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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes
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Pratiques exemplaires
Conformément la charte du projet de vérification, l'équipe de vérification s'est également attachée à déterminer et à faire connaître les pratiques exemplaires. À ce sujet, l'équipe de vérification rend compte des constats suivants :
Gestion de la vérification des comptes axée sur les risques
Un ministère a adopté une approche selon laquelle un profil de risques est établi pour les divers types de programmes et de dépenses. L'exigence en matière de vérification des comptes antérieure aux paiements est fondée sur ce profil de risques. La surveillance des paiements effectués est basée sur l'échantillonnage statistique. Les résultats de cette surveillance servent ensuite à mettre à jour les profils de risques applicables. Une telle approche permet au ministère de maintenir son niveau de service relativement au traitement des opérations, sans toutefois compromettre indûment le volet « contrôle ».
L'approche susmentionnée se trouve à l'opposée de celles de nombreux ministères qui, soit examinent toutes les opérations en mettant l'accent sur les mêmes éléments, soit ne produisent pas de rapport de suivi ou n'effectuent pas de suivi des questions posant problème. La stratégie basée sur le risque permet à la direction de concentrer les ressources limitées en matière de vérification, de déterminer les problèmes et de trouver des solutions.
Instruments de délégation et fiches de spécimen de signature
Les instruments de délégation s'avèrent le plus efficace lorsqu'ils permettent de communiquer clairement tous les pouvoirs et les restrictions qui les accompagnent. Ils doivent être conçus en vue d'être à la fois concis et efficacement modifiables, tout en étant suffisamment détaillés. Si l'on s'attarde de façon excessive aux fiches de spécimen de signature afin d'en saisir les détails, on perd de vue la configuration globale des pouvoirs, et la visibilité, l'exactitude et la facilité des mises à jour s'en trouvent amoindries. Une pratique exemplaire que nous avons relevée consistait à continuer d'accorder une bonne partie de l'attention aux fiches de spécimen de signature, tout en veillant à ce que ces cartes soient numérisées et conservées sous forme de documents électroniques accessibles aux fins d'examens centraux de routine.
Fiches de spécimen de signature numérisées
Comme nous l'avons indiqué précédemment, il faut pouvoir accéder aux fiches de spécimen de signature au moment et à l'endroit où on en a besoin pour valider les opérations. Une bonne pratique consiste à faire en sorte que les employés affectés à la vérification des comptes aient accès à des images numériques des fiches de spécimen de signature. En l'absence d'images numériques, les employés font parfois des copies des fiches de spécimen de signature, et il peut arriver que ces copies ne soient pas à jour. Une approche électronique donnant accès à des images numériques des fiches de spécimen de signature permettrait d'améliorer l'efficacité des instruments et d'atténuer le risque que des opérations soient traitées sans les approbations appropriées. En outre, une approche centralisée ferait en sorte de réduire le travail administratif requis pour maintenir l'information à jour.
Communication efficace
Une autre bonne pratique consiste à fournir un point central de communication concernant les pouvoirs délégués, ainsi qu'à affecter des ressources Web sur l'intranet qui sont dédiées aux matrices de délégation, aux politiques et aux procédures. Cela permet également de faciliter la mise à jour de l'information.
