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Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres

juillet 2005

Table des matières

Introduction

Partie 1 Conflits d'intérêts

Partie 2 Sécurité

Partie 3 Gestion des ressources humaines

Partie 4 Gestion financière

Partie 5 Locaux à bureaux et fournitures

Partie 6 Voyages

Partie 7 Marchés

Partie 8 Services et accueil

Partie 9 Langues officielles

Partie 10 Gestion de l'information

Annexe A - Structure des postes du personnel exonéré

Annexe B - Dispositions actuelles - Traitements pour le personnel exonéré

Annexe C - Budgets et effectif des cabinets des ministres et des ministres d'État

Annexe D - Lignes directrices sur l'utilisation des avions d'affaires du gouvernement du ministère de la Défense nationale

Annexe E - Information sur les droits prioritaires du personnel exonéré des cabinets de ministre - Commission de la fonction publique du Canada

Annexe F - Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat - Désignations du personnel d'un ministre et des personnes nommées par un ministre

Annexe G - Lettre du ministre des Finances aux ministres du cabinet, décembre 1963

Annexe H - Lettre du secrétaire du Conseil du Trésor concernant les demandes d'accès à l'information à l'égard des demandes de remboursement des ministres

 

Introduction

Le présent document est publié par le service des Groupes exclus et des Politiques administratives du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui en coordonne la préparation en se fondant entièrement sur l'information reçue des centres de décision du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du ministère de la Défense nationale (MDN), de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et du Bureau du Conseil privé (BCP). De par sa nature, ce document ne peut être exhaustif; des documents de référence sont donc mentionnés, le cas échéant. L'interprétation des lignes directrices touchant diverses politiques incombe aux centres de décision du SCT ou des ministères susmentionnés.

Le Conseil du Trésor dote les ministres et les ministres d'État d'un budget pour leur personnel exonéré (c'est-à-dire qui n'est pas assujetti à la procédure normale de nomination en vertu de l'article 39 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique), d'un budget pour le fonctionnement de leurs cabinets et d'un budget pour le personnel du ministère.

Les ministres et les ministres d'État doivent pouvoir faire la distinction entre les dépenses se rapportant aux activités reliées à leur portefeuille et aux autres affaires officielles de l'État, et les dépenses qu'ils engagent comme députés et membres d'un parti politique.

Ce document regroupe les différents règlements et règles d'ordre financier, administratif ou reliés au personnel qui régissent les dépenses engagées par les ministres et les ministres d'État et leur personnel exonéré dans l'exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités et, en conséquence, imputables à juste titre sur les crédits d'un portefeuille particulier. À moins d'être spécifiquement exonérés, les ministres et les ministres d'État sont assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor (voir la partie 4.1 des présentes lignes directrices). Le sous-ministre est la première source d'aide, d'information ou d'orientation concernant les questions traitées dans ce document.

Le Conseil du Trésor peut autoriser des exceptions à ces lignes directrices dans des circonstances spéciales. Toutes les modifications proposées doivent faire l'objet de discussions entre le ministre responsable et le président du Conseil du Trésor.

Le présent document et les politiques du Conseil du Trésor sont offerts sur support électronique sur le site Web du SCT aux adresses Internet suivantes : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo-fra.asp et http://www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques-fra.asp.

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Partie 1 Conflits d'intérêts

1.1 Conflits d'intérêts

Le personnel d'un ministre et d'un ministre d'État doit se conformer aux normes de probité et d'intégrité les plus strictes. Toutes les personnes membres du personnel politique d'un ministre ou d'un ministre d'État, qu'il s'agisse de personnel exonéré, de la circonscription ou de la Chambre des communes, à plein temps ou à temps partiel, salariées ou contractuelles, sont assujetties aux dispositions du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (le Code).

Le commissaire à l'éthique est chargé de l'administration du Code et de l'application des mesures d'observation. Le Bureau du commissaire à l'éthique communiquera avec chacune des personnes visées dès qu'il sera informé de leur nomination par le cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État.

Le Code comporte habituellement les éléments suivants :

• des principes généraux et des interdictions précises;
• l'obligation de produire un rapport renfermant des données confidentielles et publiques;
• les conditions relatives à l'après-mandat.

Certaines limites s'appliquent à la capacité des ministres et des ministres d'État d'agir au nom de leurs électeurs lorsque les tribunaux quasi judiciaires et les sociétés d'État sont en cause. À cet égard, le Bureau du commissaire à l'éthique peut fournir des renseignements au sujet de la nature et de la portée des services que les ministres et les ministres d'État, en leur qualité de député, et leur personnel peuvent offrir aux électeurs dans leurs rapports avec ces institutions.

De plus, le commissaire à l'éthique est à la disposition du premier ministre pour mener une enquête sur des allégations contre des ministres, des ministres d'État et des hauts fonctionnaires concernant des conflits d'intérêts ou le lobbying et il mènera des enquêtes au sujet de plaintes ou d'autres questions concernant un ministre ou un ministre d'État qui sont transmises à son bureau par un député.

Pour obtenir des avis ou des conseils, prière de communiquer avec le Bureau du commissaire à l'éthique, par téléphone au (613) 995-0721 ou par courrier électronique à oec-bce@parl.gc.ca. Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat est présenté sur le site Web du Bureau du commissaire à l'éthique à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/ .

1.1.1 Personnel exonéré des ministres

1.1.2 Personnes nommées par un ministre

1.1.3 Mesures d'observation concernant l'après-mandat

1.1.4 Employés du ministère

 

Partie 2 Sécurité

2.1 Exigences

Toutes les personnes travaillant dans les cabinets des ministres et des ministres d'État, y compris le personnel exonéré, les autres employés, les contractuels, les étudiants et les employés prêtés, les employés faisant l'objet d'une mutation ou d'un détachement peu importe leur lieu de travail, doivent obtenir une autorisation de sécurité de niveau 2 (secret) avant leur nomination. Elles doivent également se conformer aux autres exigences en vue d'assurer la protection des renseignements et des autres biens du gouvernement. Le sous-ministre et l'agent de sécurité du ministère font les démarches nécessaires pour les autorisations de sécurité et les séances d'information sur la sécurité. Le Bureau du Conseil privé informe les ministres, les ministres d'État et les secrétaires parlementaires au sujet des exigences applicables en matière de sécurité.

Toutes les personnes travaillant dans les cabinets des ministres et des ministres d'État devraient assister à une séance d'information sur la sécurité présentée par l'agent de sécurité du ministère.

Une seule personne-ressource de niveau supérieur doit être désignée au sein du cabinet du ministre ou du ministre d'État pour coordonner les questions relatives à la sécurité.

L'agent de sécurité du ministère peut fournir des conseils quant aux autorisations de sécurité et aux autres exigences en matière de sécurité en vertu de la politique fédérale sur la sécurité.

Il est important de noter que les contractuels tenus d'obtenir une autorisation de sécurité afin de pouvoir respecter leurs obligations contractuelles ne sont pas des personnes nommées et que l'exigence de se conformer à la politique fédérale sur la sécurité ne constitue pas une relation employeur-employé.

2.2 Sécurité personnelle

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) offre aux ministres et aux ministres d'État de la documentation sur les mesures de précaution qu'ils peuvent prendre pour assurer leur sécurité. La GRC leur fournit également un numéro d'urgence disponible 24 heures sur 24, 7 jours par semaine. Dans le cas d'une menace précise, la GRC peut offrir une protection additionnelle (par exemple, on pourrait fournir un chauffeur, un véhicule et un garde du corps).

L'agent de sécurité du ministère devrait être informé des risques éventuels et des voyages futurs afin d'assurer la liaison avec la GRC et le niveau de protection nécessaire.

La Politique du gouvernement sur la sécurité exige que des mesures de protection soient prises pour les employés menacés de violence. L'agent de sécurité du ministère peut donner des conseils à cet égard.

 

Partie 3 Gestion des ressources humaines

3.1 Équité en emploi

Les ministres et les ministres d'État ne sont pas tenus d'appliquer la législation concernant l'équité en emploi aux fins de la nomination du personnel exonéré. Néanmoins, le gouvernement s'est engagé à appliquer les principes de l'équité en emploi et à en respecter l'esprit. Même si le nombre de personnel exonéré est restreint, les ministres et les ministres d'État peuvent vouloir s'assurer qu'il y a un équilibre raisonnable entre le nombre d'hommes et de femmes dans leur personnel exonéré, y compris des personnes membres de groupes désignés (c'est-à-dire, des autochtones, des personnes handicapées et des membres de minorités visibles).

3.2 Dotation

Les ministres ou les ministres d'État nomment leur personnel exonéré conformément à l'article 39 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique; ces nominations ne sont pas assujetties aux procédures de nomination de la fonction publique.

3.2.1 Personnel exonéré des cabinets des ministres et des ministres d'État

3.2.1.1 Personnel exonéré des bureaux régionaux des ministres (BRM)

3.2.1.2 Personnel exonéré des cabinets des ministres ayant des secrétaires parlementaires

3.2.2 Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet

3.2.2.1 Personnel exonéré demeurant avec le même ministre ou le même ministre d'État

3.2.2.2 Personnel exonéré nommé au cabinet d'un autre ministre ou d'un autre ministre d'État

3.2.2.3 Personnel exonéré qui n'est pas embauché par un ministre ou un ministre d'État dans les 30 jours civils (voir également la section 3.7)

3.2.2.4 Personnel exonéré embauché après la période de 30 jours civils

3.2.3 Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire

3.2.4 Autres questions relatives à la dotation

3.3 Rémunération

3.3.1 Taux de rémunération

3.3.2 Augmentations salariales

3.3.3 Rémunération d'intérim

3.3.4 Heures supplémentaires

3.3.4.1 Personnel exonéré

3.3.4.2 Repas

3.4 Avantages sociaux

La présente section renferme un résumé des principales dispositions sur la rémunération non salariale dans le domaine des pensions et de l'assurance. On peut obtenir de plus amples renseignements sur les conditions d'emploi et de l'aide aux fins de leur application auprès des services des ressources humaines des ministères.

Aux fins des prestations en vertu des assurances collectives de la fonction publique, les chefs de cabinet, les conseillers principaux en politiques, les directeurs des communications, les directeurs des affaires parlementaires et les directeurs des affaires régionales sont rattachés au groupe de la direction tandis que les conseillers en politiques, les adjoints spéciaux principaux, les adjoints spéciaux (communications, affaires parlementaires, bureau régional, affaires régionales, au secrétaire parlementaire), les conseillers régionaux en communications et le personnel de soutien sont rattachés au groupe Services des programmes et de l'administration (PA) et sont exclus des conventions collectives.

Les membres du personnel exonéré d'un ministre ou d'un ministre d'État participent aux régimes décrits ci-dessous.

3.4.1 Régimes obligatoires

3.4.1.1 Pour l'ensemble du personnel exonéré :

3.4.1.2 Régimes obligatoires, sous réserve des critères d'admissibilité du régime en question :

3.4.2 Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement) réservés aux employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique.

3.4.3 Régimes facultatifs (contributions payées par le membre)

3.4.3.1 Pour les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique :

3.4.3.2 Pour les employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique.

3.5 Congés

Les coûts relatifs aux congés payés sont imputés sur les budgets du personnel exonéré du ministre ou du ministre d'État. Les congés accordés aux employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique sont assujettis aux conditions applicables au groupe de la direction, qui se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_114/termcondemploy-fra.asp, telles que modifiées périodiquement. Pour tous les autres membres du personnel exonéré dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel PA de la fonction publique, les congés sont assujettis aux dispositions de la convention collective du groupe Services des programmes et de l'administration (PA), qui se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/coll_agre/table1-fra.asp, telles que modifiées périodiquement.

3.5.1 Congés annuels

3.5.2 Encaissement des congés annuels

3.5.3 Jours fériés désignés

3.5.4 Congé pour élections

3.5.5 Autres congés

3.5.5.1 Autres circonstances

3.6 Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre et de ministre d'État

Le Conseil du Trésor autorise l'affectation d'employés du ministère au cabinet du ministre. Cet effectif ainsi que le budget salarial qui lui est associé doivent provenir des ressources existantes du ministère. Conformément à la tradition non partisane dans la fonction publique, l'employé ne doit assurer que des conseils ministériels de nature non politique qui font partie des responsabilités du ministre ou du ministre d'État à l'égard du ministère ou du portefeuille. En outre, les fonctions de relations publiques ne doivent pas leur être confiées.

Les fonctions d'un adjoint ministériel affecté à un cabinet de ministre incluraient habituellement la liaison entre le cabinet du ministre et le ministère ainsi que la gestion du partage de l'information et des documents. Les fonctions incluraient également la prestation, en collaboration avec le sous-ministre et des cadres supérieurs du ministère, de conseils sur des questions ministérielles au ministre et à son personnel exonéré.

L'effectif ministériel d'un ministre peut compter jusqu'à huit (8) employés, dont l'adjoint ministériel. Ce dernier pourrait être classifié à un niveau équivalant à EX-2, échelon qui correspond à l'étendue des connaissances et de l'expertise de l'adjoint ministériel. Les sept autres employés ministériels sont considérés comme des employés de soutien, qui ne peuvent être classifiés que jusqu'au niveau AS-4. L'effectif ministériel d'un ministre d'État peut compter jusqu'à trois (3) employés, dont l'adjoint ministériel. Un ministre ou un ministre d'État ne peut avoir qu'un adjoint ministériel. Les maximums budgétaires ne peuvent être dépassés à moins que le Conseil du Trésor n'ait donné préalablement son approbation.

Les salaires maximums pour le personnel ministériel des cabinets des ministres et des ministres d'État sont indiqués dans les tableaux figurant ci-dessous :

Employés du ministère - Cabinets de ministre		À compter du 1er avril 2004	À compter du 1er  avril 2005
Titre des postes	Niveau (maximal) à la fonction publique*	Salaire maximum ($)	Salaire maximum ($)
Adjoint ministériel	EX-2	117 400	121 000
		À compter du 21 juin 2004	À compter du 21 juin 2005
Secrétaire particulier d'un ministre	AS-4	58 162	59 558
Chauffeur d'un ministre	CR-5	45 205	46 290
Personnel de soutien - Chef de cabinet	AS-4	58 162	59 558
Personnel de soutien	AS-3	53 091	54 365

* Les niveaux de classification et les augmentations d'échelon salarial de la fonction publique s'appliqueront.

Employés du ministère - Cabinets de ministre d'État		À compter du 21 juin 2004	À compter du 21 juin 2005
Titre des postes	Niveau (maximal) à la fonction publique*	Salaire maximum ($)	Salaire maximum ($)
Adjoint ministériel	PM-6	86 147	88 215
Secrétaire particulier du ministre d'État	AS-4	58 162	59 558
Chauffeur du ministre d'État	CR-5	45 205	46 290

* Les niveaux de classification et les augmentations d'échelon salarial de la fonction publique s'appliqueront.

Habituellement, un ministre ou un ministre d'État obtient des services de soutien du personnel du ministère à l'égard d'activités non politiques dans le cadre de ses responsabilités ministérielles. Le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou du ministre d'État est à l'emploi du ministère et ne peut être muté avec le ministre ou le ministre d'État lorsque ce dernier change de portefeuille. Les personnes dont les fonctions principales consistent à offrir un service personnel à un ministre ou à un ministre d'État (p. ex., les chauffeurs personnels) constituent toutefois une exception, car le service personnel qu'elles offrent est plus important que leurs connaissances de la structure ou des responsabilités du ministère. Par conséquent, deux ministères peuvent s'entendre pour muter ces personnes pourvu qu'il n'y ait pas dédoublement de rôle.

Le Conseil du Trésor doit examiner toutes les autres demandes de dérogation à cette politique. Dans le cadre de l'élaboration de propositions de dérogation, les ministres ou les ministres d'État doivent tenir dûment compte des répercussions éventuelles sur les employés du ministère qui peuvent être déplacés par d'autres fonctionnaires susceptibles d'être mutés d'autres portefeuilles.

Le lieu de travail du personnel du ministère peut être situé à proximité du cabinet du ministre ou du ministre d'État, la direction et la supervision étant assurées par le ministre, le ministre d'État ou par les membres de son personnel exonéré en ce qui concerne les affaires du cabinet du ministre ou du ministre d'État. Le personnel du ministère demeure toutefois partie intégrante des ressources humaines du ministère et, en principe, assujetti au contrôle de ce dernier.

Le personnel du ministère affecté au cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État ne doit pas assurer des services de soutien qui sont déjà disponibles au sein du ministère. Les ministres ou les ministres d'État doivent consulter leurs sous-ministres pour obtenir les conseils et le soutien professionnels dont ils ont besoin, tant dans le domaine des politiques que dans celui des opérations, pour bien s'acquitter de la gamme complète de leurs responsabilités.

3.7 Cessation d'emploi

Dans tous les cas (c'est-à-dire, démission, décès, renvoi, mise en disponibilité et départ à la retraite), les indemnités discrétionnaires de cessation d'emploi viennent s'ajouter à l'indemnité de départ à laquelle les employés ont droit.

Le ministre ou le ministre d'État, ou son représentant, est chargé de transmettre rapidement et au moment opportun au Bureau du commissaire à l'éthique le nom et le titre (désignations) de tous les membres du personnel dont l'emploi a pris fin ou qui ont été mutés. Le Bureau du commissaire à l'éthique communiquera avec les membres du personnel exonéré assujettis à la partie III - Mesures d'observation concernant l'après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat : à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/ au sujet de leurs obligations à l'égard de l'après-mandat en vertu du Code.

3.7.1 Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur

3.7.2 Indemnité de cessation d'emploi

3.7.3 Montant à payer

3.7.4 Remboursement

3.7.5 Droits du personnel exonéré lorsqu'un ministre ou un ministre d'État cesse ses fonctions

3.7.6 Droit de priorité du personnel exonéré d'un ministre

3.7.7 Aide aux employés : services de placement

 

Partie 4 Gestion financière

4.1 Provenance des fonds

Les budgets des ministères renferment les fonds destinés aux activités liées au portefeuille et aux autres activités officielles du gouvernement. Ils s'ajoutent aux crédits dont disposent un ministre et un ministre d'État à titre de député et n'en font pas partie. Le présent document ne porte que sur les budgets des ministres et des ministres d'État.

Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés publié par la Chambre des communes. Prière d'adresser les demandes de renseignements au sujet de ces droits au Bureau du Contrôleur, Chambre des communes.

Le budget du ministre ou du ministre d'État fait partie intégrante du budget du ministère et est assujetti aux mêmes dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) que celles qui s'appliquent à tous les autres fonds du ministère. Ces dispositions ont pour but d'assurer le contrôle du Parlement sur les deniers publics et prescrivent un cadre de contrôle financier à l'égard de toutes les opérations financières. Bon nombre des dispositions de la LGFP en matière de gestion financière sont appliquées dans le cadre de politiques approuvées par le Conseil du Trésor. Par conséquent, à moins d'être spécifiquement exonérés, les budgets d'un ministre et d'un ministre d'État sont également assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor.

Les budgets des ministres et des ministres d'État se divisent en quatre parties et doivent être contrôlés séparément. Ils sont alloués à même les niveaux de référence de chaque ministère. L'annexe C renferme des détails précis sur la valeur des budgets et leurs limites :

• le traitement du ministre et son indemnité d'automobile (les budgets relatifs à cette indemnité pour les ministres d'État sont intégrés au programme du Conseil privé et non à ceux des ministères respectifs);
• le budget salarial du personnel exonéré du ministre et du ministre d'État;
• le budget de fonctionnement du ministre et du ministre d'État;

le budget salarial des employés du ministère.

4.2 Virement de fonds

Les ministres et les ministres d'État peuvent virer des fonds de leur budget de fonctionnement à leur budget salarial du personnel exonéré, et vice versa. La limite annuelle des virements a été établie à 100 000 $ pour les ministres et à 50 000 $ pour les ministres d'État. Lorsque des fonds sont virés du budget de fonctionnement au budget salarial du personnel exonéré, le ministère doit réserver un montant supplémentaire équivalent à 20 p. 100 des fonds pour couvrir les frais rattachés aux avantages sociaux. Par ailleurs, si des fonds sont virés du budget salarial du personnel exonéré au budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État, le montant renferme 20 p. 100 des fonds en remplacement des avantages sociaux des employés. Cette opération de 20 p. 100 ne s'effectue pas à l'intérieur des budgets du cabinet du ministre. Seuls les frais directs précisés peuvent être imputés sur le budget salarial du personnel exonéré. Aucun virement portant sur le budget salarial du ministère n'est autorisé.

Les ministres et les ministres d'État peuvent reporter jusqu'à 5 p. 100 des fonds non dépensés de leurs budgets du personnel exonéré et de fonctionnement d'un exercice à l'autre. Ce pouvoir ne s'applique pas au budget du personnel ministériel des ministres et des ministres d'État.

4.3 Responsabilisation

Les dépenses facturées au budget de fonctionnement du cabinet du ministre ou du ministre d'État, ou au budget du personnel exonéré ayant trait aux activités du portefeuille ou aux autres affaires officielles du gouvernement, sont imputées sur un crédit de « programme » ou de « fonctionnement » du ministère. Les deniers publics utilisés pour financer ces dépenses doivent être engagés avec toute la prudence et la probité qui s'imposent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor compile périodiquement des données sur les dépenses engagées à l'égard des cabinets des ministres et des ministres d'État pour les traitements relatifs au personnel exonéré et au personnel du ministère et les coûts de fonctionnement.

Il incombe à chaque ministre et ministre d'État de répondre à toutes les demandes de renseignements du public concernant les dépenses engagées pour son cabinet - que ce soit par lui-même, son personnel ou en son nom - y compris leur justification publique, le cas échéant.

4.4 Déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre et du ministre d'État

Les dépenses imputées sur le budget du personnel exonéré et sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État doivent se limiter aux types de dépenses qui peuvent être imputées sur chacun de ces budgets en vertu de la loi; en d'autres termes, les dépenses doivent clairement respecter les paramètres (portée, but et limites) du budget.

Des dépenses précises doivent être imputées sur des budgets précis du ministre ou du ministre d'État, comme il est indiqué ci-dessous. Certaines dépenses peuvent être remboursées à même le crédit 5 du Conseil du Trésor ou imputées sur le budget de fonctionnement du ministère; elles sont également énoncées ci-dessous.

4.4.1 Traitements des ministres et des ministres d'État et indemnités d'automobile

4.4.2 Budget salarial du personnel exonéré

4.4.3 Budget de fonctionnement

4.4.4 Autres dépenses engagées relativement au personnel exonéré

4.4.5 Budget salarial du personnel ministériel

4.5 Pouvoirs financiers

Les politiques du Conseil du Trésor concernant la gestion financière se trouvent, en règle générale, dans les politiques relatives à la fonction de contrôleur, à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/siglist-fra.asp. Ces politiques renferment des directives et des lignes directrices régissant la comptabilité et le contrôle des dépenses. Elles énoncent également le cadre d'application des pouvoirs financiers pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Essentiellement, il existe deux types d'autorisations financières concernant les dépenses : le pouvoir de dépenser et le pouvoir de payer.

Il y a deux exigences principales à respecter en matière de pouvoirs financiers : 1) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser et de payer à l'égard d'un paiement et 2) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser à l'égard d'un paiement dont il profite personnellement, ni de prendre part aux étapes de traitement de sa rémunération et de ses avantages sociaux.

Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-1-fra.asp.

4.5.1 Pouvoir de dépenser

4.5.1.1 Engagement des dépenses

4.5.1.2 Pouvoir d'engager des fonds

4.5.1.3 Pouvoir de conclure des marchés

4.5.1.4 Attestation et vérification, paiement des travaux, des biens ou des services

4.5.2 Pouvoir de payer

4.6 Vérification interne

Aux termes de la politique gouvernementale, les ministères doivent :

• avoir une fonction de vérification interne efficace, indépendante et objective qui dispose de ressources suffisantes pour fournir en temps opportun des services d'assurance suffisants pour tous les aspects importants de leur stratégie et de leurs pratiques de gestion des risques, de leurs cadres de contrôle et pratiques de gestion, et de l'information utilisée pour prendre des décisions et rendre des comptes;
• intégrer les résultats de la vérification interne à leurs méthodes d'établissement des priorités, de planification et de prise de décisions;
• publier les rapports complétés en temps opportun et les rendre facilement accessibles au public dans les deux langues officielles.

Toutes les dépenses imputées sur les crédits d'un ministère, y compris celles engagées par un ministre ou un ministre d'État ou son cabinet, sont assujetties à la vérification interne.

 

Partie 5 Locaux à bureaux et fournitures

5.1 Locaux à bureaux

5.1.1 Introduction

5.1.2 Bureaux de l'administration centrale des ministères

5.1.3 Bureaux régionaux des ministres (BRM)

5.2 Mobilier et ameublement de bureau

5.2.1 Bureaux de l'administration centrale du ministère

5.2.2 Bureaux régionaux des ministres

5.3 Matériel et fournitures de bureau

Les dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel s'appliquent au matériel et aux fournitures de bureau de caractère général des bureaux des ministres et des ministres d'État dans les ministères. Le papier à en-tête et la papeterie relèvent du Programme de coordination de l'image de marque.

Le personnel du ministre et du ministre d'État doit se reporter au Manuel des allocations et services de la Chambre des communes, qui énonce de façon détaillée les normes relatives au matériel et les services requis pour faciliter les activités de la Chambre des communes.

5.4 Articles de papeterie et imprimés

5.4.1 Programme de coordination de l'image de marque

5.4.2 Articles de papeterie

5.4.3 Communiqués de presse et pochettes pour trousses d'information

5.5 Téléphones

Le décret C.P. 1963-27/1260 permet aux ministres, d'une part, et à leur chef de cabinet ou leur secrétaire particulier, d'autre part, d'avoir droit à une ligne téléphonique privée aux frais de l'État, pourvu que ces appareils servent à des fonctions officielles au-delà des heures normales de travail. Les ministres peuvent utiliser cette ligne soit à leur domicile dans leur circonscription, soit à leur maison de campagne ou à leur domicile dans la région de la capitale nationale. Les chefs de cabinet ou les secrétaires particuliers peuvent disposer d'une ligne téléphonique à leur domicile de la région de la capitale nationale ou à leur maison de campagne.

Les ministres ont par ailleurs accès, où qu'ils se trouvent au Canada, à l'ensemble des réseaux téléphoniques de l'État grâce à des codes spéciaux. Seules les personnes disposant de ces codes sont autorisées à les utiliser ou à y avoir accès.

On peut obtenir du ministère le matériel spécialisé répondant aux besoins du service. Cependant, la demande à cet effet doit être dûment justifiée.

 

Partie 6 Voyages

6.1 Introduction

Les ministres et les ministres d'État qui projettent un voyage au Canada, à l'extérieur de la région de la capitale nationale, doivent informer le bureau du premier ministre de leur destination et du type d'événement auquel ils assisteront.

Les ministres et les ministres d'État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d'affaires à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-fra.asp, comme le prévoient les Autorisations spéciales de voyager qui se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA-fra.asp. Ils doivent recourir plutôt aux services du Bureau de la modernisation des services de voyage du gouvernement / de l'Initiative des services de voyage partagés (BMSVG/ISVP) (anciennement le Service des voyages du gouvernement (SVCO) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada quand ils font des réservations en vue d'un voyage concernant les affaires du ministère qui est imputable sur le budget de fonctionnement du ministère lorsqu'ils ont besoin de billets prépayés (pour pouvoir profiter des billets d'avion et assurances de voyage à tarifs réduits négociés par le gouvernement).

Les ministres et les ministres d'État qui voyagent pour leur circonscription doivent recourir au service des voyages de la Chambre des communes. Ou encore, les ministres et les ministres d'État peuvent faire leurs réservations directement auprès d'un transporteur ou d'une agence de voyage et présenter une demande de remboursement après chaque voyage, pourvu que le fournisseur ne facture pas directement le ministère.

Les ministres et les ministres d'État peuvent utiliser leur carte de voyage désignée (CVD), leur carte de crédit personnelle et se faire rembourser les dépenses effectivement engagées et/ou demander une avance à leur ministère pour les frais de voyage. Les dépenses dont ils demandent le remboursement doivent toutefois avoir été engagées selon les principes de la probité et de la prudence dans la conduite des affaires du ministère ou de l'organisme.

Pour de plus amples renseignements sur les avances, les CVD et d'autres questions financières, prière de s'adresser à l'agent principal des finances du ministère. Les CVD doivent être réservées aux fonctions officielles seulement.

6.1.1 Frais de voyage

6.1.2 Remboursement des frais de voyage

6.1.3 Frais de voyage - Personnel du ministre

6.2 Véhicules de fonction mis à la disposition des ministres ou des ministres d'État

À moins d'ordre contraire du ministre lui-même, le ministère fournit à celui-ci un véhicule automobile pour les fonctions de service commandé liées à son portefeuille, aux affaires de l'État, à ses attributions de ministre ou à son usage personnel. Les ministres d'État ont droit eux aussi à un véhicule automobile tout comme les ministres.

6.2.1 Service commandé

6.2.2 Utilisation à des fins personnelles

6.2.3 Choix d'un véhicule de fonction

6.2.4 Entretien des véhicules de fonction

6.3 Voyages par avion

Les ministres et les ministres d'État peuvent voyager sans frais sur des vols réguliers du ministère de la Défense nationale (MDN). Ils peuvent, dans certaines circonstances, utiliser des appareils du service des vols d'affaires de ce ministère, uniquement quand le service aérien commercial n'est pas disponible ou adéquat, et que le voyage est effectué pour les affaires du ministre ou du ministère.

Les ministres, les ministres d'État, les hauts fonctionnaires et le personnel autorisé peuvent voyager sans frais sur les avions Challenger du Service de vols d'affaires (SVA) du MDN qui sont utilisés pour des affaires ministérielles ou gouvernementales. Tous les détails sur les vols d'affaires et la façon de les organiser sont présentés à l'annexe D « Ministère de la Défense nationale - Lignes directrices sur l'utilisation des avions d'affaires du gouvernement ».

Lorsque les personnes qui voyagent en service commandé sur des lignes commerciales ont droit à des avantages financiers liés au voyage en question (tels que des billets gratuits ou un dédommagement pour les vols dont l'horaire a été modifié), ces avantages sont la propriété de l'État. En ce qui a trait aux programmes de fidélisation tels que le programme Air Miles, la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor inclut maintenant les ministres, les ministres d'État et leur personnel exonéré. En vertu de la directive, les points de fidélisation accumulés pendant les déplacements pour les affaires de l'État peuvent être utilisés à des fins professionnelles ou personnelles. Lorsque ces points sont utilisés pour des voyages personnels, ils constituent un avantage imposable. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/itlp-ipfv-fra.asp. Un document renfermant une liste de questions et de réponses se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/qatmp-qrpmv-fra.asp. Il est interdit aux ministres, aux ministres d'État et aux secrétaires parlementaires et à leurs proches de voyager à bord d'aéronefs non commerciaux affrétés ou privés sauf dans des circonstances spéciales et ces circonstances peuvent uniquement être acceptées moyennant l'approbation préalable du commissaire à l'éthique (section 20 du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat). Dans de telles circonstances, le ministre ou le ministre d'État fera, dans les 30 jours qui suivent, une déclaration publique qui indiquera la source et les circonstances (section 22 du Code).

À la suite de l'annonce faite dans le budget de février 1992 pour réduire les dépenses du gouvernement, les voyages par avion en première classe pour les ministres et les ministres d'État ont été éliminés. Il faut retenir des places en classe économique ou en classe affaires sur des vols au Canada et sur le territoire continental des États-Unis.

Pour les destinations outre-mer, on peut retenir des places en première classe dans certaines circonstances, par exemple lorsque les ministres et les ministres d'État doivent mener des affaires peu après leur arrivée à destination, lorsqu'il n'y a pas de classe affaires sur un vol en particulier, lorsque le vol dure plus de neuf heures ou lorsque des raisons de santé le justifient.

6.4 Voyages par chemin de fer

Les ministres et les ministres d'État peuvent voyager gratuitement par train, comme tous les députés et leurs familles.

6.5 Voyages internationaux (service commandé)

Les ministres et les ministres d'État qui envisagent de voyager à l'étranger doivent demander l'autorisation du Cabinet du premier ministre. Ils doivent également consulter le ministre des Affaires étrangères à propos des questions de politique étrangère, ainsi que le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le leader adjoint du gouvernement à la Chambre des communes et le whip en chef du gouvernement au sujet des exigences de la Chambre des communes.

Le cas échéant, le Cabinet du premier ministre autorise le voyage, au nom de ce dernier, en tenant compte des priorités du gouvernement et de l'absence d'autres ministres à Ottawa. Aucun voyage ne doit être préparé ni confirmé tant qu'il n'a pas été approuvé par le Cabinet du premier ministre.

Une fois le voyage approuvé, les dispositions administratives et spécifiques de la visite, y compris les communications avec le gouvernement hôte et l'élaboration du programme, doivent être prises par l'intermédiaire du ministre des Affaires étrangères et du ministère des Affaires étrangères.

6.6 Voyages à l'étranger (privés)

Les ministres et les ministres d'État qui envisagent d'effectuer un voyage privé à l'étranger doivent, bien à l'avance, en informer par écrit le ministre des Affaires étrangères afin de lui permettre de leur faire rapport des circonstances particulières qui pourraient compliquer leur séjour. Cette pratique s'applique tout particulièrement dans le cas des pays répertoriés par le Canada et qui nécessitent un examen spécial ou l'application de mesures de sécurité.

6.7 Voyages des conjoints des ministres et des ministres d'État

Les ministres et ministres d'État peuvent, à leur discrétion, se faire accompagner par leur conjoint(e) dans les aéronefs appartenant au gouvernement et/ou exploités par celui-ci. Le voyage du/de la conjoint(e) est gratuit. Cependant, toutes les autres dépenses engagées par les conjoint(e)s doivent être remboursées et imputées au budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État que si la présence du/de la conjoint(e) est essentielle à une fonction officielle pour des raisons de protocole, ou si le/la conjoint(e) remplit le rôle d'hôte ou d'hôtesse ou qu'il/elle aide le ministre ou le ministre d'État dans l'exercice de ses fonctions.

Lorsque les conjoint(e)s sont autorisé(e)s à voyager, leurs frais de voyage sont remboursés par le ministère visé, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Comme le signale le bulletin d'interprétation IT-470R de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), ces remboursements peuvent selon les circonstances, être imposables.

6.8 Voyages des députés avec un ministre ou en son nom

Lorsqu'un député voyage avec un ministre ou en son nom pour des fonctions ministérielles, les frais peuvent, sous réserve de l'approbation du ministre, être imputés au ministère. Conformément aux Autorisations spéciales de voyager à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA-fra.asp, lorsqu'un député voyage pour des fonctions ministérielles, ses frais de voyage sont régis par laDirective sur les voyages, notamment les dispositions concernant les « voyageurs », bien que ces déplacements doivent être aussi approuvés par le Bureau du Conseil privé. De plus, de tels déplacements doivent être divulgués en conformité aux exigences liées à la divulgation proactive

6.9 Déplacements pendant les heures supplémentaires

Lorsqu'un membre du personnel exonéré est tenu de retourner ou de rester au travail après les heures où est offert un service normal et raisonnable de transport en commun, le ministre ou le ministre d'État peut autoriser le paiement des frais de taxi ou d'une indemnité de kilométrage entre le lieu de résidence et le lieu de travail en fonction de la province où le véhicule est immatriculé (voir l'annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor). Seul le trajet entre le lieu de travail et la résidence est remboursé pour les heures de travail suivies, et seulement si un service de transport public raisonnable n'est pas offert.

 

Partie 7 Marchés

7.1 Introduction

Les ministres et les ministres d'État travaillent dans deux contextes distincts, ayant chacun des budgets séparés (provenance des fonds) et des cadres législatifs et stratégiques. Les cabinets des ministres sont plus particulièrement assujettis à la Loi sur la gestion des finances publiques, aux règlements et aux politiques du Conseil du Trésor.

Cette exigence diffère de celle pour les bureaux et les budgets des députés qui sont assujettis à des dispositions spéciales en vertu de la Loi sur le Parlement.

Il faut s'assurer que le Règlement sur les marchés de l'État est respecté et que les exigences en vertu de l'article 32 (prendre un engagement voulant que les fonds à verser pour les travaux à exécuter sont disponibles), de l'article 33 (que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées en vue de s'assurer que le paiement est valide), et de l'article 34 (que les travaux ont été exécutés conformément au marché) sont satisfaites.

Les membres du personnel des ministres et des ministres d'État sont invités à consulter les spécialistes de l'approvisionnement de leur ministère pour toutes questions concernant les règles à suivre en matière d'approvisionnement. On peut trouver le texte intégral de la politique sur le site Web du Conseil du Trésor à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol-fra.asp.

7.1.1 Politique du Conseil du Trésor sur les marchés

7.2 Relations employeur-employés

À l'exception des marchés de service exemptés en vertu de l'article 39 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les ministres et les ministres d'État ne doivent pas conclure de marchés pour les services de particuliers lorsque les conditions du marché ou la situation de travail réelle sont susceptibles de créer des relations de type employeur-employés. Avant de conclure un marché, les ministres et les ministres d'État doivent demander l'avis des conseillers juridiques et des spécialistes à l'approvisionnement du ministère à ce sujet afin de déterminer si ce genre de relation existe. Pour aider à évaluer s'il y a une relation employeur-employés :

• consulter les directives actuelles de l'Agence du revenu du Canada (ARC), par exemple, « Employé ou travailleur indépendant ? », numéro de publication RC4110 ou l'adresse Internet suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/;
• consulter les sections 16.2 et 16.3 de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés;
• demander l'avis juridique du ministère de la Justice lorsqu'il n'est pas possible pour les fonctionnaires de déterminer si un marché est un marché de services ou un contrat de travail dans les cas où la situation de l'emploi n'est pas facilement établie.

7.3 Lignes directrices sur les honoraires

Il n'existe aucune ligne directrice spécifique sur les honoraires pour les marchés qui peuvent être établis au moyen de divers mécanismes. On peut obtenir de l'information auprès des spécialistes du ministère ou de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. En l'absence de concurrents, il incombe à l'entrepreneur de prouver que les honoraires exigés sont comparables ou semblables aux honoraires demandés ou obtenus du secteur privé pour un travail comparable ou semblable. Les marchés peuvent également renfermer des modalités normalisées indiquant une disposition concernant les vérifications. L'appendice J de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés - Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels - se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_j-fra.asp.

7.4 Anciens fonctionnaires de l'État

Les marchés de services adjugés à d'anciens fonctionnaires doivent pouvoir passer l'examen le plus rigoureux du public. Aucun ministre ou ministre d'État ne doit conclure de marchés pour les services d'un ancien fonctionnaire s'il n'est pas convaincu qu'il est dans l'intérêt public de le faire. Les contractuels éventuels peuvent être assujettis au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994) qui est disponible à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/fr/ ou au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique présenté à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_851/vec-cve-fra.asp. La Politique du Conseil du Trésor sur les marchés (section 16.8, Appendice C) qu'on peut trouver à l'adresse Internet http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol-fra.asp,traite d'autres questions de nature générale.

7.5 Services de travail temporaire

Le gouvernement a pour politique de ne recourir aux employés des agences de travail temporaire que s'il n'est pas possible d'avoir accès à des employés exonérés, des employés du ministère ou d'autres fonctionnaires. Les employés des agences de travail temporaires sont embauchés lorsqu'il y a un poste vacant à court terme, lorsqu'un membre du personnel exonéré ou un fonctionnaire est absent pour une courte période ou lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail pour laquelle les employés ne sont pas disponibles. Les ministres et les ministres d'État doivent s'efforcer de combler leurs besoins immédiats à même le personnel permanent ou nommé pour une période déterminée.

Au moment de conclure des marchés de service pour obtenir de l'aide temporaire (soutien administratif et autres catégories), les autorités contractantes devraient envisager d'obtenir ces services directement auprès des entreprises disposant d'une offre permanente avec le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux. Elles ont le choix de se procurer des services d'aide temporaire au moyen d'une offre permanente établie avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou de traiter directement avec d'autres fournisseurs au moyen d'une offre permanente du ministère ou d'un marché distinct. On peut obtenir d'autres renseignements au sujet des offres permanentes pour de l'aide temporaire auprès du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux.

Il est important de noter que le fractionnement des marchés est inacceptable et interdit. Des marchés distincts devraient être conclus avec des agences de travail temporaire à chaque fois qu'une demande est faite dans le cadre d'une offre permanente pour des services d'aide temporaire.

Les marchés portant sur les services de travail temporaire peuvent risquer de créer des relations employeur-employés qui doivent être évitées, tel qu'il est mentionné à la section 7.2.

Des renseignements supplémentaires sur les services de travail temporaire sont présentés à l'appendice I de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés - Services de travail temporaire à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_i-fra.asp.

7.6 Divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $

Le 23 mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des contrats de plus de 10 000 $ afin de renforcer le rôle du Parlement et d'accroître la transparence de façon que les Canadiens et les Canadiennes soient mieux en mesure de demander des comptes au Parlement et aux fonctionnaires. L'affichage de l'information sur les contrats a commencé le 31 octobre 2004 pour les deux premiers trimestres de 2004 et se poursuit tous les trois mois. La publication des contrats sera mise à jour pour fournir de l'information sur les nouveaux contrats accordés.

La nouvelle exigence consiste à divulguer les contrats de biens et services conclus depuis le 1^er avril 2004 pour les ministères et organismes fédéraux figurant aux annexes 1, 1.1 et 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les bureaux des ministres et des ministres d'État sont assujettis à cette Loi et aux règlements connexes ainsi qu'aux politiques du Conseil du Trésor.

Les ministères et les organismes qui figurent aux annexes 1, 1.1 et 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques seront tenus de publier les données concernant les contrats sur leur site Web, même dans les cas où Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a adjugé le contrat en leur nom, dans les 30 jours suivant la fin de chaque période, et de les mettre à jour chaque trimestre. Les renseignements qui seront affichés comprennent le nom du fournisseur, le numéro utilisé dans le système financier, la date du contrat, la description du travail, la durée du contrat ou la date de livraison, ainsi que la valeur du contrat.

Prière de prendre note que l'information qui doit être exemptée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne figure pas sur le site Web. Les contrats tels que ceux touchant la sécurité nationale ou l'application de la loi sont exemptés de l'obligation de divulgation.

Nous invitons le personnel des ministères à discuter des exigences de divulgation proactive avec les responsables de la passation de marchés du ministère. Par ailleurs, pour obtenir des renseignements complémentaires sur l'affichage en direct de l'information sur les contrats, veuillez consulter le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pd-dp/index-fra.asp.

 

Partie 8 Services et accueil

8.1 Stationnement

Une aire de stationnement appartenant à l'État est attribuée pour le véhicule du ministre, à proximité de son cabinet.

Le chef de cabinet d'un ministre a droit à une remise de 50 p. 100 de ses frais mensuels de stationnement, que ce soit dans un stationnement appartenant à l'État ou loué par celui-ci ou encore dans un stationnement commercial. Cependant, le montant remboursé pour le stationnement commercial ne doit pas dépasser la moitié du taux mensuel établi pour le stationnement dans un stationnement appartenant à l'État ou loué par celui-ci dans le secteur. Ce remboursement est considéré comme un avantage imposable lorsque le taux payé par l'employé ne correspond pas à la juste valeur marchande.

Tous les autres membres du personnel doivent payer leur stationnement dans les zones de stationnement de l'État aux taux fixés pour les fonctionnaires.

8.2 Aide à la réinstallation

Un ministre ou un ministre d'État peut, à sa discrétion, rembourser les frais de réinstallation des personnes nommées qui acceptent un emploi à titre de membre du personnel exonéré. Les frais de réinstallation ne sont habituellement pas remboursés à une personne qui en est à une première nomination à titre d'employé exonéré à un poste dont le salaire maximum est inférieur à celui d'un poste EX de niveau équivalent dans la fonction publique. Cependant, une telle aide peut être négociée entre le ministre ou le ministre d'État et la personne concernée en vertu des Dispositions spéciales sur la réinstallation (partie 3 - Frais de réinstallation - Personnel du cabinet des ministres) qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/irp-fra.asp. L'aide à la réinstallation qui a été négociée pour ces personnes serait payée à même le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État. L'aide à la réinstallation offerte aux personnes nommées par le ministre ou le ministre d'État à un poste exonéré dont le salaire maximum équivaut à celui d'un poste EX dans la fonction publique peut inclure toutes les dispositions de la Directive sur le programme de réinstallation intégré à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/irp-fra.asp. Un tiers fournisseur de services offre des services d'aide professionnelle qui sont coordonnés par chaque coordonnateur ministériel national qui devrait être la première personne-ressource pour toute demande d'information au sujet de la réinstallation ou pour de l'aide. La lettre d'offre ou toute autre correspondance à verser au dossier de la personne nommée devrait clairement indiquer les frais exacts de réinstallation à rembourser à la personne, y compris une disposition pour le recouvrement au prorata des dépenses dans le cadre d'une cessation d'emploi volontaire hâtive, conformément aux politiques du Conseil du Trésor. Il n'y a aucune disposition pour le remboursement des frais de réinstallation à la fin de l'emploi. Aucuns frais de réinstallation ne devraient être engagés par la personne avant d'obtenir une autorisation officielle.

8.3 Accueil et cadeaux

8.3.1 Accueil - Ministres et ministres d'État

8.3.1.1 Comptabilité

8.3.2 Accueil - Membres du personnel des ministres et des ministres d'État

8.3.3 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages reçus

8.3.4 Cadeaux offerts

8.4 Cotisations

Conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les cotisations et les frais d'adhésion énoncée sous « Déboursements d'octrois aux employés », qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-ct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/chap6_1-fra.asp, le personnel exonéré des ministres et des ministres d'État peut se faire rembourser les frais des cotisations ou d'adhésion par le ministère ou l'organisme visé. Les cotisations se limitent à celles exigées par les affaires du ministère et, dans la mesure du possible, devraient être versées au nom du ministère. Celles qui ne constituent pas une exigence de poste prévue par une disposition législative et dont le but principal est de permettre un contact accru du public avec les activités des ministères ne devraient être autorisées que dans des circonstances tout à fait exceptionnelles. La justification de ces cotisations doit être incontestable, en particulier lorsqu'elles ont trait à des activités sociales ou récréatives, compte tenu du fait que le personnel exonéré peut avoir des exigences particulières dans ses fonctions politiques qui sont distinctes des exigences du ministère.

8.5 Conférences

Dans la mesure du possible, il faudrait limiter à huit personnes de nationalité canadienne, incluant le personnel du ministre ou du ministre d'État, mais excluant le personnel technique essentiel, le nombre de délégués qui participent à d'importantes conférences gouvernementales internationales dirigées par un ministre ou un ministre d'État.

Il faut informer le sous-ministre des Affaires étrangères lorsque les délégués proviennent de plus d'un ministère, afin que la représentation canadienne globale puisse être coordonnée.

Il incombe au ministre ou au ministre d'État du ministère parrain qui dirige la délégation de décider du nombre définitif de délégués qui en feront partie.

8.6 Services juridiques

En vertu du Règlement sur les marchés de l'État, les marchés relatifs à la prestation de services juridiques ne doivent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.

8.6.1 Indemnisation et aide juridique

 

Partie 9 Langues officielles

9.1 Langues officielles

Les ministres, les ministres d’État et leur personnel doivent tenir compte des dispositions et exigences des lois, politiques et programmes dont il est question ici. Les dispositions et exigences applicables aux cabinets parlementaires et ministériels des ministres et des ministres d’État ainsi qu’à leurs bureaux de circonscription peuvent différer.

9.2 Historique

La Charte canadienne des droits et libertés stipule que le français et l’anglais sont les langues officielles du Canada et qu’ils ont des droits et privilèges égaux quant à leur emploi dans toutes les institutions du Parlement et du gouvernement. La Charte expose également diverses autres dispositions sur les langues officielles.

La Loi sur les langues officielles (1988) rend exécutoires les dispositions de la Charte relatives à l’anglais et au français en tant que langues officielles. La Loi et le Règlement sur les langues officielles régissent la prestation du service au public dans les deux langues officielles. Il existe également des politiques sur l’application de la Loi et du Règlement, de même que des mécanismes pour appuyer le Programme des langues officielles, plus particulièrement en ce qui concerne l’accès à la formation linguistique et la prestation de services de traduction et d’interprétation.

Ensemble, la Loi et le Règlement précisent les situations où le public a le droit de communiquer et de recevoir des services dans la langue officielle de son choix.

L’article 22 de la Loi sur les langues officielles s’applique aux cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la région de la capitale nationale (RCN). Le Règlement s’applique aux bureaux qui sont situés dans la RCN. Il existe un répertoire des bureaux et des points de service (BUROLIS) qui offrent des services au public et ce répertoire indique tous ceux qui doivent fournir des services et communiquer dans les deux langues officielles. Ce répertoire se trouve à l’adresse Internet suivante : http://www.hrma-agrh.gc.ca/burolis/.

En outre, les employés d’institutions fédérales ont le droit de travailler dans la langue officielle de leur choix dans des régions désignées bilingues à cette fin lorsqu’ils ne desservent pas le public si leur poste est bilingue ou unilingue dans leur propre langue.

Le gouvernement fédéral s’engage à réaliser, dans le strict respect du principe du mérite, une participation équitable des Canadiens et Canadiennes d’expression française et d’expression anglaise dans les institutions fédérales et leur avancement dans les institutions fédérales.

Chaque institution assujettie aux dispositions de la Loi et est chargée d’en assurer la mise en oeuvre dans son secteur de compétence.

L’ Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada doit assurer l’orientation générale et la coordination des exigences de la Loi en ce qui touche le service au public, la langue de travail et la participation équitable à toutes les institutions visées; toutefois, le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement sont assujettis à la Loi sur les langues officielles, mais ne sont pas tenus de suivre les politiques sur les langues officielles de l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et ne rendent pas compte de leur rendement à l’Agence.

9.3 Service au public

Les cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la région de la capitale nationale doivent pouvoir communiquer avec le public et lui offrir des services dans les deux langues officielles. Cette obligation doit être respectée dans toutes les formes de communication avec le public, qu’elles soient écrites ou orales. Les cabinets des ministres doivent donc disposer d’un nombre suffisant d’employés compétents pour satisfaire ces exigences, qui vont du simple accueil bilingue sur place et au téléphone aux rapports complexes avec le public dans les deux langues officielles.

9.4 Langue de travail

La région de la capitale nationale (RCN) compte parmi les régions désignées bilingues au chapitre de la langue de travail; un milieu propice doit donc être créé dans les cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la RCN pour permettre aux employés de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix quand ils n’offrent pas de service au public. Ce droit doit être reconnu dans la nature et le déroulement des réunions; les documents et présentations doivent être acceptés dans l’une ou l’autre langue officielle et ce droit doit être reconnu dans les instructions transmises. Les fonctionnaires occupant des postes bilingues ou des postes exigeant uniquement l’utilisation du français ou de l’anglais doivent être ou pouvoir être supervisés dans la langue ou les langues associées au poste supervisé de manière à ce qu’ils puissent s’exprimer par écrit et de vive voix dans la langue officielle de leur choix.

9.5 Participation équitable

En vertu de la Loi sur les langues officielles, le gouvernement fédéral s’engage à offrir aux Canadiens et Canadiennes d’expression française et anglaise des chances égales d’emploi et d’avancement au sein des institutions fédérales, quelle que soit leur origine ethnique ou leur langue maternelle. La composition de l’effectif des institutions fédérales devrait, par conséquent, refléter la présence des deux collectivités linguistiques. Les cabinets des ministres doivent prendre ces principes en considération dans la composition de leur effectif, de façon à pouvoir répondre aux besoins et aux obligations en matière de service au public et de langue de travail.

9.6 Mécanismes de soutien

Le personnel exonéré des ministres et des ministres d’État doit consulter le sous-ministre pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des langues officielles. Chaque ministère a son directeur des langues officielles ou un fonctionnaire chargé de ce dossier. Cette personne peut répondre à des questions précises touchant des programmes, politiques ou dossiers des langues officielles au sein du ministère. Pour toutes les questions d’ordre plus général, on peut aussi s’adresser au Bureau de la vice-présidente de la Direction des langues officielles à l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, en composant le (613) 952-2932.

Des mécanismes de soutien permettent de satisfaire aux exigences imposées aux institutions fédérales au chapitre des langues officielles, y compris la formation linguistique et la traduction. Il existe des politiques du Conseil du Trésor sur la détermination des exigences linguistiques des postes et sur la dotation des postes bilingues à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12525 ainsi que la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l’acquis à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12523. Un guide sur le recours à la traduction a également été élaboré. Les ministres, les ministres d'État et leur personnel peuvent avoir accès à la formation linguistique aux frais de l'État si leurs tâches exigent une connaissance des deux langues officielles. Des services de traduction et d'interprétation sont également offerts. Dans les ministères et organismes, de tels services sont dispensés selon une formule de récupération des coûts, par le biais des budgets de fonctionnement. Le principe de la récupération des coûts ne s'applique toutefois pas lorsque ces services sont dispensés par l'entremise du Sénat, de la Chambre des communes ou de la Bibliothèque du Parlement.

 

Partie 10 Gestion de l'information

10.1 Gestion de l'information

Les documents que l'on trouve habituellement dans les cabinets des ministres et des ministres d'État peuvent généralement être classés dans quatre grandes catégories : les documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels (selon la définition prévue à l'article 2 de la Loi sur les archives nationales du Canada) ainsi que les documents personnels et à caractère politique. Chacune de ces catégories est visée par une série de critères particuliers en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la preuve au Canada.

Les ministres et les ministres d'État doivent tenir des systèmes d'information distincts pour les documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels et les documents personnels et à caractère politique. Les documents ministériels doivent être transférés des cabinets des ministres ou des ministres d'État à Bibliothèque et Archives Canada selon les modalités approuvées par son administrateur général. Les sous-ministres doivent conseiller les ministres, les ministres d'État et leur personnel sur ces questions. La Politique sur la gestion de l'information gouvernementale du Conseil du Trésor est présentée à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg-fra.asp. On peut également obtenir des conseils auprès de la Direction des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada, qui publie la brochure intitulée « Lignes directrices sur la gestion de l'information consignée dans un cabinet de ministre » disponibles à l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.ca/obj/007/f10/007-1016-f.doc. Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents et les Lignes directrices concernant la conservation des documents publiées par Bibliothèque et Archives Canada se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.collectionscanada.ca/. Des mesures spéciales s'imposent pour protéger les documents du Cabinet; le Bureau du Conseil privé a établi, au nom du premier ministre, des procédures à cet effet. Le plus important est de renvoyer au Bureau du Conseil privé les documents du Cabinet associés à un dossier qui a été traité. Les premiers ministres ont de plus convenu, au fil des ans, que le greffier du Conseil privé et les sous-ministres feraient en sorte que les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada confiés à la garde du gouvernement par le Cabinet et les ministres et les ministres d'État seraient protégés des gouvernements ultérieurs.

10.1.1 Nouvelles technologies de l'information

10.1.2 Départs

10.2 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

10.2.1 Historique

10.2.2 Contrôle de la divulgation

10.2.3 Documents confidentiels du Cabinet

 

Annexe A - Structure des postes du personnel exonéré

Chef de cabinet (EX-4)	Il est le conseiller politique principal du ministre. Il est responsable de la gestion globale du cabinet du ministre, y compris la gestion du budget et du personnel du cabinet. Il est chargé d'élaborer et de mettre en œuvre des plans stratégiques en vue d'aider le ministère et le ministre à s'acquitter de leur mandat. Il est chargé, au nom du ministre, d'assurer la liaison avec les cadres supérieurs du ministère afin d'assurer des relations de travail positives entre le ministre et la fonction publique. Il doit s'assurer que le ministre est adéquatement informé et conseillé au sujet de toutes les questions ayant trait au mandat du gouvernement et aux objectifs du ministère. Il doit assurer la liaison, au nom du ministre, avec le cabinet du premier ministre et les chefs de cabinet d'autres ministres afin de traiter les questions à l'échelle du gouvernement.
Conseiller principal en politiques (EX-2)	Il est responsable, en collaboration avec le ministère, de la surveillance de l'élaboration des politiques au nom du ministre. Il est également chargé de conseiller et d'informer le ministre au sujet de toutes les questions stratégiques pertinentes. Il doit travailler en étroite collaboration avec le cabinet du premier ministre et les autres cabinets de ministre afin de coordonner l'élaboration de politiques et de programmes au sein du gouvernement. Il doit s'assurer que l'élaboration de politiques, dans le cadre des responsabilités du ministre, est conforme aux vastes objectifs stratégiques du gouvernement, tels qu'ils ont été énoncés dans des documents clés tels que le discours du Trône et le Budget. Il devrait travailler en étroite collaboration avec le ministère en vue de s'assurer que les politiques et l'élaboration de politiques sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement. Il devrait assurer la liaison avec les principaux intervenants pour les informer et/ou les consulter en regard des politiques importantes qui sont du ressort du ministre.
Directeur des communications (EX-2)	Il est chargé d'assurer la planification stratégique et de donner des conseils en matière de communications au ministre. Il est également chargé de diriger l'élaboration de plans de communications complets au nom du ministre. Il doit consulter régulièrement le cabinet du premier ministre afin de mieux coordonner les communications à l'échelle du gouvernement. Il doit surveiller et coordonner avec le ministère l'élaboration d'initiatives en matière de communications afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement. Il doit établir et maintenir des relations professionnelles avec les médias. Il est le principal porte-parole officiel du ministre. À la demande du directeur des communications, le rôle du porte-parole du ministre peut être confié à l'adjoint spécial aux communications.
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	Il est chargé de conseiller et d'informer le ministre au sujet de toutes les questions législatives. Il est responsable, au nom du ministre, de la surveillance de toutes les étapes du processus d'approbation parlementaire, allant de l'élaboration des lois au sein du ministère à la sanction royale. Il est la personne-ressource au sein du cabinet du ministre pour la mise en œuvre du projet de réforme parlementaire du gouvernement et il doit consulter les membres du comité au sujet des mesures législatives proposées. Il est chargé d'assurer la liaison avec les membres du caucus et le bureau du secrétaire parlementaire du ministre afin de discuter du programme législatif du ministère. Il doit assurer la liaison avec le cabinet du premier ministre, les cabinets d'autres ministres et les membres du caucus afin d'assurer la coordination des questions législatives à l'échelle du gouvernement. Il doit travailler en étroite collaboration avec le conseiller principal en politiques afin d'assurer l'uniformité entre les initiatives stratégiques et les initiatives législatives.
Conseiller en politiques (AS-8)	Il est responsable, sous la direction du conseiller principal en politiques et en collaboration avec le ministère, des examens des politiques en regard de certaines questions précises. Il est également chargé de conseiller et d'informer le ministre au sujet des questions stratégiques pertinentes. Il doit travailler en étroite collaboration avec le cabinet du premier ministre et les autres cabinets de ministre afin de coordonner l'élaboration de politiques et de programmes au sein du gouvernement. Il doit s'assurer que l'élaboration de politiques, dans le cadre des responsabilités du ministre, est conforme aux vastes objectifs stratégiques du gouvernement, tels qu'ils ont été énoncés dans des documents clés tels que le discours du Trône et le Budget. Il devrait travailler en étroite collaboration avec le ministère en vue de s'assurer que les politiques et l'élaboration de politiques sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement. Il devrait assurer la liaison avec les principaux intervenants pour les informer et/ou les consulter en regard des politiques importantes qui sont du ressort du ministre.
Adjoint spécial principal (AS-7)	Il fournit des conseils politiques et un service de soutien en regard de questions stratégiques précises, des communications et des affaires parlementaires, à un niveau de complexité et de responsabilité plus élevé que celui d'un adjoint spécial. Il fournit des conseils politiques et donne un appui en regard des responsabilités régionales.
Adjoint spécial, communications (AS-5)	Il est chargé d'assurer le soutien en matière de communications auprès du ministre et du directeur des communications. Il est chargé de surveiller l'élaboration, au moment opportun, de produits de communication par le ministère, tels que les communiqués de presse et les discours. Il doit consulter, en collaboration avec le directeur des communications, les cabinets d'autres ministres afin de mieux coordonner les communications à l'échelle du gouvernement. Il doit établir et maintenir des relations positives avec les médias. L'adjoint spécial aux communications peut relever du directeur des communications.
Adjoint spécial, affaires parlementaires (AS-5)	Il assure un soutien général au ministre et au directeur des affaires parlementaires. Il est chargé de conseiller et de préparer le ministre en vue de la période des questions. Il aide le directeur des affaires parlementaires à l'égard de la mise en œuvre du projet de réforme parlementaire du gouvernement. Il assure la liaison avec les membres du caucus et le bureau du secrétaire parlementaire du ministre afin de discuter du programme législatif du ministère. Il assure la liaison, en collaboration avec le directeur des affaires parlementaires, avec les cabinets d'autres ministres et les membres du caucus afin d'assurer la coordination des questions législatives à l'échelle du gouvernement. L'adjoint spécial aux affaires parlementaires peut relever du directeur des affaires parlementaires.
Adjoint spécial, affaires régionales/bureau régional (AS-5)	Il fournit des conseils politiques et un service de soutien au ministre pour la province ou la région déterminée du pays où il est affecté. Il communique de façon soutenue avec les membres du caucus dans la province ou région dont il est responsable afin de les conseiller et de les consulter au sujet des politiques et des programmes du ministère. Il est chargé d'établir des rapports avec les intervenants dans la province ou région dont il est responsable en vue de bien faire comprendre les politiques et les programmes du ministère. Il est chargé de toutes les opérations ayant trait à la logistique, aux voyages et aux avances lorsque le ministre voyage dans la province ou région dont il est responsable. Sous la gouverne du conseiller principal en politiques, il peut être tenu de gérer des dossiers stratégiques, notamment des dossiers à caractère provincial ou régional.
Adjoint au secrétaire parlementaire (AS-5)	Il conseille et informe le secrétaire parlementaire au sujet de toute question législative. Il travaille, au nom du secrétaire parlementaire, en étroite collaboration avec le cabinet du ministre à toutes les phases du processus d'approbation législatif, depuis l'élaboration d'une loi jusqu'à ce qu'elle reçoive la sanction royale. Il constitue la personne-ressource pour le bureau du secrétaire parlementaire relativement à la conformité à l'initiative gouvernementale de réforme du Parlement, qui prévoit la consultation de membres de comité sur le projet de loi connexe. Il assure la liaison avec les membres du caucus et le cabinet du ministre pour discuter du programme législatif du ministère.
Directeur des affaires régionales (EX-1)	Employé ministériel principal dans les bureaux régionaux des ministres, il aide le ministre régional dans le rôle de porte-parole gouvernemental principal de la région. Il est responsable, en collaboration avec les bureaux régionaux des ministères fédéraux, de la surveillance de l'intégration des politiques au nom du ministre. Il est également chargé de conseiller et d'informer le ministre au sujet de toutes les questions régionales pertinentes. Il doit travailler en étroite collaboration avec les autres ministres et députés de la région pour faciliter la coordination des politiques et des programmes de la région. Il est chargé d'informer et de préparer le ministre sur les questions régionales.
Conseiller régional en communications (IS-5)	Conseiller principal en communications dans les bureaux régionaux des ministres, il aide le ministre régional dans le rôle de porte-parole gouvernemental principal de la région. Il est également responsable des analyses de l'environnement et de conseiller et d'informer le ministre sur toutes les préoccupations et menaces régionales pertinentes. Il doit travailler en étroite collaboration avec les autres ministres et députés de la région pour faciliter la coordination des communications dans la région. Il est chargé de la préparation des communiqués, des communiqués de presse et des stratégies de communication du ministre sur les questions régionales.

Annexe B - Dispositions actuelles - Traitements pour le personnel exonéré

Traitements :

Titre	Traitement maximal authorisé ($) Date d'entrée en vigueur 1er avril, 2005	Traitement maximal authorisé ($) Date d'entrée en vigueur 21 juin 2005
Personnel exonéré - cabinet de ministre
Chef de cabinet (EX-04)	jusqu'à 155 600	aucun changement
Conseiller principal en politiques (EX-2)	jusqu'à 121 000	aucun changement
Directeur des communications (EX-2)	jusqu'à 121 000	aucun changement
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	jusqu'à 121 000	aucun changement
Conseiller en politiques (AS-8)	jusqu'à 87 370	jusqu'à 93 767
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu'à 82 196	jusqu'à 88 215
Adjoint spécial, communications (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140
Adjoint spécial, affaires parlementaires (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140
Adjoint spécial, affaires régionales/bureau régional (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140
Personnel exonéré - cabinet de ministre d' État
Chef de cabinet (EX-2)	jusqu'à 121 000	aucun changement
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu'à 82 196	jusqu'à 88 215
Adjoint spécial (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140
Employé de soutien (CR-5)	jusqu'à 43 132	jusqu'à 46 290
Personnel exonéré - bureau régional de ministre
Directeur des affaires régionales (EX-1)	jusqu'à 108 000	aucun changement
Conseiller régional en communications (IS-5)	jusqu'à 73 675	jusqu'à 79 069
Adjoint spécial, affaires régionales (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140
Personnel exonéré - ministres ayant des secrétaires parlementaires
Adjoint au secrétaire parlementaire (AS-5)	jusqu'à 66 287	jusqu'à 71 140

Voir la Structure des postes du personnel exonéré à l'annexe A.

Référence pour l'échelle salariale du groupe PA - Personnel exonéré

Niveau	Échelle salariale $					Date d'entrée en vigueur
CR-5	42 757	43 932	45 116	46 290		21 juin 2005
AS-1	42 246	42 853	45 518	47 249		21 juin 2005
AS-2	47 075	48 862	50 721			21 juin 2005
AS-3	50 457	52 375	54 365			21 juin 2005
AS-4	55 118	57 212	59 558			21 juin 2005
AS-5	65 801	68 302	71 140			21 juin 2005
AS-6	73 294	76 079	79 069			21 juin 2005
AS-7	77 151	80 085	83 126	85 622	88 215	21 juin 2005
AS-8	79 662	à	93 767			21 juin 2005
IS-5	73 294	76 079	79 069			21 juin 2005

 

Annexe C - Budgets et effectif des cabinets des ministres et des ministres d'État

C.1 Personnel exonéré

A.	Ministres
	Budget salarial annuel	875 000 $
B.	Ministres d'État
	Budget salarial annuel	322 000 $
C.	Ministre ayant des secrétaires parlementaires
	Budget salarial annuel supplémentaire (par secrétaire parlementaire)	71 200 $

Personnel ministériel

A.	Ministres
	Budget salarial annuel	511 000 $
B.	Ministres d'État
	Budget salarial annuel	203 000 $

Budgets de fonctionnement

A.	Ministres
	Budget de fonctionnement annuel	505 000 $
B.	Ministres d'État
	Budget de fonctionnement annuel	200 000 $
C.	Ministres ayant des secrétaires parlementaires
	Budget de fonctionnement pour frais généraux supplémentaires (par secrétaire parlementaire)	10 000 $

Budget pour les étudiants

A.	Ministres
	Budget salarial annuel	29 000 $

C.2 Description des budgets

A. Budgets salariaux du personnel exonéré

Seuls sont imputables sur le budget salarial du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, notamment les coûts suivants :

1. les traitements (y compris les congés payés);
2. le paiement des congés annuels non utilisés à la cessation d'emploi ou donnant lieu à un versement en argent à la fin de l'exercice financier;
3. la rémunération de 30 jours aux employés lorsqu'un ministre cesse d'exercer ses fonctions.

B. Budgets de fonctionnement des ministres et des ministres d'État

Le budget de fonctionnement du cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État couvre toutes les dépenses de fonctionnement liées à l'exécution des activités du portefeuille ou autres affaires officielles du gouvernement, qu'elles soient engagées par le personnel exonéré ou par le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou par le personnel exonéré du cabinet du ministre d'État. Ces dépenses comprennent :

1. les cadeaux, les frais de déplacement, d'accueil, et autres;
2. les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
3. les frais de réinstallation du personnel exonéré (à la nomination seulement);
4. les frais de l'ameublement et des fournitures pour les ministres, les ministres d'État et leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
5. les frais de services professionnels de placement;
6. les coûts des services professionnels et des services de travail temporaire;
7. toutes les autres dépenses.

C. Budget salarial des employés des ministères

Les traitements, y compris les heures supplémentaires, les rajustements paritaires et les primes au bilinguisme des membres du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre et du ministre d'État, sont imputables sur le budget salarial du ministère.

D. Autres frais reliés au personnel exonéré

Les autres frais reliés au personnel exonéré comprennent le paiement des congés de maternité (prestations complémentaires de l'assurance-emploi), les indemnités de départ et de cessation d'emploi qui sont financées centralement, car elles sont destinées aux employés de la fonction publique.

C.3 Budgets totaux

A. Cabinets des ministres

	$
Budget salarial du personnel exonéré	875 000
Budget de fonctionnement	505 000
Budget salarial du personnel ministériel	511 000
Étudiants	29 000
Total	1 920 000

B. Cabinets des ministres d'État

	$
Budget salarial du personnel exonéré	322 000
Budget de fonctionnement	200 000
Budget salarial du personnel ministériel	203 000
Total	725 000

 

Annexe D - Lignes directrices sur l'utilisation des avions d'affaires du gouvernement du ministère de la Défense nationale

D.1 Description du Service de vols d'affaires

Le ministère de la Défense nationale (MDN) exploite un Service de vols d'affaires (SVA) pour les membres de la famille royale, le gouverneur général, le premier ministre, les ex-premiers ministres qui voyagent à des fins liées à leurs anciennes fonctions, les ministres du Cabinet, les dignitaires étrangers en visite au Canada, les membres de comités parlementaires ou de délégations en voyage officiel et, lorsqu'ils ont l'autorisation d'un ministre, les ministres d'État et les hauts fonctionnaires du gouvernement fédéral en service commandé. Le Service dispose d'un avion de type Challenger ayant une capacité de 12 passagers et de 3 avions de type Challenger d'une capacité de 9 passagers. Il est capable d'assurer le transport aérien à l'échelle nationale et, avec certaines restrictions, dans le monde entier.

Le Service de vols d'affaires fonctionne toute l'année, 7 jours par semaine et 24 heures sur 24. Il est offert par le 412^e Escadron du ministère de la Défense nationale, à partir du Shell Aerocentre près de l'aéroport d'Ottawa.

Centre de coordination des vols

Un Centre de coordination des vols (CCV), au 412^e Escadron à Ottawa, fournit un service central de coordination et d'établissement du calendrier des vols. Le numéro de téléphone du CCV est le (613) 990-5085.

D.2 Lignes directrices

Les avions d'affaires du gouvernement ne peuvent être utilisés que pour des missions officielles et dans les circonstances suivantes :

• lorsque le vol est à destination d'un endroit qui n'est pas desservi par les lignes commerciales; lorsqu'il n'y a pas de places à bord d'un avion commercial; ou lorsque, à cause de difficultés avec les trajets ou les horaires, on peut économiser un temps précieux en utilisant un avion d'affaires au lieu d'un avion commercial;
• lorsque, par suite d'un changement de plans soudain, une personne doit prendre l'avion de toute urgence et qu'il n'y a pas d'avion commercial;
• lorsque tous les membres d'un groupe assez important doivent voyager ensemble et qu'il est avantageux d'utiliser un avion d'affaires.

D.3 Autorité approbatrice

Les vols effectués aux termes des présentes lignes directrices relèvent de la compétence exclusive du ministre de la Défense nationale (MDN).

D.4 Frais

Il n'y a aucuns frais pour l'utilisation des avions Challenger du Service de vols d'affaires (SVA) ou pour des vols spéciaux, c'est-à-dire ceux à bord desquels prennent place des membres de la famille royale, le gouverneur général, le premier ministre ou un ex-premier ministre qui voyage à des fins liées à ses anciennes fonctions.

Il y a des frais pour les vols qui utilisent d'autres types d'avions du MDN (Airbus, etc.) lorsque le vol est organisé par le gouverneur général, le premier ministre, le président de la Chambre des communes ou du Sénat, ou lorsque l'avion transporte un ministre, des membres de comités parlementaires ou de délégations en voyage officiel, des chefs d'État étrangers, des dignitaires en visite ou des hauts fonctionnaires en service commandé.

Les frais à payer correspondent aux coûts différentiels du vol pour le type d'avion utilisé, tels qu'établis par le MDN.

D.5 Réservations - Marche à suivre

Le cabinet du ministre qui présente la demande de vol doit téléphoner au CCV dans les plus brefs délais, au numéro 990-5085, pour donner des informations provisoires sur le vol requis, y compris l'itinéraire proposé et le nombre de passagers.

Le ministre qui présente la demande de vol doit également envoyer une demande écrite en bonne et due forme au ministre de la Défense nationale. Sauf en cas d'urgence, la demande écrite doit parvenir au ministre de la Défense nationale au moins 48 heures avant l'heure prévue du départ.

La demande écrite doit indiquer :

• l'itinéraire du voyage, avec tous les points de départ et d'arrivée;
• les raisons pour lesquelles il est nécessaire d'utiliser un avion du gouvernement;
• la raison pour laquelle le voyage ne peut pas se faire par avion commercial;
• une liste complète des passagers montrant les points de départ et d'arrivée de chacun d'entre eux, et leur affiliation;
• la personne-ressource (et son numéro de téléphone) au cabinet du ministre qui présente la demande;
• de plus, la déclaration suivante doit figurer immédiatement au-dessus du bloc-signature :
• « Je (ou mon ministre) demande à utiliser cet avion, étant parfaitement au courant des lignes directrices sur l'utilisation du SVA, compte tenu des restrictions financières que le gouvernement s'est engagé à appliquer, et en conformité avec le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat »;
• la signature du ministre qui présente la demande ou celle de son chef de cabinet qui signe en son nom.

Les arrangements pris pour le vol seront conformes aux renseignements contenus dans la demande écrite soumise au cabinet du ministre de la Défense nationale ou aux modalités qui ont été convenues par la suite avec le CCV (avec l'approbation du cabinet du ministre de la Défense nationale s'il y a des changements substantiels par rapport à la demande écrite).

D.6 Restrictions

Les demandes sont normalement traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Les conflits de priorité et les besoins imprévus sont soumis au ministre de la Défense nationale. En cas de conflit, c'est l'ordre de préséance du Cabinet qui s'appliquera. Afin d'optimiser le calendrier des vols, il faut restreindre la possibilité d'apporter des changements à un itinéraire déjà approuvé. Des contraintes opérationnelles, comme les heures de travail des équipages et la disponibilité des services d'aéroport, pourraient perturber le calendrier et avoir des répercussions sur les services offerts ou promis à d'autres ministres.

De plus, il ne faut pas prévoir d'escales qui ne figurent pas dans l'itinéraire initial pour faire monter ou descendre des passagers. Si de telles escales ou des changements à l'itinéraire sont nécessaires, ils doivent être acceptés et coordonnés par le CCV (qui communiquera à son tour avec le cabinet du ministre de la Défense nationale pour obtenir son approbation).

Les ministres ayant présenté une demande sont prévenus par le CCV ou le cabinet du ministre de la Défense nationale chaque fois qu'il y a un vol dont l'horaire et l'itinéraire sont compatibles avec leurs demandes. Les ministres devraient essayer, dans la mesure du possible, de combiner leurs besoins de transport par avion, afin d'utiliser le plus efficacement possible les ressources du gouvernement; cependant, jamais plus de huit ministres ne doivent voyager en même temps à bord du même avion.

D.7 Rapport

Le ministère de la Défense nationale met à la disposition du public un rapport mensuel sur l'utilisation des avions d'affaires. Ce rapport contient les renseignements suivants :

• le nom du ministre qui a présenté la demande de vol;
• la date du voyage et l'endroit visité;
• le nom des passagers;
• le but du voyage;
• le nombre d'heures de vol.

Les demandes de renseignements sur un voyage particulier seront transmises au bureau du ministre visé.

Annexe E - Information sur les droits prioritaires du personnel exonéré des cabinets de ministre - Commission de la fonction publique du Canada

Introduction

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) régit les nominations aux postes à pourvoir dans la fonction publique fédérale et vise à promouvoir et à protéger les valeurs de dotation associées au principe de sélection au mérite. Certaines dispositions de la LEFP accordent exceptionnellement à différentes catégories de personnes le droit d'être nommées en priorité absolue avant les autres si elles satisfont aux critères d'admissibilité prévus. L'article 39 de la LEFP accorde notamment un droit de nomination prioritaire à certaines personnes qui ont été recrutées directement par un ministre (« personnel exonéré »).

Vous trouverez ci-après des renseignements généraux sur l'admissibilité du personnel exonéré des cabinets de ministre à une nomination prioritaire et les formalités administratives à suivre pour demander à la Commission de la fonction publique (CFP) d'évaluer si une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre est effectivement admissible à une nomination prioritaire. Ces renseignements intéresseront principalement le personnel des cabinets de ministre, les personnes qui songent à accepter un tel emploi et les responsables des services de gestion des ressources humaines dans les cabinets de ministre et dans les ministères.

Admissibilité

Certaines des personnes qui sont employées dans un cabinet de ministre pour exécuter des tâches directement liées à la direction du portefeuille ministériel ou pour assumer d'autres fonctions officielles peuvent être admissibles à une nomination prioritaire. Les nominations prioritaires du personnel exonéré des ministres s'appliquent également au personnel exonéré des ministres d'État. Le personnel du Chef de l'opposition à la Chambre des communes, du leader du gouvernement au Sénat ainsi que du leader de l'opposition au Sénat est aussi admissible à ce type de nomination prioritaire [LEFP, paragraphe 39(6)].

Les personnes embauchées par un ministre en sa qualité de député fédéral pour travailler à la Chambre de communes ou dans son bureau de circonscription et les fonctionnaires qui font partie de « l'effectif ministériel » du ministre NE SONT PAS ADMISSIBLES à ce type de nomination prioritaire.

L'expression « personnel exonéré » est tirée des Lignes directrices à l'intention des cabinets de ministre, dans les Pratiques administratives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Autrement dit, même si la LEFP autorise un ministre à « nommer le personnel de son cabinet, notamment son directeur de cabinet », ce type de nomination n'est pas soumis aux dispositions de la LEFP. Certains arrangements spéciaux sont prévus pour distinguer les fonds affectés à la rémunération du « personnel exonéré » et le budget salarial réservé pour le personnel travaillant dans le bureau du ministre à la Chambre des communes ou dans son bureau de circonscription. Les lignes directrices du SCT incluent une structure des postes du personnel exonéré qui précise les titres des postes, les types d'emplois et les genres de postes habituellement inclus dans le personnel des cabinets de ministre.

Droits prioritaires (LEFP, article 39)

Quand une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre en qualité d'employé exonéré est jugée admissible à une nomination prioritaire, elle a le droit d'être nommée sans concours et en priorité absolue à n'importe quel poste de la fonction publique pour lequel elle est jugée qualifiée; elle doit donc être nommée avant toute autre personne sauf les fonctionnaires excédentaires qui doivent être replacés dans leur ministère d'attache [LEFP, alinéa 29(1.1)] et les fonctionnaires en congé qui sont aussi admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de l'article 30 de la LEFP. Le droit à une nomination prioritaire est accordé pour un an et prend effet à la date de cessation d'emploi dans un cabinet de ministre. La priorité vient à échéance dès que la personne intéressée est nommée à la fonction publique. Ce type de nomination prioritaire est soustrait aux dispositions de l'article 21 de la LEFP sur le droit d'appel. Un recours peut être exercé par voie de plainte, conformément aux dispositions de l'article 6 et du paragraphe 7.1 de la LEFP.

Critères d'admissibilité

La personne intéressée doit avoir effectivement cessé de travailler dans un cabinet de ministre et sera jugée admissible à une nomination prioritaire :

• si elle avait le statut de fonctionnaire immédiatement avant d'entrer à l'emploi d'un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(a)];
• statut de « fonctionnaire » : quiconque a été nommé (pour une durée indéterminée ou une période déterminée) à un poste dans la fonction publique conformément aux dispositions de la LEFP a le statut de « fonctionnaire », sauf le « personnel temporaire » [paragraphe 21.2 de la LEFP];
• peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;

ou

• si elle est devenue admissible à une nomination à la fonction publique sous le régime de la LEFP alors qu'elle était à l'emploi d'un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(b)];
• elle est « admissible à une nomination » si elle a été jugée dûment qualifiée dans le cadre d'un concours public soumis aux dispositions de la LEFP et a été par conséquent inscrite sur une liste d'admissibilité;
• peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;

ou

• si elle a exercé, pendant au moins trois années de service continu, les fonctions de directeur de cabinet, adjoint spécial ou secrétaire particulier d'un ministre ou a été titulaire successivement de ces postes [alinéa 39(4)];
• « au moins trois ans » signifie trois années consécutives;
• ces trois années d'emploi continu peuvent avoir été cumulées en travaillant dans le cabinet de différents ministres, à condition qu'il n'y ait pas eu interruption d'emploi;
• elle doit avoir été continuellement à l'emploi d'un cabinet de ministre et avoir effectivement exercé ces fonctions pendant trois ans ou plus, sans tenir compte des périodes où elle était en affectation ou en congé (notamment pour briguer les suffrages ou participer à une campagne électorale). Les périodes d'affectation temporaire ou de congé ne constituent cependant pas une interruption d'emploi qui obligerait de reprendre à zéro le calcul du nombre d'années accumulées;
• les titres « directeur de cabinet », « adjoint spécial » et « secrétaire particulier » s'appliquent aux postes de niveau supérieur, PAS aux postes de soutien administratif; le titulaire doit aider le ministre en sa qualité de ministre seulement (pas à titre de député au Parlement) notamment en fournissant des conseils en matière de politiques ou de communications ou en dirigeant les services administratifs d'un cabinet de ministre (comme adjoint spécial aux opérations ou adjoint administratif);
• il n'est pas nécessaire que le titulaire fasse directement rapport au ministre;
• les titres indiqués dans la LEFP sont parfois désignés autrement pour des raisons pratiques (par exemple, adjoint législatif, conseiller en communications, etc.). Voir la liste des titres équivalents dans la Structure des postes du personnel exonéré pour le personnel exonéré des ministres.

Entrée en vigueur / durée / échéance de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire

Le droit à une nomination prioritaire prend effet à la date officielle de cessation d'emploi dans un cabinet de ministre. La personne intéressée demeure admissible à une nomination prioritaire pendant un an. Elle cesse d'être admissible à une nomination prioritaire un an plus tard ou aussitôt qu'elle est nommée à un poste pour une durée indéterminée ou une période déterminée dans la fonction publique fédérale. La date d'entrée en vigueur et la durée de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire sont fixées par la LEFP. Elles ne peuvent donc pas être changées (par exemple, pour accorder un délai de grâce aux personnes qui s'inscrivent en retard au répertoire de la CFP ou pour remettre à plus tard l'application de leur droit à une nomination prioritaire si elles trouvent entre-temps du travail dans un autre cabinet de ministre).

La raison de la cessation d'emploi, démission ou autre, n'entre pas en compte. Il n'est pas nécessaire que le ministre ait cessé d'exercer ses fonctions. Par contre, dans les cas où un ministre quitte son poste, les employés qui ne démissionnent pas cessent d'être à l'emploi du cabinet de ministre 30 jours après le départ du ministre. [LEFP, paragraphe 39(2)]

Rôles de la Commission de la fonction publique (CFP) et des ministères

La CFP doit d'abord déterminer si la personne intéressée satisfait aux critères d'admissibilité prévus, en tenant compte des particularités de chaque cas. La CFP maintient un répertoire de bénéficiaires de priorité et veille à ce que le personnel des cabinets de ministre et les autres personnes admissibles à une nomination prioritaire soient dûment pris en considération lorsque les ministères ont des postes vacants à pourvoir. Les ministères doivent évaluer la candidature des bénéficiaires de priorité et les nommer aux postes à pourvoir, le cas échéant, conformément aux pouvoirs de dotation qui leur ont été délégués. La CFP demeure toutefois responsable des nominations aux postes de direction (peu fréquentes) et utilise la même méthode que pour tous les autres aspirants au groupe de la direction pour évaluer les compétences en gestion des bénéficiaires de priorité avant de les nommer à un poste correspondant à leurs titres et qualités.

La CFP considère que les nominations aux termes de l'article 39 constituent une dérogation exceptionnelle aux dispositions et principes fondamentaux de la Loi car la LEFP vise essentiellement à assurer le respect du principe de sélection au mérite dans les nominations à la fonction publique fédérale. Jugeant qu'il est important d'appliquer les dispositions et principes de la Loi conformément aux intentions initiales du Parlement, la Commission interprète habituellement de façon restrictive les dispositions de l'article 39 de la LEFP pour éviter de multiplier indûment les cas d'exception.

Procédure à suivre pour soumettre une demande d'évaluation

La demande d'évaluation peut être soumise à la CFP par la personne intéressée ou, le plus souvent, par un représentant du cabinet du ministre agissant en son nom. En règle générale, la demande d'évaluation est soumise par le chef des ressources humaines du ministère ou par un cadre supérieur à la direction des ressources humaines agissant comme conseiller en ressources humaines auprès du cabinet du ministre, de façon à simplifier le suivi administratif.

Vous trouverez en annexe le formulaire « Demande d'évaluation - Admissibilité du personnel des cabinets de ministre à une nomination prioritaire » à l'adresse Internet suivante :http://www.psc-cfp.gc.ca/priority-priorite/index_f.htm. Tous les renseignements exigés par la CFP sont indiqués sur le formulaire électronique.

La demande d'évaluation doit être signée par la personne intéressée ainsi que par le directeur de cabinet du ministre. Cependant, si la personne intéressée était chef de cabinet, la demande d'évaluation doit être signée par le ministre.

En signant le formulaire de Demande d'évaluation, toutes les parties intéressées confirment que les renseignements fournis à la CFP sont exacts et complets et que les fonctions exercées par la personne intéressée respectent effectivement les critères d'admissibilité prévus pour le personnel des cabinets de ministre en ce qui concerne la nature, le type et la durée de l'emploi (notamment, le titre du poste, les responsabilités du titulaire, les dates de nomination et de cessation d'emploi ainsi que les périodes de congé et d'affectation à l'extérieur du cabinet de ministre). Dans les cas où il est impossible d'obtenir la signature du chef de cabinet ou du ministre, un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère peut être désigné pour fournir les attestations exigées.

Le formulaire dûment signé doit être transmis au responsable désigné, à la direction des ressources humaines du ministère, pour qu'il soumette la demande d'évaluation à la CFP.

Si la personne intéressée souhaite que sa demande d'évaluation soit tenue confidentielle (ne soit pas portée à l'attention des cadres supérieurs du cabinet de ministre), la CFP peut à la rigueur accepter que les attestations soient fournies par le chef des ressources humaines ou un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère. Si les signatures ne sont disponibles, la CFP pourrait offrir une évaluation préliminaire en attente des attestations exigées.

La demande d'évaluation doit être adressée à :

La CFP communiquera en même temps sa décision à l'expéditeur de la demande d'évaluation et à la personne intéressée. Si elle satisfait aux critères d'admissibilité, la CFP informera la personne intéressée de la procédure à suivre pour se prévaloir de son droit à une nomination prioritaire.

Procédure à suivre pour s'inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité

Si elle reçoit une lettre de la CFP l'avisant qu'elle est admissible à une nomination prioritaire, la personne intéressée devra communiquer avec le bureau de la CFP approprié quand elle cessera de travailler dans un cabinet de ministre, pour confirmer qu'elle désire se prévaloir de son admissibilité à une nomination prioritaire. Sa candidature sera alors inscrite au répertoire national où sont inscrites toutes les personnes qui sont admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. Si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes de direction :

• Dans la plupart des cas, la candidature des bénéficiaires de priorité sera uniquement présentée à des postes de divers niveaux sauf aux postes de direction. Si la personne intéressée possède les compétences requises et aimerait postuler un emploi de direction, elle est invitée à demander à la CFP d'évaluer ses aptitudes en gestion en utilisant la même méthode que pour tout autre aspirant au groupe de la direction. S'il est établi que la personne intéressée possède toutes les compétences requises pour être nommée à un poste de direction, la CFP inscrit son nom sur une liste d'attente. La Commission se chargera directement de la nommer à un poste si une possibilité de placement se présente à un poste approprié, tant qu'elle sera admissible à une nomination prioritaire.
• Pour éviter tout conflit d'intérêts, réel ou apparent, les outils de sélection et d'évaluation suivants sont appliqués dans tous les cas :
• un test d'évaluation au centre de psychologie du personnel de la CFP;
• une entrevue devant un jury pour évaluer ses titres de compétence et antécédents professionnels;
• une vérification systématique des références;
• un examen de compétence en langue seconde, si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes bilingues.

Procédure à suivre pour jumeler les candidatures aux postes à pourvoir

Le ministère doit d'abord aviser la CFP de son intention de pourvoir à un poste vacant. Pour la majorité des postes (sauf les postes de direction), c'est le bureau régional de la CFP qui présente au ministère la candidature des bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés. Le ministère doit ensuite évaluer leur candidature plus en profondeur et informer la CFP du résultat de l'évaluation :

• Si un seul bénéficiaire de priorité est jugé qualifié, le ministère doit nommer cette personne au poste à pourvoir. Par contre, si plusieurs bénéficiaires de priorité sont jugés qualifiés, le ministère doit respecter l'ordre de préséance des divers types de nominations prioritaires selon la LEFP et le REFP (autrement dit, le ministère doit nommer d'abord les fonctionnaires excédentaires du ministère, ensuite les fonctionnaires qui reviennent d'un congé, le personnel des ministres et les autres bénéficiaires de priorité). Si aucun bénéficiaire de priorité n'est disponible ou si personne ne possède les qualités exigées, le ministère peut pourvoir au poste par d'autres moyens.

Pour les nominations aux postes de direction, c'est la direction des programmes pour les cadres de direction qui vérifie au répertoire des bénéficiaires de priorité possédant les aptitudes requises pour accéder au groupe de la direction, consulte le ministère et, le cas échéant, recommande la candidature de la personne intéressée à la CFP si elle semble convenir pour le poste à pourvoir. Si sa candidature est retenue, la CFP se chargera directement de la nommer au poste à pourvoir.

La personne intéressée peut non seulement s'inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité afin que la CFP présente sa candidature aux ministères, mais peut aussi, comme tout autre bénéficiaire de priorité, prendre l'initiative de soumettre personnellement sa candidature aux ministères en réponse à un avis de concours ou si elle apprend par d'autres moyens l'existence d'un poste à pourvoir. Elle doit évidemment prendre soin d'informer le ministère qu'elle est admissible à une nomination prioritaire. Les gestionnaires du ministère doivent alors vérifier auprès de la CFP si cette personne est inscrite au répertoire des bénéficiaires de priorité. Si elle est effectivement admissible à une nomination prioritaire et possède toutes les qualités exigées, le ministère est obligé de la nommer au poste à pourvoir avant les autres candidats et candidates, comme si sa candidature avait été présentée par la CFP.

Références

1. Loi sur l'emploi dans la fonction publique, article 39, « Personnel des cabinets de ministre » (disponible sur le site Web CFP http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/psea-lefp/index_f.htm).
2. Commission de la fonction publique (CFP) : Manuel de dotation, chapitre 5, « Priorités » (http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/pol-guid/chap_05/index_f.htm) (porte sur les droits prioritaires en général).
3. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : « Pratiques administratives : Lignes directrices à l'intention des cabinets de ministre ». Ce document est disponible à l'adresse Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo-fra.asp
4. Vous pouvez aussi accéder au manuel de dotation de la CFP à partir de la page sur les ressources humaines de Publiservice (http://publiservice.gc.ca/hr/hr_f.html) sous la rubrique Documentation de référence sur la dotation (accessible uniquement aux abonnés du gouvernement fédéral à Publiservice).

Renseignements complémentaires

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, n'hésitez pas à communiquer avec la Section de l'administration des priorités à la Commission de la fonction publique, au (613) 995-4636.

 

Annexe F - Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat - Désignations du personnel d'un ministre et des personnes nommées par un ministre

1. Personnel exonéré d'un ministre

Les personnes suivantes sont assujetties aux principes énoncés dans la partie I du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (2003) :

• Toutes les personnes qui travaillent à titre bénévole pour un ministre ou un ministre d'État;
• Toutes les personnes inscrites sur la liste de paie d'un ministre ou d'un ministre d'État, à temps plein, à temps partiel, à salaire ou à contrat, quelle que soit la provenance de la rémunération (Chambre des communes, bureau de circonscription, bureau régional du ministre ou budget du personnel exonéré), qui ne sont pas fonctionnaires.

Les personnes suivantes sont assujetties aux mesures relatives aux conflits d'intérêts énoncées dans la partie II du Code :

• Toutes les personnes qui travaillent à titre bénévole pour un ministre ou un ministre d'État au moins 15 heures par semaine en moyenne;
• Toutes les personnes qui travaillent à contrat ou à temps partiel pour un ministre ou un ministre d'État au moins 15 heures par semaine en moyenne;
• Tous les membres du personnel à temps plein d'un ministre ou d'un ministre d'État, qui ne sont pas fonctionnaires.

L'administrateur général doit veiller à ce que les employés ministériels (fonctionnaires) affectés au cabinet d'un ministre se conforment aux dispositions du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Les personnes qui sont assujetties aux dispositions de la partie II pourraient être visées par les mesures relatives à l'après-mandat énoncées dans la partie III du Code, si elle sont désignées par leur ministre ou ministre d'État.

Toutefois, les membres du personnel occupant les postes suivants doivent être assujettis à la partie III du Code :

• Chef de cabinet pour les ministres et les ministres d'État;
• Conseiller principal en politiques ;
• Directeur des communications (p.ex. chef ou gestionnaire des communications, porte-parole, attaché de presse);
• Directeur des affaires parlementaires;
• Conseiller en politiques, adjoint spécial principal, adjoint législatif, adjoint spécial et autres adjoints qui travaillent avec des documents du Cabinet ou des dossiers stratégiques de nature délicate.

Un ministre peut décider que d'autres membres du personnel sont assujettis à la partie III du Code, compte tenu de certains facteurs. En général, il s'agirait de membres du personnel de haut niveau ou d'autres membres du personnel dont les fonctions exigent qu'ils travaillent à des dossiers stratégiques de nature délicate comme les documents confidentiels du Cabinet. Les autres facteurs à considérer sont les suivants : pouvoirs, influence, visibilité et niveau salarial (p. ex. niveau égal ou supérieur à EX-01) de la personne.

2. Étudiants

Tous les étudiants qui sont employés par le cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État doivent se conformer aux principes énoncés dans la partie I du Code. Le cabinet d'un ministre doit veiller à ce que les étudiants reçoivent une copie de ces principes à leur arrivée.

Normalement, il n'est pas nécessaire que les étudiants occupant des postes de soutien administratif soient assujettis aux exigences de conformité détaillées des parties II et III du Code. Ainsi, ils n'ont pas à présenter de rapport confidentiel détaillé sur leurs avoirs, dettes, activités et avantages.

Les étudiants recrutés pour des postes équivalents à celui d'adjoint spécial, c.-à-d. qui travaillent à des dossiers de nature délicate ou qui ont accès à des documents du Cabinet, sont assujettis aux mêmes exigences que les membres à temps plein du personnel exonéré. Compte tenu de la courte période d'emploi de ces étudiants, le commissaire à l'éthique doit être informé aussitôt de leur arrivée pour que les mesures de conformité nécessaires soient prises en temps utile.

3. Personnes nommées par un ministre

D'autres personnes peuvent être nommées par un ministre en vertu des pouvoirs qui lui sont confiés (p. ex. les membres de certains groupes consultatifs). Ces personnes sont désignées dans le Code par l'expression « personnes nommées par un ministre ». Les personnes ainsi nommées à temps partiel sont assujetties aux principes de la partie I du Code et aux mesures établies par leur organisme. Il revient au ministre ou au ministre d'État de veiller au respect de ces principes. Dans le cas des personnes nommées à temps plein comme titulaires de charge publique, le commissaire à l'éthique est chargé de l'application du Code. Les ministres ou ministres d'État doivent aviser le commissaire à l'éthique de toute nomination à temps plein de titulaires de charge publique et indiquer si les mesures relatives à l'après-mandat de la partie III du Code s'appliquent.

 

Annexe G - Lettre du ministre des Finances aux ministres du cabinet, décembre 1963

Ottawa, le 5 décembre 1963 LETTRE AUX MINISTRES DU CABINET Monsieur/Madame, Le Cabinet a discuté, lors d'une récente réunion, de la manière dont les ministres devraient rendre compte de leurs avances et de leurs dépenses de déplacement en service commandé. Conformément aux décisions prises par suite de nos discussions, je vous demanderais de rendre compte, à l'avenir, des avances pour les dépenses de déplacement en soumettant pour chaque déplacement un état des dépenses sous deux rubriques : frais de transport (le cas échéant); autres dépenses. L'état des dépenses devrait inclure la période visée par le voyage et les lieux visités. Vous devrez certifier l'état des dépenses qui doit être transmis à votre trésorier en chef comme suit : « J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour fonctions gouvernementales officielles ». (signé) La différence entre le montant de l'avance et le montant visé par votre relevé devrait être retourné à votre trésorier en chef au comptant ou par chèque personnel. Je vous prie d'agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes sentiments distingués. (signé) W. L. Gordon.

 

Annexe H - Lettre du secrétaire du Conseil du Trésor concernant les demandes d'accès à l'information à l'égard des demandes de remboursement des ministres

Le 28 mars 2002

La présente fait suite à l'annonce au Parlement le 15 mars 2002 par la présidente du Conseil du Trésor concernant le traitement des demandes soumises en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard des relevés des dépenses des ministres dont les institutions gouvernementales ont le contrôle. Comme vous le savez sans doute, le premier ministre a demandé à ses ministres et à leur personnel exonéré de consentir à divulguer l'information contenue dans les relevés des dépenses de voyage et d'accueil. Vous trouverez ci-joint une copie de l'avis d'information transmis par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aux coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en vue d'éclaircir la politique du gouvernement concernant le traitement des demandes au sujet des comptes des dépenses des ministres et afin de demander aux coordonnateurs d'obtenir le consentement en vue de la divulgation de l'information dans les relevés des dépenses de voyage et d'accueil. L'avis d'information et la pratique visant la divulgation de tels relevés après avoir obtenu le consentement sont des questions qui ont été discutées lors de la réunion bimensuelle de la collectivité de l'AIPRP organisée par le SCT le 19 mars 2002. À chaque fois qu'une demande d'accès sera transmise pour obtenir de l'information sur les demandes de remboursement des ministres et de leur personnel exonéré pour les dépenses de voyage et d'accueil engagées pendant le service commandé, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée demandera à tous les ministres et à leur personnel exonéré de signer un formulaire de consentement autorisant la divulgation de ces renseignements. Cette mesure s'applique uniquement aux documents concernant les demandes de remboursement dont les institutions gouvernementales ont le contrôle et spécifiquement aux certificats ministériels des dépenses (sommaire mensuel des dépenses) et aux demandes de remboursement individuelles des dépenses des membres du personnel exonéré. Cette mesure ne vise pas les documents sur les voyages conservés exclusivement dans un cabinet de ministre puisque ceux-ci ne sont pas assujettis à la Loi sur l'accès à l'information. Le consentement signifie que les renseignements tels que le nom du ministre et le sommaire mensuel des dépenses et le nom des membres du personnel exonéré, le titre de leur poste, les destinations de voyage et les raisons des voyages, la nature de l'accueil et les montants seront divulgués. Les renseignements personnels qui ne sont pas reliés au poste ou à la fonction de la personne tels que l'adresse personnelle, le numéro de téléphone ou les numéros de cartes de crédit continueront d'être protégés. Cette pratique permet d'assurer un juste équilibre entre le droit du public de savoir et le droit d'une personne à la protection des renseignements personnels. Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments distingués. Frank Claydon

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1. Les décrets sont émis au moins 36 jours avant la date des élections fédérales. [retour]

2. Candidature officielle : la déclaration de candidature et le dépôt sont remis par le candidat au directeur du scrutin entre la date de proclamation et l'heure fixée pour la clôture des déclarations, soit 28 jours avant l'élection. [retour]