ARCHIVÉ - Guide d'évaluation des investissements en GI/TI

Cette page a été archivée.

Questionnaire

Questions du guide d'�valuation des investissements en technologie de l'information

PLANIFICATION

Examen pr�liminaire des nouveaux projets

1. Existe-t-il un processus d�termin� en mati�re de pr�sentation et d'examen pr�liminaire des nouvelles propositions de financement aux fins d'�tude par la direction? Ce processus fait-il l'objet d'une politique?
2. Dans le cadre de ce processus, d�finit-on :
   • l'information qui doit �tre pr�sent�e?
   • qui doit approuver (proc�der � l'examen pr�liminaire) l'information avant la pr�sentation officielle?
   • comment on proc�dera pour d�terminer � quel niveau de l'organisation le projet sera examin�?
   • les �tapes de l'examen men� par la direction?
3. Les r�les, les responsabilit�s et l'autorit� des personnes et bureaux qui participent � l'examen pr�liminaire sont-ils clairement d�finis?
4. Quelle information exige-t-on lorsqu'un projet est pr�sent� aux fins de financement? (Cocher les �l�ments qui s'appliquent et ajouter, s'il y a lieu, ceux qui ne figurent pas dans la liste.)
   Dans la majorit� des cas, cette information peut comprendre :
   • une justification du projet sous forme d'analyse de rentabilisation, y compris :
     • le parrainage clair et indiqu� de la haute direction d'un programme ou d'une unit� fonctionnelle,
     • les liens avec les objectifs g�n�raux, les objectifs des programmes ou la mission que le projet doit contribuer � r�aliser, ainsi qu'une explication de la fa�on dont l'investissement en GI/TI aidera directement ou indirectement � obtenir les r�sultats voulus reli�s � ces objectifs,
     • une d�finition claire des avantages pr�vus (� la fois quantitatifs et qualitatifs),
     • une estimation des co�ts et avantages,
   • des analyses des solutions de rechange et de sensibilit�,
   • l'indication de la compatibilit� avec l'architecture existante de la technologie de l'information,
   • des �valuations des risques,
   • autre
5. Existe-t-il des seuils d�termin�s en ce qui concerne les rapports co�ts-avantages, le calcul du rendement des investissements, l'�valuation des risques, etc.? Ces seuils sont-ils clairement d�finis et compris?
6. Les demandes de financement sont-elles toutes trait�es de la m�me fa�on ou les exigences diff�rent-elles selon l'importance, l'�tendue, etc. du projet? Ces diff�rentes exigences sont-elles expliqu�es ad�quatement dans des documents?
7. Si des exceptions sont permises � l'examen pr�liminaire, les conditions de ces exceptions sont-elles clairement expliqu�es dans des documents?
8. Les mesures pouvant �tre prises dans le cas de projets financ�s sans avoir clairement fait l'objet du processus d'examen pr�liminaire sont-elles clairement �nonc�es?

   Analyse et classement des projets selon les avantages, les co�ts et les risques

   
   
9. L'organisation exige-t-elle que l'information et les donn�es pr�sent�es dans les propositions soient valid�es (exactitude, fiabilit�, exhaustivit�)? La personne responsable est-elle pr�vue dans le cadre du processus (parrain, �quipe du projet, �quipes ind�pendantes de validation et de v�rification, etc.)?
10. Est-il clairement d�crit dans le cadre du processus dans quels cas des exceptions � l'�tape de la validation sont permises? Si de telles exceptions sont permises, y a-t-il d'autres conditions clairement d�finies qui doivent �tre respect�es?
11. Existe-t-il un processus officiel �crit pour comparer et classer tous les projets en GI/TI pr�sent�s aux fins de financement?
12. Existe-t-il des crit�res explicites bien d�finis pour faciliter la comparaison et le classement des projets? Dans la n�gative, passer au num�ro 17. Ces crit�res touchent-ils les �l�ments co�ts, risques et avantages (p. ex., rapports co�ts-avantages, incidence pr�vue ou r�elle sur les priorit�s en mati�re d'am�lioration du respect de la mission, rapport risques et avantages, etc.)? Les crit�res sont-ils � la fois de nature quantitative et qualitative (p. ex., calcul du rendement des investissements, r�sultats des mod�les de risques, �valuations des capacit�s, concordance avec les besoins critiques, etc.)?
13. Les crit�res de d�cision sont-ils pond�r�s? Dans la n�gative, passer au num�ro 14. Si des facteurs de pond�ration sont associ�s � divers �l�ments qui doivent �tre �tudi�s par la direction, ces facteurs sont-ils bien d�finis et compris des participants? Y a-t-il consensus au niveau de la direction quant � l'utilisation du syst�me de pond�ration? Ces facteurs de pond�ration sont-ils appliqu�s uniform�ment � toutes les propositions de projet? Dans la n�gative, est-ce que l'organisation a �tabli diff�rents syst�mes de pond�ration pour diff�rents types de projet?
14. La m�thode d'utilisation des crit�res de d�cision est-elle clairement expliqu�e dans le cadre du processus?
15. Si l'organisation utilise un mod�le de cotation ou un autre outil d'aide � la d�cision en plus des crit�res de d�cision pour faciliter l'�valuation des co�ts, avantages et risques relatifs de chaque projet, existe-t-il une d�finition pr�cise des divers �l�ments de ce mod�le?
16. Le processus d'analyse et de comparaison des projets en GI/TI doit-il �tre respect� dans l'ensemble de l'organisation, peu importe � qui revient la d�cision d'accorder ou d'approuver le financement?
17. Les crit�res servant � la comparaison et au classement des projets sont-ils pond�r�s? Comment a-t-on proc�d� pour d�terminer les facteurs de pond�ration? Ce syst�me de pond�ration est-il r��valu� p�riodiquement?
18. Des mesures sont-elles pr�vues pour encourager le respect du processus et pour en dissuader le non-respect? Les r�les et les responsabilit�s en ce qui a trait � la mise en application du processus sont-ils d�finis?
19. Exige-t-on que les �valuations faites par la direction, ainsi que les r�sultats de la cotation, du classement et de l'�tablissement des priorit�s soient consign�s (soit manuellement, soit au moyen d'un syst�me automatis�, tel un outil d'aide � la d�cision)?
20. Cette information, avec les donn�es approuv�es concernant les co�ts, le calendrier et le rendement du projet, doit-elle �tre regroup�e (avec d'autres projets)? Conserv�e par projet individuel?
21. Cette information doit-elle �tre introduite dans un syst�me reconnu d'information de gestion? Les donn�es doivent-elles �tre tenues de fa�on uniforme?

    S�lection d'un portefeuille de projets

    
    
22. Existe-t-il au sein de l'organisation un processus syst�matique officiel pour �tablir les priorit�s et prendre les d�cisions en mati�re de financement? Y indique-t-on clairement qui a la responsabilit�, et l'autorit�, de prendre les d�cisions finales en mati�re de financement li� � la GI/TI? Ces responsabilit� et autorit� sont-elles clairement �tablies pour les divers niveaux organisationnels (minist�re, direction g�n�rale, secteur, direction, r�gion, unit�, etc.)?
23. L'organisation a-t-elle mis sur pied un groupe d'examen des investissements en GI/TI (ou pr�vu un autre m�canisme quelconque d'examen)?
    • Qui fait partie de ce groupe?
    • Les r�les, les responsabilit�s et l'autorit� de ce groupe sont-ils �nonc�s dans le cadre du processus?
    • Y d�crit-on clairement le r�le que jouera ce groupe dans :
      • la s�lection, le contr�le et l'�valuation des investissements en GI/TI,
      • la suggestion de changements aux politiques, aux proc�dures et aux pratiques organisationnelles?
    • Le groupe a-t-il l'autorit� n�cessaire pour :
      1. approuver, annuler ou retarder des projets,
      2. approuver des plans d'att�nuation des risques,
      3. valider les rendements pr�vus,
      4. imposer des limites aux propositions d'investissement en ce qui concerne l'ampleur et la dur�e du projet?
    • Pr�voit-on dans le cadre du processus les r�gles et les proc�dures de fonctionnement de ce groupe (p. ex., en expliquant � quel moment il se r�unira, comment il fonctionnera, de quelle fa�on les d�cisions seront prises, comment on proc�dera pour r�gler les conflits, etc.)?
    • Est-il �tabli clairement quels projets seront revus par le groupe d'examen des investissements (ou autre groupe de gestion semblable) (p. ex., toutes les propositions touchant la GI/TI ou seulement celles qui �galent ou d�passent des seuils d�termin�s – fond�s sur les co�ts, le niveau de risque, les r�percussions au niveau interfonctionnel ou au niveau d'une unit� ou d'un bureau, ou encore touchant des besoins communs en infrastructure, par exemple sur le plan des t�l�communications, des centres ou r�seaux informatiques)?
24. Les d�cisions touchant la GI/TI sont-elles prises dans le cadre d'un processus global de planification des immobilisations ou est-ce que les projets en GI/TI sont pris � part? Le processus explique-t-il de quelle fa�on les d�cisions relatives aux d�penses en GI/TI seront incorpor�es au processus de prise de d�cisions global de l'organisation en mati�re d'�tablissement des budgets ou de programmes d'immobilisations?
25. Exige-t-on dans le cadre du processus la tenue de donn�es sur les engagements, les sorties de fonds et les d�penses r�elles pour toutes les d�penses en GI/TI? Les cat�gories de d�penses en GI/TI sont-elles d�finies au sein de l'organisation, p. ex., mat�riel, infrastructure, t�l�communications, fonctionnement et entretien, applications (services de traitement des donn�es d'�laboration, personnel, etc.)?
26. L'organisation a-t-elle effectu� un examen (interne ou par l'entremise de consultants externes) de son portefeuille actuel de d�penses en GI/TI afin d'en �valuer la compatibilit� avec ses besoins, ses priorit�s, son orientation strat�gique ou la reconception de processus importants?
    • Le taux et le type de d�penses en GI/TI concordent-ils avec les attentes de la direction?
    • A-t-on analys� les tendances en mati�re d'investissements et de d�penses pour voir comment elles �voluaient?
    • A-t-on effectu� une analyse pour voir quel effet le portefeuille d'investissements en GI/TI pourrait avoir sur les tendances en mati�re de d�penses?
    • Existe-t-il un processus pour consigner et diffuser les r�sultats de cet examen?
27. D�finit-on dans le cadre du processus la fa�on dont les d�cisions prises au niveau d'une unit� ou d'un bureau en mati�re d'investissements en GI/TI seront revues?

    �tablissement de calendriers d'examen des projets

    
    
28. La fa�on dont la haute direction doit surveiller les projets approuv�s � l'occasion de r�unions p�riodiques sur les investissements est-elle �nonc�e dans le cadre du processus? Existe-t-il des proc�dures pour ce qui est de communiquer aux gestionnaires de projet les d�cisions prises par le groupe d'examen des investissements concernant les calendriers de contr�le?
29. Le processus d'examen comporte-t-il des crit�res bien d�finis pour ce qui est de d�cider quels genres de projet seront contr�l�s p�riodiquement par la direction et surveill�s par un groupe d'examen des investissements par rapport � ceux qui seront contr�l�s exclusivement par des parrains?
30. Le processus �tabli permet-il au groupe d'examen des investissements, lorsque ce dernier le juge n�cessaire, d'effectuer des examens de projet extraordinaires en dehors des r�unions ordinaires?
31. Dans le cas des projets � hauts risques, le processus exige-t-il des attestations ou des examens suppl�mentaires avant la prise de d�cision (p. ex., plans d'att�nuation des risques, attestations suppl�mentaires des co�ts, etc.)?

    V�rification du respect des exigences initiales

    
    
32. En ce qui concerne les propositions de GI/TI soumises pour examen aux fins de financement, l'information ou les donn�es requises ont-elles �t� pr�par�es et pr�sent�es conform�ment � la m�thode prescrite?
33. Y a-t-il une preuve comme quoi les donn�es (co�ts, calendrier, rendement, risques) des projets pr�sent�s ont �t� valid�es – soit ind�pendamment, soit selon un processus d'auto-�valuation?
34. L'information ou les donn�es pr�sent�es dans les propositions provenaient-elles de syst�mes d'information reconnus par l'organisation (automatis�s ou autre)?
35. Est-il possible d'avoir facilement acc�s � l'information ou aux donn�es pour un examen plus pouss�?

    Analyse des co�ts, des avantages et des risques de chaque projet

    
    
36. Les donn�es sur les co�ts du projet sont-elles bien identifi�es – directs, indirects, permanents? Comprennent-elles les co�ts pour le cycle de vie complet du projet? Proviennent-elles d'un syst�me financier reconnu?
37. Les avantages de l'investissement ont-ils �t� pr�sent�s au moyen de donn�es quantitatives ou qualitatives li�es directement au soutien de la mission et � l'am�lioration du rendement? D�taille-t-on les �conomies, les hausses de productivit� et les am�liorations pr�vues; pr�cise-t-on le laps de temps n�cessaire � leur r�alisation?
38. A-t-on relev� tous les risques pr�visibles? Ces risques peuvent toucher l'aspect technique, la gestion, la capacit�, l'approvisionnement, l'impact organisationnel, les intervenants, etc. A-t-on pr�par� pour le projet une strat�gie d'att�nuation des risques permettant de rem�dier � toutes les appr�hensions et � tous les probl�mes possibles ou d'en tenir compte?
39. Des propri�taires d'entreprise ont-ils particip� � la pr�paration et � l'attestation de l'exactitude des donn�es pr�sent�es?
40. Les analyses sont-elles fond�es sur des co�ts et des donn�es de rendement de base? Cette information est-elle fiable et exacte? En l'absence de donn�es de base, les estimations ont-elles �t� produites selon une m�thode prescrite?
41. Dans le cas des projets pour lesquels on demande un financement continu ou suppl�mentaire (pour une nouvelle phase, un nouveau module ou en raison d'une augmentation des co�ts), peut-on voir que les nouvelles donn�es pr�sent�es refl�tent tout changement pouvant �tre survenu sur le plan des co�ts, des avantages ou des risques?
42. A-t-on examin� le calendrier du projet en tenant compte des priorit�s conflictuelles, des comp�tences, des capacit�s et de la disponibilit� du personnel de l'organisation, de l'expertise et de l'exp�rience de l'entrepreneur, etc.?
43. Les renseignements fournis sur les co�ts et le rendement de l'investissement ont-ils �t� pr�par�s selon des m�thodes et des techniques accept�es (prescrites par l'organisation, pr�vues par des lois ou selon une pratique accept�e dans l'industrie en g�n�ral?

    Donn�es sur le portefeuille existant

    
    
44. L'organisation tient-elle de l'information sur son portefeuille courant de d�penses en GI/TI (p. ex., est-ce que l'on d�finit et consigne les principales cat�gories de d�penses et d'investissements – telles le fonctionnement et l'entretien, l'�laboration d'applications et de syst�mes, les achats de mat�riel, les t�l�communications, le personnel, les march�s de services, l'administration des donn�es, la recherche et d�veloppement, etc.)?
45. Les co�ts et les rendements du portefeuille de d�penses en GI/TI sont-ils pr�sent�s sous forme regroup�e (pass�s, actuels, futurs)? Ou par projet?
46. L'information sur le portefeuille (cat�gories de d�penses en GI/TI, estimations des co�ts et avantages, co�ts moyen d'�laboration, etc.) provient-elle de syst�mes d'information de gestion reconnus de l'organisation? Utilise-t-on des d�finitions et des �l�ments de rapport uniformis�s pour assurer la coh�rence et l'uniformit�?

    R�sultats de la cotation et du classement par ordre de priorit�

    
    
47. Pr�sente-t-on des r�sum�s des donn�es sur les co�ts, les avantages et les risques de chaque projet � la haute direction (groupe d'examen des investissements)?
48. Le groupe d'examen utilise-t-il un syst�me de cotation pour �valuer les points forts et les points faibles relatifs des diverses propositions? Ces �valuations sont-elles mises par �crit et conserv�es? Les crit�res utilis�s pour la cotation sont-ils d�finis et utilis�s de fa�on uniforme?
49. Les co�ts des projets approuv�s aux fins de financement peuvent-ils �tre rattach�s aux fonds disponibles ou se refl�ter dans les demandes budg�taires?
50. Lorsque la direction approuve le financement de projets qui ne respectent pas les seuils �tablis (risques �lev�s, co�ts �lev�s, non-conformit� � l'architecture, etc.), doit-elle expliquer ou justifier sa d�cision? Dans ces cas, pr�voit-on des exigences suppl�mentaires en mati�re de gestion et de pr�sentation de rapports sur le projet?

    Calendriers d'examen des projets

    
    
51. Une fois que le financement des projets a �t� approuv� par un groupe d'examen des investissements ou un dirigeant, y a-t-il d'autres exigences en mati�re de gestion de projet ou de pr�sentation d'information (donn�es, information, analyses) qui sont ajout�es pour les projets � risques et � co�ts �lev�s (en plus de celles pr�vues dans le cadre des processus en vigueur)?
    • Dans l'affirmative, ces exigences sont-elles clairement d�finies dans un document et ont-elles �t� communiqu�es � l'�quipe responsable du projet?
    • La raison pour laquelle ces donn�es sont exig�es et ce � quoi elles serviront est-elle claire?
    • A-t-on expliqu� � l'�quipe du projet en quoi cette information – et l'�valuation qu'en fera la haute direction – peut avoir un effet sur le projet (continuation, report ou annulation)?
52. Les projets approuv�s comprenaient-ils un plan ou une strat�gie en ce qui concerne les acquisitions qui lui sont n�cessaires? Cette strat�gie est-elle ad�quate compte tenu du type de projet?

    D�termination de la conformit� aux exigences pr�vues

    
    
53. Lorsque l'on d�cide si un projet pr�sente toutes les conditions requises pour faire l'objet d'un examen officiel, se base-t-on sur une s�rie d'exigences �tablies dans le cadre d'un processus d'examen pr�liminaire des projets?
    • Les propositions de projet sont-elles examin�es de fa�on uniforme (selon le processus �tabli et les exigences en mati�re d'information)?
    • Les d�cisions prises suite � l'examen pr�liminaire sont-elles consign�es?
    • Peut-on savoir que des projets ont �t� rejet�s?
    • Dans les cas de rejet, les raisons de la d�cision sont-elles consign�es et communiqu�es au parrain?
    • Lorsqu'une proposition qui ne respecte pas les crit�res de l'examenpr�liminaire est accept�e, l'explication de cette d�cision est-elle consign�e et achemin�e avec la proposition de projet?

    Choix des projets qui composeront le portefeuille global d'investissements en GI/TI

    
    
54. Les syst�mes choisis pour le portefeuille actuel sont-ils ceux qui correspondent le mieux aux besoins de l'organisation? Est-ce que tous les projets retenus appuient les objectifs fix�s dans le plan strat�gique ou le plan de rendement annuel de l'organisation? Ces choix sont-ils tous justifi�s du point de vue des co�ts, avantages et risques qu'ils repr�sentent? Semblent-il y avoir d'autres facteurs qui aient influenc� les d�cisions des gestionnaires?
55. Dans le cas des projets en cours, a-t-on compar� les co�ts r�els et les r�sultats provisoires aux pr�visions pour prendre la d�cision de poursuivre le projet?
56. Les d�cisions relatives aux projets ont-elles �t� prises au niveau organisationnel appropri�?
57. Conna�t-on le pourcentage relatif de financement accord� aux divers types de projets (nouveaux, propos�s, en cours de r�alisation, op�rationnels, etc.) choisis? Cette r�partition semble-t-elle appuyer efficacement le plan g�n�ral et les objectifs de l'organisation?

    SUIVI ET �VALUATION

    Surveillance continue des projets

    
    
58. Existe-t-il un processus officiel de suivi et de contr�le des projets en GI/TI? Ce processus d�finit-il l'objectif des examens des investissements? Voici certains des �l�ments cl�s possibles de l'examen :
    • situation du projet, y compris par rapport � l'avancement des autres projets;
    • �valuation pr�par�e par le parrain en ce qui a trait aux co�ts r�els � ce jour par rapport aux co�ts estimatifs;
    • calendrier pr�vu par rapport aux d�lais r�els;
    • r�sultats r�els des essais modulaires, des essais pilotes, des prototypes ou des essais limit�s d'installations par rapport aux estimations;
    • rendement technique et incidence pr�vue sur la performance des programmes ou de l'organisation;
    • mises � jour concernant les activit�s d'att�nuation des risques, y compris tout nouveau risque d�termin� et les mesures prises pour r�gler les questions ou probl�mes techniques survenus;
    • rendement de l'entrepreneur; m�thodes ou processus d'�laboration de syst�me utilis�s;
    • questions impr�vues soulev�es influant sur l'avancement ou les r�sultats du projet.
59. Dans le cadre de ce processus, stipule-t-on quelles donn�es ou information doivent �tre pr�sent�es aux fins d'�valuation par la direction?
60. Pr�cise-t-on de quelle fa�on ces donn�es doivent �tre v�rifi�es et valid�es? Les responsabilit�s et les r�les relatifs � l'ex�cution de la v�rification et de la validation sont-ils d�finis?
61. Le processus pr�voit-il un groupe (ou groupes) pr�cis de gestionnaires responsables de la tenue de r�unions de contr�le des investissements en GI/TI? Comment se nomme ce groupe? Existe-t-il des r�gles de proc�dure officielles clairement d�finies relativement au fonctionnement et � la prise de d�cisions du groupe d'examen des investissements? Les r�les, les responsabilit�s et l'autorit� de ce(s) groupe(s) sont-ils clairement d�finis? La fonction du groupe d'examen des investissements est-elle clairement �nonc�e? Le genre de d�cisions qui seront prises � l'occasion des r�unions de contr�le des investissements en GI/TI est-il bien d�fini (p. ex., poursuivre, retarder, annuler, conclure, acc�l�rer le projet, etc.)?
62. Si diverses unit�s de l'organisation ont des processus d'examen des investissements (p. ex., service, direction g�n�rale, secteur, r�gion, direction, unit�, etc.), ont-elles des politiques, des pratiques et des proc�dures uniformes relativement au contr�le des projets et � la prise de d�cision?
63. Le processus permet-il une certaine souplesse (fr�quence des examens, rapports requis, etc.) selon le type de projet (risques �lev�s/faible rendement par rapport � faibles risques/faible rendement)?
64. Dans le cadre du processus, d�finit-on qui est responsable de prendre les mesures n�cessaires � la suite des d�cisions issues des examens? Est-il clairement �tabli � qui incombe la responsabilit� de diff�rents genres de mesures (p. ex., �quipe du projet, personnel du DPI, parrain, personnel des finances?
65. Le processus comporte-t-il une marche � suivre dans le cas des points en suspens? D�finit-il les r�les et les responsabilit�s en mati�re de d�cision dans ces cas, ainsi que les crit�res pour �valuer les mesures prises et d�terminer si la question a �t� r�solue?
66. Existe-t-il des m�canismes pour assurer le respect du processus d'examen? Quels sont-ils? A-t-on pr�vu des mesures pour d�courager le non-respect du processus? Est-ce que quelqu'un est charg� de surveiller le processus? Si oui, qui est cette personne? Le processus est-il mis en application de mani�re fid�le?

    Choix des intervenants

    
    
67. Qui participe aux examens des projets en cours et � la prise de d�cisions connexe. Les groupes charg�s des examens comprennent-ils du personnel des programmes, des services de GI/TI et des finances? Comportent-ils des repr�sentants d'un groupe d'assurance de la qualit� ou d'un autre groupe d'�valuation ext�rieur?
68. Les gestionnaires de projet ou les dirigeants des installations prennent-ils part � l'�laboration et � l'approbation de mesures visant � rem�dier aux lacunes rep�r�es?

    Consigner les mesures et les d�cisions importantes

    
    
69. L'organisation d�finit-elle quelle information doit �tre conserv�e et mise � jour? Il pourrait, par exemple, s'agir du genre de renseignements suivants :
    • les d�cisions prises relativement au projet;
    • les mesures adopt�es ainsi que les crit�res ou les mesures qui serviront � �valuer l'am�lioration;
    • les r�sultats du projet;
    • l'analyse co�ts-avantages et autres renseignements connexes sur le projet;
    • l'information relative � l'analyse de rentabilisation.
70. Ces donn�es doivent-elles �tre conserv�es sur un support pr�cis (p. ex., le syst�me d'information officiel de l'organisation, selon des normes en mati�re de donn�es et des m�thodes d'introduction uniformis�es)?

    Int�gration des connaissances acquises

    
    
71. Existe-t-il un processus visant � �valuer les processus de prise de d�cisions en vigueur et � proposer des modifications � ces processus en fonction des connaissances tir�es des examens de contr�le des investissements?
    • Ce processus tient-il compte des diff�rents niveaux de prise de d�cisions, � savoir celui de la haute direction et celui de la gestion de projet; fait-il la distinction entre ces deux niveaux?
    • Ce processus d�termine-t-il � qui incombe la responsabilit� de relever les le�ons tir�es des examens de contr�le des investissements?
72. Existe-t-il un processus visant � parfaire ou � mettre � jour les crit�res de s�lection (utilis�s pour l'examen pr�liminaire et pour le classement) d'apr�s les connaissances acquises?
73. Existe-t-il un processus pour le regroupement des donn�es ou de l'information des principaux projets en GI/TI (ou par cat�gorie de d�penses) en vue de constituer un dossier des co�ts et des avantages attribuables � la GI/TI pour l'ensemble de l'organisation?
    • Y a-t-il une personne (ou un bureau) responsable de cette t�che?
    • Existe-t-il des proc�dures relativement � la pr�sentation de cette information au groupe d'examen des investissements en GI/TI?
    • Pour sa pr�sentation aux dirigeants de l'organisme?

    Mesure des r�sultats provisoires

    
    
74. Utilise-t-on des mesures pr�cises du rendement pour contr�ler les co�ts, le calendrier, les avantages et les risques des projets? Ces mesures sont-elles mises � jour pendant le cycle de vie du projet une fois que l'on conna�t mieux les co�ts, les avantages et les risques?
75. Utilise-t-on des donn�es pour surveiller le rendement r�el du projet (r�sultats provisoires) par rapports aux estimations utilis�es pour le justifier?
76. Est-ce que l'on analyse les �carts et documente les raisons des diff�rences positives ou n�gatives?
77. La validation ou la v�rification des donn�es provisoires sur les co�ts, le calendrier, les avantages et les risques est-elle appuy�e par des documents? Si les risques ont chang�, cette constatation est-elle appuy�e par des donn�es ou des analyses consign�es?

    Revue des analyses des co�ts, avantages, calendrier et risques de chaque projet

    
    
78. L'information des analyses de rentabilisation des projets est-elle mise � jour pour les r�unions de contr�le des investissements afin de refl�ter la situation courante (co�ts � ce jour, risques actuels et plans d'att�nuation des risques, avantages ou r�sultats provisoires r�alis�s, etc.)?
79. Les donn�es propres � chaque projet (actuelles et historiques) sont-elles conserv�es et mises � jour au moyen de bases de donn�es ou de syst�mes d'information approuv�s par l'organisation? De quels syst�mes d'information ou bases de donn�es s'agit-il?
80. Les changements sur le plan des hypoth�ses de gestion ou des facteurs environnementaux (politique, financement, appui des intervenants) sont-ils relev�s et not�s? Si oui, est-ce que l'on �value l'incidence de ces facteurs sur les r�sultats du projet?
81. Est-ce que les plans d'att�nuation des risques sont mis � jour et les facteurs explicatifs �valu�s � fond lorsqu'un projet prend du retard?
82. Dans les cas o� on a recours aux services d'un entrepreneur, est-ce qu'on en �value le rendement et communique les r�sultats de ces �valuations � la direction?

    Annuler, modifier, poursuivre ou acc�l�rer un projet

    
    
83. L'organisation proc�de-t-elle � des examens de projet et des analyses de donn�es pour d�cider de l'avenir de chaque projet? Les d�cisions qui ont �t� prises �taient-elles raisonnables compte tenu de la situation et de l'�tat du projet? Dans le cas des projets stables, a-t-on pris la d�cision consciente de poursuivre le projet ou a-t-on simplement suppos� implicitement que le projet continuerait?
84. Dans les cas o� des probl�mes sont survenus, a-t-on pris une d�cision quant aux mesures qui s'imposaient? Qui a pris la d�cision? Une explication ou une justification a-t-elle �t� fournie � l'appui de cette d�cision? Les mesures prises �taient-elles appropri�es compte tenu de la nature du probl�me (c.-�-d. s'agissait-il d'un probl�me de GI/TI ou de gestion/administration)?
85. Quelle preuve existe-t-il, le cas �ch�ant, que des mesures ont �t� prises suite aux r�sultats d'examens de projets? Par exemple, si l'organisation a d�termin� que de nouvelles exigences s'�taient ajout�es, quelles mesures ont �t� prises pour r�pondre � ces exigences suppl�mentaires? Ces mesures ont-elles �t� consign�es? Ont-elles permis de r�pondre enti�rement aux exigences en question?
86. Lorsqu'une d�cision vient modifier le financement d'un projet, par exemple l'interruption des fonds ou l'annulation du projet, se refl�te-t-elle dans les documents budg�taires et l'information sur les d�penses? Existe-t-il des crit�res de r�tablissement du financement?
87. Les retomb�es des d�cisions relatives aux projets sont-elles clairement d�finies?
88. Un groupe de gestion prend-il p�riodiquement des d�cisions concernant la continuation des projets importants en GI/TI conform�ment aux politiques, aux proc�dures et aux pratiques de l'organisation?
89. Utilise-t-on les donn�es du projet pour prendre des d�cisions et des mesures par rapport aux projets qui font l'objet des examens d'investissements?
90. Les d�cisions sont-elles prises au moment appropri� (c.-�-d. tel que pr�vu dans le cadre du processus de l'organisme ou tel que d�cid� par la haute direction au moment de l'approbation du projet)?
91. Est-ce que les d�cisions prises relativement aux projets sont mises � ex�cution? La responsabilit� et le suivi � cet �gard sont-ils clairement d�finis?
92. Est-ce qu'un examen ind�pendant est effectu� par la suite pour v�rifier si les mesures voulues ont bel et bien �t� prises et apporter d'autres changements au besoin?
93. Si l'on permet que des projets continuent alors que les donn�es et les analyses de l'examen des investissements soul�vent des questions importantes � leur sujet, l'explication de cette d�cision de la direction est-elle pr�sent�e par �crit?

    Regroupement des donn�es et examen des mesures prises � ce jour

    
    
94. L'organisation regroupe-t-elle les donn�es afin d'�valuer le rendement organisationnel dans son ensemble et de rep�rer les tendances? � quels niveaux – unit�, division, organisme, minist�re – l'information est-elle regroup�e? Cette information est-elle communiqu�e ensuite aux d�cideurs pour qu'ils puissent en tenir compte?

    �VALUATION

    Examens post-mise en œuvre suivant une m�thode uniformis�e

    
    
95. Existe-t-il un processus d�fini officiel pour la conduite des examens post-mise en œuvre des projets en GI/TI?
    • L'objet du processus d'examen post-mise en œuvre est-il clairement expliqu� et communiqu�?
    • Est-il clairement indiqu� � quel moment ces examens doivent �tre effectu�s?
    • Ces examens doivent-ils �tre men�s p�riodiquement de mani�re � assurer que les projets termin�s sont v�rifi�s en temps opportun?
    • Les r�les, les responsabilit�s et l'autorit� des personnes et des bureaux qui prennent part aux examens post-mise en œuvre sont-ils clairement d�limit�s?
    • Le processus �tabli permet-il d'assurer l'objectivit� de ces �valuations?
    • Le mode de communication � la haute direction des conclusions et des recommandations issues des examens post-mise en œuvre et l'�tude qu'elle doit en faire sont-ils pr�vus dans le cadre du processus?
96. L'organisation a-t-elle une m�thode uniformis�e d'examen post-mise en œuvre? Est-ce que cette m�thode comprend, au moins, des �valuations de la satisfaction de la client�le, de l'incidence sur la mission ou les programmes et du rendement ou des capacit�s techniques? Cette m�thode doit-elle �tre respect�e � tous les niveaux de l'organisation?
97. Le processus pr�voit-il la fa�on dont on doit donner suite aux r�sultats des examens post-mise en oeuvre? Les r�les et les responsabilit�s sont-ils d�finis en ce qui concerne les mesures qui doivent �tre prises pour r�gler les questions ou les probl�mes soulev�s?
98. Quelles mesures l'organisation exige-t-elle pour assurer que ces examens sont men�s de fa�on ind�pendante et objective? Les r�sultats de ces examens sont-ils valid�s ou v�rifi�s?
99. L'examen post-mise en œuvre permet-il de d�couvrir les causes des probl�mes li�s au projet ou aux processus?

    Int�gration des connaissances acquises

    
    
100. Est-ce que le processus ou la m�thode d'examen post-mise en œuvre de l'organisation pr�voit :
     • la modification ou l'am�lioration des processus actuels de prise de d�cisions de gestion;
     • l'am�lioration de la gestion au niveau des projets?
101. Existe-t-il un m�canisme de rep�rage (sur une p�riode de temps et pour diff�rents genres de projets) et de regroupement des r�sultats des examens post-mise en oeuvre?
     • Les r�sultats de ces examens sont-ils recueillis et conserv�s (dans une base de donn�es manuelle ou automatis�e)?
     • L'information est-elle pr�sent�e en temps opportun?
     • Ces r�sultats sont-ils facilement disponibles? A-t-on �tabli les r�les et les responsabilit�s en ce qui concerne la collecte et l'analyse de l'information pr�sent�e dans les rapports d'examen post-mise en œuvre?
102. Existe-t-il des proc�dures �tablies relativement � la pr�sentation p�riodique des r�sultats des examens post-mise en œuvre � la haute direction? Cette information est-elle fiable, exacte et facilement disponible?
103. Existe-t-il des proc�dures �tablies pr�voyant l'�valuation p�riodique du processus d'examen post-mise en œuvre pour en v�rifier l'exhaustivit�, la qualit� et la contribution � la prise de d�cisions au niveau de la gestion des projets et de la direction?

     Mesure du rendement r�el par rapport au rendement pr�vu

     
     
104. L'organisation recueille-t-elle des donn�es sur les co�ts, les avantages et les risques r�els par rapport aux estimations dans le cadre des examens post-mise en œuvre?
     • L'information sur les co�ts, les avantages et les risques utilis�e initialement pour justifier le projet a-t-elle �t� conserv�e?
     • A-t-on pris note des changements apport�s aux co�ts, aux avantages et aux risques? Ces mises � jour ont-elles �galement �t� conserv�es?
     • Les avantages r�alis�s dans le cadre du projet ont-ils �t� quantifi�s?
     • Dans la n�gative, utilise-t-on des mesures qualitatives pour d�terminer l'incidence?
     • Les donn�es relatives aux co�ts ont-elles �t� v�rifi�es ou valid�es?
     • Ces donn�es sont-elles conserv�es dans une base de donn�es de gestion financi�re ou de comptabilit� reconnue de l'organisation?
105. L'examen post-mise en œuvre comporte-t-il des �valuations de la satisfaction de la client�le (utilisateurs, parrain, etc.)?
106. L'examen post-mise en œuvre comporte-t-il des �valuations des capacit�s techniques (p. ex., conformit� � la m�thode reconnue d'�laboration de syst�mes, respect de l'architecture, rendement et surveillance de l'entrepreneur)?

     Dossier (projet et processus)

     
     
107. L'organisation consigne-t-elle habituellement ses activit�s d'�valuation?
108. L'organisation a-t-elle effectu� des analyses des tendances (descriptives ou statistiques) avec les r�sultats des examens post-mise en œuvre?
     • Dans le cadre de ces analyses, est-ce que l'on tente d'�tablir le lien entre les r�sultats r�els des projets et les facteurs qui peuvent avoir entra�n� ces r�sultats (positifs ou n�gatifs)?
     • Les r�sultats de ces analyses sont-ils normalement pr�sent�s � la direction dans le cadre du processus de prise de d�cisions en mati�re d'investissements?
     • Est-ce que des rapports sp�ciaux sont pr�sent�s aux cadres de direction?
109. Pr�sente-t-on, dans le cadre des examens post-mise en œuvre, des recommandations relatives � des projets particuliers et aux processus de prise de d�cisions de la haute direction?
     • Ces recommandations touchent-elles des changements � apporter au processus, aux donn�es ou aux proc�dures d�cisionnelles des phase de la planification et du suivi et contr�le?
     • Ces recommandations sont-elles bien document�es et appuy�es par des analyses existantes?

     �valuation de l'incidence du projet sur la mission et d�termination de l'avenir du projet

     
     
110. Quelles d�cisions ont �t� prises par la haute direction (ou le groupe d'examen des investissements) � savoir si les projets sur pied respectaient les crit�res de r�ussite �tablis?
111. La haute direction a-t-elle inclus dans ses d�cisions des mesures correctives pour certains projets?
     • La d�cision comprenait-elle des calendriers et des mesures d�finies pour la mise en œuvre des changements recommand�s?
     • A-t-on pr�vu des examens de suivi par la direction?
     • L'objet de ces examens a-t-il �t� clairement d�fini?
112. A-t-on �labor� un plan d�crivant comment on proc�dera � l'avenir en ce qui concerne les co�ts de fonctionnement et d'entretien et les co�ts d'ali�nation?
113. Dans le cadre des d�cisions prises au sujet des divers projets, est-ce que l'on tient compte de l'incidence possible (ou r�elle) de la d�cision sur des projets connexes?
114. A-t-on arr�t� d�finitivement les d�cisions concernant la situation des projets? Les changements demand�s ont-ils �t� communiqu�s au gestionnaire du projet?

     R�vision des phases de la planification et du suivi et contr�le selon les connaissances acquises

     
     
115. Quelles d�cisions ont �t� prises dans le but de modifier les processus de gestion des investissements en GI/TI de l'organisation?
     • Ces d�cisions ont-elles �t� communiqu�es au personnel?
     • Les changements des processus, des proc�dures op�rationnelles et des exigences en mati�re de donn�es en vigueur concordent-ils avec les conclusions et les recommandations issues des examens post-mise en oeuvre?
     • L'organisation a-t-elle d�termin� et communiqu� clairement � quel moment ces changements entreront en vigueur?

Date de modification : 2003-12-16
 

Haut de la page

Avis importants