ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Annexe B : Tableaux d'établissement des coûts

Une analyse complète des coûts doit être effectuée à l'appui de toute présentation au Conseil du Trésor visant l'approbation de nouvelles ressources en vue de mettre en oeuvre des politiques, des programmes ou des projets, nouveaux ou modifiés.Les présentations qui demandent le transfert de ressources existantes ou le rajustement dans les ressources existantes doivent également être accompagnées d'un tableau d'établissement des coûts.

Les tableaux d'établissement des coûts qui figurent ci-après sont nécessaires pour chaque autorisation financière qui est demandée dans une présentation au Conseil du Trésor. Une liste de vérification de base des ressources dont le coût doit être établi est fournie à la fin de la présente annexe.

Pour préparer l'établissement des coûts de toutes les présentations au Conseil du Trésor, les ministères doivent respecter les consignes détaillées énoncées dans le Guide pour l'établissement des coûts des extrants du Gouvernement du Canada et dans le Guide de l'analyse avantages-coûts du Conseil du Trésor. Pour obtenir la version la plus récente de ces guides avant d'entreprendre un exercice d'établissement des coûts, les ministères peuvent consulter le site Web du SCT.

Tableaux d'établissement des coûts

Les formats suivants de calcul et de présentation des coûts dans une présentation au Conseil du Trésor sont maintenant exigés pour toutes les autorisations financières qui sont demandées. Chaque autorisation financière devra être appuyée de l'un des tableaux d'établissement des coûts suivants. S'il y a lieu, les tableaux d'établissement des coûts qui accompagnent le document pertinent doivent être inclus dans la première annexe jointe à la présentation au Conseil du Trésor. Les tableaux sommaires (tableaux 6 et 7) doivent être inclus dans la section Coût et provenance des fonds de la présentation au Conseil du Trésor et correspondre aux tableaux d'établissement des coûts qui figurent dans l'annexe. Veuillez prendre note que le Secrétariat peut demander des renseignements complémentaires au cours de son analyse.

Le tableau 1 présente les coûts de chaque autorisation financière demandée par une organisation pour l'obtention de ressources budgétaires nécessaires à la mise en oeuvre de politiques et de programmes du gouvernement. Les ressources demandées seront associées aux activités de programme appropriées de l'organisation. 

Le tableau 2 présente les coûts de chaque autorisation financière demandée par une organisation pour l'obtention de ressources supplémentaires en capital nécessaires à la mise en oeuvre de programmes et de politiques du gouvernement. Ce tableau contient les données de comptabilité d'exercice relatives au cycle de vie prévu de l'actif. Les ressources demandées doivent être associées aux activités de programme appropriées de l'organisation.

Tableau 2 : Tableau des coûts des projets d'immobilisations (comptabilité d'exercice) correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation :
Activité de programme		Terrains et dépenses en capital connexes (sauf amortissement)	Amortissement	Total des immobilisations
Total
Activité de programme
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
Activité de programme
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
Activité de programme...

Nota: Les dépenses en capital devraient être réparties entre les dépenses non amortissables et l'amortissement. Le total des deux colonnes devrait égaler le montant total à imputer au crédit pour dépenses en capital ou à l'affectation inscrite au tableau 1. Les dépenses non amortissables comprennent, entre autres, le coût des terrains et les dépenses deréparation et d'entretien.

Le tableau 3 présente les coûts relatifs à chaque autorisation financière demandée dans la présentation pour le transfert de ressources au sein d'une organisation fédérale ou entre des organisations fédérales pour la mise en oeuvre de politiques et de programmes. De plus, les ressources qui font l'objet du transfert doivent être associées aux activités de programme appropriées de l'organisation.

Nota : Cette autorisation est requise pour toute organisation qui désire effectuer un transfert de crédit interne ou transférer des fonds à une autre organisation.

Dans le cas d'un transfert de salaires d'un ministère à un autre, l'augmentation de la sous-affectation des dépenses de personnel du ministère destinataire devrait être compensée par une diminution équivalente de la sous-affectation du ministère source. Si ce n'est pas possible, le transfert en faveur et/ou en provenance de l'affectation des dépenses de fonctionnement devrait être fait en entier dans la sous-affectation des autres coûts de fonctionnement (qui devrait comprendre le montant du régime d'avantages sociaux des employés).

Le tableau 4 présente les coûts de chaque autorisation financière demandée par une organisation pour l'obtention de ressources non budgétaires nécessaires à la mise en oeuvre de programmes et de politiques du gouvernement. Les ressources demandées doivent être associées aux activités de programme appropriées de l'organisation.

Tableau 4 : Tableau des demandes de fonds non budgétaires correspondant au paragraphe xx (dollars)

Nom de l'organisation :
Source des fonds :
No du crédit
		Prêts, dotations en capital et avances
Total
Activité de programme (AP)
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
Total partiel de l'AP
Activité de programme
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
Total partiel de l'AP
Activité de programme...

Le tableau 5 présente les fonds liés à chaque autorisation financière demandée par une organisation pour l'obtention de ressources tirées d'un crédit central du Conseil du Trésor pour la mise en oeuvre de politiques et de programmes du gouvernement. Les ressources demandées doivent être associées aux activités de programme appropriées de l'organisation.

Tableau 5 : Budget central correspondant au paragraphe d'autorisation xx (crédit) (dollars)

Secrétariat du Conseil de Trésor
Source des fonds :
		Budget central
Total
Activité de programme
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy
	Exercice xxxx-yyyy

Le tableau 6 présente un sommaire des coûts par crédit. Ce tableau devrait faire partie intégrante de la présentation au Conseil du Trésor à la section « Coût et source des fonds ».

Tableau 6 : Tableau sommaire de la structure des crédits dans le budget des dépenses (dollars)

Nom de l'organisation :
Facteur d'intrant		Exercice
		xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	Total*
Total
Crédit X (dépenses de fonctionnement)
	Personnel
	Fonctionnement et entretien
Moins : revenus nets en vertu d'un crédit
Total partiel du Crédit X
Crédit Y (dépenses en capital)
	Personnel
	Autre
Total partiel de Crédit Y
Crédit Z (subventions et contributions)
Total partiel
RASE (20 p. 100)
Locaux (13 p. 100)
Autres éléments législatifs (si nécessaire)

*Nota : Si nécessaire, cette colonne pourra être remplacée par une autre donnant le financement permanent (p. ex., exercice xxxx et suivants) ou le financement qui se poursuivra sur plus de cinq exercices et qui prendra fin à une date déterminée (p. ex., exercice xxxx-yyyy).

Tableau sommaire des sources de fonds correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation :
Exercice	Source de fonds	Montant
Exercice xxxx-yyyy
Exercice xxxx-yyyy
Exercice...

Le tableau 7 présente un sommaire des coûts par activité de programme. Ce tableau sommaire doit faire partie intégrante de la présentation à la section intitulée Coût et source des fonds.

Tableau 7 : Tableau sommaire par activité de programme (dollars)

Organisation :
Activité de programme	Exercice
	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	xxxx-yyyy	Total
Total
Activité de programme
Activité de programme
Activité de programme

Liste de vérification des coûts éventuels

Salaires et coûts connexes

Les coûts salariaux comprennent les salaires, les traitements, les primes de poste, les indemnités prévues aux termes des Directives sur le service extérieur, la rémunération des heures supplémentaires, la rémunération d'intérim, les reclassifications, les primes au bilinguisme, les paiements de parité salariale, la réinstallation, les congés d'études et les congés de formation et de perfectionnement.

Les coûts liés au régime d'avantages sociaux des employés (RASE)sont généralement calculés comme équivalant à 20 p. 100 des coûts salariaux totaux. Ils englobent les coûts engagés par l'employeur au titre de la pension de retraite, du Régime de pensions du Canada et de l'assurance-emploi, et ils doivent être pris en compte à titre de coûts additionnels entrant dans la composante ressources humaines de la présentation. Les coûts du RASE ne sont pas imputés au budget de fonctionnement des organisations fédérales pour le moment, mais représentent néanmoins un coût que le gouvernement doit assumer, et donc financer. Les services financiers de l'organisation peuvent fournir les taux les plus récents aux fins de calculer les coûts du RASE. Il importe de souligner que des coûts additionnels peuvent s'appliquer au titre des soins de santé, tout dépendant du régime de financement.

Coût des locaux

Ces coûts sont déterminés selon l'un des trois scénarios suivants :

Si le nouveau personnel doit travailler dans des locaux à bureaux qui sont loués par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou qui lui appartiennent, ce dernier appliquera des frais de locaux, équivalant actuellement à 13 p. 100 des coûts salariaux. Cette somme doit être incluse dans le calcul des nouveaux coûts salariaux. Le coût en question est assumé par l'organisation qui parraine l'initiative, mais les fonds prévus à cette fin sont détenus par l'administration centrale. Les services financiers de l'organisation peuvent fournir les taux les plus récents aux fins de calculer ces frais.

Si le nouveau personnel doit travailler dans des locaux à bureaux appartenant à l'organisation, il convient de consulter les services financiers de cette dernière pour savoir comment déterminer le coût correspondant.

Affaires étrangères et du Commerce international Canada (AECIC) fournit généralement les locaux requis par le personnel des missions à l'étranger, selon des modalités de recouvrement des coûts aux termes de la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor. Étant donné le long délai requis pour fournir des locaux à bureaux et des locaux résidentiels, AECIC doit être informé le plus rapidement possible des plans d'affectation d'employés à l'étranger.

Autres coûts de fonctionnement

Cette catégorie comprend les frais de déplacement, de participation à des conférences, de transport de marchandises, les frais postaux, les coûts de formation, le coût des services personnels et professionnels et d'autres marchés, les frais de communication interne et externe, le coût de gestion du cycle de vie de l'information contenue dans les bases de données et les sites Web, les frais associés aux micro-ordinateurs, aux logiciels, à l'ameublement, aux fournitures de bureau, à des services professionnels internes (conseillers juridiques, vérificateurs, évaluateurs, etc.) et à des services organisationnels (TI, bibliothèque, salle de courrier, gestion de l'information, conversion de l'information en fonction de l'évolution des structures et de la technologie, télécommunications, sécurité, etc.).

Immobilisations

Cette catégorie englobe les immobilisations faisant l'objet d'un contrôle distinct de la part d'une organisation fédérale. Il s'agira notamment de l'acquisition de terrains, de la construction de bâtiments, d'ouvrages de génie civil, de parcs automobiles, de bateaux, d'avions, à quoi s'ajoutent le coût des modifications importantes, des réparations et des rénovations visant à prolonger la durée de vie utile de ces actifs. Les besoins rattachés à ces immobilisations peuvent dépasser les plafonds dont sont assorties les autorisations données aux organisations fédérales en matière de projets. Les coûts en question doivent comprendre les dépenses de remplacement ou d'entretien. Une approche fondée sur le cycle de vie doit être utilisée pour établir le coût de telles initiatives. L'annexe C donne des précisions sur les données requises (selon la comptabilité d'exercice).

Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente harmonisée (TVH)

La TPS et la TVH ne sont pas imputées aux budgets de fonctionnement des organisations fédérales mais plutôt à un compte d'avances à justifier, dans le cadre de budgétisation et de comptabilisation normal. Ces coûts doivent toutefois être indiqués à part dans les propositions visant à obtenir de nouvelles ressources, des autorisations de dépenses et des approbations de projets pour la mise en oeuvre de politiques ou de programmes publics.

La TPS et la TVH doivent être indiquées séparément aux fins de l'établissement du coût des initiatives importantes assujetties à la Politique de gestion des projets du Conseil du Trésor. Dans de tels projets, le montant de ces taxes peut souvent être élevé. Il faut en tenir compte dans le calcul du coût total d'un projet, considérant les pouvoirs délégués par le Conseil du Trésor à l'organisation en matière d'approbation de projets (les plafonds applicables aux pouvoirs d'approbation de projets de chaque organisation fédérale sont énumérés à l'appendice E de la Politique sur l'approbation des projets). Le fait d'indiquer séparément ces coûts se traduit par une plus grande transparence dans la présentation de propositions aux ministres du Conseil du Trésor.

Paiements de transfert

Il s'agit de transferts, à même un crédit, d'argent, de biens, de services ou d'actifs à des particuliers, des organisations ou d'autres ordres de gouvernement, sans que le gouvernement du Canada ne reçoive directement des biens ou des services en retour.

Entrent dans cette catégorie les subventions, c'est-à-dire des paiements de transfert que l'on n'est pas tenu de comptabiliser ni de vérifier; par contre, on vérifiera l'admissibilité des bénéficiaires, ou ceux-ci auront à remplir au préalable certaines conditions.

Cette catégorie comprend aussi les contributions, soit des paiements de transfert conditionnels destinés à une fin particulière, versés en vertu d'une entente de contribution et qui doivent être comptabilisés et vérifiés.