Agence canadienne de développement international

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Annexe C

Agence Canadienne de Développement International

Programme de suivi : Structure organisationnelle et classification
Rapport d'évaluation du risque

L’évaluation du risque est un processus systématique qui permet de mesurer et d’intégrer l’appréciation professionnelle à propos de conditions et/ou d’effets nuisibles probables. En analysant le risque fonctionnel et organisationnel, l’évaluation du risque permet :

• de déterminer les activités de suivi essentielles, de les cibler correctement et d’en tirer le maximum;
• de déterminer le cadre d’une évaluation de rendement.

D’après le modèle mis au point par l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC), les facteurs de risque suivants ont fait l’objet d’une évaluation :

• Qualité des descriptions de travail;
• Qualité des activités de classification;
• Volume des activités de classification;
• Complexité de la classification;
• Délégation des pouvoirs de classification;
• Systèmes de soutien électronique;
• Analyse du contexte;
• Système d’avertissement anticipé.

L’Annexe « A » présente le classement de chaque élément évalué en fonction des facteurs de risque susmentionnés.

1. Qualité des descriptions de travail

L’Agence utilise le nouveau format de description de travail mis au point par l’AGRHFPC. Parallèlement, l’ACDI a élaboré un programme de formation à l’intention des gestionnaires/employés pour qu’ils soient bien au fait du nouveau format. Des séances de formation pour les gestionnaires sont prévues au cours du prochain exercice. Ces derniers doivent rédiger ou réviser les descriptions de travail selon le nouveau format en collaboration avec les titulaires de postes. La formation en matière de classification, en rédaction de descriptions de travail, et portant sur les processus d’évaluation par un comité est disponible et offerte régulièrement, sur une base continue. Toutefois, la révision et la mise à jour des descriptions de travail ne sont pas faites systématiquement; c’est pourquoi le nouveau programme de formation insiste, auprès des gestionnaires, sur l’importance d’actualiser les descriptions de travail et de les modifier lorsque les fonctions et responsabilités d’un poste subissent des changements importants. Cet élément de risque est évalué au niveau « moyen »; la qualité des descriptions de travail existantes devrait être évaluée pendant le programme de suivi.

Des descriptions de travail génériques sont utilisées pour certains groupes, notamment : les Services administratifs (AS); les Services de secrétariat (ST); les Services de bureau (CR); les Systèmes d’ordinateurs (CS); la Gestion de programme (PM). De surcroît, l’organisation prépare à l’heure actuelle des descriptions de travail génériques pour le groupe Gestion des finances (FI) et le groupe Achats et approvisionnements (PG).

Il peut arriver qu’un gestionnaire utilise une description de travail générique pour déterminer un niveau plutôt que pour s’assurer que cette description corresponde exactement aux fonctions et responsabilités du poste. Une telle situation risque de se produire plus souvent pour les postes de niveau subalterne du groupe AS (AS-01, 02 et 03) et pourrait potentiellement occasionner une situation de non-concordance. Ces niveaux sont également touchés par la valeur relative des postes d’un ministère à un autre, car il semble que la norme AS ne soit pas appliquée de façon cohérente en ce qui concerne ces postes de soutien administratif. Des études de dossiers et des examens sur place devraient être effectués pendant le suivi.

Le groupe PM est un groupe important pour lequel on utilise des descriptions de travail génériques. Les niveaux PM-01 à PM-04 sont des niveaux de perfectionnement dont les titulaires sont promus automatiquement dès qu’ils satisfont aux exigences du niveau supérieur. Les niveaux PM‑05 et 06 sont des niveaux de travail pour lesquels il existe une description générique. Cependant, ces descriptions de travail génériques n’ont pas été révisées depuis plusieurs années, et elles devraient être actualisées.

Il y a également toute la question de l’attribution d’un groupe concernant les postes d’Analyste des politiques du programme. Au niveau ministériel, ces postes sont classifiés dans le groupe ES, alors qu’ils appartiennent au groupe PM dans les directions générales opérationnelles.

Un échantillonnage de ces postes PM devrait également faire l’objet d’un suivi, de manière à poursuivre la réflexion et à prendre les mesures appropriées, le cas échéant.

La Section de la structure organisationnelle et de la classification (SSOC) réunit un chef de section et cinq conseillers en organisation et classification dûment accrédités (COC), de même que le personnel de soutien nécessaire. Le travail est réparti en portefeuilles et chaque conseiller a la responsabilité d’assurer des services en matière d’organisation et de classification à ses clients. De surcroît, l’Agence peut compter sur les services d’un spécialiste accrédité en structure organisationnelle, responsable de fournir conseils et soutien au personnel de gestion en rapport avec les initiatives de restructuration organisationnelle. Ce ratio nous semble acceptable compte tenu du fait qu’au total l’ACDI compte1 700 employés.

La SSOC tient des dossiers de classification, et chaque dossier de poste doit être constitué d’une description de travail dûment signée par le gestionnaire et, si possible, par l’employé, d’un organigramme signé par le vice‑président ou le directeur général responsable, du formulaire ACDI-330 (mesure de classification), d’une justification raisonnée et de tout autre document pertinent tel un rapport, un sommaire des discussions avec les gestionnaires,... etc.

Il y a très peu de plaintes en rapport avec la nature du travail et, le cas échéant, il appartient à la SSOC de les régler après discussion avec les gestionnaires et les employés. Les griefs touchant les relations de travail, soit les cas de premier palier, sont normalement du ressort de la Section des relations de travail et ils sont évalués en collaboration avec la SSOC et le représentant syndical, au besoin. Présentement, il y a seulement quatre cas en instance et un seul ira sans doute jusqu’au dernier palier de la procédure.

2. Rigueur des décisions/résultats de classification

La Section de la structure organisationnelle et de la classification (SSOC) a la responsabilité d’assurer la formation des gestionnaires appelés à participer aux travaux de comités d’évaluation de la classification. En décembre 2005, sept cadres supérieurs ont reçu la formation appropriée en évaluation de postes du groupe de la Direction. À ce jour, deux réunions de comités d’évaluation de postes EX ont eu lieu. La SSOC actualise présentement le programme de formation des gestionnaires et d’ici la mi-avril, un nouveau cours de deux jours portant sur les techniques d’évaluation de postes autres que les postes EX sera offert aux évaluateurs.

En mai 2005, l’Agence a implanté une nouvelle politique intitulée « Restructuration organisationnelle et demandes de classification ». Cette politique stipule que toute proposition de restructuration organisationnelle et demande de classification ayant une incidence au niveau ministériel devra être transmise par l’intermédiaire du Comité de gestion des ressources humaines (CGRH) au Comité des ressources ministérielles (CRM), pour examen et analyse, avant d’y donner suite. Le CGRH est présidé par le DG, Direction des ressources humaines et réunit un représentant au niveau EX-01 et EX moins 1 de chaque Direction générale. Le CRM est coprésidé par le premier vice‑président et le vice-président, Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs, et il réunit tous les directeurs généraux, dont les décisions sont finales et exécutoires. Le spécialiste en structure organisationnelle participe aux réunions du CRM, à qui il donne des conseils en matière de structure organisationnelle ou concernant les enjeux associés à la restructuration.

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• S’assurer que l’ACDI se conforme aux politiques de l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) sur le système de classification et la délégation de pouvoirs;
• S’assurer que l’ACDI prend des décisions éclairées concernant la restructuration organisationnelle et la classification et que toute incidence possible sur la valeur relative des postes entre les ministères, les négociations collectives ou les salaires soit déterminée au préalable et gérée en conséquence;
• Offrir un instrument de normalisation des pratiques et des procédures visant à obtenir le niveau approprié d’approbation en ce qui a trait aux propositions relatives à la restructuration organisationnelle et à la classification.

Le texte de cette politique et de la procédure connexe se trouvent à l’Annexe « B ». Cette façon de procéder assure une gestion efficace du risque associé aux différents éléments énumérés par rapport à chaque facteur de risque et peut être considérée comme étant une « pratique exemplaire ».

L’élément associé à la concordance entre la description de travail et le travail accompli est le seul qui soit évalué comme étant un risque moyen. Tel qu’il a été précisé plus tôt, il y a parfois un problème relié à l’utilisation de descriptions de travail génériques pour les postes d’adjoint administratif de niveau AS-01, 02 et 03. Et comme nous l’avons dit précédemment, des études de dossiers et des examens sur place devraient être effectuéspendant le programme de suivi.

Il y a aussi un certain nombre d’enjeux au chapitre de la classification concernant la valeur relative, à l’interne, des postes d’Agent responsable de la gestion du rendement et d’Agent responsable de la gestion des ressources. Au niveau ministériel, ces postes appartiennent au groupe ES, tandis que des postes similaires au sein des directions générales opérationnelles font partie du groupe PM. La Section de la classification est bien au fait de la situation et l’entrée en vigueur de la nouvelle norme EC permettra d’analyser et de classifier tous ces postes à la lumière des nouvelles descriptions de travail. Des études de dossiers et des examens sur place portant sur certains d’entre eux devraient être effectués pendant le programme de suivi.

L’ACDI fait parvenir des mises à jour mensuelles à l’AGRHFPC concernant l’ensemble de ses activités de classification. En ce moment, il n’y a qu’un seul grief de classification en instance.

3. Volume des activités de classification

L’ACDI compte parmi ses rangs six conseillers accrédités en organisation et classification et elle doit sous peu pourvoir un poste de stagiaire additionnel. Chacun est responsable d’un portefeuille et de fournir des conseils en matière d’organisation et de classification à sa clientèle. Ils assurent également la formation des gestionnaires, au chapitre de la classification, en ce qui a trait à la rédaction de descriptions de travail et au travail d’évaluation. Le spécialiste en structure organisationnelle est également accrédité et donne son avis concernant la classification des postes EX.

Toutes les propositions de restructuration organisationnelle et les demandes de classification sont transmises au conseiller responsable lequel, après discussion avec le spécialiste en structure organisationnelle et le gestionnaire responsable, détermine si ces dernières doivent être acheminées, pour approbation, au CGRH puis au CRM, en conformité avec la politique.

Le programme de classification est administré conformément aux politiques et procédures de l’AGRHFPC. De surcroît, l’ACDI a élaboré des politiques et procédures internes complémentaires, à savoir :

• la Politique sur la restructuration organisationnelle et les demandes de classification;
• la Procédure concernant la restructuration organisationnelle et les demandes de classification;
• les demandes de classification EX;
• la Politique sur la nomenclature de la haute direction de l’ACDI.

L’ACDI travaille également à l’élaboration d’une politique et d’une procédure interne de gestion des griefs, en guise de complément à la politique de l’organisme central. Les programmes de formation portant sur l’évaluation des descriptions de travail et du comité sont également en cours de révision.

4. Complexité de la classification

L’approche centralisée applicable à la gestion du programme de classification permet de s’assurer que les normes seront appliquées de manière cohérente et elle facilite le maintien de la valeur relative des postes. L’utilisation de descriptions de travail génériques permet aussi de s’assurer que les normes sont appliquées uniformément partout à l’ACDI.

De nombreuses réorganisations ont cours présentement dans différentes directions générales de l’Agence et pendant cet exercice, il est primordial de s’assurer que la valeur relative des postes, entre les ministères, est prise en considération au moment de prendre des décisions. Ce risque est géré efficacement par les responsables de l’Agence, en fonction de l’application de la politique interne sur « la restructuration organisationnelle et les demandes declassification », et un comité d’évaluation constitué de cadres supérieurs, chargés d’examiner et de classifier les postes EX visés par cette réorganisation. Cet élément de risque est considéré comme étant « moyen », en raison du très grand nombre de réorganisations qui ont cours en ce moment. Toutefois, l’Agence a pris les mesures nécessaires pour assurer une gestion efficace du risque.

Au cours des discussions avec le personnel de la SSOC, on a appris que des cas de non-concordance et d’utilisation abusive de descriptions de travail génériques, visant des postes spécialisés des groupes ES, PM et CO, pourraient se produire. De telles situations concernent plus spécifiquement des employés qui rentrent au pays, au terme d’une affectation à l’étranger, et qui doivent être nommés à un poste correspondant à leur groupe et niveau de titularisation, mais pas nécessairement à la même Direction générale où ils se trouvaient auparavant. Cet élément représente un risque moyenet certaines révisions devraient être effectuées pendant le suivi.

5. Délégation des pouvoirs de classification à l’Agence

Le pouvoir de classification est centralisé aux Ressources humaines et relève de la Section de la structure organisationnelle et de la classification (SSOC). Cela permet d’assurer la cohérence quant à l’application des normes et la valeur relative interne des postes. On compte cinq agents de classification accrédités au sein de l’ACDI, responsables d’assurer les services au chapitre de la structure organisationnelle et de la classification.

Exceptionnellement, une décision dirigée pourra être prise, mais seulement dans une situation très spéciale. Ce type de décisions doit porter la signature du président et doit être documenté en conséquence; ces cas exceptionnels ne font pas état de la valeur relative des postes entre les ministères.

6. Systèmes de soutien électronique

L’ACDI utilise un système de soutien électronique, le SAP, pour l’aider à administrer ses programmes en matière de finances et de ressources humaines.

Les activités de classification sont enregistrées dans cinq pages différentes. Les deux premières entrées sont faites par les gestionnaires, qui remplissent les pages 1 et 2, tandis que les pages 3, 4 et 5 sont la responsabilité des conseillers enorganisation et classification (COC). Le contenu de ces pages se présente comme suit :

Page 1 :
renseignements de base sur le poste, notamment le titre du poste, la date d’entrée en vigueur, le groupe et le niveau proposés, la désignation en matière de LO, le niveau de sécurité exigé, les états de service, le type de mesure de classification requis;

Page 2 :
page réservée à l’approbation du gestionnaire, toutefois, ces derniers ont presque tous confié cette responsabilité à l’agentd’administration;

Page 3 :
le COC vérifie les pages 1 et 2 et s’assure que toutes les informations y sont consignées; dès que le poste est classifié, il indique la cotation du poste, de même que le groupe et le niveau de classification. Cette page devient alors le formulaire de mesure de classification, soit le formulaire ACDI-330.

Page 4 :
page réservée à l’approbation des pages 1, 2, 3 par le COC. Le poste est officiellement créé (classifié) et approuvé.

Page 5 :
page utilisée par le COC pour refuser une demande.

Les gestionnaires sont également autorisés à remplir les pages 1, 2 et 4 pour les postes non classifiés, notamment le PRAS, les emplois pour étudiants, les postes à fonctions variables et les postes à l’étranger.

De surcroît, les gestionnaires peuvent avoir accès au système en « mode expert », ce qui signifie qu’ils peuvent modifier un lien hiérarchique, un niveau de sécurité ou une désignation linguistique. Dans un tel cas, le système efface automatiquement les renseignements sur le poste. Les gestionnaires en « mode expert » peuvent aussi supprimer un poste et détruire la fiche de renseignements sur le poste.

Les données du SAP sont entrées électroniquement en provenance de plusieurs sources et l’Équipe responsable des systèmes des ressources humaines n’a pas les connaissances spécialisées nécessaires pour contrôler la qualité des informations concernant les activités en matière de ressources humaines. La qualité des données du SAP n’est pas à la hauteur et, en conséquence, les organigrammes ne le sont pas non plus. De nombreux gestionnaires ont créé leur propre système d’organigrammes dans leurs unités respectives, mais cela ne correspond pas à la réalité. Dans de telles conditions, il est donc très difficile d’obtenir des informations fiables pour effectuer des examens et des analyses visant à évaluer l’état de santé du Programme d’organisation et de classification en vigueur à l’Agence.

De nombreuses réorganisations sont en cours à l’ACDI et le spécialiste de la restructuration organisationnelle, les conseillers en organisation et classification, de même que les gestionnaires ne peuvent se fier aux données du SAP pour les aider dans leurs analyses. De plus, la base de données du SAP devrait servir également à préparer les organigrammes nécessaires, au besoin, mais le lien n’existe pas et les organigrammes en question sont produits à l’aide d’un autre système.

Le manque de fiabilité des données du SAP ne permet pas de procéder à une analyse efficace sur le plan de l’organisation et de la classification, et de produire des rapports à l’intention de la haute direction. La SSOC doit donc assumer une charge de travail additionnelle étant donné qu’elle doit créer sa propre grille, ou modèle, de rapport, puis recueillir et trier manuellement l’information requise.

Il s’agit ici d’un risque élevé dont il faut tenir compte dans le cadre du programme de suivi.

7.Analyse du contexte

L’Agence n’a pas fait l’objet de reportages défavorables dans les médias.

8. Système d’avertissement anticipé

La décision de centraliser l’administration du Programme de classification dans la Section de la structure organisationnelle et de la classification (SSOC) de la Direction générale des ressources humaines, et de créer un poste de spécialiste de la structure organisationnelle, cette décision donc a contribué à assurer une approche cohérente dans l’application des normes et à maintenir la valeur relative des postes entre les ministères. Cette décision permet également de déceler plus facilement d’éventuelles discordances et de les corriger avant que le processus ne soit trop avancé, y compris celles associées aux initiatives de restructuration.

La mise en application de la Politique sur la restructuration organisationnelle et les demandes de classification fait en sorte que la haute direction participe pleinement au processus décisionnel concernant les activités associées à la structureorganisationnelle et à la classification au sein de l’Agence.

La SSOC révise et actualise présentement les programmes de formation à l’intention des gestionnaires, pour que ces derniers puissent perfectionner leurs connaissances en matière de rédaction de descriptions de travail, de gestion de la classification et d’évaluation du programme de classification.

Agence Canadienne de Développement International
Organisation et classification: évaluation du risque

L’évaluation du risque est un processus systématique qui permet de mesurer et d’intégrer l’appréciation professionnelle à propos de conditions et/ou d’effets nuisibles probables. En analysant le risque fonctionnel et organisationnel, l’évaluation du risque permet :

• de déterminer les activités de suivi essentielles, de les cibler correctement et d’en tirer le maximum;
• de déterminer le cadre d’une évaluation de rendement.

Valeurs de risque fonctionnel : efficacité, capacité financière, intégrité, probité, équité, objectivité et impartialité des conseils fournis, transparence

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