ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2005-09) - Archivé

La Politique du Conseil du Trésor sur l'accueil se trouve à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12190. Bien que les événements pour lesquels un ministre ou un ministre d'État fait fonction d'hôte à titre personnel soient exclus des dispositions de la politique, les lignes directrices énoncées dans cette politique sont jugées satisfaisantes pour l'accueil assuré au nom de l'État. Ces lignes directrices énumèrent les occasions légitimes, les diverses formes d'accueil et les types d'installations, de préférence les installations de l'État, mais il est interdit d'utiliser les installations commerciales dont les pratiques sont discriminatoires.

En raison des avantages personnels qu'ils pourraient donner l'impression de tirer de l'exercice des fonctions d'accueil, les ministres et les ministres d'État doivent être conscients des normes élevées qu'on attend d'eux et, par conséquent, de la nécessité d'éviter de susciter le moindre doute quant à l'utilisation des installations ou des fonds publics à des fins autres que purement officielles.

Lorsqu'ils demandent le remboursement de frais d'accueil, les ministres et les ministres d'État doivent déposer l'attestation suivante :

« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour affaires officielles au cours de (mois) (année). »

(Signé) Signature du ministre

Cette attestation est conforme à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1^er janvier 2004, les ministres et les ministres d'État sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• le montant total des frais d'accueil engagés;
• l'établissement/le restaurant où l'accueil a eu lieu.

Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel/personnel exonéré d'un ministre et d'un ministre d'État seront également tenus d'afficher tous les frais d'accueil sur le site Web du ministère (voir la section 8.3.2).

Les ministres et les ministres d'État devraient conserver des dossiers complets de chaque cas d'accueil afin d'être en mesure de répondre à toute question ultérieure.

Il peut arriver qu'un secrétaire parlementaire ou un membre du personnel d'un ministre ou d'un ministre d'État soient chargés par ce dernier de s'acquitter de fonctions d'accueil au nom du ministre, du ministre d'État ou du ministère. Ces fonctions d'accueil peuvent être nécessaires parce que cela sera un moyen économique de faciliter la conduite des affaires du ministère ou de l'organisme, ou que cela est jugé essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole. Il faut alors se conformer à la Politique du Conseil du Trésor sur l'accueil et satisfaire à toutes les exigences en matière de justification. Les demandes de remboursement devraient être approuvées par le chef de cabinet, le ministre ou le ministre d'État (selon le cas).

Il faudrait soumettre des demandes de remboursement distinctes à l'égard des fonctions d'accueil pour les dépenses engagées par un membre du cabinet du ministre ou du ministre d'État au nom du ministre ou du ministre d'État et en son propre nom. Les dépenses du membre du cabinet du ministre ou du ministre d'État devraient être comptabilisées séparément, incluses dans tout rapport sur les dépenses de son cabinet et accompagnées de l'attestation signée par le ministre ou le ministre d'État.

Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1^er janvier 2004, les secrétaires parlementaires et les membres du personnel/personnel exonéré des ministres et des ministres d'État sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• le nom du membre du personnel/personnel exonéré qui a assuré l'accueil;
• le montant total des frais d'accueil engagés;
• l'établissement/le restaurant où l'accueil a eu lieu.

Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/fr/ ,(articles 19 à 22) précise que le titulaire d'une charge publique doit refuser tout cadeau, marque d'hospitalité et autre avantage qui risque d'avoir une influence sur son jugement et sur l'exercice de ses fonctions officielles et de ses responsabilités. En cas de doute, le titulaire doit consulter le commissaire à l'éthique et obtenir son approbation.

Il est permis au titulaire d'une charge publique ou à un membre de sa famille d'accepter, à l'occasion d'activités liées à l'exercice des fonctions officielles et des responsabilités du titulaire, des cadeaux, des marques d'hospitalité ou d'autres avantages si ceux-ci :

1. sont conformes aux règles normales de la bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l'hospitalité;
2. ne sont pas de nature à laisser planer des doutes quant à l'objectivité ou à l'impartialité du ministre ou du ministre d'État;
3. ne compromettent aucunement l'intégrité du gouvernement.

Les invitations à des événements spéciaux (par exemple, des événements sportifs ou culturels) sont acceptables pour autant que les critères susmentionnés sont respectés, que la présence du titulaire sert un objectif professionnel légitime, que la personne qui a lancé l'invitation ou qui représente l'organisation qui a lancé l'invitation est présente, que les invitations ne sont pas fréquentes et que leur valeur est raisonnable.

D'habitude, les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages sont permis s'ils sont prodigués par des proches et des amis personnels intimes, ou s'ils sont considérés comme étant d'une valeur raisonnable et reçus d'un gouvernement en regard d'une activité officielle publique.

Dans les cas où le commissaire à l'éthique le juge approprié, lorsque le cadeau reçu conformément aux critères susmentionnés, autre que les cadeaux reçus de membres de la famille ou d'amis personnels intimes, a une valeur de 1 000 $ ou plus, le titulaire doit prendre les dispositions nécessaires pour qu'il soit versé dans l'inventaire du gouvernement.

Lorsque la valeur totale de tous les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages provenant, directement ou indirectement, d'une même source autre que les membres de la famille et les amis personnels intimes et offerts au titulaire d'une charge publique ou à sa famille est supérieure à 200 $ sur une période de 12 mois, le titulaire doit en aviser le commissaire à l'éthique.

Lorsque le titulaire d'une charge publique ou un membre de sa famille accepte, en conformité avec les critères susmentionnés, directement ou indirectement, un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage d'une valeur de 200 $ ou plus, à l'exclusion d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage provenant d'un membre de sa famille ou d'un ami personnel intime, il doit en aviser le commissaire à l'éthique et faire une déclaration publique à ce sujet. Celle-ci doit contenir une description adéquate du cadeau, de la marque d'hospitalité ou de l'avantage reçu et préciser le nom du donateur et les circonstances du don.

En cas de doute quant à la nécessité d'une déclaration publique, le titulaire d'une charge publique doit consulter le commissaire à l'éthique.

Une fois qu'elle sera signée, cette déclaration doit être mise à la disposition du public qui pourra la consulter dans le registre public qui se trouve sur le site Web du commissaire à l'éthique à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec/fr/ .

Le gouvernement a pour politique de n'offrir des cadeaux et des souvenirs officiels que :

• lorsqu'ils favorisent les relations internationales;
• lorsqu'il y a accueil officiel à l'étranger;
• lorsque des visiteurs ou des délégations de l'étranger sont reçus au Canada.

Dans ces circonstances, un membre du personnel du ministre ou du ministre d'État devrait communiquer avec la Banque de cadeaux exploitée par la Direction du cérémonial d'État du ministère du Patrimoine canadien. La Banque veille aussi à ce que les cadeaux soient typiquement canadiens. Parmi les cadeaux convenables, mentionnons des objets contemporains et d'artisanat ou des articles représentatifs de la culture ou de l'industrie canadienne. La Banque de cadeaux peut fournir des conseils sur les types de cadeaux appropriés. Il lui incombe de veiller à ce que les cadeaux officiels soient d'une valeur correspondant au statut de la personne à qui ils sont offerts.

Pour offrir des cadeaux autres que ceux de la Banque, et en dernier recours et dans des circonstances exceptionnelles, il faut parfois obtenir certaines autorisations, notamment le pouvoir d'envisager l'acquisition du cadeau comme une dépense légitime de deniers publics. Il en va de même pour le transfert de cadeaux. Il faut parfois soumettre une présentation au Conseil du Trésor pour recommander au gouverneur en conseil d'obtenir ces autorisations.

Cette protection est actuellement identique à celle qui est offerte aux préposés de l'État, conformément à la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers qui se trouve à l'adresse Internet suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12338. Les ministres, les ministres d'État et leur personnel exonéré sont admissibles à une indemnisation en ce qui concerne leur responsabilité civile et ont droit à une aide juridique pourvu qu'ils respectent les exigences de base de la politique, c'est-à-dire, qu'ils ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs fonctions et qu'ils ont raisonnablement satisfait aux attentes. Ce besoin peut découler d'une action ou d'une omission du ministre ou du membre du personnel exerçant des activités du portefeuille ou d'autres fonctions officielles de l'État.