ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2005-09) - Archivé

Les traitements et indemnités d'automobile des ministres et des ministres d'État sont des dépenses législatives. Ces ressources sont donc accordées à titre permanent et ne sont pas soumises à l'approbation annuelle du Parlement. Cependant, comme l'indique la section 6.2, les ministres du Conseil du Trésor ont établi une politique portant sur les véhicules automobiles.

Les ministres et les ministres d'État, à l'exception du premier ministre, reçoivent un budget salarial de personnel exonéré pour leur permettre de gérer leur cabinet. Ce budget s'ajoute à tout budget auquel le ministre ou le ministre d'État a droit à titre de député à la Chambre des communes. Le budget fourni par la Chambre des communes sert au paiement du personnel du bureau à la Chambres des communes et du bureau de circonscription.

Le Conseil du Trésor détermine périodiquement le montant du budget du personnel exonéré des ministres et des ministres d'État, et le président du Conseil du Trésor avise par écrit chaque ministre ou ministre d'État du montant annuel de son budget. Les budgets pour le personnel exonéré doivent être alloués à même les niveaux de référence approuvés des ministères.

Les limites budgétaires ne peuvent être dépassées. Les ministres qui désirent passer outre ces limites budgétaires doivent obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor. Le ministre doit discuter au préalable des demandes d'exception avec le président du Conseil du Trésor.

Lorsqu'un ministre ou un ministre d'État change de portefeuille au cours de l'exercice, le budget du reste de l'année pour le nouveau portefeuille correspond au solde disponible du portefeuille antérieur à la date du changement (après le paiement des engagements non réglés). Lorsqu'un portefeuille est créé ou qu'un ministre ou ministre d'État est nommé à un portefeuille après un changement de gouvernement, le nouveau ministre ou ministre d'État reçoit, au pro rata, un budget correspondant au solde de l'exercice en cours, tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor.

Seuls sont imputables sur le budget salarial du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, soit :

• les traitements (y compris les congés payés);
• le paiement des congés annuels non utilisés, à la demande du personnel exonéré et moyennant l'approbation du ministre ou du ministre d'État, à la cessation d'emploi ou donnant lieu à un versement en argent à la fin de chaque exercice finançière;
• la rémunération de 30 jours aux membres du personnel exonéré lorsqu'un ministre ou un ministre d'État cesse d'exercer ses fonctions (consulter la section 3.7.5).

Le budget de fonctionnement du cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État couvre toutes les dépenses de fonctionnement ayant trait aux activités du portefeuille ou aux autres affaires officielles du gouvernement, qu'il soit engagé par le personnel exonéré ou par le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou du ministre d'État.

Les dépenses suivantes doivent être imputées sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État :

• les cadeaux officiels, les frais de déplacement, d'accueil et d'autres services se rapportant au ministère;
• les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
• les frais de réinstallation du personnel exonéré du cabinet du ministre ou du ministre d'État (à la nomination seulement);
• les frais liés au mobilier et à l'ameublement des ministres, des ministres d'État et de leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
• les frais relatifs aux services professionnels de placement;
• le coût des services professionnels et des services de travail temporaire pour le cabinet du ministre ou du ministre d'État;
• toutes les autres dépenses liées au fonctionnement du cabinet d'un ministre ou d'un ministre d'État.

Les coûts suivants doivent être assumés tel qu'indiqué ci-dessous :

Les ministères peuvent demander des fonds imputés sur le budget central (crédit 5 du Conseil du Trésor), comme pour les autres fonctionnaires pour :

• les prestations de maternité et les prestations parentales (Prestations supplémentaires d'emploi);
• la paye de vacances pour les congés annuels non utilisés au moment de la cessation d'emploi lorsque l'employé est alors admissible à une indemnité de départ;
• l'indemnité de départ.

Budgets de fonctionnement des ministères :

• Indemnité de cessation d'emploi.

Les frais relatifs au personnel ministériel affecté au cabinet d'un ministre doivent être imputés sur le budget salarial du ministère. Ces frais doivent être comptabilisés séparément, dans les dépenses associées au fonctionnement du cabinet du ministre. Les frais rattachés au rajustement paritaire, à la prime au bilinguisme et aux heures supplémentaires doivent être comptabilisés dans le budget salarial du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre. Les autres frais relatifs au personnel doivent être comptabilisés conformément aux méthodes ministérielles en vigueur pour les employés de la fonction publique.

Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements, passation de marchés et confirmation de l'exécution et des coûts du contrat.

Le ministre ou le ministre d'État est chargé du personnel exonéré et des budgets de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État, et il est doté du pouvoir de dépenser. Le ministre délègue souvent une certaine partie de ce pouvoir au chef de cabinet ou à d'autres membres principaux du personnel exonéré. Dans le cas des ministres d'État, une certaine partie de ce pouvoir peut être déléguée au chef de cabinet. Cependant, cette délégation ne s'applique pas lorsque le ministre ou le ministre d'État désire embaucher ou congédier des membres du personnel exonéré, ou fixer leurs salaires

Ce pouvoir est délégué aux ministres et aux ministres d'État pour leur permettre d'engager des dépenses imputées sur leurs budgets, de commander des fournitures et des services, d'embaucher du personnel, d'exécuter des fonctions d'accueil, etc. Cependant, avant que les dépenses ne soient véritablement engagées, que le marché ne soit conclu ou que l'entente ne soit signée, on doit obtenir confirmation de la disponibilité des fonds, c'est-à-dire le pouvoir d'engager des fonds.

En vertu de l'article 32 de la LGFP, les ministres ou les ministres d'État, ou les agents financiers agissant en leur nom, doivent contrôler les engagements et veiller à ce que les fonds soient disponibles dans les crédits en vigueur pour exécuter l'engagement financier qui découlerait du marché ou d'un autre accord.

Des mesures de contrôle des engagements et des dépenses doivent être appliquées pour éviter tout dépassement du budget du personnel exonéré et du budget de fonctionnement du ministre.

Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur le contrôle des engagements, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12192.

Le pouvoir d'acquérir du matériel et des biens est délégué au ministre ou au ministre d'État par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le ministre ou le ministre d'État est responsable, en bout de ligne, envers le Parlement pour toutes les activités relatives aux marchés. Au sein du cabinet du ministre ou du ministre d'État, le pouvoir de conclure des marchés peut être délégué au chef de cabinet du ministre ou à un autre membre supérieur du personnel exonéré ou au chef de cabinet du ministre d'État.

Les représentants auxquels sont délégués ces pouvoirs doivent l'exercer avec prudence et probité de sorte que le ministre responsable agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit de la Loi sur la gestion des finances publiques, du Règlement sur les marchés de l'État ainsi que de la politique et des directives du Conseil du Trésor sur les marchés. Des précisions sur la conclusion de marchés se trouvent à la section 7.

En mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des marchés de plus de 10 000 $. On trouvera des précisions à ce sujet à la section 7.

Les dépenses engagées par des ministres, des ministres d'État et leur personnel exonéré sont assujetties au processus de vérification des comptes et doivent être attestées en vertu de l'article 34 de la LGFP avant de donner lieu au paiement.

En vertu de l'article 34 de la LGFP, les ministres et les ministres d'État sont tenus de confirmer que les marchandises ont été reçues ou que les travaux ont été exécutés de façon satisfaisante et que le prix demandé est raisonnable. Ce processus de vérification des comptes comprend l'assurance que les modalités pertinentes du marché, y compris le prix, la quantité et la qualité, ont été respectées et, si un paiement anticipé est versé, l'assurance qu'il est requis en vertu du marché et que les lois, règlements, décrets et politiques du Conseil du Trésor applicables ont tous été respectés. Les agents financiers dotés du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP sont chargés d'assurer la qualité de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Le processus de vérification des comptes doit produire des preuves vérifiables de vérification, y compris l'identification des diverses personnes qui ont exécuté la vérification.

Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-ct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/Accver-fra.asp.

Le pouvoir de payer permet de demander des paiements. En vertu de l'article 33 de la LGFP et du Règlement sur les demandes de paiement et de règlement, les demandes de paiement ne peuvent être exécutées que si le paiement a été vérifié en vertu de l'article 34, si le crédit renferme des fonds suffisants et si le paiement n'a pas déjà été effectué.

Le pouvoir de payer est habituellement délégué aux agents financiers ministériels.

Le personnel des services financiers du ministère vérifie l'attestation du ministre ou du ministre d'État (ou de la personne qu'ils ont désignée) en vertu de l'article 34 et les pièces justificatives requises avant de demander le paiement aux termes de l'article 33.

Bien que certaines demandes de paiement produites par des ministres et des ministres d'État ne doivent pas, pour des motifs de confidentialité, être étayées de reçus et d'autres documents prouvant la réception des marchandises ou des services, ces documents doivent néanmoins être conservés au cabinet du ministre ou du ministre d'État. En l'absence de pièces justificatives, le ministre ou le ministre d'État doit habituellement présenter une attestation officielle portant sa signature (et non celle d'un remplaçant).

Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-6-fra.asp.