ARCHIVÉ - Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information

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3. Le cadre amélioré

3.1. Orientations

Le cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information suit les quatre grandes orientations suivantes :

• on examine toutes les facettes de la gestion des projets;
• on harmonise les impératifs généraux du gouvernement et les pouvoirs et les responsabilités des ministères;
• on fait participer les ministères à l'élaboration du cadre et à sa mise en oeuvre;
• on s'assure que le cadre amélioré sera souple et dynamique afin d'optimiser son application dans les divers contextes et de favoriser l'évolution de solutions;
• on adopte dans toute la mesure du possible les solutions concrètes mises à l'essai dans d'autres organisations;
• on encourage les ministères à passer aux actes aussitôt que possible plutôt que de les faire attendre jusqu'à ce que le cadre amélioré soit tout à fait au point.

3.2. Constatations émanant de l'examen mené par le Secrétariat du Conseil du Trésor

Le cadre amélioré tiendra compte des conclusions suivantes qui émanent de l'examen mené par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

3.2.1. Planification

• les projets initiaux sont mal définis;
• la haute direction comprend mal les projets, ne les appuie pas et n'y participe pas;
• on ne tient pas suffisamment compte des attentes des clients et on ne les fait pas assez participer;
• le processus d'examen des présentations du Secrétariat du Conseil du Trésor n'est pas complet.

3.2.2. Mise en oeuvre

• la gestion des projets ne se fait pas de façon uniforme;
• le gestionnaire de projet n'a souvent pas l'expérience nécessaire correspondant à l'envergure du projet et à son niveau élevé de risques;
• les changements ne sont pas gérés de façon rigoureuse.

3.2.3. Suivi

• on n'effectue pas régulièrement de vérifications de validité;
• le suivi des progrès et la mesure du rendement des projets font défaut.

3.2.4. Acquisition

• le mécanisme d'acquisition actuel est trop rigide et il ne favorise pas la collaboration;
• les experts-conseils du secteur privé ne connaissent pas suffisamment les organisations, les responsabilités et les politiques du gouvernement.

3.2.5. Culture et attitudes

• la culture organisationnelle qui prévaut n'est pas propice à la discussion ouverte des problèmes et à leur solution;
• alors qu'on accorde beaucoup d'attention aux projets qui échouent, on en accorde bien peu en général à ceux qui réussissent.

3.3. Réponse du gouvernement

Voici comment le gouvernement a donné suite aux constats précédents :

• le Secrétariat du Conseil du Trésor a mis sur pied un Bureau de gestion des projets pour élaborer et mettre au point un cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information au gouvernement;
• une équipe de mise en oeuvre formée d'agents de projet de technologie de l'information se réunit régulièrement pour fournir des conseils et revoir les propositions et les documents que lui soumet le Bureau de gestion des projets;
• un comité interministériel comprenant les sous-ministres adjoints responsables des technologies de l'information se réunit régulièrement pour fournir l'orientation générale au Bureau de gestion des projets;
• le Bureau de gestion des projets a consulté les ministères, d'autres administrations gouvernementales et des entreprises privées pour cerner les pratiques gagnantes qui pourraient être adaptées au gouvernement fédéral.

3.4. Le cadre

Le cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information comprend sept grands domaines ou "piliers" (voir le graphique 1).

• Régie interne : un cadre de gestion adéquat qui harmonise les impératifs généraux du gouvernement et les pouvoirs dont ont besoin les ministères.
• Examen : la mise en place de mécanismes efficaces pour suivre l'évolution des projets et pour en évaluer le rendement.
• Facilitation : la création et l'application d'une gamme de pratiques exemplaires, de procédés et de guides qui aideront les ministères.
• Perfectionnement : l'établissement d'un bassin de gestionnaires de projets de technologie de l'information au gouvernement qui sont formés pour appliquer le cadre amélioré et pour utiliser les méthodes et les outils pratiques mis à leur disposition.
• Projets de reconnaissance : la recherche de débouchés axés sur l'utilisation et l'évaluation d'idées neuves et de solutions nouvelles dans un contexte opérationnel.
• Communications : la mise sur pied et l'exécution d'un programme de communications pangouvernemental sur le cadre amélioré.
• Gestion du changement : l'introduction de changements dans les attitudes et les cultures, et les efforts de promotion en vue de leur acceptation.