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ARCHIVÉ - Systèmes en cours d'élaboration (Guide de verification) - le 1 mars 1991
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Introduction
Historique
A la fin de l'ann�e 1983, le Bureau du Contr�leur g�n�ral d�cidait, par suite de l'importance des premiers r�sultats obtenus par le groupe de travail sur l'informatique, de suspendre la publication de la version pr�liminaire du Guide de v�rification de la performance de l'�laboration des syst�mes. Le groupe de travail avait �t� �tabli par le Conseil du Tr�sor le 7 juillet 1983 et l'on avait alors pens� que ses activit�s s'�tendraient sur la p�riode des 12 � 18 mois suivants. Cependant, cette p�riode a vu la parution d'une Notice d'interpr�tation de la politique (NIP 1984-03) sur la � V�rification avant la mise en oeuvre �. C'est sur cette NIP que se fondent l'objet et la port�e de ce guide.
Le rapport du groupe de travail a �t� publi� en 1985 et le 22 juillet 1986 une premi�re r�daction de l'Aper�u de la politique de gestion de l'information a �t� publi�e par la Direction de la politique administrative du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, en partie en r�ponse � ce rapport. Ces diff�rents documents, tout en brossant un portrait clair des changements spectaculaires intervenus dans la technologie de l'�laboration des syst�mes, soulignent aussi l'importance du contenu de la NIP au sujet de la v�rification de l'�laboration des syst�mes. Dans la NIP, il est dit que :
� les v�rifications avant la mise en oeuvre doivent �tre effectu�es pour les principaux syst�mes en cours d'�laboration dans les minist�res et organismes; de plus, elles doivent se refl�ter dans les politiques et les plans de v�rification interne des minist�res et organismes; enfin, la possibilit� d'un manque d'objectivit� de la part du v�rificateur peut �tre minimis�e par l'�tablissement d'un mandat appropri� et d'une strat�gie de mission ad�quate �.
Cet expos� tient donc compte de l'importance rev�tue par le contr�le de la gestion sur les syst�mes en cours d'�laboration, gr�ce au processus de v�rification.
Objet du guide
L'objet de ce guide est de permettre � un v�rificateur interne principal de proc�der � une v�rification des syst�mes en cours d'�laboration. Ce genre de v�rification se d�finit ainsi :
� Examen et �valuation, � diff�rentes �tapes du cycle d'�laboration des syst�mes, d'un syst�me choisi ou d'une am�lioration apport�e sur une grande �chelle � une application existante. La v�rification comporte un examen de la conformit� � des aspects sp�cifi�s du processus d'�laboration des syst�mes, pour un minist�re donn�, ainsi qu'un examen des contr�les qui sont int�gr�s au syst�me, pour assurer que les donn�es � traiter soient compl�tes et exactes, en respectant les normes de s�curit�, d'autorisation et de v�rification qui s'y appliquent. �
Tout v�rificateur devrait savoir que, dans le cadre d'une v�rification de la technologie de l'information, les points � �valuer, outre les syst�mes en cours d'�laboration eux-m�mes, sont le centre d'informatique, les activit�s post�rieures � la mise en oeuvre, le fonctionnement du syst�me, le dictionnaire de donn�es, l'informatique individuelle, la s�curit� des donn�es et leur gestion, l'acquisition et la gestion de la technologie de l'information, ainsi que la possibilit� de nombreux autres genres d'activit�s de v�rification ayant souvent des r�percussions sur les questions qui sont du ressort d'une v�rification des syst�mes en cours d'�laboration. Ces points ne sont pas des objectifs, mais des questions � examiner.
Les objectifs d'une v�rification de ce genre sont �nonc�s comme suit dans la NIP 1984-03 :
- La v�rification du processus de gestion des projets et d'�laboration des syst�mes.
- Les produits sont fonction du cadre de contr�le, qui est con�u parall�lement au syst�me en cours d'�laboration, ou qui en constitue une partie int�grante.
Organisation
Le chapitre 1 de ce guide traite de l'environnement de l'�laboration des syst�mes dans la fonction publique d'aujourd'hui.
Le chapitre 2 donne une description et un mod�le du cycle d'�laboration des syst�mes, ainsi que des r�les et des responsabilit�s des principaux intervenants.
Le chapitre 3 indique les objectifs et les crit�res d'une v�rification des syst�mes en cours d'�laboration, en se rapportant au contr�le, � l'�conomie, � l'efficience et � l'efficacit� op�rationnelle pour chacune des �tapes du processus. Ce chapitre traite tout d'abord des cinq principales activit�s de la v�rification et de la fa�on dont ces activit�s se rattachent � chacune des sept �tapes du cycle d'�laboration des syst�mes. Chacune des parties qui suivent dans le chapitre trois traite des objectifs de projet, d'int�grit� des donn�es et de contr�le de la gestion des syst�mes pour chaque �tape du cycle.
L'appendice A renferme un tableau des personnes � interviewer pour chaque crit�re d�taill�, et les appendices B � H, les crit�res d�taill�s pour chaque �tape du CES, du lancement aux activit�s post�rieures � la mise en place.
Pour terminer, l'appendice I pr�sente une bibliographie, et l'appendice J, une liste des politiques et normes pertinentes du Conseil du Tr�sor.
La valeur du processus d'�laboration des syst�mes
Comme l'indique la Notice d'interpr�tation de la politique 1984-03 portant sur la v�rification avant la mise en oeuvre :
� les syst�mes ainsi mis en oeuvre ne r�pondent pas toujours, loin de l�, aux besoins des utilisateurs; les cadres de contr�le des syst�mes, en particulier des syst�mes informatis�s, ne sont souvent pas suffisamment �labor�s; et les r�cents programmes de r�duction, (...) ont fait ressortir le besoin d'accro�tre la productivit� et l'efficacit� de tous les processus. Le processus d'�laboration des syst�mes fait donc l'objet d'un int�r�t tout particulier en raison des effets n�fastes et fort co�teux pouvant d�couler d'une analyse et d'une mise en oeuvre inad�quates. �
Lorsque l'on prend en consid�ration l'investissement que repr�sente l'�laboration des syst�mes et le degr� de d�pendance des minist�res vis-�-vis des syst�mes pour la gestion et la prestation de leurs programmes, on per�oit clairement tout l'avantage que procurent � la gestion des avertissements opportuns signalant toute d�faillance dans l'�laboration des syst�mes. C'est pourquoi l'existence d'un cycle officiel d'�laboration des syst�mes pour un minist�re donn� assure la pr�sence de normes essentielles qui permettent d'�tablir un contr�le de la gestion sur des projets particuliers ou sur des am�liorations importantes qui ont �t� apport�es.
Rapports sur les progr�s de la v�rification de l'�laboration des syst�mes
La v�rification d'un syst�me en cours d'�laboration doit avoir lieu parall�lement � l'analyse du syst�me, et non pas apr�s sa mise en oeuvre. Par ailleurs, si le concepteur du projet est rapidement inform� des constatations de la v�rification, il pourra plus facilement apporter les correctifs qui s'imposent. Il est de toute �vidence que, plus la v�rification est effectu�e t�t dans le cycle d'�laboration, plus les solutions apport�es aux faiblesses dans l'analyse ou � la gestion de projet sont efficaces. C'est pour cette raison que des m�thodes d�taill�es ont �t� fournies au d�but du chapitre 3, � la rubrique � Aspects particuliers en mati�re de rapport �. (Voir la figure 1)
Aspects particuliers
La v�rification des syst�mes en cours d'�laboration se diff�rencie des v�rifications portant sur le fonctionnement du syst�me et les activit�s post�rieures � la mise en place par le fait qu'elle permet de � revoir � l'�laboration du m�me syst�me jusqu'� sept fois. Ainsi, une grande partie du travail accompli dans les �tapes initiales du processus d'�laboration devient un point de d�part pour la v�rification des �tapes plus tardives de l'�laboration. Le chapitre 3 a �t� r�dig� � la lumi�re de cette caract�ristique.
Le v�rificateur doit d�terminer si les activit�s du projet permettent de communiquer efficacement les incidences du projet sur les ressources humaines et si des mesures sont pr�vues pour traiter de ces incidences. Cet aspect particulier est �tudi� de fa�on plus d�taill�e au d�but du chapitre 3 et des objectifs de contr�le ont �t� int�gr�s au cycle de contr�le des activit�s li�es au projet (A).
Le v�rificateur doit �galement d�terminer, au tout d�but du processus d'�laboration, si le projet tient compte de la planification strat�gique du minist�re et s'il est directement li� aux objectifs de la haute direction. Les objectifs de contr�le des activit�s li�es au projet (A) (chapitre 3) ont �t� pr�vus � cette fin.
Le v�rificateur devrait songer � recommander la technique de v�rification et de corroboration fond�e sur l'�valuation du risque si les charg�s du projet ne l'utilisent pas d�j�. Le chapitre 3 renferme plus de pr�cisions � ce sujet.
On peut s'interroger sur l'objectivit� du v�rificateur dans son travail portant sur le fonctionnement du syst�me � une date ult�rieure, du fait qu'il participe au renforcement des contr�les, tout au d�but. Ce point est trait� de fa�on d�taill�e plus loin dans le rapport, mais on peut d�j� affirmer que l'affectation de v�rificateurs diff�rents � la v�rification portant sur le fonctionnement du syst�me devrait r�gler le probl�me (voir le renvoi � la NIP 1984-03 � la page 1).
Figure 1: Le co�t du changement
