ARCHIVÉ - Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (2005-09) - Archivé

Même si les ministres et les ministres d'État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, il leur est recommandé de se reporter à ce document, car il renferme de bons exemples de dépenses jugées pertinentes dans le cas des voyages liés à un programme.

Par souci de transparence, depuis le 1^er janvier 2004, les ministres et les ministres d'État sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère toutes les dépenses de voyage engagées pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les cinq jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel exonéré d'un ministre et d'un ministre d'État seront également tenus d'afficher tous les frais de voyage sur le site Web du ministère (voir la section 6.1.3).

Les dépenses de voyage que peuvent engager les ministres et les ministres d'État pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme comprennent les frais suivants, imputés sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État :

Frais de transport

• Coûts du service du BMSVG / de l'ISVP (par ex., billets d'avion);
• frais payés aux transporteurs commerciaux;
• frais d'utilisation de véhicules de l'État, ou de véhicules loués ou particuliers;
• frais de location de train, d'avion ou de bateau;
• autres dépenses liées aux services.

Autres frais engagés pour

• l'hébergement;
• les repas et les faux frais;
• l'assurance sur les bagages lorsque celle-ci n'est pas fournie par le transporteur;
• les passeports, les visas (et les photos requises);
• les appels téléphoniques, les télécopies, les connexions Internet et les services de messagerie;
• les services administratifs;
• les autres dépenses connexes.

Les procédures de remboursement des frais de voyage des ministres qui voyagent en service commandé pour le ministère sont régies par une lettre du ministre des Finances qui remonte au 5 décembre 1963 et qui renvoie à une directive du Cabinet (jointe à l'annexe G). Conformément à ce document, les ministres et les ministres d'État sont priés de présenter leur demande de remboursement de frais de voyage en produisant un état des dépenses signé qui comporte les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de voyage;
• les autres dépenses (notamment les frais d'hébergement et de repas).

Cet état des dépenses peut être présenté mensuellement (plutôt que pour chaque voyage) et il doit comprendre la déclaration suivante, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des dépenses publiques :

« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour fonctions gouvernementales officielles au cours de (mois) (année). » 

(Signature du ministre)

Même si les ministres et les ministres d'État ne sont pas tenus de présenter de reçus ni de pièces justificatives, il faudrait néanmoins conserver ces documents à l'appui dans leurs bureaux.

La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si une avance est supérieure aux dépenses effectivement engagées, le solde doit être remis au ministère au comptant ou par chèque personnel libellé au nom du Receveur général du Canada.

Lorsqu'un ministre ou un ministre d'État envoie un secrétaire parlementaire ou un membre de son personnel/de son personnel exonéré en service commandé pour le ministère, les réservations doivent être faites par l'entremise du BMSVG / de l'ISVP et les dépenses sont assujetties aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et/ou aux taux et indemnités indiqués dans la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d'affaires. Les frais de voyage sont imputables sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d'État et doivent être autorisés par le ministre, le ministre d'État ou le chef de cabinet (sauf dans le cas des déplacements de ces personnes) et passés en revue par un agent principal des finances.

De plus, par souci de transparence, à compter du 1^er janvier 2004, les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel/personnel exonéré qui sont tenus de voyager pendant qu'ils sont en service commandé pour le ministère devront afficher sur le site Web du ministère toutes les dépenses de voyage engagées. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Lorsqu'un membre du personnel exonéré accompagne le ministre ou le ministre d'État, la signature appropriée est nécessaire pour autoriser le surclassement en classe affaire si le ministre n'a pas signé personnellement l'autorisation de voyager.

Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre ou son délégué principal aux affaires financières. En matière de voyages, les secrétaires parlementaires, les chefs de cabinet et les conseillers principaux en politiques du ministre, les directeurs des communications et les directeurs des affaires parlementaires ont les mêmes droits que les membres du groupe de la direction, à partir du niveau EX-02 (voir les Autorisations spéciales de voyager), sauf lorsqu'ils accompagnent le ministre, auquel cas ils peuvent avoir droit à un surclassement si le ministre en décide ainsi.

Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre d'État.

Des demandes distinctes doivent être présentées lorsqu'un membre du cabinet du ministre ou du ministre d'État demande le remboursement des frais de voyage qu'il a engagés au nom du ministre ou du ministre d'État et en son propre nom. Les dépenses engagées au nom du ministre ou du ministre d'État doivent être comptabilisées séparément et incluses dans les rapports sur les dépenses de voyage du ministre ou du ministre d'État.

L'utilisation en service commandé s'applique à l'exercice efficace des fonctions officielles, y compris les fonctions exercées dans la circonscription, pour lesquelles les dépenses de voyage seraient normalement remboursées par la Chambre des communes. L'utilisation officielle comprend, entre autres, les activités suivantes :

• le déplacement entre le bureau du ministre, la Chambre des communes et tout autre endroit où le ministre doit se rendre dans l'exercice de ses fonctions;
• le déplacement pour se rendre à un aéroport et en revenir lorsqu'il s'agit d'un voyage d'affaires ou lorsqu'il faut y accueillir des dignitaires;
• le déplacement pour assister à une cérémonie diplomatique ou à un événement mondain en qualité officielle de ministre ou de ministre d'État;
• tout déplacement pour lequel la présence d'un agent de sécurité s'impose pour des raisons de protection;
• le transport aller-retour de documents portant une cote de sécurité entre différents lieux de travail, y compris la résidence du ministre ou du ministre d'État;
• toute autre utilisation du véhicule par le ministre ou le ministre d'État dans le cadre de ses fonctions.

Les ministres et les ministres d'État sont autorisés à utiliser à des fins personnelles le véhicule qui leur est fourni par le ministère. Cependant, ils doivent rembourser ce privilège d'utilisation personnelle à raison de 1p. 100 (ou les 5/7 de cette somme si le véhicule n'est pas utilisé pendant les fins de semaine) par mois du coût en capital du véhicule. Aux fins du calcul de l'avantage imposable, ce paiement constitue un versement à l'employeur pour l'utilisation du véhicule et est retenu à la source.

Le ministre ou le ministre d'État, sa famille et les membres de son personnel de maison peuvent également utiliser ce véhicule de fonction à leurs fins personnelles lorsqu'il ne sert pas pour des fonctions officielles. Aux fins de l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu, cette possibilité d'usage personnel constitue un avantage imposable.

Le prix maximum pour l'achat d'un véhicule de fonction est rajusté chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor à partir de l'Indice des prix à la consommation produit par Statistique Canada. Le prix maximum actuel de 32 100 $ est fondé sur le prix réel payé, c'est-à-dire, le prix facturé par opposition au prix annoncé ou au prix de détail suggéré du fabricant. Le prix maximum comprend toutes les options et tous les accessoires, de même que la TPS, les taxes de vente et redevances provinciales et les frais de préparation et de livraison. Sont exclues les primes liées à l'achat de véhicules fonctionnant avec d'autres formes de carburant et dont le prix est supérieur aux voitures à moteur à essence. On peut obtenir de l'information sur le prix maximum actuel à l'adresse Internet suivante : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/mm-gm/ev-vf/maxpri-primax-fra.asp.

La norme pour les véhicules de fonction exige que les véhicules soient d'un type et d'une configuration permettant le transport fiable, efficace et en toute sécurité pour l'exercice des fonctions officielles, c'est-à-dire, une berline à quatre portes, une mini-fourgonnette de tourisme ou une familiale. En vue de démontrer le leadership au niveau de la réduction des émissions de gaz à effet de serre, les véhicules de fonction seront :

• munis d'un moteur hybride essence-électricité;
• munis d'un moteur pouvant être alimenté au gaz naturel, au gaz propane ou au mélange E-85;
• parmi les meilleurs véhicules de leur catégorie.

Le Conseil du Trésor a approuvé des arrangements administratifs selon lesquels le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux doit refuser d'acquérir un véhicule de fonction dépassant la norme.

L'acquisition de véhicules de fonction doit se faire par l'entremise des modalités d'acquisition élaborées par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, comme le précisent la Politique sur les voitures de fonction à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/materielmanage/motorveh-fra.asp véhicules automobiles à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/materielmanage/motorveh-fra.asp. Une liste des véhicules de fonction qui peuvent être achetés par l'entremise de TPSGC est présentée à l'adresse Internet suivante : http://publiservice.gc.ca/services/icpsss-spicsn/gmvog/executive2003-f.pdf. Le personnel exonéré du ministre ou du ministre d'État devrait consulter l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada avant de prendre une décision concernant le type de véhicules de fonction requis.

Le ministre ou le ministre d'État qui acquiert un véhicule, de même que ses successeurs, doivent utiliser ce véhicule pendant la durée de son cycle de vie. Selon la norme, les véhicules de fonction ne seront pas remplacés avant 3 ans ou avant d'avoir fait au moins 150 000 kilomètres. Le prix maximum mentionné en 6.2.3 ci-dessus sera réduit de 15 p. 100 si le véhicule de fonction d'un ministre est remplacé avant d'avoir atteint la norme de 3 ans ou de 150 000 kilomètres, de même que si le véhicule de remplacement qui a été choisi coûte plus cher que la proposition de prix la moins élevée qu'a reçue Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le véhicule du modèle demandé et son équipement. Si le véhicule d'un ministre devient excédentaire avant la fin de sa vie utile, il est possible de prendre des mesures pour l'affecter à un autre usage par l'intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il ne faut pas céder le véhicule à l'extérieur du gouvernement fédéral si d'autres cadres admissibles ont besoin d'un véhicule.

Tous les frais de fonctionnement et d'entretien de ces véhicules sont à la charge du ministère visé. Cependant, les fonds publics ne doivent pas servir à payer les amendes pour les infractions au code de la route, y compris le stationnement interdit. Pour que l'avantage imposable découlant de l'utilisation d'un véhicule de fonction soit calculé de façon uniforme, le Conseil du Trésor a ordonné que toutes les données au sujet de son utilisation et de ses frais de fonctionnement soient consignées de façon systématique par le ministère.

Comme pour tous les véhicules de l'État, les véhicules des ministres ou des ministres d'État doivent être enregistrés auprès d'une société privée de gestion des parcs automobiles, qui fournira le plein d'essence et qui en assurera l'entretien et les réparations. Cette société est généralement la même que celle à laquelle on a recours pour le parc automobiles du ministère. Une carte de crédit est fournie pour couvrir tous les besoins d'essence, d'entretien et de réparation du véhicule. L'utilisation de la carte permet de capter immédiatement les données sur le véhicule dans la base de données du parc automobile du ministère.

Nonobstant la pratique gouvernementale usuelle consistant à auto-assurer les véhicules gouvernementaux, tous les véhicules de fonction seront assurés intégralement auprès d'un assureur commercial. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui a la responsabilité de l'achat et de la gestion des assurances adéquates, assume les frais d'assurance puis les facture annuellement à chaque ministère concerné.

D'autres renseignements au sujet des assurances sont présentés à la section 6.5 de la Politique sur les voitures de fonction et à la section 5 de ses lignes directrices.