Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous Â».

Constatations et recommandations découlant de la vérification

La présente section énumère en détail les principales constatations découlant de la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers. Ces constatations sont fondées sur les éléments probants et les analyses associées aux phases I et II de la vérification. Tel qu'il a été mentionné précédemment, le travail de vérification de la phase I consistait à relever les éléments clés de la gestion de la délégation de pouvoirs financiers ainsi que leur degré de conformité avec la politique du Conseil du Trésor correspondante. Dans la phase II, le travail visait à valider les résultats de la phase I et à procéder à une analyse plus détaillée du cadre de gestion régissant la délégation des pouvoirs financiers.

Constatation 1 : La délégation des pouvoirs financiers en tant qu'outil habilitant

Les instruments de délégation ne sont pas exploités de manière à contribuer à une bonne gouvernance et à une bonne gestion du risque.

Bien que les ministères et les organismes examinés utilisaient les instruments de délégation comme un mécanisme de contrôle, nous avons remarqué que ces instruments étaient considérés principalement comme des outils administratifs.   Par conséquent, nous avons relevé peu d'éléments probants montrant que les comités de la haute direction étaient informés à intervalles réguliers sur des sujets tels que ceux-ci : les principes sous-tendant la conception des instruments et des délégations; les ajustements recommandés à la suite de changements modifiant la situation, les risques ou les résultats de la surveillance; les meilleurs modes de communication, et particulièrement ceux qui tirent avantage de la technologie. (La constatation 4 du présent rapport traite des questions entourant la surveillance de l'exercice des pouvoirs délégués.)

Dans le même ordre d'idées, lorsqu'il y a nomination d'un nouveau ministre ou d'un nouveau sous-ministre, l'instrument de délégation ne reçoit habituellement pas une attention prioritaire. Ici encore, cela découle d'une tendance à voir l'instrument comme un document administratif. En fait, depuis l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, il peut être avantageux pour un administrateur général qui vient d'être nommé de comprendre rapidement les tolérances aux risques et les principes de gouvernance qui influent sur la conception de la délégation des pouvoirs, ce qui inclut la concordance entre les capacités de gestion, l'organisation, la responsabilité, les risques et la flexibilité opérationnelle, ainsi que l'information, la surveillance, les rapports et les mécanismes de surveillance. Un système à maturité fera en sorte que le volume, la valeur et la nature des opérations financières autorisées soient visibles, transparents et assujettis à un contrôle de la qualité.

Dans ce contexte, nous avons conclu que les ministères et les organismes ne tiraient pas profit de façon appropriée des instruments de délégation en ne les exploitant pas pour la gestion des risques et la bonne gouvernance. Les examens annuels des délégations consistaient principalement à mettre à jour l'authentification des fiches de spécimen de signature.

La question de la délégation des pouvoirs est abordée par deux éléments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) : la responsabilisation et la gérance. Sous l'élément « responsabilisation », le CRG indique que les délégations doivent tenir compte des capacités. Plus particulièrement, les pouvoirs doivent être officiellement délégués et conformes aux responsabilités. L'équipe de vérification a cherché à évaluer l'efficacité de la délégation des pouvoirs financiers en déterminant la mesure dans laquelle les pouvoirs concordaient avec les responsabilités. Bien que les ministères et les organismes gèrent les instruments de délégation comme des outils de contrôle interne, l'équipe a relevé peu d'éléments probants montrant qu'ils considéraient les délégations existantes comme des outils habilitants.

Tel que mentionné précédemment, un nouveau ministre devrait être en mesure d'obtenir une séance d'information sur les pouvoirs délégués et d'approuver ces pouvoirs le plus tôt possible après avoir été assermenté. Parallèlement, il y a d'autres événements à la suite desquels un examen des instruments de délégation devrait avoir lieu; par exemple, lors de la réorganisation d'un ministère ou organisme faisant en sorte que les instruments de délégation ne conviennent plus à la structure organisationnelle ou lors de l'implantation de nouveaux programmes. 

Recommandation

Nous recommandons que les ministères et les organismes veillent à ce que des processus fonctionnels en place prévoient l'exécution d'examens annuels significatifs et axés sur les risques des instruments de délégation. À tout le moins, les examens annuels devraient prendre en compte les éléments suivants :

  • les fondements, les limites, le caractère suffisant et la pertinence des pouvoirs délégués;
  • les principes de base appuyant et orientant la délégation des pouvoirs dans l'organisme;
  • la compatibilité des pouvoirs avec la structure et les mandats actuels de l'organisme;
  • l'adéquation entre les pouvoirs et les responsabilités et l'expertise requise;
  • la clarté et l'accessibilité de la communication des pouvoirs;
  • l'exploitation de la technologie afin d'améliorer la gestion des pouvoirs délégués;
  • les nouvelles conditions ayant une incidence sur les risques, y compris les résultats de la surveillance continue de l'exercice des pouvoirs délégués.

L'équipe de direction doit être informée des principes sous-tendant et orientant la délégation des pouvoirs financiers, ainsi que des résultats des examens annuels.

Constatation 2 : Instruments de délégation actuels

On n'accordait pas une priorité suffisante au fait d'obtenir en temps opportun une approbation ministérielle concernant les instruments de délégation.

En juin 2006, soit 5 mois après le changement de gouvernement, 14 des 24 ministères et organismes soumis à la vérification disposaient d'instruments de délégation qui n'avaient pas encore été approuvés par les ministres en place. En outre, en date du 1er septembre 2006, c'est à dire 7 mois après l'assermentation du nouveau gouvernement, 12 ministères et organismes ne disposaient pas d'instruments de délégation actualisés, et 3 grands ministères n'avaient encore pris aucune mesure pour obtenir l'approbation du ministre.

La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor stipule que « les pouvoirs financiers doivent être formellement délégués et communiqués par écrit par le ministre [...] ». Elle précise également que « la nomination d'un nouveau ministre n'entraîne pas automatiquement l'annulation des pouvoirs délégués, mais un nouveau document de délégation doit être préparé le plus rapidement possible afin de le soumettre à l'approbation du nouveau ministre. »

L'équipe de vérification a noté des cas où des fonctionnaires faisaient preuve d'une diligence raisonnable concernant la mise à jour des instruments de délégation.

Toutefois, elle a constaté en plusieurs occasions que la mise à jour et l'approbation de l'instrument de délégation ne constituaient pas une priorité. Cette situation semblait découler en grande partie du fait que l'on considérait l'instrument de délégation simplement comme un outil de conformité administrative.

Bien que la nomination d'un nouveau ministre n'invalide pas un instrument de délégation, il importe que le nouveau ministre puisse passer en revue les pouvoirs délégués le plus tôt possible. Il faut voir dans l'approbation ministérielle non seulement une question de conformité, mais aussi une question de bonne gouvernance. 

Recommandation

Nous recommandons que les ministères et les organismes s'engagent à informer les ministres au sujet des principes et des capacités en matière de gouvernance ainsi que des tolérances aux risques qui soutiennent et orientent les délégations de pouvoirs faites par l'intermédiaire des instruments de délégation. Les ministères et les organismes doivent accorder la priorité à l'obtention de l'approbation des ministres concernant les instruments de délégations en place. Les nouveaux ministres, sur les conseils des administrateurs généraux, doivent pouvoir prendre des décisions le plus tôt possible à l'égard des délégations à l'échelle de leur organisation.

Constatation 3 : Examen annuel et mise à jour des instruments de délégation

Nous avons constaté un grand manque d'uniformité quant à la qualité, la visée et la périodicité des examens annuels des instruments de délégation. Cela peut donner lieu à un manque d'adaptation en fonction de l'évolution des risques et à une mauvaise interprétation des pouvoirs. En outre, la gestion des fiches de spécimen de signature s'est avérée généralement déficiente. 

Un quart des ministères et des organismes soumis à la vérification n'effectuaient pas d'examens annuels de leurs instruments de délégation ni des politiques connexes. Ces organismes ne satisfaisaient pas aux exigences de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor, selon laquelle :

« Tous les pouvoirs délégués, y compris les modèles de délégation électronique, les spécimens de document de signature et les processus de validation et d'authentification qui sont appliqués dans les ministères et les bureaux concernés du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux doivent être examinés et mis à jour au moins à chaque année. »

D'autres ministères ont indiqué qu'un examen annuel avait été entrepris, mais qu'il n'était pas fondé sur une politique ou des procédures officielles. L'équipe de vérification a constaté que, dans la majorité des cas, les examens annuels se limitaient essentiellement à une mise à jour des fiches de spécimen de signature.

En l'absence d'un examen qualitatif bien structuré de l'évolution des conditions et des risques, il se peut qu'on en arrive à mal interpréter et à mal appliquer les pouvoirs délégués. Par exemple, dans un grand ministère, les vérificateurs internes ont rapporté que des changements survenus sur le marché et de mauvaises interprétations locales des pouvoirs en matière de passation de marchés s'étaient soldés par des tendances de non-conformité importantes.

Fiches de spécimen de signature (FSS) : Ces fiches comprennent les signatures authentifiées ainsi que des informations sur les limites et conditions imposées par la gestion. Conjuguées à un instrument de délégation, les fiches de spécimen de signature forment une partie de la configuration finale des pouvoirs délégués dans un ministère ou un organisme.   

L'équipe de vérification a constaté que les fiches de spécimen de signature n'incluent pas toujours les renseignements dont ont besoin les personnes relativement aux pouvoirs délégués au poste qu'elles occupent. Bien que ces personnes, y compris celles qui sont responsables de la vérification des comptes, peuvent faire une recherche en vue de mieux comprendre un pouvoir délégué particulier, ces renseignements devraient être communiqués de façon claire et rapidement accessibles.  

Au cours de la phase II, l'équipe de vérification a examiné la gestion des fiches de spécimen de signature. Dans la mesure où les ministères et les organismes ont encore recours à un processus axé exclusivement sur des documents papier, les fiches de spécimen de signature constituent un outil de contrôle essentiel et doivent faire l'objet d'une gestion appropriée.

Les éléments suivants ont été constatés :

  • Les FSS n'étaient pas toujours d'un accès rapide et facile.
  • Les systèmes parallèles comportaient des renseignements incomplets et/ou périmés.
  • Des fiches étaient manquantes, périmées ou modifiées de façon inappropriée.
  • Il y avait plus d'une FSS associée à une même personne.
  • Des FSS n'étaient pas mises à jour tous les ans ou lorsque la matrice de délégation était révisée.
  • Des FSS ne rendaient pas compte des mêmes pouvoirs que la matrice de délégation en vigueur.
  • Des FSS pour les nominations intérimaires n'étaient pas à jour.
  • Des FSS n'étaient pas protégées en dehors des heures de travail.
  • Des FSS n'étaient pas mises à jour en temps opportun pour rendre compte des arrivées et des départs d'employés.
  • Une unité effectuant une vérification des opérations pouvait avoir accès à une liste électronique des pouvoirs délégués, qui ne comportait toutefois aucune signature autorisée.
Recommandations

Nous recommandons que des procédures ministérielles écrites soient mises en application pour veiller à ce que les fiches de spécimen de signature soient à jour, valides et conformes aux instruments signés par le ministre. Les fiches de spécimen de signature doivent être accessibles – de préférence sous forme électronique – durant la vérification des opérations et utilisées de façon appropriée pour s'assurer que les opérations sont autorisées comme il se doit.

Nous recommandons également que le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor, en consultation avec la Direction du dirigeant principal de l'information, examinent activement les moyens d'éliminer ou de minimiser l'exigence relative à l'utilisation de fiches de spécimen de signature sur support papier et de signatures manuscrites, et de remplacer celle-ci par d'autres méthodes d'authentification et de validation de l'identité des personnes et de la légitimité des pouvoirs exercés.

La recommandation relative à la constatation 1 s'applique également à la présente constatation.

Constatation 4 : Surveillance de l'exercice des pouvoirs délégués

Nous avons constaté un manque d'uniformité concernant la surveillance des éléments suivants : les paiements effectués; l'efficacité des contrôles applicables; et l'exercice des pouvoirs financiers délégués connexes. Cette surveillance joue un rôle important pour ce qui est de déceler les secteurs de risque ou les lacunes en matière de contrôle, et pour ce qui est d'apporter les ajustements nécessaires, notamment la modification des pouvoirs dont rendent compte les instruments de délégation.

Pour la moitié des 24 GMO, l'équipe de vérification n'a trouvé aucune preuve d'une surveillance postérieure aux paiements du rendement des contrôles financiers internes qui s'appliquent à l'engagement des dépenses et ce, par l'entremise du traitement des montants facturés devant être payés. Nombre d'organismes ont fait savoir à l'équipe de vérification qu'une telle surveillance n'était pas nécessaire, puisqu'ils procédaient à une vérification intégrale des comptes avant d'effectuer les paiements. D'autres ont mentionné que la surveillance avait été interrompue et remplacée par des activités de vérification interne. En conséquence, deux lacunes clés ont été constatées :

1. Beaucoup de GMO ne surveillent pas activement l'exercice des pouvoirs délégués et, par conséquent, ne connaissent pas l'ampleur de la conformité et ne savent pas dans quelle mesure les contrôles internes sont efficaces.

2. On n'accorde pas une importance suffisante à la complémentarité des rôles de la vérification des comptes, de la surveillance active et de la vérification interne.

Les ministères et les organismes sont tenus de surveiller leurs pratiques de gestion et leurs activités de contrôle interne, et de prendre rapidement des mesures relativement aux secteurs où des lacunes sont constatées. Contrairement à l'opinion exprimée à l'équipe de vérification, la vérification intégrale des comptes peut mener à l'administration routinière des comptes créditeurs, alors qu'une approche ciblée en matière de gestion financière permet de concentrer les ressources de vérification sur les opérations présentant un risque plus élevé. En outre, les plans de vérification interne sont axés sur les risques et non de nature cyclique, et couvrent un large éventail d'activités de gestion. Ils visent à fournir une assurance concernant le cadre de contrôle de gestion et ne peuvent être considérés comme des contrôles de premier niveau. Idéalement, la vérification interne devrait examiner le processus de vérification des comptes, y compris le caractère approprié des activités courantes de surveillance.

L'équipe de vérification a cherché des éléments probants indiquant l'existence d'activités de surveillance et de mesures ayant été prises pour remédier aux lacunes (p. ex., les taux d'erreur ou les cas de non-conformité qui dépassent les niveaux de tolérance préalablement établis). Tel que mentionné ci-haut, elle s'inquiétait du fait que la vérification intégrale des comptes peut mener à l'administration routinière des comptes créditeurs, contrairement à une approche ciblée en matière de gestion financière qui permet de concentrer les ressources de vérification sur les opérations présentant un risque plus élevé.

Selon ce qu'a pu constater l'équipe de vérification, quatre ministères ou organismes ont au moins partiellement abordé la question de la gestion de la délégation des pouvoirs financiers dans le cadre de récentes activités de vérification. Cependant, d'après l'étude des rapports de vérification interne transmis au Bureau du contrôleur général et la consultation des sites Web des ministères ou organismes, les vérifications internes n'ont qu'exceptionnellement porté sur les contrôles de base des opérations financières, y compris le contrôle par sondages des paiements effectués.

Il est ressorti de la phase I de la vérification que les lacunes en matière de surveillance constituent une préoccupation clé. Le travail de suivi effectué lors de la phase II a fourni d'autres indices à cet égard. Dans un bureau régional, l'équipe de vérification a constaté l'existence d'une surveillance et de rapports préliminaires. Bien que ces rapports aient indiqué un taux d'erreurs élevé relativement à certains programmes ou à certaines dépenses, aucune mesure corrective n'a été prise pour remédier à la situation (p. ex., une vérification ou de la formation supplémentaires).

Recommandations

Nous recommandons que les ministères et les organismes élaborent des objectifs de rendement concernant la qualité du traitement des comptes, et qu'ils emploient des techniques de vérification automatisée et d'échantillonnage statistique pour mesurer la qualité des contrôles internes et aider à mieux comprendre les types d'opérations présentant des risques accrus. Ces activités de surveillance doivent être étayées et des rapports doivent être soumis aux fins d'examen aux paliers successifs de direction. De plus, des mesures de suivi doivent être prises, lesquelles peuvent comprendre la recommandation de modifier les pouvoirs délégués.

Nous recommandons également que les ministères et les organismes veillent à ce que leurs plans de vérification interne axés sur le risque tiennent suffisamment compte des corroborations des contrôles financiers de base concernant la vérification des comptes et les paiements.

En outre, le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor doit veiller à coordonner le regroupement et la diffusion des techniques utiles et innovatrices de surveillance élaborées par chacun des ministères et des organismes.

Constatation 5 : Documentation relative à la gestion de l'autorisation et de l'authentification électroniques (AAE)

Nous avons constaté un manque de procédures formelles concernant la gestion du système d'autorisation et d'authentification électronique par lequel les ministères et les organismes peuvent demander, par voie électronique, que des paiements soient versés à des particuliers et à des organisations.

Les ministères et les organismes disposent d'un système permettant de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'effectuer des paiements à des particuliers et à des organisations. Une fois qu'un ministère a approuvé un paiement, un employé autorisé, habituellement rattaché aux services financiers, utilise le système de paiement du receveur général pour effectuer ce paiement.

L'équipe de vérification a évalué dans quelle mesure les ministères et les organismes s'étaient dotés de politiques, de contrôles et de procédures pour gérer l'AAE; elle s'est principalement penchée sur l'octroi et la révocation des identificateurs d'utilisateur et des clés de signature électronique requis pour accéder au système et autoriser les opérations de paiement.

L'équipe a constaté que 16 ministères et organismes n'avaient pas mis en place des procédures étayées concernant la gestion de l'AAE. Bien qu'ils disposaient pour la plupart de procédures informelles, l'absence de procédures et de contrôles adéquats écrits ne fait qu'accroître le risque d'accès non autorisé au système centralisé de paiement du gouvernement.  

Recommandation

Nous recommandons que les ministères et les organismes élaborent des procédures écrites et des contrôles concernant l'autorisation et l'authentification électroniques (AAE); ceux-ci devraient porter notamment sur la révocation des pouvoirs délégués (identificateurs d'utilisateur et clés de signature électronique) permettant d'accéder au système de paiement du receveur général, afin de garantir que seules les personnes autorisées ont accès au système. 

Constatation 6 : Pouvoirs et restrictions des ministères concernant les comptes bancaires ministériels (CBM)

Douze des 17 ministères et organismes possédant des comptes bancaires ministériels disposaient d'instruments de délégation qui ne traitaient pas adéquatement les pouvoirs relatifs à ces comptes.

Afin de déterminer si les pouvoirs sont formellement délégués dans les instruments de délégation et s'ils sont clairement communiqués au personnel et bien compris par celui-ci, l'équipe de vérification s'est penchée sur la question des comptes bancaires ministériels. Les pouvoirs relatifs aux comptes bancaires ministériels sont définis comme suit[4] :

« Le gouvernement a pour politique d'effectuer les paiements par les voies normales prévues à cette fin par le receveur général. Les ministères peuvent toutefois demander l'autorisation d'établir des comptes bancaires (appelés ci-après comptes bancaires ministériels) pour certaines catégories de paiements là où les services d'émission de chèque du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles. »

Sur les 24 GMO soumis à la vérification, 17 utilisaient des comptes bancaires ministériels (CBM). De ce nombre, on en comptait 13 qui traitaient des CBM dans leurs instruments de délégation respectifs; les 4 GMO restants ne le faisaient pas. En outre, 8 des 17 GMO ne mentionnaient pas le montant maximal de 5 000 $ par opération dans leurs instruments de délégation.

Recommandation

En vue d'assurer que les pouvoirs sont formellement établis et qu'ils sont clairement communiqués au personnel et bien compris par celui-ci, nous recommandons que les ministères et les organismes incluent les pouvoirs relatifs aux comptes bancaires ministériels dans leurs instruments de délégation, ainsi que les limites financières relatives aux paiements qui sont indiquées dans la Politique sur les comptes bancaires ministériels du Conseil du Trésor.

Constatation 7 : Vérification des comptes

Dans une assez large mesure, la façon de voir la vérification des comptes à payer a été influencée par une approche de service qui accorde beaucoup d'importance au paiement rapide des factures. Cela va à l'encontre d'une approche axée sur les risques visant à concilier le paiement des factures en temps opportun avec le besoin d'examen minutieux, de contrôle bien ciblé et de conformité. La vérification ciblée des comptes antérieure aux paiements, la surveillance de l'assurance de la qualité postérieure aux paiements et les vérifications internes constituent des éléments essentiels d'un mécanisme de traitement des paiements efficient et efficace.

Bien qu'il n'y ait pas eu d'examen détaillé des opérations financières dans le cadre de la vérification, nous avons effectué des entrevues, des observations et un examen restreint des opérations afin d'évaluer la qualité des contrôles internes en ce qui a trait à la vérification des comptes. Nous ne nous attendions certainement pas à ce que la vérification des comptes et les paiements soient exempts de toute erreur, mais nous avons constaté des déséquilibres manifestes entre le volet « service » et le volet « contrôle », car les opérations étaient souvent traitées sans qu'il y ait de vérification de base concernant les pouvoirs suivants :

  • L'engagement des dépenses (responsable du programme);
  • Le pouvoir de passation des marchés;
  • L'attestation de l'exécution et des coûts des marchés – article 34 de la LGFP.

La vérification des comptes est la dernière étape avant la demande de paiement relatif à une opération. Ce processus vise à garantir que les paiements et les règlements relatifs aux opérations sont vérifiés en tenant compte des risques, de manière à ce qu'un niveau de contrôle approprié soit maintenu. Dans le cadre de la vérification des comptes, on veille notamment à ce que les paiements soient autorisés comme il se doit.

Il y avait des cas où les paiements étaient effectués même si des problèmes n'avaient pas été réglés et où il n'y avait pas de surveillance postérieure aux paiements. Les situations de ce genre peuvent s'expliquer par le fait que l'on accorde la priorité au paiement rapide et que la personne détenant le pouvoir de réclamer des paiements, en vertu de l'article 33 de la LGFP, fait une demande de paiement sans qu'il y ait assurance de la vérification des comptes.

Tous les ministères disposaient d'une unité responsable de l'examen et du traitement des opérations, mais les méthodologies de vérification des comptes différaient grandement entre les ministères et les organismes soumis à la vérification. Bien que bon nombre de ministères vérifiaient la totalité des frais facturés, les vérifications n'étaient pas toutes d'une grande rigueur et pouvaient se limiter à des éléments tels que le montant d'une facture et le nom du fournisseur. La plupart des unités de vérification se concentraient sur la question du traitement, au lieu d'évaluer la conformité ou d'examiner les opérations présentant des problèmes difficiles à régler. 

Conformément à l'appendice A de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel, les pouvoirs financiers englobent le pouvoir de dépenser et le pouvoir de payer. Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements, passation des marchés et conformité de l'exécution et des coûts du contrat. Il importe que les ministères aient des mesures de contrôle en place visant à garantir que les dépenses sont approuvées dans les règles.

Nous avons également constaté que la formation des employés affectés à la comptabilité, qu'il s'agisse d'agents financiers ou de commis comptables, ne leur permettait pas toujours d'évaluer et de remettre en question les opérations de façon appropriée. 

Dans les ministères et les organismes qui utilisent encore des fiches de spécimen de signature en format papier, la vérification adéquate des comptes a également été compliquée par le fait que les agents financiers ne se servent pas toujours des cartes de spécimen de signature les plus récentes. En outre, des systèmes parallèles, potentiellement incomplets ou obsolètes, sont mis sur pied.

Recommandation

Nous recommandons que les méthodologies de vérification des opérations soient axées sur les risques, et que des procédures adéquates soient élaborées pour faire en sorte que lorsqu'une opération est choisie aux fins de vérification, la vérification comprenne une validation des pouvoirs à l'appui de l'opération. La vérification doit permettre de remettre en question toute transaction impliquant une non-conformité.  La vérification des opérations constitue un contrôle clé pour ce qui est de garantir la conformité et de veiller à ce qu'il y ait un niveau de maitrise adéquat associé aux pouvoirs délégués.

Constatation 8 : Formation

La formation offerte par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) contribue sans aucun doute à la compréhension des pouvoirs financiers délégués. Toutefois, ce ne sont pas tous les ministères qui offrent une formation particulière et adaptée à leurs instruments de délégation et à leurs pouvoirs. L'EFPC n'est pas en mesure de traiter de façon adéquate des lois habilitantes, des instruments de délégation et des contrôles qui sont propres à certains ministères et organismes.

Lors de la phase II, l'équipe de vérification a constaté que les cinq ministères avaient mis en œuvre la formation requise par l'intermédiaire de l'École de la fonction publique du Canada. L'objectif de la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor est le suivant :

« L'objectif de la présente politique est de contribuer à la constitution d'un effectif compétent, bien formé et professionnel, de renforcer le leadership organisationnel et d'adopter des pratiques de fine pointe en matière de gestion afin de favoriser l'innovation et l'amélioration continue de la performance. »

En ce qui concerne la délégation des pouvoirs, « les gestionnaires à tous les niveaux [doivent posséder] les connaissances nécessaires à l'exercice efficace de leurs pouvoirs délégués ». La nouvelle Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2006, prévoit qu'une formation sera offerte :

  • Aux gestionnaires à tous les niveaux nommés pour la première fois, de sorte qu'ils satisfassent aux normes sur les connaissances en matière de formation indispensable avant que des pouvoirs ne leur soient délégués.
  • Aux gestionnaires et aux cadres supérieurs titulaires, afin de valider les connaissances associées à leurs responsabilités légales et de conserver les pouvoirs qui leur sont délégués.

La vérification ne comportait pas d'évaluation de la conformité aux exigences de la Politique en matière de formation. L'objectif consistait plutôt à évaluer les deux critères suivants :

  • Les pouvoirs financiers et les politiques sont communiqués efficacement (p. ex., ils sont accessibles sur l'intranet et sont communiqués par courriel ou par l'intermédiaire d'autres types de correspondance).
  • Les politiques et les pouvoirs en matière de finances sont connus et compris du personnel.

Le travail sur place effectué lors de la phase II a permis de constater que, dans certains ministères, des employés occupant un poste par intérim n'avaient reçu aucune formation sur la délégation des pouvoirs, ni de la part de l'École ni de celle de leur ministère.  En outre, dans certains ministères, des pouvoirs financiers sont délégués à des échelons hiérarchiques inférieurs à celui de la gestion; les employés concernés ne sont pas tenus de suivre la formation établie. Selon l'équipe de vérification, la même exigence en matière de formation doit s'appliquer à ces personnes qui sont investies de pouvoirs financiers délégués.  

Recommandation

Les ministères et les organismes doivent se doter de stratégies en matière de formation adaptées aux besoins des employés concernés et portant non seulement sur la délégation des pouvoirs, mais aussi sur les pouvoirs particuliers des ministères ou des organismes, les instruments de délégation et les politiques et procédures connexes. La formation doit être offerte à tous les employés occupant un poste auquel des pouvoirs ont été délégués, y compris les employés intérimaires et les employés qui ne font pas partie de la direction.