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Section II: Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Cette section présente les ressources et les résultats de chacune des trois activités de programme ainsi que des services internes, en fonction de notre seul résultat stratégique de 2009-2010 :

Les générations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Cette section établit une comparaison entre le rendement de BAC établi selon les faits saillants de la planification parus dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et les résultats escomptés, les indicateurs de rendement et les cibles du Cadre de mesure de rendement que BAC a révisés une fois le RPP achevé. Ces résultats, indicateurs de performance et cibles prévus ont été utilisés tout au long de 2009-2010; ils ont fourni une base plus signifiante et mesurable pour évaluer les objectifs de BAC et les résultats obtenus que ceux du RPP.

L'analyse du rendement décrit l'approche stratégique adoptée pour chacune des activités de programme durant l'année, et signale toute évolution importante qui a eu lieu une fois le RPP terminé, en particulier toute évolution se rapportant à la modernisation à BAC. Cette section décrit aussi les avantages dont profitent les Canadiens; on y indique les leçons apprises au cours de chaque activité de programme et tout résultat appuyé par le Plan d'action économique du Canada.

Activité de programme 1.1
Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, BAC a pris la tête du développement et de la mise en œuvre du système de gestion de l'information et de la tenue de dossiers du gouvernement du Canada.

Activité de programme 1.1 : Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Ressources financières 2009-2010 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2009-2010 ETP
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles9	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
9 860,7	11 192,9	11 248,2	155	177	22

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement
Information pertinente du gouvernement du Canada gérée avec cohérence et responsabilité par des institutions fédérales, afin d'appuyer les droits, les obligations et les privilèges des Canadiens et des Canadiennes.	Proportion d'institutions qui obtiennent ou conservent un bulletin de rendement relatif à la gestion de l'information acceptable ou excellent	2009-2010 sert de base de référence	41 % ont atteint ces niveaux à la 6e évaluation en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion (34 % lors de la 4e évaluation)

Ces résultats, indicateurs de rendement et cibles prévus sont tirés du Cadre de mesure de rendement que BAC a revu peu après l'achèvement du RPP. Ils ont été utilisés tout au long de 2009-2010 et ont fourni une base plus signifiante et mesurable pour évaluer les objectifs de BAC et les résultats obtenus que ceux du RPP.

⁹ Pour plus d'information sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]

Résumés du rendement selon l'engagement contenu dans le RPP	État du rendement
Suivre et examiner efficacement l'autorisation de disposer des documents avec diverses institutions fédérales	Dépasse
Finir les projets d'évaluation	Satisfait à tout
Produire et lancer des trousses et des programmes de formation à l'intention des utilisateurs de la fonction publique	Satisfait à presque tous
Mettre en œuvre le nouveau modèle d'entreposage des documents du gouvernement	Satisfait à presque tous
Choisir les documents papier ne possédant aucune valeur et les éliminer	Dépasse

Analyse du rendement

Les progrès réalisés en 2009-2010 dans cette activité de programme rejoignent nos projections. Depuis 2006, nous avons collaboré avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et de nombreux ministères et organismes pour définir et mettre en œuvre un nouveau système de tenue de documents qui améliore la gestion de documents et accroît le nombre des avantages énoncés plus loin, dont profiteront les Canadiens. Dans une certaine mesure, ce travail a préparé l'orientation que BAC poursuit aujourd'hui dans l'ensemble de ses activités, par l'entremise de la modernisation et du Cadre de gestion du patrimoine documentaire. Il fournit une orientation plus stratégique aux décisions concernant le choix des documents du gouvernement que BAC devrait acquérir et gérer, ainsi qu'aux responsabilités des ministères en matière de tenue de documents et de gestion de l'information efficaces.

En 2009-2010, nous avons lancé un plan quinquennal couvrant les activités relatives aux documents du gouvernement. L'appui à la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la tenue de documents, après son lancement en juin 2009, a été un élément clé. Afin de soutenir la mise en œuvre de la nouvelle directive, BAC a élaboré un outil d'évaluation et l'a mis à l'essai au sein de cinq ministères. Chacun d'entre eux a reçu un rapport assorti de recommandations servant à évaluer dans quelle mesure il était prêt à se conformer à la directive. Nous avons terminé deux autres projets d'évaluation pour valider les principes et concepts qui assurent la réussite du nouveau système de tenue de dossiers.

Afin d'appuyer davantage la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents à l'échelle pangouvernementale, nous avons aussi fourni aux ministères des outils et de l'information dans le contexte d'une formation donnée en salle de classe; des séances d'information et des présentations; des rencontres avec le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique de la Chambre des communes; des réponses à 845 courriels et demandes d'information faites par téléphone ou d'autres demandes faites par des ministères; et collaboré avec l'École de la fonction publique du Canada concernant un cours sur la tenue de documents qui sera offert en 2010-2011. Nos colloques sur la tenue de documents et la gestion de l'information ont permis à 700 participants de 60 organismes de partager l'information et les pratiques exemplaires.

Le lancement du nouveau système de tenue de documents nous a amenés à réexaminer nos responsabilités permanentes en vue d'élaborer les autorisations de disposer des documents (ADD) qui dictent la façon dont les ministères disposent des dossiers sans valeur opérationnelle. En mars 2010, nous avons analysé toutes les ADD signées depuis 2002 pour déterminer celles pour lesquelles il fallait faire un suivi avec le ministère, afin de nous conformer aux conditions et aux termes de l'ADD. Nous avons aussi analysé 23 ADD choisies (cible 20) pour cerner les difficultés et les secteurs où il serait possible d'améliorer le processus général qui détermine la façon dont les ministères identifient et transfèrent les documents à BAC dans le contexte du nouveau système de tenue de documents.

Un des effets de la nouvelle approche issue de la tenue de documents, qui a bien évolué depuis 2006, est que BAC se concentre pour s'assurer que seuls les documents du gouvernement ayant une valeur archivistique sont retenus; ces dossiers sont donc rendus plus accessibles aux Canadiens, tandis que ceux jugés sans valeur sont détruits, ce qui permet de réduire les frais d'entreposage. Nous avons soutenu d'autres progrès dans ce sens, avec de nouveaux critères pour le choix des dossiers qui peuvent être transférés à BAC, ainsi qu'une initiative qui réduit le nombre de documents du gouvernement retenus, conformément à l'orientation donnée dans le Cadre de gestion du patrimoine documentaire. Dans la mesure où les responsabilités des ministères concernant l'entreposage de la plupart des documents sont mieux définies, nous avons supervisé la mise en œuvre de nouvelles offres à commandes portant sur l'espace d'entreposage qui donnent à ces ministères des choix économiques leur permettant de répondre à leurs besoins, et nous avons amorcé le travail qui pourrait mener à l'élaboration d'une approche en partenariat public-privé pour l'entreposage à long terme.

Une fois clairement définies les normes concernant les documents du gouvernement que nous adopterions en vertu du nouveau système de tenue de documents, il nous restait à faire des progrès lorsque nous examinons et éliminons les documents entreposés chez nous qui n'ont pas une valeur durable. Par exemple, en dépassant la cible de 2 kilomètres linéaires, notre initiative « d'élagage » a permis à BAC de disposer de 2,1 km de documents non archivistiques. Nous avons de plus sélectionné 1,5 km de documents sans valeur archivistique qui seront détruits ultérieurement, et dans le contexte d'un projet distinct, nous avons fait le ménage dans nos propres documents. Afin d'appuyer la démarche similaire d'autres ministères, nous avons travaillé avec Santé Canada (région du Québec) à un projet qui a permis d'améliorer les outils servant aux ministères à « élaguer » leur legs documentaire à partir d'une approche axée sur les risques.

Conformément à notre mandat de fournir leadership et conseils et de coordonner les services de bibliothèque d'institutions fédérales, nous avons pris les mesures afin d'améliorer le profil de ces bibliothèques à l'échelle pangouvernementale et de faciliter leur coopération. Par exemple, nous avons favorisé l'harmonisation des services des bibliothèques fédérales avec les outils et les principes directeurs contenus dans la nouvelle Directive sur la tenue de documents afin d'assurer la gestion efficace de toutes les ressources d'information du gouvernement.

Leçons apprises

Nous avons appris l'importance d'avoir une communication et une consultation approfondies avec des ministères de l'ensemble du gouvernement, en particulier pour aborder la question des changements requis pour atteindre les objectifs établis en vertu du nouveau système de tenue de documents au niveau d'un seul ministère. Nous constatons l'importance d'assurer à nos partenaires qu'ils obtiendront la bonne information au bon moment, et que nous nous servirons des meilleurs canaux et des meilleurs moyens de communication pour les engager. Comme les documents du gouvernement sont de plus en plus souvent numériques, il nous semble nécessaire de travailler davantage en équipes multidisciplinaires.

Nous avons appliqué les leçons apprises lors du développement du système de tenue de documents du gouvernement du Canada aux efforts déployés pour déterminer l'orientation future des bibliothèques fédérales. À cet égard, la création du groupe de travail des sous-ministres adjoints sur l'avenir des bibliothèques fédérales, présidé par BAC et Santé Canada, a constitué notre principale activité. Cette approche consultative de haut niveau s'appuie sur le processus qui a permis de donner forme aux changements apportés à la tenue de documents.

Avantages pour les Canadiens

L'identification et la gestion appropriée des documents d'archives ou d'affaires courantes du gouvernement du Canada permettent de les trouver plus facilement en cas de besoin, ce qui contribue à la transparence et à la responsabilisation du gouvernement. En supprimant les documents sans valeur opérationnelle ni archivistique, on économise les montants autrefois consacrés à l'entreposage de ces documents ainsi que les montants qu'il aurait fallu investir pour accroître l'espace d'entreposage.

Activité de programme 1.2
Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

BAC acquiert de maintes façons les éléments de patrimoine documentaire qui sont versés dans sa collection. Le personnel de BAC donne une description de ces documents et les gère pour en assurer l'accessibilité et la préservation à long terme.

Activité de programme 1.2 : Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Ressources financières 2009-2010 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2009-2010 ETP
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles10	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
57 287,8	70 401,6	54 509,8	513	497	-16

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement
Gestion améliorée de la collection de BAC afin d'en augmenter l'accès à long terme et de mieux témoigner de l'expérience canadienne	Efficacité de la stratégie de gestion de la collection, mesurée en fonction de l'étendue du développement et de la mise en œuvre d'une approche relative à nos acquisitions plus stratégique	2009-2010 sert de base de référence	Fondé sur la stratégie de priorité des acquisitions de BAC de 2009-2010 : pourcentage des acquisitions concernant les nouvelles archives et les documents publiés faites dans des secteurs stratégiques déterminés par BAC Autochtone : Archivistique : 1,82 %, ce qui satisfait presque à tout l'objectif de 2 % Publié : 1,7 %, qui dépasse l'objectif de 1,5 % Multiculturel : Archivistique : 3,03 %, ce qui satisfait presque à tout l'objectif de 4 %% Publié : 2 %, ce qui satisfait presque à tout l'objectif de 2,5 %% Numérique : Archivistique : 6,06 % %, qui dépasse l'objectif de 5 %% Publié : 17,3 %, qui dépasse l'objectif de 15 %%

Ces résultats, indicateurs de rendement et cibles prévus sont tirés du Cadre de mesure de rendement que BAC a revu peu après l'achèvement du RPP. Ils ont été utilisés tout au long de 2009-2010 et ont fourni une base plus signifiante et mesurable pour évaluer les objectifs de BAC et les résultats obtenus que ceux du RPP.

¹⁰ Pour plus d'information sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]

Résumés du rendement selon l'engagement contenu dans le RPP	État du rendement
Développement stratégique — Une nouvelle approche intégrée de communication	Dépasse
Développement stratégique — Une nouvelle stratégie relative au contenu de la collection	Dépasse
Outils de gestion de la collection et appuis — Créer une base de services rattachés au Dépôt numérique fiable et accroître leur utilisation	Satisfait dans une certaine mesure
Outils de gestion de la collection et appuis — Progrès concernant AMICAN	Satisfait dans une certaine mesure
Difficultés relatives à la gestion de la collection — Numérisation stratégique	Satisfait dans une certaine mesure
Difficultés relatives à la gestion de la collection — Un nouveau programme de documents numérisés	Satisfait dans une certaine mesure
Difficultés relatives à la gestion de la collection — La migration audiovisuelle	Non satisfait
Difficultés relatives à la gestion de la collection — la stratégie d'archivage Web	Non satisfait

Analyse du rendement

Notre engagement envers la modernisation et le travail qui l'a précédée ont eu d'importantes retombées sur cette activité de programme en 2009-2010. Notre objectif, au moment où fut esquissée l'ébauche du RPP, était d'adopter une approche plus stratégique concernant nos activités d'acquisition et de bâtir des éléments de l'infrastructure d'une collection de plus en plus numérique — en plus des responsabilités de préservation courantes.

Tandis que prenait forme la modernisation, nous avons commencé à définir une orientation plus stratégique en matière d'activités de préservation. Grâce aux outils de cette nouvelle orientation donnée à l'acquisition et à la préservation, nous tentons d'harmoniser nos actions et stratégies avec les priorités globales de la collection. La démarche de préservation englobe trois éléments : accroître nos capacités numériques de préserver les documents et d'y accéder; mettre en œuvre une approche concernant les décisions relatives à la préservation qui englobe toute la collection plutôt que d'examiner les éléments selon leur catégorie; et partager les efforts au sein d'une communauté de préservation pancanadienne plus forte. Ces actions ont marqué les trois principaux secteurs d'attention de cette activité de programme établis dans le RPP.

Le développement stratégique

En tant que composante de la modernisation, la décision d'élaborer un nouveau Cadre de gestion du patrimoine documentaire et des Outils d'orientation en matière d'acquisition et de préservation, et d'en amorcer la mise en œuvre, a remplacé les plans d'origine, qui consistaient à élaborer et à mettre en œuvre une approche intégrée en matière de documentation ainsi qu'une nouvelle stratégie relative au contenu de la collection. Comme nous avons prévu nous orienter vers une nouvelle approche concernant les décisions en matière d'acquisition, nous avons observé un moratoire touchant les nouveaux achats, entre mai 2009 et janvier 2010. Ceci nous a permis de nous assurer que nous n'avons pas dépensé de fonds pour des acquisitions non conformes aux nouveaux principes de la modernisation décrits à la section I.

Une fois que le Cadre de gestion du patrimoine documentaire a paru, nous avons lancé des projets exploratoires ainsi que des consultations avec les parties intéressées. Cette démarche nous a donné une meilleure idée des difficultés que nous risquons de rencontrer au moment où nous adopterons une approche d'acquisition plus stratégique, et où les approches de collaboration deviendront pratiques courantes. Nous avons introduit un nouveau degré de coordination en ce qui a trait aux activités de développement de notre collection, alors que toutes les acquisitions sont maintenant évaluées en fonction des quatre principes d'importance, de suffisance, de viabilité et de société décrits à la section I. Un examen de vérification interne des processus d'acquisition a débuté, et il sera terminé en 2010-2011. Il devrait aboutir à des recommandations qui permettront d'appuyer d'autres améliorations apportées à ces activités.

Outils et supports pour la gestion de la collection

Ce secteur est en lien avec le travail en cours, particulièrement par l'intermédiaire de deux initiatives.

Tout d'abord, nous avons accompli des progrès dans notre engagement d'établir un Dépôt numérique fiable qui permettra de soumettre à BAC des documents électroniques en ligne afin que ces derniers soient préservés et accessibles à long terme¹¹. L'année passée, nous avons élaboré des politiques et des lignes directrices concernant des formats de fichiers numériques qui seront transférés et préservés à l'intention des futurs utilisateurs. Nous avons organisé la conférence de l'International Internet Preservation Consortium en mai 2009, dans un effort de collaboration qui permet de faire avancer la préservation du contenu numérique. L'élaboration de la composante du Dépôt numérique fiable destinée aux publications électroniques a également progressé. Cependant, en dépit de notre planification visant à recevoir des documents électroniques gouvernementaux à l'été 2010, des difficultés techniques ont ralenti notre travail, et les résultats ont été moins importants que nous l'avions prévu.

En second lieu, nous avons poursuivi notre engagement continu envers AMICAN, le système de gestion d'information intégré de BAC. Au cours de l'année, les quatre composantes majeures du système ont progressé. Ainsi, l'essentiel des données généalogiques est accessible en ligne; les clients qui se rendent sur place à Ottawa peuvent s'auto-inscrire, et la plupart de nos données sur la gestion physique de nos fonds sont enregistrées sur une seule base de données. De plus, des progrès significatifs ont été enregistrés dans la mise à jour des systèmes du prêt entre bibliothèques et de la circulation, tout comme dans la quantité d'information rendue accessible grâce à notre moteur de recherche en ligne.

¹¹ Pour plus d'information sur le Dépôt numérique fiable, consultez le lien suivant : [www.collectionscanada.gc.ca/digital-initiatives/012018-4000.01-e.html]

Les difficultés liées à la gestion de la collection

Le RPP comporte un éventail d'engagements tous axés sur la priorité accordée au numérique. Ainsi, le nombre de documents numériques dans notre collection a augmenté, incluant des documents d'origine numérique (sites Web ou documents électroniques), et des documents numérisés ou reformatés.

Notre travail visant à numériser des documents de notre collection a cependant été plus lent que nous l'avions prévu, en raison de problèmes techniques. Cependant, plus de 80 % de la numérisation prévue a été réalisée. Nous avons créé 2,8 millions d'images numériques à l'interne et avons produit 1,9 million d'images supplémentaires par l'entremise de partenariats, toutes accessibles sur notre site Web. Parmi elles, 236 000 pages de publications canadiennes, telles que des annuaires, de la musique en feuille, des journaux de langue française, des dépliants grand format et des affiches.

La nouvelle stratégie de migration audiovisuelle et le plan de mise en œuvre décrivent l'approche de BAC relative à la migration d'enregistrements audio et vidéo, importés de formats obsolètes (tels que bandes ou disques) vers des formats de fichiers électroniques, en vue d'une conservation à long terme. Cette stratégie donne priorité à la migration des formats les plus à risque où les formats les plus obsolètes et les plus problématiques sont traités en premier. Environ 4 400 heures d'enregistrements ont été migrées depuis le lancement des premiers projets de migration, en décembre 2009. La cible de 18 000 heures établie dans le RPP était fondée sur un démarrage des projets plus précoce et sur des ressources plus grandes que celles dont nous avons finalement disposé¹².

Nos efforts pour acquérir et préserver de nouveaux documents numériques ont donné de bons résultats. Ainsi, un projet pilote a permis de vérifier les enjeux relatifs au transfert de documents électroniques du gouvernement du Canada, et d'évaluer comment gérer au mieux des documents tels que ceux contenus dans les systèmes communs de répertoires électroniques, les courriels et les médias sociaux. Nous avons aussi élargi notre collection de sites Web, travaillant par exemple avec le ministère du Patrimoine canadien pour saisir des sites couvrant les Jeux olympiques et paralympiques de 2010. Cet archivage Web a commencé à être plus conforme au Cadre de gestion du patrimoine documentaire et à notre Politique de développement de la collection numérique, ce qui explique pourquoi la stratégie d'archivage Web n'a pas encore été élaborée telle qu'annoncée dans le RPP.

¹² Pour plus d'information sur la Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels de Bibliothèque et Archives Canada consultez le lien suivant : [www.collectionscanada.gc.ca/preservation/003003-1100-f.html]

Leçons apprises

Tandis que nous en sommes aux premières étapes visant l'identification des meilleures façons de mettre en œuvre le nouveau Cadre de gestion du patrimoine documentaire et ses Outils d'orientation en matière de préservation et d'acquisition, l'expérience de 2009-2010 nous a montré que les technologies de l'information comptent pour beaucoup afin de répondre aux attentes. Nous nous sommes heurtés à plus de difficultés que nous l'avions prévu lors de l'élaboration des concepts lorsque nous sommes passés des vieux systèmes d'information aux nouveaux systèmes intégrés, et au moment où nous avons transféré des documents de la collection d'anciens formats à de nouveaux formats numériques. Compte tenu du nombre d'engagements qui dépendent des supports et des systèmes des TI, il nous faut appliquer le Cadre de gestion en utilisant les ressources en TI de la façon la plus stratégique, et bien planifier les nouveaux investissements. Les discussions à propos de l'activité de programme 1.4 (Services internes) montrent que BAC tient compte de ces leçons.

Il est aussi évident que nous aurons besoin de déterminer clairement les implications liées aux ressources humaines occasionnées par les changements prévus par le Cadre de gestion du patrimoine documentaire, dans le contexte de l'acquisition et de la préservation. Nous devrons forger les compétences dont a besoin notre personnel pour travailler dans cet environnement d'information numérique.

Par-dessus tout, il faut nous rappeler que BAC ne peut remplir ses responsabilités d'acquisition et de préservation seul, à l'écart des autres institutions de mémoire. Il est essentiel de bâtir davantage de relations de collaboration et de travailler avec d'autres institutions pour déterminer comment partager les responsabilités concernant la gestion du patrimoine documentaire canadien.

Avantages pour les Canadiens

En vertu du nouveau Cadre de gestion du patrimoine documentaire, nous coordonnons nos activités d'acquisition, de préservation et d'exploration des ressources de manière cohérente et durable. Nous visons l'obtention d'une collection qui représente de plus en plus le Canada et sa diversité, et qui soit de plus en plus accessible aux Canadiens et à tous ceux que l'histoire du Canada intéresse, et ce, en utilisant le plus efficacement possible nos ressources. BAC élabore des normes nationales utilisées par les organismes voués à la conservation du patrimoine documentaire de tout le Canada pour décrire les documents favorisant ainsi l'uniformité des voies qu'empruntent les Canadiens pour trouver plus facilement ces documents. Notre engagement de numériser les documents assure l'accès à cet héritage aux générations de Canadiens actuelles et futures, peu importe les changements technologiques qui surviendront et conformément aux priorités de notre collection.

Activité de programme 1.3
Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible à des fins d'utilisation

BAC donne de l'information et offre des services qui facilitent l'accès à la collection et permettent de poursuivre les initiatives visant à faire connaître le patrimoine documentaire canadien et à l'interpréter. BAC fournit aussi des ressources et des normes en matière d'information qu'utilisent les communautés des bibliothèques et des archives canadiennes.

Activité de programme 1.3 : Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible à des fins d'utilisation

Ressources financières 2009-2010 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2009-2010 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles13	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
24 612	26 107,1	24 305,9	230	230	0

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement
La population canadienne connaît BAC comme source de contenu et d'expertise en matière de patrimoine canadien, qui est novatrice et fait autorité	Pourcentage des clients qui reconnaissent en BAC une source de contenu et d'expertise en matière de patrimoine canadien, qui est novatrice et fait autorité	2009-2010 sert de base de référence	Les résultats d'une enquête menée en mars 2010 indiquent que 2 % de la population canadienne savent que Bibliothèque et Archives Canada est un organisme chargé de collectionner, de préserver et de rendre accessible les publications et documents qui présentent un intérêt pour le Canada. Une autre tranche de 16 % attribue ces responsabilités à un organisme au nom similaire (tel que Bibliothèque nationale, Archives canadiennes ou Archives nationales).

Ces résultats, indicateurs de rendement et cibles prévus sont tirés du Cadre de mesure de rendement que   a revu peu après l'achèvement du RPP. Ils ont été utilisés tout au long de 2009-2010 et ont fourni une base plus signifiante et mesurable pour évaluer les objectifs de BAC et les résultats obtenus que ceux du RPP.

¹³ Pour plus d'information sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]

Résumés du rendement selon l'engagement contenu dans le RPP	État du rendement
Points saillants et collections numérisées présentes	Satisfait à presque tous
Rendre plus accessible la collection du Musée du portrait du Canada	Satisfait à tous
Appuyer le Centre d'apprentissage	Satisfait à tous
Créer des partenariats pour atteindre le public	Satisfait dans une certaine mesure
Une nouvelle stratégie de services	Satisfait dans une certaine mesure
Recueillir l'information sur les clients	Satisfait à tous

Analyse du rendement

Une des clés de cette activité de programme tient à la façon de déterminer et de définir nos services. Par le passé, nous avons souvent dirigé nos efforts vers la prestation de services offerts à des clients sur une base individuelle. BAC s'attache de plus en plus aux activités et aux services collectifs qui nous permettent de servir en même temps plusieurs clients, et crée des produits, des outils et des services aux usages multiples.

Le taux de clients satisfaits qui utilisent nos services en personne se chiffre à 88 pour cent, et celui des clients « à distance », à 87 %. Les clients ont indiqué être surtout intéressés par la prestation de services en temps opportun, et ils ont souvent noté l'efficacité de l'aide accordée par le personnel de BAC. Selon les résultats d'une enquête effectuée en ligne, le nombre de clients satisfaits par le contenu de notre site Web a augmenté, passant de 64 % l'année dernière à 72 % en 2009-2010. Une enquête différente relative à la communauté des bibliothèques montre que celle-ci est généralement très satisfaite de nos services entre bibliothèques. Nous avons encore bénéficié des conseils du Conseil consultatif sur les services, et offert à nos clients l'occasion de commenter les documents sur la modernisation.

Cependant, au cours de 2009-2010, l'élaboration de la stratégie de services a été remaniée en partie à cause de la création concurrente, dans le Cadre de gestion du patrimoine documentaire, de la composante « exploration des ressources ». L'élaboration de la stratégie de services va se poursuivre, et le contenu sera intégré dans l'Outil d'orientation en matière d'exploration des ressources, qui paraîtra en 2010-2011.

Dans la mesure où les activités et les événements conçus pour joindre la population canadienne et des publics précis sont essentiellement développés et planifiés bien avant le début de l'exercice financier, il a été possible de répondre aux engagements prévus au RPP pour 2009-2010. Plusieurs de ces engagements ont témoigné de l'équilibre établi entre les services donnés sur une base individuelle, concentrés dans la région de la capitale nationale, et les services offerts à plusieurs, qui rendent les ressources accessibles aux Canadiens où qu'ils soient.

Nous avons lancé de nouvelles expositions virtuelles, telles que L'histoire du livre et de l'imprimé au Canada, et avons affiché des bases de données en ligne, notamment Conclusions du Cabinet et une version améliorée de Naturalisation canadienne 1915-1932. Nous avons soutenu l'amélioration de l'accès numérique, en amorçant notamment la numérisation de microformes portant sur deux collections populaires servant à la recherche généalogique. Notre engagement pour que la collection joigne plus de monde par l'intermédiaire des médias sociaux a été illustré par les mises à jour de notre galerie de photos sur Flickr : Sir John A. Macdonald et Images de la Première Guerre mondiale¹⁴. Pendant que nous réalisions presque tout ce que nous avions planifié dans ce secteur, la réduction de nos ressources a limité notre capacité à en faire davantage.

Notre engagement à rendre le programme du Musée du portrait plus accessible s'est largement appuyé sur la collaboration avec d'autres institutions. Ainsi, le Festival Karsh, réalisé en collaboration avec le Musée des sciences et de la technologie du Canada, a accueilli 67 000 visiteurs. Divers éléments ont complété l'exposition : un circuit pédestre au long duquel les visiteurs pouvaient voir les divers lieux d'Ottawa où Karsh a vécu et travaillé; un site Web incluant une exposition en ligne des œuvres du photographe; et « Mon Karsh », qui invitait le public à partager sur Flickr leurs histoires et images de Karsh. L'exposition Karsh : Image Maker a été présentée à l'Art Gallery of Alberta de janvier à mai 2010; au début d'avril, 45 000 personnes l'avaient déjà visitée. L'Association des musées canadiens a décerné un prix d'excellence à cette exposition¹⁵. Pour accompagner les Jeux olympiques et paralympiques d'hiver, nous avons mis sur pied Portraits dans la rue : Vancouver 2010, qui comprenait 23 reproductions de portraits d'athlètes olympiques et paralympiques canadiens ou d'autres personnes ayant contribué à l'essor des sports d'hiver au Canada. Les portraits ont été affichés à Granville Island du 28 janvier au 22 mars 2010, où plus de 140 000 visiteurs ont pu les voir.

Le Centre d'apprentissage de BAC¹⁶ a attiré plus de mille enseignants aux conférences d'éducateurs tenues à Halifax, en Nouvelle-Écosse, et à Richmond, en Colombie-Britannique; et après la tenue de diverses conférences, d'ateliers offerts par des facultés d'éducation, des journées de développement professionnel pour les enseignants et des foires relatives aux ressources, il a accru de 75 % le nombre des abonnés à notre liste d'envoi électronique. Les utilisateurs ont pu profiter de nos quatre nouvelles ressources offertes en ligne et de la nouvelle trousse pour éducateur consacrée aux premiers ministres du Canada. Nous avons travaillé avec Anciens Combattants Canada, la fondation Historica et d'autres partenaires par l'entremise de diverses initiatives créées sous la bannière de « Nous nous souviendrons d'eux », qui ont aidé les étudiants canadiens à comprendre l'expérience du Canada et de ses militaires au cours des guerres passées.

Cette même approche de collaboration appliquée à l'exploration des ressources s'est aussi manifestée sous d'autres formes. Nous avons collaboré avec The Generations Network pour numériser 200 ensembles de dossiers militaires et de fiches relatives à la traversée des frontières vers le Canada, comptant plus d'un million d'images. Notre programme de Club de lecture d'été TD¹⁷ a compté sur la participation de 11 provinces et territoires; 519 000 jeunes ont participé au programme et aux activités offerts dans près de 2000 bibliothèques locales. Le taux de participation a presque doublé au Québec, coïncidant avec l'introduction du contenu créé par un comité de bibliothécaires francophones. Par l'entremise du Programme national de développement des archives (PNDA)¹⁸, un programme de subventions et de contributions administré par BAC et le Conseil canadien des archives a permis d'octroyer en 2009-2010 le montant de 1,1 million de dollars, qui servira à renforcer la capacité du réseau des archives à améliorer l'accès au patrimoine documentaire canadien. En collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, nous avons élaboré un plan pour « Voici ma famille¹⁹ », qui donne accès à l'information sur la généalogie. Nous avons facilité la numérisation des documents de Justice Canada concernant les litiges sur le tabac, lesquels seront offerts sur notre site Web. Bien que nous ayons saisi maintes occasions de collaborer avec d'autres pour faire connaître au public la collection de BAC, ces initiatives ont été organisées sur une base ad hoc. BAC continue d'élaborer une approche de collaboration afin d'accroître systématiquement ses partenariats.

¹⁴ Pour en savoir davantage sur ces produits virtuels, consultez les sites Web suivants :
L'histoire du livre et de l'imprimé au Canada : [ www.collectionscanada.gc.ca/base-de-donnees/hlic/index-f.html]
Conclusions du Cabinet : [www.collectionscanada.gc.ca/base-de-donnees/conclusions/index-f.html]
Naturalisation canadienne 1915-1932 [www.collectionscanada.gc.ca/base-de-donnees/naturalisation-1915-1932/index-f.html"]
Galerie de photos de LAC-BAC sur Flickr [www.flickr.com/photos/lac-bac/]
¹⁵ Pour obtenir plus d'informations sur les présentations virtuelles du Musée du portrait du Canada, consultez les sites suivants :
Portrait Gallery of Canada [www.collectionscanada.gc.ca/portraits/index-f.html]
Festival Karsh : [www.festivalkarsh.ca/]
Flickr : Mon Karsh : [www.flickr.com/groups/mykarsh-monkarsh/]
Prix d'excellence de l'Association des musées canadiens : [www.lac-bac.gc.ca/quoi-de-neuf/013-460-f.html]
¹⁶ Pour obtenir plus d'informations sur le Centre d'apprentissage, consultez le site suivant : [www.collectionscanada.gc.ca/education/index-f.html]
¹⁷ Pour obtenir plus d'informations sur le programme du Club de lecture d'été TD, consultez le site suivant : [www.td-club-td.ca/index-f.html]
¹⁸ Pour obtenir plus d'information sur le PNDA, consultez le site suivant : [www.collectionscanada.gc.ca/archives/042-200-f.html]
¹⁹ Pour obtenir plus d'information sur « Voici ma famille », consultez le site suivant : [www.thatsmyfamily.info/Metamoteur/explications.html]

Leçons apprises

Équilibrer les activités d'exploration des ressources et les ressources consacrées à appuyer les nouveaux services et ceux déjà en place constituera un véritable défi. Nos récents succès de collaboration (comme le Festival Karsh) indiquent l'excellence du modèle de programme et de prestation de services, et elles devraient être élargies pour donner aux Canadiens de tout le pays un accès accru. À ces efforts s'ajouteront différentes occasions, dont celles liées au numérique, de fournir des expériences pertinentes et des ressources éducatives reproductibles.

Toute transition nécessite du temps et du personnel qui travaille sur les outils grâce auxquels on pourra fournir des services au plus grand nombre possible de Canadiens. Cet investissement s'accompagne de répercussions à court terme sur les services. Toutefois, il produira des résultats à long terme, car plus de Canadiens utiliseront la collection. Il fournira aux Canadiens les outils nécessaires pour y accéder simplement et efficacement, grâce à des occasions liées au numérique.

Enfin, la dernière leçon, c'est que nous devrons améliorer les pratiques utilisées pour recueillir les commentaires donnés en personne par les clients. Pour ce faire, il nous faut explorer des processus qui exigent une charge de travail moins lourde.

Avantages pour les Canadiens

La population canadienne tire de plus en plus parti de l'accès amélioré à la collection de BAC, grâce aux expositions en ligne, à l'utilisation d'installations de partenaires et aux plus grandes ressources offertes aux usagers. La population canadienne profite de l'engagement qu'a pris BAC de répondre dans des délais appropriés aux intérêts exprimés par le public, tels que ceux liés à la généalogie, à l'éducation et aux demandes concernant l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels. BAC se concentre sur les activités entreprises en collaboration ou en partenariat, ce qui lui a permis d'en améliorer l'accès, comme ce fut le cas avec la création de nouvelles bases de données et l'expansion donnée à celle déjà en place afin de faciliter la recherche des clients.

Activité de programme 1.4
Services internes

Les services internes de BAC, tels que les ressources humaines, la technologie de l'information ou les infrastructures et les communications, sont essentiels à l'ensemble des stratégies pour permettre l'atteindre des résultats dont profite la population canadienne et assurer la mise en œuvre d'approches institutionnelles plus cohérentes en ce qui a trait aux principaux défis.

Activité de programme 1.4 : Services internes

Ressources financières 2009-2010 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles20	Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
29 578,4	32 377,2	34 403,6	234	236	2

Résumés du rendement selon l'engagement contenu dans le RPP	État du rendement
Gouvernance et appui de la direction — Réduire le nombre de politiques	Satisfait à presque tous
Gouvernance et appui de la direction — Une nouvelle approche de partenariat	Satisfait à presque tous
Gouvernance et appui de la direction — Une capacité de recherche institutionnelle améliorée	Satisfait à tous
Gouvernance et appui de la direction — Évaluations de BAC	Satisfait à tous
Services de gestion des ressources — Un plan intégré de ressources humaines	Satisfait à tous
Services de gestion des ressources — L'embauche	Satisfait à presque tous
Services de gestion des ressources — Élaborer une architecture concernant les technologies de l'information	Satisfait à presque tous
Services de gestion des ressources — Les technologies à l'appui des initiatives numériques	Satisfait à tous
Services de gestion des ressources — Comité des TI formé de personnes d'expérience	Satisfait à presque tous
Services de gestion des ressources — Gestion de l'information améliorée de BAC	Satisfait à presque tous
Services de gestion des biens — Héberger la collection dans des conditions adéquates	Satisfait à tous
Services de gestion des biens — Mettre sur pied une installation destinée à la préservation des supports à base de cellulose de nitrate	Satisfait à tous
Services de gestion des biens — Allouer de l'espace en éliminant des documents	Dépasse

²⁰ Pour plus d'information sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]

Analyse du rendement

En général, les engagements pris dans le RPP par les services internes ont été largement remplis à la fin de l'exercice financier, ou encore ils étaient en voie d'achèvement. Tandis que plusieurs de ces engagements précèdent l'élaboration du Cadre de gestion du patrimoine documentaire, le processus de modernisation de BAC a mis en lumière l'importante contribution des services internes, telles les technologies de l'information et les ressources humaines. Il souligne l'importance de la planification et des actions relatives aux priorités se rattachant aux politiques et à la gouvernance, comme les partenariats et le besoin de réduire le « labyrinthe de règles » qui ralentissent la possibilité qu'a BAC de réagir aux occasions qui se présentent. D'autres engagements, en particulier ceux associés aux nouveaux projets de construction, résultent d'années de planification et se rapportent à des besoins qui se poursuivront, peu importe l'orientation précise que prendra la modernisation.

Gouvernance et appui à la direction

Nous avons agi sur un vaste éventail d'engagements conçus pour renforcer la gouvernance de BAC et les besoins de la direction pour prendre des décisions efficaces. Ainsi, nous avons commencé à évaluer les politiques et procédures actuelles de BAC ce qui nous permettra d'annuler les politiques périmées, et un nouveau Cadre de gestion en matière d'élaboration des politiques guidera BAC dans la création de futures politiques. Nous avons également élaboré un nouveau Cadre de gestion des activités de partenariat afin de délimiter les rôles et les responsabilités de BAC dans le cadre de l'utilisation accrue de partenariats que devrait susciter la modernisation. Une unité de recherches stratégiques a été créée. Elle est chargée de surveiller, d'analyser et de produire des rapports sur les tendances en émergence qui affectent BAC et ses politiques, en particulier en ce qui a trait aux questions horizontales complexes qui permettent d'atteindre les résultats stratégiques de l'institution et du gouvernement du Canada. La création d'un Comité ministériel de vérification a commencé à fournir à la direction de BAC, comme le stipule son mandat, « des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance de Bibliothèque et Archives Canada ».

Conformément à l'engagement d'utiliser les évaluations pour influer sur la prise de décisions, une évaluation a examiné l'expérience acquise par BAC à partir des cinq choix stratégiques utilisés comme priorités organisationnelles depuis 2006. Les résultats sont déjà utilisés pour orienter certains aspects de la modernisation. Bien qu'il ne soit pas prévu dans le RPP, un nouveau Cadre de mesure de rendement et une nouvelle architecture d'activités de programme ont été élaborés et seront prêts à être mis en œuvre au cours du cycle financier de 2011-2012.

Services de gestion des ressources

BAC s'est occupé de deux types de ressources très différentes mais toutes deux essentielles à l'orientation donnée tout au long de la modernisation. Le premier concerne nos priorités en ressources humaines, mises en œuvre à partir d'actions comme le plan intégré de ressources humaines approuvé par la direction, ou encore l'utilisation du processus de recrutement de candidats de niveau postsecondaire pour l'embauche de personnes afin de pourvoir à des postes de chercheur dans le domaine historique. Nous avons examiné les postes clés pour cibler les besoins futurs et les compétences qui seront requises par BAC, et aussi pour préparer le terrain au transfert des connaissances ainsi qu'à d'autres mesures. De plus, nous avons mis sur pied une nouvelle approche concernant nos engagements relatifs à l'équité en matière d'emploi, en vertu de laquelle toutes les actions liées à des offres d'emplois ouvertes à des candidats de l'extérieur de BAC comprennent des actions précises qui pourraient réduire les écarts liés à la représentation.

Le second type de ressources concerne la gestion, les infrastructures et la prise de décisions liées aux technologies de l'information (TI), essentielles pour une organisation travaillant dans un environnement de plus en plus numérique. Une bonne partie de cette activité sert à appuyer des initiatives décrites ailleurs dans ce rapport, comme le soutien au Dépôt numérique fiable ou au nouveau Système de gestion de la collection. D'une façon générale, nous avons continué à mettre sur pied un processus grâce auquel notre architecture de TI est harmonisée aux objectifs opérationnels, et nous avons géré les projets de TI déjà existants de façon à donner priorité à ceux qui ont le plus d'importance pour BAC. Ceci est soutenu par la création d'un nouveau comité formé de personnes d'expérience qui supervisent les initiatives numériques de BAC et les questions technologiques qu'elles soulèvent.

BAC a lancé une nouvelle stratégie en matière de gestion de l'information (GI) et de tenue de documents qui se poursuivra jusqu'en 2012 pour nous permettre de nous conformer pleinement à la nouvelle directive pangouvernementale sur la tenue de documents. Nous avons conjugué cette démarche aux actions et à la formation portant sur des enjeux précis concernant la GI à BAC, tels que la gestion des courriels et l'information contenue dans des répertoires électroniques partagés, et nous avons amorcé la formation en GI selon le nouveau système de tenue de documents, bien que l'élaboration des politiques de GI prévue ait été reportée à 2010-2011. Une analyse des processus opérationnels de BAC a été amorcée; elle sert à trouver des façons cohérentes de déterminer quels documents ont une valeur archivistique ou une valeur opérationnelle permanente.

Les services de gestion des biens

Comme il est précisé dans la section consacrée à l'activité de programme 1.2, BAC a géré d'importants projets de construction. Ces derniers respectaient leur échéancier et leur budget à la fin de 2009-2010. Nous réglons aussi les besoins en espace d'entreposage grâce à des initiatives qui permettent d'éliminer les documents sans valeur archivistique de ministères fédéraux (voir la section consacrée à l'activité de programme 1.1).

Leçons apprises

La capacité des services internes de BAC est soumise aux contraintes en raison du niveau global des ressources. Aussi est-il impératif d'élaborer et d'utiliser de façon continue des outils de gestion grâce auxquels les priorités sont établies et mises à jour selon les besoins, et qui permettent de s'attaquer aux risques menaçant le plus l'atteinte des objectifs organisationnels et pangouvernementaux.

Avantages pour les Canadiens

La gestion efficace des services internes permet à RPP de mieux remplir son mandat en fonction de toutes les activités de programme. Par exemple, les progrès accomplis en ce qui a trait aux technologies de l'information montrent que BAC concentre ses ressources sur les initiatives conformes aux priorités de l'institution qui ont le plus de chance de produire des résultats dont profiteront les Canadiens désireux d'explorer et d'utiliser nos collections. Les progrès accomplis dans le domaine des ressources humaines témoignent du fait que nous disposons des compétences et de l'expertise nécessaires pour répondre aux attentes et aux besoins changeants des Canadiens intéressés par leur patrimoine documentaire. L'amélioration des installations indique que nous prenons soin de la collection dans l'environnement le mieux adapté aux documents fragiles. Les produits d'évaluation, les rapports et les conseils appuient la prise de décisions par la direction de BAC fondées sur les faits.