Agence canadienne de développement international
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Annexe D
Rapport de suivi
Système de soutien électronique des RH (SAP)
Agence Canadienne de Développement International
Mars 2006
Contexte
Au terme d’un suivi et d’une évaluation du risque effectués en janvier 2006, à l’ACDI, on a déterminé que le Système de soutien électronique (SAP) de l’Agence comportait un « risque élevé ». Le rapport d’évaluation indiquait clairement que la « qualité des données du SAP n’est pas à la hauteur », faisant en sorte qu’il est « très difficile d’obtenir des informations fiables ».
On a donc convenu de la nécessité d’effectuer un suivi approprié du Système afin de déterminer les mesures à prendre pour s’assurer que les utilisateurs auront accès à des informations précises.
Notons qu’une situation similaire avait déjà été signalée à la suite d’une vérification effectuée en 2004.
Processus
L’agent de contrôle a examiné la documentation relative au SAP, puis s’est entretenu avec un certain nombre d’utilisateurs du Système, notamment des utilisateurs de la section des programmes, du côté du personnel de direction et du personnel préposé à l’entrée des données (deux entrevues), des utilisateurs responsables du fonctionnement du SAP (une entrevue) et des utilisateurs du groupe Personnel, des secteurs de la dotation et de la classification (quatre entrevues).
Le rapport ne renferme aucune information détaillée provenant de ces entrevues, car de toute évidence, et d’après ce que l’agent de contrôle a pu recueillir comme information, toute cette question de « fiabilité des données » du système a déjà fait l’objet d’un rapport.
Observations
Le rapport de janvier 2006, intitulé « Évaluation du risque associé au contrôle de la structure organisationnelle et de la classification », révélait ce qui suit :
« Les données du SAP sont entrées électroniquement en provenance de plusieurs sources et l’équipe responsable des systèmes des ressources humaines n’a pas les connaissances spécialisées nécessaires pour contrôler la qualité des informations concernant les activités en matière de ressources humaines. La qualité des données du SAP n’est pas à la hauteur et, en conséquence, les organigrammes ne le sont pas non plus. De nombreux gestionnaires ont créé leur propre système d’organigrammes dans leurs unités respectives, mais cela ne correspond pas à la réalité. Dans de telles conditions, il est donc très difficile d’obtenir des informations fiables pour effectuer des examens et des analyses visant à évaluer l’état de santé du Programme d’organisation et de classification en vigueur à l’Agence.
De nombreuses réorganisations sont en cours à l’ACDI et le spécialiste de la restructuration organisationnelle, les conseillers en organisation et classification, de même que les gestionnaires ne peuvent se fier aux données du SAP pour les aider dans leurs analyses. De plus, la base de données du SAP devrait servir également à préparer les organigrammes nécessaires, au besoin, mais le lien n’existe pas et les organigrammes en question sont produits à l’aide d’un autre système .
Le manque de fiabilité des données du SAP ne permet pas de procéder à une analyse efficace sur le plan de l’organisation et de la classification, et de produire des rapports à l’intention de la haute direction. La SSOC doit donc assumer une charge de travail additionnelle étant donné qu’elle doit créer sa propre grille, ou modèle, de rapport, puis recueillir et trier manuellement l’information requise ».
L’agent de contrôle a également fait les commentaires suivants :
- Il y a des problèmes concernant le contrôle du système (qui est habilité à entrer des données) et la fiabilité des données, pourtant il existe un document provisoire sur la façon de procéder pour corriger les irrégularités. Ces mesures devraient être appliquées.
- À l’heure actuelle, le système supprime les données antérieures lorsqu’on apporte des changements. Cela est inacceptable, pour les besoins de la vérification et du suivi. Il faut conserver toutes les données antérieures.
- Il faut mettre en place des procédures claires (p. ex. seul le personnel de la classification devrait être autorisé à modifier un lien hiérarchique) pour assurer l’exactitude du système.
Un plan de travail détaillé a déjà été élaboré, en date du 26 septembre 2005, intitulé « Projet d’amélioration du système RH-SAP (SHIP) », dont une copie est jointe au présent rapport. L’agent de contrôle ne peut l’améliorer, toutefois, il aimerait faire part des commentaires suivants provenant d’un certain nombre d’utilisateurs du système, obtenus en mars 2006 pendant la préparation du présent rapport de suivi, pour souligner l’importance d’aller de l’avant et de poursuivre ce projet. En effet, ce projet a une importance primordiale au niveau des ressources humaines à l’Agence.
« l’information et la fiabilité des données que l’on retrouve à l’heure actuelle dans le système [SAP] [septembre 2005] laissent tellement à désirer que le personnel des RH ne les considère plus digne de foi, et avant de doter un poste, le personnel de la dotation envoie un courriel à la classification lui demandant de confirmer que le niveau du poste et le lien hiérarchique sont exacts »
« chaque fois qu’il reçoit une demande d’information concernant l’effectif d’un ministère appartenant à un groupe en particulier et le lien hiérarchique, le personnel des RH doit récupérer le dossier de classification pour y vérifier l’information demandée, plutôt que se fier aux informations dans le système ».
Recommandations
- Un groupe de travail, tel qu’il est indiqué dans le Projet d’amélioration du système RH‑SAP (SHIP), devrait réunir des représentants des RH (classification et dotation), du groupe responsable de l’administration des systèmes SAP, de la DGGIT (des spécialistes du matériel technique et des logiciels) et d’une organisation responsable des programmes. Cela permettrait de tenir compte de l’ensemble des préoccupations.
- Un cadre supérieur « champion » devrait être nommé pour s’assurer que le projet va de l’avant en temps utile et que les ressources nécessaires sont disponibles, au besoin.
- Tous les intervenants et toutes les parties intéressées devraient pouvoir communiquer ouvertement ce qu’ils ont à dire, pour que le personnel de l’ACDI sache que ce projet est une priorité et qu’il va de l’avant.
- Dès que les changements nécessaires ont été apportés, tous les utilisateurs devraient en être informés, par écrit, et la formation appropriée devrait être assurée.
Frank Longo
Agent de surveillance
12 mars 2006
- Date de modification :