ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Frais de voyage et d'accueil au sein des petits ministères et organismes

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Annexes

Annexe 1 : Petits ministères et organismes désignés

1. Administration du pipe-line du Nord Canada
2. Agence canadienne de contrôle de la procréation assistée
3. Agence canadienne d'évaluation environnementale
4. Agence canadienne pour l'incitation à la réduction des émissions
5. Agence de la consommation en matière financière du Canada
6. Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada
7. Bureau de la sécurité des transports du Canada
8. Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications
9. Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada
10. Bureau du secrétaire du gouverneur général
11. Bureau du surintendant des institutions financières
12. Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail
13. Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
14. Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
15. Comité des griefs des Forces canadiennes
16. Comité externe d'examen de la GRC
17. Commission canadienne des affaires polaires
18. Commission canadienne des droits de la personne
19. Commission des champs de bataille nationaux
20. Commission des plaintes du public contre la GRC
21. Commission des relations de travail dans la fonction publique
22. Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire
23. Commission du droit d'auteur Canada
24. Commission du droit du Canada
25. Commission nationale des libérations conditionnelles
26. Condition féminine Canada
27. Conseil canadien des relations industrielles
28. Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses
29. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
30. Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
31. Conseil national des produits agricoles
32. Greffe du Tribunal de la concurrence
33. Office des transports du Canada
34. Office national de l'énergie
35. Résolution des questions des pensionnats indiens Canada
36. Secrétariat de l'ALÉNA - Section canadienne
37. Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
38. Table ronde nationale sur l'environnement et l'économie
39. Tribunal canadien des droits de la personne
40. Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
41. Tribunal canadien du commerce extérieur
42. Tribunal d'appel des transports du Canada
43. Tribunal de la dotation de la fonction publique

Annexe 2 : Liste des 21 PMO ayant fait l'objet d'un examen détaillé

1. Agence canadienne d'évaluation environnementale
2. Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada
3. Bureau de la sécurité des transports du Canada
4. Bureau du secrétaire du gouverneur général
5. Bureau du surintendant des institutions financières
6. Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
7. Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
8. Commission canadienne des affaires polaires
9. Commission canadienne des droits de la personne
10. Commission des plaintes du public contre la GRC
11. Commission nationale des libérations conditionnelles
12. Condition féminine Canada
13. Conseil canadien des relations industrielles
14. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
15. Conseil national des produits agricoles
16. Office des transports du Canada
17. Office national de l'énergie
18. Résolution des questions des pensionnats indiens Canada
19. Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
20. Table ronde nationale sur l'environnement et l'économie
21. Tribunal d'appel des transports du Canada

Annexe 3 : Tableau récapitulatif des résultats de l'examen pour chaque constatation

Constatations	Nombre de constatations /demandes examinées	% de constatations	Renvoi (page)
Constatation 2 - Autorisation préalable des frais de voyage	167/401	42 %	15
Constatation 3 - Autorisation préalable – Voyages des administrateurs généraux	43/69	62 %	16
Constatation 4 - Pièces à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage	57/401	14 %	17
Constatation 5 - Article 34 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais de voyage incomplètes	91/401	23 %	17
Constatation 5 - Article 33 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais de voyage non datées	51/401	12 %	17
Constatation 6 - Article 34 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais d'accueil incomplètes	36/115	31 %	18
Constatation 7 - Documentation relative aux circonstances entourant les activités d'accueil	12/115	10 %	20
Constatation 7 - Précisions sur les participants aux activités d'accueil	21/115	18 %	19

Annexe 4 : Liens vers les politiques, directives et autres guides pertinents

Adresses Web (liens valides au 13 août 2008)

Autorisations spéciales de voyager
Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le GC à des postes à temps plein
Directive sur les voyages
Divulgation des frais de voyage et d'accueil
Loi sur la gestion des finances publiques
Politique sur l'accueil
Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel
Politique sur la surveillance active
Politique sur la vérification des comptes
Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques
Politique sur le contrôle des engagements
Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance
Politique sur l'utilisation des chèques de voyage, des cartes de voyage et des comptes de voyages
Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres
Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement

Annexe 5 : Frais de voyage et d'accueil – Critères de vérification

Annexe 5 - description textuelle

Annexe 6 : Plan d'action de la direction

Le tableau suivant présente la liste des recommandations ainsi que la description des mesures prises pour y donner suite.

Recommandations	Mesures prises par la direction
Personnes nommées par le gouverneur en conseil : Les ministères et organismes devraient s'assurer que les personnes nommées par le gouverneur en conseil et les responsables de l'administration des dépenses de voyage et des demandes de remboursement au sein de leur organisation soient informés des dépenses de voyage admissibles et qu'elles reçoivent la documentation indispensable. Cette information devrait comprendre des renvois à la politique et aux règlements ainsi qu'aux dispositions propres aux petits ministères et organismes (PMO).	Les organisations ont amélioré leurs méthodes relatives aux frais de voyage et d'accueil à l'intention des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Les autorisations préalables et les approbations en vertu de l'article 34, par exemple, sont accordées par un cadre supérieur indépendant tel l'agent financier supérieur. Une organisation a informé ses employés nommés par le gouverneur en conseil des premiers résultats de la vérification et a communiqué plus d'explications sur les frais de voyage et d'accueil. Une autre organisation prévoit de remettre dorénavant des lignes directrices écrites à tous ses employés qui seront nommés par le gouverneur en conseil afin qu'ils soient bien au courant de leurs responsabilités en matière de frais de voyage et d'accueil.
Administration des frais de voyage et d'accueil : Le responsable de l'administration financière de chacun des PMO devrait donner des directives et exercer une surveillance ou renforcer celles-ci afin d'assurer la rigueur nécessaire dans l'administration des frais de voyage et d'accueil. Elle devra notamment exiger une autorisation préalable et une attestation des demandes de remboursement de la part des personnes auxquelles le pouvoir a été délégué. On ne devrait pas autoriser de paiement sans les justificatifs requis.	Toutes les organisations ont accepté la recommandation concernant l'administration des frais de voyage et d'accueil et prennent les mesures qui s'imposent, surtout en ce qui concerne les autorisations. Autorisation préalable (article 32) – Les mesures visant à renforcer les procédures entourant les autorisations préalables sont les suivantes : formulaires d'autorisation préalable des frais de voyage et d'accueil, signalement des demandes qui n'ont pas été autorisées au préalable, séances de formation, sensibilisation accrue aux exigences relatives aux autorisations préalables et surveillance accrue. Les organisations ont aussi pris des mesures pour qu'un cadre supérieur délégué indépendant approuve au préalable, le cas échéant, les dépenses des administrateurs généraux et des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Octroi des fonds (article 33) et vérification (article 34) – Les mesures prises dans ces domaines consistent notamment à donner aux gestionnaires de la formation supplémentaire et à les informer de l'importance d'avoir des autorisations signées et datées. Documents à l'appui, article 34 – On a donné au personnel de l'administration financière des procédures améliorées et de la formation pour assurer le respect de l'article 34. Dans une organisation, par exemple, les agents financiers doivent maintenant accorder une attention particulière aux documents à l'appui et communiquer avec les demandeurs pour obtenir les pièces justificatives manquantes. De plus, l'approbation du gestionnaire est requise ainsi qu'une explication du motif pour lequel la dépense a été effectuée. La formation sur les procédures entourant l'administration des frais de voyage et d'accueil est en cours. En outre, à la fin de 2007-2008, on a mis en place des méthodes plus efficaces. Les organisations ont mis à jour leur tableau de la délégation des pouvoirs. Ces tableaux devraient être approuvés d'ici la fin de 2009-2010 et ils seront mis à jour au besoin (p. ex., changement de ministre ou de présidence).
Interprétation de la politique sur l'accueil : Les PMO devraient veiller à ce que leurs employés et les personnes nommées par le gouverneur en conseil soient informés des exigences et à ce qu'ils demandent des explications lorsqu'ils en ont besoin.	Les organisations ont adopté des mesures pour faire connaître les exigences de la politique sur l'accueil : divulgation proactive des dépenses d'accueil, inscription sur les formulaires du nombre de personnes présentes, de l'objet de l'activité, des détails et des coûts de cette dernière, resserrement des exigences relatives aux justificatifs, séances de formation et d'information à l'intention des gestionnaires, document à l'intention des personnes nommées par le gouverneur en conseil pour expliquer la politique sur l'accueil. Ces mesures seront appliquées d'ici la fin de 2008.
Formation : Les PMO devraient s'assurer que leurs employés reçoivent la formation qui s'impose concernant la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur les voyages, la Politique sur l'accueil, les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, le Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement, ainsi que les pouvoirs et instruments de délégation de pouvoirs des PMO.	Toutes les organisations ont indiqué qu'elles donneraient à leurs employés de la formation supplémentaire par le biais de réunions, de séances d'information ou de formation individuelle) en ce qui concerne la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur les voyages et la Politique sur l'accueil. Elles prévoient que les séances de formation auront toutes été données d'ici la fin de 2008-2009.
Autorisation électronique : Les PMO devraient consulter le Bureau du vérificateur général et la Direction de dirigeant principal de l'information afin de s'assurer que les méthodes d'autorisation électronique des frais de voyage et d'accueil sont conformes aux exigences et qu'elles respectent la Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique du Conseil du Trésor ainsi que la Loi sur la gestion des finances publiques.	Cette recommandation s'adressait à trois organisations. Deux d'entre elles ont travaillé avec leur fournisseur de services électroniques afin de s'assurer que les méthodes respectent les exigences des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. La troisième organisation n'était pas d'accord avec les observations du vérificateur. Elle effectue les autorisations par voie électronique conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, mais elle effectue la vérification selon la méthode du Centre de la sécurité des télécommunications du Canada et ne croit pas qu'il soit nécessaire de changer de méthode.