ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

Cette page a été archivée.

Strat�gie de v�rification

Le diagramme ci-dessous r�sume les �l�ments cl�s des deux phases de la v�rification.

Version textuelle de l'image : R�sum� des �l�ments cl�s des deux phases de la v�rification

Les objectifs et les crit�res de la v�rification �taient fond�s sur les principes tir�s de la Politique sur la d�l�gation du pouvoir d�cisionnel du Conseil du Tr�sor ainsi que des �l�ments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) portant sur la responsabilisation et la g�rance.  Afin d'�valuer la fiabilit� et l'efficacit� des instruments de d�l�gation, les trois objectifs centraux ou de port�e g�n�rale suivants ont �t� d�termin�s^[2] :

1) Les politiques et les instruments relatifs aux pouvoirs, � la responsabilit� et � la reddition de comptes sont �tablis et clairement communiqu�s.

2) La d�l�gation des pouvoirs financiers et les politiques applicables sont examin�es � intervalles r�guliers et sont modifi�es au besoin.

3) La conformit� aux lois, politiques et pouvoirs en mati�re de gestion financi�re fait l'objet d'un contr�le p�riodique.

En outre, l'�quipe de v�rification a entrepris de recenser les pratiques exemplaires relatives � la conception et � la communication de la d�l�gation des pouvoirs financiers.  

Phase I

Nous avons �labor� et utilis� une s�rie de 58 questions pour orienter l'ex�cution de la phase I de la v�rification. Une valeur num�rique a �t� assign�e � chacune des cinq r�ponses possibles, comme suit:

R�pond � l'exigence ........................0

R�pond partiellement � l'exigence.......1

Ne r�pond pas � l'exigence................2

Pr�occupation^[3]..............................5

Sans objet......................................0

Les r�ponses s�lectionn�es ont �t� converties en valeurs num�riques et additionn�es afin de mesurer le niveau de risques associ� � chaque minist�re ou organisme participant. Plus le r�sultat global d'un minist�re est �lev�, plus le nombre de crit�res de v�rification non satisfaits est grand. Par cons�quent, les r�sultats �lev�s indiquent des niveaux de risques relativement �lev�s.

Durant la phase I, on s'est fond� sur l'�tude des documents fournis par les minist�res et les organismes pour r�pondre aux 58 questions du programme de v�rification. Il y avait un �change continu d'information entre l'�quipe de v�rification et les 24 minist�res et organismes participants. Ces communications faisaient suite � l'analyse des documents minist�riels et servaient soit � pr�ciser des questions, soit � obtenir des renseignements suppl�mentaires. � cette �tape, des efforts consid�rables ont �t� d�ploy�s pour permettre aux minist�res de r�pondre � tout sujet de pr�occupation cibl� par les v�rificateurs.

�tant donn� que notre mandat consistait � ex�cuter une v�rification horizontale, nous avons port� une grande attention � l'analyse et � la compilation des r�sultats par sujet. L'analyse des r�sultats selon le sujet a permis de d�terminer les tendances et les observations qui touchent l'ensemble des organismes et de faire rapport � ce sujet.

Le diagramme ci-dessous (figure 1) indique l'�tendue des �carts entre les niveaux de risques, d�termin�s en fonction  des crit�res �tablis relativement � la d�l�gation des pouvoirs financiers et des cotes attribu�es aux minist�res et aux organismes. Il est � noter que cette analyse ne s'applique qu'� la d�l�gation des pouvoirs financiers et qu'elle ne repr�sente en aucun cas un �nonc� g�n�ral des risques pr�sents dans les minist�res et les organismes participants.

Figure 1

Version textuelle de l'image : Analyse du risque – avec moyenne – effectu�e � la phase I

Bien que l'�quipe de v�rification ait constat� l'existence d'un niveau g�n�ral de conformit� (dans la mesure o� tous les minist�res et organismes �taient dot�s d'instruments de d�l�gation des pouvoirs financiers), les r�sultats indiquent �galement la pr�sence d'�carts importants entre les niveaux de risques.

Phase II

S�lection des minist�res et des organismes : Lors de la phase II, des travaux de v�rification sur place ont �t� effectu�s dans les cinq organismes s�lectionn�s, ce qui comprenait des visites � l'administration centrale des minist�res et des organismes, et, dans tous les cas sauf un, des travaux sur place dans deux bureaux r�gionaux. Durant cette phase, l'�quipe de v�rification a cherch� � confirmer les r�sultats de la phase I et � recenser les pratiques exemplaires potentielles.

Les cotes de risque attribu�es aux minist�res et aux organismes � la phase I sont repr�sent�es dans le diagramme circulaire ci-apr�s. Les organismes pr�sentant un risque inf�rieur se trouvent � l'int�rieur du cercle vert, au centre (la zone de risque moindre), tandis que ceux � qui une cote de risque �lev�e a �t� attribu�e sont situ�s aux environs de la limite ext�rieure du diagramme, indiqu�e par le cercle rouge (la zone de risque �lev�).

L'�quipe de v�rification a s�lectionn� les trois participants se trouvant � l'ext�rieur du cercle rouge (c.-�-d. les GMO situ�s dans la zone de risque �lev�) et les deux situ�s � l'int�rieur du cercle vert (c.-�-d. ceux qui pourraient fournir des meilleures pratiques).

Version textuelle de l'image : S�lection des minist�res et des organismes � la phase II

Strat�gie de v�rification : La phase II consistait � examiner de fa�on d�taill�e la d�l�gation des pouvoirs financiers dans cinq grands minist�res et organismes. Elle a permis d'obtenir un aper�u plus d�taill� du cadre de contr�le. Au moyen d'entrevues et en observant le traitement des op�rations, l'�quipe de v�rification a analys� les diverses proc�dures de gestion et les divers contr�les internes. La compilation des r�sultats par organisation et par �l�ment ou objet d'examen a permis d'obtenir une vue d'ensemble. Les �l�ments examin�s �taient les suivants :

• les contr�les internes relatifs � l'autorisation des op�rations;
• les activit�s de surveillance;
• l'administration des fiches de sp�cimen de signature;
• la communication et la formation;
• le degr� de compr�hension des personnes exer�ant des pouvoirs d�l�gu�s.