ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

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Stratégie de vérification

Le diagramme ci-dessous résume les éléments clés des deux phases de la vérification.

Version textuelle de l'image : Résumé des éléments clés des deux phases de la vérification

Les objectifs et les critères de la vérification étaient fondés sur les principes tirés de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor ainsi que des éléments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) portant sur la responsabilisation et la gérance.  Afin d'évaluer la fiabilité et l'efficacité des instruments de délégation, les trois objectifs centraux ou de portée générale suivants ont été déterminés^[2] :

1) Les politiques et les instruments relatifs aux pouvoirs, à la responsabilité et à la reddition de comptes sont établis et clairement communiqués.

2) La délégation des pouvoirs financiers et les politiques applicables sont examinées à intervalles réguliers et sont modifiées au besoin.

3) La conformité aux lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière fait l'objet d'un contrôle périodique.

En outre, l'équipe de vérification a entrepris de recenser les pratiques exemplaires relatives à la conception et à la communication de la délégation des pouvoirs financiers.  

Phase I

Nous avons élaboré et utilisé une série de 58 questions pour orienter l'exécution de la phase I de la vérification. Une valeur numérique a été assignée à chacune des cinq réponses possibles, comme suit:

Répond à l'exigence ........................0

Répond partiellement à l'exigence.......1

Ne répond pas à l'exigence................2

Préoccupation^[3]..............................5

Sans objet......................................0

Les réponses sélectionnées ont été converties en valeurs numériques et additionnées afin de mesurer le niveau de risques associé à chaque ministère ou organisme participant. Plus le résultat global d'un ministère est élevé, plus le nombre de critères de vérification non satisfaits est grand. Par conséquent, les résultats élevés indiquent des niveaux de risques relativement élevés.

Durant la phase I, on s'est fondé sur l'étude des documents fournis par les ministères et les organismes pour répondre aux 58 questions du programme de vérification. Il y avait un échange continu d'information entre l'équipe de vérification et les 24 ministères et organismes participants. Ces communications faisaient suite à l'analyse des documents ministériels et servaient soit à préciser des questions, soit à obtenir des renseignements supplémentaires. À cette étape, des efforts considérables ont été déployés pour permettre aux ministères de répondre à tout sujet de préoccupation ciblé par les vérificateurs.

Étant donné que notre mandat consistait à exécuter une vérification horizontale, nous avons porté une grande attention à l'analyse et à la compilation des résultats par sujet. L'analyse des résultats selon le sujet a permis de déterminer les tendances et les observations qui touchent l'ensemble des organismes et de faire rapport à ce sujet.

Le diagramme ci-dessous (figure 1) indique l'étendue des écarts entre les niveaux de risques, déterminés en fonction  des critères établis relativement à la délégation des pouvoirs financiers et des cotes attribuées aux ministères et aux organismes. Il est à noter que cette analyse ne s'applique qu'à la délégation des pouvoirs financiers et qu'elle ne représente en aucun cas un énoncé général des risques présents dans les ministères et les organismes participants.

Figure 1

Version textuelle de l'image : Analyse du risque – avec moyenne – effectuée à la phase I

Bien que l'équipe de vérification ait constaté l'existence d'un niveau général de conformité (dans la mesure où tous les ministères et organismes étaient dotés d'instruments de délégation des pouvoirs financiers), les résultats indiquent également la présence d'écarts importants entre les niveaux de risques.

Phase II

Sélection des ministères et des organismes : Lors de la phase II, des travaux de vérification sur place ont été effectués dans les cinq organismes sélectionnés, ce qui comprenait des visites à l'administration centrale des ministères et des organismes, et, dans tous les cas sauf un, des travaux sur place dans deux bureaux régionaux. Durant cette phase, l'équipe de vérification a cherché à confirmer les résultats de la phase I et à recenser les pratiques exemplaires potentielles.

Les cotes de risque attribuées aux ministères et aux organismes à la phase I sont représentées dans le diagramme circulaire ci-après. Les organismes présentant un risque inférieur se trouvent à l'intérieur du cercle vert, au centre (la zone de risque moindre), tandis que ceux à qui une cote de risque élevée a été attribuée sont situés aux environs de la limite extérieure du diagramme, indiquée par le cercle rouge (la zone de risque élevé).

L'équipe de vérification a sélectionné les trois participants se trouvant à l'extérieur du cercle rouge (c.-à-d. les GMO situés dans la zone de risque élevé) et les deux situés à l'intérieur du cercle vert (c.-à-d. ceux qui pourraient fournir des meilleures pratiques).

Version textuelle de l'image : Sélection des ministères et des organismes à la phase II

Stratégie de vérification : La phase II consistait à examiner de façon détaillée la délégation des pouvoirs financiers dans cinq grands ministères et organismes. Elle a permis d'obtenir un aperçu plus détaillé du cadre de contrôle. Au moyen d'entrevues et en observant le traitement des opérations, l'équipe de vérification a analysé les diverses procédures de gestion et les divers contrôles internes. La compilation des résultats par organisation et par élément ou objet d'examen a permis d'obtenir une vue d'ensemble. Les éléments examinés étaient les suivants :

• les contrôles internes relatifs à l'autorisation des opérations;
• les activités de surveillance;
• l'administration des fiches de spécimen de signature;
• la communication et la formation;
• le degré de compréhension des personnes exerçant des pouvoirs délégués.