ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

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Constatations et recommandations d�coulant de la v�rification

La pr�sente section �num�re en d�tail les principales constatations d�coulant de la v�rification horizontale de la d�l�gation des pouvoirs financiers. Ces constatations sont fond�es sur les �l�ments probants et les analyses associ�es aux phases I et II de la v�rification. Tel qu'il a �t� mentionn� pr�c�demment, le travail de v�rification de la phase I consistait � relever les �l�ments cl�s de la gestion de la d�l�gation de pouvoirs financiers ainsi que leur degr� de conformit� avec la politique du Conseil du Tr�sor correspondante. Dans la phase II, le travail visait � valider les r�sultats de la phase I et � proc�der � une analyse plus d�taill�e du cadre de gestion r�gissant la d�l�gation des pouvoirs financiers.

Constatation 1 : La d�l�gation des pouvoirs financiers en tant qu'outil habilitant

Bien que les minist�res et les organismes examin�s utilisaient les instruments de d�l�gation comme un m�canisme de contr�le, nous avons remarqu� que ces instruments �taient consid�r�s principalement comme des outils administratifs.   Par cons�quent, nous avons relev� peu d'�l�ments probants montrant que les comit�s de la haute direction �taient inform�s � intervalles r�guliers sur des sujets tels que ceux-ci : les principes sous-tendant la conception des instruments et des d�l�gations; les ajustements recommand�s � la suite de changements modifiant la situation, les risques ou les r�sultats de la surveillance; les meilleurs modes de communication, et particuli�rement ceux qui tirent avantage de la technologie. (La constatation 4 du pr�sent rapport traite des questions entourant la surveillance de l'exercice des pouvoirs d�l�gu�s.)

Dans le m�me ordre d'id�es, lorsqu'il y a nomination d'un nouveau ministre ou d'un nouveau sous-ministre, l'instrument de d�l�gation ne re�oit habituellement pas une attention prioritaire. Ici encore, cela d�coule d'une tendance � voir l'instrument comme un document administratif. En fait, depuis l'adoption de la Loi f�d�rale sur la responsabilit�, il peut �tre avantageux pour un administrateur g�n�ral qui vient d'�tre nomm� de comprendre rapidement les tol�rances aux risques et les principes de gouvernance qui influent sur la conception de la d�l�gation des pouvoirs, ce qui inclut la concordance entre les capacit�s de gestion, l'organisation, la responsabilit�, les risques et la flexibilit� op�rationnelle, ainsi que l'information, la surveillance, les rapports et les m�canismes de surveillance. Un syst�me � maturit� fera en sorte que le volume, la valeur et la nature des op�rations financi�res autoris�es soient visibles, transparents et assujettis � un contr�le de la qualit�.

Dans ce contexte, nous avons conclu que les minist�res et les organismes ne tiraient pas profit de fa�on appropri�e des instruments de d�l�gation en ne les exploitant pas pour la gestion des risques et la bonne gouvernance. Les examens annuels des d�l�gations consistaient principalement � mettre � jour l'authentification des fiches de sp�cimen de signature.

La question de la d�l�gation des pouvoirs est abord�e par deux �l�ments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) : la responsabilisation et la g�rance. Sous l'�l�ment � responsabilisation �, le CRG indique que les d�l�gations doivent tenir compte des capacit�s. Plus particuli�rement, les pouvoirs doivent �tre officiellement d�l�gu�s et conformes aux responsabilit�s. L'�quipe de v�rification a cherch� � �valuer l'efficacit� de la d�l�gation des pouvoirs financiers en d�terminant la mesure dans laquelle les pouvoirs concordaient avec les responsabilit�s. Bien que les minist�res et les organismes g�rent les instruments de d�l�gation comme des outils de contr�le interne, l'�quipe a relev� peu d'�l�ments probants montrant qu'ils consid�raient les d�l�gations existantes comme des outils habilitants.

Tel que mentionn� pr�c�demment, un nouveau ministre devrait �tre en mesure d'obtenir une s�ance d'information sur les pouvoirs d�l�gu�s et d'approuver ces pouvoirs le plus t�t possible apr�s avoir �t� asserment�. Parall�lement, il y a d'autres �v�nements � la suite desquels un examen des instruments de d�l�gation devrait avoir lieu; par exemple, lors de la r�organisation d'un minist�re ou organisme faisant en sorte que les instruments de d�l�gation ne conviennent plus � la structure organisationnelle ou lors de l'implantation de nouveaux programmes. 

Recommandation

Nous recommandons que les minist�res et les organismes veillent � ce que des processus fonctionnels en place pr�voient l'ex�cution d'examens annuels significatifs et ax�s sur les risques des instruments de d�l�gation. � tout le moins, les examens annuels devraient prendre en compte les �l�ments suivants :

• les fondements, les limites, le caract�re suffisant et la pertinence des pouvoirs d�l�gu�s;
• les principes de base appuyant et orientant la d�l�gation des pouvoirs dans l'organisme;
• la compatibilit� des pouvoirs avec la structure et les mandats actuels de l'organisme;
• l'ad�quation entre les pouvoirs et les responsabilit�s et l'expertise requise;
• la clart� et l'accessibilit� de la communication des pouvoirs;
• l'exploitation de la technologie afin d'am�liorer la gestion des pouvoirs d�l�gu�s;
• les nouvelles conditions ayant une incidence sur les risques, y compris les r�sultats de la surveillance continue de l'exercice des pouvoirs d�l�gu�s.

L'�quipe de direction doit �tre inform�e des principes sous-tendant et orientant la d�l�gation des pouvoirs financiers, ainsi que des r�sultats des examens annuels.

Constatation 2 : Instruments de d�l�gation actuels

En juin 2006, soit 5 mois apr�s le changement de gouvernement, 14 des 24 minist�res et organismes soumis � la v�rification disposaient d'instruments de d�l�gation qui n'avaient pas encore �t� approuv�s par les ministres en place. En outre, en date du 1^er septembre 2006, c'est � dire 7 mois apr�s l'assermentation du nouveau gouvernement, 12 minist�res et organismes ne disposaient pas d'instruments de d�l�gation actualis�s, et 3 grands minist�res n'avaient encore pris aucune mesure pour obtenir l'approbation du ministre.

La Politique sur la d�l�gation du pouvoir d�cisionnel du Conseil du Tr�sor stipule que � les pouvoirs financiers doivent �tre formellement d�l�gu�s et communiqu�s par �crit par le ministre [...] �. Elle pr�cise �galement que � la nomination d'un nouveau ministre n'entra�ne pas automatiquement l'annulation des pouvoirs d�l�gu�s, mais un nouveau document de d�l�gation doit �tre pr�par� le plus rapidement possible afin de le soumettre � l'approbation du nouveau ministre. �

L'�quipe de v�rification a not� des cas o� des fonctionnaires faisaient preuve d'une diligence raisonnable concernant la mise � jour des instruments de d�l�gation.

Toutefois, elle a constat� en plusieurs occasions que la mise � jour et l'approbation de l'instrument de d�l�gation ne constituaient pas une priorit�. Cette situation semblait d�couler en grande partie du fait que l'on consid�rait l'instrument de d�l�gation simplement comme un outil de conformit� administrative.

Bien que la nomination d'un nouveau ministre n'invalide pas un instrument de d�l�gation, il importe que le nouveau ministre puisse passer en revue les pouvoirs d�l�gu�s le plus t�t possible. Il faut voir dans l'approbation minist�rielle non seulement une question de conformit�, mais aussi une question de bonne gouvernance. 

Recommandation

Nous recommandons que les minist�res et les organismes s'engagent � informer les ministres au sujet des principes et des capacit�s en mati�re de gouvernance ainsi que des tol�rances aux risques qui soutiennent et orientent les d�l�gations de pouvoirs faites par l'interm�diaire des instruments de d�l�gation. Les minist�res et les organismes doivent accorder la priorit� � l'obtention de l'approbation des ministres concernant les instruments de d�l�gations en place. Les nouveaux ministres, sur les conseils des administrateurs g�n�raux, doivent pouvoir prendre des d�cisions le plus t�t possible � l'�gard des d�l�gations � l'�chelle de leur organisation.

Constatation 3 : Examen annuel et mise � jour des instruments de d�l�gation

Un quart des minist�res et des organismes soumis � la v�rification n'effectuaient pas d'examens annuels de leurs instruments de d�l�gation ni des politiques connexes. Ces organismes ne satisfaisaient pas aux exigences de la Politique sur la d�l�gation du pouvoir d�cisionnel du Conseil du Tr�sor, selon laquelle :

� Tous les pouvoirs d�l�gu�s, y compris les mod�les de d�l�gation �lectronique, les sp�cimens de document de signature et les processus de validation et d'authentification qui sont appliqu�s dans les minist�res et les bureaux concern�s du minist�re des Travaux publics et des Services gouvernementaux doivent �tre examin�s et mis � jour au moins � chaque ann�e. �

D'autres minist�res ont indiqu� qu'un examen annuel avait �t� entrepris, mais qu'il n'�tait pas fond� sur une politique ou des proc�dures officielles. L'�quipe de v�rification a constat� que, dans la majorit� des cas, les examens annuels se limitaient essentiellement � une mise � jour des fiches de sp�cimen de signature.

En l'absence d'un examen qualitatif bien structur� de l'�volution des conditions et des risques, il se peut qu'on en arrive � mal interpr�ter et � mal appliquer les pouvoirs d�l�gu�s. Par exemple, dans un grand minist�re, les v�rificateurs internes ont rapport� que des changements survenus sur le march� et de mauvaises interpr�tations locales des pouvoirs en mati�re de passation de march�s s'�taient sold�s par des tendances de non-conformit� importantes.

Fiches de sp�cimen de signature (FSS) : Ces fiches comprennent les signatures authentifi�es ainsi que des informations sur les limites et conditions impos�es par la gestion. Conjugu�es � un instrument de d�l�gation, les fiches de sp�cimen de signature forment une partie de la configuration finale des pouvoirs d�l�gu�s dans un minist�re ou un organisme.   

L'�quipe de v�rification a constat� que les fiches de sp�cimen de signature n'incluent pas toujours les renseignements dont ont besoin les personnes relativement aux pouvoirs d�l�gu�s au poste qu'elles occupent. Bien que ces personnes, y compris celles qui sont responsables de la v�rification des comptes, peuvent faire une recherche en vue de mieux comprendre un pouvoir d�l�gu� particulier, ces renseignements devraient �tre communiqu�s de fa�on claire et rapidement accessibles.  

Au cours de la phase II, l'�quipe de v�rification a examin� la gestion des fiches de sp�cimen de signature. Dans la mesure o� les minist�res et les organismes ont encore recours � un processus ax� exclusivement sur des documents papier, les fiches de sp�cimen de signature constituent un outil de contr�le essentiel et doivent faire l'objet d'une gestion appropri�e.

Les �l�ments suivants ont �t� constat�s :

• Les FSS n'�taient pas toujours d'un acc�s rapide et facile.
• Les syst�mes parall�les comportaient des renseignements incomplets et/ou p�rim�s.
• Des fiches �taient manquantes, p�rim�es ou modifi�es de fa�on inappropri�e.
• Il y avait plus d'une FSS associ�e � une m�me personne.
• Des FSS n'�taient pas mises � jour tous les ans ou lorsque la matrice de d�l�gation �tait r�vis�e.
• Des FSS ne rendaient pas compte des m�mes pouvoirs que la matrice de d�l�gation en vigueur.
• Des FSS pour les nominations int�rimaires n'�taient pas � jour.
• Des FSS n'�taient pas prot�g�es en dehors des heures de travail.
• Des FSS n'�taient pas mises � jour en temps opportun pour rendre compte des arriv�es et des d�parts d'employ�s.
• Une unit� effectuant une v�rification des op�rations pouvait avoir acc�s � une liste �lectronique des pouvoirs d�l�gu�s, qui ne comportait toutefois aucune signature autoris�e.

Recommandations

Nous recommandons que des proc�dures minist�rielles �crites soient mises en application pour veiller � ce que les fiches de sp�cimen de signature soient � jour, valides et conformes aux instruments sign�s par le ministre. Les fiches de sp�cimen de signature doivent �tre accessibles – de pr�f�rence sous forme �lectronique – durant la v�rification des op�rations et utilis�es de fa�on appropri�e pour s'assurer que les op�rations sont autoris�es comme il se doit.

Nous recommandons �galement que le Bureau du contr�leur g�n�ral du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, en consultation avec la Direction du dirigeant principal de l'information, examinent activement les moyens d'�liminer ou de minimiser l'exigence relative � l'utilisation de fiches de sp�cimen de signature sur support papier et de signatures manuscrites, et de remplacer celle-ci par d'autres m�thodes d'authentification et de validation de l'identit� des personnes et de la l�gitimit� des pouvoirs exerc�s.

La recommandation relative � la constatation 1 s'applique �galement � la pr�sente constatation.

Constatation 4 : Surveillance de l'exercice des pouvoirs d�l�gu�s

Pour la moiti� des 24 GMO, l'�quipe de v�rification n'a trouv� aucune preuve d'une surveillance post�rieure aux paiements du rendement des contr�les financiers internes qui s'appliquent � l'engagement des d�penses et ce, par l'entremise du traitement des montants factur�s devant �tre pay�s. Nombre d'organismes ont fait savoir � l'�quipe de v�rification qu'une telle surveillance n'�tait pas n�cessaire, puisqu'ils proc�daient � une v�rification int�grale des comptes avant d'effectuer les paiements. D'autres ont mentionn� que la surveillance avait �t� interrompue et remplac�e par des activit�s de v�rification interne. En cons�quence, deux lacunes cl�s ont �t� constat�es :

Les minist�res et les organismes sont tenus de surveiller leurs pratiques de gestion et leurs activit�s de contr�le interne, et de prendre rapidement des mesures relativement aux secteurs o� des lacunes sont constat�es. Contrairement � l'opinion exprim�e � l'�quipe de v�rification, la v�rification int�grale des comptes peut mener � l'administration routini�re des comptes cr�diteurs, alors qu'une approche cibl�e en mati�re de gestion financi�re permet de concentrer les ressources de v�rification sur les op�rations pr�sentant un risque plus �lev�. En outre, les plans de v�rification interne sont ax�s sur les risques et non de nature cyclique, et couvrent un large �ventail d'activit�s de gestion. Ils visent � fournir une assurance concernant le cadre de contr�le de gestion et ne peuvent �tre consid�r�s comme des contr�les de premier niveau. Id�alement, la v�rification interne devrait examiner le processus de v�rification des comptes, y compris le caract�re appropri� des activit�s courantes de surveillance.

L'�quipe de v�rification a cherch� des �l�ments probants indiquant l'existence d'activit�s de surveillance et de mesures ayant �t� prises pour rem�dier aux lacunes (p. ex., les taux d'erreur ou les cas de non-conformit� qui d�passent les niveaux de tol�rance pr�alablement �tablis). Tel que mentionn� ci-haut, elle s'inqui�tait du fait que la v�rification int�grale des comptes peut mener � l'administration routini�re des comptes cr�diteurs, contrairement � une approche cibl�e en mati�re de gestion financi�re qui permet de concentrer les ressources de v�rification sur les op�rations pr�sentant un risque plus �lev�.

Selon ce qu'a pu constater l'�quipe de v�rification, quatre minist�res ou organismes ont au moins partiellement abord� la question de la gestion de la d�l�gation des pouvoirs financiers dans le cadre de r�centes activit�s de v�rification. Cependant, d'apr�s l'�tude des rapports de v�rification interne transmis au Bureau du contr�leur g�n�ral et la consultation des sites Web des minist�res ou organismes, les v�rifications internes n'ont qu'exceptionnellement port� sur les contr�les de base des op�rations financi�res, y compris le contr�le par sondages des paiements effectu�s.

Il est ressorti de la phase I de la v�rification que les lacunes en mati�re de surveillance constituent une pr�occupation cl�. Le travail de suivi effectu� lors de la phase II a fourni d'autres indices � cet �gard. Dans un bureau r�gional, l'�quipe de v�rification a constat� l'existence d'une surveillance et de rapports pr�liminaires. Bien que ces rapports aient indiqu� un taux d'erreurs �lev� relativement � certains programmes ou � certaines d�penses, aucune mesure corrective n'a �t� prise pour rem�dier � la situation (p. ex., une v�rification ou de la formation suppl�mentaires).

Recommandations

Nous recommandons que les minist�res et les organismes �laborent des objectifs de rendement concernant la qualit� du traitement des comptes, et qu'ils emploient des techniques de v�rification automatis�e et d'�chantillonnage statistique pour mesurer la qualit� des contr�les internes et aider � mieux comprendre les types d'op�rations pr�sentant des risques accrus. Ces activit�s de surveillance doivent �tre �tay�es et des rapports doivent �tre soumis aux fins d'examen aux paliers successifs de direction. De plus, des mesures de suivi doivent �tre prises, lesquelles peuvent comprendre la recommandation de modifier les pouvoirs d�l�gu�s.

Nous recommandons �galement que les minist�res et les organismes veillent � ce que leurs plans de v�rification interne ax�s sur le risque tiennent suffisamment compte des corroborations des contr�les financiers de base concernant la v�rification des comptes et les paiements.

En outre, le Bureau du contr�leur g�n�ral du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor doit veiller � coordonner le regroupement et la diffusion des techniques utiles et innovatrices de surveillance �labor�es par chacun des minist�res et des organismes.

Constatation 5 : Documentation relative � la gestion de l'autorisation et de l'authentification �lectroniques (AAE)

Les minist�res et les organismes disposent d'un syst�me permettant de demander � Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'effectuer des paiements � des particuliers et � des organisations. Une fois qu'un minist�re a approuv� un paiement, un employ� autoris�, habituellement rattach� aux services financiers, utilise le syst�me de paiement du receveur g�n�ral pour effectuer ce paiement.

L'�quipe de v�rification a �valu� dans quelle mesure les minist�res et les organismes s'�taient dot�s de politiques, de contr�les et de proc�dures pour g�rer l'AAE; elle s'est principalement pench�e sur l'octroi et la r�vocation des identificateurs d'utilisateur et des cl�s de signature �lectronique requis pour acc�der au syst�me et autoriser les op�rations de paiement.

L'�quipe a constat� que 16 minist�res et organismes n'avaient pas mis en place des proc�dures �tay�es concernant la gestion de l'AAE. Bien qu'ils disposaient pour la plupart de proc�dures informelles, l'absence de proc�dures et de contr�les ad�quats �crits ne fait qu'accro�tre le risque d'acc�s non autoris� au syst�me centralis� de paiement du gouvernement.  

Recommandation

Nous recommandons que les minist�res et les organismes �laborent des proc�dures �crites et des contr�les concernant l'autorisation et l'authentification �lectroniques (AAE); ceux-ci devraient porter notamment sur la r�vocation des pouvoirs d�l�gu�s (identificateurs d'utilisateur et cl�s de signature �lectronique) permettant d'acc�der au syst�me de paiement du receveur g�n�ral, afin de garantir que seules les personnes autoris�es ont acc�s au syst�me. 

Constatation 6 : Pouvoirs et restrictions des minist�res concernant les comptes bancaires minist�riels (CBM)

Afin de d�terminer si les pouvoirs sont formellement d�l�gu�s dans les instruments de d�l�gation et s'ils sont clairement communiqu�s au personnel et bien compris par celui-ci, l'�quipe de v�rification s'est pench�e sur la question des comptes bancaires minist�riels. Les pouvoirs relatifs aux comptes bancaires minist�riels sont d�finis comme suit^[4] :

� Le gouvernement a pour politique d'effectuer les paiements par les voies normales pr�vues � cette fin par le receveur g�n�ral. Les minist�res peuvent toutefois demander l'autorisation d'�tablir des comptes bancaires (appel�s ci-apr�s comptes bancaires minist�riels) pour certaines cat�gories de paiements l� o� les services d'�mission de ch�que du receveur g�n�ral ne sont pas imm�diatement disponibles. �

Sur les 24 GMO soumis � la v�rification, 17 utilisaient des comptes bancaires minist�riels (CBM). De ce nombre, on en comptait 13 qui traitaient des CBM dans leurs instruments de d�l�gation respectifs; les 4 GMO restants ne le faisaient pas. En outre, 8 des 17 GMO ne mentionnaient pas le montant maximal de 5 000 $ par op�ration dans leurs instruments de d�l�gation.

Recommandation

En vue d'assurer que les pouvoirs sont formellement �tablis et qu'ils sont clairement communiqu�s au personnel et bien compris par celui-ci, nous recommandons que les minist�res et les organismes incluent les pouvoirs relatifs aux comptes bancaires minist�riels dans leurs instruments de d�l�gation, ainsi que les limites financi�res relatives aux paiements qui sont indiqu�es dans la Politique sur les comptes bancaires minist�riels du Conseil du Tr�sor.

Constatation 7 : V�rification des comptes

Bien qu'il n'y ait pas eu d'examen d�taill� des op�rations financi�res dans le cadre de la v�rification, nous avons effectu� des entrevues, des observations et un examen restreint des op�rations afin d'�valuer la qualit� des contr�les internes en ce qui a trait � la v�rification des comptes. Nous ne nous attendions certainement pas � ce que la v�rification des comptes et les paiements soient exempts de toute erreur, mais nous avons constat� des d�s�quilibres manifestes entre le volet � service � et le volet � contr�le �, car les op�rations �taient souvent trait�es sans qu'il y ait de v�rification de base concernant les pouvoirs suivants :

• L'engagement des d�penses (responsable du programme);
• Le pouvoir de passation des march�s;
• L'attestation de l'ex�cution et des co�ts des march�s – article 34 de la LGFP.

La v�rification des comptes est la derni�re �tape avant la demande de paiement relatif � une op�ration. Ce processus vise � garantir que les paiements et les r�glements relatifs aux op�rations sont v�rifi�s en tenant compte des risques, de mani�re � ce qu'un niveau de contr�le appropri� soit maintenu. Dans le cadre de la v�rification des comptes, on veille notamment � ce que les paiements soient autoris�s comme il se doit.

Il y avait des cas o� les paiements �taient effectu�s m�me si des probl�mes n'avaient pas �t� r�gl�s et o� il n'y avait pas de surveillance post�rieure aux paiements. Les situations de ce genre peuvent s'expliquer par le fait que l'on accorde la priorit� au paiement rapide et que la personne d�tenant le pouvoir de r�clamer des paiements, en vertu de l'article 33 de la LGFP, fait une demande de paiement sans qu'il y ait assurance de la v�rification des comptes.

Tous les minist�res disposaient d'une unit� responsable de l'examen et du traitement des op�rations, mais les m�thodologies de v�rification des comptes diff�raient grandement entre les minist�res et les organismes soumis � la v�rification. Bien que bon nombre de minist�res v�rifiaient la totalit� des frais factur�s, les v�rifications n'�taient pas toutes d'une grande rigueur et pouvaient se limiter � des �l�ments tels que le montant d'une facture et le nom du fournisseur. La plupart des unit�s de v�rification se concentraient sur la question du traitement, au lieu d'�valuer la conformit� ou d'examiner les op�rations pr�sentant des probl�mes difficiles � r�gler. 

Conform�ment � l'appendice A de la Politique sur la d�l�gation du pouvoir d�cisionnel, les pouvoirs financiers englobent le pouvoir de d�penser et le pouvoir de payer. Le pouvoir de d�penser est constitu� de quatre �l�ments : engagement des d�penses, contr�le des engagements, passation des march�s et conformit� de l'ex�cution et des co�ts du contrat. Il importe que les minist�res aient des mesures de contr�le en place visant � garantir que les d�penses sont approuv�es dans les r�gles.

Nous avons �galement constat� que la formation des employ�s affect�s � la comptabilit�, qu'il s'agisse d'agents financiers ou de commis comptables, ne leur permettait pas toujours d'�valuer et de remettre en question les op�rations de fa�on appropri�e. 

Dans les minist�res et les organismes qui utilisent encore des fiches de sp�cimen de signature en format papier, la v�rification ad�quate des comptes a �galement �t� compliqu�e par le fait que les agents financiers ne se servent pas toujours des cartes de sp�cimen de signature les plus r�centes. En outre, des syst�mes parall�les, potentiellement incomplets ou obsol�tes, sont mis sur pied.

Recommandation

Nous recommandons que les m�thodologies de v�rification des op�rations soient ax�es sur les risques, et que des proc�dures ad�quates soient �labor�es pour faire en sorte que lorsqu'une op�ration est choisie aux fins de v�rification, la v�rification comprenne une validation des pouvoirs � l'appui de l'op�ration. La v�rification doit permettre de remettre en question toute transaction impliquant une non-conformit�.  La v�rification des op�rations constitue un contr�le cl� pour ce qui est de garantir la conformit� et de veiller � ce qu'il y ait un niveau de maitrise ad�quat associ� aux pouvoirs d�l�gu�s.

Constatation 8 : Formation

Lors de la phase II, l'�quipe de v�rification a constat� que les cinq minist�res avaient mis en œuvre la formation requise par l'interm�diaire de l'�cole de la fonction publique du Canada. L'objectif de la Politique en mati�re d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Tr�sor est le suivant :

� L'objectif de la pr�sente politique est de contribuer � la constitution d'un effectif comp�tent, bien form� et professionnel, de renforcer le leadership organisationnel et d'adopter des pratiques de fine pointe en mati�re de gestion afin de favoriser l'innovation et l'am�lioration continue de la performance. �

En ce qui concerne la d�l�gation des pouvoirs, � les gestionnaires � tous les niveaux [doivent poss�der] les connaissances n�cessaires � l'exercice efficace de leurs pouvoirs d�l�gu�s �. La nouvelle Politique en mati�re d'apprentissage, de formation et de perfectionnement, qui est entr�e en vigueur le 1^er janvier 2006, pr�voit qu'une formation sera offerte :

• Aux gestionnaires � tous les niveaux nomm�s pour la premi�re fois, de sorte qu'ils satisfassent aux normes sur les connaissances en mati�re de formation indispensable avant que des pouvoirs ne leur soient d�l�gu�s.
• Aux gestionnaires et aux cadres sup�rieurs titulaires, afin de valider les connaissances associ�es � leurs responsabilit�s l�gales et de conserver les pouvoirs qui leur sont d�l�gu�s.

La v�rification ne comportait pas d'�valuation de la conformit� aux exigences de la Politique en mati�re de formation. L'objectif consistait plut�t � �valuer les deux crit�res suivants :

• Les pouvoirs financiers et les politiques sont communiqu�s efficacement (p. ex., ils sont accessibles sur l'intranet et sont communiqu�s par courriel ou par l'interm�diaire d'autres types de correspondance).

• Les politiques et les pouvoirs en mati�re de finances sont connus et compris du personnel.

Le travail sur place effectu� lors de la phase II a permis de constater que, dans certains minist�res, des employ�s occupant un poste par int�rim n'avaient re�u aucune formation sur la d�l�gation des pouvoirs, ni de la part de l'�cole ni de celle de leur minist�re.  En outre, dans certains minist�res, des pouvoirs financiers sont d�l�gu�s � des �chelons hi�rarchiques inf�rieurs � celui de la gestion; les employ�s concern�s ne sont pas tenus de suivre la formation �tablie. Selon l'�quipe de v�rification, la m�me exigence en mati�re de formation doit s'appliquer � ces personnes qui sont investies de pouvoirs financiers d�l�gu�s.  

Recommandation

Les minist�res et les organismes doivent se doter de strat�gies en mati�re de formation adapt�es aux besoins des employ�s concern�s et portant non seulement sur la d�l�gation des pouvoirs, mais aussi sur les pouvoirs particuliers des minist�res ou des organismes, les instruments de d�l�gation et les politiques et proc�dures connexes. La formation doit �tre offerte � tous les employ�s occupant un poste auquel des pouvoirs ont �t� d�l�gu�s, y compris les employ�s int�rimaires et les employ�s qui ne font pas partie de la direction.

Date de modification : 2009-04-15
 

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