ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

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Pratiques exemplaires

Conform�ment la charte du projet de v�rification, l'�quipe de v�rification s'est �galement attach�e � d�terminer et � faire conna�tre les pratiques exemplaires. � ce sujet, l'�quipe de v�rification rend compte des constats suivants :

Gestion de la v�rification des comptes ax�e sur les risques

Un minist�re a adopt� une approche selon laquelle un profil de risques est �tabli pour les divers types de programmes et de d�penses. L'exigence en mati�re de v�rification des comptes ant�rieure aux paiements est fond�e sur ce profil de risques. La surveillance des paiements effectu�s est bas�e sur l'�chantillonnage statistique. Les r�sultats de cette surveillance servent ensuite � mettre � jour les profils de risques applicables. Une telle approche permet au minist�re de maintenir son niveau de service relativement au traitement des op�rations, sans toutefois compromettre ind�ment le volet � contr�le �.

L'approche susmentionn�e se trouve � l'oppos�e de celles de nombreux minist�res qui, soit examinent toutes les op�rations en mettant l'accent sur les m�mes �l�ments, soit ne produisent pas de rapport de suivi ou n'effectuent pas de suivi des questions posant probl�me. La strat�gie bas�e sur le risque permet � la direction de concentrer les ressources limit�es en mati�re de v�rification, de d�terminer les probl�mes et de trouver des solutions.

Instruments de d�l�gation et fiches de sp�cimen de signature

Les instruments de d�l�gation s'av�rent le plus efficace lorsqu'ils permettent de communiquer clairement tous les pouvoirs et les restrictions qui les accompagnent. Ils doivent �tre con�us en vue d'�tre � la fois concis et efficacement modifiables, tout en �tant suffisamment d�taill�s. Si l'on s'attarde de fa�on excessive aux fiches de sp�cimen de signature afin d'en saisir les d�tails, on perd de vue la configuration globale des pouvoirs, et la visibilit�, l'exactitude et la facilit� des mises � jour s'en trouvent amoindries. Une pratique exemplaire que nous avons relev�e consistait � continuer d'accorder une bonne partie de l'attention aux fiches de sp�cimen de signature, tout en veillant � ce que ces cartes soient num�ris�es et conserv�es sous forme de documents �lectroniques accessibles aux fins d'examens centraux de routine. 

Fiches de sp�cimen de signature num�ris�es

Comme nous l'avons indiqu� pr�c�demment, il faut pouvoir acc�der aux fiches de sp�cimen de signature au moment et � l'endroit o� on en a besoin pour valider les op�rations. Une bonne pratique consiste � faire en sorte que les employ�s affect�s � la v�rification des comptes aient acc�s � des images num�riques des fiches de sp�cimen de signature. En l'absence d'images num�riques, les employ�s font parfois des copies des fiches de sp�cimen de signature, et il peut arriver que ces copies ne soient pas � jour. Une approche �lectronique donnant acc�s � des images num�riques des fiches de sp�cimen de signature permettrait d'am�liorer l'efficacit� des instruments et d'att�nuer le risque que des op�rations soient trait�es sans les approbations appropri�es. En outre, une approche centralis�e ferait en sorte de r�duire le travail administratif requis pour maintenir l'information � jour.

Communication efficace

Une autre bonne pratique consiste � fournir un point central de communication concernant les pouvoirs d�l�gu�s, ainsi qu'� affecter des ressources Web sur l'intranet qui sont d�di�es aux matrices de d�l�gation, aux politiques et aux proc�dures. Cela permet �galement de faciliter la mise � jour de l'information.

Date de modification : 2009-04-15
 

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