réserve des modifications et des interprétations fondées sur les Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT), le Manuel SP  sera le Manuel de référence faisant autorité. Dans les circonstances où un élément précis n'est pas traité dans le Manuel SP, il faudra alors se référer au Manuel de l'Institut canadien des Comptables Agréés (Manuel de l'ICCA).

Le présent Manuel de comptabilité selon la SIF se réfère aux normes comptables lorsque celles-ci sont pertinentes Ces normes font partie des PCGR. Le cas échéant, le texte présente une courte description des exigences de la norme, ainsi que des précisions sur des traitements comptables supplémentaires ou de rechange. Il y a lieu de se référer aux normes comptables pertinentes pour connaître l'ensemble de leurs exigences.

Tel qu'il a été mentionné à la rubrique 1.2, le présent Manuel ne couvre pas tous les scénarios possibles. De plus, le Manuel SP  et le Manuel de l'ICCA  peuvent manquer de précision dans certaines circonstances. Par conséquent, il peut s'avérer nécessaire de consulter d'autres sources pour déterminer le traitement le plus approprié à une situation particulière. Un manuel de comptabilité intermédiaire ou avancée présentant divers scénarios peut constituer une source précieuse d'information pour les ministères. De plus, le manuel de l'Institut canadien des compagnies immobilières publiques peut être très utile aux ministères qui ont à résoudre des problèmes relatifs à des biens immobiliers.

En outre, les ministères eux-mêmes devront assumer la responsabilité d'élaborer des directives précises concernant leurs activités. Ainsi, chaque ministère doit préparer une ligne directrice en comptabilité qui sera suffisamment précise pour lui permettre de tenir compte de ses circonstances particulières.

Chaque ministère, au sens de l'article 2 de la LGFP, produira chaque année un jeu complet d'états financiers au 31 mars qui devra être dressé de manière à réussir le test d'une vérification. Ces états comprendront l'état de la situation financière, l'état des résultats de fonctionnement, l'état des besoins de trésorerie, l'état des autorisations de dépenser utilisées ainsi que les notes et les annexes y afférentes.

Les états financiers, accompagnés d'une déclaration de responsabilité de la direction et du rapport du vérificateur (en vertu d'une loi ou d'une politique, le cas échéant), devront être fournis au Receveur général du Canada au plus tard le 15 juin de chaque année. Les ministères intégreront ces états financiers dans les rapports ministériels sur le rendement aux fins de publication.

Dans la mesure du possible, l'information financière ministérielle actuellement présentée dans les Comptes publics sera incluse dans les états financiers ministériels ou dans l'information financière supplémentaire afférente aux Comptes publics. Toute l'information financière nécessaire à l'échelle du gouvernement continuera d'être publiée dans les Comptes publics.

Selon le principe de la continuité de l'exploitation, le ministère continuera d'exercer ses activités dans un avenir prévisible et il ne prévoit pas réduire ses opérations.

Les répercussions du principe de la continuité de l'exploitation sont fondamentales. Le principe du coût d'origine (décrit ci-dessous) est d'une utilité relative sans le principe de la continuité de l'exploitation. Par exemple, les politiques d'amortissement ne sont justifiables et appropriées que dans le cas de la continuité des activités du ministère.

La détermination de la base de mesure selon laquelle un élément est comptabilisé dans les états financiers a été l'un des problèmes les plus difficiles à résoudre en comptabilité. Certaines bases ont été établies pour évaluer la valeur d'un élément, p. ex. la valeur de remplacement, la valeur de réalisation nette (le produit net qui est tiré de la vente d'un actif), la valeur actualisée des flux de trésorerie futurs, la valeur marchande, le coût historique (déduction faite de l'amortissement, le cas échéant), etc.

En général, aux termes des PCGR en vigueur, les opérations et les faits sont constatés dans les états financiers en fonction de l'encaisse ou des quasi-espèces payées ou reçues ou de la juste valeur qui leur a été attribuée au moment de leur réalisation, c.-à-d. le coût d'origine. En se fondant sur le coût d'origine pour la tenue des registres, les états financiers présenteront une information objective et vérifiable. Le coût d'origine permet aux utilisateurs des états financiers d'avoir un point de repère stable et cohérent sur lequel ils peuvent compter pour déterminer les tendances.

Ce concept est particulièrement fondamental puisqu'une vive controverse est soulevée par l'évaluation des biens immobiliers et des autres immobilisations corporelles utilisées par les ministères depuis de nombreuses années. Le coût historique n'est pas toujours connu ni pertinent pour les utilisateurs des états financiers et doit être soutenu par une information financière supplémentaire pertinente pour la prise de décision.

Selon le principe du rapprochement, les revenus et les charges sont constatés lorsqu'ils sont respectivement gagnés ou engagés et non pas lorsqu'ils sont respectivement reçus ou payés, ou imputés à un crédit.

Aux termes du principe du rapprochement, l'inclusion ou l'exclusion d'un élément des revenus ou des charges dépendra de l'exercice auquel l'élément est rattaché, au cours duquel il a été reçu ou exécuté ou pendant lequel il a été consommé, utilisé ou perdu, toujours en tenant compte de l'importance relative.

Dans la littérature comptable générale, le principe du rapprochement se rapporte habituellement au rapprochement des revenus et des charges. Toutefois, sauf dans quelques circonstances, les ministères ne génèrent pas de revenus non fiscaux importants et sont plutôt financés par le biais de crédits. Ainsi, le principe du rapprochement doit s'appliquer quelque peu différemment. Par conséquent, les revenus doivent être constatés lorsque les biens ont été vendus ou les services fournis et les charges doivent être rapprochées des extrants de l'exécution des programmes liés à la prestation des services au public.

Par exemple, dans le cas des immobilisations corporelles, une politique de répartition systématique et rationnelle sert à appliquer approximativement le principe du rapprochement. Cette méthode de constatation des charges exige que l'on pose des hypothèses sur les avantages qui sont tirés d'une opération ainsi que sur le coût associé à ces avantages. Le coût d'un actif à long terme est réparti sur les exercices au cours desquels l'actif sera utilisé parce que l'on présume que l'actif contribuera à la production des extrants du programme tout au long de sa vie utile.

Le traitement comptable d'éléments semblables doit être le même tout au long de l'exercice, comme d'un exercice à l'autre. Une telle cohérence est particulièrement importante si, par exemple, les utilisateurs veulent comparer les données d'exercices consécutives pour établir les tendances des revenus et des charges. En général, des modifications de conventions et de méthodes comptables ne doivent être apportées que si elles contribuent à une présentation plus fidèle des états financiers. Toute modification ayant une incidence importante sur les résultats ministériels ou consolidés ne doit être effectuée qu'après en avoir discuté avec le SCT.

La permanence des méthodes ne signifie pas que des organismes distincts doivent appliquer les mêmes méthodes comptables. Il s'agit plutôt d'améliorer la comparabilité entre les ministères. Toutefois, une telle uniformité peut faire en sorte que des circonstances différentes entre les ministères soient présentées comme étant semblables. Par exemple, les politiques d'amortissement doivent être fondées sur ce qui reflète le mieux la consommation d'un actif selon le cadre de fonctionnement particulier, cadre qui peut être différent d'un ministère à l'autre.

L'importance relative est un terme qui sert à décrire la signification de l'information financière à l'intention des utilisateurs. Elle fait appel au jugement en fonction des circonstances. Un élément ou un groupe d'éléments a une importance relative si son omission ou sa présentation erronée peut influer ou modifier sur une décision. En d'autres mots, il doit faire une ou ne doit pas être présenté. Il est difficile de fournir des directives précises pour aider à déterminer quand un élément a une importance relative ou non, puisque celle-ci dépend de la valeur relative de l'élément par rapport à celle des autres et de la nature même de l'élément.

Pour déterminer si un élément ou un groupe d'éléments a une importance relative, les facteurs suivants doivent être pris en considération :

• la valeur de l'élément;
• la nature de l'élément; par exemple, des irrégularités ou des actes frauduleux commis par le personnel ministériel peuvent avoir une importance relative même si les montants étaient peu élevés;
• les incidences cumulatives, soit le total de chacun des montants, sur l'ensemble des états financiers.

Il importe de noter que les informations précises à fournir dans les états financiers annuels, en vertu de la législation, doivent l'être sans égard aux montants concernés.

Il faut faire attention aux éléments négligeables dont la présentation peut influer défavorablement sur la clarté et la compréhension des états financiers et des notes y afférentes.

Les états financiers doivent présenter la substance économique des opérations et des faits même si leur nature juridique peut suggérer un traitement différent. Ainsi, les ministères doivent faire en sorte que les opérations et les faits ayant une incidence sur leur entité soient présentés dans les états financiers d'une manière conforme aux opérations et faits réels sous-jacents. Par conséquent, les opérations et les faits sont comptabilisés et présentés de façon à transmettre leur substance plutôt que leur nature juridique ou autre. Par exemple, a) le preneur doit présenter les contrats de location-acquisition comme étant l'acquisition d'un actif et la prise en charge d'une obligation étant donné qu'aux termes d'un tel contrat, le bailleur transfère au preneur pratiquement tous les avantages et les risques inhérents à la propriété du bien loué, et b) les contributions remboursables apparaissent comme une dépense de l'exercice mais certaines d'entre elles sont en réalité des prêts. Par conséquent, les contributions correspondant à la définition d'un prêt au sens du Manuel SP  doivent être comptabilisées comme un prêt. Certaines contributions devront peut-être être traitées comme des prêts à des conditions de faveur.

Introduction

Du point de vue d'un ministère, l'encaisse comprend les disponibilités détenues, les fonds en transit et les disponibilités à vue.

Il importe de noter que le principal aspect de l'encaisse est lié au traitement quotidien des fonds publics d'un ministère type portés au crédit du Receveur général du Canada. Les écritures relatives à l'encaisse dans les registres du Receveur général du Canada et les montants en devises ne font pas l'objet du présent Manuel.

Références

• SP 1500.49-.51
• NCCT 1.1 et 1.2
• Manuel du Receveur général
• Chapitre 5, « Le Système de services bancaires (SSB) et les ministères »
• Chapitre 10, « Écritures comptables centrales et ministérielles dans un environnement parfaitement conforme à la SIF »

Scénario A - Le ministère encaisse des fonds pour des services rendus

Le ministère reçoit un chèque de 25 000 $ par la poste d'un client pour des services rendus à ce dernier.

Écritures

1) Le ministère reçoit le chèque du client ***

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	25 000	11125	R300	5299
Ct	Revenus, débiteurs, etc.	25 000	*	*	*

Justification du code de CRF : (SP 1500.49-51) -  le ministère comptabilise le chèque comme étant en main et attendant le dépôt dans une banque à charte. L'écriture de contrepartie au crédit touche un poste de revenus ou de débiteurs.

Justification du code d'autorisation : le code d'autorisation est R300, « Autres actifs et passifs ». L'encaisse n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

2) Chèque déposé par le ministère dans une banque à charte ***

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépôts en transit au Receveur général	25 000	11123	R300	5299
Ct	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	25 000	11125	R300	5299

Justification du code de CRF : (NCCT 1.1, SP 1500.49-.51) - le ministère dépose le chèque dans une banque à charte et enregistre le montant comme étant en transit au RG. L'écriture de contrepartie au crédit reflète le transfert des fonds détenus aux dépôts en transit au RG.

Justification du code d'autorisation : le code d'autorisation est R300, « Autres actifs et passifs ». L'encaisse n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

3) Le ministère reçoit un avis du RG confirmant que les fonds ont été envoyés de la banque à charte à la Banque du Canada

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Compte de contrôle des dépôts en espèces	25 000	62DDD	0000	0000
Ct	Dépôts en transit au Receveur général	25 000	11123	R300	5299

Justification du code de CRF : (SP 1500.49-51) - le ministère enregistre les fonds comme étant reçus par le RG, ce qui entraîne une écriture de contrepartie au débit du compte de contrôle des dépôts en espèces. Les trois derniers chiffres du compte de contrôle correspondent au numéro du ministère.

Justification du code d'autorisation : le code d'autorisation est 0000 pour le « Compte de contrôle des dépôts » et R300, « Autres actifs et passifs », pour les dépôts en transit au RG. L'encaisse n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé.

Justification du code d'article :tous les comptes de contrôle du RG, à l'exception des comptes de contrôle des RI, ont un code 0000. Le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

Scénario B - Comptabilisation des fonds par le ministère lors du dépôt à une banque à charte

*** Nota : si le ministère comptabilise des fonds lors du dépôt à une banque à charte, l'écriture est alors une combinaison de l'enregistrement débiteur du point 2) du scénario A et de l'enregistrement créditeur du point 1) du scénario A présentés ci-dessus.

Écritures

1) Le ministère comptabilise les fonds au moment du dépôt ***

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépôts en transit au Receveur général	25 000	11123	R300	5299
Ct	Revenus, débiteurs, etc.	25 000	*	*	*

2) Le ministère reçoit un avis du RG confirmant que les fonds ont été envoyés de la banque à charte à la Banque du Canada.

Il y a lieu de se reporter à l'écriture 3) du scénario A.

Scénario C - Réception par le ministère d'un paiement en trop à un fournisseur

Le ministère reçoit par la poste un chèque de 500 $ par la poste d'un fournisseur, avec une note indiquant que le montant correspond à un paiement en trop de la part du ministère.

Écritures

1) Le ministère reçoit 500 $ d'un fournisseur, montant qui correspond à un paiement en trop.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	500	11125	R300	5299
Ct	Compte d'avances remboursables de la TPS	32.70	13392	G111	8171
Ct	Charges de fonctionnement	467.30	513XX	¥	¤

Justification du code de CRF : (SP 1500.49-51) - le ministère comptabilise les fonds comme étant en main et attendant d'être remis au Receveur général (RG). L'écriture de contrepartie au crédit touche les charges de fonctionnement puisque le montant avait été enregistré initialement comme une charge. Le compte d'avances remboursables de la TPS est imputé au crédit pour la portion de la TPS qui a été payé en trop.

Justification du code d'autorisation : le code d'autorisation est R300, « Autres actifs et passifs ». L'encaisse n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé.. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

¥ Si les fonds sont reçus pendant l'exercice au cours duquel le paiement en trop a été versé, il faut créditer le crédit pertinent, c.-à-d. B11A - Crédit pour dépenses de programmes ou B12A - Crédit pour charges de fonctionnement. Toutefois, si les fonds sont reçus au cours d'un exercice postérieur à celui pendant lequel le montant a été imputé au crédit, l'enregistrement créditeur doit alors être fait au compte « D311 - Autres revenus non fiscaux législatifs - Recouvrements de charges d'exercices antérieurs ».

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. La TPS doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

L'article approprié dépend de la nature du bien ou du service en question.

1) Il y a lieu de se reporter à l'écriture 2) du scénario A.

2) Il y a lieu de se reporter à l'écriture 3) du scénario A.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

On s'attend à ce que la totalité de l'encaisse ait été compensée et déposée à la fin de l'exercice. Par conséquent, sauf pour des exceptions mineures, il ne doit pas y avoir d'encaisse à l'état de la situation financière du ministère en date du 31 mars (NCCT 1.2).

Les débiteurs sont des actifs financiers prenant la forme de créances envers des clients et autres débiteurs pour paiement, biens ou services fournis. Ils comprennent les comptes débiteurs, les prêts non remboursés et les avances comptables.

Les débiteurs doivent être estimés à leur valeur de réalisation nette, c'est-à-dire le montant net que l'on s'attend à recevoir en liquidités, et non pas nécessairement le montant légalement dû. La détermination de la valeur de réalisation nette nécessite l'estimation des débiteurs irrécouvrables. Lorsqu'un compte débiteur est jugé être irrécouvrable, il doit être déduit.

Les débiteurs sont traités comme des actifs financiers dans l'état de la situation financière.

3.2.1 Comptes Débiteurs

Introduction

Les comptes débiteurs sont classés dans les actifs à court terme et sont généralement, mais pas nécessairement, recouvrés au cours de l'exercice. La présente rubrique ne traite pas des débiteurs au titre des revenus fiscaux puisque ce type de débiteurs n'est pas couvert dans le Manuel de comptabilité.

Les comptes débiteurs comprennent les comptes clients, soit les montants dus par les clients pour les biens ou les services fournis dans le cadre des activités normales, et les créances diverses, soit les montants liés à diverses opérations, y compris les revenus de placement (dividendes), les intérêts créditeurs, les remboursements des trop-payés et les recouvrements.

Des créances à recevoir doivent être enregistrées pour les montants estimatifs des biens ou des services fournis mais non comptabilisés à la fin de chaque mois, lorsque ces montants sont importants. Ces écritures doivent être contrepassées une fois que les montants finals sont connus, de sorte que des comptes débiteurs sont comptabilisés à ce moment-là ou au début du mois suivant, en fonction du système ministériel.

Provision pour créances douteuses

Les comptes débiteurs doivent être évalués à leur valeur de réalisation nette, soit le montant net en espèces que l'on prévoit toucher et non pas nécessairement le montant qui est légalement à recevoir. La détermination de la valeur de réalisation nette exige une estimation des créances irrécouvrables.

Une provision pour créances douteuses peut correspondre à un pourcentage des comptes débiteurs ou à un montant établi à l'aide d'une balance chronologique.

Références

• ICCA 3020
• Règlement sur la radiation des créances (1994), en vertu du paragraphe 25(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques

Scénario A - Vente de biens

Le ministère vend des produits d'information à un tiers pour 500 $. (Présumez que le ministère n'a pas d'autorisation de dépenser ses revenus.) Des exemples d'autorisations de dépenser ses revenus sont donnés au scénario B de la rubrique sur les revenus.

Écritures

1) Le ministère vend des produits d'information à un tiers pour 500 $. Les biens n'ont pas encore été payés.

(Hypothèse : la vente a lieu en Ontario. Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les taxes de vente en ce qui a trait aux autres provinces.)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Comptes débiteurs - revenus non fiscaux	575	11221	R300	5399
Ct	Taxe de vente provinciale, sauf la TVH	40	21151	R300	6299
Ct	Taxe sur les produits et services (TPS) (y compris la TVH) à payer à Revenu Canada	35	21134	R300	6299
Ct	Ventes de biens et de produits d'information	500	42315	(*)	4546

Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les revenus, scénario A, écriture 1 pour les justifications des codes de CRF, d'autorisation et d'article.

Les écritures relatives au règlement de la taxe sur les produits et services à payer sont présentées à la rubrique sur les taxes de vente.

Les écritures relatives au règlement de la taxe de vente provinciale (TVP) à payer (qui est traitée comme tout autre compte client) sont présentées à la rubrique sur les créditeurs.

2) Facture payée en totalité

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur généal	575	11125	R300	5299
Ct	Comptes débiteurs - revenus non fiscaux	575	11221	R300	5399

D'autres écritures relatives à l'encaisse sont présentées à la rubrique sur l'encaisse.

Justification du code de CRF : puisque le tiers a payé le ministère, le montant est porté au crédit des comptes débiteurs et augmente les disponibilités détenues par le ministère.

Justification du code d'autorisation : le règlement des comptes débiteurs n'influe pas sur les crédits, de sorte que le code R300 est utilisé.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Le code 5399, « Variation nette des comptes débiteurs », permet de refléter l'incidence nette sur les comptes débiteurs.

Scénario B - Établissement d'une provision pour créances douteuses

En fonction des résultats antérieurs, le ministère peut estimer le pourcentage de ses débiteurs non réglés qui peuvent vraisemblablement devenir irrécouvrables et ce, sans viser de comptes précis. Le pourcentage des débiteurs peut être calculé à l'aide d'un taux pondéré reflétant une estimation des débiteurs irrécouvrables ou d'une balance chronologique fondée sur un pourcentage différent et tenant compte des résultats antérieurs des divers groupes d'âge.

En fonction d'une balance chronologique, le ministère constitue une provision pour créances douteuses de 10 000 $.

Écritures

1) Établissement de la provision pour créances douteuses

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Mauvaises créances	10 000	51732	F122	3462
Ct	Provision pour créances douteuses	10 000	11229	F412	7021

Justification du code de CRF : la provision pour créances douteuses et une somme au titre des mauvaises créances sont comptabilisées en même temps. La provision pour créances douteuses est un compte de contrepartie (d'un compte d'actif) et est déduite du montant brut des débiteurs à l'état de la situation financière.

Justification du code d'autorisation : puisque l'établissement d'une provision pour créances douteuses n'influe pas sur les crédits, des codes F s'appliquent, soit le code F122, « Provisions pour créances douteuses », pour les mauvaises créances, et le code F412, « Modification des provisions pour créances douteuses », au titre de la provision pour créances douteuses.

Justification du code d'article : l'établissement de la provision pour créances douteuses n'influe pas sur les articles. Les mauvaises créances constituent une charge hors caisse et relèvent donc de l'article courant 12 et de la sous-catégorie 34. Le code d'article est 3462 pour les mauvaises créances. La sous-catégorie 70 s'applique aux éléments hors caisse relatifs aux actifs et aux passifs et le code d'article 7021, à la provision pour créances douteuses.

Scénario C1 - Radiation des comptes clients

Un compte client de 300 $ est présumé irrécouvrable et est donc radié.

Écritures

1) Enregistrement de la radiation d'un compte client de 300 $

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Provision pour créances douteuses	300	11229	F412	7021
Ct	Débiteurs - revenus non fiscaux	300	11221	R300	5399

Justification du code de CRF : un compte client doit être radié dès qu'il est présumé irrécouvrable. Le solde est supprimé des registres par le biais d'enregistrements débiteur à la provision pour créances douteuses et créditeur aux débiteurs - revenus non fiscaux.

Justification du code d'autorisation : puisque les charges liées aux produits vendus ont été imputées au départ à un crédit budgétaire (de charges de fonctionnement, de programmes, en capital, etc.), il n'est pas nécessaire de les supprimer des registres par le biais d'un crédit budgétaire. Par conséquent, il n'y a pas d'incidence sur les autorisations. Ainsi, le code R300 s'applique aux débiteurs et le code F412, « Modification des provisions pour créances douteuses », à la provision pour créances douteuses. Même s'il n'y a pas d'incidence sur une autorisation, l'approbation du Conseil du Trésor peut cependant être requise. Il y a lieu de se reporter à l'article 25 de la LGFP et aux articles 4 et 5 du Règlement sur la radiation des créances.

Justification du code d'article : le code 5399, « Variation nette des débiteurs », permet de refléter l'incidence nette sur les débiteurs. La sous-catégorie 70 s'applique aux éléments hors caisse relatifs aux actifs et aux passifs et le code d'article 7021, à la provision pour créances douteuses.

Scénario C2 - Recouvrement d'un compte client qui avait été radié

Le compte client de 300 $ qui avait été radié est recouvré six mois plus tard.

Écritures

1) Enregistrement du recouvrement du débiteur

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Débiteurs - revenus non fiscaux	300	11221	R300	5399
Ct	Provision pour créances douteuses	300	11229	F412	7021

Justification du code de CRF : il faut d'abord rétablir le débiteur par le biais d'enregistrements débiteur aux débiteurs et créditeur à la provision pour créances douteuses.

Justification du code d'autorisation : il n'y a pas d'incidence sur les autorisations. Ainsi, le code R300 s'applique aux débiteurs et le code F412, « Modification des provisions pour créances douteuses », à la provision pour créances douteuses.

Justification du code d'article : le code 5399, « Variation nette des débiteurs », permet de refléter l'incidence nette sur les débiteurs. Le code d'article 7021 s'applique à la provision pour créances douteuses.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	300	11125	R300	5299
Ct	Débiteurs - revenus non fiscaux	300	11221	R300	5399

Justification du code de CRF : la réception du paiement du client accroît les disponibilités détenues par le ministère et les débiteurs sont réduits d'autant.

Justification du code d'autorisation : il n'y a pas d'incidence sur les autorisations. Par conséquent, le code R300 s'applique tant aux débiteurs qu'aux disponibilités détenues par le ministère.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Le code 5399, « Variation nette des comptes débiteurs », permet de refléter l'incidence nette suivant la réception du paiement du client.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les débiteurs sont classés dans les actifs à l'état de la situation financière. Les débiteurs sont évalués aux montants qui doivent être réalisés, c.-à-d. déduction faite de la provision pour créances douteuses.

3.2.2 Prêts à recevoir - Généralités

Introduction

Perspectives de la comptabilité d'exercice

Un prêt à recevoir est un actif financier du gouvernement (agissant en qualité de prêteur) lié à la promesse faite par un emprunteur de rembourser un certain montant à un ou des moments précis ou sur demande, montant auquel s'ajoutent généralement des intérêts.

Les modalités du contrat de prêt en précisent l'échéance. Elles peuvent établir une ou des dates de remboursement ou décrire les circonstances particulières qui détermineront le mode de remboursement. Par exemple, le remboursement peut dépendre d'événements futurs, comme les prix des marchandises ou les résultats de fonctionnement (SP 3050.07).

Constatation

Un prêt à recevoir doit être inscrit à l'état de la situation financière du gouvernement lorsque :

1. le gouvernement assume les risques liés au paiement du capital et des intérêts et acquiert le droit de recevoir ce capital et ces intérêts;
2. le montant du prêt peut être mesuré avec exactitude.

Cela coïncide généralement avec le versement des fonds, l'échange contre d'autres actifs ou la prise en charge d'obligations (SP 3050.26).

Un prêt à recevoir doit être supprimé de l'état de la situation financière du gouvernement lorsqu'il a été remboursé, que les risques et les avantages qui lui sont liés ont été transférés, que le droit au remboursement est venu à échéance ou a été abandonné ou qu'il a été radié (SP 3050.28).

Aux fins des radiations et des provisions, il y a deux types de prêts à recevoir :

1. ceux qui sont imputés à un crédit non budgétaire (crédits G et H);
2. ceux qui sont imputés à un crédit budgétaire (crédit B), p. ex. une contribution remboursable inconditionnelle.

Radiations

Aux fins de la comptabilité d'exercice, lorsque le montant d'une perte a été établi avec assez de précision et que son recouvrement n'est pas réaliste, le prêt à recevoir doit être réduit du montant de la perte (SP 3050.38).

Aux fins de la comptabilité des autorisations, les prêts à recevoir qui ont été imputés à un crédit non budgétaire exigent une imputation à un crédit budgétaire lorsqu'ils doivent être radiés (scénario B), alors que les prêts à recevoir imputés initialement à un crédit budgétaire n'ont pas à être imputés à un crédit lorsqu'ils sont radiés.

Provisions

Il importe de noter que les ministères n'établiront pas de provision à l'égard des prêts à recevoir irrécouvrables (pour les prêts imputés à un crédit non budgétaire). Ces opérations seront centralisées et exécutées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Toutefois, les ministères devront fournir toute l'information nécessaire au SCT afin d'établir la provision même s'ils ne comptabiliseront pas l'opération dans leurs registres.

Dans le cas des prêts à recevoir imputés à un crédit budgétaire, les ministères devront établir une provision à l'égard des prêts qu'ils estimeront irrécouvrables.

Références

• Politique sur les paiements de transfert .
• NCCT 3.2 Transferts (Subventions et contributions)
• SP 3050
• Rubrique Radiation des créances du présent Manuel
• Règlement sur la radiation des créances (1994), en vertu du paragraphe 25(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques
• LGFP, articles 23, 24 et 25

Scénario A

Le ministère accorde un prêt de 500 000 $ à un organisme pour financer la construction de bâtiments d'exposition. Le prêt porte intérêt à un taux de 6 % par année et est remboursable en versements mensuels à la fin de chaque mois pendant une période de cinq ans (il n'y a pas de modalités prévoyant des réductions aux termes de ce scénario).

Écritures

1) Versement du prêt de 500 000 $

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Prêts à recevoir	500 000	13341	H/G*	5010
Ct	Créditeurs	500 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le prêt est inscrit dans les registres à sa valeur comptable.

Justification du code d'autorisation : les prêts à recevoir ordinaires de type H/G* sont imputés à des crédits non budgétaires. Dans le cas présent, le code H201 est approprié mais, selon la situation, le crédit imputé peut être soit un crédit de prêt non législatif HXXX, soit un crédit de prêt législatif GXXX.

Justification du code d'article : le code 5010, « Acquisition de prêts en espèces », sert à établir le prêt à recevoir. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », sert à indiquer l'établissement d'un créditeur.

2) Comptabilisation des intérêts courus à recevoir et des intérêts créditeurs

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Intérêts courus à recevoir	2 500	11234	R300	5399
Ct	Autres revenus de placements (RP) provenant de tiers (intérêts créditeurs)	2 500	42129	E500	4804

Justification du code de CRF : à mesure que des intérêts sont générés, ils sont constatés périodiquement en tant que revenus de la période. Dans le cas présent, les intérêts courus à recevoir et les intérêts créditeurs sont comptabilisés mensuellement. Toutefois, selon le seuil d'importance relative du ministère, les intérêts peuvent être enregistrés moins souvent. Le montant des intérêts pour le premier mois est calculé de la manière suivante : 500 000 $ x (6 %/12 mois) = 2 500 $.

Justification du code d'autorisation : les intérêts courus à recevoir n'influent pas sur les crédits, de sorte que le code R300 s'applique. Le code E500 sert à enregistrer les intérêts créditeurs sur les prêts.

Justification du code d'article : le code 4804, « Intérêts sur les prêts et avances d'entreprises privées au Canada », sert à enregistrer les intérêts créditeurs sur les prêts. Le code 5399, « Variation nette des débiteurs », permet de refléter l'incidence nette sur les intérêts courus à recevoir.

3) Pour enregistrer les remboursements périodiques du prêt

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	9 666,40	11125	R300	5299
Ct	Prêts à recevoir	7 166,40	13341	H/G*	5015
Ct	Intérêts courus à recevoir	2 500,00	11234	R300	5399

Justification du code de CRF : à mesure que le prêt est remboursé, les disponibilités en espèces du ministère augmentent, comme le reflète l'enregistrement débiteur aux « Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général ». Le montant impayé du prêt à recevoir est également réduit. Lorsque les intérêts sont payés, les intérêts courus à recevoir diminuent. Le montant du remboursement du prêt est de 9 666,40 $, soit la somme de 7 166,40 $ (tranche du capital) et de 2 500 $ (intérêts). Un logiciel spécialisé sert à calculer ces montants.

Justification du code d'autorisation : H/G* le remboursement du prêt doit être retourné au code de crédit qui a été imputé lorsque le prêt a été lancé. Ceci permettra la préparation de l'information pour le tableau Provenance et utilisation des autorisations budgétaires par portefeuille ministériel dans le volume II, partie I des Comptes publics. Le retour du remboursement au crédit imputé lorsque le prêt a été lancé ne permet pas au ministère d'utilisé ce montant pour des avances additionnelles de prêts. La charge est au ministère de s'assurer de l'application propre des codes d'autorisation. Si le remboursement de prêt n'influe pas sur les crédits, le code R300 s'applique à l'égard tant des prêts à recevoir que des intérêts courus à recevoir. L'encaisse n'influe pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 s'applique.

Justification du code d'article : Le ministère comptabilise les fonds comme reçus par le RG, ce qui entraîne une écriture de contrepartie au débit pour refléter l'incidence sur les comptes de contrôle des dépôts. Le code 5015, « Remboursement de prêts en espèces », sert à indiquer le remboursement du prêt. Le code 5399, « Variation nette des débiteurs », permet de refléter l'incidence nette sur les intérêts courus à recevoir. Le code 5299, « Augmentation ou diminution nette de l'encaisse », permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

Scénario B - Radiation d'un prêt à recevoir

Le ministère a déterminé qu'une tranche de 50 000 $ du prêt accordé est irrécouvrable, de sorte que ce montant devra être radié. Le ministère a obtenu l'autorisation nécessaire pour la radiation du prêt.

Écritures

1) Radiation du prêt

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Mauvaises créances	50 000	51732	B161	3215/3217
Ct	Prêts à recevoir	50 000	13219	F319	5021

Justification du code de CRF : un prêt à recevoir doit être radié aussitôt qu'il est jugé irrécouvrable. Le solde est supprimé des registres par le biais d'un enregistrement débiteur aux mauvaises créances et d'un enregistrement créditeur aux prêts à recevoir. Les mauvaises créances sont imputées directement étant donné que le ministère n'a pas établi de provision pour mauvaises créances à l'égard de ces prêts.

Justification du code d'autorisation : puisque le prêt à recevoir a été imputé initialement à un crédit non budgétaire, une radiation exige une imputation à un crédit budgétaire. Afin de radier le prêt à recevoir, la charge pertinente est imputée selon le code B161, « Radiation de dettes ». Toutefois, ce code ne s'applique qu'aux prêts non législatifs ayant été accordés. Le code B162 doit être utilisé si le prêt fait l'objet d'une remise. De plus, une autorisation parlementaire est nécessaire à la radiation du prêt. Un code F sert à effectuer un enregistrement créditeur relatif à une radiation. Se référer à la section 3.2.4 Radiation des créances pour plus d'information.

Justification du code d'article : si le prêt est radié, le code d'article est 3215 « Radiations de prêts, dotations en capital et avances ». Si le prêt fait l'objet d'une remise, le code d'article est 3217, « Remises de prêts, dotations en capital et avances ». La radiation d'un prêt exige l'utilisation du code 5021.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les prêts à recevoir doivent être présentés dans les actifs financiers à l'état de la situation financière du ministère.

Pour décrire les conventions comptables choisies et appliquées aux prêts à recevoir, les ministères doivent présenter :

1. le fondement de l'évaluation initiale à l'état de la situation financière;
2. la convention relative aux provisions pour moins-value, aux radiations et aux recouvrements;
3. la convention relative à la constatation des intérêts créditeurs (SP 3050.54).

Les états financiers ministériels doivent présenter la nature et les modalités des catégories importantes de prêts à recevoir, y compris :

1. le coût comptabilisé, la provision pour moins-value connexe et la valeur recouvrable nette;
2. les modalités générales des prêts à recevoir :
   1. le mode de remboursement;
   2. le taux d'intérêt appliqué;
   3. une description des modalités de remise et autres dont les prêts sont assortis;
   4. les sûretés détenues pour la catégorie de prêts;
3. le montant des prêts à recevoir libellés en devises, la devise pertinente, l'équivalent en dollars canadiens et la méthode de conversion (SP 3050.56).

3.2.2.1 Contributions remboursables inconditionnelles

Introduction

Les contributions remboursables sans condition (CRC) sont des contributions qui doivent être remboursées sans réserve. L'accord de contribution fait état de modalités de remboursement précises qui déterminent la date et le montant des versements.

À toutes fins pratiques, ce type de contribution est un prêt. En conséquence, ces contributions sont classées en conformité des dispositions régissant les Prêts en cours PS 3050 et inscrites sous la rubrique « Prêts, investissements et avances - transferts ».

Advenant que la CRC soit assortie de conditions avantageuses importantes, p. ex., un taux d'intérêt peu élevé ou aucun intérêt, elle sera alors inscrite en conformité du PS 3050.20.

• L'expression « importantes », dans ce contexte, signifie que la portion subvention est supérieure à 25 % du montant de la contribution. La portion subvention serait inscrite au titre de paiement de transfert.
  
  (Veuillez noter ce qui suit : Cette condition doit être respectée, à défaut de quoi le prêt sera enregistré à sa valeur nominale et aucunes conditions avantageuses ne seront accordées.)
  
  
• La valeur déclarée du prêt à la date d'émission doit correspondre à sa valeur nominale moins le montant de la subvention comme telle. Ce dernier montant doit être amorti en tant que revenu de façon rationnelle et systématique pendant la durée du prêt. (PS 3050.24)
• Le taux d'intérêt du Fonds du revenu consolidé du Canada pour une durée similaire, en vigueur à la date à laquelle l'accord de contribution prend effet, correspond au taux d'escompte utilisé pour déterminer la valeur actuelle du prêt.

Des provisions pour moins-value adéquates doivent être inscrites au titre des CRC à recouvrer par le ministère de façon à tenir compte des sommes recouvrables et du risque des pertes. De plus, les ministères doivent procéder à la radiation de prêts irrécouvrables.

Références

• Politique sur les paiements de transfert .
• DCT 3.2 Transferts (Subventions et Contributions)
• PS 3050

Scénario A- Contributions remboursables sans condition - Conditions privilégiées

Le ministère accorde une contribution remboursable sans condition (CRC) de 192 000 $ à Joe's Widget Manufacturing Co. (en guise de subvention) le 1^er juin 2001. Les modalités de l'entente stipulent que l'entreprise doit rembourser le montant total de la contribution, sans intérêt, en 48 versements mensuels égaux de 4 000 $ à compter du 1^er juin 2004. Le ministère a déterminé que les modalités du prêt proviennent d'une subvention qui est de 25% plus élevé que la contribution remboursable.

Écritures

1) Inscrire un décaissement de 192 000 $ au profit de Doe's Widget Manufacturing Co le 1^er juin 2001.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Prêts en cours - CRC	192 000 00	13381	B15A*	2151
Dt	Charge au titre de paiement de transfert	48 279.90	51159	F999	3453
Ct	Escompte non amorti sur transferts	48 279.90	13388	F322	3453
Ct	Comptes créditeurs	192 000 00	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : Conformément au PS 3050.24, le prêt est inscrit à sa valeur nominale moins le montant de la subvention comme telle. La valeur nominale du prêt (192 000 $) comporte deux volets, à savoir le capital et les intérêts non exigés. Le montant des intérêts correspond à l'escompte non amorti, qui représente également le montant de la subvention dans le cas qui nous intéresse. L'escompte non amorti de 48 279.90$ est calculé en actualisant le montant du prêt de 192 000 $ à l'aide du taux d'intérêt du Fonds du revenu consolidé du Canada, évalué à 6 %. Puisque 48 279.90$ représente plus de 25% de la contribution remboursable de 192 000$ (48 000$), la partie représentant la subvention doit être enregistré comme une dépense de transfert de paiement.

Le montant de 192 000 $ correspond à la valeur future du prêt étant donné qu'il s'agit de la somme totale que le bénéficiaire doit rembourser (4 000 $ x 48 paiements). Par conséquent, ce montant doit être actualisé de façon à pouvoir déterminer la valeur actuelle nette du prêt. En raison de la répartition des paiements, le calcul de la valeur actualisée est assez complexe.

• La première étape consiste à actualiser les 48 versements mensuels de 4 000 $ à la date du premier versement (1^er juin 2004).
• La deuxième étape consiste à actualiser le montant calculé à l'étape 1 à la date à laquelle le prêt a été consenti au bénéficiaire (1^er juin 2001).
• La troisième étape consiste à déterminer l'escompte non amorti en tenant compte de la différence entre la valeur nominale du prêt et le montant actualisé du prêt.

Étape 1

Dans l'hypothèse où des versements mensuels de 4 000 $ sont effectués au début de chaque mois, on aurait recours à un facteur correspondant à la valeur actuelle d'un versement de début de période (VAVDP). Le facteur d'actualisation utilisé pour effectuer ce calcul serait donc 42.7932 (VAVDP : 48périodes à.005 %).

• .005% = 6 % divisé par 12 mois. Étant donné qu'il s'agit de versements mensuels, il faut calculer un taux d'intérêt mensuel.
• Le montant suivant serait donc obtenu : 171 172.80 $ = 4 000 $/mois X 42.7932 (VAVDP : 48périodes à.005 %)

Étape 2

1. Il faut actualiser la somme du paiement actualisé (171 172.80$) au 1er juin 2001, soit la date d'émission du prêt. On utilise le facteur d'actualisation correspondant à la valeur actuelle d'un montant individuel (VAMI, 3 périodes à 6  % =.83962).

Le montant suivant serait ainsi obtenu :

143 720.10 =171 172.80 $ x.83962 (VAMI 3 périodes à 6 %)

Étape 3

Le montant de l'escompte non amorti représente la différence entre la valeur nominale du prêt et la valeur actualisée du prêt.

Le montant suivant serait ainsi obtenu :

48 279.90 $ = 192 000,00 $ - 143 720.10 $

L'escompte non amorti sur les transferts correspond au montant de la subvention et constitue un élément d'actif en contrepartie au compte Prêts en cours - CRC. Ces deux articles sont soustraits l'un de l'autre, de façon à obtenir le solde requis pour établir l'état de la situation financière. La fraction du prêt sans intérêt constitue un privilège et représente plutôt une subvention. Par conséquent, ce montant devrait plutôt être inscrit à titre de dépense. C'est pourquoi le montant de 48 279.90$ est débité aux paiements de transfert. Étant donné que la valeur nominale du prêt correspond au montant que le Ministère prête à l'entreprise, la somme de 192 000 $ est inscrite au compte créditeur.

Justification du code d'autorisation : Dans cet exemple, un versement au titre d'une CRC est imputé à un crédit budgétaire, à savoir B15A(*) - Crédit au titre des subventions et contributions, mais selon la structure des crédits budgétaires du ministère, le versement pourrait tout aussi bien être imputé à un crédit au titre d'un programme - B11A. Étant donné que les comptes créditeurs n'ont aucune incidence sur l'affectation des crédits budgétaires, R300 est utilisé. Le concept des conditions financières avantageuses résultant en l'octroi d'une subvention correspond strictement à de la comptabilité d'exercice. Cela n'a aucune incidence sur les autorisations; c'est pourquoi on utilise des codes F pour les dépenses au titre des paiements de transfert et l'escompte non amorti sur les transferts.

Justification du code d'article : On doit avoir recours au « 6299 - Augmentation ou diminution nette à d'autres comptes de passifs » pour faire état de la mise en place des comptes créditeurs. « 2151 - Subventions remboursables à une industrie » sert à cette étape à faire état de l'octroi du paiement de transfert. Le concept des conditions financières avantageuses résultant en l'octroi d'une subvention correspond strictement au principe d'annualité. Cela n'a aucune incidence sur les autorisations, c'est pourquoi on utilise le même code pour la dépense et l'escompte non amorti, « 3453-Reconnaissance des dépenses non amorties associées à un élément d'actif ».

2) Inscrire l'amortissement de l'escompte en fin d'exercice, le 31 mars 2002

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Escompte non amorti sur CR	5 747.60	13388	F322	7099
Ct	Amortissement des escomptes relatifs aux CR	5 747.60	42161	F251	7099

Justification du code de CRF : Conformément au PS 3050.24, l'escompte doit être amorti en tant que revenu de façon rationnelle et systématique pendant la durée du prêt. Pour faciliter les démarches administratives, on suggère d'amortir l'escompte non amorti en ligne droite en fonction de la durée du prêt. Ainsi, le montant inscrit au compte de contrepartie (escompte non amorti sur CR) est réaffecté au compte « Amortissement des escomptes relatifs aux contributions remboursables », utilisé à titre de compte de produits.

Le prêt est sur une durée de sept ans ou 84 mois (36 mois sans paiements et 48 mois avec paiements). La valeur actualisée non amortie de la contribution remboursable sera amorti sur la période du prêt. Le taux mensuel sera de 574,76$ (48 279.90$ / 84 mois). Au 31 mars 2002, le montant de 5 747.60 (10 mois * 574.76$) sera amorti.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit strictement d'une écriture conforme au principe d'annualité. Il n'y a aucune incidence sur l'autorisation; c'est pourquoi seuls des codes F sont utilisés.

Justification du code d'article : Il s'agit strictement d'une écriture conforme au principe d'annualité. Il n'y a aucune incidence sur l'objet; c'est pourquoi on utilise le même code d'article pour les deux côtés de l'écriture, le « 7099 - Augmentation ou diminution nette en rapport avec d'autres transactions ».

3) Inscrire le versement mensuel au Ministère à compter du 1^er juin 2004.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	4 000	11125	R300	5299
Ct	Prêts en cours - CRC	4 000	13381	E500	2151

Justification du code de CRF : Au fur et à mesure que le prêt est remboursé au Ministère, le compte « Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général » est débité et le montant du prêt en cours est réduit d'un montant équivalent.

Justification du code d'autorisation : Au fur et à mesure que le prêt est remboursé, le montant des remboursements est porté au titre des produits divers, autorisation E500, étant donné que ces montants sont crédités à titre de recettes, à des fins d'autorisation. L'encaisse n'influe pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 s'applique.

Justification du code d'article : Au fur et à mesure que le prêt est remboursé, le remboursement doit être inscrit au niveau des objets : le « 2151-Subventions remboursables à l'industrie » est utilisé, étant donné qu'il s'agit du remboursement d'une somme. Le code 5299, « Augmentation ou diminution nette de l'encaisse », permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

Scénario B - Déterminer une provision pour les prêts douteux

À la lumière des expériences passées, un Ministère est en mesure d'évaluer le pourcentage des prêts en cours qui seront sans doute irrécouvrables. Le pourcentage de prêts en cours peut s'appliquer au moyen d'un taux pondéré qui représente une estimation des prêts en cours irrécouvrables. (Veuillez noter que ce scénario est tout à fait indépendant du scénario A.)

Le Ministère évalue à 50 000 $ le montant irrécouvrable au titre des contributions remboursables sans condition.

Écritures

1) Provision pour prêts qui ne seront pas remboursés

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Créances douteuses	50 000	51732	F122	3462
Ct	Provision pour prêts douteux	50 000	13389	F412	7021

Justification du code de CRF : Lorsqu'on inscrit une provision pour prêts douteux, on inscrit au même moment une dépense pour créances douteuses. La provision pour prêts douteux est dans un compte de contrepartie ( p. ex., d'un compte d'actif) et elle est soustraite du montant brut des prêts en cours sur l'« État de la situation financière ».

Justification du code d'autorisation : Étant donné que la provision pour prêts douteux n'a pas d'incidence sur les crédits budgétaires, on se sert des codes F. Le « F122 - Provisions pour créances douteuses » est utilisé au titre de ce type de dépenses, tandis que le « F412 - Modifications apportées aux provisions pour prêts douteux » est utilisé au titre de la provision pour prêts douteux.

Justification du code d'article : Il n'y a pas d'incidence sur les objets au moment d'établir une provision pour créances douteuses. Les dépenses au titre des créances douteuses constituent une dépense hors caisse; c'est pourquoi elles font partie de l'article courant 12 et de la sous-catégorie 34. L'article économique utilisé est le 3462. Quant aux articles hors caisse associés aux éléments d'actif et de passif, on utilise la sous-catégorie 70. Le 7021 est utilisé pour la Provision pour réduction de la valeur des créances.

Scénario C - Radiation d'une CRC

Le Ministère a inscrit une CRC assortie de conditions privilégiées dans ses livres, d'une valeur de 20 000 $, et un escompte non amorti de 2 000 $. Ce prêt est considéré comme étant irrécouvrable et est radié.

Écritures

1) Inscrire la radiation de la CRC de 20 000 $

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Provision pour prêts douteux	18 000	13389	F412	7021
Dt	Escompte non amorti sur les transferts	2 000	13388	F322	7099
Ct	Prêts en cours - CRC	20 000	13381	R300	5021

Justification du code de CRF : Une CRC doit être radiée dès que l'on a déterminé qu'elle est irrécouvrable. Le solde est supprimé dans les livres en débitant la provision pour réduction de la valeur des créances, en créditant les prêts en cours - CRC, puis en débitant tout escompte non amorti restant sur les transferts.

Justification du code d'autorisation : Il n'y a aucune incidence sur les crédits budgétaires. Étant donné que la CRC a été imputée au départ à un crédit budgétaire (crédit pour subventions et contributions ou programme), il n'est pas requis de la radier des livres au moyen d'un crédit budgétaire étant donné qu'elle a déjà été imputée à un crédit budgétaire. En conséquence, il n'y a aucune incidence sur les crédits. Donc, R300 est utilisé pour les prêts en cours - CRC, F322 « Escompte non amorti sur les contributions remboursables » est utilisé pour l'escompte non amorti sur les transferts et F412, « Modifications apportées aux provisions pour créances douteuses » est utilisé pour la provision pour prêts douteux. Nonobstant le fait qu'il n'y a aucune incidence sur les crédits, l'approbation du Conseil du Trésor pourrait quand même être exigée. Voir l'article 25 de la LGFP de même que les paragraphes 4 et 5 du Règlement sur l'amortissement de dettes.

Justification du code d'article : Le « 5021 - Radiation de prêts » est utilisé pour procéder à la radiation d'un prêt en cours. Quant aux articles hors caisse associés aux éléments d'actif et de passif, on utilise la sous-catégorie 70. Le 7021 est utilisé pour la Provision pour réduction de la valeur des créances et le 7099 pour l'escompte non amorti sur les transferts.

Exigences du Ministère relatives à la présentation et à la publication des états financiers

Les prêts en cours doivent être inscrits sans tenir compte de l'escompte non amorti et de la provision pour créances douteuses sous la rubrique « Avoirs financiers » de l'État de la situation financière du Ministère.

Dans la description des politiques comptables choisies par une administration publique au titre de ses prêts en cours, les ministères doivent faire état de ce qui suit :

1. La base de mesure initiale sur l'état de la situation financière;
2. La politique relative aux provisions pour moins-value, aux radiations et aux recouvrements;
3. La politique en matière de comptabilisation des intérêts (PS 3050.54).

Les états financiers d'un ministère doivent indiquer la nature des prêts en cours les plus importants, de même que les conditions qui les régissent, notamment :

1. La valeur déclarée, la provision pour moins-value et la valeur recouvrable nette;
2. Les modalités et conditions générales régissant les prêts en cours, par exemple :
   1. Les conditions de remboursement;
   2. Les conditions relatives aux intérêts;
   3. Une description des conditions régissant la renonciation à une créance et autres conditions associées aux prêts;
   4. La garantie associée à la catégorie du prêt;
3. Le montant des prêts en cours en devises étrangères, le montant exprimé en devises, le montant équivalent en dollars canadiens et la méthode de conversion (PS 3050.56).

3.2.3 Avances comptables

Introduction

La présente rubrique fournit de l'information sur la comptabilisation des avances comptables versées conformément à l'article 38 de la LGFP et au Règlement sur les avances comptables. Elle ne s'applique pas aux paiements faits d'avance en vertu de l'alinéa 34b) de la LGFP.

Le traitement comptable présenté ci-dessous ne s'applique pas au MDN puisque ce dernier a son propre crédit d'avances de fonds de roulement. Dans le cas du MAECI, le traitement comptable ne concerne pas les crédits de prêt L11 et L12.

Les avances comptables se répartissent en deux catégories et sont comptabilisées différemment :

1. les avances permanentes;
2. les avances temporaires autres que les avances permanentes.

En général, les avances permanentes comprennent la petite caisse, la caisse d'appoint et les avances permanentes de voyage, tandis que les avances temporaires sont essentiellement des avances temporaires liées à des voyages précis.

Les avances permanentes sont imputées directement au crédit L15b de TPSGC en vertu de la Loi de crédits nº 3 de 1990-1991. Puisque les ministères utilisent un crédit de TPSGC pour affecter les avances permanentes, ils doivent obtenir l'approbation de TPSGC avant de le faire.

Les avances temporaires versées par les ministères au cours de l'exercice sont imputées à leurs crédits pour charges de fonctionnement ou de programmes. Celles en cours à la fin de l'exercice sont réinscrites aux crédits pour charges puis transférées à TPSGC. L'écriture est contrepassée au début du nouvel exercice. En matière d'affectation des crédits, les seules avances temporaires qui doivent être reportées sont celles liées aux voyages prévus au cours du nouvel exercice ou couvrant deux exercices.

Références

• LGFP, article 38
• Règlement sur les avances comptables

Scénario A - Émission d'une avance permanente

Un employé reçoit une avance permanente de 5 000 $. Par la suite, des charges de 3 978,56 $ sont engagées, moment auquel une demande de remboursement est présentée. On détermine par la suite que le montant de l'avance est excessif, de sorte que ce montant est réduit à 4 000 $.

Écritures

1) Une avance permanente de 5 000 $ est émise à un employé sous forme de chèques du RG.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Avances permanentes	5 000	13315	H181	5030
Ct	Créditeurs	5 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : afin d'enregistrer et de contrôler l'avance émise à l'employé, le montant de celle-ci est inscrit au débit de l'actif « Avances permanentes ». Il s'agit fondamentalement d'un type de débiteur inclus dans les prêts, placements et avances.

Justification du code d'autorisation : puisque le crédit auquel ces paiements sont imputés provient du crédit de prêt lié au fonds de roulement L15b de TPSGC, le code d'autorisation H181 s'applique. Puisque les créditeurs n'influent pas sur les autorisations, le code R300 est utilisé.

Justification du code d'article : le code 5030, « Acquisition d'autres avances en espèces », est utilisé puisque la classification de l'article détermine la nature de l'opération (c.-à-d. verser une avance à un employé - une partie externe). Les articles appropriés établissent le type des biens ou des services acquis qui seront imputés lorsque l'avance sera remboursée. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur.

2) L'employé engage des charges de 3 978,56 $ et présente une demande de remboursement.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	3 718,28	51321	B11A/B12A	XXXX
Dt	Compte d'avances remboursables de la TPS	260,28	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	3 978,56	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque les avances permanentes sont traitées selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe, tout remboursement de décaissements à même l'avance permanente est constaté comme une charge de fonctionnement. Le remboursement versé au bénéficiaire rétablit l'avance permanente à son montant initial. Puisque l'employé a payé la TPS avec ses achats, ce montant doit être inscrit au compte d'avances remboursables de la TPS. Tout montant de taxe de vente provinciale est inclut avec les charges de fonctionnement.

Justification du code d'autorisation : les charges dont le remboursement est demandé par le bénéficiaire de l'avance permanente constituent une charge légitime à imputer au crédit ministériel. Selon la structure des crédits du ministère concerné, c'est le crédit B11A ou B12A qui s'applique. D'autres codes d'autorisation peuvent s'imposer dans le cas de scénarios différents, p. ex. si les charges devaient être imputées à un compte à fins déterminées (CFD). Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : les articles applicables dépendent de la nature des charges engagées lorsque l'avance permanente est remboursée et ramenée à son montant initial. Les ministères doivent coder le total de toutes les opérations individuelles d'une valeur inférieure à 100 $ selon la politique sur les opérations effectuées avec des cartes d'achat. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer ou d'augmenter un créditeur. Puisqu'on retrouve des taxes dans l'achat, la TPS doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

3) On détermine que le montant de l'avance permanente est excessif, de sorte que ce montant est réduit à 4 000 $.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	1 000	11125	R300	5299
Ct	Avances permanentes	1 000	13315	H181	5035

Justification du code de CRF : puisque le montant dont l'employé est responsable a été réduit, le compte d'actif « Avances permanentes » doit être réduit, de sorte qu'il est crédité pour refléter le paiement du bénéficiaire.

Justification du code d'autorisation : puisque l'autorisation liée à l'avance permanente provient du crédit de prêt lié au fonds de roulement L15b de TPSGC, ce compte doit être crédité par le biais du code d'autorisation H181. Les disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général n'influent pas sur un crédit, ce qui explique l'application du code R300.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Le code 5035, « Remboursement en espèces d'autres avances », sert à enregistrer la réduction totale ou partielle d'une avance permanente.

Scénario B - Émission d'une avance de voyage

1) Un employé reçoit une avance de voyage de 1 000 $. Par la suite, les scénarios indépendants suivants se produisent.

2a) Une demande de remboursement de 1 107,10 $ est présentée.

2b) Une demande de remboursement de 937,89 $ est présentée.

2c) L'avance est toujours en cours à la fin de l'exercice mais le voyage a été effectué.

2d) L'avance est toujours en cours à la fin de l'exercice parce que le voyage ne sera pas achevé avant le début du nouvel exercice.

1) Un employé reçoit une avance de voyage de 1 000 $ sous forme d'un chèque du RG.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Avances comptables	1 000	13314	B11A/B12A	5032
Ct	Créditeurs	1 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : afin d'enregistrer et de contrôler l'avance émise à l'employé, le montant de celle-ci est inscrit au débit de l'actif « Avances comptables ».

Justification du code d'autorisation : selon la structure des crédits du ministère, l'avance de voyage est imputée au crédit pour dépenses de programmes B11A ou de fonctionnement B12A au moment où elle est versée. Puisque les créditeurs n'influent pas sur les crédits, le code R300 s'applique.

Justification du code d'article : le code 5032, « Acquisition d'avances de voyage », s'applique puisque la classification de l'article détermine la nature de l'opération (c.-à-d. verser une avance de voyage). Une fois que la demande de remboursement a été traitée, l'avance est reclassée en fonction des articles appropriés relativement au type des biens ou des services acquis. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer ou d'augmenter un créditeur.

2a) L'employé présente une demande de remboursement. Le montant des charges s'élève à 1 107,10 $ (incluant 72,43 $ de TPS).

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	1 034,67	51321	B11A/B12A	0201
Dt	Compte d'avances remboursables de la TPS	72,43	13392	G111	8171
Ct	Avances comptables	1 000,00	13314	B11A/B12A	5032
Ct	Créditeurs	107,10	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : les charges de fonctionnement réelles doivent être inscrites pour l'exercice. Puisque l'avance comptable n'est plus en cours, elle est ainsi contrepassée. Étant donné que le ministère doit un solde de 107,10 $ à l'employé, ce montant doit être constaté et inscrit dans les créditeurs. Puisque l'employé a payé la TPS avec ses achats, ce montant doit être inscrit au compte d'avances remboursables de la TPS. Le montant de la taxe de vente provinciale est inclut avec les charges de fonctionnement.

Justification du code d'autorisation : dans ce cas, les charges de fonctionnement sont supérieures à l'avance comptable émise à l'employé. La différence doit être imputée au crédit approprié ou à un autre code d'autorisation, p. ex. un CFD, en compensant les charges de fonctionnement et les avances comptables et en les imputant au même crédit, c.-à-d. B11A ou B112 (selon la structure des crédits du ministère). Si la charge doit être imputée à un autre code d'autorisation, p. ex. un CFD, l'autorisation doit alors être créditée pour les pleins montants de l'avance et de la charge imputés à l'autre code d'autorisation. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : le code 0201, « Voyage - employés de la fonction publique », s'applique puisque les charges de fonctionnement sont liées aux déplacements d'un fonctionnaire. Toutefois, d'autres articles de rapport « 020 » peuvent s'appliquer selon la nature du poste. Le code 5032, « Acquisition d'avances de voyage », sert à refléter le remboursement de ces avances. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer ou d'augmenter un créditeur. Puisqu'on retrouve des taxes dans l'achat, la TPS doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

2b) Le montant des charges s'élève à 937,89 $ (incluant 61,36 $ de TPS). L'employé présente une demande de remboursement ainsi qu'un chèque pour le montant dû.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	876,53	51321	B11A/B12A	0201
Dt	Compte d'avances remboursables de la TPS	61,36	13392	G111	8171
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	62,11	11125	R300	5299
Ct	Avances comptables	1 000,00	13314	B11A/B12A	5032

Justification du code de CRF : pour les charges de fonctionnement, il y a lieu de se reporter à l'écriture 2a) du scénario B ci-dessus. Puisque l'employé a engagé moins de 1 000 $ (l'avance comptable), un montant de 62,11 $ est recouvré.

Justification du code d'autorisation : puisque le montant de l'avance a été imputé auparavant aux crédits ministériels, il est nécessaire de réduire la charge nette aux crédits. Pour que l'incidence sur les crédits soit nulle, les enregistrements débiteur et créditeur doivent affecter le même code. Dans le cas présent, il est suggéré d'utiliser le même code d'autorisation que pour l'avance initiale, c.-à-d. B11A ou B12A. Les disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur générale n'influent pas sur les crédits, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : le code 0201, « Voyage - employés de la fonction publique », s'applique puisque ces charges de fonctionnement sont directement liées aux voyages des fonctionnaires. Toutefois, d'autres articles de rapport « 020 » peuvent s'appliquer selon la nature du voyage ou de la réinstallation. Le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Le code 5032, « Acquisition d'avances de voyage », sert à refléter le règlement de l'avance de voyage.

2c) L'avance est toujours en cours à la fin de l'exercice mais le voyage a été effectué.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	1 000	51321	F116	0201
Ct	Charges courues à payer	1 000	21113	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque l'avance est en cours et que le montant exact du remboursement n'est pas connu, une charge à payer est comptabilisée en se fondant sur le montant estimatif. L'écriture sera contrepassée au début du nouvel exercice.

Justification du code d'autorisation : puisque l'avance comptable a déjà été imputée au crédit applicable lorsqu'elle a été accordée, aucune imputation supplémentaire à un crédit ne doit être enregistrée afin d'éviter une double imputation. Ainsi, un code F116 est utilisé (les codes F n'influent pas sur les autorisations. Les charges courues à payer n'influent pas sur les crédits, de sorte que le code R300 s'applique.

Justification du code d'article : le code 0201, « Voyage - employés de la fonction publique », s'applique puisque ces charges de fonctionnement sont directement liées à celles engagées par un fonctionnaire pour un voyage en service commandé. Toutefois, d'autres articles de rapport « 020 » peuvent s'appliquer selon la nature du poste. Le code 6299, «  Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet de refléter une augmentation des charges courues à payer.

2d) L'avance est toujours en cours à la fin de l'exercice parce que le voyage ne sera pas achevé avant le nouvel exercice.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Avances comptables	1 000	13314	H182	5049/5032
Ct	Avances comptables	1 000	13314	B11A/B12A	5049/5032

Justification du code de CRF : il n'y a pas d'incidence en comptabilité d'exercice. Par conséquent, un montant équivalent est porté au débit et au crédit du même compte.

Justification du code d'autorisation : puisque l'avance est toujours en cours à la fin de l'exercice, le montant ne doit pas être imputé au crédit pour dépenses de programmes B11A ou de fonctionnement B12A du ministère pour l'exercice écoulé. Par conséquent, il doit être retiré et transféré à un crédit spécial, selon le code H182, « Paiements au titre des avances comptables temporaires (p. ex. avances de voyage à la fin de l'exercice) », et ne doit refléter que les avances versées pendant l'exercice écoulé pour des voyages qui seront achevés au cours du nouvel exercice. Il doit être contrepassé au cours du nouvel exercice.

Justification du code d'article : il n'y a pas d'incidence sur les articles. Par conséquent, le même code s'applique aux enregistrements débiteur et créditeur. Dans le cas présent, soit 5049 « Autres redressements d'avances » ou 5032 « Acquisition d'avances de voyage » peut être utilisé.

3) L'avance reportée aux termes de l'écriture 2c) doit être contrepassée au début du nouvel exercice.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges courues à payer	1 000	21113	R300	6299
Ct	Charges de fonctionnement	1 000	51321	F116	0201

Justification du code de CRF : il s'agit d'une simple contrepassation de l'écriture 2c), ce qui signifie que les mêmes CRF sont touchés.

Justification du code d'autorisation : il n'y a pas d'incidence sur un crédit ou sur une autorisation puisque les crédits ont été imputés au cours de l'exercice précédent, lorsque l'avance a été versée.

Justification du code d'article : cette écriture a pour but de contrepasser celle enregistrée au cours de l'exercice précédent, en 2c). Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet de refléter l'incidence nette sur les autres passifs.

4) L'avance reportée aux termes de l'écriture 2d) doit être contrepassée au cours du nouvel exercice.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Avances comptables	1 000	13314	B11A/B12A	5049
Ct	Avances comptables	1 000	13314	F116	5049

Justification du code de CRF : puisque le compte des avances comptables a été reconduit automatiquement dans les soldes d'ouverture, l'écriture doit refléter un montant nul. Par conséquent, un montant équivalent est porté au débit et au crédit du même compte.

Justification du code d'autorisation : cette écriture a pour but d'imputer le crédit pour dépenses de programmes B11A ou de fonctionnement B12A puisque cette avance doit être remboursée pendant l'exercice en cours. Même si le code H182 a servi à enregistrer l'avance au cours de l'exercice précédent, il ne s'applique pas lors de l'exercice suivant. L'enregistrement créditeur doit plutôt être fait au code F116 puisque ces avances seront comptabilisées à une date ultérieure, lorsque la demande de remboursement sera présentée.

Justification du code d'article : il n'y a pas d'incidence sur les articles. Toutefois, les redressements d'avances qui ne sont pas liés à un versement ni à un règlement de celles-ci sont enregistrés selon le code 5049, « Autres redressements d'avances ».

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les avances permanentes et les avances temporaires sont enregistrées, aux termes du plan comptable du gouvernement, comme étant des « Avances permanentes consenties aux employés » ou des « Avances comptables (avances temporaires) ». Elles sont inscrites à l'actif dans l'état de la situation financière du ministère et peuvent être regroupées aux fins de présentation.

3.2.4 Radiation des créances

Introduction

La radiation des créances entraîne la suppression de créances irrécouvrables dues à l'État mais non l'extinction du droit de ce dernier de recouvrer lesdites créances. La radiation a pour objet de réduire les coûts de tenue des registres concernant des créances sans valeur ou irrécouvrables. La dispense et la remise entraînent l'extinction de la créance, libère le débiteur de tout passif, fait en sorte que l'État renonce à rétablir la dette et permet tant à l'État qu'au débiteur d'éliminer la dette de leurs registres. La principale différence entre les deux est que la dispense s'applique aux opérations non budgétaires, comme les prêts, tandis que la remise ne s'applique qu'aux charges budgétaires.

Aucune radiation ni dispense du remboursement d'une créance ne peut être effectuée sans l'autorité appropriée.

• Si la créance découle d'une dépense budgétaire (c.-à-d. un débiteur, une contribution remboursable), la radiation exige alors l'autorité du ministère.
• Si la créance découle d'une dépense non budgétaire (c.-à-d. un prêt à recevoir), la radiation ou la dispense du remboursement de la créance exige alors une imputation à un crédit budgétaire et l'autorité parlementaire.

Deux scénarios s'appliquent à la radiation des créances, selon qu'une imputation à un crédit est nécessaire ou pas.

Aucune imputation à un crédit budgétaire nécessaire à la radiation d'une créance

Tout montant imputé à un crédit budgétaire peut être radié en vertu de l'autorité ministérielle, à l'exception des créances énumérées à l'article 5 du Règlement sur la radiation des créances. Dans de tels cas, l'approbation du CT est nécessaire, mais aucune imputation à un crédit budgétaire n'est requise.

Imputation à un crédit budgétaire nécessaire à la radiation d'une créance

Dans le cas des ministères qui versent des avances par le biais de leur propre crédit d'avances de fonds de roulement, comme le MDN et le MAECI, le versement de l'avance comptable a entraîné l'imputation initiale d'un crédit non budgétaire. Par exemple, un employé présente une demande de remboursement pour un montant inférieur à l'avance qui avait été imputée à un compte d'avance comptable (un compte d'actif). Si le montant n'est pas recouvré au moment du règlement de la demande, le montant dû par l'employé doit être enregistré au titre de débiteur dans les registres gouvernementaux. Pour le radier, l'approbation du SCT et une imputation à un crédit sont nécessaires parce que le paiement dont le recouvrement est suspendu n'a jamais été imputé à un crédit budgétaire. Ce scénario ne s'applique qu'à quelques ministères et ne sera pas approfondi.

En général,

les crédits non budgétaires servent aux charges qui doivent être enregistrées à l'état des actifs et des passifs du gouvernement du Canada au titre d'un actif et ont un code commençant par la lettre L dans les budgets des charges. Des exemples sont les prêts, les avances comptables et les placements dans les sociétés d'État;

les crédits budgétaires servent aux charges qui sont imputées à un crédit pour dépenses de programmes, de fonctionnement, en capital ou pour subventions et contributions.

Référence

Règlement sur la radiation des créances (1994), en vertu du paragraphe 25(1) de la LGFP

LGFP, articles 23, 24 et 25

Scénario A - Radiation d'un débiteur

Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les débiteurs.

Scénario B - Radiation d'une contribution remboursable

Les mêmes qu'une radiation d'un débiteur. Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les débiteurs.

Scénario C - Radiation du remboursement d'un prêt à recevoir

Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les prêts à recevoir.

Scénario D - Radiation des contributions remboursables inconditionnelles

Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les contributions remboursables inconditionnelles.

Introduction

Les ministères utilisent deux types de stocks :

1- Les stocks matières consommables se composent d'articles matériels destinés à être consommés au cours d'une année future, que ce soit directement ou indirectement dans l'obtention de l'extrant des programmes. Ils englobent tous les articles matériels tels de l'équipement, des pièces de rechange et des articles conservés dans des magasins et des entrepôts aux fins de distribution à une date ultérieure. Ils renferment également des stocks destinés à la revente au sein du gouvernement du Canada. Les stocks matières consommables ne comprennent pas les achats qui satisfont aux critères de capitalisation précisés à la NCCT 3.1 - Immobilisations.

2- Les stocks destinés à la revente comprennent des articles matériels qui seront vendus (ou utilisés pour produire un article qui sera vendu, p. ex. des matières premières) dans le cours normal des activités à des intervenants qui ne relèvent pas de l'entité fédérale déclarante.

La plupart des ministères ont des stocks matières consommables. Certains ont des fonds renouvelables et quelques autres ont des stocks destinés à la revente.

Quantification des articles en stock

La quantification des articles en stock peut être effectuée selon la méthode de l'inventaire périodique ou permanent.

(a) Méthode de l'inventaire périodique

Un dénombrement des stocks est effectué à la fin de chaque période pour laquelle des états financiers doivent être dressés. Les articles sont comptés, pesés ou mesurés, puis évalués d'après leur coût unitaire pour déterminer la valeur des stocks. Lorsqu'on utilise la méthode de l'inventaire périodique, des écritures de fin de période sont nécessaires pour : a) passer en charges le stock d'ouverture et b) comptabiliser le stock de clôture.

Dans le cas des stocks destinés à la revente, lorsque les registres de stocks sont tenus selon la méthode de l'inventaire périodique, on procède habituellement à la comptabilisation des achats pour constater les acquisitions. Le solde du compte de stocks (qui représente le stock d'ouverture) demeure inchangé pendant la période. À la fin de la période comptable, une écriture de clôture est passée de manière à porter le montant du stock de clôture au débit du compte de stocks et le montant du stock d'ouverture au crédit du compte de stocks. Le coût des marchandises vendues est déterminé à l'aide du calcul suivant : solde d'ouverture + achats nets - solde de clôture.

Pour les stocks matières consommables, les acquisitions effectuées tout au long de l'année peuvent être imputées à un compte de frais. À la fin de l'exercice, le stock de clôture est comptabilisé en tenant compte d'une réduction équivalente des dépenses.

Il ne serait pas pratique pour les ministères et organismes ayant des stocks importants de procéder chaque année à un inventaire physique des stocks pour déterminer le stock de clôture. En pareils cas, les organismes centraux ont besoin de connaître les dépenses associées à l'usage des stocks plus souvent qu'une fois l'an. On recommande fortement aux ministères de tenir leurs registres selon la méthode de l'inventaire permanent (voir ci-après).

(b) Méthode de l'inventaire permanent

Cette méthode est particulièrement utile a) pour assurer le contrôle et la protection des stocks et b) pour faciliter la préparation des états mensuels. Elle est également considérée comme l'une des caractéristiques essentielles d'un bon système de coûts de revient.

Les achats sont portés directement au débit du compte de contrôle des stocks et inscrits en même temps dans les registres de stocks détaillés. Les mouvements de sortie sont comptabilisés de sorte que le compte de stocks présente un solde permanent des articles qui devraient être en stock à chaque date.

L'inventaire physique des stocks est habituellement effectué au moins une fois l'an ou selon la méthode de l'inventaire tournant (par échantillonnage) lorsque les stocks sont très importants, pour déterminer s'il y a eu perte ou erreur dans la tenue des comptes.

Écarts d'inventaire

Quelle que soit la méthode de contrôle des stocks adoptée, il y a toujours des pertes et des erreurs. Lorsqu'il existe un écart entre l'inventaire physique et les comptes d'inventaire permanent, il faut passer des écritures pour rétablir la concordance.

À noter que dans la méthode de l'inventaire périodique, il n'y a pas de compte pour constater les surstocks ou les pénuries de stocks, étant donné qu'il n'existe pas de registres comptables en fonction desquels comparer l'inventaire physique des stocks. Par conséquent, les surstocks et les pénuries de stocks sont intégrés dans le coût des marchandises vendues (dans le cas des stocks destinés à la revente) ou dans les charges de fonctionnement (dans le cas des stocks matières consommables).

Références

• NCCT 3.4 Stocks
• Manuel de l'ICCA - Sections 1520.04, 3030.05-.06, 3030.09-.10
• SP 1500.47, 1500.49

Scénario A - Mouvements d'entrée et de sortie des stocks en vertu de la méthode de l'inventaire permanent

Le ministère achète des pièces de rechange pour des véhicules d'une valeur de 50 000 $. Les frais de transport de 500 $ sont inclus dans la facture. En supposant que le ministère utilise la méthode de l'inventaire permanent, les mouvements d'entrée et de sortie sont enregistrés directement dans le compte de stocks au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Écritures

1) Pour inscrire l'achat de stocks

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Stocks destinés à la consommation	50 000	15110	B11A/B12A*	1267
Dt	Stocks destinés à la consommation	500	15110	B11A/B12A*	0210
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	3 535	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	54 035	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : Les achats de stocks matières consommables sont inscrits au débit du compte Stocks - Matières consommables. Les frais de livraison doivent être capitalisés puisqu'ils font partie du coût des stocks. À ce moment-là, la TPS est imposée sur l'achat de stocks et le ministère doit la payer. Toutefois, puisqu'il pourra en recouvrer le montant par la suite auprès de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), il doit l'inscrire selon le code 13392, « Comptes d'avances remboursables de la TPS/TVH ». Le coût des stocks matières consommables, majoré de la TPS de 7 %, est enregistré dans les créditeurs de la période puisque les charges ont été engagées mais n'ont pas encore été payées. Remarque : Si les stocks avaient été destinés à la revente, le code de CRF 15120, « Stocks destinés à la revente » serait utilisé à la place du code 15110.

Justification du code d'autorisation : B11/B12*. Puisqu'il s'agit d'une charge légitime prélevée sur un crédit pour charges de fonctionnement, elle est imputée, selon le cas, au Crédit pour dépenses de programmes (B11A) ou au Crédit pour charge de fonctionnement (B12A). Veuillez noter que si l'entité est un fonds renouvelable, la charge serait imputée au crédit A5XX. Puisque la TPS n'est pas imputée à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'une autorisation spéciale, soit G111. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : Dans cet exemple, le code d'article 1267 est utilisé puisque l'achat concerne des pièces de rechange pour les véhicules du ministère. Le code d'article approprié dépend de la nature du bien acquis. Le code 0210, « Transport d'objets non spécifiés ailleurs », est utilisé pour comptabiliser les frais de transport. Si le système comptable du ministère ne peut traiter plus d'un code d'article par actif, le même code peut être utilisé pour les frais de transport et l'actif. Puisque la TPS/TVH est applicable, le montant connexe doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ». Le code 6299, « Créditeurs/Charges à payer », permet d'enregistrer un créditeur égal au montant dû.

2) Pour inscrire des mouvements de sortie des stocks de 10 000 $

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	10 000	51321	F112	3452
Ct	Stocks destinés à la consommation	10 000	15110	F312	3452

Justification du code de CRF : L'imputation au compte 51321, « Charges de fonctionnement », reflète la consommation des stocks utilisés pour l'exécution des programmes, et la réduction du compte 15110, « Stocks destinés à la consommation », est nécessaire pour retirer les articles qui ont été consommés. Fait à signaler, si les stocks étaient destinés à la revente, les codes de CRF appropriés seraient 15210, « Stocks destinés à la revente », pour l'enregistrement créditeur, et 51324, « Coût des marchandises vendues », pour l'enregistrement débiteur.

Justification du code d'autorisation : Il n'y a pas d'incidence sur les autorisations puisque les crédits ont été passés en charges au moment de l'achat des stocks (écriture de journal 1). Par conséquent, des codes F sont utilisés pour cette opération. Le code F112, « Stocks imputés aux dépenses de programmes », est utilisé pour les charges de fonctionnement, alors que le code F312, « Réductions (augmentations) des soldes des stocks », est utilisé pour le compte de stocks.

Justification du code d'article : Les mouvements de sortie des stocks n'influent pas sur les articles puisqu'il y a eu incidence sur les articles au moment de l'achat des stocks (écriture de journal 1). Le code 3452, « Utilisation des stocks », sert aux deux enregistrements.

Scénario B - Mouvements d'entrée et de sortie des stocks en vertu de la méthode de l'inventaire périodique

Le ministère achète des pièces de rechange pour des véhicules d'une valeur de 50 000 $. Les frais de transport de 500 $ sont inclus dans la facture. En supposant que le ministère utilise la méthode de l'inventaire périodique, les mouvements d'entrée et de sortie sont enregistrés directement dans le compte de stocks au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Écritures

1a) Pour inscrire l'achat de stocks matières consommables

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	50 000	51321	B11A/B12A*	1267
Dt	Charges de fonctionnement	500	51321	B11A/B12A*	0210
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	3 535	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	54 035	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : L'achat de stocks matières consommables est inscrit au débit du compte des charges de fonctionnement. Par ailleurs, un débit peut être porté au compte de stocks (CRF 15110) pour comptabiliser l'achat de stocks.

Justification du code d'autorisation : Voir le scénario A, écriture 1).

Justification du code d'article : Voir le scénario A, écriture 1).

1b) Pour inscrire l'achat de stocks destinés à la revente

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Coût des marchandises vendues	50 000	51325	B11A/B12A*	1267
Dt	Coût des marchandises vendues	500	51325	B11A/B12A*	0210
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	3 535	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	54 035	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : L'achat de stocks destinés à la revente est inscrit au débit du compte du coût des marchandises vendues. Par ailleurs, un débit peut être porté au compte de stocks (CRF 15210) pour comptabiliser l'achat de stocks.

Justification du code d'autorisations : Voir l'écriture 1a).

Justification du code d'article : Voir l'écriture 1a).

2) Pour inscrire les sorties de stocks

Aucune écriture n'est passée.

3a) Pour rajuster le solde des stocks matières consommables après un dénombrement des stocks; on détermine que le solde des stocks est de 5 000 $ (en supposant que le solde d'ouverture était de 2 000 $)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Stocks destinés à la consommation	5 000	15110	F312	3452
Ct	Charges de fonctionnement	3 000	51321	F112	3452
Ct	Stocks destinés à la consommation	2 000	15110	F312	3452

Justification du code de CRF : Le solde de clôture est inscrit à l'actif, tandis que le solde d'ouverture est retiré (l'écriture pourrait également être déduite). Les charges de fonctionnement sont réduites pour refléter les articles stockés déjà passés en charges, mais non utilisés. Lorsque les achats de stocks sont inscrits au compte de stocks (CRF 15110) au lieu du compte des charges de fonctionnement, les mêmes CRF sont utilisés, mais la direction des opérations change. Le compte de stocks est crédité, alors que le compte des charges de fonctionnement est débité pour refléter les stocks utilisés pendant la période.

Justification du code d'autorisation : Voir le scénario A, écriture 2).

Justification du code d'article : Voir le scénario A, écriture 2).

3b) Pour rajuster le solde des stocks destinés à la revente après un dénombrement des stocks; on détermine que le solde des stocks est de 5 000 $ (en supposant que le solde d'ouverture était de 2 000 $)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Stocks destinés à la revente	5 000	15210	F312	3452
Ct	Coût des marchandises vendues	3 000	51325	F112	3452
Ct	Stocks destinés à la revente	2 000	15210	F312	3452

Justification du code de CRF : Le solde de clôture est inscrit à l'actif, tandis que le solde d'ouverture est retiré (l'écriture pourrait également être déduite). Le coût des marchandises vendues est réduit pour refléter les articles stockés déjà passés en charges, mais non vendus. Lorsque les achats de stocks sont inscrits au compte de stocks (CRF 15210) au lieu du compte du coût des marchandises vendues, les mêmes CRF sont utilisés, mais la direction des opérations change. Le compte de stocks est crédité, alors que le compte du coût des marchandises vendues est débité pour refléter les stocks vendus au cours de la période.

Justification du code d'autorisation : Voir le scénario, écriture 2).

Justification du code d'article : Voir le scénario A, écriture 2).

Scénario C - Le nombre d'articles stockés est inférieur aux données des registres - Radiation nécessaire

Un ministère procède au dénombrement des stocks en vertu de la méthode de l'inventaire permanent et constate que le nombre d'articles stockés est inférieur aux données des registres. Le ministère doit donc radier la partie des stocks qui n'est plus à sa disposition. À noter que, en appliquant la méthode de l'inventaire périodique, les pénuries de stock ne seraient pas relevées étant donné qu'un registre à jour du solde des stocks n'est pas tenu. Tous les stocks perdus seraient imputés au compte du coût des marchandises vendues (dans le cas des stocks destinés à la revente) ou au compte des charges de fonctionnement (dans le cas des stocks matières consommables) dans le cadre du redressement de fin d'exercice visant à enregistrer le solde de clôture.

Un dénombrement des stocks a permis de déterminer que le nombre d'articles stockés était inférieur de 1 000 $ aux données des registres établis en vertu de la méthode de l'inventaire permanent.

Écritures

1) Pour inscrire la radiation

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Pertes sur radiations et réductions de valeur	1 000	51733	F112	3452
Ct	Stocks destinés à la consommation	1 000	15110	F312	3452

Justification du code de CRF : Étant donné que le dénombrement des stocks a révélé un nombre d'articles stockés inférieur aux données des registres, il en résultera une perte (charge). Lorsqu'on constate un écart entre le dénombrement des stocks et les registres, il faut ajuster les comptes de l'inventaire permanent pour tenir compte des pénuries (pertes). Si les stocks étaient destinés à la revente, il convient d'utiliser le code de CRF 15210.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les autorisations; c'est pourquoi seuls des codes F sont utilisés.

Justification du code d'article : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les articles; c'est pourquoi le code 3452 sert aux deux enregistrements.

Scénario D - Le nombre d'articles stockés est supérieur aux données des registres - Surstock

Lorsqu'un ministère procède au dénombrement de ses stocks, il lui arrive de constater que le nombre d'articles stockés est supérieur au solde des stocks établi en vertu de la méthode de l'inventaire permanent. Ces cas de surstockage sont habituellement attribuables à une erreur de tenue de livres. À noter que, en appliquant la méthode de l'inventaire périodique, les surstocks ne seraient pas relevés étant donné qu'un registre à jour du solde des stocks n'est pas tenu. Tout surstockage entraînerait une réduction du coût des marchandises vendues (dans le cas des stocks destinés à la revente) ou des charges de fonctionnement (dans le cas des stocks matières consommables) dans le cadre du redressement de fin d'exercice visant à enregistrer le solde de clôture.

Un dénombrement des stocks a permis de déterminer que le nombre d'articles stockés était supérieur de 800 $ aux données des registres établis en vertu de la méthode de l'inventaire permanent.

Écritures

1) Pour inscrire le surstock

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Stocks destinés à la consommation	800	15110	F312	3452
Ct	Charges de fonctionnement	800	51321	F112	3452

Justification du code de CRF : Étant donné que le dénombrement des stocks a révélé un nombre d'articles stockés supérieur aux données des registres, une réduction des charges de fonctionnement serait enregistrée. Les comptes de stocks tenus selon la méthode de l'inventaire permanent doivent être haussés pour tenir compte du surstock. Si les stocks étaient destinés à la revente, l'enregistrement débiteur se ferait par le biais du code CRF 15210, « Stocks destinés à la revente », alors que l'enregistrement créditeur se ferait par le biais du code CRF 51325, « Coût des marchandises vendues ».

Justification du code d'autorisation : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les autorisations; c'est pourquoi seuls des codes F sont utilisés.

Justification du code d'article : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les articles; c'est pourquoi le code 3452 sert aux deux enregistrements.

Scénario E - Désuétude des stocks - Radiation nécessaire

Un dénombrement des stocks révèle que des articles d'une valeur de 2 000 $ sont désuets.

Écritures

1) Pour comptabiliser la désuétude des stocks selon les méthodes de l'inventaire périodique et de l'inventaire permanent

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Pertes sur radiations et réductions de valeur	2 000	51733	F112	3452
Ct	Stocks - Matières consommables	2 000	15110	F312	3452

Justification du code de CRF : Lorsque des stocks sont jugés désuets, ils devraient être radiés. Pour comptabiliser la désuétude des stocks, le compte de stocks doit être réduit d'un montant correspondant à la valeur des articles désuets et une perte doit être inscrite. Si les stocks étaient destinés à la revente, l'enregistrement créditeur se ferait par le biais du code CRF 15210.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les autorisations; c'est pourquoi seuls des codes F sont utilisés.

Justification du code d'article : Il s'agit strictement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Il n'y a aucune incidence sur les articles; c'est pourquoi le code 3452 sert aux deux enregistrements.

Exigences en matière de présentation et de déclaration des états financiers des ministères

Les stocks doivent être considérés comme un actif non financier dans l'état de la situation financière. Si un ministère a des stocks destinés à la revente d'une valeur importante, il peut choisir de les déclarer comme actif financier.

Introduction

Paiements anticipés

Les paiements anticipés visent les paiements contractuels avant la livraison de biens et/ou de services, les paiements anticipés aux termes d'accords de contribution, les dépenses payées d'avance et les charges reportées.

Paiements contractuels

Les avances contractuelles effectuées avant la réception de biens et de services doivent être imputés à la dépense dans la période au cours de laquelle les critères d'admissibilité ont été comblés ou les biens et les services ont été reçus le cas échéant.

Paiements anticipés aux termes d'accords de contribution

Conformément à la Politique sur les paiements de transfert, les paiements anticipés liés à la part du gouvernement des dépenses admissibles aux termes d'un accord de contribution peuvent être faits lorsqu'ils sont essentiels à l'atteinte des objectifs des programmes et qu'ils ont été prévus expressément dans l'accord. Puisque le décaissement vise des charges devant être engagées dans l'avenir, leur paiement constitue un paiement anticipé et est passé en charges une fois que les coûts admissibles ont été engagés.

Dépenses payées d'avance et charges reportées

Une dépense payée d'avance ou une charge reportée est une répartition aux périodes courantes ou à venir des coûts engagés par le passé où les avantages se produiront dans la période courante ou à venir. La distinction à établir entre les deux repose sur la durée des avantages à acquérir; les dépenses payées d'avance procurent des avantages à venir sur une brève période par rapport aux charges reportées.

Il faut noter que tous les coûts en recherche et développement seront imputés aux dépenses au cours de la période dans laquelle ils sont engagés. Les coûts rattachés à un logiciel conçu à l'interne seront comptabilisés conformément aux dispositions de la Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1.1 en matière de technologie d'information et non comme composante des coûts en recherche et développement.

Amortissement

Les ministères ont de nombreuses dépenses qu'ils engagent de façon régulière. Le loyer, les services, les souscriptions, les paiements en remplacement d'impôts et de nombreuses autres dépenses doivent être payés mensuellement ou d'autres, à intervalles cycliques. Lorsque les dépenses sont payées d'avance, un élément d'actif est reconnu pour la somme payée. On impute les dépenses de façon graduelle à mesure que les dépenses payées d'avance sont consommées.

Au besoin, toute charge reportée ou toute dépense payée d'avance faisant l'objet d'un amortissement sera imputée comme une dépense de façon systématique et rationnelle par rapport à son utilisation.

Radiations

Le reste de toute dépense payée d'avance ou reportée doit être radié à la dépense dans la période au cours de laquelle aucun autre avantage n'est retiré.

Références

• NCCT 3.3 Paiements anticipés
• NCCT 3.1.1 Logiciels
• ICCA 3040, 3070, 3450
• Article 34(b) de la LGFP

Scénario A - Dépenses payées d'avance

Un ministère loue de l'espace dans un édifice à bureaux à raison de 25 000 $ par mois. Cependant, le propriétaire de l'édifice demande que tous les locataires règlent d'avance un an de loyer. Au moment où le ministère verse au propriétaire la somme désirée du loyer anticipé, il reste quatre mois avant la fin de l'exercice financier.

Écritures

1) Pour inscrire le coût du loyer payé d'avance

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépenses payées d'avance - loyer	300 000	14110	B11A/B12A	0511
Dt	Compte d'avances remboursables de la TPS	21 000	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	321 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : Le ministère ayant payé le loyer un an d'avance, il doit inscrire un élément d'actif pour la somme versée. On utilise le code « 14110 - Dépenses payées d'avance » pour comptabiliser l'élément d'actif. Un créditeur est établi à l'égard du montant dû. La TPS est dû sur le loyer (exclue le loyer payé à TPSGC) ou est inclut dans le loyer et par conséquent doit être inscrit au compte d'avances remboursables de la TPS.

Justification du code d'autorisation : On prévoit que les frais de loyer seront imputés au crédit pour charges de fonctionnement (B12A), mais ils peuvent également être imputés au crédit pour dépenses de programmes (B11A) selon la structure de crédits du ministère. Les comptes créditeurs n'ayant aucune incidence sur les crédits, on utilise R300. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : Les articles sont touchés lorsque l'opération est effectuée, alors le code « 0511 Location d'espace de bureaux » est utilisé pour inscrire le loyer payé d'avance, car le loyer vise un édifice à bureaux. On se sert du code « 6299 - Augmentation ou diminution nette des autres passifs » pour établir un compte créditeur pour la somme due. La TPS doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

2) Inscrire le loyer consommé d'ici à la fin de l'exercice financier

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Frais de loyer	100 000	51321	F119	3459/0511
Ct	Dépenses payées d'avance	100 000	14110	F313	3459/0511

Justification du code de CRF : À la fin de l'exercice, le ministère doit enregistrer une dépense équivalant à 4 mois de loyer, soit 100 000 $ (4 mois x 25 000 $), et réduire la dépense payée d'avance (élément d'actif) par un montant équivalent. Veuillez noter que si le loyer mensuel a une importance relative par rapport au fonctionnement du ministère, les dépenses peuvent être inscrites de façon mensuelle. Dans ce cas, une somme de 25 000 $ serait portée au débit des frais de loyer tous les mois et au crédit des dépenses payées d'avance.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice, car les crédits ne sont pas touchés. Par conséquent, on a recours aux codes F.

Justification du code d'article : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice ne comportant aucune incidence sur les articles, car ils sont touchés dans la transaction précédente. L'article courant 12 ne touche pas les biens, les services ni les paiements de transfert, d'où l'utilisation du code «3459 - Amortissement d'autres comptes d'actif » ou « 0511 Location de bâtiments à bureaux » pour les deux côtés de l'enregistrement.

Scénario B - Paiements anticipés aux termes d'accords de contribution

Le 1 avril, le ministère effectue des paiements de transfert aux particuliers en matière de recherche et de développement pour la somme de 50 000 $. La contribution est pour défrayer les coûts éligibles qui seront effectués durant les quatre prochains mois.

Écritures

1) Pour inscrire le paiement anticipé

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Paiements de transfert payés d'avance	50 000	14120	B15A/B11A	2041
Ct	Créditeurs	50 000	21111	R300	6299

Justification du code du CRF : Le paiement de transfert ayant été effectué avant que les coûts éligibles soient engagés, le paiement doit être comptabilité comme un élément d'actif. Un créditeur doit être établi à l'égard du montant dû.

Justification du code d'autorisation : Dans cet exemple, la subvention peut être imputée à « B15A(*) - crédit au titre des subventions et contributions » ou « B11A - crédit pour dépenses de programmes ». Puisque les comptes créditeurs ne touchent pas les crédits, on utilise R300.

Justification du code d'article : On utilise le code 2041 - Paiements de transfert aux personnes oeuvrant dans le domaine de la recherche et du développement (y compris les bourses d'études). On utilise « 6299 - Augmentation ou diminution nette des autres passifs » pour enregistrer un créditeur égal au montant dû.

2) Les coûts éligibles sont engagés

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépense pour paiement de transfert	50 000	51119	F119	3459/2041
Ct	Paiements transfert payés d'avance	50 000	14120	F313	3459/2041

Justification du code de CRF : Dès que les critères d'admissibilité sont respectés, une dépense est inscrite et le paiement anticipé (l'actif) est réduit.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice, car les crédits ne sont pas touchés. Par conséquent, on a recours aux codes F.

Justification du code d'article : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice; les articles ne sont pas touchés, car ils le sont dans la transaction précédente. L'article courant 12 ne touche pas les biens, les services ni les paiements de transfert, d'où le recours au code « 3459 - Amortissement d'autres comptes d'actif » ou « 2041 - Paiements de transfert aux personnes oeuvrant dans le domaine de la recherche et du développement (y compris les bourses d'études) » pour les deux côtés de l'enregistrement.

Écritures alternatives

Les ministères peuvent aussi comptabiliser les dépenses payées d'avances inscrivant la dépense et par après calculer la portion payée d'avance à la fin de chaque mois ou année.

1) Pour inscrire le paiement de transfert

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépense pour paiement de transfert	50 000	51119	B15A/B11A	2041
Ct	Créditeurs	50 000	21111	R300	6299

2) Pour inscrire le paiement transfert payé d'avance à la fin du mois

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Paiements transfert payés d'avance	50 000	14120	F999	3459/2041
Ct	Dépense pour paiement de transfert	50 000	51119	F999	3459/2041

Les codes de CRF, d'autorisation et d'article sont le même que dans le scénario B.

Scénario C - Paiements effectués avant de recevoir les biens

Le ministère conclue un marché de biens en vertu duquel il faut effectuer un paiement avant de recevoir ces biens conformément à l'article 34(b) de la LGFP. Le montant du paiement anticipé s'élève à 21 400 $ (incluant la TPS).

Écritures

1) Enregistrer le paiement anticipé

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépense payée d'avance	20 000	14110	B11A/B12A*	1xxx
Dt	Compte d'avances remboursables de la TPS	1 400	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	21 400	2111	R300	6299

Justification du code de CRF : Le ministère ayant payé les biens d'avance, il doit inscrire un élément d'actif pour la somme versée. Le code « 14110 - Dépenses payées d'avance » est utilisé pour inscrire l'élément d'actif. Un créditeur est établi pour le montant dû. La TPS est inscrit au compte d'avances remboursables de la TPS.

Justification du code d'autorisation : On présume que la dépense payée d'avance sera imputée au crédit pour charges de fonctionnement (B12A), mais elle peut être également imputée au crédit pour dépenses de programmes (B11A) selon la structure de crédits du ministère. Les comptes créditeurs ne touchant pas les crédits, on utilise R300. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : Les articles sont touchés lorsque la transaction est effectuée et selon la nature du bien, le code approprié serait utilisé. On utilise le code « 6299 - Augmentation ou diminution nette des autres passifs » pour établir un compte créditeur pour la somme due. La TPS doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

2) Les biens sont reçus

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	20,000	51119	F119	3459
Ct	Dépenses payées d'avance	20,000	14110	F313	3459

Justification du code de CRF : Dès que les biens sont reçus, le ministère doit inscrire une dépense de 20 000 $ et réduire la dépense payée d'avance (élément d'actif) équivalant à la somme engagée.

Justification du code d'autorisation : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice, car les crédits ne sont pas touchés. Par conséquent, on a recours aux codes F.

Justification du code d'article : Il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice et les articles ne sont pas touchés, car ils le sont dans la transaction précédente. L'article courant 12 ne touche pas les biens, les services ni les paiements de transfert, d'où l'utilisation du code « 3459 - Amortissement d'autres comptes d'actif » pour les deux enregistrements.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les dépenses payées d'avance, les charges reportées et les paiements anticipés seront présentés dans l'état de la situation financière comme étant des éléments d'actif non financiers sous la rubrique « Frais payés d'avance ». Les principaux articles devraient être indiqués séparément. Veuillez noter qu'il s'agit d'une variante par rapport au SP 3410 actuel qui enregistre les paiements de transfert effectués d'avance comme un élément d'actif financier.

Les immobilisations sont des actifs corporels qui sont acquis, construits, développés ou autrement mis en valeur et :

1. qui sont destinés à être utilisés pour la production de biens, la prestation de services ou la production des extrants de programme;
2. dont la durée de vie utile s'étend au-delà d'un exercice et qui sont destinés à être utilisés de façon durable;
3. qui ne sont pas destinés à être vendus dans le cours normal des activités.

Pour le gouvernement, les actifs ont les caractéristiques suivantes :

1. le gouvernement en détient clairement la propriété effective et le contrôle;
2. l'actif sert à la réalisation des objectifs gouvernementaux;
3. les risques et les avantages inhérents à la propriété sont clairement transférés au gouvernement (comme dans le cas des contrats de location-acquisition).

Aux fins de la comptabilité publique, les immobilisations comprennent généralement tous les actifs considérés comme des immobilisations aux termes des recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public et des principes comptables généralement reconnus au Canada ayant un coût initial d'au moins 10 000 $. Les ministères peuvent établir un seuil moindre.

Le coût des propriétés, du matériel et d'autres immobilisations, y compris les améliorations, est essentiellement une charge payée d'avance à long terme relativement à l'utilisation d'un actif. À mesure que la durée de vie utile estimative de l'actif s'écoule, le coût de ce dernier est imputé systématiquement aux opérations par le biais de la charge d'amortissement.

Références

• NCCT 3.1 Immobilisations
• NCCT 3.1.1 Logiciels
• SP 3150
• ICCA 3060

3.5.1 Immobilisations corporelles

Introduction

Les immobilisations corporelles sont une ressource économique importante gérée par les gouvernements et une composante clé de la prestation de nombreux programmes gouvernementaux. Elles comprennent divers éléments comme les terrains, les édifices à valeur patrimoniale, les actifs militaires, les infrastructures, les logiciels acquis, les logiciels maison, le matériel informatique, les actifs acquis aux termes de contrats de location-acquisition ou obtenus à titre de don, etc.

Améliorations et réparations

Les coûts engagés pour améliorer le potentiel de service d'une immobilisation sont traités comme une amélioration. Le potentiel de service peut être amélioré suivant une augmentation de la capacité de production ou de service, la baisse des coûts de fonctionnement, la prolongation de la durée utile ou l'amélioration de la qualité des extrants. Les coûts engagés pour maintenir le potentiel de service d'une immobilisation sont traités comme une réparation et non pas comme une amélioration.

Moins-values

Le gouvernement réduit le coût d'une immobilisation corporelle lorsqu'il peut établir qu'il y a lieu de s'attendre à ce que la réduction des avantages économiques futurs soit permanente. Parmi les conditions qui peuvent indiquer que les avantages économiques futurs rattachés à une immobilisation corporelle ont été réduits et que la constatation d'une moins-value est appropriée, on trouve les suivantes :

1. changement dans le degré d'utilisation de l'immobilisation;
2. changement dans le mode d'utilisation de l'immobilisation;
3. progrès technologiques importants;
4. dommage matériel;
5. mise hors service de l'immobilisation;
6. diminution ou disparition du besoin de services que l'immobilisation permet de satisfaire;
7. décision de mettre fin à la construction de l'immobilisation avant qu'elle ne soit terminée, utilisable ou vendable;
8. changement d'ordre juridique ou environnemental qui a une incidence sur la mesure dans laquelle l'immobilisation corporelle peut être utilisée.

SP 3150.36

Références

• NCCT 3.1 - Immobilisations
• NCCT 3.1.1 - Logiciels
• NCCT 1.2
• ICCA 3060
• SP 3150

Scénario A - Acquisition d'une immobilisation corporelle

Le ministère achète et prend livraison d'une automobile à un prix de 23 500 $ le 31 janvier 2000. Les frais de livraison en sus s'élèvent à 500 $. La TPS totale est de 1 680 $. Le paiement n'est pas effectué avant l'exercice suivant, soit le 15 avril 2000. La durée de vie utile du véhicule est de 10 ans et n'a aucune valeur résiduelle anticipée.

Écritures

Ces écritures présument que l'achat de l'automobile est inscrit directement à un CRF d'actif. Voir les écritures alternatives pour un exemple ou l'achat est inscrit à un compte de dépense et par la suite est transféré à un CRF d'actif.

1) Pour enregistrer l'achat et la prise de possession le 31 janvier 2000.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Véhicules automobiles	23 500	16133	B14A(*)	1261
Dt	Véhicules automobiles	500	16133	B14A(*)	0210
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	1 680	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	25 680	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le ministère doit capitaliser cet actif par le biais d'un enregistrement débiteur au poste Véhicules automobiles, puisque le prix est supérieur au seuil de 10 000 $. Les frais de livraison doivent être capitalisés puisqu'ils font partie des coûts de l'actif. À ce moment-là, la TPS est imposée sur le prix du véhicule et le ministère doit la payer au fournisseur. Toutefois, puisqu'il pourra en recouvrer le montant par la suite auprès de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), il doit l'inscrire à l'actif selon le code 13392, « Comptes d'avances remboursables de la TPS (y inclus TVH) ». Puisque le ministère n'a pas encore payé l'automobile, un créditeur doit être comptabilisé à l'égard du montant dû.

Justification du code d'autorisation : (*) dans cet exemple, on présume que l'achat est imputé au Crédit pour charges en capital. Toutefois, selon le ministère et l'actif acquis, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300, « Autres actifs et passifs », dans le cas présent.

Justification du code d'article : puisque les articles sont comptabilisés selon la comptabilité axée sur les charges, un article est enregistré à cette étape. Dans cet exemple, le code d'article 1261 est utilisé puisque l'achat concerne un véhicule motorisé. Le code d'article approprié dépend de la nature du bien acquis. Le code 0210, « Transport d'objets non spécifiés ailleurs » est utilisé pour inscrire les frais de livraison. Cependant, si le système du ministère ne peut pas accepter deux codes d'article pour l'achat d'un immobilisation, les frais de livraison peuvent être inclus avec le code d'article utilisé pour l'immobilisation. Puisque la TPS/TVH est applicable, le montant connexe doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ». Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur égal au montant dû.

Écritures alternatives: Les ministères peuvent choisir d'inscrire l'achat d'un immobilisation comme une charge de fonctionnement et par la suite, transférer le montant à un CRF d'actif. Cette méthode de comptabilisé demande deux écritures : 1) inscrire l'achat comme une charge de fonctionnement, 2) transférer le montant pour tous les codes d'articles à un compte d'immobilisations.

1) Pour inscrire l'achat et la réception de l'automobile le 31 janvier, 2000.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	23 500	51321	B11A/B12A	1261
Dt	Charges de fonctionnement	500	51321	B11A/B12A	0210
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	1 680	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	25 680	21111	R300	6299

Justification des codes : il n'y a aucun changement aux codes utilisés dans l'écriture #1 excepté pour l'utilisation d'un CRF de charges de fonctionnement au lieu d'un CRF d'actif.

2) Pour transférer les montant pour tous les codes d'articles.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Véhicules automobiles	23 500	16133	B11A/B12A*	1261/3425
Dt	Véhicules automobiles	500	16133	B11A/B12A*	0210/3425
Ct	Charges de fonctionnement	500	51321	B11A/B12A	0210/3425
Ct	Charges de fonctionnement	23 500	51321	B11A/B12A	1261/3425

Justification des codes : il n'y a aucun changement au code d'autorisation excepté si l'achat est transféré à un Crédit de capital (B14A). Code d'article : les ministères peuvent utilisés soit le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » pour toutes les lignes de l'écriture ou les mêmes codes d'articles utilisés dans la première écriture. Si plus d'un code d'article est utilisé, le même montant doit être utilisé pour le côté crédit et débit de l'écriture. Note : Si la transaction implique des revenus affectés aux crédits, le code d'article a utilisé est le code 3717, « Réaffectation des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère », pour l'enregistrement au crédit et le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » pour l'enregistrement au débit.

3) Pour enregistrer la charge d'amortissement et l'amortissement cumulé le 28 février 2000.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charge d'amortissement	200	51433	F111	3451
Ct	Amortissement cumulé	200	16233	F311	7061/7099

Justification du code de CRF : il est nécessaire de passer en charges le coût de l'immobilisation de façon rationnelle et systématique pendant les périodes au cours desquelles elle sera utilisée. Selon la méthode d'amortissement linéaire, la charge d'amortissement mensuelle et l'amortissement cumulé sont de 200 $ (24 000 $/10 ans = 2 400 $/année; 2 400 $/12 mois = 200 $/mois).

Justification du code d'autorisation : les charges d'acquisition ont été imputées à un crédit par le biais de l'écriture précédente. Par conséquent, les crédits ne sont pas touchés par cette écriture. Aux fins des rapprochements ministériels, des codes F s'appliquent aux montants qui ne sont pas votés. Le code F111, « Charges imputées antérieurement aux crédits/Charges d'amortissement des immobilisations », sert à l'amortissement, et le code F311, « Montants ne nécessitant pas de crédit parlementaire ajoutés aux, ou déduits des comptes d'actifs/Augmentation (diminution) de l'amortissement cumulé des immobilisations », à l'amortissement cumulé.

Justification du code d'article : puisque ces éléments sont hors caisse (pas des charges), ils n'influent pas sur les articles. Le code 7061, « Amortissement cumulé des immobilisations », permet de comptabiliser l'amortissement cumulé et le code 3451, « Charges d'amortissement des immobilisations », la charge d'amortissement. On peut aussi utilisé le code 7099 « Augmentation ou diminution nette en autres transactions » à la place du code 7061.

4) Pour enregistrer le paiement du véhicule le 15 avril 2000.

Il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les créditeurs pour les écritures connexes.

Scénario B - Amélioration

Le coût d'une amélioration peut être capitalisé si le montant dépasse le seuil fixé par le ministère à cet égard. Dans le cas des améliorations, le plafond est de 10 000 $. Un ministère peut adopter un seuil inférieur. Si le montant de l'amélioration est inférieur au seuil du ministère, ce dernier doit passer le montant en charges.

Le ministère possède un édifice dont le coût d'origine est de 250 000 $ et la durée de vie utile, de 40 ans. Après 20 ans, le ministère décide d'effectuer une rénovation majeure afin d'augmenter la montant d'espace utilisable. Les travaux de rénovation sont contractés à une compagnie et le coût de la rénovation est de 75 000 $. À ce moment-là, la valeur comptable nette de l'édifice est de 125 000 $ (250 000 $/40 ans = 6 250 $/an) (6 250 $/an x 20 ans = 125 000 $) (250 000 $ - 125 000 $ = 125 000 $).

Écritures

1) Enregistrement de l'amélioration

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Édifice	75 000	16112	B14A(*)	1340
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	5 250	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	80 250	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque la rénovation est une amélioration, son coût est ajouté à celui de l'édifice, c.-à.-d. qu'il fait partie du coût de l'édifice. La nouvelle valeur de l'édifice est de 200 000 $ (125 000 $ + 75 000 $). La charge d'amortissement augmentera à 10 000 $ (200 000 $/20 ans).

Justification du code d'autorisation : (*) dans cet exemple, on présume que l'achat est imputé au Crédit pour charges en capital. Toutefois, selon le ministère et l'actif acquis, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300, « Autres actifs et passifs », dans le cas présent.

Justification du code d'article : puisque les articles sont comptabilisés selon la comptabilité axée sur les charges, un article est enregistré à cette étape plutôt qu'au moment ou les fonds (décaissement) sont versés. Dans cet exemple, le code d'article 1340 est utilisé puisque la rénovation porte sur un immeuble. Si les détails des dépenses de rénovation sont indiqués sur la facture du fournisseur, et le système du ministère peut accepter plus d'un code d'article pour enregistrer les actifs, il est préférable que des différents code d'article soient utilisé selon le type d'achat (voir le scénario C). Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur égal au montant dû.

Scénario C - Amélioration - Travaux géré par le ministère

Les mêmes détails que dans le Scénario B excepté que le ministère gère les travaux. Le coût de l'amélioration inclus : salaires, frais de livraison, frais d'architecte, location d'équipement, matériels, équipements et meubles fixes. Une écriture alternative qui démontre un virage des codes d'articles est présentée pour la deuxième et troisième écriture.

1) Enregistrement des dépenses de 25 000 $ durant le premier mois

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	10 000	51321	B11A/B12A	0101
Dt	Charges de fonctionnement	3 000	51321	B11A/B12A	0421
Dt	Charges de fonctionnement	500	51321	B11A/B12A	0533
Dt	Charges de fonctionnement	7 900	51321	B11A/B12A	1141
Dt	Charges de fonctionnement	2 000	51321	B11A/B12A	1219
Dt	Charges de fonctionnement	1 600	51321	B11A/B12A	1246
Dt	Comptes d'avances Remboursables de la TPS	1 750	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	26 750	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : les dépenses sont inscrit aux charges de fonctionnement plutôt que d'être inscrit directement au compte d'actif de l'édifice.

Justification du code d'autorisation : dans cet exemple, on présume que l'achat est imputé au B11A - Crédit pour dépenses de programmes ou B12A - Crédit pour charges de fonctionnement. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations alors R300, « Autres actifs et passifs », est utilisé dans le cas présent.

Justification du code d'article : les articles sont comptabilisés selon la comptabilité axée sur les charges.

2) À la fin du mois, transfert de dépenses au compte travaux en cours

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Travaux en cours	25 000	16319	F152	3425
Ct	Charges de fonctionnement	25 000	51321	F152	3425

Justification du code de CRF : à la fin du mois, les dépenses sont transférées à un compte actif pour travaux en cours. Puisque les travaux n'ont pas été complétés, les dépenses ne peuvent pas être inscrit au compte d'actif de l'édifice car l'amortissement ne devrait pas commencer avant que les travaux soient dans une large mesure complétés.

Justification du code d'autorisation : les charges d'acquisition ont été imputées à un crédit par le biais de l'écriture précédente d'où les crédits ne sont pas touchés par cette écriture. Le code « F152- Réaffectation des dépenses en immobilisations » est utilisé.

Justification du code d'article : les articles ne sont pas touchés car ils sont modifiés dans la transaction précédente. Le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » est utilisé pour les deux côté de l'écriture. Nota : si les recettes affectées au crédit sont utilisées, le code d'article pour le côté crédit serait 3717 « Réaffectation des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère.

Alternativement, un ministère peut choisir d'enregistré les détails par article. Dans ce cas, l'écriture serait :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Travaux en cours	10 000	16319	F152	0101
Dt	Travaux en cours	3 000	16319	F152	0421
Dt	Travaux en cours	500	16319	F152	0533
Dt	Travaux en cours	7 900	16319	F152	1141
Dt	Travaux en cours	2 000	16319	F152	1219
Dt	Travaux en cours	1 600	16319	F152	1246
Ct	Charges de fonctionnement	10 000	51321	F152	0101
Ct	Charges de fonctionnement	3 000	51321	F152	0421
Ct	Charges de fonctionnement	500	51321	F152	0533
Ct	Charges de fonctionnement	7 900	51321	F152	1141
Ct	Charges de fonctionnement	2 000	51321	F152	1219
Ct	Charges de fonctionnement	1 600	51321	F152	1246

Si cette alternative est choisie, le même code d'article doit être utilisé pour les même montants sur les côtés débit et crédit de l'écriture.

3) Une fois les travaux complétés (coûts finals de 75 000 $)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Édifice	75 000	16112	F152	3425
Ct	Travaux en cours	75 000	16319	F152	3425

Justification du code de CRF : Une fois que les travaux sont complétés, les coûts sont répartit du compte de travaux en cours au compte d'édifice. Ces coûts seront amortis avec la balance des coûts de l'édifice. Cependant, si l'amélioration avait une vie utile estimé qui était sensiblement différent que celle de l'édifice, l'amélioration devrait être amortie séparément.

Justification du code d'autorisation : il est présumé qu'il n'y a aucun effet sur les crédit d'où « F152 - Répartition des dépenses/coûts à l'inférieur d'un ministère » est utilisé. Cependant, un ministère peut choisir de réaffecter les charges d'un crédit pour charges de fonctionnement à un crédit pour charges de capital. Dans tel cas, B11A/B12A et B14A seraient utilisés.

Justification du code d'article : les articles ne sont pas touchés car ils sont modifiés dans la transaction précédente. Le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » est utilisé pour les deux côté de 'écriture. Si les recettes affectées au crédit sont utilisées, le code d'article pour l'enregistrement au crédit serait le 3717, « Réaffectation des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère ».

Alternativement, un ministère peut choisir d'enregistrer les détails par article. Dans ce cas, l'écriture serait :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Édifice	10 000	16112	F152	0101
Dt	Édifice	3 000	16112	F152	0421
Dt	Édifice	500	16112	F152	0533
Dt	Édifice	7 900	16112	F152	1141
Dt	Édifice	2 000	16112	F152	1219
Dt	Édifice	1 600	16112	F152	1246
Ct	Travaux en cours	10 000	16319	F152	0101
Ct	Travaux en cours	3 000	16319	F152	0421
Ct	Travaux en cours	500	16319	F152	0533
Ct	Travaux en cours	7 900	16319	F152	1141
Ct	Travaux en cours	2 000	16319	F152	1219
Ct	Travaux en cours	1 600	16319	F152	1246

Si cette alternative est choisie, le même code d'article doit être utilisé pour les même montants sur les côtés débit et crédit de l'écriture.

Scénario D - Disposition suivant la vente d'une immobilisation

Le 1^er mai 2000, le ministère achète du matériel informatique à un prix de 32 000 $, dont la durée de vie utile estimative est de 5 ans et la valeur résiduelle estimative à la fin de cette période, de 2 000 $. Le ministère applique la méthode de l'amortissement linéaire et décide de vendre l'actif le 1^er novembre 2004 pour 8 000 $.

Des écritures alternatives qui utilise un compte d'attente pour enregistré le produit reçu de la vente de l'immobilisation, et deux écritures au lieu d'une, sont présentées plus bas.

Écritures

1a) Enregistrement de la disposition de l'actif et du gain connexe

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	8 000	11125	R300	5299
Dt	Amortissement cumulé - matériel informatique	27 000	16222	D321	4843
Ct	Matériel informatique	32 000	16122	D321	4843
Ct	Gain sur disposition d'immobilisations à des tiers	3 000	42411	D321	4843

Justification du code de CRF : le ministère doit enregistrer le produit reçu (8 000 $) en inscrivant un débit aux Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général. Le matériel et l'amortissement cumulé s'y rapportant doivent être radiés des registres. Dans le cas présent, le montant net de ces trois éléments donne lieu à un gain qui sera inscrit au CRF des revenus non fiscaux. L'amortissement cumulé s'élève à 27 000 $ (32 000 $ - 2 000 $ = 30 000 $) (30 000 $/60 mois = 500 $/mois) (54 mois x 500 $ = 27 000 $).

Justification du code d'autorisation : l'encaisse reçue n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300 dans le cas présent. Le code D321, « Produit de la vente de biens excédentaires de l'État », sert aux autres débits et crédits (27 000 $ - 32 000 $ - 3 000 $) puisqu'il permet de refléter la ventilation du produit de 8 000 $ reçu par le ministère.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Puisque les articles sont comptabilisés selon la comptabilité axée sur les charges, un seul article sert à enregistrer le produit de la vente, soit « 4843 Biens excédentaires vendus à des tiers ».

Écritures alternatives : Une méthode alternative d'enregistrée la vente d'immobilisation utilise deux écritures avec un compte d'attente au milieu.

Première écriture :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	8 000	11125	R300	5299
Ct	Compte d'attente : produit reçu de vente d'immobilisation	8 000	21627	D321	4843

Deuxième écriture :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Compte d'attente : produit Reçu de vente d'immobilisation	8 000	21627	F999	7099/3425
Dt	Amortissement cumulé - matériel informatique	27 000	16222	F999	7099/3425
Ct	Matériel informatique	32 000	16122	F999	7099/3425
Ct	Gain sur disposition d'immobilisations à des tiers	3 000	42411	F999	7099/3425

Justification des codes : les CRF utilisés sont les mêmes avec l'exception du compte d'attente (CRF 21627). L'informations d'autorités et d'articles est enregistrées dans la première écriture. La deuxième écriture enregistre l'information de comptabilité d'exercice et n'influe pas sur l'informations d'autorités ou d'articles. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les articles, le même code, soit le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » ou le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » s'applique à l'ensemble de l'opération.

1b) Mêmes circonstances que ci-dessus, sauf que le ministère décide de vendre l'actif le 1^er novembre 2004 à un prix de 3 000 $. Enregistrement de la disposition de l'actif et de la perte connexe.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	3 000	11125	R300	5299
Dt	Amortissement cumulé - Matériel informatique	27 000	16222	D321	4843
Dt	Perte sur l'aliénation de biens corporels	2 000	51511	D321	4843
Ct	Matériel informatique	32 000	16122	D321	4843

Justification du code de CRF : le ministère doit enregistrer le produit reçu (3 000 $) en inscrivant un débit aux Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général. Le matériel et l'amortissement cumulé s'y rapportant doivent être radiés des registres. Dans le cas présent, le montant net de ces trois éléments donne lieu à une perte qui sera inscrite dans un CRF de charge.

Justification du code d'autorisation : l'encaisse reçue n'influe pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300 dans le cas présent. Le code D321, « Produit de la vente de biens excédentaires de l'État », sert aux autres débits et crédits (27 000 $ - 32 000 $ + 2 000 $) puisqu'il permet de refléter la ventilation du produit de 3 000 $ reçu par le ministère.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Puisque les articles sont comptabilisés selon la comptabilité axée sur les charges, un seul code sert à enregistrer le produit de la vente, soit 4843, « Biens excédentaires vendus à des tiers.

Écritures alternatives : Une méthode alternative d'enregistrée la vente d'immobilisation utilise deux écritures avec un compte d'attente au milieu.

Première écriture :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	3 000	11125	R300	5299
Ct	Compte d'attente : produit reçu de vente d'immobilisation	000	21627	D321	4843

Deuxième écriture :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Compte d'attente : produit Reçu de vente d'immobilisation	3 000	21627	F999	7099/3425
Dt	Amortissement cumulé - matériel informatique	27 000	16222	F999	7099/3425
Dt	Perte sur l'aliénation de biens Corporels	2 000	51511	F999	7099/3425
Ct	Matériel informatique	32 000	16122	F999	7099/3425

Justification des codes : les CRF utilisés sont les mêmes avec l'exception du compte d'attente (CRF 21627). L'informations d'autorités et d'articles est enregistrées dans la première écriture. La deuxième écriture enregistre l'information de comptabilité d'exercice et n'influe pas sur l'informations d'autorités ou d'articles. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les articles, le même code, soit le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » ou le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » s'applique à l'ensemble de l'opération.

Scénario E - Échanges

Il vaut noté qu'il y des restrictions sur les biens mobiliers que les ministères peuvent échanger (des automobiles, des familiales et des camions légers de type semblable) et si les ministères peuvent conclure des échanges sur des actifs semblables ou distincts (il y a lieu de se reporter à la Politique sur la gestion du matériel et à la Politique sur les véhicules automobiles.)

Le ministère échange du vieux matériel de recherche contre du nouveau. L'amortissement cumulé du vieux matériel est de 7 000 $ et son coût initial, de 8 000 $. Le ministère reçoit 600 $ en échange. Le nouveau matériel a une valeur de 10 000 $.

Écritures

1) Enregistrement de l'échange.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Équipement (neuf)	10 000	16129	B14A(*)	1219
Dt	Amortissement cumulé - équipement (vieux)	7 000	16229	D321	4843
Dt	Perte sur l'aliénation de biens corporels	400	51511	D321	4843
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	658	13392	G111	8171
Ct	Équipement (vieux)	8 000	16129	D321	4843
Ct	Créditeurs	10 058	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : l'équipement (vieux) et l'amortissement cumulé s'y rapportant doivent être radiés des registres. Puisque le ministère a reçu 600 $ en échange, la perte sur l'aliénation suivant l'échange s'établit à 400 $ (8 000 $ - 7 000 $ - 600 $). Le matériel (neuf) est enregistré à son prix d'achat initial et le montant à payer au fournisseur correspond à la différence entre le prix d'achat du matériel (neuf) et le montant de 600 $ reçu en échange, plus la TPS de 658 $. Le montant de TPS est calculé sur le prix d'achat net de l'équipement (7% de 9 400$)

Justification du code d'autorisation : (*) dans cet exemple, on présume que l'achat (de matériel neuf) est imputé au Crédit pour charges en capital. Toutefois, selon le ministère et l'actif acquis, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300, « Autres actifs et passifs », dans le cas présent. Le code D321, « Produit de la vente de biens excédentaires de l'État », sert à refléter le produit de 600 $ (7 000 $ + 400 $ - 8 000 $) reçu par le ministère en échange du vieux matériel. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : l'article est enregistré à cette étape en raison du suivi de la comptabilité axée sur les charges. Le code d'article 1219 sert à enregistrer l'achat du nouveau matériel. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur égal au montant dû. L'encaisse reçue correspond au produit de la vente du vieux matériel. Puisque la TPS/TVH est applicable, le montant connexe doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ». Le code 4843, « Biens excédentaires vendus à des tiers », s'applique au reste de l'écriture parce qu'il est lié à l'ensemble du produit reçu en contrepartie de l'actif vendu.

2) Transfert du produit de l'échange (écriture optionnelle)

		AMT($)	FRA	AUTH	OBJ
Dt	Équipement (neuf)	600	16129	A131	7099
Ct	Équipement (neuf)	600	16129	B14*	7099

Justification du code de CRF: il s'agit uniquement d'une écriture pour ajusté les codes d'autorités, il n'a aucun effet sur les CRF. Le même CRF s'applique à l'ensemble de l'opération.

Justification du code d'autorisation : le produit de l'échange de 600 $ est crédité au code B qui a été imputé lors de l'achat de l'immobilisation. De cette façon, le code d'autorisation est imputé le coût net de l'immobilisation. Cette écriture est optionnelle dépendant de la façon qu'un ministère choisi d'administré les produits reliés au A131 «Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État ».

Justification du code d'article : il s'agit uniquement d'une écriture pour ajuster les codes d'autorités, il n'a aucun effet sur les codes d'articles. Le code 7099, «Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » s'applique à l'ensemble de l'opération.

Scénario F - Radiation d'une immobilisation corporelle

L'amortissement cumulé d'un matériel informatique acquis à un coût d'origine de 120 000 $ et ayant une durée de vie utile de 5 ans s'élève à 60 000 $ en date du 1^er avril 2000. La charge mensuelle d'amortissement est de 2 000 $. En juillet, un incendie a causé des dommages importants au matériel. Le ministère détermine que le matériel n'est plus d'aucune utilité et doit être radié immédiatement.

Écritures

1) Radiation (la valeur de l'immobilisation est ramenée à zéro)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Amortissement cumulé - matériel informatique	66 000	16222	F351	7099/3425
Dt	Perte sur l'aliénation de biens corporels	54 000	51511	F351	7099/3425
Ct	Matériel informatique	120 000	16122	F351	7099/3425

Justification du code de CRF : le matériel et l'amortissement cumulé s'y rapportant (après l'ajout d'une charge d'amortissement supplémentaire de 6 000 $ à l'amortissement cumulé du matériel en 2000) doivent être radiés des registres. Le résultat net de ces éléments correspondra à une perte de 54 000 $. Le CRF 51511 est utilisé parce que le ministère a disposer de l'immobilisation. Le CRF 51733 «Pertes sur radiation et moins-values » serait utilisé si l'immobilisation reste en fonction (voir le Scénario G).

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice. Il n'y a pas d'incidence sur une autorisation puisque le crédit a été imputé lorsque l'actif à été acquis. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les crédits, le même code d'autorisation est utilisé pour tous les débits et crédits. Dans le cas présent, le code F351, « Radiation d'immobilisations », a été utilisé.

Justification du code d'article : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice sans incidence sur les articles puisqu'elle n'influe pas sur l'économie. Les articles ont été touchés lorsque l'actif a été acquis. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les articles, le même code, soit le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » ou le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » s'applique à l'ensemble de l'opération.

Scénario G - Baisse de valeur d'une immobilisation corporelle

Le coût d'un logiciel développé à l'interne et utilisé depuis un an est de 400 000 $ et son amortissement cumulé s'élève à 40 000 $. Le ministère a déterminé que le logiciel ne rapportera pas tous les avantages prévus (p. ex. le logiciel ne peut servir à traiter le volume requis et il faudra acheter d'autres logiciels à ces fins). Le ministère a calculé que le coût du logiciel doit être réduit de 100 000 $ afin de refléter la baisse de valeur de l'actif (qui peut être égale aux coûts supplémentaires nécessaires pour accroître la capacité de traitement).

Nota : des autres raisons appuyant la nécessité d'une baisse de valeur d'un actif sont fournie dans le SP 3150.36.

Écritures

1) Baisse de valeur

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Pertes sur moins-values	100 000	51733	F351	7099/3425
Ct	Amortissement cumulé : logiciels	100 000	16223	F351	7099/3425

Justification du code de CRF : le code de CRF 51733, « Pertes sur moins-values », est utilisé parce que l'actif reste en service. L'amortissement cumulé est crédité pour refléter la baisse de la valeur comptable nette de l'actif.

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice. Il n'y a pas d'incidence sur les autorisations puisque le crédit a été imputé lorsque l'actif a été acquis. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les crédits, le même code d'autorisation est utilisé pour le débit et crédit. Dans le cas présent, le code F351, « Radiation d'immobilisations », a été utilisé.

Justification du code d'article : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice sans incidence sur les articles puisqu'elle n'influe pas sur l'économie. Les articles ont été touchés lorsque l'actif a été acquis. Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune incidence sur les articles, le même code, soit le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions », ou le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère », s'applique à l'ensemble de l'opération.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Aux termes de la NCCT 1.2, il faut présenter le coût d'origine, les acquisitions, les dispositions, les dévaluations, l'amortissement cumulé, la charge d'amortissement et la valeur comptable nette des immobilisations dans l'annexe pertinente des états financiers ministériels. De plus, dans le cas des immobilisations dont la valeur comptable nette est déjà nulle, le coût d'origine doit être présenté dans les notes afférentes aux états financiers afin de signaler leur existence.

3.5.1.1 Contrats de location-acquisition

Un contrat de location est une entente contractuelle entre un bailleur (ou locateur) et un preneur (à bail) (ou locataire) aux termes de laquelle le preneur obtient le droit d'utiliser un bien précis appartenant au bailleur pendant une période de temps définie, généralement en contrepartie de paiements périodiques en espèces.

Lorsqu'un ministère est partie à un contrat à titre de preneur, tous les contrats de location doivent être classés aux fins comptables en tant que contrats de location-exploitation ou de location-acquisition. Le preneur doit comptabiliser un contrat de location-acquisition si l'une des conditions suivantes est remplie :

• Y a-t-il un transfert de propriété?
• Le contrat est-il assorti d'une option d'achat à prix de faveur?
• La durée du contrat est-elle égale ou supérieure à 75 % de la durée de vie de l'actif?
• La valeur actualisée des paiements est-elle égale ou supérieure à 90 % de la juste valeur de l'actif?

Lorsqu'un ministère est partie à un contrat à titre de bailleur, les contrats doivent être classés aux fins comptables comme des :

• contrats de location-exploitation; ou des
• contrats de location-financement ou de location-vente.

Référence

ICCA 3065 (plus particulièrement les paragraphes 21 à 26)

Scénario A - Le ministère est partie à un contrat de location-acquisition à titre de preneur

Le bailleur et le ministère signent un contrat de location-acquisition aux termes duquel le bailleur loue du matériel informatique au ministère à partir du 1^er janvier 2005. Le contrat est assorti des modalités suivantes :

1. la durée du contrat est de cinq ans; il n'est pas résiliable et prévoit des paiements égaux de 25 981,62 $ au début de chaque année (selon une disposition de versement en début de période);
2. la juste valeur du matériel au début du contrat est de 100 000 $, sa durée de vie estimative est de cinq ans et sa valeur résiduelle est nulle à la fin de cette période;
3. le ministère paie tous les frais accessoires directement, à l'exception des coûts d'entretien de 2 000 $ par an, qui sont inclus dans les paiements annuels versés au bailleur;
4. il n'y a pas d'option de renouvellement et le bailleur reprend le matériel à la fin du contrat;
5. le ministère amortit le matériel semblable qu'il possède selon la méthode linéaire;
6. le bailleur fixe le loyer annuel de manière à obtenir un taux annuel de rendement sur son investissement de 10 %, une information connue du ministère. Dans le cas où le ministère ne connaît pas le taux de rendement du bailleur, il utilise le taux d'intérêt débiteur du Trésor en vigueur au moment de la signature du contrat.

L'entente répond aux critères d'un contrat de location-acquisition parce que 1) la durée du contrat est de cinq ans, ce qui correspond à la durée de vie estimative du matériel de cinq ans et satisfait ainsi au test de 75 % et 2) la valeur actualisée des paiements minimums exigibles (soit 100 000 $, selon les calculs exposés ci-après) dépasse 90 % de la juste valeur de l'actif (100 000 $).

Écritures

1) Pour comptabiliser le contrat de location-acquisition le 1^er janvier 2005.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Matériel informatique - Actif corporel sous contrats de location-acquisition (actif)	100 000	16622	R300	7099
Ct	Matériel informatique - Contrats de location-acquisition (obligation)	100 000	24222	R300	6299

Justification du code de CRF : la valeur de l'actif et le montant de l'obligation comptabilisés au début du contrat de location sont égaux à la valeur actualisée des paiements minimums exigibles, abstraction faite de la partie de ces paiements qui a trait aux frais accessoires.

Les paiements minimums exigibles sont de 119 908,10 $ (23 981,62 $ x 5) et le montant capitalisé de l'actif loué est de 100 000 $, soit la valeur actualisée des paiements minimums exigibles, qui est déterminée de la façon suivante :

Montant capitalisé	=(25 981,62 - 2 000 $) x valeur actualisée d'un versement annuel périodique de 1 $ pendant 5 ans à un taux de 10 %
	=23 981,62 $ x 4,16986
	=100 000 $

Le taux d'intérêt implicite du bailleur de 10 % est utilisé au lieu du taux d'intérêt marginal du preneur de 11 % étant donné 1) qu'il est plus faible et 2) que le preneur le connaît.

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une écriture de comptabilité d'exercice. Les crédits ne sont pas touchés à ce moment-ci mais seulement lorsque le contrat est exécuté et les intérêts et les frais accessoires sont versés. Le code R300, « Autres actifs et passifs », sert aux deux enregistrements.

Justification du code d'article : puisque les articles sont comptabilisés selon la méthode axée sur les charges, l'article n'est pas enregistré à cette étape mais seulement quand le paiement du loyer est fait. Le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » est utilisé. De plus, l'article « 6299 - Augmentation ou diminution nette des autres passifs » sert à établir le montant de la charge à payer.

2) Pour enregistrer la paiement du premier loyer le 1^er janvier 2005.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement (frais accessoires)	2 000,00	51321	(**)	0525
Dt	Matériel informatique - Contrats de location-acquisition (obligation)	23 981,62	24222	(**)	1221
Dt	Comptes d'avance remboursables De la TPS	1 818,71	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	27 800,33	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le premier paiement de loyer de 23 981,62 $ représente une réduction du capital de l'obligation découlant du contrat de location. Aucun intérêt n'est versé à cette étape. À la fin de l'exercice, la charge est comptabilisée (Il y a lieu de se reporter à l'écriture 3) ci-dessous). Les frais accessoires sont inclus dans les charges de fonctionnement. Le ministère doit comptabiliser un créditeur à l'égard du montant dû de 25 981,62 plus la TPS de 1 818,71 $.

Justification du code d'autorisation : (**) on présume ici que le paiement de location et la charge de fonctionnement sont imputés au crédit pour charges en capital B14A. Toutefois, selon les crédits ministériels, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300, « Autres actifs et passifs », dans le cas présent. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111.

Justification du code d'article : à cette étape, des charges sont comptabilisées pour les frais accessoires et les frais de location, ce qui influe sur les articles. Dans ce cas-ci, le code 0525, « Location de matériel informatique », est utilisé pour les frais d'accessoires et le code 1221 « Matériel de communications vocales » est utilisé pour les frais de location. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », sert à inscrire un compte créditeur. Puisque la TPS/TVH est applicable, le montant connexe doit être reflété à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

Chaque paiement de location de 25 981,62 $ comprend trois éléments : 1) la réduction du capital de l'obligation découlant du contrat de location, 2) les coûts de financement (intérêts débiteurs) et 3) les frais accessoires. Le total des coûts de financement ou des intérêts débiteurs pendant la durée du contrat de location correspond à la différence entre la valeur actualisée des paiements de location (100 000 $) et les décaissements réels, déduction faite des frais accessoires (119 908,10 $), soit 19 908,10 $. Nota : dans l'écriture 2) ci-dessus, aucune partie du montant de 23 981,62 $ ne se rapporte aux intérêts. Ceux-ci sont comptabilisés à la fin de l'exercice (Il y a lieu de se reporter à l'écriture 3) ci-dessous) et sont payés au début de l'exercice suivant (Il y a lieu de se reporter à l'écriture 5) ci-dessous).

Tableau d'amortissement du contrat de location
(versement annuel en début de période)

Date	Paiement de location annuel	Intérêts (10 %) sur la tranche impayée de l'obligation	Réduction de l'obligation découlant du contrat de location	Solde de l'obligation découlant du contrat de location
	(a)	(b)	(c)	(d)
1er janvier 2005				100 000,00 $
1er janvier 2005	23 981,62 $	0	23 981,62 $	76 018,38
1er janvier 2006	23 981,62	7 601,84 $	16 379,78	59 638,60
1er janvier 2007	23 981,62	5 963,86	18 017,76	41 620,84
1er janvier 2008	23 981,62	4 162,08	19 819,54	21 801,30
1er janvier 2009	23 981,62	* 2 180,32	21 801,30	0
Total	119 908,10 $	19 908,10 $	100 000,00 $

1. Paiement de location exigé par le bailleur, excluant les frais accessoires.
2. 10 % du solde précédent en (d), sauf le 1^er janvier 2005; puisqu'il s'agit d'un paiement annuel périodique, aucune période ne s'est écoulée à la date du premier paiement et aucun intérêt n'est couru.
3. (a) moins (b)
4. Solde précédent moins (c).

3a) Pour enregistrer les intérêts débiteurs de la période du 1^er janvier 2005 au 31 mars 2005.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Intérêts relatifs aux paiements des contrats de location-acquisition	1 900,46	51713	F129	3469/7099
Ct	Intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition	1 900,46	21154	R300	6299

Justification du code de CRF : les intérêts débiteurs calculés pendant la durée du contrat de location correspondent à la différence entre la valeur actualisée des paiements de location et les décaissements réels. Les intérêts débiteurs sont fondés sur l'obligation en vigueur; 7 601,84 $ = ((100 000$ - 23 981,62) x 10 %. Il est nécessaire d'établir une charge à payer pour la période de trois mois allant du 1^er janvier 2005 au 31 mars 2005 puisque l'exercice du ministère prend fin le 31 mars. L'intérêt couru s'élève à 1 900,46 $ (7 601,84 $ / 12 mois x 3 mois). L'intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition est contrepassé au cours de l'exercice suivant. Nota : si leur montant est important, les intérêts débiteurs doivent être comptabilisés chaque mois.

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice. Les crédits ne sont pas touchés à ce moment-ci mais seulement lorsque les intérêts sont réellement payés lors du versement du paiement périodique. Par conséquent, il est nécessaire d'utiliser un code F. Pour la partie des intérêts débiteurs, il s'agit du code F129, « Charges à imputer plus tard aux crédits - Autres charges à imputer plus tard ». L'intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition n'influe pas sur les crédits, ce qui signifie que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : il s'agit uniquement d'une opération de comptabilité d'exercice sans incidences sur les articles. Le code 3469 «Charges aux autres comptes de passifs » ou le code 7099 «Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions » s'applique à l'ensemble de l'opération. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur.

3b) Pour enregistrer les intérêts débiteurs relatifs à la période du 1^er avril 2005 au 31 décembre 2005.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Intérêts relatifs aux paiements des contrats de location-acquisition	5 701,38	51713	F129	3469/7099
Ct	Intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition	5 701,38	21154	R300	6299

Justification du code de CRF : il est nécessaire d'inscrire une charge à payer pour la période de neuf mois allant du 1^er avril 2005 au 31 décembre 2005, soit un montant de 5 701,38 $ (7 601,84 $ / 12 mois x 9 mois) à l'égard de l'intérêt couru. L'intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition est contrepassé au cours de l'exercice suivant. Nota : si leur montant est important, les intérêts débiteurs doivent être comptabilisés chaque mois.

Justification du code d'autorisation : même que 3a).

Justification du code d'article : même que 3a).

4) Pour enregistrer la charge d'amortissement et l'amortissement cumulé du mois.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges d'amortissement pour les immobilisations - Matériel informatique (loué)	1 667	51422	F111	3451
Ct	Amortissement cumulé du matériel et de l'outillage - Matériel informatique (loué)	1 667	16722	F311	7061/7099

Justification du code de CRF : le ministère doit comptabiliser la charge d'amortissement et l'amortissement cumulé en fonction de la convention qu'il applique (p. ex. la méthode linéaire); 100 000 $ / 5 ans = 20 000 $ / an = 20 000 $ / 12 mois = 1 666,67 $ par mois

Justification du code d'autorisation : puisque la dépense d'acquisition a déjà été imputée à un crédit par le biais des écritures antérieures, les crédits ne sont pas touchés. Des codes F sont utilisés pour faciliter les rapprochements ministériels. Le code F111, « Charges d'amortissement des immobilisations », sert à comptabiliser la charge d'amortissement et le code F311, « Augmentation (diminution) de l'amortissement cumulé des immobilisations », à inscrire l'amortissement cumulé.

Justification du code d'article : il s'agit d'éléments hors caisse qui n'influent pas sur les articles. Le code 7061, « Amortissement accumulé sur les immobilisations » ou le code 7099 « Augmentation ou diminution nette en autres transaction », sert à enregistrer la charge d'amortissement. Le code 3451, « Charges d'amortissement des immobilisations », sert à enregistrer la charge d'amortissement.

5) Pour enregistrer le paiement de location et imputer les intérêts débiteurs au crédit le 1^er janvier 2006.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement (frais accessoires)	2 000,00	51321	(**)	0525
Dt	Intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition	7 601,84	21154	R300	6299
Dt	Matériel informatique - Contrats de location-acquisition (obligation)	16 379,78	24222	(**)	1221
Dt	Comptes d'avance remboursables de la TPS	1 818,71	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	27 800,33	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : l'enregistrement du paiement de location entraîne la réduction de l'obligation découlant du contrat de location et l'enregistrement d'un créditeur pour refléter le montant dû au bailleur. L'intérêt couru est contrepassé et inscrit dans les créditeurs pour refléter également le montant dû par le preneur. Les frais accessoires sont imputés aux charges de fonctionnement.

Justification du code d'autorisation : (**) on présume ici que le paiement de location et les charges de fonctionnement sont imputés au crédit pour charges en capital B14A. Toutefois, selon les crédits ministériels, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Les créditeurs et l'intérêt couru à payer sur les contrats de location-acquisition n'influent pas sur les autorisations mais le système exige qu'un code soit utilisé, soit R300, « Autres actifs et passifs », dans le cas présent.

Justification du code d'article : le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer l'incidence nette sur les autres passifs. À cette étape, les charges sont engagées à l'égard des frais accessoires et des frais de location, ce qui a une incidence sur les articles. Dans ce cas, le code 0525, « Location de matériel informatique » et le code 1221 « Matériel de communications vocales » sont utilisés.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Intérêts relatifs aux paiements des contrats de location-acquisition	7 601,84	51713	(***)	3252
Ct	Intérêts relatifs aux paiements des contrats de location-acquisition	7 601,84	51713	F159	7099

Justification du code de CRF : cette opération n'influe pas sur les créditeurs mais seulement sur les crédits. Toutefois, le système exige qu'un code de CRF soit entré. Pour assurer une incidence nulle sur tous les CRF ministériels, il est nécessaire d'effectuer des enregistrements débiteur et créditeur selon le même code de CRF et pour le même montant.

Justification du code d'autorisation : (***) on présume ici que le paiement de location et la charge de fonctionnement sont imputés au crédit pour charges en capital B14A. Par conséquent, les intérêts débiteurs sont imputés au même crédit. Ce montant n'est pas traité comme une charge relative à la dette publique. Toutefois, selon le ministère, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Puisque l'opération doit influer sur un crédit, un seul enregistrement est comptabilisé. Ainsi, il est nécessaire d'utiliser un code F pour l'enregistrement contraire (crédit) relatif à l'opération. Dans ce cas-ci, le code F159, « Autres charges non imputées à des crédits en même temps », est utilisé.

Justification du code d'article : Le code 3252 « Intérêt, frais d'administration ou de service et autres amendes » est utilisé pour inscrire les intérêts débiteurs. Le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions », est utilisé pour le crédit.

Scénario B - Le ministère achète le matériel loué à la fin du contrat de location.

Veuillez noter que les modalités du scénario A s'appliquent au scénario B, sauf que le ministère achète le matériel loué à la fin du contrat de location en contrepartie de 5 000 $ (la durée de vie estimative du matériel a été prolongée de deux ans).

Écritures

Écritures 1 à 5 - Il y a lieu de se reporter au scénario A ci-dessus.

6) Pour enregistrer l'acquisition du matériel loué en contrepartie de 5 000 $.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Matériel informatique	100 000	16122	F351	7099
Dt	Matériel informatique	5 000	16122	(****)	1221
Dt	Amortissement cumulé - Matériel informatique	100 000	16722	F311	7061/7099
Dt	Comptes d'avance remboursables de la TPS	350	13392	G111	8171
Ct	Matériel informatique - Actif corporel sous contrats de location-acquisition (actif)	100 000	16622	F351	7099
Ct	Amortissement cumulé - Matériel	100 000	16222	F311	7061/7099
Ct	Créditeurs	5 350	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque le montant de 5 000 $ fait partie du coût total du matériel, il doit être capitalisé. À la fin du contrat de location, le montant capitalisé au titre du matériel loué est entièrement amorti et supprimé des registres (nota : à ce moment-là, l'obligation découlant du contrat de location est totalement éteinte). Puisque le matériel a déjà été amorti pendant cinq ans, l'amortissement cumulé doit être comptabilisé. Le solde de 5 000 $ sera amorti pendant les deux prochains exercices. La TPS de 350 $ (7% de 5 000 $)est dû sur l'achat.

Justification du code d'autorisation : seul le montant de 5 000 $ sera imputé à un crédit puisque celui de 100 000 $ l'a déjà été par le biais de l'inscription des paiements de location versés pendant cinq ans. (****) On présume ici que l'achat est imputé au crédit pour charges en capital B14A. Toutefois, selon le ministère, les codes suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Il n'y a pas d'incidence sur les autorisations dans le reste de l'écriture et les codes F applicables sont donc utilisés, et le code R300 permet d'enregistrer un créditeur approprié.

Justification du code d'article : cette opération n'influe pas sur les charges, sauf dans le cas du montant supplémentaire de 5 000 $ engagé à l'égard du matériel informatique. Le code 7061 ou le code 7099 permet de comptabiliser l'amortissement cumulé du matériel. Le code 1221 reflète l'acquisition de l'immobilisation, soit le matériel informatique d'une valeur résiduelle de 5 000 $. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur. Pour assurer que le reste de l'opération ait une incidence nulle, le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions », est utilisé.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

On doit indiquer au lecteur la valeur brute des biens loués en vertu de contrats de location-acquisition et l'amortissement accumulé s'y rapportant. Les obligations relatives aux biens loués doivent être présentées séparément des autres obligations à long terme. Leurs caractéristiques, y compris les taux d'intérêt et les dates d'expiration, doivent faire l'objet d'une description distincte de celle des caractéristiques des autres obligations à long terme dans les notes afférentes aux états financiers. De plus, on doit indiquer les restrictions importantes imposées au preneur de par le contrat de location.

On doit indiquer au lecteur le total des paiements minimums futurs ainsi que leur montant pour chacun des cinq exercices suivants. On doit montrer séparément, en déduction du chiffre global, les montants inclus dans les paiements minimums à l'égard des frais accessoires et des intérêts théoriques. Le montant net qui résulte de ce calcul est le solde de l'obligation impayée.

On doit présenter, soit séparément, soit en l'incluant dans le montant global d'amortissement des immobilisations, le montant de l'amortissement relativement aux biens loués. On doit également préciser les méthodes et les taux d'amortissement utilisés.

On doit présenter les intérêts débiteurs ayant trait aux obligations découlant des baux séparément.

3.5.1.2 Actifs en construction

Introduction

Le coût d'une immobilisation construite comprend les coûts directs de construction, de développement ou de mise en valeur (matières et main-d'oeuvre) et les coûts indirects imputables à l'activité de construction, de développement ou de mise en valeur (SP 3150.12).

La capitalisation des frais financiers cesse lorsqu'une immobilisation corporelle se trouve en état d'utilisation pour la production de biens ou la prestation de services. La détermination du moment où une immobilisation corporelle ou partie d'immobilisation corporelle est en état d'utilisation productive exige que l'on tienne compte des circonstances dans lesquelles elle est utilisée; normalement, le gouvernement procède d'avance à cette détermination en prenant en considération des facteurs tels que la capacité de production, le taux d'occupation ou l'écoulement du temps (SP 3150.17).

Les actifs en construction comprennent également ceux qui ont été acquis mais pour lesquels des travaux supplémentaires doivent être effectués avant que ceux-ci ne soient en état d'utilisation. Il y a lieu de se reporter au scénario A.

Amortissement

Les actifs en construction ne sont pas amortis tant que les travaux ne sont pas terminés étant donné qu'ils ne peuvent servir à l'exécution des programmes. L'amortissement commence lorsque la construction de l'actif arrive à terme et que ce dernier est en état d'utilisation par le ministère.

Références

• SP 3150.12,.17,.36 et.45
• NCCT 3.1 Immobilisations
• NCCT 1.2 États financiers des ministères et organismes

Scénario A - Le ministère achète un ordinateur à l'égard duquel des travaux doivent être effectués avant que celui-ci ne soit en état d'utilisation

Le ministère achète à un prix coûtant de 200 000 $ un ordinateur qui n'est pas fonctionnel avant d'avoir été installé correctement et d'être en état d'utilisation. D'ici là, le matériel n'est pas amorti. Les coûts suivants sont liés à la mise en service du matériel :

• transport - 500 $;
• honoraires des conseillers en informatique pour la mise au point du matériel - 35 000 $;
• salaires du personnel ministériel affecté à la mise au point du matériel - 20 000 $;
• circuits supplémentaires nécessaires pour adapter le matériel aux besoins du ministère - 5 000 $.
• Il est présumé que le ministère à son propre crédit pour dépenses en capital.

Écritures

1) Achat du matériel informatique

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Autres constructions ou travaux en cours	200 000	16319	B14A(*)	1226
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS (y inclus TVH)	14 000	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	214 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le prix coûtant de l'actif dépasse le seuil de 10 000$ et doit être capitalisé. Toutefois, puisque l'actif n'est pas en état d'utilisation, les coûts peuvent être comptabilisés dans un compte provisoire, ce qui est essentiel puisque l'actif ne peut être amorti. Le ministère doit verser la TPS au vendeur au moment de l'achat. Toutefois, puisqu'il peut recouvrer ce montant plus tard auprès de l'Agence des douanes et du revenu (ADRC), il inscrit ce montant à l'actif selon le code 13392, « Comptes d'avances remboursables de la TPS (y inclus TVH) ». Puisque le ministère n'a pas encore payé l'ordinateur, il doit enregistrer un créditeur pour le montant dû.

Nota : si le système du ministère ne peut pas traiter cette écriture, l'achat de matériel informatique peut être enregistrer à une charge de fonctionnement et par après être répartit à un compte de travaux en cours. Voir la section 3.5.1 Immobilisations, scénario C, écriture 1 et 2 pour un exemple.

Justification du code d'autorisation : (*) on présume dans cet exemple que l'achat est imputé à un crédit pour dépenses en capital. Toutefois, selon la structure des crédits du ministère et l'actif acheté, les codes d'autorisation suivants peuvent s'appliquer : B11A - crédit pour dépenses de programmes ou, B12A - crédit pour dépenses de fonctionnement. Puisque la TPS n'est pas imputable à un crédit ministériel, elle est inscrite en tant qu'avance aux termes d'une autorisation spéciale selon le code G111. Les créditeurs n'ont pas d'incidence sur les autorisations, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : le code 1226, « Matériel d'ordinateurs gros/médium, ordinateur principal, mini », sert à refléter l'achat de ce matériel. Puisque la TPS est payable, le montant doit être enregistré selon le code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ». Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur pour le montant dû.

2) Les salaires et traitements, dont une partie est affectée aux travaux en cours, sont versés aux employés du ministère.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Salaires et traitements	100 000	51311	B11A/B12A	0101
Ct	Compte de contrôle de la paye	100 000	63DDD	0000	0000

Justification du code de CRF : les salaires et traitements des employés du ministère sont inscrits dans les charges et le montant est versé par le biais du compte de contrôle de la paye. Le montant relatif à l'actif en question est imputé aux travaux en cours (il y a lieu de se reporter à l'écriture ci-dessous).

Justification du code d'autorisation : les salaires et traitements sont imputés à partir du crédit pour dépenses en capital, de programmes ou de fonctionnement, selon la structure des crédits du ministère. Le compte de contrôle de la paye n'a pas d'incidence sur les crédits, de sorte que le code applicable est 0000.

Justification du code d'article : le code 0101, « Civils, temps régulier - emploi continu », s'applique aux salaires versés aux employés à temps plein nommés pour une période indéterminée. Tous les comptes de contrôle du RG, à l'exception des comptes de contrôle des RI, ont un code 0000.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Autres constructions ou travaux en cours	20 000	16319	B14A	3425
Ct	Salaires et traitements	20 000	51311	B11A/B12A	3717

Justification du code de CRF : les salaires et traitements de 20 000 $ directement liés à la mise au point du matériel sont imputés des frais d'exploitation au compte des travaux en cours.

Justification du code d'autorisation : Le salaire doit être redistribué de crédit pour dépenses de fonctionnement ou de crédit de programmes à un crédit pour dépenses en capital

Justification du code d'article : puisque les salaires sont affectés à un compte de travaux en cours du même ministère, le code 3425, « Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère », s'applique à l'enregistrement débiteur et le code 3717, « Réaffectation des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère », à l'enregistrement créditeur. Puisque ces deux éléments relèvent de l'article courant 12, ils s'appliquent l'un contre l'autre et leur incidence est nulle.

3) Pour enregistrer les charges supplémentaires liées au matériel

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Autres constructions ou travaux en cours (conseils en informatique)	35 000	16319	B14A(*)	0472
Dt	Autres constructions ou travaux en cours (transport)	500	16319	B14A(*)	0210
Dt	Autres constructions ou travaux en cours (circuits)	5 000	16319	B14A(*)	1229
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	2 485	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	42 985	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque l'actif n'est pas en état d'utilisation, les factures reçues pour les honoraires des conseillers, pour d'autres circuits et pour le transport doivent être capitalisées et enregistrées au compte des travaux en cours. De plus, un passif doit être comptabilisé pour le montant dû à l'entrepreneur. Le code 21111 s'applique à l'enregistrement créditeur.

Nota : si le système du ministère ne peut pas traiter cette écriture, ces coûts peuvent être enregistrer à une charge de fonctionnement et par après être répartit à un compte de travaux en cours. Voir la section 3.5.1 Immobilisations, scénario C, écriture 1 et 2 pour un exemple.

Justification du code d'autorisation : B14A(*) les honoraires des conseillers, les frais de transport et le prix coûtant des circuits doivent être payés à partir du crédit pour dépenses en capital, de programmes ou de fonctionnement, selon la structure des crédits du ministère. Les créditeurs n'ont pas d'incidence sur les autorisations, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : en présumant que les frais de transport sont facturés séparément de l'achat de l'ordinateur, le code 0210, « Transport d'objets non spécifiés ailleurs », s'applique. Le code 0472, « Conseillers en technologie d'information », s'applique aux honoraires des conseillers. Le code 1229, « Pièces d équipement d'ordinateurs », s'applique aux circuits. Le créditeur correspondant au montant dû est imputé au code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs ».

4) L'ordinateur est en état d'utilisation

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Matériel informatique	260 500	16122	F999	3425
Ct	Autres constructions ou travaux en cours	260 500	16319	F999	3717

Justification du code de CRF : puisque l'actif se trouve maintenant en état d'utilisation, il faut commencer à l'amortir, ce qui signifie que le solde du compte de travaux en cours doit être transféré au compte du matériel informatique (actif).

Justification du code d'autorisation : cette écriture de comptabilité d'exercice n'a aucune incidence sur les autorisations. L'imputation au crédit a été faite par le biais de l'écriture précédente. Dans le cas présent, le code F999 s'applique aux enregistrements débiteur et créditeur, de sorte que l'incidence est nulle.

Justification du code d'article : Puisque ceci est une redistribution du compte des travaux en cours au compte d'actif dans le même département, « 3425 Répartition des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » est utilisé pour le coté du débit de l'opération et « 3717 Réaffectation des dépenses/coûts à l'intérieur d'un ministère » est utilisé sur le coté du débit de la transaction. Puisque les deux items se rapporte à l'article courant 12, ils seront déduit un sur l'autre, ayant ainsi aucune incidence.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

L'état de la situation financière du ministère doit fournir de l'information sur la valeur comptable nette des immobilisations corporelles qui ne font pas l'objet d'un amortissement parce qu'elles sont en cours de construction, de développement ou de mise en valeur (SP 3150.45).

Introduction

Les créditeurs correspondent aux soldes dus à des fournisseurs principaux, secondaires et autres pour des biens, des services, des prêts, des paiements de transfert, etc. Des créditeurs doivent être comptabilisés en raison du délai entre l'enregistrement de l'obligation et le règlement de celle-ci à une date ultérieure.

Il faut prêter une attention particulière aux opérations qui ont lieu vers la fin d'un exercice et au début du suivant pour s'assurer que les biens reçus (stocks) et le passif connexe (créditeurs) sont enregistrés au cours du même exercice.

Des charges courues à payer doivent être inscrites relativement aux montants estimatifs (des biens ou services fournis mais non comptabilisés) à la fin de chaque mois, lorsque les montants sont importants. Les écritures doivent être contrepassées une fois que les montants finals sont connus, moment auquel des créditeurs sont enregistrés, ou au début du mois suivant, selon le système ministériel.

Puisque les créditeurs n'influent pas sur les crédits, le code d'autorisation R300 doit toujours être utilisé.

Références

• SP 1500.41, 1500.43, 1800.25
• ICCA 3860.43-.95 (obligations d'information)

Scénario A

Des fournitures de 500 $ sont achetées et reçues.

Écritures

1) Pour enregistrer l'achat de fournitures (en présumant que l'achat et la réception des biens ont lieu en même temps)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Charges de fonctionnement	500	51321	B11A/B12A	11XX
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS (y inclus TVH)	35	13392	G111	8171
Ct	Créditeurs	535	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : puisque les fournitures ont été achetées et reçues au cours de la même période, les charges de fonctionnement doivent être comptabilisées. Le ministère doit payer la TPS imposée sur l'achat des fournitures. Toutefois, il pourra en recouvrer le montant auprès de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) et doit comptabiliser le montant à l'aide du code 13392, « Comptes d'avances remboursables de la TPS (y inclus TVH) ». Le coût des fournitures, majoré de la TPS de 7 %, est enregistré dans les créditeurs de l'exercice puisque les charges ont été engagées mais n'ont pas encore été payées.

Justification du code d'autorisation : puisqu'il s'agit d'une charge légitime prélevée sur un crédit pour charges de fonctionnement, elle est imputée, selon le cas, au Crédit pour dépenses de programmes (B11A) ou au Crédit pour charges de fonctionnement (B12A) du ministère. Puisque la TPS n'est pas imputée à un crédit ministériel, le code G111 s'applique. Les créditeurs n'influent pas sur les crédits, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : selon la nature réelle des fournitures achetées, l'article approprié de la sous-catégorie 11 doit être utilisé. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur. Puisque des biens assujettis à la TPS/TVH ont été acquis, la TPS connexe doit être prise en compte à l'aide du code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ».

2) Le ministère présente une demande de paiement au receveur général (RG).

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Créditeurs	535	21111	R300	6299
Ct	Paiements en transit	535	11134	R300	5299

Justification du code de CRF : puisque le paiement fait l'objet d'une demande, le créditeur est inversé et le compte des paiements en transit reflète les paiements demandés mais non encore effectués. Le compte de contrôle ne doit pas être imputé avant que TPSGC n'ait confirmé que le paiement a été reçu.

Justification du code d'autorisation : aucun des comptes n'influe sur les crédits et, par conséquent, l'écriture doit être enregistrée au débit et au crédit selon le code R300, « Autres actifs et passifs ».

Justification du code d'article : le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », sert à indiquer le règlement des créditeurs. Le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse.

3) Le RG informe le ministère qu'un paiement a été effectué, de sorte que le ministère enregistrera l'écriture suivante :

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Paiements en transit	535	11134	R300	5299
Ct	Compte de contrôle des paiements	535	61DDD	0000	0000

Justification du code de CRF : une fois le paiement effectué, les paiements en transit sont inversés et le compte de contrôle des paiements est crédité pour refléter le fait que le RG a effectué le paiement. Les trois derniers chiffres du compte de contrôle correspondent au numéro du ministère.

Justification du code d'autorisation : aucun des comptes n'influe sur les crédits. Le code d'autorisation est 0000 pour le compte de contrôle des paiements et R300, « Autres actifs et passifs », pour les paiements en transit.

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Tous les comptes de contrôle du RG, à l'exception des comptes de contrôle des RI, ont un code 0000.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les créditeurs sont classés dans le passif à l'état de la situation financière.

Introduction

Les revenus reportés et les revenus reçus d'avance sont des fonds reçus d'avance de tiers en contrepartie desquels un organisme gouvernemental fournira des biens ou services précis dans un proche avenir. Les revenus reportés liés à des biens et services non précisés sont enregistrés dans les comptes à fins déterminées (il y a lieu de se reporter à la rubrique sur les comptes à fins déterminées).

es revenus reçus d'avance peuvent découler de la vente des biens et de la prestation des services suivants à des tiers :

• droits et privilèges;
• location et utilisation de biens publics;
• services réglementaires;
• services non réglementaires (facultatifs);
• vente de biens et de produits d'information;
• autres frais et droits, etc.

Aux fins de la comptabilité gouvernementale, le principe de la constatation stipule que les revenus doivent être comptabilisés dans les exercices où ils sont réalisés. Lorsque les revenus sont reçus avant d'être réalisés, le montant applicable aux exercices futurs est reporté à ces exercices.

Le montant reçu d'avance ou reporté (reçu avant d'être réalisé) est traité comme un passif puisqu'il constitue une obligation découlant d'une opération antérieure visant la fourniture d'un bien ou la prestation d'un service dans l'avenir.

À mesure que les biens ou les services sont fournis, l'organisme gouvernemental réalisera et constatera ses revenus au cours de l'exercice approprié.

Les opérations suivantes sont effectuées « dans le cours normal des activités quotidiennes » à l'égard des revenus non fiscaux externes. Des opérations plus complexes sont présentées à la rubrique sur les comptes à fins déterminées.

Références

• ICCA 1510.05, 1510.07, 3400
• SP 1500.34, 1800.25, 1800.40, 3100.07-.12, 3410.47-.48

Scénario A - Revenus non disponibles

Le ministère reçoit 100 $ au cours de l'exercice 1 en contrepartie de services qui ne seront rendus qu'au cours de l'exercice 2.

Écritures

1) Pour comptabiliser les frais de 100 $ reçus au cours de l'exercice 1.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	100	11125	R300	5299
Ct	Revenus reportés	100	21510	D/E(*)	45XX

Justification du code de CRF : le ministère doit constater les fonds reçus d'avance d'un tiers dans le compte d'encaisse approprié. Puisque les frais sont liés à des revenus qui seront réalisés au cours d'une période ultérieure, le ministère doit les comptabiliser à titre de revenus reportés (un compte de passif).

Justification du code d'autorisation : l'encaisse n'influe pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 s'applique. D/E(*) Selon la nature des revenus pris en considération dans le scénario, le ministère choisit le code approprié à partir du tableau suivant :

	Revenus législatifs non fiscaux	Revenus non législatifs non fiscaux
Revenus non disponibles	D221 à D223	E221 à E223

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Les articles sont comptabilisés selon la comptabilité de caisse en ce qui a trait aux revenus reportés. Selon la nature des revenus touchés, l'article pertinent de la catégorie 45XX est utilisé.

2) Le ministère fournit à la partie externe les biens ou services demandés.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Revenus reportés	100	21510	D/E(*)	4888
Ct	Revenus non fiscaux	100	4231x	D/E(*)	4888

Justification du code de CRF : à mesure que les revenus sont gagnés en fournissant les biens ou en rendant les services demandés, le montant approprié est transféré dans les revenus. À ce moment-là, le ministère peut constater les revenus et, simultanément, le compte de passif lié aux revenus reportés (21510) est diminué du même montant.

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une opération constatée qui n'a aucune incidence sur les autorisations. Toutefois, le système exige que des codes d'autorisation soient entrés. Afin d'obtenir une incidence nulle sur les crédits ministériels, une possibilité consiste à débiter et à créditer la même autorisation du même montant. D/E(*) Selon la nature des revenus pris en considération dans le scénario, le ministère choisit le code approprié à partir du tableau suivant, en prenant note que si le code applicable est E221, il doit servir aux enregistrements débiteur et créditeur :

	Revenus législatifs non fiscaux	Revenus non législatifs non fiscaux
Revenus non disponibles	D221 à D223	E221 à E223

Une autre possibilité est d'utiliser les codes R300 pour les revenus reportés et F259 pour les revenus non fiscaux. Ces deux codes n'influent pas sur les autorisations et donnent les mêmes résultats que la première possibilité.

Justification du code d'article : le code 4888, « Réaffectation provenant des fonds et comptes non budgétaires », doit être utilisé puisqu'il s'agit d'une réaffectation des revenus reportés aux revenus non fiscaux. Il n'y a pas d'incidence sur l'article à cette étape. On a tenu compte des revenus par le biais de l'écriture précédente.

Scénario B - Revenus disponibles

Le ministère reçoit 100 $ au cours de l'exercice 1 en contrepartie de services qui ne seront rendus qu'au cours de l'exercice 2.

Écritures

1) Pour comptabiliser les frais de 100 $ reçus au cours de l'exercice 1 et les revenus à valoir sur le crédit (en même temps)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Disponibilités détenues par les ministères en attente pour dépôt au crédit du Receveur général	100	11125	R300	5299
Ct	Revenus reportés	100	21510	D/E(*)	45XX

Justification du code de CRF : le ministère doit constater les fonds reçus d'avance d'un tiers dans le compte d'encaisse approprié. Puisque les frais sont liés à des revenus qui seront réalisés au cours d'une période ultérieure, le ministère doit les comptabiliser à titre de revenus reportés (un compte de passif).

Justification du code d'autorisation : l'encaisse n'influe pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 s'applique. D/E(*) Selon la nature des revenus pris en considération dans le scénario, le ministère choisit le code approprié à partir du tableau suivant :

	Revenus législatifs non fiscaux	Revenus non législatifs non fiscaux
Revenus disponibles	D211 à D213	E211 à E213

Justification du code d'article : le code 5299 permet d'enregistrer l'incidence nette sur l'encaisse. Les articles sont comptabilisés selon la comptabilité de caisse en ce qui a trait aux revenus reportés. Selon la nature des revenus touchés, l'article pertinent de la catégorie 45XX est utilisé.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Revenus reportés	100	21510	D218/E218	7099
Ct	Revenus reportés	100	21510	B13A	7099

Justification du code de CRF : il s'agit d'une opération influant uniquement sur les autorisations. Pour s'assurer qu'il n'y ait pas d'incidence sur les CRF, le même montant est porté au débit et au crédit du même compte.

Justification du code d'autorisation : lorsqu'un ministère a l'autorisation de dépenser des revenus, il ne peut le faire qu'après les avoir réellement reçus (selon la comptabilité de caisse). Seule la partie de l'opération liée aux revenus est touchée, soit 100 $ dans le cas présent. À ces fins, les encaissements sont crédités selon le code B13A, « Revenus à valoir sur le crédit ». L'enregistrement débiteur se fera par le biais du code D218 (charges législatives) ou E218 (charges non législatives) en fonction de la situation. Il importe d'utiliser le code D218 ou E218 et non pas le code d'autorisation ayant servi à enregistrer les revenus. Autrement, l'information sur le pouvoir d'imputation des revenus est perdue.

Justification du code d'article : il s'agit uniquement d'une opération influant sur les autorisations. Pour s'assurer qu'il n'y ait pas d'incidence sur les articles, le même montant est porté au débit et au crédit du même article, selon le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions ».

2) Le ministère fournit à la partie externe les biens ou services demandés.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Revenus reportés	100	21510	D/E(*)	4888
Ct	Revenus non fiscaux	100	4231x	D/E(*)	4888

Justification du code de CRF : à mesure que les revenus sont gagnés en fournissant les biens ou en rendant les services demandés, le montant approprié est transféré dans les revenus. À ce moment-là, le ministère peut constater les revenus et, simultanément, le compte de passif lié aux revenus reportés (21510) est diminué du même montant.

Justification du code d'autorisation : il s'agit uniquement d'une opération constatée qui n'a aucune incidence sur les autorisations. Toutefois, le système exige que des codes d'autorisation soient entrés. Afin d'obtenir une incidence nulle sur les crédits ministériels, une possibilité consiste à débiter et à créditer la même autorisation du même montant. D/E(*) Selon la nature des revenus pris en considération dans le scénario, le ministère choisit le code approprié à partir du tableau suivant, en prenant note que si le code applicable est D211, il doit servir aux enregistrements débiteur et créditeur :

	Revenus législatifs non fiscaux	Revenus non législatifs non fiscaux
Revenus disponibles	D211 à D213	E211 à E213

Une autre possibilité est d'utiliser les codes R300 pour les revenus reportés et F259 pour les revenus non fiscaux. Ces deux codes n'influent pas sur les autorisations et donnent les mêmes résultats que la première possibilité.

Justification du code d'article : le code 4888, « Réaffectation provenant des fonds et comptes non budgétaires », doit être utilisé puisqu'il s'agit d'une réaffectation des revenus reportés aux revenus non fiscaux. Il n'y a pas d'incidence sur l'article à cette étape. L'article a tenu compte des revenus par le biais de l'écriture précédente.

Scénario C - Remboursement

Le tiers demande un remboursement au ministère avant que les biens ou services demandés ne soient fournis.

Écritures

1) Il y a lieu de se reporter à l'écriture 1) du scénario A.

2) Le tiers demande un remboursement au ministère avant que les biens ou services demandés ne soient fournis.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Revenus reportés	100	21510	D/E(*)	45XX
Ct	Créditeurs	100	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le ministère procède au remboursement des fonds reçus d'avance à partir du compte d'encaisse approprié. Puisque les revenus n'ont jamais été réalisés, le ministère doit réduire les revenus reportés et enregistrer un créditeur.

Justification du code d'autorisation : le code d'autorisation des revenus reportés est débité d'un montant équivalent puisque le bien ou service n'a pas été fourni. D/E(*) Selon la nature des revenus pris en considération dans le scénario, le ministère choisit le code approprié à partir du tableau suivant :

	Revenus législatifs non fiscaux	Revenus non législatifs non fiscaux
Revenus disponibles	D211 à D213	E211 à E213
Revenus non disponibles	D221 à D223	E221 à E223

Les créditeurs n'influent pas sur les autorisations, de sorte que le code R300 est utilisé.

Justification du code d'article : le même code d'article 45XX est inversé puisque le paiement a été remboursé. Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », permet d'enregistrer un créditeur.

Veuillez noter que si l'opération est liée à des revenus disponibles, il faut également contrepasser l'écriture 1b) du scénario B de la présente rubrique.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les revenus reportés doivent être inscrits dans le passif à l'état de la situation financière du ministère.

Introduction

Une garantie d'emprunt est une promesse de payer en tout ou en partie le capital et/ou l'intérêt sur une créance en cas de défaut de remboursement par l'emprunteur.

Passif éventuel

Une garantie d'emprunt est un passif éventuel du gouvernement. Conséquemment, les principes comptables généralement reconnus s'appliquent aux passifs éventuels. Veuillez consulter la section du Manuel portant sur l'éventualité.

Dans la mesure où l'événement à venir devrait se produire ou non et une estimation raisonnable de la perte peut être effectuée, une dette provisionnée est constatée et inscrite aux états financiers consolidés du gouvernement, et NON PAS aux états financiers du ministère à moins d'avis contraire du SCT.

Les ministères n'inscriront qu'un passif (somme à verser) ainsi qu'une dépense correspondante dès que les critères de la politique sur les CAFE ont été comblés.

Les ministères présenteront de l'information sur les garanties d'emprunt au receveur général conformément aux Directives concernant les comptes publics (DCP).

Provision pour pertes

Pour le moment, le SCT inscrira la provision pour pertes sur les garanties d'emprunt d'après les renseignements présentés par les ministères au receveur général. Veuillez consulter le protocole de transition :

Paiement des garanties d'emprunt

Si un ministère a effectué un paiement aux termes d'une garantie et exerce un recours afin de récupérer de l'emprunteur les sommes engagées, de telles sommes devraient être comptabilisées en fonction de la section SP 3050 Prêts à recevoir. (SP 3310.21). Veuillez consulter la section du Manuel portant sur les prêts à recevoir.

Références

• SP 3310
• Section du Manuel de comptabilité selon la SIF portant sur l'éventualité
• NCCT 1.2
• SP 1500
• Section du Manuel de comptabilité selon la SIF portant sur les prêts à recevoir
• Protocole de transition et les exigences comptables

Scénario A - Un ministère offre une garantie d'emprunt

Dans l'année 1, un ministère offre une garantie d'emprunt à un organisme extérieur dans le cadre d'une aide au développement dans des pays étrangers. L'organisme extérieur ne rembourse pas le prêt dans l'année 2. Le montant du prêt s'élève à 100 000 $.

Écritures

1) Année 1 - Ministère offre une garantie d'emprunt

Aucune écriture de journal n'est requise

Le ministère indiquera seulement dans une note annexée aux états financiers ministériels qu'il existe une éventualité sous forme de garanties d'emprunt. (Veuillez consulter la NCCT 3.6 Éventualités)

2a) Année 2 - Défaut de remboursement par l'emprunteur et le ministère paie la garantie d'emprunt au prêteur

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Dépenses liées aux garanties d'emprunt	100 000	51727	A/B(*)	2304
Ct	Comptes fournisseurs	100 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : Lorsque l'emprunteur ne rembourse pas le prêt que le ministère doit payer au prêteur et une dépense est engagée. Le ministère doit établir une somme à payer pour le montant dû. On notera qu'en raison des contraintes du système et de l'obligation de comptabiliser une autorisation, le débit est imputé aux Dépenses liées aux garanties d'emprunt plutôt qu'à un débiteur. Pour cette raison, les Dépenses liées aux garanties d'emprunt sont par la suite supprimées des livres par un crédit à l'écriture de journal 3). Voir ci-dessous.

Justification du code d'autorisation : A/B(*) Selon la structure des crédits du ministère, le paiement peut être facturé à B11A(*) - Crédit du programme, B12A - Crédit pour dépenses de fonctionnement. Si un ministère a un crédit budgétaire statutaire précis à cet effet, il peut avoir recours à ce crédit (p. ex. Affaires indiennes et du Nord A852). Étant donné que les comptes fournisseurs n'ont aucune incidence sur les crédits, on utilise R300.

Justification du code d'article : « 6299 - Augmentation ou diminution nette des autres passifs » devrait être utilisé pour indiquer l'établissement de la charge à payer. On utiliserait le code « 2304 - Autres paiements pour l'aide au développement aux pays étrangers » dans ce cas-ci.

2b) Année 2 - Établir une créance afin d'inscrire l'argent dû à l'établissement public par l'emprunteur

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Prêts/avances sur des garanties de prêts périmés	100 000	13371	R300	5010
Ct	Dépenses liées aux garanties d'emprunt	100 000	51727	F154	2304

Justification du code de CRF : Étant donné qu'un ministère a effectué des paiements aux termes d'une garantie et exerce un recours afin de récupérer de l'emprunteur les sommes engagées, de telles sommes devraient être comptabilisées comme étant un prêt à recevoir. En règle générale, le crédit correspondrait à une provision pour prêt douteux, car les ministères n'inscrivent pas de provision (Consulter la section du Manuel portant sur les prêts à recevoir), le crédit se rapportera aux dépenses portant sur les garanties d'emprunt.

Justification du code d'autorisation : Il n'y a aucune incidence sur les crédits à cette étape-ci. Le code R300 sert à refléter la créance et le code « F154 Dépenses liées aux garanties d'emprunt » sert à l'autre enregistrement.

Justification du code d'article : « 5010 - Acquisition de prêts en espèces », devrait servir à établir le prêt à recevoir. L'article économique débité dans l'écriture 2a) serait crédité dans cette écriture. On utiliserait le code « 2304 - Autres paiements pour l'aide au développement aux pays étrangers » dans ce cas-ci.

2c) Année 2 - Enregistrement d'une provision pour démontrer une perte de valeur du prêt (hypothèse 50%)

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Mauvaises créances	50 000	51732	F122/F119	3462
Ct	Provision pour créances douteuses	50 000	13379	F412/F119	7021

Justification du code de CRF : L'efficacité du ministère pour recouvrir le prêt est mise en doute par le fait que l'emprunteur a déjà un arrérage sur le prêt. Il est donc nécessaire d'enregistrer une provision pour le prêt douteux. Le ministère est capable d'enregistrer une provision parce que le déboursement, qui a établi le prêt à recevoir, a été enregistré sous un crédit parlementaire.

Justification du code d'autorisation : Il n'y a aucune répercussion sur les crédits. On utilise les codes « F122 Provisions pour créances douteuses » et « F412 Modification des provisions pour créances douteuses ». On peut aussi comme alternative, utilisé le code « F119 Autres montants à imputer aux dépenses de programmes » sur les deux côtés de l'écriture.

Justification du code d'article : Il n'y a aucune répercussion sur les objets économiques. Mauvaises créances est un frais hors caisse, ainsi il se rapporte à l'article courant 12 et à la sous-catégorie 34, « 3462 Provision pour créances douteuses ». Pour un article hors caisse relié à l'actif et au passif, la sous-catégorie 70 est utilisé, « 7021 Provision pour évaluation des créances ».

3) Année 3 - Le ministère décide que le prêt doit être radié

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Mauvaises créances	50 000	51732	F122/F119	3462
Dt	Provision pour créances douteuses	50 000	13379	F412/F119	7021
Ct	Prêts/avances sur des garanties de prêts périmés	100 000	13371	R300	5399

Justification du code de CRF : La provision de 50 000$ établi dans l'écriture 2c est renversé et une dépense additionnelle de 50 000$ est enregistrée pour la valeur du prêt restant.

Justification du code d'autorisation : Il n'y a aucune répercussion sur les crédits. On utilise les codes « F122 Provisions pour créances douteuses » et « F412 Modification des provisions pour créances douteuses ». On peut aussi comme alternative, utilisé le code « F119 Autres montants à imputer aux dépenses de programmes » sur les deux côtés de l'écriture. On utilise le code R300 pour l'autre côté de la transaction.

Justification du code d'article : Puisqu'il y a un changement dans les débiteurs, on utilise « 5399 - Changement net dans les comptes débiteurs ». 7021 est utilisé pour la provision des créances douteuses tandis que 3462 est utilisé pour les mauvaises créances.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Les garanties d'emprunt étant un passif éventuel, les ministères présenteront seulement les notes de haut niveau. Veuillez consulter la NCCT 3.6 Éventualités.

Introduction

Les frais futurs de restauration d'un site comprennent le démantèlement, l'abandon et le nettoyage d'une propriété. Ces coûts peuvent être engagés aux termes d'un contrat ou parce que le gouvernement a adopté une politique de restauration d'un site. Lorsque ces coûts peuvent être estimés de façon raisonnable, ils doivent être inclus (déduction faite des recouvrements prévus) dans le coût de l'immobilisation et amortis sur la vie utile de cette dernière. La provision pour les frais futurs de restauration d'un site constitue un passif jusqu'à ce que ladite restauration soit entreprise. Lorsqu'il est prévu que les frais futurs de restauration d'un site seront importants mais qu'ils ne peuvent être estimés de façon raisonnable, il convient de déclarer un passif éventuel.

Les coûts à capitaliser excluent ceux liés aux passifs environnementaux dû à des sites contaminés et des sites d'enfouissement de déchets solides. Les obligations d'information et de présentation relatives à ces coûts seront communiquées lorsque la politique de comptabilisation des coûts et des passifs découlant des sites contaminés sera terminée.

Références

• NCCT 3.1 Immobilisations
• ICCA 3060.39

Scénario A

Un ministère construit une tour de surveillance sur un terrain loué à la condition qu'il ramène les lieux à leur état d'origine à la fin du bail. Le coût de construction de la tour est de 100 000 $ et il est estimé qu'il en coûtera 10 000 $ pour la démanteler et la transporter à la fin du bail de dix ans.

1) Enregistrement du coût de la tour et des frais futurs de restauration d'un site

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Ouvrages et infrastructure	100 000	16113	B14A(*)	1339
Dt	Ouvrages et infrastructure	10 000	16113	F129	7099
Dt	Comptes d'avances remboursables de la TPS	7 000	13392	G111	8171
Ct	Frais futurs de restauration d'un site	10 000	24112	R300	6299
Ct	Créditeurs	107 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : les frais futurs de restauration du site de 10 000 $ sont capitalisés dans le solde de l'actif. Le crédit de 10 000 $ est un compte de passif qui restera ouvert jusqu'à ce que les travaux de restauration soient effectués dans dix ans.

Justification du code d'autorisation : (*) dans cet exemple, on présume que le coût de la tour d'observation est imputé à un crédit pour charges en capital. Toutefois, selon le ministère et l'actif concernés, les codes d'autorisation suivants peuvent s'appliquer : B11A - Crédit pour dépenses de programmes, B12A - Crédit pour charges de fonctionnement ou A131 - Charges des produits de la vente de biens excédentaires de l'État. Puisque les frais futurs de restauration du site ne seront engagés que dans l'avenir, le code F129 - Autres charges à imputer plus tard s'applique. Puisque la TPS n'est pas applicable à un crédit ministériel, une avance est établie aux termes d'un crédit spécial, soit le G111. Il n'y a pas d'incidence sur les autorisations au titre des créditeurs et du passif découlant des frais futurs de restauration des lieux, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : le code 1339, « Autres travaux de génie », sert à comptabiliser la tour d'observation. La comptabilisation des frais futurs de restauration des lieux n'a aucune incidence sur les articles puisque ces frais sont constatés en fonction des dépenses, de sorte que le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions », est utilisé. Puisque la TPS (ou la TVH) s'applique, le montant de la TPS est inscrit selon le code 8171, « Paiement de la TPS sur les achats ». Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », s'applique aux deux comptes de passif.

2) Comptabilisation de l'amortissement de la tour d'observation

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Amortissement	11 000	51413	F111	3451
Ct	Amortissement cumulé	11 000	16213	F311	7061/7099

Justification du code de CRF : selon un amortissement linéaire sur dix ans, le coût de l'actif et les frais futurs de restauration d'un site sont répartis sur la vie de l'actif (110 000/10 ans).

Justification du code d'autorisation : les dépenses d'acquisition ont été imputées à un crédit par le biais d'une écriture antérieure, de sorte que la présente écriture n'a pas d'incidence sur les crédits. Pour faciliter le rapprochement des comptes ministériels, des codes F sont utilisés pour ces montants déjà imputés. Le code F111, « Charges imputées antérieurement aux crédits/Charges d'amortissement des immobilisations », s'applique à l'amortissement, et le code F311, « Montants déjà imputés aux crédits/Augmentation (diminution) de l'amortissement cumulé des immobilisations », à l'amortissement cumulé.

Justification du code d'article : ces éléments hors caisse (autres que de dépenses) n'ont aucune incidence sur les articles, de sorte que le code 7061, « Amortissement cumulé sur les immobilisations », s'applique à l'amortissement cumulé. De plus, le code 7099, « Augmentation ou diminution nette au titre d'autres transactions », peut également être utilisé. Le code 3451, « Charges d'amortissement des immobilisations », sert à comptabiliser l'amortissement.

3) Comptabilisation des frais réels de restauration : dix ans ont passé; les coûts de démolition de la tour et de nettoyage s'élèvent à 12 000 $.

		MT($)	CRF	Autor.	Art.
Dt	Frais futurs de restauration d'un site	10 000	24112	B11A/B12A	0819
Dt	Autres charges diverses	2 000	51729	B11A/B12A	0819
Ct	Créditeurs	12 000	21111	R300	6299

Justification du code de CRF : le passif de 10 000 $ enregistré à l'écriture 1 pour comptabiliser les frais futurs de restauration des lieux est débité. Le coût supplémentaire de 2 000 $ est passé en charges pendant l'exercice en cours.

Justification du code d'autorisation : les frais de restauration sont imputés à un crédit pour charges de fonctionnement ou à un crédit pour dépenses de programmes, selon le cas. Les créditeurs n'ont pas d'incidence sur les autorisations, de sorte que le code R300, « Autres actifs et passifs », s'applique.

Justification du code d'article : l'article utilisé pour les frais futurs de restauration des lieux est le code 0819, « Contrats de services personnels non professionnels, non spécifiés ailleurs ». Le code 6299, « Augmentation ou diminution nette des autres passifs », s'applique aux créditeurs.

Obligations d'information et de présentation relativement aux états financiers ministériels

Lorsqu'il est prévu que les frais futurs de restauration d'un site seront importants mais qu'ils ne peuvent être estimés de façon raisonnable, il convient de déclarer un passif éventuel. Il y a lieu de se reporter à la rubrique 9.4, « Éventualités », et à la NCCT 3.6, « Éventualités », pour obtenir des directives à cet égard.