ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Tableaux supplémentaires

Cette page a été archivée.

2009-2010
Rapport ministériel sur le rendement

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Renseignements supplémentaires (Tableaux)

Table des matières

• Sources des revenus disponibles et des revenus non disponibles
• Frais d'utilisation
• Achats écologiques
• Réponse aux comités parlementaires et aux vérifications externes
• Vérifications internes et Évaluations
• États financiers
• Annexe A – Crédits
• Annexe B – Définition des critères utilisés pour le classement des indices de rendement
• Appendice à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

Sources de revenus disponibles et non disponibles

1. Les revenus disponibles servent à couvrir les coûts salariaux et les coûts de fonctionnement inhérents à la pension de retraite de la fonction publique en ce qui a trait aux frais associés à l'application de la Loi sur la pension de la fonction publique.

2. Les revenus disponibles servent à couvrir le coût des régimes d'assurance‑santé à même les fonds renouvelables et auprès des ministères et organismes qui acquittent le coût des régimes d'avantages sociaux des employés au moyen de crédits non législatifs. Ce compte sert aussi à consigner la part des pensionnés aux cotisations du Régime de services dentaires pour les pensionnés.

1. Ce montant correspond aux droits de stationnement perçus auprès des fonctionnaires qui utilisent les installations détenues ou louées par le gouvernement. Ces revenus sont déposés directement au Trésor et ne peuvent être utilisés pour compenser les dépenses de fonctionnement.

2. Ces revenus non disponibles correspondent à la portion de la pension de retraite de la fonction publique inhérente aux frais associés à l'application de la Loi sur la pension de la fonction publique et couvrent les coûts liés aux régimes d'avantages sociaux des employés, aux régimes d'assurance-santé et aux locaux.

Rapport sur les frais d’utilisation

Frais d’utilisation

Frais externes

Achats écologiques

Conformité aux exigences de la Politique

Objectifs en matière d’achats écologiques

Réponse présentée aux comités parlementaires et aux vérifications externes

Réponse présentée aux comités parlementaires

Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : Payer nos employé(e)s à leur juste valeur

Comité permanent de la condition féminine : Une analyse des effets de la Loi sur l'équité dans la rémunération du secteur public

Comité permanent de la condition féminine : Vers une budgétisation sensible à la sexospécificité : Relever le défi de l'égalité entre les sexes

Comité permanent des comptes publics : Comptes publics du Canada 2008

Comité permanent des comptes publics : Gouvernance des petites entités fédérales

Comité permanent des comptes publics : Une étude sur les paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires

Comité permanent des comptes publics : Gestion des frais imposés par certains ministères et organismes

Comité permanent des comptes publics : Information demandée quant au progrès des mesures prises par le gouvernement pour donner suite aux 13 recommandations formulées dans les rapports suivants :

Administration des régimes de retraite et d'assurances de la GRC (Adopté par le Comité le 6 décembre 2007; déposé à la Chambre des communes le 10 décembre 2007);

Le système de gestion des dépenses au centre du gouvernement et le système de gestion des dépenses dans les ministères (Adopté par le Comité le 12 février 2008; déposé à la Chambre des communes le 25 février 2008);

La protection des fonds publics – Bureau de l'enquêteur correctionnel (Adopté par le Comité le 12 février 2008; déposé à la Chambre des communes le 25 février 2008);

Les grands projets de technologie de l'information (Adopté par le Comité le 14 février 2008; déposé à la Chambre des communes le 25 février 2008);

Les services de passeport – Passeport Canada (Adopté par le Comité le 28 février 2008; déposé à la Chambre des communes le 5 mars 2008).

Comité permanent des comptes publics : La gestion et le contrôle financiers – Défense nationale

Comité permanent des comptes publics : La gestion de la prestation des services juridiques au gouvernement – Ministère de la Justice

Réponse aux vérifications externes

Vérification pangouvernementale des nominations de cadres de direction, rapport de la Commission de la fonction publique du Canada (octobre 2008)

Cette vérification^[1] a visé les nominations de cadres de direction effectuées au cours de la première année suivant la mise en œuvre de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, soit de janvier à décembre 2006, et a porté sur la totalité des processus de nomination visant des postes de cadre de direction des niveaux EX-4 et EX-5 (ce qui comprend les sous‑ministres adjoints) et sur la moitié des processus visant des postes de cadre des niveaux EX-1 à EX-3 (ce qui comprend les directeurs et les directeurs généraux).

Le Secrétariat n'avait pas de questions particulières à cet égard, et une réponse formelle n'était pas requise.

[1] Les résultats du Secrétariat ne tenaient pas compte du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines, étant donné que la vérification a été effectuée avant la réorganisation.

Vérifications internes et évaluations

Vérifications internes

Évaluations internes

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
États financiers (non vérifiés)
Pour l'exercice terminé le 31 mars 2010

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice terminé le 31 mars 2010 et tous les renseignements figurant dans ces états incombe à la direction du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité de l'information présentée dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondées sur les meilleures estimations et le jugement de la direction et tiennent compte de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Secrétariat. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat concordent avec les états financiers ci-joints.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ces états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Secrétariat sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction; et en effectuant une évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2010 a été réalisée conformément à la politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés associés, évaluer l'efficacité des contrôles clés et apporter les ajustements nécessaires.

Le système de contrôle interne s'appuie sur le travail du personnel de la vérification interne qui fait des vérifications et des examens périodiques de différents secteurs des activités du Secrétariat. De plus, le dirigeant principal de la vérification a un accès illimité au comité de vérification, qui fourni des conseils quant aux responsabilités de la gestion, au maintien des systèmes de contrôles adéquats et des rapports financiers de qualité. Le comité effectue une revue des états financiers, incluant l'ensemble des estimations comptables matérielles ainsi que tout jugement s'y rattachant, et avise la secrétaire de toute préoccupation importante.

Les états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Passif éventuel (note 10)

Obligations contractuelles (note 11)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers

1. Mandat et objectifs

En vertu des pouvoirs généraux que lui confèrent les articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat aide le Conseil du Trésor à s'acquitter de son rôle, en tant que comité de ministres, de gestionnaire général et d'employeur de la fonction publique. On trouve à sa tête la secrétaire, qui relève du président du Conseil du Trésor.

La mission du Secrétariat consiste à s'assurer que l'intendance rigoureuse des ressources publiques produit des résultats conformes aux intérêts des Canadiens.

Les activités de base du Secrétariat sont actuellement structurées selon quatre secteurs de programmes. Par conséquent, les montants de 2008-2009 présentés à l'état des résultats ont été reclassés pour fin de comparaison.

Les activités de programme sont décrites comme suit :

a) Fonds pangouvernementaux et paiements en tant qu'employeur de la fonction publique

Représente principalement des paiements et sommes reçues pour le compte d'autres ministères du gouvernement, relativement à la part de l'employeur du régime de pension de la fonction publique et des régimes d'assurance collective.

b) Élaboration de la politique sur la gestion et surveillance

Le Secrétariat appuie le Conseil du Trésor en qualité de conseil de gestion. Il veille à la promotion d'un rendement accru en matière de gestion et à l'élaboration de politiques qui appuient une gestion prudente et efficace des biens gouvernementaux et de ses ressources humaines, financières, technologiques et informationnelles.

c) Gestion des dépenses et surveillance financières

Le rôle du secrétariat est de donner des conseils et de formuler des recommandations au Conseil du Trésor sur l'affectation ou la réaffectation des ressources afin de veiller à ce qu'elles correspondent aux priorités et aux responsabilités du gouvernement et à ce que les programmes fédéraux soient exécutés de manière efficace, efficiente et rentable.

d) Services internes

L'activité de programme Services internes couvre les principales fonctions et coûts suivants qui appuient le Conseil du Trésor et la gestion interne du Secrétariat : le fonctionnement du Cabinet du ministre, la gestion des cadres supérieurs, la planification stratégique, les communications, les services juridiques, les finances, les ressources humaines, la gestion des locaux, la sécurité, le soutien en matière de GI/TI de même que certains services administrés centralement (p. ex., traduction).

2. Sommaire des principales conventions comptables

Les états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a) Crédits parlementaires

Le Secrétariat est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les crédits consentis au Secrétariat ne correspondent pas à la présentation des rapports financiers en conformité avec les principes comptables généralement reconnus étant donné que les crédits sont fondés, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les crédits parlementaires. La note 3 présente un rapprochement général entre les deux méthodes de rapports financiers.

b) Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada

Le Secrétariat fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le Receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Secrétariat est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Secrétariat sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada est la différence entre toutes les rentrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

c) Variation de la situation nette du Trésor

La variation de la situation nette du Trésor correspond à la différence entre l'encaisse nette fournie par le gouvernement et les crédits utilisés au cours d'un exercice, à l'exclusion du montant des revenus non disponibles comptabilisés par le Secrétariat. Il découle d'écarts temporaires entre le moment où une opération touche un crédit et le moment où elle est traitée par le Trésor.

d) Revenus

Les revenus sont comptabilisés dans l'exercice où les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

e) Charges

Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

• Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert.
• Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi respectives.
• Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les installations et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

f) Avantages sociaux des fonctionnaires à l'échelle du gouvernement

Les employés admissibles participent au Régime de pension de retraite de la fonction publique, dont le répondant est le gouvernement du Canada. Les cotisations au régime de l'ensemble des ministères et organismes, y compris les versements supplémentaires en raison d'une insuffisance actuarielle, sont financées par le Secrétariat à titre de fonds gérés par l'administration centrale et sont passées en charges au cours de l'exercice où elles sont encourues. Le Secrétariat recouvre une partie de ces cotisations auprès des ministères et des organismes.

Le gouvernement du Canada est aussi le répondant de divers autres régimes d'avantages sociaux dont la gestion ou le financement incombe au Secrétariat à même les fonds gérés par l'administration centrale. Ces avantages sociaux sont constatés à titre de charges lorsqu'ils deviennent exigibles. Là encore, le Secrétariat recouvre une partie de ces coûts auprès des ministères et des organismes.

En ce qui touche les prestations de pension et les autres avantages sociaux futurs prévus aux termes de ces régimes, le passif actuariel et d'autres renseignements connexes sont présentés dans les états financiers du gouvernement du Canada, qui est le répondant ultime au regard de ces prestations et avantages. En tant qu'administrateur des fonds gérés par l'administration centrale, le Secrétariat passe ces avantages ou cotisations en charges lorsque les versements correspondants deviennent exigibles, et il ne constate pas de charges au titre des avantages sociaux futurs. Ce traitement comptable concorde avec le financement accordé aux ministères par voie de crédits parlementaires.

g) Avantages sociaux futurs des employés du ministère

Prestations de retraite : Les employés admissibles du Secrétariat participent au Régime de retraite de la fonction publique. La part du coût des cotisations au titre des services rendus au cours de l'exercice qui revient au Secrétariat à l'égard de ses employés est imputée aux activités de programme Gestion des dépenses et surveillance financières, Élaboration de la politique sur la gestion et surveillance, et Services internes lors de l'exercice où les charges sont engagées.

Indemnités de départ : Les employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou les conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés effectuent les services nécessaires pour les gagner. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés du Secrétariat est calculé à l'aide de l'information provenant des résultats du passif sur une base actuarielle pour les prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

h) Débiteurs et avances

Les débiteurs et avances sont comptabilisés en fonction des montants que l'on prévoit réaliser.

i) Passif éventuel

Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

j) Immobilisations corporelles

Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le Secrétariat n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

k) Incertitude relative à la mesure

La préparation de ces états financiers conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor du Canada, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public, exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables.

Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif pour les indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Les résultats réels pourraient différer des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Crédits parlementaires

Le Secrétariat reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen de crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs.

En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la compatibilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants:

a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des crédits parlementaires de l'exercice en cours

b)  Crédits fournis et utilisés

c)  Rapprochement de l'encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l'exercice en cours utilisés

4. Charges

a) Ce tableau présente des renseignements sur les charges par catégorie :

b) Le regroupement de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor

Comme l'indique la note 13, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (Agence de la fonction publique du Canada) a été regroupé avec le Secrétariat du Conseil du Trésor le 1^er avril 2009. Les dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor pour 2008-2009 n'ont pas été redressées pour refléter la fusion. Une partie importante de l'augmentation des dépenses du Secrétariat entre 2008-2009 et 2009-2010, sauf pour les fonds gérés par l'administration centrale, est reliée à ce regroupement.  

c) Fonds gérés par l'administration centrale

Le gouvernement du Canada parraine des régimes de retraite à prestations déterminées auxquels participent presque tous ses employés. Le Secrétariat assure le financement des cotisations de l'employeur au Régime de pension de retraite de la fonction publique et aux régimes compensatoires, ce qui inclut les cotisations au titre d'insuffisances actuarielles.

Le Secrétariat assure aussi les paiements suivants :

• les cotisations de l'employeur au Compte de prestations de décès de la fonction publique;
• les cotisations de l'employeur au Régime de pensions du Canada et au Régime des rentes du Québec, et la part de l'employeur des cotisations d'assurance-emploi;
• la part de l'employeur des primes d'assurance-maladie, d'assurance-invalidité et d'assurance-vie, y compris la taxe de vente du Québec applicable;
• la part de l'employeur des primes du Régime québécois d'assurance parentale;
• les remboursements et les coûts connexes dans le cadre du Régime de soins dentaires de la fonction publique et du Régime de services dentaires pour les pensionnés;
• les charges sociales des provinces;
• les régimes de pension, d'avantages sociaux et d'assurances des employés embauchés localement par des missions canadiennes à l'étranger;
• le remboursement à certains employés de leur part de la réduction des cotisations d'assurance-emploi.

De façon générale, les cotisations au Régime de pension de retraite de la fonction publique, au Compte de prestations de décès de la fonction publique, au Régime de pensions du Canada et au Régime des rentes du Québec ainsi que les cotisations d'assurance-emploi sont recouvrées auprès des ministères et des organismes, ainsi qu'à même des fonds renouvelables, en proportion des charges engagées au titre des salaires et traitements. Les cotisations aux régimes d'assurance-maladie sont recouvrées auprès de certains ministères et organismes ainsi qu'à même tous les fonds renouvelables, selon une proportion fixée à 8,5 p. 100 (8,0 p. 100 en 2009) des salaires et traitements versés.

Voici une ventilation par grandes catégories :

5. Revenus

Ce tableau présente des renseignements sur les revenus par catégorie :

6. Débiteurs et avances

Ce tableau présente des renseignements sur les débiteurs et les avances :

7. Immobilisations corporelles

Ce tableau présente des renseignements sur les immobilisations corporelles :

La charge d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2010 s'élève à 3 341 milliers $ (1 225  milliers $ en 2009).

La colonne transfert des actifs tient compte des actifs et de l'amortissement résultant du regroupement de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique et le transfert du ministère des Finances (note 13).  

8. Créditeurs et charges à payer

Ce tableau présente des renseignements sur les créditeurs et les charges à payer par catégorie :

9. Avantages sociaux

a) Prestations de retraite

Les employés du Secrétariat participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 p. 100 par année de services ouvrant droit à pension multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Le Secrétariat assure le financement des cotisations de l'employeur au Régime de pension de retraite de la fonction publique, y compris les cotisations au titre d'insuffisances actuarielles, au nom de tous les ministères et organismes, et il recouvre une partie des coûts en question.

Au cours de l'exercice, il a versé 22 589 milliers $ (comparativement à 15 043 milliers $ en 2009) au titre de ses propres employés, ce qui est environ 1,9 fois plus élevé (2,0  fois plus élevé en 2009) que les cotisations versées par les employés.

b) Indemnités de départ

Le Secrétariat verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les crédits futurs. Le passif relié aux indemnités de départ pour l'exercice 2009-10 a été calculé à partir d'une estimation déterminée pour l'ensemble du gouvernement de 23.27% (26,92% pour 2008-09), qui a été appliquée au total des salaires reliés aux employés indéterminés du Secrétariat.

Voici quelles étaient les indemnités de départ au 31 mars :  

10. Passif éventuel

Réclamations et litiges

Des réclamations ont été faites envers le Secrétariat dans le cours normal de ses activités. Des poursuites pour les réclamations totalisant environ 67 milliards $ (62 milliards $ en 2009) étaient toujours en instance au 31 mars 2010. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers. Aucune charge à payer n'a été inscrite aux états financiers pour ces passifs éventuels.

La plus importante de ces actions en justice est décrite au paragraphe suivant.

En septembre 1999, le Parlement a promulgué la Loi sur l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public (C-78). Cette loi a permis d'améliorer la gestion financière des régimes de retraite du secteur public, y compris les régimes de retraite de la fonction publique (CPRFP), de la GRC (CPRGRC) et des Forces canadiennes (CPRFC). La nouvelle loi autorisait le président du Conseil du Trésor à débiter les comptes de manière à réduire le montant de certains soldes excessifs des comptes de pension de retraite. À la fin de 1999, les principaux syndicats de la fonction publique et associations de pensionnés ont intenté trois poursuites contre la Couronne, contestant la validité de la loi. Le 20 novembre 2007, les actions des codemandeurs ont été rejetées. En février 2008, les trois codemandeurs ont porté en appel la décision. L'appel a été entendu le 19, 20 et 21 avril, 2010. Une décision est en cours.

11. Obligations contractuelles

De par leurs natures, les activités du Secrétariat peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Secrétariat sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou services.

Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

12. Opérations entre apparentés

Services fournis gratuitement

En vertu du principe de propriété commune, le Secrétariat est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Secrétariat conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales.

De plus, au cours de l'exercice, le Secrétariat reçoit gratuitement des services d'autres ministères comme il est indiqué dans le tableau suivant :

Le gouvernement a structuré certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de sorte qu'un seul ministère mène sans frais certaines activités au nom de tous. Le coût de ces services, notamment les services de paye et d'émission de chèques fournis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ne sont pas inclus à titre de charge dans l'état des résultats du ministère.

13. Transfert d'un autre organisme gouvernemental

a) Le décret du Conseil Privé P.C. 2009-0181 a approuvé le regroupement de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (Agence de la fonction publique du Canada) avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à compter du 2 mars 2009. L'impact financier de ce regroupement aux actifs, passifs et avoir du Canada a été reporté effectif le 1er avril 2009 et les actifs et passifs suivants ont été transférés de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada:

b) Le décret du Conseil Privé P.C. 2009-0112 a approuvé le transfert du Ministère des Finances au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de la responsabilité de certains secteurs de l'administration publique fédérale reliés aux services ministériels partagés, à compter du 1^er février 2009. Des actifs à la valeur comptable nette de 3 611 $ milliers ont été transférés du ministère des Finances au Secrétariat du Conseil du Trésor en 2009-2010.

14. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe A – Crédits

Les dépenses prévues dans le cadre de l'activité de programme 3 ont principalement trait au crédit qui suit :

• Crédit 20 – Assurances de la fonction publique

Au besoin, d'autres fonds pour éventualités sont mis à la disposition des ministères et organismes, qui préciseront leurs dépenses dans la rubrique concernant leurs activités de programme. Les crédits qui suivent sont donc exclus des dépenses prévues du Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat).

• Crédit 5 – Éventualités du gouvernement

• Crédit 10 – Initiatives

• Crédit 25 – Report du budget de fonctionnement

• Crédit 30 – Besoins en matière de rémunération

• Crédit 35 – Initiatives d'exécution du budget

Annexe B – Définition des critères utilisés pour le classement des indices de rendement

Les présentes définitions des cotes d'indice de rendement utilisées dans le RMR correspondent aux différents niveaux de rendement atteints relativement aux priorités et aux résultats escomptés.

• Attentes dépassées

• Objectifs intégralement atteints

• Objectifs largement atteints

• Objectifs atteints dans une certaine mesure

• Objectifs non atteints

Appendice à la Déclaration de responsabilité de
la direction englobant les contrôles internes en
matière de rapports financiers
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Exercice 2009-2010

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1^er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils se sont dotés d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

L'efficacité des systèmes de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à garantir que :

• Les opérations sont dûment autorisées;
• Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• Les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable, au moyen des contrôles proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer.

Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est d'identifier, d'évaluer l'efficacité et d'apporter des ajustements nécessaires aux risques clés et aux contrôles clés connexes, et aussi, de surveiller son rendement pour une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations relatives à l'efficacité du système peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui sont propres à chacune.

Table des matières

1.Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de l'exercice 2009-2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sommaire sur les évaluations menées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada jusqu'au 31 mars 2010, des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen des contrôles proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer. Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de cerner les risques clés et les contrôles clés connexes, d'en évaluer l'efficacité et d'y apporter les rajustements nécessaires, et aussi de surveiller son rendement à des fins d'amélioration continue.

1.1 Pouvoirs,mandat et activités du programme

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est l'organe administratif du Conseil du Trésor. Le Conseil du Trésor est un comité de ministres du Cabinet investi de multiples responsabilités de gestion de l'excellence, d'élaboration de politiques et de surveillance du budget. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada appuie les ministres du Conseil du Trésor et renforce le mode de gestion du gouvernement afin de mieux servir les Canadiens et de veiller à l'optimisation des ressources dans le cadre des dépenses du gouvernement. Il atteint ces objectifs en :

Bien que ces deux rôles soient importants, une majorité écrasante des dépenses, dans ces états financiers, se rapportent aux paiements centraux liés aux régimes de pension et d'avantages sociaux.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) de l'exercice 2009-2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont disponibles sur son site Internet. Il est également possible d'obtenir de l'information sur les Comptes publics du Canada.

Principales données financières du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

• Les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique représentaient 87 %, soit 2,067 milliards de dollars, des dépenses totales (2,367 milliards). Les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique se rapportent au rôle du Secrétariat à titre d'employeur de l'administration publique centrale. Ces fonds sont utilisés pour les régimes de pension, d'avantages sociaux et d'assurance de la fonction publique, y compris le versement des cotisations de l'employeur aux primes d'assurance-maladie, d'assurance-salaire et d'assurance-vie, les paiements aux régimes d'assurance-maladie provinciaux ou en rapport avec ceux-ci et d'autres coûts connexes. Le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor gère la plupart de ces dépenses.
• Les recettes liées aux droits de stationnement étaient de 11,6 millions de dollars, soit 71 % des recettes totales (16,4 millions). Ces droits sont perçus auprès des fonctionnaires qui louent des places de stationnement dans les installations appartenant au gouvernement ou louées par celui-ci. Le Secrétariat du Conseil du Trésor exerce une fonction de comptabilité centrale en consignant tous les droits déposés par les autres ministères. Ces droits sont déposés directement dans le Trésor, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada  ne peut les réutiliser.
• Les comptes débiteurs liés aux cotisations des autres ministères à l'égard du régime d'avantages sociaux représentent 98 %, soit 658 millions de dollars, de l'actif total (674 millions). De plus, les comptes créditeurs qui se rapportent aux rajustements des cotisations des autres ministères au titre du régime d'avantages sociaux constituent 51 %, soit 291 millions de dollars, du passif total (613 millions). Quant aux comptes créditeurs qu'il reste, 39 %, soit 220 millions de dollars, sont des comptes de fin d'exercice établis aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime de soins dentaires de la fonction publique et du Régime de services dentaires pour les pensionnés. Ces importants comptes créditeurs et débiteurs découlent des rajustements nécessaires en fin d'exercice pour garantir une répartition appropriée des coûts associés au régime d'avantages sociaux entre les ministères.
• Les actifs et les passifs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont été augmenté de 2,5 millions de dollars et 22,6 millions de dollars respectivement, et les ressources budgétaires ont été augmenté 56 millions de dollars suite au regroupement de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada au Secrétariat.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

1.3.1 Recours du Secrétariat à d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Le Secrétariat a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Voici une liste non exhaustive de ces ententes :

Ententes courantes

• L'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires et des avantages sociaux, l'acquisition de certains biens et services ainsi que l'offre de locaux au nom du Secrétariat.
• Le ministère de la Justice offre des services juridiques au Secrétariat.

Ententes particulières

• TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• Chaque trimestre, le Bureau de l'actuaire en chef (BAC), qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne de certaines dépenses centrales, par exemple les cotisations de l'employeur aux régimes de pension du Canada/du Québec, les primes d'assurance-emploi et les charges sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant que fonds pangouvernementaux et sont représentatifs du rôle que joue le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à titre d'employeur de la fonction publique.

1.3.2 Recours à des fournisseurs de services non gouvernementaux par le Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Le Secrétariat dépend des contrôles internes effectués par un certain nombre d'entreprises offrant des services précis, par exemple, l'administration de régimes de soins médicaux et dentaires, et les plans d'assurances.

1.3.3 Services fondamentaux offerts par le SCT aux autres ministères :

Divers ministères gouvernementaux dépendent du SCT pour le traitement de certaines opérations ou la cueillette d'information ayant une incidence sur leurs états financiers :

Ententes courantes :

• Le Bureau du contrôleur général au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à tous les ministères un ratio calculé en fonction d'un pourcentage qui a été fixé pour déterminer le passif des indemnités de départ aux fins des états financiers ministériels.
• Le Secrétariat accorde à tous les ministères un montant calculé selon un pourcentage, ce qui leur permet de déterminer un montant annuel pour les services qu'ils reçoivent sans frais par rapport aux régimes de soins médicaux et dentaires et aux plans d'assurance financés de manière centrale.
• Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis afin de déterminer la part de l'employeur dans le Régime d'avantages sociaux des employés (RASE). Le RASE comprend les coûts imputables au gouvernement pour les contributions et les paiements de l'employeur à l'égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP), du Régime de pensions du Canada (RPC) et du Régime de rentes du Québec (RRQ), des Prestations consécutives au décès et du Compte d'assurance-emploi.

Ententes particulières :

• Le Secrétariat fournit des services corporatifs à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances, le Bureau du Conseil privé, le Commissariat au lobbying du Canada et l'École de la fonction publique du Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice
2009-2010

Depuis le 2 mars 2009, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada est fusionnée au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L'impact financier de cette fusion n'apparaissait pas dans les états financiers de l'exercice 2008-2009. La fusion avec l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada s'est traduite par une augmentation des ressources budgétaires rapportées dans les états financiers du Secrétariat, qui totalisent 56 millions de dollars. En outre, depuis le 1^er février 2009, une partie significative de la Direction des services ministériels du ministère des Finances a été transférée au SCT, ce qui fait que ce dernier fournit maintenant des services ministériels partagés au ministère des Finances. La dépense représentant la part du Secrétariat pour la plupart de ces services a déjà été portée aux états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

2. Environnement de contrôle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans l'optique du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF)

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada reconnaît l'importance du leadership de la haute direction pour s'assurer que tous les employés de tous les échelons comprennent leurs rôles respectifs en ce qui concerne le maintien de l'efficacité des systèmes de CIRF, et qu'ils ont tous les outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités. L'objectif du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est de continuellement améliorer son environnement de contrôle interne en utilisant une approche axée sur les risques et en investissant dans des ressources ciblées de façon à atteindre le niveau d'efficacité voulu à un coût raisonnable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés du Secrétariat qui sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité de son système de CIRF.

Secrétaire – À titre d'administrateur des comptes, le secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le secrétaire préside le Comité exécutif du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et est membre du Comité de vérification ministériel.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le dirigeant principal des finances du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada soutient le secrétaire, dont il relève directement, et guide la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle.

Secrétaires adjoints et autres cadres supérieurs du ministère – Les cadres supérieurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada chargés de l'exécution des programmes sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacité du système de CIRF qui relève de leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est placé sous l'autorité directe du secrétaire et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) – Le Comité de vérification du gouvernement du Canada est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il est composé de trois  membres externes, d'un sous-ministre ne provenant pas du Secrétariat et du secrétaire du SCT. Sous cette forme, il analyse le profil de risque de l'organisation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, ses rapports de vérification interne et son système de contrôle interne, y compris l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.  

2.2 Principaux contrôles organisationnels en place au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L'environnement de contrôle du Secrétariat comprend une série de mesures et d'outils qui contribuent à accroître la sensibilisation et à améliorer les connaissances et les compétences des employés sur les mécanismes de contrôle interne. Par exemple :

• Un Bureau des valeurs et de l'éthique qui offre des programmes éducatifs et de sensibilisation; 
• Le profil de risque de l'organisation pour le SCT qui est mis à jour chaque année;
• Une exigence pour les accréditations professionnelles comptables des postes clés de gestion et une section qui met l'accent sur la CIRF au sein de la Direction de la gestion financière;
• Des politiques de gestion financière et de la documentation sur les principaux processus opérationnels et les principaux éléments de risque et de contrôle pour appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF;
• Un plan de vérification interne axée sur les risques;
• Des programmes de formation et de communication courante à l'intention des employés au sujet de secteurs clés de la gestion financière et de la passation des marchés;
• La mise à jour régulière du tableau de la délégation des pouvoirs;
• La mise en place de systèmes de TI fiables pour le traitement des opérations financières et la passation des marchés afin d'augmenter l'intégrité des données ainsi que la sécurité et l'efficacité des opérations.

3. Évaluation du système de CIRF

3.1 Évaluation – Base de référence

En  2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pour déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnaient bien. Conséquemment, en 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a reçu une évaluation de l'état de préparation à la vérification qui a été menée par une firme d'experts-conseils externe et indépendante. Cette évaluation a servi de base de référence au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour aller de l'avant et procéder à la révision de ses mesures de contrôles internes et à la vérification des états financiers fondés sur le contrôle.

Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Secrétariat doit être en mesure de maintenir l'efficacité de son système de CIRF dans le but de donner l'assurance raisonnable que a) les opérations sont autorisées en bonne et due forme; b) les documents financiers sont bien tenus à jour; c) les biens sont protégés; et d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, le processus a inclus l'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'amélioration continues du système ministériel de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie qu'il faut s'assurer de déterminer les principaux points de contrôle, de les documenter, de les mettre en place et de les adapter aux risques (c.-à-d. que les contrôles sont adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer et qu'ils sont proportionnels à ces derniers) et d'apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers.

L'efficacité du fonctionnement signifie que l'application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées. De telles modifications couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'organisation ou de l'entité, qu'au niveau des processus opérationnels et des systèmes généraux de TI.

Le Secrétariat, en tant que ministère, a évalué la conception de son système de CIRF et a mis en place un système de surveillance pour le maintenir et l'améliorer continuellement.

3.2 Méthode d'évaluation

En vue de se préparer à la vérification fondée sur les contrôles, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, avec l'aide d'un cabinet d'expert-conseil indépendant externe, a examiné ses états financiers et a dégagé les processus opérationnels importants et les principaux contrôles. Il a par la suite cerné les lacunes potentielles à l'intérieur du cadre de contrôle interne ainsi que le niveau de risque connexe. Il a d'abord relevé les contrôles généraux au niveau de l'entité, puis les contrôles de processus opérationnels, divisés en neuf processus clés. Ces processus opérationnels étaient regroupés en deux catégories : 1) les processus du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère et 2) les processus du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.

Processus opérationnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère :

• Dépenses d'exploitation, y compris les marchés
• Rémunération et avantages sociaux
• Contrôles informatiques généraux
• Rapports financiers et cycle de clôture
• Budgétisation et prévision

Processus opérationnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique :

• Paiements des pensions
• Régimes d'avantages sociaux et d'assurance
• Recouvrement du régime de prestation aux employés
• Recettes de stationnement

Les étapes suivantes ont été suivies pour chacun des processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de ministère :

• confirmation de l'efficacité de l'environnement de contrôle de l'ensemble de l'organisation, essentielle aux contrôles internes effectués au niveau des processus opérationnels;
• mise à jour de la documentation interne portant sur les contrôles en fonction des changements apportés aux processus, et des contrôles internes en matière de rapports financiers, y compris les liens avec les politiques et procédures, et confirmation du fait que ces changements ont atténué les risques cernés sur le plan de la conception;
• mise en correspondance des processus clés à l'aide de graphiques et de diverses approches narratives afin de cerner les principaux risques et points de contrôle;
• examen de chacun des processus opérationnels afin de confirmer que les contrôles obtenaient l'efficacité décrite dans la documentation de conception.

Pour chacun des processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, les étapes suivantes ont été partiellement suivies :

• rédaction de documents étayant certains des processus opérationnels relatifs aux régimes d'avantages sociaux et d'assurance;
• mise sur pied d'un groupe de travail ayant pour tâche d'examiner des contrôles internes relatifs aux régimes d'avantages sociaux et d'assurance des employés, et début des rencontres avec les gestionnaires de programmes et le personnel de soutien;
• commencement de l'examen des activités de contrôle;
• prise en note des processus comportant certains éléments dépendant de contrôles internes d'autres ministères du gouvernement, et description des circonstances précises.

Le Secrétariat a également tenu compte de renseignements tirés de vérifications et d'évaluations pertinentes. Les rapports de vérification interne suivants ont été examinés :

• Vérification de la paye et des avantages sociaux connexes
• Vérification des congés et des heures supplémentaires
• Vérification des comptes
• Vérification horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes par le Bureau du contrôleur général
• Vérification horizontale de la Délégation des pouvoirs financiers dans les grands ministères et organismes par le Bureau du contrôleur général

4.Résultats de l'évaluation

Dans le cadre de l'évaluation de ses contrôles clés, le Secrétariat s'est concentré sur l'efficacité de la conception et sur l'efficacité opérationnelle et a commencé à confirmer la mise en œuvre des contrôles.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Dans le cadre des essais sur l'efficacité de la conception, le Secrétariat a mis à jour la documentation sur les processus opérationnels et a validé les processus clés auprès de la gestion. Il a vérifié si les processus documentés correspondaient à la réalité et a apporté les corrections nécessaires à la documentation ou au processus, selon le cas. À la suite de ces évaluations, le Secrétariat a conclu à la nécessité d'apporter des mesures correctives aux endroits suivants :

Documents étayant les contrôles et preuve des contrôles :

• la cohérence, l'exactitude et la quantité de détails dans les documents étayant les contrôles et les procédures;
• la pertinence des descriptions de certains processus opérationnels;
• la cohérence dans l'utilisation d'étampes de validation, des listes de vérification et des signatures d'approbation, et mise en œuvre d'autres outils et procédures pour faire la preuve des contrôles.

Comptabilité :

• la cohérence des rapprochements et leur fréquence;
• la fréquence et la rigueur de la surveillance et de l'examen de l'information financière.

Contrôle de la sécurité et de l'accès des systèmes informatiques :

• l'efficacité des contrôles liés à la sécurité des systèmes, y compris pour l'accès des utilisateurs, la séparation des fonctions et la surveillance des rôles des utilisateurs;
• la mise à jour de documents importants, tels que le Plan stratégique de la GI/TI et le Plan de reprise après sinistre;
• la cohérence de l'utilisation des contrôles automatiques.

Fonction d'examen

• la cohérence de la fonction d'examen des transactions comptables;
• la fréquence de l'examen des rapports de surveillance par la direction.

Surveillance et assurance de la qualité de la préparation des états financiers

• la clarification des rôles et responsabilités et l'amélioration des fonctions de remise en question de la section Comptabilité ministérielle en ce qui concerne l'assurance de la qualité s'appliquant à la balance de vérification ou aux montants et à l'information communiqués dans les états financiers;
• la pertinence de l'examen des principaux changements apportés aux processus opérationnels et de l'examen des nouveaux programmes qui pourraient avoir une incidence sur les contrôles internes en matière de rapports financiers.

Dépendance envers d'autres ministères du gouvernement

• l'existence et la pertinence de la documentation lorsque le Secrétariat dépend des systèmes de contrôle interne et de l'information financière provenant d'autres ministères du gouvernement.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2009-2010, le Secrétariat a confirmé de nouveau que presque tous les contrôles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère étaient efficaces. Les contrôles qui ne donnaient pas les résultats voulus ont été cernés, et des mesures correctives ont été entamées.  Les contrôles du Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique ont été mis à jour depuis l'évaluation de l'état de préparation à la vérification. Aux besoins, en 2010-2011 et 2011-2012, une évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles internes sera menée. 

4.3 Programme de surveillance continue

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a mis en place une unité responsable d'une approche bien intégrée fondée sur les risques pour l'évaluation continue des contrôles internes en matière de rapports financiers du Secrétariat. L'unité des contrôles internes du Secrétariat surveillera les mesures correctives mises en œuvre au niveau de son entité, les processus opérationnels et les contrôles informatiques généraux en fonction des leçons apprises des évaluations et vérifications annuelles. Dans le cadre de cette tâche, elle sensibilisera aux contrôles internes en matière de rapports financiers les employés du Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'en occupent de près ou de loin et clarifiera leurs rôles et responsabilités.

5. Plan d'action

5.1 Progrès réalisés jusqu'à mars 2010

Au cours de l'exercice 2009-2010, le Secrétariat a continué de réaliser des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles. Ces progrès sont résumés ci-dessous.

Le Secrétariat, dans son rôle de ministère, a terminé les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

• recensement d'une grande partie des contrôles existant au niveau de l'entité et confirmation que des processus sont en place;
• documentation des contrôles et processus opérationnels du ministère;
• définition des lacunes cernées dans les contrôles internes et dans la documentation connexe;
• correction des lacunes cernées. Exemples :
  • les transactions à risque élevé et à faible risque aux fins de vérification des comptes ont été révisées afin d'avoir une approche plus ciblée en ce qui concerne les transactions à risque élevé et d'utiliser des méthodes d'échantillonnage statistique pour les transactions à faible risque;
  • le profil des utilisateurs a été révisé pour assurer la séparation des fonctions, et la surveillance de l'accès des utilisateurs a été entreprise grâce à l'examen des registres et rapports d'accès;
  • une série de listes de vérification pour garantir que les étapes requises du processus de vérification comptable sont suivies a été élaboré;
  • le nombre d'utilisateurs qui ont accès aux fonctions de mise à jour des bases des données des employés et des fournisseurs a été restreint, et des examens quotidiens par un agent financier des rapports de surveillance  pour déterminer les changements apportés aux dossiers ont été établis.
• examen des contrôles et processus clés consignés au moyen de l'examen de chacun des processus afin de confirmer que les contrôles fonctionnent tel qu'il a été prévu dans la documentation d'appui.

Le Secrétariat, dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, a entrepris les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

• documenter les processus opérationnels relatifs aux régimes d'assurance et aux régimes de retraite;
• recenser les lacunes dans la documentation sur les contrôles internes et définition d'une approche pour corriger ces lacunes.

5.2. Plan d'action – Années à venir

D'ici la fin de 2010-2011 :

D'ici la fin de 2011-2012 :