ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Tableaux supplémentaires

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Appendice à la Déclaration de responsabilité de
la direction englobant les contrôles internes en
matière de rapports financiers
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Exercice 2009-2010

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1^er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils se sont dotés d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

L'efficacité des systèmes de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à garantir que :

• Les opérations sont dûment autorisées;
• Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• Les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable, au moyen des contrôles proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer.

Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est d'identifier, d'évaluer l'efficacité et d'apporter des ajustements nécessaires aux risques clés et aux contrôles clés connexes, et aussi, de surveiller son rendement pour une amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations relatives à l'efficacité du système peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui sont propres à chacune.

Table des matières

1. Introduction 2. Environnement de contrôle du secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans l'optique du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) 3. Évaluation du système de CIRF 4. Résultats de l'évaluation 5. Plan d'action

1.Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de l'exercice 2009-2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sommaire sur les évaluations menées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada jusqu'au 31 mars 2010, des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen des contrôles proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer. Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus continu dont le but est de cerner les risques clés et les contrôles clés connexes, d'en évaluer l'efficacité et d'y apporter les rajustements nécessaires, et aussi de surveiller son rendement à des fins d'amélioration continue.

1.1 Pouvoirs,mandat et activités du programme

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est l'organe administratif du Conseil du Trésor. Le Conseil du Trésor est un comité de ministres du Cabinet investi de multiples responsabilités de gestion de l'excellence, d'élaboration de politiques et de surveillance du budget. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada appuie les ministres du Conseil du Trésor et renforce le mode de gestion du gouvernement afin de mieux servir les Canadiens et de veiller à l'optimisation des ressources dans le cadre des dépenses du gouvernement. Il atteint ces objectifs en :

Bien que ces deux rôles soient importants, une majorité écrasante des dépenses, dans ces états financiers, se rapportent aux paiements centraux liés aux régimes de pension et d'avantages sociaux.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) de l'exercice 2009-2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont disponibles sur son site Internet. Il est également possible d'obtenir de l'information sur les Comptes publics du Canada.

Principales données financières du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

• Les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique représentaient 87 %, soit 2,067 milliards de dollars, des dépenses totales (2,367 milliards). Les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique se rapportent au rôle du Secrétariat à titre d'employeur de l'administration publique centrale. Ces fonds sont utilisés pour les régimes de pension, d'avantages sociaux et d'assurance de la fonction publique, y compris le versement des cotisations de l'employeur aux primes d'assurance-maladie, d'assurance-salaire et d'assurance-vie, les paiements aux régimes d'assurance-maladie provinciaux ou en rapport avec ceux-ci et d'autres coûts connexes. Le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat du Conseil du Trésor gère la plupart de ces dépenses.
• Les recettes liées aux droits de stationnement étaient de 11,6 millions de dollars, soit 71 % des recettes totales (16,4 millions). Ces droits sont perçus auprès des fonctionnaires qui louent des places de stationnement dans les installations appartenant au gouvernement ou louées par celui-ci. Le Secrétariat du Conseil du Trésor exerce une fonction de comptabilité centrale en consignant tous les droits déposés par les autres ministères. Ces droits sont déposés directement dans le Trésor, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada  ne peut les réutiliser.
• Les comptes débiteurs liés aux cotisations des autres ministères à l'égard du régime d'avantages sociaux représentent 98 %, soit 658 millions de dollars, de l'actif total (674 millions). De plus, les comptes créditeurs qui se rapportent aux rajustements des cotisations des autres ministères au titre du régime d'avantages sociaux constituent 51 %, soit 291 millions de dollars, du passif total (613 millions). Quant aux comptes créditeurs qu'il reste, 39 %, soit 220 millions de dollars, sont des comptes de fin d'exercice établis aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime de soins dentaires de la fonction publique et du Régime de services dentaires pour les pensionnés. Ces importants comptes créditeurs et débiteurs découlent des rajustements nécessaires en fin d'exercice pour garantir une répartition appropriée des coûts associés au régime d'avantages sociaux entre les ministères.
• Les actifs et les passifs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont été augmenté de 2,5 millions de dollars et 22,6 millions de dollars respectivement, et les ressources budgétaires ont été augmenté 56 millions de dollars suite au regroupement de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada au Secrétariat.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

1.3.1 Recours du Secrétariat à d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Le Secrétariat a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Voici une liste non exhaustive de ces ententes :

Ententes courantes

• L'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires et des avantages sociaux, l'acquisition de certains biens et services ainsi que l'offre de locaux au nom du Secrétariat.
• Le ministère de la Justice offre des services juridiques au Secrétariat.

Ententes particulières

• TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• Chaque trimestre, le Bureau de l'actuaire en chef (BAC), qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF), prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne de certaines dépenses centrales, par exemple les cotisations de l'employeur aux régimes de pension du Canada/du Québec, les primes d'assurance-emploi et les charges sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant que fonds pangouvernementaux et sont représentatifs du rôle que joue le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à titre d'employeur de la fonction publique.

1.3.2 Recours à des fournisseurs de services non gouvernementaux par le Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Le Secrétariat dépend des contrôles internes effectués par un certain nombre d'entreprises offrant des services précis, par exemple, l'administration de régimes de soins médicaux et dentaires, et les plans d'assurances.

1.3.3 Services fondamentaux offerts par le SCT aux autres ministères :

Divers ministères gouvernementaux dépendent du SCT pour le traitement de certaines opérations ou la cueillette d'information ayant une incidence sur leurs états financiers :

Ententes courantes :

• Le Bureau du contrôleur général au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à tous les ministères un ratio calculé en fonction d'un pourcentage qui a été fixé pour déterminer le passif des indemnités de départ aux fins des états financiers ministériels.
• Le Secrétariat accorde à tous les ministères un montant calculé selon un pourcentage, ce qui leur permet de déterminer un montant annuel pour les services qu'ils reçoivent sans frais par rapport aux régimes de soins médicaux et dentaires et aux plans d'assurance financés de manière centrale.
• Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis afin de déterminer la part de l'employeur dans le Régime d'avantages sociaux des employés (RASE). Le RASE comprend les coûts imputables au gouvernement pour les contributions et les paiements de l'employeur à l'égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP), du Régime de pensions du Canada (RPC) et du Régime de rentes du Québec (RRQ), des Prestations consécutives au décès et du Compte d'assurance-emploi.

Ententes particulières :

• Le Secrétariat fournit des services corporatifs à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances, le Bureau du Conseil privé, le Commissariat au lobbying du Canada et l'École de la fonction publique du Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice
2009-2010

Depuis le 2 mars 2009, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada est fusionnée au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L'impact financier de cette fusion n'apparaissait pas dans les états financiers de l'exercice 2008-2009. La fusion avec l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada s'est traduite par une augmentation des ressources budgétaires rapportées dans les états financiers du Secrétariat, qui totalisent 56 millions de dollars. En outre, depuis le 1^er février 2009, une partie significative de la Direction des services ministériels du ministère des Finances a été transférée au SCT, ce qui fait que ce dernier fournit maintenant des services ministériels partagés au ministère des Finances. La dépense représentant la part du Secrétariat pour la plupart de ces services a déjà été portée aux états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

2. Environnement de contrôle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans l'optique du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF)

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada reconnaît l'importance du leadership de la haute direction pour s'assurer que tous les employés de tous les échelons comprennent leurs rôles respectifs en ce qui concerne le maintien de l'efficacité des systèmes de CIRF, et qu'ils ont tous les outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités. L'objectif du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est de continuellement améliorer son environnement de contrôle interne en utilisant une approche axée sur les risques et en investissant dans des ressources ciblées de façon à atteindre le niveau d'efficacité voulu à un coût raisonnable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés du Secrétariat qui sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité de son système de CIRF.

Secrétaire – À titre d'administrateur des comptes, le secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le secrétaire préside le Comité exécutif du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et est membre du Comité de vérification ministériel.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le dirigeant principal des finances du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada soutient le secrétaire, dont il relève directement, et guide la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle.

Secrétaires adjoints et autres cadres supérieurs du ministère – Les cadres supérieurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada chargés de l'exécution des programmes sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacité du système de CIRF qui relève de leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est placé sous l'autorité directe du secrétaire et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) – Le Comité de vérification du gouvernement du Canada est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il est composé de trois  membres externes, d'un sous-ministre ne provenant pas du Secrétariat et du secrétaire du SCT. Sous cette forme, il analyse le profil de risque de l'organisation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, ses rapports de vérification interne et son système de contrôle interne, y compris l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.  

2.2 Principaux contrôles organisationnels en place au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L'environnement de contrôle du Secrétariat comprend une série de mesures et d'outils qui contribuent à accroître la sensibilisation et à améliorer les connaissances et les compétences des employés sur les mécanismes de contrôle interne. Par exemple :

• Un Bureau des valeurs et de l'éthique qui offre des programmes éducatifs et de sensibilisation; 
• Le profil de risque de l'organisation pour le SCT qui est mis à jour chaque année;
• Une exigence pour les accréditations professionnelles comptables des postes clés de gestion et une section qui met l'accent sur la CIRF au sein de la Direction de la gestion financière;
• Des politiques de gestion financière et de la documentation sur les principaux processus opérationnels et les principaux éléments de risque et de contrôle pour appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF;
• Un plan de vérification interne axée sur les risques;
• Des programmes de formation et de communication courante à l'intention des employés au sujet de secteurs clés de la gestion financière et de la passation des marchés;
• La mise à jour régulière du tableau de la délégation des pouvoirs;
• La mise en place de systèmes de TI fiables pour le traitement des opérations financières et la passation des marchés afin d'augmenter l'intégrité des données ainsi que la sécurité et l'efficacité des opérations.

3. Évaluation du système de CIRF

3.1 Évaluation – Base de référence

En  2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pour déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnaient bien. Conséquemment, en 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a reçu une évaluation de l'état de préparation à la vérification qui a été menée par une firme d'experts-conseils externe et indépendante. Cette évaluation a servi de base de référence au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour aller de l'avant et procéder à la révision de ses mesures de contrôles internes et à la vérification des états financiers fondés sur le contrôle.

Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Secrétariat doit être en mesure de maintenir l'efficacité de son système de CIRF dans le but de donner l'assurance raisonnable que a) les opérations sont autorisées en bonne et due forme; b) les documents financiers sont bien tenus à jour; c) les biens sont protégés; et d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, le processus a inclus l'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'amélioration continues du système ministériel de CIRF.

L'efficacité de la conception signifie qu'il faut s'assurer de déterminer les principaux points de contrôle, de les documenter, de les mettre en place et de les adapter aux risques (c.-à-d. que les contrôles sont adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer et qu'ils sont proportionnels à ces derniers) et d'apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers.

L'efficacité du fonctionnement signifie que l'application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées. De telles modifications couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'organisation ou de l'entité, qu'au niveau des processus opérationnels et des systèmes généraux de TI.

Le Secrétariat, en tant que ministère, a évalué la conception de son système de CIRF et a mis en place un système de surveillance pour le maintenir et l'améliorer continuellement.

3.2 Méthode d'évaluation

En vue de se préparer à la vérification fondée sur les contrôles, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, avec l'aide d'un cabinet d'expert-conseil indépendant externe, a examiné ses états financiers et a dégagé les processus opérationnels importants et les principaux contrôles. Il a par la suite cerné les lacunes potentielles à l'intérieur du cadre de contrôle interne ainsi que le niveau de risque connexe. Il a d'abord relevé les contrôles généraux au niveau de l'entité, puis les contrôles de processus opérationnels, divisés en neuf processus clés. Ces processus opérationnels étaient regroupés en deux catégories : 1) les processus du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère et 2) les processus du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.

Processus opérationnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère :

• Dépenses d'exploitation, y compris les marchés
• Rémunération et avantages sociaux
• Contrôles informatiques généraux
• Rapports financiers et cycle de clôture
• Budgétisation et prévision

Processus opérationnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique :

• Paiements des pensions
• Régimes d'avantages sociaux et d'assurance
• Recouvrement du régime de prestation aux employés
• Recettes de stationnement

Les étapes suivantes ont été suivies pour chacun des processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de ministère :

• confirmation de l'efficacité de l'environnement de contrôle de l'ensemble de l'organisation, essentielle aux contrôles internes effectués au niveau des processus opérationnels;
• mise à jour de la documentation interne portant sur les contrôles en fonction des changements apportés aux processus, et des contrôles internes en matière de rapports financiers, y compris les liens avec les politiques et procédures, et confirmation du fait que ces changements ont atténué les risques cernés sur le plan de la conception;
• mise en correspondance des processus clés à l'aide de graphiques et de diverses approches narratives afin de cerner les principaux risques et points de contrôle;
• examen de chacun des processus opérationnels afin de confirmer que les contrôles obtenaient l'efficacité décrite dans la documentation de conception.

Pour chacun des processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, les étapes suivantes ont été partiellement suivies :

• rédaction de documents étayant certains des processus opérationnels relatifs aux régimes d'avantages sociaux et d'assurance;
• mise sur pied d'un groupe de travail ayant pour tâche d'examiner des contrôles internes relatifs aux régimes d'avantages sociaux et d'assurance des employés, et début des rencontres avec les gestionnaires de programmes et le personnel de soutien;
• commencement de l'examen des activités de contrôle;
• prise en note des processus comportant certains éléments dépendant de contrôles internes d'autres ministères du gouvernement, et description des circonstances précises.

Le Secrétariat a également tenu compte de renseignements tirés de vérifications et d'évaluations pertinentes. Les rapports de vérification interne suivants ont été examinés :

• Vérification de la paye et des avantages sociaux connexes
• Vérification des congés et des heures supplémentaires
• Vérification des comptes
• Vérification horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes par le Bureau du contrôleur général
• Vérification horizontale de la Délégation des pouvoirs financiers dans les grands ministères et organismes par le Bureau du contrôleur général

4.Résultats de l'évaluation

Dans le cadre de l'évaluation de ses contrôles clés, le Secrétariat s'est concentré sur l'efficacité de la conception et sur l'efficacité opérationnelle et a commencé à confirmer la mise en œuvre des contrôles.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Dans le cadre des essais sur l'efficacité de la conception, le Secrétariat a mis à jour la documentation sur les processus opérationnels et a validé les processus clés auprès de la gestion. Il a vérifié si les processus documentés correspondaient à la réalité et a apporté les corrections nécessaires à la documentation ou au processus, selon le cas. À la suite de ces évaluations, le Secrétariat a conclu à la nécessité d'apporter des mesures correctives aux endroits suivants :

Documents étayant les contrôles et preuve des contrôles :

• la cohérence, l'exactitude et la quantité de détails dans les documents étayant les contrôles et les procédures;
• la pertinence des descriptions de certains processus opérationnels;
• la cohérence dans l'utilisation d'étampes de validation, des listes de vérification et des signatures d'approbation, et mise en œuvre d'autres outils et procédures pour faire la preuve des contrôles.

Comptabilité :

• la cohérence des rapprochements et leur fréquence;
• la fréquence et la rigueur de la surveillance et de l'examen de l'information financière.

Contrôle de la sécurité et de l'accès des systèmes informatiques :

• l'efficacité des contrôles liés à la sécurité des systèmes, y compris pour l'accès des utilisateurs, la séparation des fonctions et la surveillance des rôles des utilisateurs;
• la mise à jour de documents importants, tels que le Plan stratégique de la GI/TI et le Plan de reprise après sinistre;
• la cohérence de l'utilisation des contrôles automatiques.

Fonction d'examen

• la cohérence de la fonction d'examen des transactions comptables;
• la fréquence de l'examen des rapports de surveillance par la direction.

Surveillance et assurance de la qualité de la préparation des états financiers

• la clarification des rôles et responsabilités et l'amélioration des fonctions de remise en question de la section Comptabilité ministérielle en ce qui concerne l'assurance de la qualité s'appliquant à la balance de vérification ou aux montants et à l'information communiqués dans les états financiers;
• la pertinence de l'examen des principaux changements apportés aux processus opérationnels et de l'examen des nouveaux programmes qui pourraient avoir une incidence sur les contrôles internes en matière de rapports financiers.

Dépendance envers d'autres ministères du gouvernement

• l'existence et la pertinence de la documentation lorsque le Secrétariat dépend des systèmes de contrôle interne et de l'information financière provenant d'autres ministères du gouvernement.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2009-2010, le Secrétariat a confirmé de nouveau que presque tous les contrôles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans son rôle de ministère étaient efficaces. Les contrôles qui ne donnaient pas les résultats voulus ont été cernés, et des mesures correctives ont été entamées.  Les contrôles du Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique ont été mis à jour depuis l'évaluation de l'état de préparation à la vérification. Aux besoins, en 2010-2011 et 2011-2012, une évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles internes sera menée. 

4.3 Programme de surveillance continue

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a mis en place une unité responsable d'une approche bien intégrée fondée sur les risques pour l'évaluation continue des contrôles internes en matière de rapports financiers du Secrétariat. L'unité des contrôles internes du Secrétariat surveillera les mesures correctives mises en œuvre au niveau de son entité, les processus opérationnels et les contrôles informatiques généraux en fonction des leçons apprises des évaluations et vérifications annuelles. Dans le cadre de cette tâche, elle sensibilisera aux contrôles internes en matière de rapports financiers les employés du Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'en occupent de près ou de loin et clarifiera leurs rôles et responsabilités.

5. Plan d'action

5.1 Progrès réalisés jusqu'à mars 2010

Au cours de l'exercice 2009-2010, le Secrétariat a continué de réaliser des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles. Ces progrès sont résumés ci-dessous.

Le Secrétariat, dans son rôle de ministère, a terminé les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

• recensement d'une grande partie des contrôles existant au niveau de l'entité et confirmation que des processus sont en place;
• documentation des contrôles et processus opérationnels du ministère;
• définition des lacunes cernées dans les contrôles internes et dans la documentation connexe;
• correction des lacunes cernées. Exemples :
  • les transactions à risque élevé et à faible risque aux fins de vérification des comptes ont été révisées afin d'avoir une approche plus ciblée en ce qui concerne les transactions à risque élevé et d'utiliser des méthodes d'échantillonnage statistique pour les transactions à faible risque;
  • le profil des utilisateurs a été révisé pour assurer la séparation des fonctions, et la surveillance de l'accès des utilisateurs a été entreprise grâce à l'examen des registres et rapports d'accès;
  • une série de listes de vérification pour garantir que les étapes requises du processus de vérification comptable sont suivies a été élaboré;
  • le nombre d'utilisateurs qui ont accès aux fonctions de mise à jour des bases des données des employés et des fournisseurs a été restreint, et des examens quotidiens par un agent financier des rapports de surveillance  pour déterminer les changements apportés aux dossiers ont été établis.
• examen des contrôles et processus clés consignés au moyen de l'examen de chacun des processus afin de confirmer que les contrôles fonctionnent tel qu'il a été prévu dans la documentation d'appui.

Le Secrétariat, dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, a entrepris les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

• documenter les processus opérationnels relatifs aux régimes d'assurance et aux régimes de retraite;
• recenser les lacunes dans la documentation sur les contrôles internes et définition d'une approche pour corriger ces lacunes.

5.2. Plan d'action – Années à venir

D'ici la fin de 2010-2011 :

D'ici la fin de 2011-2012 :