Annulée [2024-01-24] - Norme sur les métadonnées

Les termes définis ici sont les termes utilisés dans la présente Norme ainsi que d'autres termes, non utilisés dans la Norme, qui peuvent faciliter la compréhension.

architecture d'information (information architecture)

Structure des éléments d'information d'une entreprise, d'un ministère ou d'une organisation, leurs interdépendances ainsi que les principes et les lignes directrices régissant leur conception et leur évolution au fil du temps. L'architecture de l'information permet de partager, réutiliser, regrouper horizontalement et analyser l'information. (Source : Politique sur la gestion de l'information)

découverte des ressources Web (Web resource discovery)

Processus de recherche du contenu Web au moyen de pratiques d'indexation appropriées et à l'aide d'outils de recherche.

domaine de valeurs (value domains)

Ensemble des valeurs pour les éléments de métadonnées. Exemples de domaine de valeurs : vocabulaires contrôlés, taxonomies, ontologies, thésaurus, données de référence, listes d'autorité, conventions d'appellation et instructions de chaînes de valeurs.

interopérabilité (interoperability)

Capacité pour divers types d'ordinateurs, de réseaux, de systèmes d'exploitation et d'applications de fonctionner ensemble efficacement, sans communication préalable, pour échanger de l'information de manière utile. Cette capacité comporte trois aspects : sémantique, structurel et syntaxique. (Source : Dublin Core Metadata Initiative Glossary)

métadonnées (metadata)

Définition et description de la structure et de la signification des ressources documentaires, et le contexte et les systèmes qui les hébergent.

profil d'application (application profile)

Ensemble de propriétés de métadonnées, de politiques et lignes directrices définies pour une application ou une mise en œuvre de métadonnées particulière. Les propriétés peuvent venir d'un ou de plusieurs ensembles d'éléments, ce qui permet à une application donnée de satisfaire aux exigences fonctionnelles en utilisant les propriétés de métadonnées de plusieurs ensembles d'éléments, y compris des ensembles définis localement. Un profil d'application n'est complet que s'il est accompagné de documents définissant les politiques et les pratiques exemplaires propres à l'application. (Source : Dublin Core Metadata Initiative Glossary)

propriété (property)

Aspect précis, caractéristique, attribut ou relation utilisé pour décrire une ressource. Les éléments des métadonnées Dublin Core sont des propriétés. (Source : Dublin Core Metadata Initiative Glossary)

registre (registry)

Système servant à gérer les éléments de métadonnées. (Source: Dublin Core Metadata Initiative Glossary)

ressource documentaire (information resources)

Production documentaire sous forme publiée ou non, quelle que soit la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données Intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artefacts. (Source : Directive sur la tenue de documents)

ressources documentaires à valeur opérationnelle (information resources of business value)

Documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, crés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière d'établissement de rapports, de rendement et de responsabilisation. (Source : Directive sur la tenue de documents)

schéma d'encodage (encoding schema)

Spécifications exploitables par machine qui définissent la structure et la syntaxe des spécifications de métadonnées dans un langage de schéma officiel. (Basée sur : Dublin Core Metadata Initiative Glossary)

spécialiste fonctionnel (functional specialist)

Employé dont les rôles et les responsabilités exigent des connaissances, des compétences et des aptitudes spécialisées dans les domaines prioritaires suivants : finances, ressources humaines, vérification interne, approvisionnement, gestion du matériel, biens immobiliers et gestion de l'information. (Source : Politique sur la gestion de l'information)

spécialiste fonctionnel en gestion de l'information (information management functional specialist)

Employé qui effectue des rôles et responsabilités qui exigent des connaissances, des compétences et des qualités spécialisées dans les domaines relatifs à la gestion de l'information, notamment en ce qui a trait à la gestion des dossiers et des documents, aux services de bibliothèque, aux archives, à la gestion des données, à la gestion du contenu, aux renseignements opérationnels et au soutien décisionnel, à l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels et les renseignements liés à la vie privée. Le spécialiste fonctionnel en gestion de l'information appuie les objectifs et les programmes ministériels en ayant recours à la planification, aux outils et aux services qui fournissent une information précise, fiable, à jour et complète aux personnes pertinentes, dans un format adéquat et en temps opportun. (Source : Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information)

système (system)

Regroupement organisé d'équipement, de logiciel, de fournitures, de politiques, de méthodes et de personnes servant à saisir, transmettre, enregistrer, extraire, manipuler ou afficher les ressources documentaires en appui aux activités courantes d'une organisation.

système de gestion du contenu Web (Web content management system)

Suite d'outils logiciels servant à gérer et publier le contenu Web.

tenue de documents (recordkeeping)

Cadre de responsabilisation et de régie dans lequel les ressources documentaires sont crées ou acquises, saisies et gérées comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens et les Canadiennes. (Source: Directive sur la tenue de documents)

vocabulaire contrôlé (controlled vocabulary)

Liste de termes, de mots et de phrases normalisés utilisés pour l'indexation, l'analyse ou l'extraction de renseignements, habituellement dans un domaine d'information défini.

Les employés et les spécialistes fonctionnels en gestion de l'information répondent de ce qui suit :

1. Appliquer les métadonnées pour la tenue de documents aux ressources documentaires à valeur opérationnelle, en utilisant l'ensemble générique d'éléments de métadonnées de la norme ISO 23081 et les éléments expressément définis pour l'utilisation dans les dépôts de tenue de documents. Nota : Des éléments obligatoires en provenance de domaines de métadonnées spécifiques peuvent aussi être utilisés, le cas échéant.
2. Appliquer les métadonnées pour la tenue de documents en conformité avec le modèle de métadonnées décrit dans les documents suivants :
   • ISO 23081 - Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes.
   • ISO 23081 - Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 2 : Concepts et mise en œuvre.
3. Utiliser l'ensemble minimal suivant d'éléments de métadonnées pour décrire une ressource documentaire à valeur opérationnelle :
   • Registration Identifier
   • Aggregation
   • Title
   • Classification
   • Technical Environment
   • Access
   • Language
   • Integrity
4. Utiliser l'ensemble minimal suivant d'éléments de métadonnées pour décrire un agent; à tout le moins, ces éléments doivent identifier l'auteur et le fiduciaire d'une ressource documentaire à valeur opérationnelle :
   • Agent Identifier
   • Agent Name
   • Agent Role
   • Agent Corporate Name
   • Agent Section Name
5. Appliquer l'ensemble minimal suivant d'éléments de métadonnées pour décrire un événement de l'historique d'une ressource documentaire; à tout le moins, ces éléments doivent identifier la création d'une ressource documentaire à valeur opérationnelle, sa déclaration comme document final, ainsi que les agents responsables de ces événements :
   • Event Type
   • Event Date/Time
   • Agent Name
   • Agent Role
   • Agent Corporate Name
   • Agent Section Name
6. Utiliser le schéma d'encodage de vocabulaire ISO 639-2/T, Codes de représentation des noms de langue – Partie 2 : Codes Alpha-3 pour remplir l'élément Language décrit à la section 3 de la présente annexe.
7. Utiliser le schéma d'encodage de syntaxe Règles d'encodages W3C pour les dates et heures (W3CDTF) pour remplir tous les éléments de dates associés aux événements de l'historique d'une ressource documentaire, tels que décrits à la section 5 de la présente annexe.

Les employés et les spécialistes fonctionnels en gestion de l'information répondent de ce qui suit en matière de métadonnées pour la découverte des ressources Web disponibles au public via le World Wide Web :

1. Appliquer les métadonnées pour la découverte des ressources Web aux types de ressources Web suivants :
   • Pages d'accueil et de bienvenue (définies comme le point d'entrée principal pour accéder à des organismes ou à des unités organisationnelles distinctes que le public tend à considérer comme des organismes autonomes).
   • Sujets/services très populaires auprès du public que dessert l'organisme (ceci peut se fonder sur les statistiques relatives à l'usage mais peut également comprendre des ressources ponctuelles ou publicisées aptes à intéresser le public).
   • Information requise par la clientèle de l'organisation pour l'aider à mieux comprendre ses droits et ses obligations face à l'aide gouvernementale.
   • Pages qui offrent au public un service concret en ligne (comme des formulaires de paiement, des formulaires de demande, etc.).
   • Pages requises pour répondre à des obligations légales ou de service précises de la part de l'organisme.
   • Points d'entrée à des services et index en ligne spécifiques (p. ex., un point d'entrée à une base de données légales).
   • Publications officielles importantes (p. ex., rapports annuels, plans nationaux stratégiques, politiques publiques, documents sur l'imputabilité, etc.).
   • Communiqués de presse.
   • Points d'entrée majeurs ou index et menus à une gamme de sujets, de programmes ou de politiques étroitement reliés.
   • Information sur les pouvoirs d'un organisme qui affectent le public, ainsi que manuels et autres documents utilisés au niveau des prises de décisions affectant le public.
   • Information descriptive ou de marketing importante au sujet des organismes, de leurs services, de leurs activités et de leurs collections.

   Nota : Les métadonnées peuvent aussi être appliquées à d'autres types de ressources Web.

2. Utiliser les propriétés en provenance des Termes de métadonnées de la Dublin Core Metadata Initiative (DCMI), telles que définies dans le modèle abstrait Dublin Core. Les propriétés Titre, Créateur, Langue, Date de publication, Date de modification et Sujet sont obligatoires. Les propriétés additionnelles sont facultatives. Adopter également la déclaration d'espace de noms de la DCMI.
3. Utiliser le schéma d'encodage de vocabulaire ISO 639-2/T, Codes de représentation des noms de langue – Partie 2 : Codes Alpha-3 pour remplir la propriété Langue. Le nom du schéma doit être précisé.
4. Utiliser le schéma d'encodage de syntaxe Règles d'encodages W3C pour les dates et heures (W3CDTF) pour remplir toutes les propriétés Date (incluant Date de publication et Date de modification). Le nom du schéma doit être précisé.
5. Utiliser les termes d'un domaine de valeurs pour remplir la propriété Sujet, dont :
   • Le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada comme source privilégiée.
   • Tout autre thésaurus bilingue, disponible au public, conforme aux normes ISO 2788, Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues et ISO 5964, Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus multilingues, et enregistré auprès de Bibliothèque et Archives Canada ou de la Dublin Core Metadata Initiative.
   • Tout autre type de vocabulaire contrôlé, bilingue, disponible au public, et enregistré auprès de Bibliothèque et Archives Canada ou de la Dublin Core Metadata Initiative.
6. Conformément à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web, exprimer les valeurs des propriétés de métadonnées dans la ou les langue(s) officielle(s) de la ressource Web.
7. Appliquer les exigences relatives aux métadonnées pour la tenue de documents, telles que décrites à l'annexe B, aux ressources Web qui sont considérées comme des ressources documentaires à valeur opérationnelle.

Les employés et les spécialistes fonctionnels en gestion de l'information répondent de ce qui suit en matière de métadonnées pour les systèmes de gestion du contenu Web à l'égard des ressources documentaires gérées par ces systèmes :

1. Utiliser les propriétés en provenance des Termes de métadonnées de la Dublin Core Metadata Initiative (DCMI), telles que définies dans le modèle abstrait Dublin Core, adopter la déclaration d'espace de noms de la DCMI, et utiliser les propriétés expressément définies dans l'Ensemble d'éléments de métadonnées pour les Systèmes de gestion du contenu Web du gouvernement du Canada. Les propriétés Dublin Core Titre, Créateur, Langue, Date de publication, Date de modification et Sujet sont obligatoires. Les propriétés additionnelles sont facultatives.
2. Utiliser le schéma d'encodage de vocabulaire ISO 639-2/T, Codes de représentation des noms de langue – Partie 2 : Codes Alpha-3 pour remplir la propriété Langue. Le nom du schéma doit être précisé.
3. Utiliser le schéma d'encodage de syntaxe Règles d'encodages W3C pour les dates et heures (W3CDTF) pour remplir toutes les propriétés Date (incluant Date de publication et Date de modification). Le nom du schéma doit être précisé.
4. Utiliser les termes d'un domaine de valeurs pour remplir la propriété Sujet, dont :
   • Le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada comme source privilégiée.
   • Tout autre thésaurus bilingue, disponible au public, conforme aux normes ISO 2788, Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues et ISO 5964, Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus multilingues, et enregistré auprès de Bibliothèque et Archives Canada ou de la Dublin Core Metadata Initiative.
   • Tout autre type de vocabulaire contrôlé, bilingue, disponible au public, et enregistré auprès de Bibliothèque et Archives Canada ou de la Dublin Core Metadata Initiative.
5. Conformément à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web, exprimer les valeurs des propriétés des métadonnées dans la ou les langue(s) officielle(s) de la ressource documentaire.
6. Appliquer les exigences relatives aux métadonnées pour la tenue de documents, telles que décrites à l'annexe B, aux ressources documentaires gérées dans les systèmes de gestion du contenu Web qui sont considérées comme des ressources documentaires à valeur opérationnelle.