ARCHIVÉ - Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada

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Section II : Plans et priorités

2.1 Facteurs influant sur le CIC

Environnement opérationnel

La présente section décrit les principales activités du CIC et l’incidence de facteurs externes et internes sur l’exécution de son programme, en particulier au cours de la période visée par le présent rapport.

Principaux mécanismes d’exécution du programme

Règlement des plaintes

Le CIC enquête sur les plaintes reçues de personnes qui estiment que les institutions fédérales n’ont pas respecté leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Habituellement, le Commissariat reçoit deux sortes de plaintes : celles à caractère administratif (par exemple, les frais, les retards et les prorogations) et celles motivées par le refus de communication de l’information de la part d’institutions fédérales (par exemple, lorsqu’elles invoquent une exception ou une exclusion).

Le Commissaire fait des recommandations aux institutions en vue de régler les plaintes. Il n’a cependant aucun pouvoir de contrainte, ce qui fait que, lorsqu’une institution ne suit pas ses recommandations, le seul recours est la Cour fédérale du Canada. Cela dit, le Commissaire favorise d’autres modes de résolution des différends, comme la médiation, plutôt que les audiences officielles et l’exercice de pouvoirs judiciaires en cours d’enquête. Le Commissaire croit que la formule des trois C : collaboration, coopération et consultation, donne des résultats positifs. Il est néanmoins prêt à engager une révision judiciaire, lorsqu’un principe de droit important est en jeu.

Sensibilisation et respect

Le Commissaire encourage les institutions fédérales à élaborer et à respecter de saines pratiques de gestion de l’information. Il surveille les institutions fédérales qui enfreignent la Loi systématiquement et de manière répétée et recommande des mesures pour assurer un meilleur respect. Le Commissariat aspire à être rigoureux et consciencieux dans l’application de la Loi. Il fournit une information utile et prodigue des conseils impartiaux sur les répercussions des dispositions législatives, des précédents, des règlements et des politiques sur le plan de l’accès à l’information.

Le Commissaire rend compte de ses activités au Parlement dans le cadre d’un rapport annuel publié au plus tard trois mois après l’exercice financier visé. Il remet également des rapports spéciaux au Parlement sur des enjeux importants ou urgents.

Facteurs externes influant sur le CIC

La Loi fédérale sur la responsabilité

Les deux principales répercussions que l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a eu sur le CIC en 2007-2008 seront ressenties en 2008-2009 et ultérieurement. D’une part, cette loi a grandement augmenté le nombre d’institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Pour être plus précis, 70 institutions ont été ajoutées à la liste, ce qui porte le total des institutions dorénavant assujetties à la Loi à 250, soit une hausse de 37 %. On s’attend à ce que cette mesure ait une incidence importante sur la charge de travail du CIC. De fait, le Commissariat a une charge de travail sans précédent depuis avril 2007, ayant reçu deux fois plus de plaintes à cette date qu’à la même date l’année précédente. De plus, le Commissariat s’attend à ce que le nombre de demandes faites au gouvernement continue de croître, ce qui entraînera probablement une hausse correspondante du nombre de plaintes, bien qu’il soit difficile de prévoir l’ampleur de cette hausse pour le moment.

D’autre part, à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité, le CIC est devenu lui-même assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il nous faut donc prendre les mesures juridiques et opérationnelles nécessaires pour nous conformer à ces deux lois et établir un processus qui permettra une enquête indépendante sur toute plainte déposée contre le Commissaire à l’information en vertu de la Loi. On s’attend à ce que le Commissariat reçoive environ 200 demandes cette année. Une hausse supplémentaire est prévisible, une fois la population consciente du fait que le CIC est dorénavant assujetti à la Loi.

Technologies de l’information et gouvernance

Un grand défi du Commissariat et de toutes les institutions fédérales réside dans les changements profonds subis par l’environnement technologique dans lequel nous fonctionnons. L’évolution technologique a entraîné une accélération de la prise de décisions à tous les niveaux de l’administration fédérale, accompagnée d’une augmentation de la quantité de données archivées dans les institutions fédérales et, parallèlement, de nouvelles difficultés pour conserver les dossiers appropriés de données électroniques. Il faut ajouter à cela le nombre croissant d’enjeux interministériels ou complémentaires qui exigent l’intervention de plusieurs ministères et institutions. En effet, beaucoup d’enjeux, par exemple dans les domaines de l’environnement, de la sécurité et de la santé, qui interpellent beaucoup d’institutions fédérales, contribuent à complexifier l’environnement.

Facteurs internes influant sur l’exécution du programme

Arriéré

Le CIC a commencé la dernière année avec un arriéré important de 1 030 enquêtes, ce qui a nui à l’exécution du programme en réduisant sa capacité de gérer les plaintes en cours ou nouvelles. Pour faire face à cet arriéré, le Commissariat est en train d’élaborer une stratégie globale et s’attend à grandement réduire cet arriéré, voire à l’éliminer en 2009-2010, s’il a suffisamment de ressources en place. Dans la section 2.2 ci-après, le paragraphe qui porte sur la priorité 1, laquelle consiste à améliorer la prestation de services aux demandeurs, donne plus de détails sur la stratégie de réduction de l’arriéré.

Capacité organisationnelle

Lorsque le commissaire à l’information est entré en fonction l’année dernière, l’organisme manifestait des faiblesses qui nuisaient à sa capacité de servir les parlementaires, les institutions fédérales et les Canadiens. Les difficultés organisationnelles et opérationnelles sont venues d’un manque de moyens financiers du Commissariat lui-même, d’une capacité d’enquête insuffisante, d’un manque de services de soutien internes pour les relations parlementaires, la définition de politiques et les communications ainsi que de maigres services administratifs dans des secteurs tels que les finances, les technologies de l’information et la gestion des documents.

Dotation en personnel

L’accès à l’information constitue un domaine spécialisé. Il y a une pénurie de main-d’œuvre qualifiée à l’échelle fédérale, situation qui s’est détériorée en raison de la forte augmentation du nombre d’institutions dorénavant assujetties à la Loi et qui ont besoin d’administrateurs en AIPRP expérimentés. Le Commissariat devra faire appel à une combinaison de compétences pour trouver et former des enquêteurs, par exemple des vérificateurs, des évaluateurs et des enquêteurs dans d’autres domaines ou des personnes ayant des connaissances juridiques. D’importants investissements en formation des ressources sont également à prévoir.

Fonction de vérification interne

La nouvelle Politique du Conseil du Trésor en matière de vérification interne est entrée en vigueur le 1^er avril 2006 et exige que tous les hauts fonctionnaires du Parlement l’a mettent en œuvre d’ici le 1^er avril 2009. Par conséquent, le Commissariat s’emploie à mettre en place une fonction de vérification interne. Le CIC a obtenu de nouvelles ressources financières pour ce faire. L’assurance supplémentaire que la fonction de vérification interne apportera aux processus de CIC pour ce qui est de la gestion des risques, le contrôle et la gouvernance va dans le sens de toute la démarche de renouveau que nous avons entreprise à l’interne.

2.2 Résumé des plans et priorités du CIC pour 2008-2009

S’appuyant sur notre activité de programme et à la lumière des facteurs internes et externes dans lequel le CIC fonctionne, la haute direction a défini cinq priorités qui lui permettront de concentrer toute son attention sur ses activités et de progresser vers la réalisation de son unique résultat stratégique, de sa seule activité de programme et des résultats attendus connexes (présentés à la figure 1). Les priorités sont présentées ci-après et les plans d’exécution de chacune de ces priorités sont décrits dans les paragraphes qui suivent.

Résultat stratégique

Les droits des demandeurs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont respectés.

Priorités du CIC pour 2008-2009

1. Améliorer la prestation de services aux demandeurs.

2. Modifier le mode d’évaluation du rendement des institutions fédérales

3. Intégrer aux opérations les répercussions de l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité.

4. Moderniser l’accès à l’information.

5. Renforcer la capacité organisationnelle.

1. Améliorer la prestation de services aux demandeurs

Le Commissariat a élaboré une stratégie pour traiter de l’arriéré et s’est fixé des objectifs audacieux qui devraient être réalisés au complet en 2009-2010. D’abord, en 2008-2009, on effectuera un examen complet du processus de gestion des plaintes au CIC. Cette initiative comprendra un examen des normes de service, l’élaboration d’une méthode de tri et d’établissement des priorités des plaintes ainsi qu’une évaluation des ressources nécessaires pour mettre en œuvre au complet la stratégie. Le Commissariat a déjà déterminé que des avantages peuvent être tirés d’une fonction d’évaluation préliminaire et d’une fonction de résolution rapide : un accent plus prononcé sur le service à la clientèle, un temps de réponse amélioré pour les plaintes les plus simples et un usage plus productif du personnel d’enquête. À l’aide des ressources disponibles, le Commissariat commencera à mettre en place ces deux nouvelles fonctions à titre d’essai en 2008-2009.

2. Modifier le mode d’évaluation du rendement des institutions fédérales

Les fiches de rendement se sont révélées un outil utile pour favoriser un meilleur respect de la Loi et des changements aux processus. Cependant, ces dernières années, elles n’ont pas été aussi efficaces qu’elles le pourraient pour amener les institutions à atteindre le plus grand respect possible sur l’échelle de notation. Nous proposons une nouvelle façon d’évaluer les rendements et la diffusion de pratiques exemplaires.

En premier, nous avons identifié deux éléments qui pourraient, une fois améliorés, rendre les fiches de rendement plus pertinentes et, nous l’espérons, plus utiles au Parlement. La première constatation, c’est que le processus actuel ne reflète pas de manière exacte ni ne communique les efforts effectués par les institutions pour améliorer leur respect et ne met pas en évidence les motifs expliquant le comportement de certaines institutions. La seconde constatation, c’est que le processus n’est pas lié au cadre de gestion du rendement annuel et, par conséquent, a un effet mitigé sur la responsabilisation des dirigeants des institutions quant à la promptitude de ces dernières à répondre aux demandes d’accès à l’information.

En 2008-2009, les évaluations tiendront compte de tous les éléments contextuels qui peuvent influer sur le rendement. Parallèlement aux fiches de rendement, le Commissariat publiera les plans d’action et les réponses des institutions fédérales concernées. L’objectif est la prestation d’une information plus détaillée et d’un contenu qui va au-delà d’une simple classification selon le délai de réponse aux demandes d’accès à l’information. Le calendrier des évaluations sera modifié de manière à correspondre au cycle de gestion du rendement du gouvernement et débutera à la fin de l’exercice 2007-2008.

3. Intégrer aux opérations les répercussions de l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité

La Loi fédérale sur la responsabilité et les modifications ainsi apportés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrés en vigueur le 1^er avril 2007 et ont entraîné l’inscription du Commissariat sur la liste des 70 sociétés d’État et leurs filiales à part entière, fondations et agences qui sont dorénavant assujettis à ces lois.

Actuellement, le Commissariat remplit la double fonction de traiter les demandes d’accès à l’information et d’enquêter sur les plaintes déposées contre les institutions fédérales en la matière. La situation pose d’importants défis et a des incidences financières et opérationnelles considérables que nous continuerons d’aborder en 2008-2009.

Un premier défi consistera à établir un processus exemplaire d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au Commissariat, puisque la population et d’autres intervenants scruteront à la loupe la façon dont le CIC respecte ces lois et la gestion et la communication de l’information. Un second défi a trait au conflit dans lequel nous place, d’une part, le fait d’être assujetti à la Loi et, d’autre part, notre mandat de faire enquête, de manière indépendante et impartiale, sur les plaintes déposées en vertu de cette même loi. La Loi fédérale sur la responsabilité ne comporte pas de mesures contre cette situation. Le Commissariat est tout de même obligé par la Loi d’établir et de mettre en place un mécanisme approprié. Aussi avons-nous retenu les services de l’honorable Peter de C. Cory, ancien juge de la Cour suprême du Canada, afin qu’il exerce la fonction de commissaire ad hoc à l’information, jouissant des mêmes responsabilités et pouvoirs d’enquête que le Commissaire à l’information, et qu’il fasse des recommandations au Commissariat quant aux obligations de ce dernier, selon la Loi. En 2008-2009, M. Cory sera assisté, au besoin, d’enquêteurs qualifiés et d’un coordonnateur administratif. Un troisième défi consistera à gérer le nombre accru de plaintes et d’examens et à aider les institutions nouvellement assujetties à la Loi à mesure qu’elles acquièrent l’expérience de l’application de la Loi et du processus d’instruction des plaintes.

4. Moderniser l’accès à l’information

Le Commissaire est à la disposition du Parlement et du gouvernement fédéral pour la modernisation du programme d’accès à l’information. Au cours de la prochaine année, le Commissariat continuera de travailler avec le ministère de la Justice et le Secrétariat du Conseil du Trésor, afin de mettre en œuvre des mesures législatives et administratives portant sur l’accès à l’information.

Une partie de cette priorité consiste à surveiller de près l’application des nouvelles exigences prévues dans la Loi sur l’accès à l’information, par exemple la notion de « l’obligation de porter assistance », selon laquelle le responsable d’une institution fédérale doit faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à un demandeur, donner suite à sa demande de façon précise et complète et lui communiquer l’information sur le support demandé.

5. Renforcer la capacité organisationnelle

Lorsque le Commissaire à l’information est entré en fonction, l’année dernière, la situation en place au Commissariat a gravement nui à sa capacité d’offrir des services aux parlementaires, aux institutions fédérales et aux Canadiens. Non seulement la capacité d’enquête était déficiente, mais les services de soutien ainsi que les services administratifs et corporatifs étaient soit embryonnaires, soit inexistants.

Le Commissariat a, en premier lieu demandé et obtenu des fonds additionnels pour se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information, modifiée par la Loi fédérale sur la responsabilité, et pour établir et maintenir une fonction de vérification interne.

Le CIC a également obtenu des fonds pour effectuer un examen de ses opérations et de ses niveaux de financement (services votés), afin de voir si les niveaux actuels peuvent compromettre la capacité du Commissariat de remplir son mandat législatif et, par le fait même, de respecter l’intégrité du programme.

De plus, d’importants efforts se poursuivent pour renforcer la capacité organisationnelle et établir les fonctions de base de l’organisation.

Dotation en personnel

Pour améliorer la prestation des services (priorité 1) en s’attaquant à l’arriéré et pour apporter les modifications prévues à la Loi fédérale sur la responsabilité (priorité 3), le Commissariat augmentera sa capacité d’enquête en faisant appel à des concours de recrutement, des mutations, des détachements et des offres de stages, dans la mesure du possible, afin d’attirer des personnes de niveau PM-02 à PM-05 qui ont, soit de l’expérience dans l’administration de l’accès à l’information, soit une compétence et une expérience pertinentes dans l’exécution d’enquêtes, de vérifications ou d’évaluations dans d’autres domaines, soit des antécédents en droit. Le personnel qui s’ajoutera à l’organisation recevra une formation en fonction de son plan personnel d’apprentissage.

Relations parlementaires

En tant que haut fonctionnaire du Parlement, le Commissaire entretient un lien particulier avec ce dernier. Les parlementaires comptent sur le Commissaire pour les conseils objectifs sur les répercussions des dispositions législatives, de la jurisprudence, des règlements et des politiques sur le plan de l’accès à l’information. Ainsi, le Commissaire tient à aider le Parlement à jouer son rôle essentiel d’obliger les institutions et les responsables fédéraux à rendre des comptes à l’égard de l’application judicieuse de la Loi. Pour mieux atteindre cet objectif, le CIC a établi une fonction qui s’occupera uniquement de répondre aux demandes de renseignements des parlementaires et prendra les devants pour renseigner le législateur et les décideurs dans les dossiers d’accès à l’information.

Communications

Un secteur où d’importantes améliorations doivent être apportées a trait à la capacité du Commissariat de communiquer avec les divers intervenants pour mieux faire connaître le rôle et le point de vue du Commissariat en ce qui concerne le respect de la Loi. Le travail a commencé en 2007-2008, avec l’embauche d’une conseillère en communications. Cette dernière aura la tâche de mettre sur pied un service des communications. Au cours de la prochaine année, ce service sera responsable de refaire le site Web, de moderniser le rapport annuel, de mettre en place une fonction de relations avec les médias et d’organiser des événements spéciaux, par exemple, le 25^e anniversaire de l’entrée en vigueur de la Loi et la Semaine du droit de savoir.

Vérification interne

Pour donner suite à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne, le Commissariat établira une fonction de vérification interne qui se conformera à la politique et aux directives tout en préservant l’indépendance du CIC par rapport au gouvernement. Il y aura donc nomination d’un vérificateur en chef, l’élaboration d’un plan de vérifications internes basées sur les risques et la formation d’un comité de vérification indépendant composé de membres venant de l’extérieur du Commissariat et de la fonction publique du Canada.

GI/TI

Un autre secteur où d’importants changements se produiront, c’est la gestion de l’information. Le Commissariat, en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, travaille à un projet-pilote en vue d’élaborer une norme documentaire visant les petites organisations telles que le CIC. Ce projet aidera à mettre en œuvre les volets « gérance » et « responsabilisation » du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), à évaluer le rendement de la structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR) et à favoriser l’accès à l’information. En ce qui concerne les technologies de l’information, le Commissariat modernisera ses systèmes de sorte que les enquêteurs aient des outils plus efficaces pour effectuer leur travail.

Élaboration de politiques

Le Commissariat renforcera ses capacités internes sur le plan des politiques et de la recherche, afin de conseiller le Parlement et les institutions fédérales et de faire connaître le point de vue particulier et l’expertise unique du Commissariat en vue de l’élaboration de politiques valables. En 2007-2008, le Commissariat a pris part à des projets d’orientation interinstitutionnels avec d’autres hauts fonctionnaires du Parlement, des organes de réglementation provinciaux et territoriaux et des institutions fédérales. Le renforcement de cette capacité importante contribuera à mettre à l’avant de la scène les enjeux relatifs à l’accès à l’information, étayant ainsi l’objectif principal du Commissariat de favoriser une culture de transparence.

2.3 Analyse par activité de programme

Les priorités abordées dans la section précédente servent à favoriser l’atteinte des résultats attendus du CIC au cours des trois prochains exercices, en mettant l’accent sur 2008-2009. Les priorités sont précisées tous les ans en fonction des changements observés au CIC, tandis que les résultats attendus de ce dernier (voir le Cadre des résultats du CIC, à la figure 1 du présent rapport) demeureront relativement stables, puisque fondés sur son mandat.

L’Architecture des activités de programme (AAP) du CIC se compose d’un seul résultat stratégique et d’une seule activité de programme, lesquels sont soutenus par des services internes.

Résultat stratégique	Les droits des demandeurs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont respectés.
Activité de programme	Respect des obligations liées à l’accès à l’information

La section 2.3 présente les résultats attendus du CIC ainsi que les indicateurs de rendement connexes qui permettront au Commissariat de mesurer sa réussite, à partir de 2008-2009. Cette section relie les priorités de 2008-2009 (décrites à la section 2.2) à l’AAP et aux résultats prévus.

Le CIC a élaboré son cadre de mesure du rendement dans le cadre de la deuxième étape de mise en œuvre de la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats, à l’automne 2007. Le nouveau cadre de mesure du rendement sera mis en œuvre en 2008-2009 et en 2009-2010. Bien que la deuxième étape n’ait pas englobé les services internes, le CIC a l’intention d’articuler les résultats attendus et les indicateurs de rendement de ses services internes dans un proche avenir. Les services internes sont essentiels au soutien de l’activité de programme.

Commissariat à l’information du Canada
Résultat stratégique	Indicateurs de rendement
Les droits des demandeurs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont respectés.	Le pourcentage des recommandations adoptées (les recommandations faisant suite aux enquêtes menées en réponse à des plaintes ou à l’initiative du Commissaire); La rapidité des suites données aux recommandations.

Ressources prévues	2008-2009	2009-2010	2010-2011
Ressources financières (en milliers de dollars)	9 638 $	8 512 $	8 512 $
Ressources humaines	90 ETP	82 ETP	82 ETP

Activité de programme : Respect des obligations liées à l’accès à l’information

Description de l’activité

La Loi sur l’accès à l’information est l’instrument qui autorise les activités du Commissariat à l’information en tant qu’ombudsman indépendant, soit :

• faire enquête sur les plaintes déposées par des personnes;
• évaluer le rendement des institutions fédérales;
• rendre compte des résultats des enquêtes et des examens ainsi que des recommandations aux plaignants, aux institutions fédérales et au Parlement;
• assurer une révision judiciaire;
• conseiller le Parlement sur les questions d’accès à l’information.

Résultats prévus	Indicateurs de rendement
1. Les demandeurs tirent profit d’un processus de règlement des plaintes équitable et efficace.	La qualité et la rapidité du processus d’enquête (cela comprend l’enquête, l’examen juridique, l#39;approbation et le rapport sur les constatations)
2. Les intervenants comprennent le rôle et le point de vue du CIC, qui assure le respect de la Loi sur l’accès à l’information.	Rejoindre les intervenants (c.-à-d. le public, les demandeurs, les milieux de l’AIPRP et autres) et recueillir leurs commentaires dans le cadre d’événements publics et de discours et par le biais d’outils et de renseignements accessibles sur le Web.
3. Les institutions fédérales respectent leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.	Nombre de recommandations découlant d’enquêtes mises en œuvre. Nombre de recommandations liées à des fiches de rendement (formulée dans l’évaluation anuuelle du rendement des institutions fédérales à l’égard de l’accès à l’information) mises en œuvre.
4. .Les tribunaux obtiennent des représentations utiles et de éléments de preuve pertinents sur les questions liées à l’accès à l’information, l’interprétation appropriée des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, des lois, des règlements et de la jurisprudence connexes.	Nombre de litiges dont le jugement appuie les représentations du Commissariat (pour maintenir ou préciser l’interprétation des lois) ou dont les éléments de preuve du Commissariat ont été pris en compte dans le cadre des délibérations des tribunaux.
5.. Le Parlement reçoit de manière expéditive des renseignements clairs et pertinents, et des conseils objectifs sur les conséquences liées à l’accès à l’information, des lois, de la jurisprudence, des règlements et des politiques.	Utilité des renseignements et des conseils fournis par le Commissariat aux parlementaires et aux comités parlementaires.

Ressources prévues	2008-2009	2009-2010	2010-2011
Ressources financières (en milliers de dollars)	9 638 $	8 512 $	8 512 $
Ressources humaines	90 ETP	82 ETP	82 ETP

Priorités de l’activité de programme

Au cours des trois prochaines années, et en particulier en 2008-2009, le CIC cherchera à atteindre les résultats prévus susmentionnés en réalisant les priorités suivantes :

Priorités	Type de priorité
Améliorer la prestation de services aux demandeurs	Nouvelle
Modifier le mode d’évaluation du rendement des institutions fédérales	Nouvelle
Intégrer aux opérations les répercussions de l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité	Nouvelle
Moderniser l’accès à l’information	Nouvelle

Autres activités : Services internes

Description de l’activité

Les services internes assurent un soutien essentiel à l’activité de programme qu’est le respect des obligations liées à l’accès à l’information. Ces services internes, dont la définition reste à compléter, couvrent la gestion, les services financiers, les ressources humaines, la gestion et les technologies de l’information, les affaires publiques et les communications, la vérification et l’évaluation, et les services administratifs. Les ressources associées aux services internes seront intégrées à l’activité de programme qu’ils soutiennent.

Priorité de l’activité de programme

Au cours des trois prochaines années, et en particulier en 2008-2009, le CIC réalisera la priorité suivante dans le secteur des services internes :

Priorité	Type de priorité
Renforcer la capacité organisationnelle	Nouvelle