ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie I : Pr�ambule

Le pr�sent Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor a pour but de fournir aux fonctionnaires f�d�raux des renseignements et des conseils pratiques sur la pr�paration et le d�p�t d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor. Il �tablit les normes minimales � l'�gard des pr�sentations et est con�u pour garantir que les ministres disposent de renseignements int�gr�s de grande qualit� afin de prendre des d�cisions avis�es. � cette fin, le Guide refl�te les orientations cl�s adopt�es par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (Secr�tariat) pour favoriser une responsabilisation et une gestion pangouvernementale am�lior�es.

Une nouvelle approche

L'am�lioration de la qualit� des renseignements et la responsabilit� � l'�gard des r�sultats constituent les �l�ments cl�s de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des d�penses. Cette approche soutient la gestion des r�sultats en �tablissant clairement les responsabilit�s des minist�res afin que soient mieux d�finis les r�sultats pr�vus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus d�cisionnel ax� sur les r�sultats en veillant � ce que tous les nouveaux programmes soient bien et enti�rement int�gr�s aux programmes existants, gr�ce � un examen de l'ensemble des d�penses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports � l'�gard de r�sultats en am�liorant la qualit� des rapports soumis au Parlement par les minist�res et pour l'ensemble du gouvernement.

Le Secr�tariat de concert avec le Bureau du Conseil priv� et le minist�re des Finances Canada, veille � �toffer le contenu des documents du Cabinet afin de fournir les renseignements et l'analyse n�cessaires pour appuyer le processus d�cisionnel. Par cons�quent, les m�moires au Cabinet (MC) et les pr�sentations au Conseil du Tr�sor exigeront maintenant que les minist�res indiquent clairement les liens existant entre les nouveaux programmes et les programmes existants, fixent des objectifs, des attentes et des r�sultats clairs, fournissent des d�tails au sujet des choix d'options et de m�canismes et incluent un calcul rigoureux des co�ts et des cadres de mesure du rendement.

Le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor int�gre de nombreuses am�liorations afin de rehausser la qualit� des renseignements et de consolider les liens entre l'�laboration des politiques et la mise en oeuvre de programmes et la pr�sentation de rapports.

Le pr�sent ouvrage donne des conseils de r�daction conviviaux assortis d'exemples se rapportant aux politiques afin de dresser un contexte complet et plusieurs hyperliens � des r�f�rences pertinentes. Il clarifie les attentes au chapitre de la planification et du processus et fournit un nouveau mod�le de pr�sentation comportant des caract�ristiques de s�curit� am�lior�es.

Le Guide pr�sente pour la premi�re fois les nouveaux outils de planification et d'�valuation, � savoir la Politique sur la structure de gestion des ressources et des r�sultats (SGRR), qui int�gre l'architecture des activit�s de programme (AAP), et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Des parties du Guide ont �t� �largies pour y int�grer l'expertise suppl�mentaire des affaires r�glementaires dont b�n�ficie actuellement le Secr�tariat. Les r�centes modifications mises en oeuvre dans le cadre du projet de renouvellement de l'ensemble des politiques sont prises en compte, s'il y a lieu, tout au long du Guide.

Le Guide tient �galement compte des renseignements pr�cis qu'exige le Conseil du Tr�sor sur le risque et les similitudes avec les autres programmes du gouvernement dans les pr�sentations. Il pr�cise la nouvelle exigence du Secr�tariat en ce qui concerne la ventilation distincte des co�ts de l'�valuation des programmes avec approbation par les chefs de l'�valuation des minist�res de la suffisance et la provenance du financement aux fins des ressources en � �valuation �, ainsi que l'exigence en mati�re de note d'information sur la comptabilit� d'exercice. Le Guide insiste toujours sur le r�le de l'agent financier sup�rieur ou du dirigeant principal des finances en ce qui a trait aux pr�sentations ayant des r�percussions financi�res.

Une nouvelle structure

La Partie 1 fournit le contexte de la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor et examine les fonctions des principaux acteurs.

La Partie 2 met en lumi�re l'importance de la planification pour le Conseil du Tr�sor, pr�sente le processus sous-tendant une pr�sentation au Conseil du Tr�sor et fait quelques rappels.

La Partie 3 explique la d�marche d�taill�e de la pr�paration d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor, des pr�paratifs incontournables � la pr�sentation en soi et � la touche finale.

La Partie 4 aborde la question des diverses autorisations et donne certains conseils strat�giques et des listes de v�rification pour aider le r�dacteur � couvrir tous les aspects qu'il doit traiter dans sa pr�sentation.

Dans les annexes, vous trouverez de l'information pr�cise sur une gamme de sujets cl�s et des exemples de pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Mises � jour

Le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor sera p�riodiquement mis � jour pour garantir qu'il prend en compte les modifications apport�es aux politiques et aux lois.

Dans le Guide, le terme � organisation f�d�rale � d�signe � la fois les minist�res, les organismes et les soci�t�s d'�tat.

1. Conseil du Tr�sor

Le Conseil du Tr�sor (le Conseil) est un comit� l�gislatif du Cabinet cr�� en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il se compose de six ministres, y compris le pr�sident du Conseil du Tr�sor, qui en assure la pr�sidence, et le ministre des Finances; le Conseil se r�unit p�riodiquement pour �tudier les pr�sentations des organisations f�d�rales. La liste des membres est pr�sent�e sur le site Web du Secr�tariat.

En juin 1997, le Premier ministre a d�sign� le Conseil du Tr�sor � titre de conseil de gestion du gouvernement. � ce titre, le Conseil doit avoir une vue d'ensemble compl�te des op�rations de l'�tat et exercer un leadership constant au chapitre de l'am�lioration des pratiques de gestion. Cela s'ajoute aux r�les traditionnels du Conseil, y compris son Secr�tariat, � titre d'employeur et de gestionnaire des d�penses.

Les responsabilit�s du Conseil du Tr�sor sont notamment les suivantes :

• � titre de gestionnaire des d�penses, le Conseil du Tr�sor a pour t�che de pr�parer le plan de d�penses du gouvernement (budget des d�penses) qui est d�pos� chaque ann�e au Parlement et de surveiller les d�penses de programmes dans les minist�res et les organismes f�d�raux.
• A titre d'employeur, il �nonce les modalit�s aux termes desquelles la fonction publique f�d�rale attire et maintient en poste le personnel dont elle a besoin. Le Conseil du Tr�sor est �galement charg� de l'orientation g�n�rale des politiques et des programmes f�d�raux en mati�re de langues officielles, relativement � la prestation de services au public, � la langue de travail et � la participation �quitable des Canadiens d'expression fran�aise et d'expression anglaise dans toutes les organisations f�d�rales.

• � titre de conseil de gestion, le Conseil du Tr�sor �tablit l'orientation strat�gique dans des domaines comme l'acc�s � l'information, la comptabilit�, la v�rification et l'�valuation, la passation de march�s, la gestion financi�re, les technologies de l'information, les biens immobiliers, la gestion des actifs du gouvernement, la protection des renseignements personnels, la s�curit� et le personnel.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada est l'organe administratif du Conseil du Tr�sor.

2. Pr�sentations au Conseil du Tr�sor

2.1 Qu'est-ce qu'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor?

Une pr�sentation est un document officiel soumis par un ministre au nom d'une organisation f�d�rale en vue d'obtenir du Conseil l'autorisation ou les pouvoirs qui permettront � cette organisation de mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de r�aliser dans des circonstances normales ou qui d�passe les pouvoirs qui lui sont conf�r�s.

Habituellement, les exigences � remplir pour obtenir l'approbation du Conseil sont d�finies dans la loi, les politiques du Conseil du Tr�sor ou d'autres d�cisions du Cabinet. Voici en quoi consistent g�n�ralement les demandes formul�es dans les pr�sentations :

• autorisation d'affecter des ressources d�j� approuv�es par le Cabinet ou pr�vues dans le budget f�d�ral;
• autorisation d'octroyer des subventions ou des contributions ou approbation des modifications apport�es aux modalit�s des programmes r�gissant l'octroi de subventions et de contributions;
• recommandations de l'approbation de d�crets ayant une incidence sur les ressources ou la fonction de gestion;
• autorisation de mener un projet ou une initiative dont les co�ts d�passent les pouvoirs d�l�gu�s au ministre;
• autorisation de conclure un march� qui d�passe les pouvoirs de l'organisation f�d�rale ou du ministre;
• d�rogation � une politique du Conseil du Tr�sor.

Le ministre responsable peut soumettre une proposition au Conseil du Tr�sor s'il estime qu'il est n�cessaire ou souhaitable de faire appel au jugement de l'ensemble du Conseil. Pour aider � pr�senter une vue d'ensemble au Conseil du Tr�sor, le ministre doit s'efforcer d'int�grer toutes les demandes d'autorisations pour une initiative particuli�re dans une seule pr�sentation.

Les organisations f�d�rales devraient consulter le Secr�tariat le plus t�t possible, afin de d�terminer si une initiative donn�e doit faire l'objet d'une pr�sentation. De plus, il se peut que le Secr�tariat recommande qu'une organisation f�d�rale pr�pare une pr�sentation, m�me en l'absence d'exigence formelle ou explicite � cet �gard.

Outre le fait qu'elles constituent un instrument central pour les organisations f�d�rales sollicitant des autorisations aupr�s du Conseil du Tr�sor, les pr�sentations servent aussi � fournir des renseignements utiles sur les activit�s des organisations f�d�rales et contribuent ainsi � l'�valuation, par le Conseil et par le Secr�tariat, de la gestion exerc�e au sein de ces organisations. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) traite de la qualit� des pr�sentations. Les organisations doivent pr�parer des pr�sentations conformes � des normes de haute qualit�, en tenant compte de tous ces facteurs, et elles doivent s'efforcer, non seulement de respecter, mais m�me de d�passer les exigences �nonc�es dans le pr�sent guide.

2.2 Comparaison – m�moires au Cabinet, pr�sentations au Conseil du Tr�sor et pr�sentations au gouverneur en conseil

Il existe une grande diff�rence entre un m�moire au Cabinet (MC), une pr�sentation au Conseil du Tr�sor et une pr�sentation au gouverneur en conseil. Le MC portera d'abord sur l'objet strat�gique et sur le financement global d'une nouvelle initiative de politique ou de programme. La pr�sentation au Conseil du Tr�sor fournit des renseignements sur la conception du programme, les co�ts pr�cis, les r�sultats attendus, ainsi que l'ex�cution et la mise en oeuvre du programme. La pr�sentation au gouverneur en conseil vise � obtenir une autorisation pr�cise de la part de l'ex�cutif.

M�me apr�s avoir re�u une approbation de principe, l'organisation f�d�rale n'a pas n�cessairement l'autorisation de donner suite � une d�cision du Cabinet. Elle doit souvent obtenir aussi l'approbation du Conseil ou du gouverneur en conseil. Le tableau qui suit r�capitule les diff�rences entre un MC, une pr�sentation au Conseil du Tr�sor et une pr�sentation au gouverneur en conseil.

	M�moire au Cabinet	Pr�sentation au CT	Pr�sentation au gouverneur en conseil
Objet	Faire approuver une politique ou une nouvelle initiative	Faire approuver les �l�ments entrant dans la conception, la mise en oeuvre et l'ex�cution d'un programme	Faire approuver un d�cret ou un r�glement particulier
Th�me central	Fondement de la politique ou du programme avec des objectifs clairement �tablis des r�sultats attendus; des liens avec les objectifs horizontaux; le lien entre les nouveaux programmes et les programmes existants; les options et les risques; les possibilit�s de r�affectation	Plan d�taill� de la conception et de la mise en oeuvre du programme; ventilation d�taill�e des co�ts; cadres de mesure des r�sultats et de responsabilisation; possibilit�s de r�affectation	R�glement, d�cret, nomination, approbation d'un plan organisationnel, d'ententes f�d�rales-provinciales et de transferts d'actifs
Information d�taill�e sur les ressources	Bien que les organisations f�d�rales soient habituellement tenues de pr�senter une ventilation des co�ts aux organismes centraux, le MC ne contient souvent que le total des ressources annuelles requises	Information d�taill�e sur les ressources et expos� pr�cis de l'objet auquel ces ressources seront affect�es lors de chaque exercice	Information limit�e (une analyse co�ts-avantages est requise pour la plupart des pr�sentations portant sur des r�glements)
Auditoire cible	Ministres du Cabinet	Ministres du Conseil du Tr�sor	Ministres du Conseil du Tr�sor, en qualit� de comit� du Conseil priv�
Principales organisations f�d�rales vis�es	L'organisation parrainant le MC, les organismes centraux et les autres organisations f�d�rales concern�es	L'organisation ou les organisations parrainant la pr�sentation (dans le cas d'une soci�t� d'�tat, cette derni�re et le minist�re dont elle fait partie du portefeuille) et le Secr�tariat	L'organisation ou les organisations parrainant la pr�sentation, le Bureau du Conseil priv�, le Secr�tariat et, parfois, le minist�re des Finances Canada

La pr�sentation au Conseil du Tr�sor traduit les fondements strat�giques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La pr�sentation donne des pr�cisions sur la mani�re dont l'organisation f�d�rale m�nera � bien l'initiative strat�gique, sur les raisons pour lesquelles la m�thode de mise en oeuvre propos�e est la meilleure dans les circonstances, sur la mani�re dont le projet contribuera � des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interop�rabilit� de l'information, sur les r�sultats attendus et les produits pr�vus, en conformit� avec la Structure de gestion, des ressources et des r�sultats (SGRR) de l'organisation, de m�me que sur les modalit�s de surveillance et d'�valuation au moyen desquelles cette derni�re s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs strat�giques vis�s, ce qui comprend des rapports d'�tape sur les r�sultats et les gains d'efficience pr�vus ainsi que sur les �ch�anciers et les co�ts anticip�s.

Bien que la pr�sentation puisse faire mention du MC et des d�cisions du Cabinet, il est g�n�ralement superflu d'y exposer de nouveau les fondements strat�giques. Cela dit, la pr�sentation doit �tre conforme aux d�cisions du Cabinet.

Pour en savoir plus sur les d�crets, consultez l'annexe A du pr�sent guide et le document intitul� Le processus d�cisionnel.

3. Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

� titre d'organe administratif du Conseil du Tr�sor, le Secr�tariat doit exercer le mandat d'appuyer le Conseil du Tr�sor en sa qualit� de comit� de ministres.

Le Secr�tariat est charg� de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Tr�sor pour les aider � s'acquitter de leur r�le au chapitre de l'optimisation des ressources et de la surveillance des fonctions de gestion dans les minist�res et les organismes.

Le Secr�tariat pr�sente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Tr�sor sur les politiques, les lignes directrices, les r�glements et les d�penses de programmes propos�es sous l'angle de la gestion des ressources de l'�tat. Les responsabilit�s du Secr�tariat concernant la gestion g�n�rale de l'administration publique influent sur des initiatives, des enjeux et des activit�s qui recoupent l'ensemble des secteurs strat�giques g�r�s par les minist�res et les organismes f�d�raux (comme cela est indiqu� dans le budget principal des d�penses). Le Secr�tariat assume �galement la fonction de contr�leur du gouvernement.

En vertu des pouvoirs g�n�raux que lui conf�rent les articles 5 � 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secr�tariat aide le Conseil du Tr�sor � exercer son r�le d'administrateur g�n�ral et d'employeur de la fonction publique.

3.1 Orientation et soutien offerts par le Secr�tariat

Les analystes du Secr�tariat sont des agents de liaison cl�s entre le Secr�tariat et les organisations f�d�rales. Ils remplissent un r�le de premier plan afin d'assurer un suivi int�gr� des pratiques de gestion en vigueur dans ces organisations. Ils ont pour t�che de proc�der � une analyse et de formuler des recommandations relativement � chaque pr�sentation aux ministres du Conseil. Dans le cadre de leur travail d'analyse, ils feront appel au besoin � des coll�gues du Secr�tariat poss�dant des connaissances sp�cialis�es pertinentes dans le contexte de la pr�sentation, notamment au sein des entit�s suivantes :

• les centres strat�giques concern�s (p. ex., analystes des paiements de transfert dans le cas d'une pr�sentation relative � des subventions ou � des contributions, ou sp�cialistes des relations de travail dans le cas de dossiers de r�mun�ration);
• les secteurs op�rationnels (pour des conseils sur des points relatifs aux finances, � la gestion ou aux programmes);
• le Centre d'excellence en �valuation (pour l'�tude de travaux d'�valuation et de cadres de gestion et de responsabilisation ax�s sur les r�sultats (CGRR));
• le Secteur de la v�rification interne (pour l'�valuation de v�rifications et de cadres de v�rification fond�s sur le risque);
• la Direction du dirigeant principal de l'information (pour l'�valuation d'investissements importants et de syst�mes de gestion de l'information/technologie de l'information (GI/TI), ou encore de plans de conception ou d'am�lioration de services destin�s aux citoyens et aux entreprises canadiennes);
• des sp�cialistes en mati�re d'approvisionnements et de gestion de projets (pour les pr�sentations relatives � des projets, � la passation de march�s ou � des biens immobiliers);
• l'Agence de la fonction publique du Canada (pour l'�valuation de la classification et de la structure des postes de niveaux EX-4 et EX-5);
• les Affaires r�glementaires (pour obtenir des conseils et des analyses � l'�gard de pr�sentations relatives � des dispositions r�glementaires ou de pr�sentations au gouverneur en conseil).

De cette mani�re, les centres comp�tents du Secr�tariat peuvent avoir la possibilit� de fournir des commentaires et des conseils au sujet de l'orientation qui convient aux fins des pr�sentations.

3.2 Examen des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

Apr�s avoir consult� des coll�gues, l'analyste du Secr�tariat collaborera avec des personnes-ressources de l'organisation f�d�rale et avec des gestionnaires de programmes afin d'accomplir les t�ches suivantes :

• Fournir des commentaires et des conseils au sujet de la version provisoire de la pr�sentation. L'analyste peut porter son attention sur n'importe lequel des �l�ments de la pr�sentation, mais il se concentrera g�n�ralement sur des aspects comme les exigences strat�giques, la d�finition pr�cise des autorisations n�cessaires, la proposition et l'information sur les co�ts et la provenance des fonds; il �valuera �galement si la pr�sentation doit �tre modifi�e et, le cas �ch�ant, de quelle mani�re, de fa�on � ce que les ministres du Conseil disposent d'un expos� clair des faits, assorti de motifs convaincants.
• Remplir une fonction de remise en question pour s'assurer que la pr�sentation a �t� analys�e � fond, en tenant compte de points comme les autorisations, les priorit�s, l'abordabilit�, l'efficacit�, l'ex�cution des programmes, la protection des fonds publics, la mesure du rendement, l'int�grit� des programmes, les co�ts et le financement, le risque et le soutien rattach� � la SGRR de l'institution.
• D�battre des solutions possibles en vue de l'�tude de la pr�sentation par le Conseil. Une fois toutes les questions clairement �nonc�es puis r�gl�es, l'analyste fera officiellement inscrire la pr�sentation � l'ordre du jour d'une r�union du Conseil. Il formulera ensuite des conseils � l'intention des ministres du Conseil, fournira un aper�u de la pr�sentation et des enjeux qui s'y rattachent et fera des recommandations. � l'approche de la date de la r�union, la pr�sentation et les conseils du Secr�tariat seront examin�s par des cadres sup�rieurs de ce dernier, ce qui peut donner lieu � de nouvelles demandes de renseignements ou de pr�cisions aupr�s de l'organisation f�d�rale. Si celle-ci tarde � donner suite � ces demandes, cela peut faire en sorte que l'�tude de la pr�sentation soit report�e � une r�union subs�quente.

Il arrive que plusieurs versions d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor soient r�dig�es. Le temps exig� pour ces travaux de r�daction et pour la liaison entre le Secr�tariat et l'organisation qui parraine la pr�sentation peut varier, mais cela prendra en moyenne de deux � trois mois, selon la complexit� de la pr�sentation ou le nombre de pr�sentations mises de l'avant de fa�on simultan�e.

3.3 Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor

Le personnel des organisations f�d�rales qui s'occupe de la coordination des pr�sentations au Conseil du Tr�sor assure une liaison �troite avec le Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor, qui coordonne toutes les pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Le Centre re�oit et traite toutes les pr�sentations au Conseil du Tr�sor provenant d'organisations f�d�rales. Il fournit un soutien logistique pour les r�unions du Conseil et g�re l'�tablissement des calendriers ainsi que la r�daction et la distribution de documents en pr�vision des r�unions. Il veille �galement � ce que les d�cisions du Conseil soient transmises aux organisations parrainant les pr�sentations.

4. R�le des minist�res, des organismes et des soci�t�s d'�tat

Pour s'assurer qu'ils �valuent les risques financiers, respectent les pouvoirs financiers et mettent en place des contr�les financiers efficients et efficaces avant le lancement des programmes, les minist�res sont tenus de faire appel � l'agent financier sup�rieur (AFS) (ou au dirigeant principal des finances (DPF)) dans le cadre de l'�laboration et de la mise en œuvre de nouveaux programmes ou de projets d'envergure, ou lorsque des modifications apport�es � un programme ont ou risquent d'avoir des r�percussions financi�res importantes.

La plupart des organisations f�d�rales ont adopt� une proc�dure servant � obtenir l'approbation et la signature du ministre; cette proc�dure exigera notamment que l'on obtienne l'autorisation d'intervenants cl�s, notamment l'administrateur g�n�ral, l'agent financier sup�rieur (AFS) ou le dirigeant principal des finances (DPF), le sous-ministre adjoint qui parraine la pr�sentation, les services juridiques, les services de v�rification interne, etc. L'AFS ou le DPF de l'organisation doit � cet �gard attester � l'administrateur g�n�ral que, selon son opinion professionnelle, les renseignements fournis dans la pr�sentation sont fiables et qu'une analyse soigneuse et un contr�le diligent ont �t� effectu�s; il lui appartient aussi de recommander que l'on se conforme � la marche � suivre propos�e dans la pr�sentation.

Le premier contact avec le Secr�tariat est en g�n�ral �tabli par le personnel des services minist�riels de l'organisation d�s les premi�res �tapes du processus. Cela facilite la pr�paration d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor qui soit compl�te et conforme aux politiques du Conseil du Tr�sor.