Annulée [2014-02-28] - Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 4 : Norme sur le courriel

Les institutions visées doivent également appliquer les instruments de politique suivants :

• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 1 : Norme sur les adresses Web;
• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 2 : Norme sur l'accessibilité, l'interopérabilité et la facilité d'emploi des sites Web;
• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 3 : Norme sur la présentation des pages Web.

Les institutions doivent en outre respecter les obligations énoncées dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques et la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque.

1.1 Règle d'affectation des noms

Afin de faciliter l'accès des fonctionnaires, l'institution doit mettre en oeuvre la règle d'affectation des noms suivante : prénom.nom@institution.gc.ca , où le texte suivant le symbole @ reflète le nom du domaine principal de l'institution, comme le précise l'exigence 1.2. La résolution des conflits d'affectation des noms dans la partie locale (notamment, la partie se trouvant avant le symbole @) est laissée à la discrétion de l'administrateur de courrier électronique de l'institution. La préférence devrait être accordée à l'insertion de l'initiale de l'employé dans la partie locale. Dans des circonstances exceptionnelles, il est possible d'adopter une autre règle d'affectation de noms pour répondre à des objectifs liés à la sécurité.

De toute évidence, certaines institutions auront à relever des défis d'ordre technique dans la mise en oeuvre de cette règle d'affectation des noms. Pour cette raison, en tant que mesure intérimaire, l'institution a le droit de créer des adresses de courriel en se servant de la règle d'affectation des noms actuelle, en attendant qu'elle trouve une solution technique qui lui soit acceptable. La mesure intérimaire de conformité prendra fin le 31 décembre 2008, date à laquelle la règle d'affectation des noms pour les courriels précisée ci-dessus doit entrer en vigueur.

1.2 Nom de domaine

Dans le but de préserver l'identité et l'intégrité uniques des systèmes de courriel du gouvernement du Canada, les institutions doivent enregistrer et renouveler à échéance leurs noms de domaines principaux dans le sous‑domaine gc.ca. Les administrateurs du courrier électronique des institutions doivent fournir des adresses de courriel qui sont conformes aux exigences en matière de langues officielles et appliquer le format d'adresse de courriel contenant leur nom de domaine principal. Veuillez vous reporter à l'appendice A de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque pour connaître l'ordre de présentation des deux langues officielles.

Lorsque les institutions enregistrent des versions unilingues française et anglaise d'un nom de domaine à utiliser dans les courriels, l'utilisation de ces versions doit être conforme à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web. Les versions distinctes en langues officielles des adresses de courriel constituent des formes abrégées qui facilitent la prise de contact du public avec les employés. Elles ne doivent pas remplacer les adresses de courriel bilingues utilisées dans les réponses aux courriels.

Un programme ou un service d'une institution peut, aux fins de la correspondance officielle, établir une adresse de courriel générique qui n'est pas liée à un employé en particulier. Dans le cas des adresses de courriel génériques concernant des programmes et services qui apparaissent dans le site Web d'une institution, la chaîne tout entière de l'adresse (notamment, les parties précédant et suivant le symbole @) doivent être conformes aux normes relatives aux langues officielles énoncées dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.

Des modèles de blocs‑signature de courriel sont fournis dans la boîte à outils de la Normalisation des sites Internet.

3.1 Coordonnées des personnes

Les institutions doivent respecter les exigences de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque et des Politiques sur les langues officielles, et veiller à ce que les courriels que leurs employés envoient à tous les destinataires ailleurs qu'au gouvernement du Canada contiennent un bloc‑signature dans les deux langues officielles renfermant les éléments décrits aux exigences 3.1.1 à 3.1.10.

• 3.1.1 Le prénom ou les initiales de l'expéditeur.
• 3.1.2 Le nom de famille de l'expéditeur.
• 3.1.3 Les données sur l'organisation de l'expéditeur.
• 3.1.4 L'adresse de courriel.
• 3.1.5 Le numéro de téléphone avec l'indicatif régional (par exemple, 613‑999‑1234) et le numéro du poste, le cas échéant, précédés des mots « Telephone | Téléphone ».
• 3.1.6 Le numéro de téléimprimeur avec l'indicatif régional (par exemple, 819‑999‑1234) précédé des mots « Teletypewriter | Téléimprimeur ».
• 3.1.7 Le numéro de télécopieur avec l'indicatif régional (par exemple, 604‑999‑1234) précédé des mots « Facsimile | Télécopieur ».
• 3.1.8 L'adresse postale.
• 3.1.9 Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.1.10 Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

3.2 Coordonnées d'un programme ou d'un service

Lorsque l'adresse de courriel vise un programme ou un service plutôt qu'une personne, les courriels doivent comprendre un bloc‑signature dans les deux langues officielles qui renferme les éléments décrits aux exigences 3.2.1 à 3.2.8.

• 3.2.1 Le nom du programme ou du service.
• 3.2.2 L'adresse de courriel.
• 3.2.3 Le numéro de téléphone avec l'indicatif régional (par exemple, 613‑999‑1234) et le numéro du poste, le cas échéant, précédés des mots « Telephone | Téléphone ».
• 3.2.4 Le numéro de téléimprimeur avec l'indicatif régional (par exemple, 819‑999‑1234) précédé des mots « Teletypewriter | Téléimprimeur ».
• 3.2.5 Le numéro de télécopieur avec l'indicatif régional (par exemple, 604‑999‑1234) précédé des mots « Facsimile | Télécopieur ».
• 3.2.6 L'adresse postale.
• 3.2.7 Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.2.8 Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

3.3 Identificateurs visuels

Lorsque le système de courriel d'une institution permet l'intégration d'identificateurs visuels (le mot‑symbole « Canada » et la signature institutionnelle) d'une manière accessible, l'institution doit inclure les identificateurs dans la zone de signature des courriels.

On convient que, pour des motifs d'incompatibilité technologique entre les systèmes de courriel de l'expéditeur et du destinataire, la signature institutionnelle et le mot‑symbole « Canada » peuvent être supprimés des courriels.

3.4 Présentation du bloc‑signature

• 3.4.1 Utiliser des polices sans sérif, comme Verdana ou Arial.
• 3.4.2 Utiliser des polices dont la taille se situe entre 10 et 16 points.
• 3.4.3 Utiliser des couleurs communes neutres à contraste élevé pour la police et l'arrière-plan de sorte qu'ils fournissent un contraste suffisant quand ils sont visionnés par une personne daltonienne ou sur un écran en noir et blanc afin d'éviter des problèmes aux personnes ayant des troubles visuels ou des troubles de la perception; le réglage par défaut devrait être des caractères noirs sur fond blanc.

3.5 Uniformité d'application

Dans la mesure du possible, les administrateurs du système de courriel de l'institution et non des employés particuliers doivent gérer le respect des exigences énoncées aux numéros 3.1, 3.2 et 3.3 ci-dessus pour assurer l'uniformité d'application.

Les institutions doivent éviter de donner l'impression, y compris au public, d'accorder leur appui, une subvention aux fins de marketing ou un avantage concurrentiel injuste. Tous les renvois à des tiers fournisseurs de logiciels ou de matériels doivent être supprimés de la zone de signature automatique ou du pied de page du message de tous les courriels.

Le Conseil du Trésor du Canada confère au président du Conseil du Trésor le pouvoir d'accorder des exemptions aux Normes sur la normalisation des sites Internet. Le ministre chargé de l'administration de l'institution peut demander par écrit au président du Conseil du Trésor de ne pas être assujetti à une ou à plusieurs des exigences de la présente norme. Cette demande doit expliquer en détail les motifs et les risques du non-assujettissement à chacune des exigences.