ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Partie II : Conseil du Tr�sor – Planification

5. �ch�ancier des pr�sentations du Conseil du Tr�sor

5.1 R�unions du Conseil du Tr�sor

Lorsque le Parlement si�ge, le Conseil se r�unit habituellement une fois par semaine. Durant l'�t�, il ne se r�unira parfois qu'une ou deux fois afin de se pencher sur des dossiers urgents. Le Secr�tariat �tablit l'ordre du jour de ces r�unions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les pr�sentations aux ministres en vue de la prise de d�cisions.

5.2 Inscription d'une pr�sentation � l'ordre du jour d'une r�union du Conseil du Tr�sor

Une fois l'analyste du Secr�tariat et l'organisation f�d�rale satisfaits de la version finale de la pr�sentation, celle-ci pourra �tre inscrite � l'ordre du jour d'une r�union. L'organisation doit veiller � ce que le Centre des pr�sentations du Conseil du Tr�sor re�oive la pr�sentation avant l'�ch�ance indiqu�e afin que celle-ci demeure inscrite � l'ordre du jour. Le calendrier des r�unions du Conseil du Tr�sor et les �ch�anciers de soumission des pr�sentations sont mis � jour p�riodiquement.

Le tableau qui suit indique les d�lais minimums et les principales �ch�ances � respecter pour la pr�paration d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor. M�me si le d�lai le plus court pour le traitement complet d'une pr�sentation est de six semaines environ, il faut habituellement plusieurs semaines de plus avant que l'on aboutisse � la version finale et que tous les probl�mes soient r�gl�s. En moyenne, le processus dure de deux � trois mois. Certaines organisations f�d�rales pr�voient un mois de plus dans le cas de pr�sentations exigeant des autorisations ou des consultations interminist�rielles (p. ex., pr�sentations conjointes), ou encore une approbation du gouverneur en conseil. Les services minist�riels de l'organisation doivent �tre consult�s au sujet des �ch�anciers internes, notamment en ce qui touche l'approbation par le ministre.

Veuillez noter que l'analyste du Secr�tariat doit disposer de suffisamment de temps pour examiner la pr�sentation avant de faire des commentaires ou de tenir une rencontre pour discuter de la pr�sentation. Le temps requis peut �tre encore plus long lorsqu'il faut effectuer des consultations � l'int�rieur du Secr�tariat.

	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi
Nota : L'examen de la version provisoire de la pr�sentation peut prendre plus de temps.
1	L'analyste du Secr�tariat re�oit de l'organisation f�d�rale la premi�re version de la pr�sentation au Conseil du Tr�sor			L'analyste transmet des commentaires � l'organisation f�d�rale
2	Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secr�tariat		L'analyste du Secr�tariat re�oit la deuxi�me version provisoire de la pr�sentation		L'analyste du Secr�tariat fait part de commentaires suppl�mentaires � l'organisation f�d�rale
3	Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secr�tariat	L'avant-derni�re version de la pr�sentation doit �tre soumise � l'analyste du Secr�tariat		L'analyste du Secr�tariat r�dige une recommandation
4		La pr�sentation sign�e par le ministre doit arriver au centre de pr�sentations du conseil du tr�sor au plus tard � midi		La recommandation de l'analyste du Secr�tariat est soumise � la haute direction du Secr�tariat
5
6					Cahiers d'information transmis aux ministres du Conseil du Tr�sor
7				R�union du Conseil du Tr�sor	L'analyste du Secr�tariat fait part de la d�cision du Conseil aux services minist�riels de l'organisation f�d�rale

Pr�cisons que le Secr�tariat veille � fournir de la documentation aux ministres longtemps avant la tenue des r�unions du Conseil, et que l'�ch�ance du mardi midi pour la r�ception des pr�sentations sign�es est cruciale, car l'ordre du jour officiel est �tabli en cons�quence.

6.Points � consid�rer au sujet des organisations partenaires

Si une pr�sentation est susceptible d'avoir des effets sur plusieurs organisations f�d�rales, il faudra consulter chacune des organisations concern�es. Il faut donc pr�voir dans le plan de travail un d�lai suffisant pour mener ces consultations et pour achever la pr�paration de la pr�sentation conform�ment aux �ch�anciers pr�vus. Les pr�sentations strat�giques et les pr�sentations conjointes ou globales sont � cet �gard des exemples typiques.

6.1 Pr�sentations strat�giques

Dans certains cas, l'organisation f�d�rale d�cidera, ou sera requise, de pr�parer une pr�sentation strat�gique. Les pr�sentations strat�giques ne visent pas forc�ment � demander des ressources ou des autorisations suppl�mentaires, mais plut�t � fournir aux ministres du Conseil du Tr�sor des renseignements g�n�raux sur les plans ou les initiatives de l'organisation. La plupart des pr�sentations au Conseil du Tr�sor ont pour but d'obtenir diff�rentes autorisations, qu'il s'agisse de l'acc�s � des fonds, de l'approbation des modalit�s applicables � des paiements de transfert ou du pouvoir de passer un march�. Les plans d'investissement � long terme et les plans d'entreprise des soci�t�s d'�tat sont couramment soumis au moyen de pr�sentations strat�giques. Le Secr�tariat indiquera si une telle pr�sentation est requise.

6.2 Pr�sentations conjointes ou globales

Une pr�sentation conjointe est de mise lorsque les autorisations ou les ressources en jeu sont rattach�es � plus d'une organisation f�d�rale relevant de plus d'un ministre; une telle pr�sentation sera sign�e par au moins deux ministres. �tant donn� que l'une des organisations sera responsable au premier chef de la r�daction de la pr�sentation, le d�lai requis pour l'obtention de la signature de tous les ministres concern�s doit �tre clairement communiqu�. C'est � l'organisation responsable au premier chef qu'il incombe d'assurer la participation d'autres organisations � la pr�paration de la pr�sentation. Lorsqu'il y a participation directe de plus d'un ministre, des signatures conjointes sont exig�es. Le point sera supprim� de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures requises n'est pas re�ue � la date limite applicable.

Dans certains cas, l'organisation r�digera une pr�sentation au Conseil du Tr�sor dans le but d'obtenir des autorisations ou des ressources pour le compte d'autres organisations f�d�rales. Les pr�sentations globales sont utilis�es principalement par des organisations qui veulent appuyer la r�alisation d'initiatives horizontales ou pangouvernementales ou qui remplissent un r�le strictement administratif. Seul le ministre parrainant la pr�sentation globale est tenu de la signer, sauf si les ministres responsables des autres organisations participantes demandent des autorisations particuli�res ou des ressources suppl�mentaires, auquel cas ils doivent eux aussi y apposer leur signature.

Qu'il s'agisse d'une pr�sentation conjointe ou d'une pr�sentation globale, toutes les organisations participant � l'initiative doivent collaborer � la pr�paration de la pr�sentation avec l'organisation parrainant cette derni�re, et elles sont r�put�es avoir exprim� leur accord avec son contenu. L'organisation responsable, ou les organisations coresponsables, le cas �ch�ant, doivent �tre d�sign�es, que ce soit en vertu du mandat du ou des ministres, par un comit� du Cabinet ou par entente mutuelle des organisations participantes. Il faut aussi pr�ciser quelles sont ces derni�res et en quoi consistent leurs r�les et leur lien avec l'organisation responsable ou les organisations coresponsables.

7. Besoins organisationnels

� cette �tape, les organisations devraient prendre des mesures � l'interne pour pr�parer une pr�sentation en conformit� avec les commentaires du Secr�tariat et les �ch�anciers applicables, ce qui exige une collaboration avec les services minist�riels et le coordonnateur de la pr�sentation, de fa�on � s'assurer que les approbations internes requises soient obtenues en temps opportun. La plupart des bureaux des sous-ministres ont des �ch�anciers pr�cis pour fournir les renseignements requis et mener � terme le processus d'approbation.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez le point 3 de la partie III, Touche finale.

Date de modification : 2011-06-02
 

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