Annulée [2016-05-11] - Politique de communication du gouvernement du Canada

Les institutions du gouvernement du Canada doivent veiller à ce que le public ait libre accès aux renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives. L'information destinée au public doit être diffusée dans toutes les régions du Canada ou y être facilement accessible sur tous les supports possibles. Il faut prendre en compte les besoins de communication des Canadiens qui voyagent ou habitent à l'étranger afin de leur assurer, à eux aussi, l'accès aux renseignements sur les politiques, les programmes, les services et les initiatives.

Pour fournir un service de qualité qui répond aux besoins de renseignements de tous les Canadiens, les institutions doivent faire en sorte :

1. que la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi sur les langues officielles, ainsi que tous les règlements et les politiques qui en découlent, soient respectés en tout temps;
2. que le public soit servi par un personnel bien informé et compétent;
3. que le service soit empressé, courtois, équitable et efficace, tout en tenant compte comme il se doit de la protection des renseignements personnels, de la sécurité, des convenances, du bien‑être et des besoins du public;
4. que toute une gamme de méthodes nouvelles et conventionnelles de communication servent à satisfaire les besoins d'un public diversifié;
5. que l'information soit fournie sur demande sur divers supports afin de répondre aux besoins des personnes handicapées;
6. que l'information, quel que soit le support utilisé, soit bien identifiée comme provenant du gouvernement du Canada conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque ;
7. qu'elles répondent promptement aux demandes d'information ou de renseignements du public sans recours inutile à la Loi sur l'accès à l'information ;
8. d'expliquer rapidement et clairement au public pourquoi les renseignements demandés ne sont pas disponibles;
9. que de l'information soit disponible sur le niveau de service fourni par l'institution, y compris sur les délais de réponse aux demandes de renseignements, à la correspondance et aux plaintes;
10. que des occasions soient offertes au public de communiquer des commentaires sur les politiques, programmes, services et initiatives de grande envergure, et que cette rétroaction soit prise en compte dans les examens ou les évaluations en vue d'apporter les modifications pertinentes;
11. que de l'information à jour sur le mandat, la structure, les programmes et les services des institutions soit fournie à Service Canada afin que le public puisse y avoir accès par l'intermédiaire de son réseau de prestation de services.

Les institutions doivent fournir gratuitement l'information dont elles ont la responsabilité et, selon le cas :

1. dont des particuliers ont besoin pour se prévaloir d'un service ou d'un programme auquel ils ont droit;
2. qui sert à expliquer les droits et les obligations des particuliers;
3. qui constitue des renseignements personnels demandés par l'intéressé;
4. qui sert à informer le public des dangers et des risques en matière de santé, de sécurité et d'environnement;
5. qui est nécessaire pour que le public comprenne une nouvelle priorité, loi ou politique importante ou un nouveau programme ou service important;
6. qui fait l'objet d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, et dont les frais sont supprimés à la discrétion du chef de l'institution.

Le devoir d'une institution d'informer le public suppose celui de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives doivent être clairs, pertinents, objectifs, faciles à comprendre et utiles.

Pour garantir la clarté et la cohérence de l'information, il faut veiller à utiliser un langage clair et conforme aux règles de grammaire dans toutes les communications avec le public. Ce principe s'applique aux communications internes ainsi qu'à l'information destinée au Parlement ou à tout autre organisme officiel, qu'elle soit communiquée par écrit ou de vive voix.

Dans toutes les communications, les institutions doivent respecter l'égalité de statut des deux langues officielles, tel qu'il est établi par la Charte canadienne des droits et libertés et comme y donnent effet la Loi sur les langues officielles et le Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestations des services . Les institutions doivent se conformer à toutes les exigences et règles juridiques qui en découlent.

Les institutions doivent déterminer et respecter toutes les exigences qui s'appliquent en matière de langues officielles lorsqu'elles participent à une activité de communication que prévoit la présente politique. Les institutions doivent se conformer à la Politique sur les langues officielles et à la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du Conseil du Trésor, qui énoncent différentes exigences en ce qui a trait aux communications. Elles doivent en outre respecter les exigences de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque portant sur la présentation visuelle des langues officielles dans les communications et les documents d'information.

Une image de marque claire et cohérente aide le public à reconnaître les politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement du Canada, à y avoir accès et à les évaluer.

Pour maintenir une image de marque reconnaissable et unifiée pour l'ensemble du gouvernement, les institutions doivent veiller à ce que leurs immeubles, installations, programmes, services et activités soient clairement identifiés, conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque. Les institutions doivent gérer la conception et la présentation de tout le matériel de communication selon les mêmes principes et d'une manière coordonnée, conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque.

Lorsqu'elles identifient leurs contributions ou leurs activités, les institutions doivent mettre en évidence les symboles officiels du gouvernement du Canada. Elles doivent afficher le mot‑symbole « Canada », l'identificateur universel du gouvernement du Canada, dans tout le matériel d'information et de communication à usage interne ou externe, quel que soit le support utilisé.

Les institutions doivent en outre se conformer à la Norme sur l'accessibilité des sites Web et à la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web du Conseil du Trésor, qui s'appliquent à la conception et à la présentation des communications en ligne.

Les institutions doivent veiller à ce que leurs publications et autre matériel de communication donnent une image juste, représentative et inclusive de la diversité de la société canadienne. Elles doivent se conformer en tout temps aux exigences de la Loi sur le multiculturalisme canadien .

Les institutions doivent tenir compte des différences entre les diverses régions du Canada et à l'intérieur de celles‑ci. Elles doivent veiller à équilibrer leurs plans et activités de communication de manière à prendre en compte les besoins et intérêts des populations locales et régionales et d'y donner suite. (Pour plus d'information, voir l'exigence 15, Opérations régionales.)

Pour évaluer les besoins et les attentes du public et y répondre d'une manière efficace – pour prévoir les problèmes éventuels et formuler des stratégies d'intervention pertinentes – les institutions doivent surveiller et analyser systématiquement l'environnement public entourant leurs politiques, programmes, services et initiatives. Elles doivent utiliser toute une gamme d'outils pour évaluer l'environnement dans lequel elles mènent leurs activités, y compris la rétroaction des citoyens, l'analyse des demandes de renseignements, la surveillance des reportages des médias et la recherche sur l'opinion.

Pour effectuer une analyse judicieuse de l'environnement public, les institutions doivent cerner et suivre les questions d'intérêt public et les tendances actuelles et nouvelles qui font l'objet de reportages dans les médias. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) offre aux institutions un service électronique de surveillance des médias. Les institutions qui décident d'avoir recours à ce service doivent s'inscrire auprès de SPAC pour obtenir le droit d'accès.

Les recherches sur l'opinion publique aident le gouvernement à mieux comprendre la société canadienne; cerner les besoins et les attentes des citoyens; évaluer les réactions aux propositions ou aux modifications ou initiatives éventuelles; évaluer l'efficacité de leurs politiques, programmes et services; mesurer les progrès réalisés en ce qui a trait à l'amélioration du service; évaluer l'efficacité des activités de communication, notamment la publicité; ou planifier et évaluer des initiatives de marketing, entre autres applications.

La recherche en opinion publique se définit comme la collecte planifiée, par une institution du gouvernement ou en son nom, des opinions, attitudes, perceptions, jugements, sentiments, idées, réactions ou avis, destinés à répondre aux besoins du gouvernement, que cette information soit réunie auprès de personnes (y compris les employés d'institutions du gouvernement), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entités, grâce à des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l'envergure ou au coût de l'activité.

Cette collecte d'information peut être associée à un large éventail d'activités, comme : la recherche sur les politiques d'intérêt public; les études de marché; la recherche sur les communications, les stratégies de communication et la recherche en publicité; l'évaluation des programmes; les études sur la qualité des services ou sur la satisfaction de la clientèle; les sondages multiclients (comportant une ou plusieurs questions); les études multi-intérêts; ou l'élaboration de produits.

Ne sont pas considérés comme des sondages d'opinion les travaux de recherche ou les méthodes suivantes pour recueillir des opinions ou des conseils : les études de documents ou de sources d'information secondaires, y compris l'examen de sondages d'opinion publique déjà réalisés; l'analyse secondaire de données de sondages; la vérification du rendement ou de la livraison de biens dans des situations de marchés.

Afin de respecter le principe d'une fonction publique impartiale, les institutions ne peuvent conclure de marchés ni affecter de fonds publics pour de la recherche portant sur les intentions de vote électoral, les préférences quant aux partis politiques ou les positions des partis.

Les institutions doivent se conformer aux exigences de la Politique sur les marchés et de la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor lorsqu'elles procèdent à des recherches sur l'opinion publique pour quantifier, caractériser ou évaluer les opinions, les attitudes ou les perceptions d'une population donnée. Le processus d'appel d'offres pour la recherche gouvernementale sur l'opinion publique doit être ouvert, équitable et transparent. Les institutions doivent aussi garantir la qualité et la valeur des recherches qu'elles commandent ou effectuent elles‑mêmes.

Afin d'assurer une gestion économique et cohérente de la recherche sur l'opinion publique à l'échelle du gouvernement, les institutions doivent :

1. coordonner la planification et la mise en œuvre de projets de recherche sur l'opinion publique avec SPAC conformément à la Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique ;
2. passer les marchés de services de recherche sur l'opinion publique par l'entremise de SPAC qui, à titre d'autorité technique responsable de la coordination des projets de recherche sur l'opinion publique, examine et fournit des conseils sur les plans et les stratégies de recherche des institutions, et attribue les numéros d'enregistrement de projet autorisant l'exécution des marchés;
3. veiller à ce que les principes de pratiques équitables d'information renfermés dans les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques soient respectés dans toute recherche sur l'opinion publique;
4. fournir dans les six mois suivant la fin des travaux sur le terrain de la recherche sur l'opinion publique des exemplaires des rapports finals à la Bibliothèque du Parlement et à Bibliothèque et Archives Canada. Les rapports doivent être soumis par écrit et fournis sur papier et sous format électronique. Bibliothèque et Archives Canada affiche ensuite sur son site Web les sommaires, de même que des liens aux renseignements sur les marchés, dans les deux langues officielles;
5. communiquer les résultats des recherches à SPAC de même qu'aux autres ministères et organismes du gouvernement du Canada susceptibles de s'y intéresser;
6. communiquer sans retard les résultats des recherches au public qui en fait la demande.

Les besoins de communication doivent être pris en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des activités de consultation et de participation des citoyens. La communication ouverte et réceptive est essentielle au succès des consultations publiques, tout comme la précision des renseignements donnés aux participants en langage clair.

Le personnel des communications fournit conseils et soutien aux gestionnaires qui planifient, mettent en œuvre ou évaluent les processus de consultation et de participation des citoyens d'une institution. Les gestionnaires qui sont chargés de consulter le public collaborent avec le personnel des communications qui rédige et aide à mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication.

Les institutions doivent informer les Canadiens des possibilités de participer aux initiatives de consultation du public et de participation des citoyens. Elles peuvent utiliser à cette fin les sites Web, les lettres d'invitation, les avis aux médias, la publicité payée et les autres moyens utilisés normalement par les institutions pour communiquer avec le public, y compris les avis publiés dans la Gazette du Canada (Pour plus d'information, voir l'exigence 27, Édition.)

Chaque institution doit s'assurer que l'information sur ses consultations publiques externes et ses activités externes de participation des citoyens, tant nationales que régionales, est affichée sur son site Web. Les institutions doivent également soumettre l'information, y compris les hyperliens, au site Web Consultations auprès des Canadiens maintenu par Service Canada. Le site Web Consultations auprès des Canadiens est le portail du gouvernement pour l'accès public à l'information sur les consultations des institutions, qu'elles soient prévues, en cours ou récemment terminées.

Les institutions doivent également veiller à ce que le matériel de communication ou d'information préparé aux fins de consultation soit clairement identifié comme provenant du gouvernement du Canada, conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque.

Les institutions doivent prévoir et évaluer les risques éventuels reliés à la santé et la sécurité, à l'environnement et à l'administration des politiques et des programmes. Dans son sens le plus large, le risque, qui normalement comprend un danger, un risque ou une menace possible, est associé à l'acceptation d'un élément d'incertitude en vue d'obtenir un avantage éventuel.

Des plans et des stratégies doivent être élaborés au besoin en vue de communiquer au public les risques cernés. Pour communiquer efficacement au sujet des risques, les institutions doivent s'intéresser à toutes les opinions et positions et s'en soucier, comprendre les diverses perceptions et respecter les principes qui les sous‑tendent. L'efficacité de la gestion des risques repose sur la communication ouverte et transparente entre les parties intéressées qui peuvent avoir des intérêts différents et opposés.

Les institutions doivent :

1. favoriser un dialogue ouvert avec le public sur les enjeux comportant des risques et instaurer un climat de confiance, de crédibilité et de compréhension en n'hésitant pas à fournir des faits, des indications et des renseignements au sujet des évaluations des risques et des décisions prises;
2. faciliter l'échange interactif de renseignements sur les risques et sur les facteurs connexes entre les parties intéressées à l'intérieur et à l'extérieur de leur institution;
3. donner suite aux perceptions du public et dissiper les idées fausses et préconçues à propos des risques en présentant des renseignements fondés sur des faits;
4. intégrer l'analyse de l'environnement et les plans et stratégies de communication à l'évaluation des risques et au processus décisionnel;
5. observer les directives du Conseil du Trésor sur la gestion des risques dans l'exécution des programmes et la prestation des services, et consulter les lignes directrices du Conseil du Trésor à ce sujet, notamment le Cadre stratégique de gestion du risque .

Bien que les termes « crise » et « urgence » ne soient pas synonymes, une communication efficace fait partie intégrante de la gestion des crises et des urgences.

Une « crise » est une situation qui porte atteinte en quelque sorte aux convenances, aux traditions ou aux valeurs, à la sécurité ou à la protection du public, ou encore à l'intégrité du gouvernement. Une crise ne présente pas nécessairement une menace grave pour la vie humaine ou les biens. La gestion efficace des communications est essentielle pour aider à maintenir ou restaurer la confiance du public à l'égard du gouvernement en temps de crise.

Une « urgence » est une situation anormale qui exige de prendre rapidement des mesures au‑delà des procédures normales pour limiter les dommages aux personnes, aux biens ou à l'environnement. Parfois, une situation d'urgence peut être ou devenir une situation de crise, par exemple s'il est perçu que le gouvernement ne maîtrise pas la situation. La gestion efficace des communications est essentielle, avant, durant et après une situation d'urgence, pour aider à prévenir les blessures ou les pertes de vie, limiter les dommages aux biens matériels et immobiliers, maintenir les services publics, ou aider aux processus de remise en état, et pour aider à maintenir ou à restaurer la confiance du public à l'endroit du gouvernement.

Aux termes de la Loi sur la gestion des urgences , les institutions sont tenues d'élaborer des plans d'intervention en cas d'urgence. La Politique sur la sécurité du gouvernement, émise par le Conseil du Trésor, exige également que les institutions élaborent des plans et des procédures visant à gérer les cas d'urgence.

Les institutions doivent reconnaître qu'il faut parfois déployer rapidement des efforts extraordinaires en situation de crise ou d'urgence. Elles doivent être prêtes à rajuster leurs priorités et à réaffecter leurs ressources en conséquence. Les plans, partenariats, outils et méthodes nécessaires doivent être en place pour permettre aux fonctionnaires de communiquer d'une manière efficace et efficiente dans les deux langues officielles en situation d'urgence ou de crise.

Plusieurs organismes gouvernementaux aux niveaux national, provincial ou local peuvent participer à l'intervention en cas d'urgence ou de crise. Il peut aussi être nécessaire de collaborer avec d'autres intervenants, comme avec les dirigeants de l'industrie ou de la collectivité et les organisations non gouvernementales.

Les différents gouvernements et leurs institutions doivent s'entendre sur l'organisme qui aura la responsabilité principale des communications en cas de crise ou d'urgence afin de garantir la diffusion en temps opportun de renseignements précis, pertinents et cohérents. Cela facilite la prestation de services, élimine les possibilités de contradiction ou de confusion et montre que le gouvernement assure un leadership.

Il incombe aux institutions ayant la responsabilité principale de procéder à la planification d'urgence et d'élaborer des procédures opérationnelles normalisées. Elles doivent se mettre d'accord avec les administrations régionales et locales pour la coordination de l'aide gouvernementale et la désignation d'un seul centre de responsabilité pour toutes les communications avec le public.

Il faut préciser qui aura la responsabilité principale dans le cadre du processus de planification. En cas de doute quant à l'administration publique ayant la responsabilité principale dans des circonstances données, les institutions doivent demander conseil au Bureau du Conseil privé.

Les institutions doivent intégrer les communications à leurs processus et procédures de gestion. Les communications sont une responsabilité partagée qu'il faut coordonner avec d'autres fonctions de gestion.

Il faut maintenir en tout temps des liens de travail bien définis entre les communications et les autres fonctions fondamentales comme la gestion des politiques et des programmes, la prestation des services, la gestion des ressources humaines, la gestion de l'information et la gestion des technologies de l'information.

Les institutions doivent :

1. élaborer, mettre en œuvre, gérer et évaluer les politiques, programmes, services et initiatives avec les conseils, l'appui et la participation soutenus des spécialistes des communications gouvernementales;
2. veiller à ce que la fonction de communication – comme elle est décrite à l'annexe B – dispose de ressources suffisantes pour lui permettre de respecter les exigences de la présente politique, et à ce que les ressources soient gérées prudemment;
3. veiller à ce que les ressources soient réparties comme il se doit entre l'administration centrale et les régions pour la planification, la gestion et la mise en œuvre de toutes les activités de communication;
4. veiller à ce que les employés à tous les niveaux assument leur rôle particulier et s'acquittent de leurs responsabilités partagées en ce qui concerne la mise en œuvre et la gestion des communications gouvernementales;
5. examiner divers moyens d'accroître l'efficacité des mesures prises face aux enjeux de communication, et modifier et simplifier les processus d'approbation selon le besoin;
6. garantir la cohérence de l'information et des messages dans tous les moyens de communication, à savoir : en personne, au téléphone, par la poste, par télécopieur, sur Internet et par voie électronique;
7. collaborer avec d'autres institutions du gouvernement du Canada à des activités de communication qui font la promotion des messages et thèmes communs à l'ensemble du gouvernement;
8. demander conseil au Bureau du Conseil privé au sujet des activités et des thèmes susceptibles d'avoir des répercussions horizontales ou pangouvernementales qu'il y a lieu de coordonner.

Les institutions doivent intégrer la planification des communications à leur processus annuel de planification opérationnelle et évaluer les communications comme partie intégrante de leurs activités. Les plans d'activité doivent tenir compte des exigences de l'institution en matière de communication.

Chaque institution doit élaborer un plan global de communication qui :

• intègre les priorités gouvernementales, ministérielles et institutionnelles;
• précise les destinataires (citoyens, groupes d'intervenants, etc.) à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution;
• tient compte des opinions et des préoccupations des destinataires à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution (environnements interne et externe);
• définit les stratégies, les outils, les messages et les responsabilités en ce qui a trait aux communications avec les destinataires;
• précise les besoins opérationnels et l'affectation des ressources.

Le plan global de communication de l'institution doit être examiné, évalué et mis à jour périodiquement dans le cadre du cycle de planification des activités et d'établissement du budget.

Les institutions doivent :

1. veiller à ce que la planification des communications fasse partie intégrante des initiatives concernant les programmes et les politiques, et à ce qu'on tienne compte comme il se doit des exigences de communication dans les budgets et les plans financiers;
2. veiller à ce que l'environnement public – en particulier les opinions et les besoins des citoyens – soit évalué à toutes les étapes d'une initiative, et à ce que les plans de communication en fassent état;
3. veiller à ce que les plans et les stratégies de communication se rapportant aux politiques, programmes, services et initiatives soient élaborés en collaboration et en fonction des commentaires formulés par les gestionnaires responsables de l'administration centrale et des bureaux régionaux;
4. veiller à ce que les plans et stratégies de communication mettent en évidence les thèmes et les messages du gouvernement du Canada;
5. collaborer avec les autres institutions du gouvernement du Canada à l'élaboration de stratégies et de plans de communication conjoints dans les domaines qui les intéressent mutuellement;
6. échanger les plans de communication et les conclusions des évaluations avec d'autres institutions du gouvernement du Canada;
7. fournir, sur demande, les plans de communication au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins d'information, de surveillance ou d'examen;
8. surveiller le rendement des produits de communication et évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés dans les plans de communication et d'activités;
9. évaluer l'efficacité et le rapport coût‑efficacité des campagnes et des programmes de communication élaborés à l'appui des initiatives stratégiques ou de programmes, et apporter les améliorations ou les modifications nécessaires pour assurer l'efficacité des plans, des stratégies et des activités;
10. évaluer de façon périodique (au moins tous les trois ans) à quel point leurs pratiques de gestion se conforment aux exigences de cette politique;
11. intégrer, quand cela est possible, une évaluation du degré de conformité à cette politique aux vérifications internes, aux évaluations et aux examens de leurs programmes et de leurs services;
12. se conformer aux exigences de la Politique sur la vérification interne, de la Politique sur l'évaluation et du Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor lorsqu'elles effectuent des examens, des évaluations ou des vérifications ayant trait aux communications;
13. fournir les rapports de vérification et d'évaluation rédigés au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les mémoires au Cabinet doivent inclure un plan de communication et préciser les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de communication, comme l'exige le système de dossiers du Cabinet.

Un plan de communication comportant l'information budgétaire requise doit aussi être inclus dans les présentations au Conseil du Trésor qui portent sur d'importants investissements de fonds publics, sur des politiques, des initiatives, des programmes ou des services nouveaux et importants, ou sur des questions qui sont ou qui pourraient être de nature délicate et une source de préoccupation pour le public. Il n'est pas nécessaire de produire un plan de communication pour une soumission qui a fait l'objet d'un mémoire au Cabinet antérieur. Un plan de communication n'est pas requis non plus pour une présentation demandant au Conseil du Trésor –agissant en fonction des directives du Cabinet ou d'un comité désigné par le Cabinet – l'allocation de fonds pour la publicité.

Le chef des communications examine les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor préparés par l'institution pour s'assurer que les mesures appropriées et l'affectation de ressources suffisantes pour atteindre les objectifs de communication prévus y sont recommandés.

Les bureaux régionaux chargés de la prestation des programmes et des services dans les différentes régions du Canada doivent participer à la planification, à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation des activités de communication d'une institution. La coordination entre l'administration centrale et les opérations régionales concernant toutes les questions de communication est essentielle. Le personnel régional des communications doit être invité dès le début à participer à la planification et à l'élaboration de stratégies destinées à permettre d'atteindre les objectifs de communication de l'institution au niveau local ou régional.

Les chefs des communications et les gestionnaires régionaux des communications doivent conférer périodiquement pour faire en sorte que les objectifs de communication de l'institution soient atteints dans toutes les régions du pays. Avant de diffuser des communications ou des renseignements publics ayant une portée ou une orientation régionale ou de participer à des activités locales, les institutions doivent veiller à ce que les membres de la haute direction des opérations régionales visées soient invités à prendre part à la planification, à l'élaboration de la stratégie et à la mise en œuvre des communications. De même, les opérations à l'administration centrale doivent participer aux activités de communication axées sur les régions.

Les institutions doivent veiller à ce que les opérations régionales disposent des ressources nécessaires pour respecter les exigences de la présente politique et pour gérer efficacement la fonction de communication. Elles doivent veiller à ce que toutes les communications régionales soient conformes à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque.

Souvent, plusieurs institutions sont appelées à participer à la planification et à la gestion des communications associées à des activités et événements régionaux. Le Bureau du Conseil privé (BCP) coordonne les communications régionales auxquelles participent plusieurs institutions. Le BCP travaille étroitement avec les conseils régionaux des hauts fonctionnaires fédéraux et les gestionnaires des communications des bureaux régionaux des institutions afin d'améliorer et de faciliter les communications du gouvernement dans les provinces et les territoires.

Les communications entre les gestionnaires et les employés doivent être ouvertes et empreintes d'esprit de collaboration, de manière à permettre d'atteindre les objectifs du gouvernement, de réaliser la mission de l'institution et de fournir au public des services d'information de qualité.

Les communications internes doivent aller dans les deux sens, être un dialogue. Il est tout aussi important d'écouter les employés faire état de leurs idées, de leurs préoccupations et de leurs suggestions pour obtenir les résultats voulus et améliorer le service, et de prendre des mesures pour y donner suite, que de tenir les employés au courant des objectifs et des priorités de l'institution ou des faits nouveaux, changements ou nouvelles initiatives ayant une incidence sur leur travail. Tenir compte des opinions et des préoccupations des syndicats, des représentants et des associations du personnel peut aussi déboucher sur une gestion organisationnelle plus efficace.

L'institution qui sollicite la participation des employés aux discussions sur les mesures à prendre a accès à un vaste bassin de connaissances et de compétences spécialisées. Les employés qui participent comme il se doit à la vie de l'organisation peuvent être des alliés utiles dans les communications externes en aidant à renseigner le public, leurs collègues et des recrues éventuelles au sujet de leur organisation.

Les communications internes font partie intégrante de la stratégie globale de communication d'une institution et doivent être abordées dans le plan global de communication. (Pour plus d'information, voir l'exigence 13, Planification et évaluation.)

Les communications internes efficaces constituent une responsabilité de gestion partagée. Fort de l'appui de l'équipe de direction, l'administrateur général se fait le champion de l'engagement de l'institution envers des communications internes ouvertes et axées sur la collaboration. La collaboration, particulièrement entre la fonction de gestion des ressources humaines et la fonction de communication, est essentielle pour garantir le respect des exigences de communication interne.

Les gestionnaires et les superviseurs doivent communiquer avec les employés ouvertement, fréquemment, avant que l'information soit communiquée au public ou au moment de sa communication. Il faut leur offrir une formation en communication pour qu'ils soient des communicateurs efficaces.

Les communications internes contribuent à favoriser l'information et la sensibilisation des employés ainsi que l'acquisition des connaissances. Pour ce faire, les institutions ont recours à des documents publiés (sur divers supports), des présentations orales, des réunions du personnel et des activités d'apprentissage. La participation aux comités de rédaction de bulletins, aux comités consultatifs internes sur les communications et aux groupes de travail d'évaluation offrent d'autres occasions de faire participer les gestionnaires et les employés aux discussions sur les mesures à prendre.

Il faut examiner de temps à autre les activités et processus de communication interne pour évaluer les résultats, recenser les domaines où des améliorations s'imposent et apporter au besoin les modifications nécessaires.

Toutes les communications internes doivent être gérées conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles (particulièrement de la partie V concernant la langue de travail). Les institutions doivent se conformer à la Politique sur les langues officielles et à la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du Conseil du Trésor.

Il faut identifier le matériel de communication conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque.

Les institutions doivent conserver leur capacité d'innover et se tenir au fait de l'évolution des pratiques et de la technologie en matière de communication. Au fur et à mesure qu'elles adoptent de nouveaux moyens de communication, les institutions doivent continuer de joindre en temps opportun les citoyens dont l'accès à la technologie peut être limité ou qui préfèrent recevoir des renseignements du gouvernement par des moyens plus conventionnels.

Pour faire en sorte que les nouvelles technologies contribuent à améliorer la capacité d'une institution de communiquer avec les Canadiens en ayant recours à des moyens pratiques et efficaces, les gestionnaires des technologies de l'information, des communications, ceux d'autres fonctions clés comme l'exécution des programmes et la prestation des services, ainsi que ceux des ressources humaines doivent collaborer à l'élaboration de tous les plans d'investissement et à la prise de toutes les décisions à cet égard.

Les investissements dans les nouvelles technologies des communications doivent, selon le cas, servir à :

1. élargir l'accès du public aux renseignements, aux programmes et aux services;
2. réaliser des économies au chapitre de la préparation, de l'accessibilité et de la diffusion de l'information, tout en y assurant l'accès aux générations actuelles et futures;
3. favoriser les communications interactives avec les Canadiens et faciliter la consultation du public aux fins de l'élaboration et de l'exécution des politiques, des programmes, des services et des initiatives;
4. améliorer la qualité des services et intégrer la prestation des services.

Internet, les outils de médias sociaux et d'autres moyens de communication électronique sont des outils importants pour permettre et maintenir une communication efficace au sein des institutions et avec leurs clients dans tout le Canada et dans le monde entier.

Important outil pour fournir de l'information et des services au public, Internet facilite la communication interactive et bidirectionnelle ainsi que la rétroaction. Il offre des possibilités de joindre les Canadiens peu importe où ils habitent et de leur fournir des services personnalisés.

Les institutions doivent maintenir une présence active sur Internet pour permettre l'accès par voie électronique, 24 heures sur 24, à l'information, aux programmes et aux services publics. Le courrier électronique et les sites Web doivent servir à assurer la communication directe entre les Canadiens et les institutions gouvernementales, et entre les gestionnaires et les employés de la fonction publique.

Les institutions doivent promouvoir les initiatives en ligne du gouvernement du Canada qui visent à élargir la portée et à améliorer la qualité des communications internes et externes, à améliorer la prestation de services, à se rapprocher des citoyens et à interagir avec eux, à élargir l'accès du public et à favoriser le dialogue avec ce dernier. Les institutions doivent veiller à ce que les communications sur Internet soient conformes aux politiques et aux normes gouvernementales. Les communications électroniques avec le public et entre les employés doivent véhiculer fidèlement les thèmes et les messages du gouvernement du Canada.

Pour qu'il y ait compatibilité avec les autres activités de communication, les sites Web, les sous‑sites et les portails d'une institution doivent être examinés périodiquement par le chef des communications, ou par la personne qu'il a désignée, à qui il incombe de vérifier le contenu visuel et rédactionnel des sites et de fournir des conseils à cet égard. Les gestionnaires des sites Web, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux, doivent consulter le personnel des communications sur le contenu visuel et rédactionnel des pages Web, y compris la conception et les normes de présentation, pour garantir le respect des normes de publication et des autres exigences en matière de communication.

En outre, le personnel des communications et les spécialistes en technologie de l'information doivent collaborer de manière à assurer la planification et la gestion efficaces des services d'information électronique. Les gestionnaires et les employés chargés des aspects opérationnels et techniques des systèmes Web d'une institution travaillent en collaboration avec le personnel des communications qui fournit des conseils stratégiques sur le contenu du site Web et l'utilisation de la technologie à des fins de communication. (Voir aussi les références aux sites Web à l'exigence 23, Publicité, à l'exigence 24, Partenariats et accords de collaboration, à l'exigence 26, Marketing et à l'exigence 27, Édition.)

Les institutions doivent :

1. gérer leurs portails et leurs sites Web conformément à la Norme sur l'accessibilité des sites Web et à la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web du Conseil du Trésor;
2. identifier l'information et les services en ligne, y compris le courrier électronique, conformément aux exigences de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque;
3. veiller à ce que les communications électroniques soient conformes aux exigences de la Loi sur les langues officielles ainsi qu'à la Politique sur les langues officielles et la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du Conseil du Trésor;
4. être branchées sur les sites portails Internet et intranet du gouvernement du Canada, le Site du Canada et Publiservice, gérés par Service Canada;
5. veiller à ce que l'information affichée sur Internet portant sur les politiques, programmes, services et initiatives soit mise à jour régulièrement, qu'elle soit exacte, facile à comprendre et accessible aux personnes handicapées sur divers supports;
6. veiller à ce que le matériel imprimé destiné au public soit diffusé simultanément sur Internet;
7. veiller à ce que les icônes de médias sociaux affichés sur les sites Web du gouvernement du Canada sont des hyperliens à des comptes ministériels officiels de médias sociaux;
8. veiller à ce que, lorsque les icônes de médias sociaux sont affichées dans le but de permettre le partage de contenu d'un site du gouvernement du Canada par l'intermédiaire des comptes personnels des utilisateurs, une renonciation est affichée à proximité des icônes et stipule qu'aucun appui n'est accordé, soit de façon expresse ou tacite, à un produit ou service;
9. s'assurer que l'adresse du compte ministériel officiel de média social soit affichée sur les autres produits de communications, tels que la télévision ou des produits imprimés;
10. inclure dans les services offerts en ligne des mécanismes permettant de recevoir les commentaires du public et d'en accuser réception;
11. veiller à ce que l'information sur les consultations publiques externes et les activités externes de participation des citoyens, tant nationales que régionales, est affichée sur son site Web et que l'information y compris les hyperliens est soumise au site Web Consultations auprès des Canadiens, maintenu par Service Canada (Pour plus d'information, voir l'exigence 9, Consultation et participation des citoyens);
12. respecter les droits à la protection des renseignements personnels et le droit d'auteur dans toutes les publications et les communications en ligne – conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à la Loi sur le droit d'auteur ;
13. veiller à ce que l'information diffusée sur les sites Web soit enregistrée et archivée pour la conserver à long terme et préserver la mémoire institutionnelle avant de faire des modifications ou des mises à jour des sites – des processus uniformes étant mis en place en temps opportun à cet effet, de concert avec les gestionnaires des fonds de renseignements d'une institution;
14. se conformer à la Politique sur la gestion des technologies de l'information , à la Politique sur la gestion de l'information , à la Politique sur la sécurité du gouvernement et à la Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor.

Les journalistes et autres représentants des médias jouent un rôle important dans le processus démocratique – ils communiquent au public les nouvelles et des renseignements sur le gouvernement et font des reportages sur les opinions du public sur le gouvernement. Les institutions doivent entretenir des relations proactives avec les médias pour aider à faire connaître et à faire comprendre les politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement au public.

Les institutions doivent agir et réagir efficacement dans un milieu médiatique actif 24 heures sur 24. Elles doivent pouvoir, très rapidement, joindre les médias et leur faire part de questions importantes pour les décideurs et le public. À cette fin, elles ont recours à une panoplie d'outils de communication, y compris des conférences de presse, des séances d'information générale ou technique, des communiqués et des présentations audiovisuelles.

Les institutions doivent faciliter les demandes de renseignements ou d'interviews des médias, et gérer des plans et stratégies de communication avec les médias. Elles doivent consulter le cabinet du ministre lorsqu'elles planifient des campagnes ou des stratégies médias qui pourraient nécessiter la participation du ministre ou lorsqu'elles préparent une réponse à une demande de renseignements des médias qui pourrait avoir des répercussions pour celui‑ci.

Les institutions doivent respecter l'autorité et la responsabilité du Parlement, dont les membres ont le droit d'être informés des initiatives législatives prévues avant les médias.

Les institutions doivent assurer la qualité et la cohérence des services d'information fournis aux médias dans les deux langues officielles. Il faut répondre sans retard aux demandes de renseignements des médias, qu'elles soient faites par téléphone, par courriel, par lettre ou en personne, afin qu'ils puissent respecter leur heure de tombée.

Les institutions doivent veiller à ce qu'il y ait des mécanismes pour aider les gestionnaires et les employés à répondre aux appels des médias. Les spécialistes des communications chargés des relations avec les médias veillent à ce que les demandes des médias, particulièrement les demandes d'interviews ou de renseignements techniques sur des sujets spécialisés, soient acheminées aux gestionnaires compétents ou aux porte‑parole désignés comme tels à titre de représentants officiels de leur institution. (Pour plus d'information, voir l'exigence 20, Porte-parole.)

Les ministres sont les principaux porte‑parole du gouvernement du Canada. Ils sont appuyés dans cette fonction par des collaborateurs nommés à cette fin, notamment des adjoints de direction, des directeurs des communications et des attachés de presse aux cabinets des ministres, ainsi que par les équipes de cadres supérieurs des institutions gouvernementales, qui comprennent les administrateurs généraux, les chefs des communications et d'autres cadres supérieurs.

Les ministres présentent et expliquent au public les politiques, priorités et décisions du gouvernement. Les institutions, laissant les questions politiques exclusivement entre les mains des ministres et de leurs cabinets respectifs, concentrent leurs activités de communication sur les questions se rapportant aux politiques, programmes, services et initiatives qu'ils administrent.

Les cadres supérieurs des institutions doivent désigner des gestionnaires ou des employés compétents dans les bureaux principaux et les régions qui parleront à titre officiel des questions qui relèvent de leurs fonctions ou de leurs domaines de spécialisation.

Les porte‑parole désignés des institutions, y compris les spécialistes techniques ou les spécialistes du domaine en question, doivent recevoir une formation, particulièrement en relations avec les médias, afin de pouvoir s'acquitter de leurs responsabilités efficacement et faire en sorte que les exigences de l'institution et de la présente politique soient respectées. (Pour plus d'information, voir l'exigence 19, Relations avec les médias.)

Les porte‑parole, particulièrement ceux qui sont cadres supérieurs, sont souvent appelés à représenter leur institution devant les comités parlementaires et les commissions d'enquête. Pour garantir une communication efficace qui respecte le protocole officiel, les porte‑parole doivent connaître les lignes directrices du Bureau du Conseil privé portant sur la comparution devant le Parlement et d'autres organismes officiels.

Les porte‑parole doivent en tout temps respecter les droits à la protection des renseignements personnels, les besoins en matière de sécurité, les dossiers instruits par les tribunaux, la politique du gouvernement, la confidentialité des documents du Cabinet et la responsabilité ministérielle. Lorsqu'ils prennent la parole à titre de représentant officiel d'une institution, ils doivent donner leur nom et le titre de leur poste, parler de faits établis destinés à être cités, et restreindre leurs remarques aux faits concernant les politiques, programmes, services ou initiatives de leur institution.

Les institutions, tant à l'administration centrale que dans leurs bureaux régionaux, doivent recenser les occasions de renseigner le public sur des initiatives ou contributions importantes du gouvernement du Canada. Des événements publics et des annonces, y compris des conférences de presse, doivent être organisés de temps à autre à des fins de communication.

Il appartient aux institutions de déterminer si elles participeront à un événement public ou si elles feront une annonce. Elles doivent communiquer avec le cabinet de leur ministre pour déterminer si le gouvernement y sera représenté par le ministre ou par un ou plusieurs parlementaires désignés par celui‑ci.

Les institutions doivent planifier et coordonner les événements avec le personnel du cabinet du ministre lorsque celui‑ci doit y assister, ou avec le personnel du député ou du sénateur, le cas échéant, qui doit y assister. Dans le cas d'un événement ou d'une annonce mettant en cause plusieurs institutions, ces dernières doivent coordonner leur participation avec le Bureau du Conseil privé.

Les institutions doivent veiller à ce que le gouvernement du Canada soit identifié et représenté comme il se doit aux événements et au cours des annonces, y compris dans les occasions mettant en cause d'autres participants, notamment d'autres ordres de gouvernement, des organisations non gouvernementales, des représentants de l'industrie ou du milieu des affaires. Les institutions doivent identifier tous les documents, tout le matériel d'exposition et toutes les présentations préparés pour des événements publics ou des annonces conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque. Elles doivent en outre se conformer aux exigences sur les langues officielles.

Les institutions ne doivent pas prendre part ni accorder leur soutien à des événements partisans organisés pour servir la cause d'un parti politique.

Annulé

Les institutions peuvent placer des annonces ou acheter de l'espace publicitaire ou du temps dans n'importe quel média pour informer les Canadiens de leurs droits ou de leurs responsabilités, des politiques, programmes, services ou initiatives du gouvernement, ou encore des risques pour la santé publique, la sécurité ou l'environnement.

La publicité du gouvernement du Canada se définit comme tout message, véhiculé au Canada et à l'étranger, et payé par le gouvernement pour son placement dans des médias tels que les journaux, la télévision, la radio, l'Internet, les salles de cinéma ou l'affichage.

Les institutions doivent déterminer leurs obligations en vertu des articles 11 et 30 de la Loi sur les langues officielles afin de veiller à ce que toute leur publicité s'y conforme. En outre, les institutions doivent veiller à ce que soient prises des mesures positives pour mettre en œuvre les engagements du gouvernement du Canada, énoncés à la partie VII de la Loi, de favoriser l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Les plans et les campagnes de publicité doivent tenir compte des besoins, des préoccupations et des préférences linguistiques de ces communautés. Les achats d'espace ou de temps dans les médias doivent inclure l'achat d'espace et de temps dans les organes d'information qui desservent la minorité francophone ou anglophone d'une collectivité.

Les institutions peuvent aussi placer des annonces ou acheter de l'espace publicitaire pour promouvoir les intérêts du Canada à l'étranger. Pour s'assurer de sa conformité avec les communications gouvernementales à l'étranger, elles doivent consulter Affaires mondiales Canada (AMC) au moment de planifier une campagne de publicité ou de marketing sur les marchés étrangers.

Une annonce placée dans un média canadien utilisant une langue étrangère est normalement traduite dans cette langue. Lorsqu'une traduction n'est pas disponible, l'annonce doit être publiée dans les deux langues officielles du Canada, chacune occupant la même importance à l'intérieur du même espace publicitaire.

Les institutions ne doivent pas placer dans leur matériel, services ou moyens de communication, quel que soit le support choisi, des annonces publicitaires d'une source du secteur privé ou d'une source non gouvernementale. Les institutions doivent s'abstenir de vendre de l'espace ou du temps publicitaire, que ce soit sur leurs sites Web ou dans l'une de leurs publications, au secteur privé ou à toute source non gouvernementale.

Les institutions doivent éviter de donner l'impression, y compris au public, d'accorder leur appui, une subvention aux fins de marketing ou un avantage concurrentiel injuste à une personne, une organisation ou une entité à l'extérieur du gouvernement. Il leur est interdit de faire de la publicité pour les produits ou services qu'elles achètent ou se procurent dans le secteur privé en vertu d'un marché ou d'en faire publiquement la recommandation. (Pour plus d'information, voir l'exigence 24, Partenariats et accords de collaboration et l'exigence 25, Initiatives de commandite.)

Les institutions ne doivent pas utiliser de fonds publics pour acheter de l'espace publicitaire à l'appui d'un parti politique.

Les institutions doivent interrompre leur publicité durant les élections générales du gouvernement du Canada. La publicité est autorisée uniquement lorsqu'une institution est obligée en vertu d'une loi ou d'un règlement d'émettre un avis public pour des motifs juridiques; lorsqu'une institution doit informer le public d'un danger pour la santé, la sécurité ou l'environnement; ou lorsqu'une institution doit afficher un avis d'emploi ou de dotation. Sinon, les plans et les activités publicitaires doivent être suspendus le jour où le gouverneur en conseil délivre un bref ordonnant la tenue d'une élection fédérale générale et ils ne doivent reprendre que le jour où le gouvernement nouvellement élu est assermenté.

Pour assurer l'intégrité et l'efficacité de la publicité gouvernementale, les institutions doivent :

1. coordonner la planification de la publicité avec le BCP et sa mise en œuvre avec SPAC conformément à la Procédure de gestion de la publicité en ce qui a trait à la publicité;
2. veiller à ce que les campagnes et produits publicitaires soient conformes aux priorités, au plan de publicité et aux thèmes et messages du gouvernement, selon les conseils du BCP et du Comité sur la publicité gouvernementale;
3. passer les marchés de services de publicité par l'entremise de SPAC, qui émet des numéros d'enregistrement de projet autorisant leur mise en œuvre et des numéros PUB autorisant l'agence de coordination attitrée du gouvernement d'acheter de l'espace de publicité dans les médias;
4. se conformer rigoureusement aux exigences de la Politique sur les marchés et de la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor dans le cadre de l'acquisition de tous les services de publicité. Le processus d'appel d'offres pour la publicité gouvernementale doit être ouvert, équitable et transparent;
5. veiller à ce que toute la publicité soit conforme à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque en ce qui a trait à la conception et à la présentation;
6. veiller à ce que les campagnes nationales de publicité soient adaptées aux régions;
7. mettre à l'essai toutes les grandes campagnes de publicité pour aider à faire en sorte qu'elles atteignent les objectifs fixés, et acheminer les résultats au BCP et à SPAC;
8. évaluer toutes les grandes campagnes de publicité afin déterminer si elles sont efficaces pour atteindre les objectifs fixés, et acheminer les résultats au BCP et à SPAC;
9. s'entretenir avec SPAC et le BCP lorsqu'elles prévoient faire une recherche sur l'opinion publique en vue de mettre à l'essai ou d'évaluer des campagnes publicitaires de grande envergure;
10. documenter les activités publicitaires à l'aide du Système d'information sur la gestion de la publicité (GESPUB) exploité par SPAC.

Il faut tenir compte des exigences de communication au moment de planifier, de négocier ou de mettre en œuvre un accord de partenariat ou de collaboration.

Les activités ou les initiatives conjointes auxquelles participe un autre gouvernement, une entreprise, une organisation, un groupe ou un particulier doivent être communiquées de manière juste et équitable pour toutes les parties en cause. Les parties à un accord de collaboration ont des objectifs communs ou compatibles, y contribuent des ressources (financières ou en nature), en partagent les retombées et conviennent d'une répartition équitable des risques à prendre.

Les ententes régissant les accords de collaboration définissent les rôles et les responsabilités des parties en cause en matière de communication. Les exigences relatives aux langues officielles, à l'image de marque, à la visibilité, à l'édition, au marketing et aux activités promotionnelles figurent au nombre des exigences de communication prises en compte dans les ententes de partenariat.

Les gestionnaires chargés de négocier, de mettre en œuvre ou d'administrer des accords de collaboration doivent consulter le chef des communications de leur institution, ou la personne qu'il a désignée, pour obtenir conseils et soutien en matière de communication. Ces consultations doivent avoir lieu avant d'établir un accord de collaboration, et en cours de route, pour garantir la conformité avec les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution.

Lorsqu'elles informent le public ou publient de l'information sur les activités de partenariat, les institutions doivent veiller à ce que les contributions de tous les participants soient équitablement reconnues et attribuées. Les dénominations sociales et les logos, sans réplique promotionnelle, constituent des identificateurs adéquats pour reconnaître la contribution des participants.

Conformément à la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque, les institutions doivent utiliser le mot‑symbole « Canada » pour désigner leur propre participation dans le cadre d'un accord de collaboration afin que le public puisse reconnaître la contribution du gouvernement du Canada.

De plus, elles doivent veiller à ce que toutes les parties en cause reconnaissent également la contribution du gouvernement du Canada dans leurs propres communications avec le public.

Dans ses communications avec le public, que ce soit sur ses sites Web ou dans l'une ou l'autre de ses publications, une institution doit s'abstenir d'annoncer les produits ou services commerciaux des participants du secteur privé. Les renseignements fournis par une institution à propos d'un accord de collaboration et des participants en cause doivent être objectifs et fondés sur des faits, et ne pas être à caractère promotionnel.

Aux fins de la présente politique, lorsqu'il s'agit de garantir la reconnaissance équitable des participants, le fait d'afficher la dénomination sociale ou le logo dans les documents diffusés au public, quel que soit le support utilisé, ne constitue pas de la publicité.

La stratégie de communication se rapportant à un accord de collaboration peut inclure des efforts publicitaires ou promotionnels auprès des médias, mais ces efforts ne doivent pas être l'objectif des activités de partenariat. Ils doivent simplement servir à informer le public au sujet de ces activités. (Pour plus d'information, voir l'exigence 23, Publicité.)

Dans le cadre de tous les partenariats et accords de collaboration, les institutions doivent :

1. analyser l'environnement public et tenir compte des opinions, des préoccupations et des préférences linguistiques des citoyens et des intervenants avant de conclure une entente;
2. être conscientes des perceptions du public, éviter les conflits d'intérêt, maintenir la confiance du public à l'égard de l'impartialité et l'intégrité de la fonction publique, et respecter la valeur et la réputation des institutions publiques;
3. veiller à ce que l'administrateur général soit informé régulièrement des plans et activités de communication ayant trait aux partenariats et accords de collaboration;
4. intégrer les renseignements au sujet des partenariats et des accords de collaboration au processus de planification des communications et des activités régulières de l'institution;
5. faire part des résultats des accords de collaboration au moyen de leur processus habituel de vérification, d'évaluation et de présentation des rapports sur le rendement.

Les institutions offrent et acceptent des commandites – accords en vertu desquels une partie offre à une autre des ressources financières ou de l'aide en nature pour appuyer un projet ou une activité qui présente un intérêt et des avantages mutuels. À l'instar de tous les accords de collaboration, les initiatives de commandite doivent être communiquées d'une manière juste et équitable pour toutes les parties en cause.

Les institutions doivent reconnaître leurs commanditaires dans leurs communications avec le public au sujet d'une activité commanditée. De même, elles doivent veiller à ce que toutes les parties qu'elles parrainent – particuliers, groupes, entreprises ou autres gouvernements – reconnaissent la contribution du gouvernement du Canada à l'égard de la réalisation de leurs activités.

Les gestionnaires chargés de négocier ou d'administrer des initiatives de commandite doivent consulter le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, avant d'offrir ou d'accepter une initiative de commandite pour en garantir la conformité avec les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution. Les institutions doivent de plus informer régulièrement leur administrateur général des activités et plans de communication liés aux initiatives de commandite. (Pour plus d'information, voir l'exigence 24, Partenariats et accords de collaboration, qui s'applique également aux initiatives de commandite.)

Il est interdit aux institutions d'accepter des commandites du secteur privé en s'engageant, en échange, à faire de la publicité pour les biens et services du commanditaire.

Même si la stratégie de communication se rapportant à une activité ou un projet commandité peut prévoir des efforts publicitaires ou promotionnels auprès des médias, ces efforts ne doivent pas être l'objectif des activités de commandite, mais servir simplement à informer le public au sujet de ces activités. (Pour plus d'information, voir l'exigence 23, Publicité, et l'exigence 24, Partenariats et accords de collaboration.)

Le marketing aide à promouvoir les politiques, programmes, services et initiatives d'une institution auprès du public. Les institutions doivent intégrer le marketing à la fonction de communication pour garantir que les activités de promotion, qu'elles soient menées à l'appui de besoins précis du marché ou d'objectifs stratégiques plus généraux, appuient les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution.

Pour assurer la compatibilité avec les autres activités de communication, le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, doit examiner les plans et stratégies de marketing avant leur mise en œuvre.

À l'instar des autres activités de communication, la conception et la mise en œuvre d'initiatives, de projets ou de campagnes de marketing doivent être conformes aux exigences de la Politique du Programme de coordination de l'image de marque. De même, les activités de marketing menées sur le site Web de l'institution doivent se conformer aux exigences de la Norme sur l'accessibilité des sites Web et de la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web du Conseil du Trésor.

Dans toutes les activités de marketing, les institutions doivent se conformer à la Loi sur les langues officielles et à la Politique sur les langues officielles et à la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du Conseil du Trésor.

Pour les initiatives de marketing qui comportent de la publicité dans quelque media que ce soit, la publicité doit être coordonnée avec SPAC et le BCP conformément à la Procédure de planification, d'évaluation et d'attribution de marchés de services et d'évaluation en ce qui a trait à la publicité. (Pour plus d'information, voir l'exigence 23, Publicité, l'exigence 24, Partenariats et accords de collaboration, et l'exigence 25, Initiatives de commandite.)

Les institutions doivent faciliter l'accès du public à leurs publications, c'est‑à‑dire à tout le matériel d'information, quel que soit le support utilisé, destinés à être diffusé au public ou à certaines personnes seulement à l'extérieur du gouvernement.

Pour garantir au public l'accès aux publications du gouvernement et pour veiller à ce que les exigences de la loi concernant l'édition gouvernementale soient respectées, les institutions doivent :

1. tenir un répertoire accessible au public de tous les documents publiés par une institution, y compris les publications gratuites et destinées à la vente qui sont produites par l'institution ou en coédition;
2. transmettre à SPAC le répertoire des documents publiés et produits en coédition, y compris les mises à jour périodiques, pour qu'il soit inclus dans la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada;
3. acheminer des exemplaires de leurs documents publiés au Programme des services de dépôt, géré par SPAC;
4. respecter les exigences de la loi de publier des avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada, géré par SPAC;
5. informer SPAC des publications qu'elles envisagent de produire pour les vendre;
6. veiller à ce que toutes les publications destinées à la vente ne contiennent pas principalement des renseignements qui doivent autrement être fournis gratuitement, tel qu'il est décrit à l'exigence 2;
7. faire en sorte que les publications soient disponibles sur demande sur divers supports tel qu'il est décrit à l'exigence 1e) de la présente politique;
8. veiller à ce que tout le matériel publié, quel que soit le support utilisé, réponde aux exigences sur les langues officielles ainsi qu'aux normes de conception et aux exigences de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque;
9. se conformer aux normes bibliographiques établies par Bibliothèque et Archives Canada et veiller à ce que les numéros de référence bibliographique normalisés (numéros internationaux normalisés des livres ou numéros internationaux normalisés des publications en série) soient attribués aux publications sur tous les supports;
10. fournir deux exemplaires de toutes les publications, sur tous les supports disponibles, en français et en anglais, au Programme des services de dépôt ou directement à Bibliothèque et Archives Canada, conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada ;
11. veiller à ce que les publications affichées sur leurs sites Web soient conformes à la Norme sur l'accessibilité des sites Web et à la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web du Conseil du Trésor;
12. respecter les exigences de la Politique sur la gestion de l'information et de la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor;
13. respecter les exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor lorsqu'elles passent des marchés de services d'impression, de rédaction‑révision, de conception ou de distribution.

Les institutions doivent se conformer à la Loi sur le droit d'auteur et veiller à ce que ces dispositions concernant la propriété des droits se rapportant aux publications protégées par un droit d'auteur soient respectées intégralement dans toutes les applications média.

Les institutions doivent superviser la gestion du droit d'auteur de la Couronne et de la concession de licences. Elles doivent se conformer à la Politique sur les services communs et à la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État du Conseil du Trésor. Elles doivent aussi se conformer aux exigences de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque quant à l'utilisation des symboles et des identificateurs du gouvernement du Canada protégés par la Loi sur les marques de commerce .

La passation de marchés pour toutes les étapes de production, de distribution et d'évaluation de films cinématographiques, bandes vidéo, émissions de télévision, vidéodisques interactifs, disques compacts et produits audiovisuels et multimédias doit se faire par l'intermédiaire de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour garantir l'intégrité du processus de passation de marchés entre les institutions et les producteurs des secteurs privé ou public. SPAC supervise la passation de marchés, le contrôle de la qualité et l'entreposage. Il revient aux institutions de voir à tous les autres aspects de la gestion de projets.

Tous les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels et multimédias commandités par les institutions doivent être conformes aux exigences de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque, et à celles de la Politique sur les services communs et de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, des exemplaires de tous les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels, multimédias et disques compacts finis doivent être déposés auprès de Bibliothèque et Archives Canada. Il faut aussi se conformer aux exigences sur les langues officielles.

Le matériel de communication et l'information publiée sur tous les supports doivent être bien catalogués et conservés en lieu sûr pour en garantir l'accessibilité, dans l'immédiat et à long terme.

Les institutions doivent :

1. veiller à ce que leurs dossiers, documents et matériel de communication, quel que soit le support utilisé, soient maintenus conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada;
2. cataloguer et décrire leurs fonds de renseignements pour qu'ils soient versés dans Info Source conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
3. maintenir une bibliothèque interne de manière à assurer la conservation à long terme de toutes leurs publications, sur tous les supports, ainsi que l'accès à ces publications (de concert avec Bibliothèque et Archives Canada);
4. tenir à jour un ou plusieurs systèmes d'identification ou de classement, complets et bien structurés, qui fournissent un moyen efficace d'organiser et de repérer l'information, comme l'exige la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor;
5. veiller à ce que toutes les exigences de la Politique sur la gestion de l'information, la Politique sur l'accès à l'information, la Politique sur la sécurité du gouvernement et la Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor soient respectées.

Les institutions doivent organiser des séances d'information sur la Politique de communication du gouvernement du Canada à l'intention de leurs gestionnaires et de leurs employés. Il faut informer les nouveaux employés de la politique et les encourager à en prendre connaissance au moment où ils sont nommés à leur poste.

Les institutions doivent :

1. favoriser le perfectionnement professionnel des employés des communications afin qu'ils maîtrisent bien les techniques et outils actuels liés à la pratique des communications;
2. planifier une formation en communication afin de répondre à leurs besoins à cet égard, affecter des ressources suffisantes à la formation et au perfectionnement du personnel, et évaluer l'efficacité des programmes de formation;
3. faciliter la formation en communication pour les employés et les gestionnaires, particulièrement ceux chargés de l'exécution des programmes et de la prestation des services et qui travaillent directement auprès du public, afin de les aider à se doter des compétences dont ils ont besoin pour être des agents de communication efficaces pour leur institution.

Selon le système parlementaire canadien, les ministres doivent rendre compte au premier ministre et au Parlement de la présentation et de l'explication au public des politiques, priorités et décisions du gouvernement.

Les ministres, individuellement et collectivement en tant que membres du Cabinet, sont les principaux porte‑parole du gouvernement du Canada et de ses institutions. Ils jouent un rôle directeur dans l'établissement des priorités et des thèmes généraux des communications gouvernementales. Les ministres :

• établissent, de concert avec leurs administrateurs généraux respectifs, leurs priorités, objectifs et exigences en matière de communication;
• approuvent les plans globaux de communication des institutions qu'ils dirigent;
• définissent les responsabilités de leur propre personnel en matière de communication;
• établissent, de concert avec leurs administrateurs généraux respectifs, une liaison efficace entre le personnel de leur cabinet et les chefs des communications des institutions, de manière à assurer la coordination de la communication des politiques et des mesures opérationnelles, en tenant particulièrement compte des relations avec les médias et de la participation aux événements publics et aux annonces.

Le Conseil du Trésor du Canada est chargé d'approuver et de promulguer la politique administrative générale du gouvernement du Canada, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Il incombe aux institutions assujetties à la Loi de respecter les exigences des politiques du Conseil du Trésor, et leurs administrateurs généraux doivent en rendre compte.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor assure au Conseil et à son président conseils et soutien en ce qui a trait à l'élaboration, à la gestion et à l'évaluation de la politique administrative. Le Secrétariat remplit d'importantes fonctions en ce qui a trait à la Politique de communication du gouvernement du Canada; notamment, il :

• élabore, évalue et révise la politique de communication pangouvernementale;
• conseille les institutions sur l'interprétation et l'application de la politique;
• surveille la mise en œuvre et le respect de la politique;
• conseille sur l'affectation et la gestion des fonds consacrés à la publicité gouvernementale, que coordonne le Bureau du Conseil privé conjointement avec le Comité sur la publicité gouvernementale et le Cabinet, et évalue, donne des avis et traite les présentations au Conseil du Trésor des institutions pour le déblocage des fonds pour les projets de publicité approuvés;
• évalue le rendement et les résultats, et s'assure de la gestion efficace des ressources et des dépenses liées à la fonction de communication;
• dirige, coordonne et surveille la mise en œuvre de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque;
• désigne, de concert avec le Bureau du Conseil privé, les institutions ayant la responsabilité principale d'élaborer les exigences, les lignes directrices et les procédures découlant de la politique de communication, en vue de l'approbation du Conseil du Trésor s'il y a lieu.

Le Cabinet, appuyé par les comités du Cabinet désignés, établit et assure le suivi des orientations stratégiques de communication ainsi que la coordination courante de la mise en œuvre du programme du gouvernement. Il veille à ce que les nouveaux enjeux soient gérés efficacement dans l'ensemble du gouvernement et procède à la sélection des projets de politique et de loi. Il donne des directives et attribue les approbations nécessaires au Conseil du Trésor pour allouer les fonds pour des marchés de publicité conformément au Plan de publicité du gouvernement. Le Bureau du Conseil privé fournit des conseils et un appui au Cabinet pour l'aider à établir et à gérer son programme de travail, et élabore le Plan de publicité du gouvernement.

Le Bureau du Conseil privé (BCP) joue un rôle de premier plan dans la coordination et la gestion des communications gouvernementales. Tel qu'il est défini par le premier ministre et le Cabinet, le Bureau :

• conseille le Cabinet et ses comités, ainsi que la haute direction du BCP et toutes les institutions gouvernementales, sur les questions, les thèmes et les stratégies de communication;
• appuie et surveille l'exécution des décisions du Cabinet à l'échelle du gouvernement, tout particulièrement celles relatives aux communications;
• recueille et analyse des renseignements sur l'environnement public afin de donner au premier ministre, aux ministres et aux institutions des conseils sur la gestion des questions de politique publique;
• fournit aux institutions des conseils et un soutien pour la planification et la gestion des communications;
• conseille les institutions sur les questions de communication liées à la planification, à la gestion et à l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives;
• coordonne la planification d'activités de communication horizontales ou pangouvernementales en désignant les institutions ayant la responsabilité principale et en attribuant des responsabilités spéciales, et il assure le soutien nécessaire à cet égard;
• préside le Comité sur la publicité gouvernementale, élabore le plan de publicité du gouvernement, recommande l'affectation de fonds conformément au plan de publicité et surveille la mise en œuvre du plan dans son ensemble, conjointement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
• améliore les communications du gouvernement dans toutes les régions du Canada, en coordonnant les activités de communication régionales impliquant plusieurs institutions, en collaboration avec les gestionnaires régionaux des communications et les conseils régionaux des hauts fonctionnaires du gouvernement du Canada dans les provinces et les territoires;
• facilite l'échange de renseignements entre les institutions;
• assure, de concert avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, un leadership pangouvernemental en ce qui a trait au perfectionnement continu des membres de la collectivité des communications de la fonction publique du Canada.

Aux fins de la présente politique, les administrateurs généraux désignent tous les sous‑ministres des ministères énumérés à l'annexe I ainsi que les chefs de toutes les institutions énumérées aux annexes I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les administrateurs généraux dirigent la gestion globale des communications et son intégration aux autres fonctions clés et en sont responsables, particulièrement en ce qui a trait à la gestion des politiques et des programmes. Ils sont les champions des communications internes de l'institution.

Les administrateurs généraux doivent rendre compte :

• à leur ministre, du respect des priorités et des exigences de communication du gouvernement;
• au greffier du Conseil privé, de la pertinence des communications de leurs institutions à l'égard des politiques, thèmes et priorités du gouvernement, de même que de l'intégration sans réserve de la fonction de communication à la planification, à la gestion et à l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives;
• au secrétaire du Conseil du Trésor, de la mise en œuvre de la présente politique dans leurs institutions et de l'application des directives, instructions ou procédures administratives connexes émises de temps à autre par le secrétaire.

Il incombe aux administrateurs généraux de veiller à la mise en application en bonne et due forme des instructions données par le greffier du Conseil privé et de toutes les décisions pertinentes du Cabinet au sujet des priorités de communication du gouvernement du Canada.

Les administrateurs généraux doivent veiller à ce que toutes les exigences de la Politique de communication du gouvernement du Canada soient respectées dans toutes les activités des institutions qu'ils dirigent, au Canada et à l'étranger. À cette fin, ils doivent entre autres veiller à ce que leurs institutions gèrent leurs communications internes et externes conformément aux valeurs et aux principes énoncés dans la présente politique.

L'administrateur général d'une institution doit désigner un cadre supérieur – appelé dans la présente politique « chef des communications » – à qui il incombe d'assurer à l'administrateur général le soutien dont il a besoin pour mettre en œuvre et faire appliquer cette politique.

Le chef des communications est le cadre supérieur à qui incombe la responsabilité d'aider l'administrateur général à coordonner et à diriger l'application de la présente politique dans son institution.

Les chefs des communications sont membres de la haute direction et relèvent directement des administrateurs généraux. Ils doivent rendre compte à ces derniers de la gestion de la fonction de communication, comme elle est décrite à l'annexe B de la présente politique, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux des institutions. Il leur incombe aussi de veiller à ce que les exigences du gouvernement du Canada concernant l'image de marque, prescrites par la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque, soient observées dans toutes les applications.

Les chefs des communications sont chargés de gérer l'image de marque, les activités de publicité, d'édition et de marketing, les analyses de l'environnement, la recherche sur l'opinion publique, les relations avec les médias, la participation à des événements et d'autres activités de communication. Ils surveillent le contenu des sites Web d'une institution pour vérifier qu'il satisfait aux normes de communication. Ils doivent en outre gérer des questions et priorités en matière de communication horizontale qui mettent en cause un certain nombre d'institutions gouvernementales, questions et priorités qui sont déterminées et coordonnées par le Bureau du Conseil privé.

Les chefs des communications et le personnel des communications participent activement à la planification, à la gestion et à l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives; ils offrent conseils et soutien en matière de communication à toutes les étapes du processus.

Le chef des communications doit veiller à ce que les activités du personnel des communications de l'institution, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux, soient conformes aux exigences de cette politique, quels que soient les rapports hiérarchiques ou le rang que ces derniers occupent dans l'organisation.

Le personnel des communications exécute toutes les tâches liées à la fonction de communication. Il garantit la clarté et l'utilité de l'information fournie à l'utilisateur final, en défendant les intérêts de ceux qui recevront ou devraient recevoir l'information. Il collabore avec le personnel clé indiqué au point 7 ci‑après, fournissant conseils et soutien en matière de communication.

La fonction de communication est une responsabilité partagée qui exige le soutien, la collaboration et l'interaction de différents employés de l'institution. Les conseillers en politiques, les gestionnaires de programmes et les autres spécialistes fonctionnels – les analystes, les chercheurs, les agents des ressources humaines, les coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les spécialistes en marketing, les technologues de l'information, les webmestres, les graphistes, les bibliothécaires, les réceptionnistes et le personnel des centres d'appels – doivent se conformer à cette politique dans tous les aspects de leur travail. Leurs superviseurs doivent veiller à ce que le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, soit consulté sur toutes les activités et initiatives qui comportent des communications avec le public ou qui ont des répercussions sur les communications internes de l'institution.

Ces employés doivent participer activement à la planification, à la coordination et à l'exécution des activités de communication de l'institution, y compris à l'utilisation de nouvelles technologies. Ils doivent collaborer à faire en sorte que les budgets de fonctionnement prévoient des ressources suffisantes pour les communications. Ils doivent en outre travailler activement et maintenir une liaison constante avec le personnel des communications pour garantir que les besoins en communication d'une institution, sur le plan national et international, sont pris en compte comme il se doit dans toutes les activités reliées aux programmes et aux politiques.

La collaboration entre les conseillers en politiques, les gestionnaires de programmes, les analystes, les chercheurs, les spécialistes en marketing et le personnel des communications permet de faire en sorte que les besoins et les préoccupations du public soient constamment cernés et pris en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives. En outre, elle permet de faire en sorte que les programmes et les services tiennent compte systématiquement des objectifs et priorités de communication du gouvernement.

La collaboration entre les spécialistes des ressources humaines et le personnel des communications garantit que les exigences de communication interne de l'institution sont respectées. La collaboration entre les technologues de l'information, les webmestres, les téléphonistes des centres d'appels, les graphistes et le personnel des communications garantit que les activités ou les moyens de communication proposés sont réalisables et pratiques sur le plan technique.

Les bibliothécaires aident les institutions à assurer au public l'accès à l'information ainsi qu'à organiser et à conserver les documents publiés sur tous les supports selon les normes reconnues à l'échelle internationale. Les bibliothécaires participent activement à toutes les étapes du cycle de vie de l'information; notamment, ils fournissent de l'aide aux auteurs et aux rédacteurs‑réviseurs, s'occupent de la gestion et de la diffusion des publications, assurent l'accès actuel et à long terme à l'information gouvernementale et préservent le patrimoine publié du pays.

Le personnel des communications doit aussi collaborer avec les coordonnateurs ou les conseillers en accès à l'information et en protection des renseignements personnels (AIPRP). Ces personnes veillent à ce que les employés compétents de l'institution soient informés en temps opportun de l'information qui est divulguée au public. Le personnel des communications aide au besoin les coordonnateurs de l'AIPRP afin que les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information soient traitées scrupuleusement et sans retard conformément à cette loi.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est un organisme de services communs du gouvernement du Canada. Il fournit aux institutions divers services d'information obligatoires et facultatifs pour faire en sorte que les communications gouvernementales soient bien intégrées et présentent un bon rapport coût‑efficacité, conformément aux politiques du Conseil du Trésor.

SPAC coordonne les marchés de services pour le compte des institutions afin de garantir la cohérence et l'efficacité des communications gouvernementales. Il assure l'intégrité du processus de passation des marchés de l'État pour les services de publicité et de recherche sur l'opinion publique, pour les services d'édition et de surveillance des reportages des médias, pour les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels et multimédias, et pour les foires et expositions.

SPAC, outre la gestion de la passation de marchés pour les services professionnels de publicité, gère le contrat avec l'agence de coordination attitrée du gouvernement. SPAC fournit également des services de consultation aux institutions et administre le Système d'information sur la gestion de la publicité (GESPUB) qui permet de documenter les activités publicitaires des institutions à l'échelle du gouvernement et de préparer des rapports annuels sur ces activités.

À titre d'autorité technique et de coordination du gouvernement en ce qui a trait à la recherche en opinion publique, SPAC fournit aux institutions des conseils sur les plans et les stratégies de recherche et maintient des offres à commandes et d'autres outils de manière à faciliter l'achat de services de recherche. SPAC publie un rapport annuel sur les activités de recherche du gouvernement et gère le Système de gestion de l'information sur la recherche (SGIR), une base de données sur le Web qui sert à coordonner les activités de recherche sur l'opinion publique à l'échelle du gouvernement du Canada.

En sa qualité de représentant de l'Imprimeur de la Reine pour le Canada, SPAC est chargé de la gestion du droit d'auteur de la Couronne et de la gestion des publications destinées à la vente à l'échelle du gouvernement du Canada.

Aux termes de la Loi sur les textes réglementaires et de son règlement d'application, l'Imprimeur de la Reine publie la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada. SPAC joue le rôle de coordonnateur des services communs auprès des institutions gouvernementales tenues par la loi de publier leurs textes dans la partie I de la Gazette.

En outre, SPAC tient la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada et fait fonction d'entrepôt central et de réseau de distribution des publications destinées à la vente des institutions gouvernementales. Il gère également le Programme des services de dépôt.

De plus, SPAC aide les institutions et le gouvernement à surveiller l'environnement public.

Pour assurer une saine gestion financière et l'application uniforme des politiques et des directives du Conseil du Trésor, SPAC fournit au Secrétariat du Conseil du Trésor, au besoin, des renseignements et des conseils sur la répartition des dépenses en marchés de services de communication.

Le réseau de prestation de services du gouvernement du Canada offre aux Canadiens l'information, les programmes et les services fédéraux dont ils ont besoin, à partir d'un même point. Service Canada permet aux citoyens d'accéder rapidement à tous les programmes et services du gouvernement du Canada grâce à la ligne téléphonique 1 800 O‑Canada, à son accès en ligne menant au principal site de diverses institutions fédérales – le portail du Site du Canada, et à ses divers points de service. Il gère également Publiservice, le site intranet du gouvernement accessible aux gestionnaires et aux employés de la fonction publique.

Bibliothèque et Archives Canada est le dépôt permanent du gouvernement du Canada et de ses institutions. En protégeant l'information publiée et non publiée pour la population actuelle et les générations futures, l'agence veille à ce que l'information gouvernementale soit disponible et accessible aux décideurs et au public, dans l'immédiat et à long terme. Elle collabore avec les institutions pour préserver le patrimoine publié du pays.

Aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les institutions sont tenues de déposer tous les nouveaux documents publiés sur divers supports auprès de Bibliothèque et Archives Canada. L'agence gère la redistribution des documents de bibliothèque déclarés excédentaires par les institutions. Elle est chargée de coordonner les services de bibliothèque du gouvernement et d'assurer le leadership et l'orientation de la prestation de ces services.

Bibliothèque et Archives Canada a en outre la responsabilité de procéder à des vérifications et des évaluations des documents publiés par les institutions. L'agence s'assure que les documents publiés, sur tous les supports, sont déposés à la bibliothèque interne d'une institution ainsi qu'à Bibliothèque et Archives Canada. En outre, elle surveille la gestion des documents publiés d'une institution, donne des conseils relativement à l'accès à ces documents à long terme et à leur conservation sur tous les supports, et fait rapport à ce sujet.

Bibliothèque et Archives Canada joue un rôle crucial en facilitant la gestion de l'information dans les institutions gouvernementales. Elle s'acquitte de cette fonction en étroite collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et avec Services publics et Approvisionnement Canada.

• Charte canadienne des droits et libertés
• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur l'accès à l'information
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la gestion des urgences
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
• Loi sur la publication des lois
• Loi sur le droit d'auteur
• Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
• Loi sur le multiculturalisme canadien
• Loi sur les langues officielles
• Loi sur les marques de commerce
• Loi sur les textes réglementaires
• Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services
• Règlement sur les marchés de l'État
• Règlement sur les marchés de recherche sur l'opinion publique
• Règlement sur les textes réglementaires

• Cadre des politiques de gestion financière
• Cadre stratégique de gestion du risque
• Code de valeurs et d'éthique du secteur public
• Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes
• Directive sur les langues officielles pour les communications et services
• Ligne directrice sur les normes de service
• Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada
• Norme sur l'accessibilité des sites Web
• Norme sur la facilité d'emploi des sites Web
• Norme sur la gestion des comptes de médias sociaux
• Norme sur la gestion du courriel
• Politique d'utilisation des réseaux électroniques
• Politique sur l'accès à l'information
• Politique sur l'évaluation
• Politique sur l'utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux
• Politique sur la gestion de l'information
• Politique sur la gestion des technologies de l'information
• Politique sur la protection de la vie privée
• Politique sur la sécurité du gouvernement
• Politique sur la vérification interne
• Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque
• Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État
• Politique sur les langues officielles
• Politique sur les marchés
• Politique sur les services communs
• Procédure de gestion de la publicité
• Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique
• Procédures sur l'édition