ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Partie III : R�daction d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor

8. Pr�paratifs

Personnes et services cl�s � consulter :

• les services minist�riels de l'organisation, au sujet du contexte, de l'�ch�ancier, du processus de pr�sentation et des pr�sentations ant�rieures sur le m�me sujet, le cas �ch�ant, ainsi que pour faire le point sur les attentes actuelles du Conseil et du Secr�tariat;
• l'analyste du Secr�tariat, par l'entremise des services minist�riels de l'organisation, pour obtenir des conseils et une orientation;
• l'unit� de coordination des pr�sentations de l'organisation;
• les services de traduction.

Exemples de documents pertinents � obtenir :

• Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor;
• pr�sentations ant�rieures;
• politiques et lignes directrices pertinentes du Conseil du Tr�sor;
• m�moires au Cabinet et rapport des d�cisions, le cas �ch�ant;
• documents de planification de l'organisation, notamment son architecture des activit�s de programme (AAP), son rapport sur les plans et les priorit�s et son rapport minist�riel sur le rendement, s'ils sont jug�s pertinents;
• l�gislation applicable.

9. R�daction d'une pr�sentation – �tape par �tape

Le mod�le de pr�sentation au Conseil du Tr�sor est disponible sur le site Web Publiservice. On trouvera � l'annexe F du pr�sent guide des exemples courants de pr�sentations au CT.

La pr�sentation au Conseil du Tr�sor comporte les sections suivantes.

9.1 Objet

Cette section sert � indiquer le titre de la pr�sentation et son objet principal, que l'on formulera id�alement en 30 mots ou moins. Les termes que l'on retrouve dans le titre doivent concorder avec le nom du programme en cause tel qu'il appara�t dans l'AAP approuv�e de l'institution.

9.2 Autorisation

Cette section permet aux ministres du Conseil de savoir en vertu de quels pouvoirs la pr�sentation lui est soumise. Il peut s'agir d'une loi, d'un r�glement, d'une politique ou d'une approbation ant�rieure du Conseil ou du Cabinet.

Si l'approbation remonte � un gouvernement pr�c�dent, les renvois � une approbation ant�rieure donn�e par le Conseil du Tr�sor doivent �tre indiqu�es suivant le mois et l'ann�e de la r�union du Conseil plut�t que d'apr�s le num�ro de la d�cision. Les documents du Cabinet ne sont pas transmis d'un gouvernement au suivant.

Si les autorisations juridiques ne sont pas clairement �tablies, le Secr�tariat pourra demander si l'organisation parrainant la pr�sentation a obtenu une opinion de ses services juridiques � ce sujet.

9.3 Proposition

Cette section a pour but de fournir aux ministres du Conseil du Tr�sor une id�e pr�cise des autorisations que le ministre de l'organisation responsable demande au Conseil. Il s'agit d'une section cl�, car elle �nonce les autorisations qui seront accord�es � l'organisation une fois la pr�sentation approuv�e (� moins qu'elle ne soit modifi�e par le Conseil du Tr�sor).

L'organisation doit exposer chaque autorisation demand�e, par exemple :

• rajustements apport�s au financement;
• prime pour locaux;
• pr�l�vement temporaire sur le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor;
• pr�l�vement permanent sur le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor;
• approbation d'une nouvelle subvention d�sign�e;
• approbation des modalit�s de nouvelles subventions de cat�gorie, de nouvelles contributions de cat�gorie ou de contributions;
• approbation d'une hausse d'une subvention d�sign�e ou d'une subvention de cat�gorie existante;
• contributions remboursables;
• affectations bloqu�es temporaires;
• d�blocage d'affectation bloqu�es temporaires;
• affectations bloqu�es permanentes;
• affectations � fins d�termin�es;
• transferts entre cr�dits (internes ou externes);
• augmentations des recettes nettes en vertu d'un cr�dit;
• rajustements apport�s � l'architecture des activit�s de programme (AAP);
• approbation de l'autorisation du projet;
• fonds renouvelables – acc�s aux fonds inutilis�s;
• propositions de d�l�gation de pouvoir pour �mettre et modifier des directives ou des normes particuli�res associ�es � une politique approuv�e par le Conseil du Tr�sor (s'applique seulement aux pr�sentations en mati�re de politique du Secr�tariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

Des exemples de propositions sont fournis dans ce guide sous les rubriques appropri�es.

L'analyste du Secr�tariat doit �tre consult� aux fins de la formulation de cette section.

9.4 Co�t et provenance des fonds

Cette section sert � fournir aux ministres du Conseil du Tr�sor une id�e pr�cise des fonds requis, au total ainsi que lors de chaque exercice, et de la source de ces fonds. S'il n'y a pas de co�ts en jeu, cela doit �tre pr�cis� sous la rubrique � Co�t �; dans le cas contraire, l'organisation responsable doit pr�ciser les co�ts (total et ventilation par exercice et par cat�gorie).

On trouvera � l'annexe B les mod�les d'�tablissement des co�ts requis qui doivent �tre remplis pour chaque autorisation financi�re demand�e dans la pr�sentation. Ces tableaux �noncent les renseignements financiers que l'organisation responsable doit fournir (s'il y a lieu) � l'�gard des politiques, des programmes et des projets nouveaux (p. ex., salaires, r�gime d'avantages sociaux des employ�s et frais de locaux).

L'annexe C expose des donn�es �tablies selon la comptabilit� d'exercice pour les acquisitions d'immobilisations. Aux fins d'�tablir le co�t des projets, il faut prendre en compte le co�t total du projet ainsi que celui de l'approbation pr�liminaire de projet (APP) et de l'approbation d�finitive de projet (ADP). On pourra consulter des sp�cialistes financiers � l'interne ou l'analyste du Secr�tariat afin d'obtenir de l'aide � ce sujet.

L'annexe F indique le libell� pr�cis de la demande d'autorisation financi�re dans la pr�sentation.

Dans la section relative � l'affectation des fonds, il faut pr�ciser le num�ro et le nom du cr�dit (ainsi qu'il figure dans le plus r�cent budget des d�penses d�pos�) auquel seront affect�s les fonds. S'il y en a plus d'un, il faut ventiler l'affectation par cr�dit dans un tableau.

� la rubrique � Source des fonds �, pr�cisez d'o� proviendront les fonds destin�s � la proposition. La provenance des fonds doit �tre d�termin�e et approuv�e pr�alablement � la r�daction et � la pr�paration de la pr�sentation. Le Conseil n'examinera les pr�sentations qui requi�rent des fonds que si une source de fonds est confirm�e.

Plus particuli�rement :

• Indiquer le total du financement aux fins du ou des projets ou programmes, la p�riode vis�e, le nom du cr�dit auquel les fonds sont affect�s et la source des fonds, pr�cisant de mani�re distincte les montants de la TPS et la TVH inclus.
• Dans cette section, il faut donner des d�tails non seulement sur la demande de financement, mais aussi sur le co�t total du projet ou du programme. � remarquer que le co�t total peut �tre sup�rieur au financement demand� par l'entremise de la pr�sentation (p. ex., l'organisation pourrait r�affecter des fonds de ses niveaux de r�f�rence ou des fonds pourraient avoir d�j� �t� approuv�s).
• Quand les r�percussions financi�res aux fins du budget et des �tats financiers (c.-�-d., comptabilit� d'exercice int�grale) varient de celles sur les affectations (c.-�-d., comptabilit� de caisse modifi�e, comptabilit� d'exercice partielle), il faut aussi fournir un profil sous forme de tableau pluriannuel suivant la comptabilit� d'exercice int�grale.

9.5 Langues officielles

Cette section a pour but de fournir aux ministres une analyse de tout enjeu reli� aux langues officielles. Le Conseil du Tr�sor, par l'entremise de l'Agence de la fonction publique du Canada, est responsable de l'�laboration et de la coordination g�n�rale des politiques et des programmes relatifs � la mise en oeuvre des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO). Patrimoine canadien est responsable de la partie VII de la LLO.

Les organisations f�d�rales qui font des pr�sentations au Conseil du Tr�sor doivent analyser les effets de leurs propositions sur le bilinguisme institutionnel (parties IV, V et VI de la LLO) ainsi que l'�panouissement et le d�veloppement des minorit�s anglophones et francophones au Canada et la pleine reconnaissance et l'usage du fran�ais et de l'anglais dans la soci�t� canadienne (partie VII).

Par souci de clart�, une liste de v�rification et un guide d'analyse d'incidences ont �t� �labor�s (voir l'annexe E) afin de d�terminer les �l�ments devant faire l'objet d'une analyse d'incidences. Cette analyse doit porter sur les mesures prises ou pr�vues afin de s'assurer que le programme ou l'initiative est conforme aux exigences en mati�re de langues officielles. Toute incidence qu'une initiative pourrait avoir sur les langues officielles doit �tre expos�e de fa�on concise dans la pr�sentation.

9.6 V�rifications et �valuations

Cette section donne aux ministres un aper�u des conclusions des v�rifications et des �valuations ant�rieures pouvant �tre pertinentes relativement � la proposition; elle sert aussi � d�crire bri�vement les plans �tablis dans ces domaines. En l'absence de v�rification ou d'�valuation ant�rieure ou pr�vue, l'organisation inscrira simplement � sans objet �.

9.6.1 V�rifications

Cette section devrait d�terminer si des v�rifications faites par le minist�re, le Bureau du v�rificateur g�n�ral du Canada ou des organismes centraux ont d�j� �t� effectu�es et si elles ont un lien direct avec l'objet de la pr�sentation et les autorisations demand�es au Conseil. Dans l'affirmative, la pr�sente section devrait d�terminer les r�percussions pour la pr�sentation et relever les conclusions pertinentes, les recommandations et les progr�s r�alis�s par rapport au plan d'action de la direction du minist�re.

Les mentions de v�rifications � venir devraient �tre approuv�es par le chef de la v�rification du minist�re afin que ces engagements soient conformes au plan annuel de v�rification du minist�re, envisag�es de fa�on appropri�e par rapport au risque et � leur importance et financ�es. Il faut pr�ciser l'objet, le calendrier et les sources de financement de ces travaux.

Les cadres de v�rification fond�s sur le risque (CVFR) exig�s aux termes de la Politique sur les paiements de transfert ou autrement exig�s par le Secr�tariat devraient �tre joints � la pr�sentation et mentionn�s dans cette section.

9.6.2 �valuations

Dans cette sous-section, on mentionnera les �valuations pertinentes du point de vue de la pr�sentation, de m�me que les constatations et les recommandations pouvant avoir une incidence sur les autorisations demand�es au Conseil.

L'information concernant les �valuations effectu�es � l'�gard de programmes et de politiques vis�s par la pr�sentation doit notamment faire �tat des r�sultats obtenus jusqu'ici et des correctifs apport�s. Si l'organisation f�d�rale doit proroger ou modifier un programme et qu'aucun examen ou aucune �valuation n'a eu lieu, ce fait doit �tre mentionn�.

Les ressources requises pour toutes les activit�s d'�valuation doivent figurer s�par�ment dans les tableaux des co�ts. Le chef de l'�valuation au sein de l'organisation doit donner son approbation afin de confirmer que les ressources indiqu�es ont effectivement �t� pr�vues, conform�ment aux niveaux et aux �ch�anciers requis, et que des ressources sont affect�es � la fonction d'�valuation de l'organisation.

Tous les plans d'�valuation ainsi que les strat�gies et les cadres rattach�s aux activit�s d'�valuation (p. ex., les CGRR qui se rapportent � la pr�sentation) doivent �galement �tre mentionn�s. Il convient de mentionner que les CGRR devraient �tre consid�r�s, au m�me titre que les �valuations, comme des documents publics et qu'ils peuvent �tre partag�s avec les intervenants.

9.6.3 Approche chronologique

Il peut �tre plus facile de pr�parer cette section en adoptant une approche chronologique :

• Quelles v�rifications a-t-on effectu�es? Quelles ont �t� les principales observations?
• Quelles �valuations a-t-on effectu�es? Quelles ont �t� les principales observations?
• Quels sont les r�sultats attendus de la cr�ation ou de l'expansion du programme, comment les mesurera-t-on et de quelle mani�re influeront-ils sur les r�sultats obtenus par ailleurs par l'organisation et le gouvernement?
• Quelles sont les �valuations pr�vues?
• Quelles sont les v�rifications pr�vues?

9.7 Remarques

Il convient de num�roter les paragraphes de cette section afin qu'il soit plus facile de s'y r�f�rer. L'annexe D fournit une liste de points que l'on y retrouve couramment.

Le but est de pr�senter aux ministres le contexte et les motifs �tayant la proposition. C'est ici que l'on expose l'essentiel du contenu de la pr�sentation :

• Il faut �noncer le contexte en termes non techniques et expliquer de fa�on claire et concise les enjeux ainsi que les raisons justifiant chaque demande et chaque autorisation.
• L'accent doit �tre mis sur les r�percussions rattach�es au programme vis� par la proposition.
• Il peut �tre utile d'utiliser des rubriques comme objet, contexte, description du programme, risques, gouvernance, responsabilisation, coordination, mesure du rendement et rapports. La description du programme doit �tablir clairement la pertinence de ce dernier dans l'optique de l'AAP approuv�e.

Il faut fournir une information suffisante pour que les ministres du Conseil du Tr�sor puissent situer la proposition dans son juste contexte. On peut � cette fin fournir un r�sum� des approbations strat�giques, des approbations ant�rieures donn�es par le Conseil du Tr�sor et des r�sultats de v�rifications ou d'�valuations men�es dans le pass�. Il convient de pr�ciser certains points :

• Dans le cas d'une initiative nouvelle ou modernis�e, il faut d�crire les objectifs et la conception du programme, expliquer pourquoi on a fait ce choix conceptuel et exposer la mani�re dont l'organisation utilisera les ressources demand�es pour atteindre les objectifs en question.
• Il faut aussi d�crire avec pr�cision les r�sultats attendus, leur lien avec les programmes et les r�sultats strat�giques de l'organisation et la m�thode que cette derni�re emploiera pour mesurer les r�sultats (notamment en se reportant � un CGRR).
• Il faut fournir des renseignements d�taill�s sur les risques qu'il faudra g�rer, y compris les risques financiers, organisationnels, associ�s � l'historique de la question, administratifs et propres au projet et sur les mesures appliqu�es pour att�nuer ces risques.
• Il faut fournir des pr�cisions sur les liens, la compl�mentarit� ou les chevauchements avec d'autres programmes de l'organisation parrainant la pr�sentation ou d'autres organisations ayant des objectifs semblables. Il faut expliquer la raison pour laquelle cette proposition devrait avoir le feu vert compte tenu de ces facteurs.

9.7.1 Analyse du risque

Toute pr�sentation au Conseil du Tr�sor doit faire l'objet d'une analyse en fonction de diff�rentes cat�gories g�n�rales de risque :

• la complexit� entourant la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, nombre et nature des politiques applicables, dossiers ant�rieurs �tudi�s par le Conseil ou le Secr�tariat, nature des obligations de rendre compte en jeu, comme les liens horizontaux;
• la robustesse des structures, des obligations de rendre compte et des r�gimes de gestion de l'organisation dans l'optique de la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, exp�rience ant�rieure de l'organisation dans le cadre d'activit�s similaires, suffisance des ressources et liens avec l'AAP;
• les enjeux ant�rieurs ou actuels associ�s � la mise en oeuvre de la proposition;
• le risque financier, entre autres, l'ampleur des co�ts requis et les r�percussions que cela peut engendrer.

On proc�de en outre � une analyse du risque dans le cas de certains projets. La pr�sentation doit fournir des pr�cisions sur les risques � g�rer, les mesures d'att�nuation envisag�es et les risques r�siduels, le cas �ch�ant (on pourra � cette fin se reporter � un CVFR ou proc�der � une analyse du risque cibl�e).

9.7.2 D�veloppement durable

Le cas �ch�ant, il faut tenir compte des r�percussions des initiatives pr�sent�es au Conseil du Tr�sor sous l'angle du d�veloppement durable.

Le d�veloppement durable s'entend du d�veloppement qui permet de r�pondre aux besoins de la g�n�ration actuelle sans compromettre la capacit� de satisfaire ceux des g�n�rations futures. En pratique, il faut envisager l'int�gration des consid�rations socio�conomiques et environnementales pour appuyer les d�cideurs. Un certain nombre d'initiatives f�d�rales touchant les lois, les politiques et les programmes ont fix� des exigences pour promouvoir et appuyer le d�veloppement durable. Consulter l'annexe D pour obtenir d'autres directives.

9.7.3 Analyse comparative entre les sexes

� titre de rappel, mentionnons que l'analyse comparative entre les sexes consiste en l'int�gration syst�matique des diff�rences sociales et �conomiques entre les sexes aux processus li�s aux politiques, � la planification et � la prise de d�cisions, de sorte que les r�sultats pr�vus soient �quitables pour les deux sexes. Cet angle d'examen des politiques permet de d�terminer en quoi les politiques publiques touchent diff�remment les hommes et les femmes.

Les organisations f�d�rales ont la responsabilit� finale d'�laborer des politiques et des programmes conformes aux politiques g�n�rales du gouvernement, y compris en ce qui a trait � l'analyse comparative entre les sexes. On s'attend � ce qu'elles prennent en consid�ration ces facteurs au moment de l'ex�cution de l'analyse initiale, g�n�ralement au d�but du processus, par exemple � l'�tape de la pr�paration du m�moire au Cabinet. Ainsi, les pr�occupations relatives � l'analyse comparative entre les sexes, ainsi qu'� d'autres enjeux strat�giques transversaux, devraient �tre int�gr�es � la conception initiale des programmes et initiatives. Au moment de la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor visant l'obtention de l'approbation d'�l�ments de programmes, les organisations f�d�rales doivent tout de m�me proc�der � une derni�re v�rification pour s'assurer que la proposition est conforme en ce qui a trait � l'analyse comparative entre les sexes, et rendre compte de leurs constatations dans la pr�sentation au CT.

Pour en savoir davantage, consultez l'information pr�par�e par Condition f�minine Canada (CFC) sur le sujet de l'analyse comparative entre les sexes. Les analystes de CFC peuvent �galement r�pondre � vos questions.

9.8 Personne-ressource

On fournira aux ministres et au Secr�tariat les coordonn�es d'une personne-ressource cl� de l'organisation aupr�s de laquelle on peut obtenir des renseignements compl�mentaires sur la pr�sentation. Il faut pr�ciser le nom, le poste, l'adresse de courriel et le num�ro de t�l�phone de ce fonctionnaire. Dans le cas des pr�sentations sur la passation de march�s, les noms et les coordonn�es de deux personnes-ressources devraient �tre fournis : l'une du secteur des acquisitions et de la gestion du mat�riel, l'autre du secteur technique ou op�rationnel de l'organisation responsable.

9.9 Annexes

Le but de cette section est de fournir aux ministres des renseignements sur des aspects particuliers de la pr�sentation dans le but d'�tayer certains �l�ments de la proposition. Un r�sum� des annexes doit �tre fourni dans une des sections centrales de la pr�sentation, par exemple celle qui est r�serv�e aux remarques.

Les annexes peuvent contenir l'information suivante : donn�es d�taill�es sur les co�ts (se reporter aux annexes B et C), plan de communication, cadre de gestion des ressources humaines, cadre de gestion du risque, rapport d'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e, protocole d'entente entre organisations f�d�rales, modalit�s de programmes de contributions ou de subventions globales, crit�res donnant droit � des subventions, r�glementation propos�e, y compris un r�sum� de l'�tude d'impact de la r�glementation, CGRR et CVFR.

Les annexes des pr�sentations au Conseil du Tr�sor en mati�re de politique doivent comprendre une copie des instruments strat�giques soumis pour une approbation, un plan de mise en oeuvre et une strat�gie de communication.

Toutes les annexes doivent comprendre les num�ros et lettres de r�f�rence qui apparaissent sur la derni�re page de la pr�sentation.

Nota : Une annexe est un document fourni � l'appui d'une pr�sentation. Tout document rattach� � une annexe constitue une pi�ce jointe. Ces documents doivent eux aussi �tre traduits car ils font partie de la pr�sentation officielle.

10. Touche finale

10.1 Signature des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

Le ministre comp�tent, au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ou un autre ministre autoris� par d�cret � repr�senter un ministre absent, approuvera en apposant sa signature :

• les pr�sentations visant � demander des ressources suppl�mentaires ou � proposer d'autres changements touchant les cr�dits approuv�s par le Parlement (p. ex., transferts entre cr�dits) ou les autorisations accord�es par le Conseil;
• les pr�sentations visant � ce que le Conseil formule des recommandations � l'intention du gouverneur en conseil, notamment en vue de la prise ou de la modification de r�glements;
• les pr�sentations au Conseil du Tr�sor � titre de comit� du Conseil priv�;
• les pr�sentations ou modifications portant sur des changements apport�s aux r�sultats strat�giques et/ou activit�s de programme de l'architecture des activit�s de programme;
• les ententes f�d�rales-provinciales portant sur l'utilisation des fonds f�d�raux;
• les pr�sentations visant � demander l'autorisation d'�tablir un nouvel organisme en vertu de la LGFP ou de modifier sensiblement le mandat ou les activit�s d'un organisme existant;
• les pr�sentations visant � demander l'autorisation de conclure des march�s portant sur des biens, des services ou des travaux de construction, en conformit� avec la Politique sur les march�s;
• l'approbation d'op�rations immobili�res d�passant les pouvoirs attribu�s aux organisations f�d�rales aux termes des politiques du Conseil;
• l'autorisation d'accorder des subventions ou des contributions, ou l'approbation des modalit�s de programmes de subventions ou de contributions;
• les propositions visant � demander au Conseil de r��valuer l'une de ses d�cisions ant�rieures;
• les pr�sentations soumises au nom des soci�t�s d'�tat;
• les pr�sentations visant � obtenir une d�rogation � des politiques du Conseil;
• les pr�sentations d'un ministre visant � obtenir une d�cision concernant un d�saccord entre un ministre et un administrateur de comptes relativement � l'interpr�tation ou � l'application d'une politique, d'une directive ou d'une norme du Conseil du Tr�sor;
• les pr�sentations visant � faire approuver des politiques du Conseil du Tr�sor, qu'elles soient nouvelles ou modifi�es;
• les politiques ou les programmes en mati�re de ressources humaines, nouveaux ou modifi�s;
• les pr�sentations portant sur les conventions collectives;
• les pr�sentations visant � obtenir l'approbation d'un projet;
• la r�mun�ration des groupes exclus, y compris les budgets des cabinets des ministres et des bureaux des secr�taires d'�tat;
• les pr�sentations relatives � la classification et � la structure des postes de niveaux EX-4 et EX-5;
• les pr�sentations concernant des modifications devant �tre apport�es aux politiques, aux normes ou aux directives du Conseil du Tr�sor (s'applique seulement aux pr�sentations strat�giques du Secr�tariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

10.2 D�l�gation des pouvoirs de signature

Dans le cas des pr�sentations non mentionn�es ci-dessus, le ministre comp�tent peut d�l�guer son pouvoir de signature � un ministre d'�tat, � un sous-ministre ou � un sous-ministre adjoint.

Le ministre doit communiquer au pr�sident du Conseil du Tr�sor le nom et le titre du poste de chaque ministre ou fonctionnaire � qui de tels pouvoirs ont �t� d�l�gu�s, en utilisant un formulaire de d�l�gation de pouvoir de signature. Chaque organisation f�d�rale doit fournir au Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor une liste des personnes � qui des pouvoirs de signature sont d�l�gu�s ainsi qu'une carte de sp�cimen de signature pour chacune d'elles. Les formulaires et les cartes d�ment remplis doivent �tre transmis au pr�sident du Conseil du Tr�sor par l'interm�diaire du Centre. � d�faut de recevoir ces documents, le Centre refusera de traiter les pr�sentations.

Bien qu'il ne soit pas n�cessaire d'indiquer au Secr�tariat la cat�gorie et le niveau des pr�sentations que peut approuver chaque personne � qui un pouvoir de signature est d�l�gu�, les organisations f�d�rales doivent pr�voir des contr�les internes � cet �gard.

10.3 Signature de pr�sentations conjointes et de pr�sentations globales

Des signatures conjointes sont exig�es lorsque plus d'un ministre est en cause. Le point sera supprim� de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures d'une pr�sentation conjointe n'est pas re�ue � la date limite. Veuillez noter qu'une proc�dure diff�rente d'approbation formelle peut exceptionnellement �tre utilis�e, � la condition d'�tre approuv�e par le secr�taire du Conseil du Tr�sor.

10.4 Transmission de la pr�sentation au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

La pr�sentation et les pi�ces jointes doivent �tre fournies en fran�ais et en anglais.

Une fois la version finale de la pr�sentation sign�e par le ministre, l'organisation doit transmettre l'original et 15 copies (recto-verso, trois perforations) au Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor, Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada, 8^e �tage, tour Est, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario), K1A 0R5.

Les pages composant chaque copie doivent �tre r�unies � l'aide d'une agrafe, d'un trombone ou par un autre moyen.

Seul l'original doit �tre sign�. L'original et les copies ne doivent pas comporter d'autres signatures ou initiales.

10.5 Pr�sentations tardives

Les pr�sentations re�ues apr�s la date limite seront inscrites � l'ordre du jour de la r�union suivante du Conseil. Si l'on veut que le Conseil examine une pr�sentation urgente achemin�e apr�s la date limite, il faut soumettre au pr�sident du Conseil du Tr�sor l'original d'une lettre sign�e par le ministre justifiant cet examen urgent. La lettre doit �tre transmise par l'interm�diaire du Centre du Conseil du Tr�sor.

La d�cision d'inscrire des pr�sentations urgentes � l'ordre du jour du Conseil est laiss�e enti�rement � la discr�tion du pr�sident.

Les organisations qui entendent pr�senter une telle demande doivent en informer l'analyste du Secr�tariat le plus t�t possible.

10.6 Retrait d'une pr�sentation

Le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint peut pr�senter une lettre au pr�sident du Conseil du Tr�sor (par l'entremise du Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor) pour demander le retrait d'une pr�sentation. Le Secr�tariat renverra toutes les copies de la pr�sentation � l'organisation f�d�rale, le Centre conservant l'original.

S'il s'agit d'une pr�sentation conjointe, le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint de l'organisation f�d�rale responsable au premier chef peut pr�senter une lettre au pr�sident du Conseil du Tr�sor (par l'entremise du Centre), au nom de toutes les organisations f�d�rales en cause, pour demander le retrait de la pr�sentation.

10.7 Changement de ministre

Si un nouveau ministre entre en fonction, il doit signer de nouveau la pr�sentation ou informer par �crit le pr�sident de sa volont� que le Conseil examine la pr�sentation sign�e par le ministre pr�c�dent. Il doit aussi produire un nouveau formulaire de d�l�gation de pouvoir de signature confirmant ou modifiant les pouvoirs de signature.

10.8 Changement de gouvernement

Si un nouveau gouvernement arrive au pouvoir, toutes les copies des pr�sentations sont retourn�es aux organisations concern�es, � qui l'on demandera de les soumettre de nouveau. L'original des pr�sentations est conserv� par le Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor.

10.9 Documents confidentiels du Cabinet et d�signation de s�curit�

Aux termes de la Loi sur la preuve au Canada, les pr�sentations au Conseil du Tr�sor sont r�put�es �tre des documents confidentiels du Cabinet.

L'organisation qui soumet la pr�sentation doit d�cider de la d�signation de s�curit� ou de la classification de cette derni�re. Toutefois, le niveau de s�curit� le plus bas pouvant �tre attribu� � ce type de document est Prot�g� B. Il faut indiquer la d�signation sur la premi�re page de la pr�sentation. La Politique sur la s�curit� fournit de plus amples renseignements � ce sujet

10.10 R�unions du Conseil du Tr�sor

Lorsque le Parlement si�ge, le Conseil du Tr�sor se r�unit habituellement une fois par semaine. Durant l'�t�, il se r�unira peut-�tre une fois ou deux. Le Secr�tariat informe les services minist�riels et les services de coordination des pr�sentations des organisations au sujet des r�unions du Conseil du Tr�sor � venir. Le Secr�tariat �tablit l'ordre du jour de ces r�unions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les pr�sentations aux ministres en vue de la prise de d�cisions.

10.11 D�cisions du Conseil du Tr�sor

Le Conseil a quatre choix lorsqu'il examine une pr�sentation : approuver, ne pas approuver, approuver sous r�serve de conditions, et reporter la d�cision � une autre r�union.

Les fonctionnaires du Secr�tariat enregistrent la d�cision du Conseil et la communiquent, dans les quinze jours civils qui suivent, au sous-ministre de l'organisation ayant soumis la pr�sentation. On a recours � cette fin � un rapport de d�cision officiel, soit une copie certifi�e ou une lettre de d�cision.

Lorsque le Conseil approuve une pr�sentation telle qu'elle a �t� soumise et sans imposer de condition, le Secr�tariat fait parvenir � l'organisation f�d�rale des copies de la pr�sentation portant la mention � Approuv� par le Conseil du Tr�sor. Copie certifi�e conforme du proc�s-verbal de la r�union du Conseil du Tr�sor du [date de la r�union]. � Il s'agit d'une copie certifi�e. Le Secr�tariat fait parvenir une lettre de d�cision � l'organisation lorsque le Conseil, soit a approuv� la pr�sentation sous r�serve de conditions ou de changements, soit ne l'a pas approuv�e.

S'il s'agit d'une pr�sentation conjointe ou globale, toutes les organisations dont le ministre responsable a sign� la pr�sentation re�oivent une copie certifi�e ou une lettre de d�cision. La lettre de d�cision refl�te seulement les autorisations rattach�es au minist�re, et pas n�cessairement toutes les autorisations consenties par le Conseil du Tr�sor.

Si le Conseil reporte l'examen de la pr�sentation, les fonctionnaires du Secr�tariat communiquent avec l'organisation pour l'informer de la situation et pour r�soudre toutes les questions non r�gl�es. La pr�sentation peut ensuite �tre r�inscrite � l'ordre du jour.

D�s que possible, le Secr�tariat informe verbalement toutes les organisations dont la pr�sentation a �t� �tudi�e lors d'une r�union de la d�cision prise par le Conseil.

Date de modification : 2011-06-02
 

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