ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2004-07) - Archivé

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Partie 5  Locaux à bureaux et fournitures

5.1  Locaux à bureaux

5.1.1  Introduction

Les ministres et les ministres d'État disposent de bureaux sur la Colline parlementaire, de même que de bureaux de circonscription, qui sont tous assujettis aux lignes directrices et aux budgets de la Chambre des communes et qui sont totalement distincts des bureaux de l'administration centrale du ministère et des bureaux régionaux des ministres (voir ci-dessous).

Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services destiné aux députés et publié par la Chambre des communes; les questions relatives à ces droits doivent être adressées au bureau du Contrôleur, Chambre des communes.

5.1.2  Bureaux de l'administration centrale des ministères

Les besoins en bureaux des ministres et des ministres d'État à l'administration centrale des ministères sont coordonnés par le sous-ministre, qui y satisfait habituellement dans les limites de l'espace attribué au ministère.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en collaboration avec le groupe de la gestion des locaux de chaque ministère, se charge de l'aménagement initial des locaux en se fondant sur les besoins fonctionnels et opérationnels et sur les lignes directrices applicables en matière de coûts. Les modifications des bureaux existants (pendant le mandat du ministre ou du ministre d'État ou à la nomination d'un nouveau ministre ou ministre d'État) sont financées par le ministère.

5.1.3  Bureaux régionaux des ministres

Des bureaux régionaux ont été aménagés à l'intention de tous les ministres et ministres d'État locaux et en visite, de même que pour leurs représentants afin de leur permettre d'exercer des fonctions pour le compte de l'État dans les régions. Ces bureaux n'ont pas pour but de reproduire les fonctions des bureaux de circonscription ou d'autres services de soutien offerts par la Chambre des communes.

Le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de l'établissement et de la gestion des bureaux régionaux des ministres (BRM), y compris le loyer, l'aménagement, le stationnement, etc.

On compte des bureaux régionaux de ministres à Vancouver, Edmonton, Calgary, Régina, Winnipeg, Toronto, Montréal, Québec, Halifax, Moncton et St-Jean. En conséquence, l'aménagement d'un bureau de ministre à l'extérieur du siège social exige l'approbation expresse du Conseil du Trésor avant le lancement du projet.

Les cabinets des ministres paient la moitié des frais généraux fixes des bureaux régionaux.

Les ministres et les ministres d'État assument la responsabilité du financement des frais directs (par exemple, les frais d'accueil, les services supplémentaires et les locaux) qu'occasionne leur utilisation des BRM.

5.2  Mobilier et ameublement de bureau

5.2.1  Bureaux de l'administration centrale du ministère

Le mobilier et l'ameublement de bureau du cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor. De même, le mobilier du secrétaire particulier du ministre, qui travaille généralement dans l'antichambre et la salle d'attente du ministre, n'est pas assujetti aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor. Cependant, les bureaux du personnel du ministre situés dans des locaux occupés par le ministère sont assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (mobilier et ameublement), qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/MaterielManage/siglist-fra.asp.

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux le mandat d'acquérir le matériel nécessaire pour les ministères et, de ce fait, les dispositions de la Loi s'appliquent quelle que soit l'utilisation du mobilier et de l'ameublement.

L'acquisition du mobilier, des agencements et de l'équipement de bureau ainsi que les frais connexes d'utilisation et d'entretien sont financés par le ministère.

5.2.2  Bureaux régionaux des ministres

Ces bureaux sont assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor en ce qui touche le mobilier et l'ameublement de bureau.

En règle générale, tous les achats de mobilier et d'ameublement sont considérés comme des frais généraux ou frais courants qui sont récupérés lors de l'exercice trimestriel de recouvrement des coûts selon la formule suivante : total des coûts ÷ 24 grands ministères.

5.3  Matériel et fournitures de bureau

Les dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériels'appliquent au matériel et aux fournitures de bureau de caractère général des bureaux des ministres et des ministres d'État dans les ministères. Le papier à en-tête et la papeterie relèvent du Programme de coordination de l'image de marque.

Le personnel du ministre et du ministre d'État doit se reporter au Manuel des allocations et services de la Chambre des communes, qui énonce de façon détaillée les normes relatives au matériel et les services requis pour faciliter les activités de la Chambre des communes.

5.4  Articles de papeterie et imprimés

5.4.1  Programme de coordination de l'image de marque

Le Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) est le programme d'image de marque du gouvernement du Canada. Le gouvernement du Canada doit démontrer aux Canadiennes et aux Canadiens, où qu'ils habitent, comment l'argent de leur impôt est dépensé pour leur offrir des programmes, des services et une infrastructure. Le gouvernement doit mettre en valeur sa présence et son identité et ce, de façon constante et cohérente pour que les Canadiennes et les Canadiens sachent rapidement que leur gouvernement travaille pour eux. Le Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) du Secrétariat du Conseil du Trésor établit des normes et des exigences aux fins de la gestion de l'image de marque de l'ensemble du gouvernement. En 1998, les ministres du Conseil du Trésor ont établi neuf exigences supplémentaires dans le cadre du PCIM dans le but de renforcer la présence et la visibilité du gouvernement du Canada dans toutes ses activités.

Chaque institution doit gérer sa propre image de marque conformément au Programme et à la politique de coordination de l'image de marque de même qu'aux décisions pertinentes du Conseil du Trésor. Cette information et les normes relatives au design du PCIM se trouvent à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2-fra.asp.

Les ministres et les ministres d'État doivent écrire au président du Conseil du Trésor pour toutes les questions touchant l'établissement des titres des institutions. Les institutions doivent adopter un titre approuvé (appelé titre d'usage) pour leur signature, et l'utiliser de façon uniforme pour désigner l'institution, sauf lorsqu'il est nécessaire d'utiliser l'appellation légale. Les ministres doivent également écrire au président au sujet de l'utilisation d'un symbole spécial à l'échelle de l'administration fédérale, des décisions concernant les symboles du PCIM (symbole du drapeau ou armoiries) dans les signatures et au sujet des exemptions à la politique du PCIM.

5.4.2  Articles de papeterie

Le design des articles de papeterie des cabinets des ministres et des ministres d'État est assujetti à la politique et aux normes de design du Programme de coordination de l'image de marque. Il consiste en armoiries avec trame noire à 40 %, de couleur grise, le texte étant à l'encre noire, et le mot symbole « Canada » en noir et rouge, sur papier blanc recyclé et permanent. D'autres renseignements à ce sujet sont présentés à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/fip-pcim/man_2_1-fra.asp.

5.4.3  Communiqués de presse et pochettes pour trousses d'information

Les institutions doivent utiliser les formulaires normalisés pour les communiqués et les pochettes normalisées pour les trousses d'information. Les lignes directrices du gouvernement du Canada sur l'édition « sans superflu » exigent la rationalisation des activités d'édition au gouvernement et une présentation uniforme à différents produits de communication. On peut trouver ces lignes directrices à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_CP/nofrills-fra.asp .

5.5  Téléphones

Le décret C.P. 1963.27/1260 permet aux ministres, d'une part, et à leur chef de cabinet ou leur secrétaire particulier, d'autre part, d'avoir droit à une ligne téléphonique privée aux frais de l'État, pourvu que ces appareils servent à des fonctions officielles au-delà des heures normales de travail. Les ministres peuvent utiliser cette ligne soit à leur domicile dans leur circonscription, soit à leur maison de campagne ou à leur domicile dans la région de la capitale nationale. Les chefs de cabinet ou les secrétaires particuliers peuvent disposer d'une ligne téléphonique à leur domicile de la région de la capitale nationale ou à leur maison de campagne.

Les ministres ont par ailleurs accès, où qu'ils se trouvent au Canada, à l'ensemble des réseaux téléphoniques de l'État grâce à des codes spéciaux. Seules les personnes disposant de ces codes sont autorisées à les utiliser ou à y avoir accès.

On peut obtenir du ministère le matériel spécialisé répondant aux besoins du service. Cependant, la demande à cet effet doit être dûment justifiée.

On peut obtenir du ministère le matériel spécialisé répondant aux besoins du service. Cependant, la demande à cet effet doit être dûment justifiée.