ARCHIVÉ - Commission canadienne des grains

Communication efficace et int�gration des objectifs, des priorit�s et de la planification op�rationnelle en mati�re de ressources humaines.

• On a �labor� des mesures du rendement et tenu des discussions pour aider les employ�s de la CCG � comprendre de quelle mani�re le travail de chacun contribue au succ�s de l'ensemble de l'organisme.
• On a amorc� la mise au point d’outils pour suivre l’�volution des param�tres relatifs aux ressources humaines.
• On a con�u et mis en œuvre des lignes directrices et des processus de planification des ressources humaines.

Mise en œuvre continue des initiatives ax�es sur les comp�tences (gestion du rendement, formation et perfectionnement) pour �tablir et conserver un effectif comp�tent et r�aliser les objectifs de l'organisme.

• On a �labor� un nouveau dictionnaire des comp�tences.
• On a �labor� des �nonc�s g�n�riques de crit�res de m�rite selon les lignes directrices de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
• On a r�dig� des cartes d’apprentissage pour les nouveaux employ�s, superviseurs et gestionnaires.
• On a mis en œuvre la politique sur la formation n�cessaire.

Communication des changements d�coulant de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et modification en cons�quence des processus et des politiques en mati�re de ressources humaines de la CCG.

• On a mis en œuvre tous les aspects de la Loi sur la modernisation de la fonction publique.
• On a atteint la cible de la Commission de la fonction publique quant � la mise en œuvre de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

�laboration et mise en œuvre d'un cadre de gestion de l'effectif conforme aux besoins de l'organisme ainsi qu'� la l�gislation et aux pratiques relatives � la modernisation de la gestion des ressources humaines, et communication de ce cadre aux employ�s.

• On a �labor� le cadre de gestion de l’effectif en consultation avec plus de 100 employ�s et gestionnaires.

�laboration d'une strat�gie et d'un processus de planification de la rel�ve pour la direction de la CCG.

• On a entrepris des recherches sur les meilleures pratiques.
• On a mis � jour les donn�es d�mographiques et commenc� � mettre � jour les comp�tences.
• On a entam� une r�flexion � l’�chelle de la haute direction sur les orientations et la direction � suivre.

Communication avec les repr�sentants syndicaux pour am�liorer les relations et les pratiques de consultation afin d'accro�tre la collaboration et le r�glement � l'amiable des diff�rends.

• On a entrepris plusieurs initiatives pour contribuer � une approche strat�gique et consultative des consultations syndicales-patronales.
• On a examin� les engagements relatifs aux relations de travail consultatives lors des r�unions du Comit� de consultation patronal-syndical national.
• On a fait participer les agents n�gociateurs aux premi�res �tapes de l’�laboration des programmes (p. ex. gestion du rendement, cadre de gestion de l’effectif).
• On a �labor� le Syst�me de gestion informelle des conflits conjointement.
• On a �labor� conjointement les recommandations connexes � la mise en œuvre d’un groupe op�rationnel unique.

Conception et mise en œuvre d'un syst�me de gestion informelle des conflits.

• On a con�u et mis en œuvre le Syst�me de gestion informelle des conflits avec un groupe de travail qui comprenait tous les agents n�gociateurs, les repr�sentants de toutes les divisions et les ressources humaines.
• On a men� une campagne de sensibilisation interne.

�laboration continue des descriptions de travail g�n�riques, d'un syst�me libre-service de gestion des cong�s et d'autres outils informatiques et accessibles sur le Web.

• On a �labor� plusieurs documents de communication pour maximiser l’utilisation du syst�me libre service de gestion des cong�s, de l’outil Mes renseignements et du sondage d’auto identification en ligne.
• On a mis en œuvre des applications Web sur la r�mun�ration pour donner aux employ�s un acc�s imm�diat en ligne aux donn�es et aux outils relatifs aux salaires et aux avantages sociaux.
• On a �labor� des descriptions de travail et des �nonc�s de crit�res de m�rite g�n�riques pour les postes principaux d’inspection.

Mise en œuvre continue du plan d'�quit� en mati�re d'emploi de la CCG.

• Le plan triennal d’�quit� en mati�re d’emploi a �t� pass� en revue pour v�rifier les r�sultats atteints.
• On a amorc� l’�laboration d’un plan qui int�gre les r�sultats atteints au cours d’exercices pr�c�dents et l’information contenue dans la nouvelle analyse de l’effectif.

�laboration d'un outil de gestion du rendement � mettre � l'essai au sein de l'organisme.

• On a tenu des consultations avec divers intervenants, notamment les agents n�gociateurs, pour d�terminer les besoins du programme.

• La CCG a fourni les logiciels convenus en tenant compte des ressources disponibles et des �ch�anciers de projet.
• On a continu� de fournir des solutions logicielles � titre de solution de rechange au d�veloppement interne, le cas �ch�ant.

• On a g�r� la population du serveur gr�ce � l’accroissement de la puissance et des capacit�s du r�seau, puis � des mesures de rationalisation.
• On a poursuivi les travaux d’am�lioration de l’infrastructure en augmentant la bande passante et en am�liorant les routeurs et les aiguillages.
• On a accru la capacit� de stockage pour am�liorer l’archivage des donn�es et en assurer la s�curit�.
• On a commenc� � �laborer un processus de planification de reprise apr�s sinistre en mati�re de TI.

• On a revu et mis � jour les politiques en mati�re de TI pour tenir compte des r�alit�s changeantes et refl�ter les meilleures pratiques.
• On a adopt� de nouveaux outils logiciels pour surveiller la conformit� au sein de la CCG � la politique sur la TI.

• On a continu� d’appuyer les groupes de travail de la CCG en leur procurant des donn�es et un soutien en mati�re d’information. Des donn�es ont �t� fournies pour la r�daction de rapports internes r�guliers, de programmes de surveillance et de rapports ponctuels sur les d�chargements, les cargaisons et la r�inspection pour r�pondre � des demandes pr�cises qui ne pouvaient �tre trait�es dans les rapports r�guliers.

• On a r�pondu aux demandes de donn�es du Bureau de la concurrence et pr�sent�es en vertu de la Loi sur l’acc�s � l’information et la protection des renseignements personnels.
• On a r�pondu aux requ�tes de donn�es urgentes sp�ciales de l’industrie.

• La CCG publie, environ toutes les six semaines, un bulletin de nouvelles et le distribue sur son site intranet (PersonNet). Il contient des articles et des renseignements permettant aux employ�s d’�tre au courant des divers enjeux importants et int�ressants qui touchent l’organisme.
• Publication de bulletins du personnel, au besoin.
• Organisation de s�ances de planification trimestrielles en mati�re de leadership.
• On a communiqu� la situation de la CCG (pr�sentation Odyssey) au personnel en avril et en mai 2006.
• Poursuite de la visite des lieux de travail et des silos portuaires de la CCG et rencontre avec le personnel.

• Par l’interm�diaire du site Web de la CCG, on a fourni : un acc�s rapide et facile � l’information sur l’organisme, ses d�cisions strat�giques, ses programmes, ses activit�s et ses annonces; de l’information sur la qualit�, la quantit� et la recherche sur les grains; de l’information sur la protection des producteurs; des statistiques; et d’autres services et renseignements � l’intention des producteurs et de l’industrie des grains.
• On a offert un service d’abonnement �lectronique pour avertir les utilisateurs au sujet des nouveaux renseignements ajout�s au site Web de la CCG.
• On a instaur� un service en ligne pour les producteurs de c�r�ales afin qu’ils obtiennent les r�sultats du classement des �chantillons de leurs r�coltes.
• On a rencontr� les producteurs de c�r�ales lors de huit foires agricoles, dans l’Ouest du Canada, pour aborder leurs commentaires et questions, recueillir leur r�troaction et leur donner de l’information.
• On a donn� des pr�sentations et particip� � des d�bats d’experts lors des r�unions de producteurs et d’organismes de l’industrie, dans l’Ouest et l’Est du Canada.
• On a fait visiter les installations de la CCG aux producteurs, aux n�gociants et aux acheteurs de grain canadien ainsi qu’aux chercheurs et � d’autres membres de l’industrie.

• On a offert � environ 50 p. 100 de tous les employ�s une formation sur les communications et la gestion des conflits en milieu de travail.

• Le comit� des langues officielles de la CCG :
  • a continu� de mettre � la disposition du personnel des ressources pour l’apprentissage du fran�ais.
  • a continu� de mettre � jour la base de donn�es du Syst�me d’information sur les postes et la classification.
  • a appuy� des �v�nements organis�s par la communaut� francophone et fait la promotion de ces �v�nements aupr�s du personnel.
  • l’agent administratif est membre du R�seau interminist�riel des coordonnateurs des langues officielles au Manitoba, et de l’information est partag�e entre ce r�seau et le comit� des langues officielles de la CCG.
  • Le champion des langues officielles a assist� � diverses s�ances d’information, dont la conf�rence des champions, et partag� de l’information avec le comit�.
  • a lanc� un site Web sur l’intranet de la CCG pour fournir au personnel de l’information sur ses fonctions et ses activit�s ainsi que des liens vers d’autres comit�s, des outils d’apprentissage et des ressources.
• On a maintenu � jour un lexique de la terminologie li�e aux c�r�ales sur le site Web de la CCG.

• On a pr�sent� des �tats financiers conformes aux normes comptables du Conseil du Tr�sor et re�u un rapport sans r�serve de Price Waterhouse Coopers LLP.
• On a aid� l’unit� de politique en fournissant des donn�es financi�res pour satisfaire aux exigences de production de rapports des organismes centraux.
• On a r�pondu aux demandes des organismes centraux en temps utile.
• On a re�u des r�sultats positifs de l’assurance de la qualit� de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui montrent une r�duction de 12 p. 100 des erreurs pr�sentes dans les rapports de balance de v�rification.

• On a maintenu un comit� sur les frais d’utilisation, auquel sont repr�sent�s les diverses divisions de l’organisme. Ce comit� :
  • a examin� les frais d’utilisation actuels pour relever les redondances et simplifier les frais.
  • a recueilli des donn�es sur les normes de service et les mesures de rendement existantes.
  • a continu� de normaliser la documentation sur les descriptions de services, les composantes et les r�alisations attendues pour chaque frais de service, sous forme de mod�le, et examin� les progr�s accomplis quant � la gestion de programme.
  • a �labor� une m�thode d’�tablissement des co�ts pour faciliter le calcul des co�ts de chaque service.
  • a publi� des renseignements pertinents sur les frais de la CCG sur le site Web.

• La CCG a �labor� un plan de v�rification interne pour l’exercice 2006–2007. Elle a men� les activit�s suivantes :
  • Examen du SCRS;
  • Examen des services d’analyse du LRG (rapport non pr�sent� avant la fin de l’exercice);
  • �valuation de l’enqu�te sur la r�colte.

• On a fourni du soutien en mati�re de recherche, d’analyse et de r�daction pour de nombreuses questions et initiatives touchant d’autres divisions de la CCG, les intervenants externes de l’industrie, les producteurs et d’autres organismes ou minist�res du gouvernement.
  On a d�ploy� un grand effort au cours de l’exercice relativement � l’examen de la pes�e et l’inspection � l’arrivage de Meyers Norris Penny, � l’examen de la CCG et de la Loi sur les grains du Canada, � l’initiative de conformit� au r�gime d’agr�ment et � l’�laboration de la Strat�gie d’assurance de la qualit� du bl� (SAQB).
• Par de la recherche, de l’analyse et des conseils, on a soutenu la prise de d�cisions des commissaires et d’autres hauts fonctionnaires de la CCG.
• On a pr�par� des notes d’information et de la correspondance, puis contribu� aux outils de communication interne et externe, au besoin.
• On a repr�sent� la CCG lors de divers �v�nements et r�unions de l’industrie et interminist�riels.
• On a coordonn� et r�dig� des documents de planification et de rapport, notamment le RPP (6) et le RMR.
  

• Des r�unions des agents administratifs nationaux ont eu lieu mensuellement.
• On a abord� et surveill� les probl�mes survenus lors de la mise en œuvre de l’Outil de gestion des d�penses pour les voyages d’affaires.
• On a partag� des bulletins d’information sur les voyages avec tous les agents et le personnel administratif.
• Un sondage sur la satisfaction de la client�le a �t� men� pour d�terminer si le service d’acheminement du courrier r�pondait aux normes de service.
• On a mis en œuvre et � l’essai E-FRISBEE, un progiciel de transport, au si�ge de la CCG.

• On a g�r� le renouvellement des baux n�cessaire dans le contexte de l’examen permanent de la CCG.
• On a constat� une baisse des frais de t�l�communication pour une troisi�me ann�e cons�cutive gr�ce � la centralisation du budget des t�l�communications et � l’�laboration de normes et de politiques, � des processus simplifi�s et � une communication constante.

• On a continu� de travailler avec l’�quipe de projet de TPSGC pour fait le point sur la la recapitalisation de l’immeuble du si�ge de la CCG.
• On a compl�t� le processus d’�laboration de normes de conception pour les bureaux r�gionaux afin de tenir compte des besoins futurs en mati�re de laboratoires et de locaux pour les activit�s de transformation, afin de maximiser les gains d’efficacit�.

• On a termin� les plans de reprise des activit�s en TI pour appuyer le projet du PCO.
• On a effectu� des essais sur le terrain sur deux �l�ments du plan de reprise des activit�s en TI.
• On a achet� des serveurs et des logiciels pour la mise en œuvre du plan de reprise des activit�s en TI.
• On a continu� de diffuser les plans lors des s�ances de la CCG sur le leadership, des r�unions d’�quipe et par l’entremise de la lettre d’information de la CCG.

• On a poursuivi l’�laboration d’un programme de pr�vention des risques :
  • On a donn� une formation sur la reconnaissance et le contr�le du risque et sur les processus compris dans l’Analyse de la s�curit� au travail (AST) du LRG;
  • On a �labor� des AST pour de nombreuses t�ches du LRG.

• Le Comit� national sur les politiques de sant� et de s�curit� au travail a examin� les �valuations des risques de plusieurs endroits, a lanc� une campagne de sensibilisation aux odeurs et a continu� d’examiner les meilleures options pour les moniteurs de gaz, les gilets de s�curit� et tout autre �quipement de protection individuel port� autour des silos;

• On a examin� tout l’�quipement utilis� par la CCG ne r�pondant pas aux normes de l’Association canadienne de normalisation ou du Laboratoire des assureurs du Canada, et les mesures n�cessaires ont �t� prises pour faire homologuer cet �quipement;
• On a am�lior� les rapports relatifs aux incidents de sant� et de s�curit� en mettant en œuvre un nouveau rapport d’enqu�te sur les risques approuv� par Ressources humaines et D�veloppement social Canada;
• On a continu� l’�laboration et la mise � l’essai du PCO;
• On a continu� la transition de l’information sur la s�curit� vers le r�seau Infonet.

• La CCG a poursuivi la planification et la mise en œuvre d’activit�s conform�ment aux objectifs g�n�raux du CRG, tels qu’�nonc�s dans le plan d’action du CRG rendu public � l’automne de 2005 (http://grainscanada.gc.ca/pubs/corporate/maf/maf-f.htm).

• On a �tabli des mesures du rendement pour toutes les divisions et les unit�s de la CCG. Elles sont mises en œuvre dans la gestion du rendement.

• On continue de mettre la derni�re main aux normes de service visant l’ensemble des frais d’utilisation.

• En vertu d’une entente avec l’ACIA, la CCG a inspect� 258 silos un peu partout au Canada, 16 navires dans le port de Churchill et fourni des renseignements sur 2 073 �chantillons ayant abouti � l’�mission de certificats phytosanitaires.

• On a trait� 18 �chantillons phytosanitaires et effectu� 29 inspections de cales de navire au nom du Federal Grain Inspection Service (FGIS), dans la r�gion de l’Est.
• On a attest� huit navires et assist� � la fumigation de six au nom du FGIS.

• On a assist� � des r�unions r�guli�res du groupe de travail du portefeuille sur la pr�sence de mat�riel adventice, qui se compose de repr�sentants d’AAC, de l’ACIA et de la CCG.
  • On a �labor� des plans d’action pour aborder les questions li�es � la pr�sence de mat�riel adventice et, � l’aide des fonds de soutien de la Strat�gie canadienne en mati�re de biotechnologie, on a pris part � plusieurs activit�s strat�giques de d�veloppement.
• On a lanc� un processus pour �tablir un m�canisme permettant de minimiser l’�coulement de vari�t�s de bl� am�ricain dans le r�seau de manutention du grain du Canada, en partenariat avec AAC et l’ACIA.
• La CCG s'est jointe au groupe de travail du portefeuille sur la politique relative aux semences pour lequel le groupe de travail du portefeuille sur la collaboration scientifique en mati�re d'assurance de la salubrit� du grain a tenu — et continue de tenir — des discussions sur l’�limination des grains contamin�s et d’autres substances.
• La CCG continue de collaborer avec le Bureau d’enregistrement des vari�t�s de l’ACIA pour �laborer un programme d’enregistrement des contrats concernant la vari�t� de bl� panifiable 5400IP.
  • On a entrepris des v�rifications de la production commerciale de 5400IP en collaboration avec le Bureau d’enregistrement des vari�t�s et institu� un programme d’identification vari�tale pour surveiller l’introduction de la vari�t� 5400IP dans le syst�me de manutention r�gulier de la vari�t� CWRS.

Inspection � l'arrivage

• La CCG offre ses services de mani�re courtoise et professionnelle.
• La CCG r�dige et distribue les documents requis aux parties int�ress�es dans les 24 heures suivant le d�chargement du grain.
• La CCG effectue l’inspection compl�te des silos en ce qui a trait aux �chantillonneurs automatiques, aux �valuateurs de la teneur en prot�ines, aux humidim�tres, aux s�choirs � grain et � d’autres �quipements m�caniques connexes.
• La CCG offre aux entreprises des conseils en mati�re d’installation de mat�riel d’�chantillonnage neuf ou modifi�, de s�choirs � grain ou d’autre �quipement m�canique, selon les besoins.
• La CCG r�pond aux demandes de service sp�ciales des clients.

Du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, le personnel de la CCG a inspect� 265 816 wagons de grain � leur arriv�e.

Le taux de pr�cision du classement des wagons de grain �tait de 97,5 p. 100.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.

Inspection de sortie

• Pendant le transport du grain vers le navire, le camion ou le wagon, la CCG assure la surveillance continue du grade de grain conform�ment � l’information indiqu�e sur le bordereau d’exp�dition
• La CCG analyse un pr�l�vement repr�sentatif d’une cargaison par tranche de 2 000 tonnes ou selon un intervalle calcul� qui a �t� d�termin� par le terminal, puis informe les exp�diteurs des r�sultats 20 minutes apr�s avoir commenc� l’analyse et chaque fois qu’il y a un probl�me.
• Elle informe le repr�sentant d�sign� de l’installation imm�diatement apr�s avoir d�couvert des anomalies relatives � la qualit� pour minimiser le co�t des corrections.
• La CCG maintient un registre officiel des chargements et conserve les �chantillons pr�lev�s pendant six mois. La CCG et les clients peuvent ainsi consulter, au besoin, les donn�es relatives � une cargaison particuli�re.
• Les certificats finaux, les lettres d’analyse et les autres documents �mis par la CCG contiennent les donn�es exactes sur le chargement. Le format de ces documents est conforme aux dispositions de la l�gislation qui gouverne la CCG.
• La CCG d�livre les certificats pour les cargaisons dans les 24 heures suivant la r�ception a) des demandes de documentation de la part de l’exp�diteur ou de l’exportateur, b) des donn�es sur le chargement provenant de l’unit� d’inspection.

Du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, le personnel de la CCG a �mis 728 certificats attestant de la qualit� du grain, ce qui repr�sente 25 775 223 tonnes de grain canadien destin� � l’exportation.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.

Pes�e � l'arrivage

• La CCG s’engage � fournir les donn�es sur le d�chargement dans les 24 heures suivant celui ci.
• La CCG offre ses services de mani�re courtoise et professionnelle.
• La CCG d�termine exactement la quantit� de grain pes� et facilite la v�rification du poids avec les parties int�ress�es, par l’interm�diaire de la certification et de la documentation �mises.
• La CCG surveille de fa�on continue le poids et les parcours d'acheminement du grain pendant son transport depuis un camion ou un wagon.
• La CCG informera les repr�sentants de l’installation aussit�t qu’elle d�couvre une anomalie concernant la quantit� de grain ou une exception, de fa�on � minimiser les co�ts de rectification.
• La CCG r�pond aux demandes de service sp�ciales des clients.

Du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, le personnel de la CCG a certifi� la pes�e au d�chargement de 285 240 wagons � leur arriv�e.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.

Pes�e de sortie

• La CCG s’engage � fournir les donn�es sur les exp�ditions avant la fin de la journ�e ouvrable suivante.
• La CCG veille au transfert des documents en temps opportun.
• La CCG recueille et traite les donn�es sur les exp�ditions de mani�re � faciliter les activit�s de chargement de l’installation.
• La CCG d�termine avec pr�cision le poids du grain et facilite la v�rification de ce poids par les parties int�ress�es.
• La CCG surveille de fa�on continue le poids et les parcours d'acheminement du grain pendant son transport vers un camion, un wagon ou un navire.
• La CCG informera les repr�sentants de l’installation aussit�t qu’elle d�couvre une anomalie concernant la quantit� de grain ou une exception, de fa�on � minimiser les co�ts de rectification.
• La CCG conserve les registres officiels des parcours d’acheminement du grain et des rubans de balances pendant deux ans.
• Les certificats finaux et les autres documents d�livr�s par la CCG contiennent les donn�es exactes sur le chargement.

Du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, le personnel de la CCG a certifi� la pes�e de 25 840 909 tonnes de grain avant son exportation depuis le Canada.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.

Enregistrement et annulation

• La CCG r�pond aux demandes t�l�phoniques ou �crites (courriel) des clients dans les 30 minutes suivant leur r�ception ou informe les employ�s par courriel du moment o� elle sera en mesure de r�pondre � leurs questions.
• De 7 h 30 � 16 h 30 (HNC), la CCG r�pond aux questions dans les cinq minutes suivant leur r�ception et dans les 30 minutes, � tout autre moment du jour.
• La CCG surveille le syst�me pendant la fin de semaine afin d’en assurer le bon fonctionnement.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.

Agr�ment

• Apr�s avoir re�u tous les documents n�cessaires � l'agr�ment, la CCG effectue un suivi du dossier du demandeur de licence afin de s'assurer que le dossier sera trait� et approuv� dans un d�lai de 10 jours ouvrables (compte tenu de la disponibilit� des d�cideurs).
• La CCG informe les titulaires de licence, deux mois avant la date de renouvellement de leur licence, des exigences en mati�re d'agr�ment.
• Le jour m�me de la d�livrance de la licence, la CCG informe le titulaire de licence que celle ci a �t� d�livr�e, et veille � ce qu’elle soit post�e dans un d�lai de cinq jours ouvrables suivant la d�livrance de celle-ci.
• La CCG s’assure que les clients sont inform�s de tout changement dans la situation du titulaire de licence dans un d�lai de trois jours ouvrables suivant la date du changement. En lieu et place de la norme des trois jours ouvrables, la date de la notification officielle du changement par le biais d'une annonce dans les journaux ou dans toute autre publication sera le jour de la prochaine parution de la publication.
• La CCG r�pond dans les 24 heures � toute demande de renseignement des clients.

Du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007, la CCG comptait 142 titulaires de licence, tel que pr�vu par la Loi sur les grains du Canada et par son R�glement.

Les normes de service ont �t� respect�es en tout temps.