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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Annexe D :Renseignements suppl�mentaires au sujet de la section � Remarques �

1. Listes de contr�le pour les pr�sentations au Conseil du Tr�sor

Bien que chaque pr�sentation au Conseil du Tr�sor soit particuli�re, voici des questions typiques auxquelles l'analyste du Secr�tariat pourrait demander que l'on r�ponde dans la section � Remarques �.

1.1 Consid�rations g�n�rales

  • Qu'est‑ce que le minist�re ou l'organisme tente d'accomplir? Quels sont les autres r�sultats attendus? Qui sont les intervenants?
  • De quelle mani�re la proposition contribue‑t‑elle � l'atteinte des r�sultats strat�giques de l'organisation dans l'optique de la Structure de gestion, des ressources et des r�sultats? O� se situe‑t‑elle par rapport � l'architecture des activit�s de programme?
  • �num�rez les approbations strat�giques ant�rieures (p. ex., l'initiative avait �t� approuv�e par le Cabinet, y compris le montant et la date). La proposition appuie‑t‑elle visiblement les priorit�s du gouvernement? En �tait‑il question dans le discours du Tr�ne? A‑t‑elle �t� annonc�e dans le budget?
  • Indiquez le ou les pouvoirs conf�r�s par la loi permettant au ministre d'accomplir ce qui est propos�.
  • Indiquez comment le programme met l'accent sur les r�sultats et l'optimisation des ressources. A‑t‑il fait l'objet d'une r�cente v�rification ou �valuation? Quels ont �t� les r�sultats? Comment les recommandations sont‑elles prises en compte?
  • Indiquez en quoi le programme est conforme aux responsabilit�s f�d�rales. Pourrait‑il �tre r�alis� par d'autres ordres de gouvernement ou le secteur priv�? Y a‑t‑il possibilit� de partenariats entre le secteur public et le secteur priv�?
  • Pr�cisez comment les gains d'efficience ont �t� pris en compte. Indiquez pourquoi le programme ou le projet est abordable. Faut‑il proc�der � une r�affectation pour le financer?
  • Un cadre de gestion du rendement a‑t‑il �t� �tabli pour garantir que l'accent est mis sur les r�sultats et optimiser les ressources? Qui est responsable des r�sultats?
  • Le programme ou le projet sert‑il toujours aux fins pour lesquelles il a �t� instaur�. Est‑ce que le probl�me qu'on tentait de r�gler a �volu� depuis que la solution initiale a �t� con�ue?
  • Comment l'initiative cadre‑t‑elle avec les autres programmes et priorit�s du gouvernement? Donnez des d�tails sur les liens, les �l�ments compl�mentaires ou le chevauchement entre la proposition de l'organisation et les programmes connexes d'autres organisations du gouvernement du Canada ayant des objectifs semblables. Expliquez la raison pour laquelle cette proposition devrait aller de l'avant compte tenu de ce qui pr�c�de.
  • Quels sont les risques associ�s au fait de donner suite, ou de ne pas donner suite, � la proposition? Fournissez des pr�cisions sur les risques � g�rer, les mesures d'att�nuation, le risque r�siduel (le cas �ch�ant), le risque financier, le risque organisationnel, le risque li� � l'historique de la question, le risque administratif et tout risque rattach� directement au projet (si ce dernier est assujetti � une politique du Conseil du Tr�sor).
  • Est‑ce que les provinces, les territoires ou le grand public participent � l'initiative? L'initiative a‑t‑elle des r�percussions sur les relations f�d�rales‑provinciales?
  • L'initiative a‑t‑elle des r�percussions r�gionales? Comment le financement est‑il r�parti � l'�chelle du Canada?
  • Est‑ce que des conditions ont d�j� �t� �nonc�es? Ces conditions ont‑elles �t� remplis? Dans la n�gative, pourquoi?
  • Les estimations de co�ts, notamment de tous les co�ts du cycle de vie raisonnables, sont‑elles justifi�es de mani�re globale?
  • Y a‑t‑il un plan de communications? Le Cabinet en a‑t‑il discut�? Le plan de communications propos� soul�ve‑t‑il des probl�mes? L'initiative est‑elle conforme aux objectifs de communications de l'organisation f�d�rale et du gouvernement du Canada? A t‑on pris en compte tous les besoins associ�s aux communications, notamment les exigences relatives � l'image de marque et aux langues officielles?
  • Est‑ce que la pr�sentation pr�voit la prestation de services nouveaux ou existants? A‑t‑on tenu compte des �l�ments associ�s aux pratiques exemplaires en mati�re de gestion des services (p. ex., d�finir des normes de service et les transmettre aux clients, mesurer le rendement et la satisfaction des clients, d�finir les processus op�rationnels � des fins redditionnelles et conclure des ententes de collaboration lorsque la chose est judicieuse) et � la transformation du service (p. ex., solutions communes, possibilit� d'acc�s � guichet unique et modes de prestation)?
  • Si un site Web du gouvernement du Canada est construit, am�lior� ou modifi�, ce site est‑il conforme aux crit�res de normalisation des sites Internet? Le Secr�tariat a �labor� le Guide d'auto‑�valuation de la conformit� � la Normalisation des sites Internet afin d'aider les organisations f�d�rales � v�rifier si leurs sites sont conformes.
  • A‑t‑on d�termin�, � partir de la liste des politiques et lignes directrices du Conseil du Tr�sor disponible sur le site Web du Secr�tariat, les politiques applicables � la pr�sentation? S'est‑on conform� aux exigences �nonc�es dans ces politiques? Dans le cas contraire, a‑t‑on fourni des explications? Si des d�rogations sont demand�es, a‑t‑on expliqu� pourquoi?
  • Si la pr�sentation a trait � une d�cision concernant un d�saccord entre un ministre et un administrateur des comptes relativement � l'interpr�tation ou � l'application d'une politique, d'une directive ou d'une norme du Conseil du Tr�sor, a‑t‑on clairement expliqu� ou justifi� pourquoi l'exception � la politique, la directive ou la norme est demand�e?

1.2 Conception, ex�cution et mise en oeuvre des programmes

  • De quelle fa�on le programme est‑il con�u? Comment se fera l'ex�cution du programme ou la r�alisation de l'initiative? Comment proc�dera‑t‑on � la mise en oeuvre? Quels sont les plans d'ex�cution �lectronique du programme?
  • Quelles sont les exigences et les points � consid�rer concernant l'information et la gestion de l'information?
  • � quoi ressemblera le cadre de gestion et de responsabilisation? Quels outils utilisera‑t‑on pour mesurer le rendement (p. ex., �valuation exhaustive du programme, examen externe)?
  • Si d'autres organisations f�d�rales ou des collaborateurs ne faisant pas partie de l'administration publique f�d�rale participent � l'initiative, comment assurera‑t‑on la coordination des activit�s et des r�sultats? Les organisations f�d�rales doivent‑elles conclure un protocole d'entente? Faut‑il pr�voir un contrat entre collaborateurs? Quel est le r�le des collaborateurs en vue de l'atteinte des r�sultats cl�s?
  • Quelles le�ons a‑t‑on tir�es d'initiatives similaires men�es dans le pass� au pays ou � l'�tranger?
  • Le financement sera‑t‑il fourni � m�me le budget de fonctionnement ou sous forme de paiements de transfert?
  • Si l'on a recours au budget de fonctionnement, en quoi consistera le r�le de l'organisation? Faudra‑t‑il davantage de personnel (ETP)? Quel montant faudra‑t‑il pr�voir au titre des co�ts de fonctionnement, et � quoi ces fonds serviront‑ils (p. ex., mat�riel, d�placements, experts‑conseils)? Les sommes affect�es sont‑elles raisonnables?
  • Si l'on a recours � des paiements de transfert, pourquoi a‑t‑on opt� pour des subventions plut�t que pour des contributions, ou vice versa? Quelles sont les modalit�s pr�vues? Qui sera admissible? A‑t‑on pr�vu des recours?
  • A‑t‑on envisag� d'autres approches (p. ex., DMPS) pour donner suite � la d�cision strat�gique? La proposition mise de l'avant est‑elle la meilleure approche dans les circonstances?
  • A‑t‑on �labor� une strat�gie et un plan en mati�re de ressources humaines?

1.3 Coordination r�gionale et gestion horizontale

  • Existe‑t‑il des liens horizontaux (p. ex., changements climatiques ou cadre autochtone), ou encore des liens pass�s ou � venir (p. ex., attentes ant�rieures du Conseil du Tr�sor ou du Cabinet, conclusions d'�valuations ant�rieures ou �valuation de programme pr�vue)?
  • Le programme est‑il une initiative horizontale ou une composante d'une initiative horizontale (c.‑�‑d., qu'au moins deux minist�res ou entit�s non f�d�rales y participent et sont responsables des r�sultats du programme ou d'autres programmes dans le cadre de l'initiative horizontale)? Le cas �ch�ant, y a‑t‑il un cadre de gestion du rendement portant sp�cifiquement sur la gouvernance, la responsabilisation, la mesure financi�re et du rendement et la pr�paration des rapports pour garantir la gestion efficace de l'initiative?
  • La conception du programme pr�voit‑elle une coordination r�gionale ou des liens horizontaux entre organisations f�d�rales? Y a‑t‑il des �l�ments qui d�montrent que les responsables r�gionaux ont �t� consult�s ou qu'ils ont particip� de quelque autre fa�on � la conception du programme?
  • La conception sur laquelle repose le programme pr�voit‑elle des ressources suffisantes pour g�rer et appuyer les activit�s men�es en collaboration avec d'autres organisations f�d�rales, d'autres ordres de gouvernement ou le secteur public?

1.4 �tablissement des co�ts

  • Avez‑vous consult� le Guide d'�tablissement des co�ts pour pr�parer vos estimations de co�ts d'apr�s l'approche en sept �tapes et son orientation g�n�rale?
  • Des exigences d'un organisme central et/ou des exigences l�gislatives/strat�giques peuvent‑elles avoir des r�percussions sur la d�finition de l'objet et/ou la d�termination de la base de co�ts? Dans l'affirmative, d�crivez‑les. En avez‑vous tenu compte? Dans la n�gative, dites pourquoi.
  • Existe‑t‑il des preuves que des consultations tenues en nombre suffisant avec d'autres organisations f�d�rales subiront des r�percussions de cette pr�sentation au CT?
  • Existe‑t‑il des preuves que des consultations tenues en nombre suffisant � l'interne avec des fournisseurs de services minist�riels et tous autres programmes minist�riels qui pourraient subir des r�percussions de cette pr�sentation au CT?
  • Est‑ce que la proposition a �t� envisag�e dans le contexte de l'exercice de r�duction des d�penses men� ant�rieurement?
  • Quel est le niveau de financement actuel pr�vu pour le programme ou l'initiative?
  • � quoi serviront les fonds additionnels demand�s?
  • L'analyse des co�ts a‑t‑elle pris en compte tous les co�ts en jeu, notamment ceux li�s au soutien organisationnel et op�rationnel et au RASE, sans oublier les frais de locaux? Les hypoth�ses qui sous‑tendent l'�tablissement des co�ts sont‑elles raisonnables? Int�grent‑elles tous les co�ts raisonnables du cycle de vie?
  • Les co�ts pr�vus sont‑ils raisonnables? Comment se comparent‑ils avec ceux de projets semblables � l'�chelle nationale ou internationale?
  • Y a‑t‑il un risque que surviennent dans l'avenir des co�ts pour lesquels on n'a pas pr�vu de fonds?
  • Quel est le lien entre les co�ts et les r�sultats? Optimisera‑t‑on les fonds publics fournis par le gouvernement du Canada?
  • Le ratio des ressources humaines aux co�ts de fonctionnement est‑il appropri�?
  • Le ratio des co�ts de mise en oeuvre du programme aux co�ts de fonctionnement est‑il appropri�?
  • A‑t‑on inclus les co�ts d'entretien et de remplacement dans le calcul du co�t en capital?
  • Quelle est la source des fonds de l'organisation?
  • Serait‑il possible de r�affecter des fonds existants � l'initiative?
  • Faut‑il pr�lever des fonds � m�me le cr�dit 5 du Conseil du Tr�sor? Dans l'affirmative, pourquoi?

1.5 Approbation de projet

  • Des aspects de l'initiative ont‑ils d�j� �t� approuv�s (approbation pr�liminaire de projet ou acc�s � des fonds de pr�‑d�finition)? Qu'est‑ce qui a chang� depuis?
  • Quelles sont les options qui ont �t� envisag�es? Pour quelle raison l'option propos�e a‑t‑elle �t� choisie?
  • Comment le projet sera‑t‑il ex�cut� et les r�sultats, mesur�s? Quels sont les jalons qui ont �t� �tablis? Des portes de sortie sont‑elles pr�vues? Comment la r�ussite de la proposition sera‑t‑elle d�termin�e?

1.6 March�

  • Le march� propos� d�coule‑t‑il d'un concours ou d'une attribution � un seul fournisseur? Dans ce dernier cas, il faut justifier. Le march� propos� sera‑t‑il conclu avec un ancien fonctionnaire?
  • S'il s'agit d'un march� renouvel�/prolong�, quels sont les d�tails des approbations initiales/ant�rieures et pourquoi est‑il prolong�?
  • Quels sont les accords commerciaux, s'il y en a, qui sont appliqu�s : Organisation mondiale du commerce – Accord sur les march�s publics (OMC – AMP), Accord de libre‑�change nord‑am�ricain (ALENA) ou Accord sur le commerce interne (ACI)?

1.7 Subventions, contribution ou programme de subventions /contributions

  • Quels sont les objectifs du programme? Comment le programme a‑t‑il �t� con�u? Qui sont les b�n�ficiaires �ventuels?
  • S'il s'agit d'un b�n�ficiaire unique, il faut d�montrer qu'il a la capacit� de produire les r�sultats attendus.

2. Recouvrement des co�ts

  • La Loi sur les frais d'utilisation,qui est entr�e en vigueur le 31 mars 2004, �nonce le cadre qui r�git actuellement la mise en oeuvre et la gestion des initiatives pr�voyant des frais d'utilisation. On ne saurait trop conseiller aux organisations f�d�rales qui envisagent d'�tablir ou de modifier des frais d'utilisation de consulter cette loi ainsi que leurs propres conseillers juridiques.
  • Les organisations f�d�rales trouveront des renseignements d'ordre g�n�ral sur les frais d'utilisation � l'adresse http://www.tbs-sct.gc.cahttp://www.tbs-sct.gc.ca/fin/euf-fue/fees-fra.asp.

3. Ressources humaines

Les pr�sentations o� l'on demande des ressources consid�rables pour de nouvelles d�penses salariales doivent comporter des strat�gies traitant de la capacit� des divisions des RH des organisations � s'acquitter de leurs responsabilit�s en mati�re de recrutement, de d�tachement, d'�quit� en mati�re d'emploi, de formation, de relations de travail, de r�mun�ration et d'avantages sociaux, de s�curit�, de classification, de dotation et de planification des RH. Outre les co�ts du r�gime d'avantages sociaux des employ�s et les frais de locaux, qui correspondent respectivement � 20 p. 100 et � 13 p. 100 des nouvelles ressources salariales, les organisations doivent pr�voir l'affectation de ressources au titre de biens et de services, comme le mat�riel et les d�placements; si ces co�ts ne sont pas �valu�s comme il se doit, cela pourrait avoir une incidence marqu�e sur l'ex�cution du programme.

Il pourrait �tre n�cessaire de consulter l'Agence de la fonction publique du Canada au sujet des r�percussions de certaines politiques en mati�re de RH (c.‑�‑d., �quit� en mati�re d'emploi ou langues officielles) sur les propositions.

Les pr�sentations qui proposent de cr�er de nouveaux m�canismes d'ex�cution (p. ex., employeur distinct ou organisme de service sp�cial), de transf�rer des fonctions f�d�rales � un autre ordre de gouvernement ou de mettre fin � des programmes soul�vent davantage de probl�mes au chapitre de la gestion des RH. Aux fins de g�rer tout le processus de transition, il faut notamment assurer le transfert, la r�affectation, la r�installation et la mise en disponibilit� d'employ�s, et aussi acqu�rir des technologies nouvelles. Toutes ces activit�s doivent �tre men�es en conformit� avec les autorisations applicables, notamment les conventions collectives et la Directive sur le r�am�nagement des effectifs.

4. Protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique sur la protection des renseignements personnels du Conseil du Tr�sor reposent sur le principe voulant que les organisations f�d�rales assurent la protection des renseignements personnels relevant de leur contr�le.

Pour sa part, le processus �nonc� dans la Politique d'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e vise � ce que les organisations f�d�rales tiennent compte de ces facteurs tout au long des �tapes de conception et de mise au point des initiatives comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels.

Aux termes de la Politique sur la gestion des projets, une organisation f�d�rale voulant obtenir du Conseil du Tr�sor une approbation pr�liminaire de projet (APP) doit incorporer � sa pr�sentation ou � l'�nonc� du projet, selon le cas, les r�sultats de l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e. L'organisation qui veut obtenir du Conseil une approbation d�finitive de projet (ADP) doit incorporer � la pr�sentation ou � l'�nonc� du projet un rapport d'�tape r�capitulant les mesures prises ou pr�vues pour �liminer ou att�nuer les risques rattach�s � la protection des renseignements personnels, en conformit� avec la Politique d'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e.

Pour toute autre proposition, l'organisation doit, dans sa pr�sentation, garantir qu'elle a proc�d� � une �valuation pr�liminaire ou compl�te des facteurs relatifs � la vie priv�e, et qu'elle a identifi� et trait� comme il se doit toutes les questions pouvant se poser � cet �gard. Dans les cas exceptionnels o� l'�valuation pr�liminaire ou compl�te n'a pas encore �t� men�e � terme, l'organisation doit confirmer qu'elle a l'intention d'achever cette �valuation et indiquer une date d'ach�vement que le Secr�tariat jugera raisonnable et acceptable.

La Direction du dirigeant principal de l'information du Secr�tariat assurera un suivi � l'�gard des engagements pris par des organisations de terminer l'�valuation apr�s la r�ception de la pr�sentation.

5. S�curit�

La Politique du gouvernement sur la s�curit� �tablit que l'administrateur g�n�ral est responsable de la protection du personnel et de la sauvegarde de l'information et des actifs relevant de son contr�le. La s�curit� (c.‑�‑d., s�curit� physique et s�curit� des TI, aussi bien les logiciels que le mat�riel) peut �tre tr�s on�reuse, surtout dans le cas de mesures prises r�troactivement.

De ce fait, l'organisation f�d�rale qui pr�pare une pr�sentation doit tenir compte comme il se doit des exigences relatives � la s�curit�. Plus pr�cis�ment, elle doit, dans sa pr�sentation, fournir l'assurance qu'elle a proc�d� � une �valuation des menaces et des risques � l'�gard du projet mis de l'avant, et qu'elle a d�termin� tous les enjeux li�s � la s�curit� et pris les mesures requises. Lorsque les exigences de s�curit� recommand�es vont au‑del� des exigences minimales �nonc�es dans la Politique sur la s�curit�, le financement de ces mesures suppl�mentaires doit �tre �tay� par une �valuation des menaces et des risques. Dans le cas d'activit�s interorganisationnelles exigeant une pr�sentation relative � des syst�mes de technologie de l'information, l'organisation f�d�rale parrainant la pr�sentation sera responsable de la s�curit�, en consultation avec les autres organisations participantes.

6. Cadre de gestion et de responsabilisation ax� sur les r�sultats (CGRR)

Il est pr�cis� dans la Politique sur les paiements de transfert que les pr�sentations visant � obtenir l'approbation du Conseil du Tr�sor relativement aux conditions relatives � une cat�gorie de b�n�ficiaires d'une subvention et aux conditions d'un programme de contributions doivent comporter un CGRR et un CVFR portant respectivement sur les plans d'�valuation et de v�rification. Le CGRR permet de mesurer les r�sultats et d'en rendre compte comme il se doit, compte tenu de l'objet vis� par l'octroi de ressources sous forme de transferts.

Qu'ils soient ou non �labor�s en conformit� avec une exigence officielle de l'�tat, les CGRR et les CVFR sont requis seulement aux fins du programme des paiements de transfert et devraient �tre consid�r�s comme des outils de gestion utiles dans le cas de politiques, de programmes et d'initiatives d'envergure. Aux fins de d�cider s'il y a lieu d'�laborer ces cadres, les organisations doivent, en consultation avec l'analyste du Secr�tariat, prendre en compte l'importance de la politique, du programme ou de l'initiative ainsi que le niveau de risque per�u.

Il y a trois types d'intervenants qui doivent participer � l'�laboration et � la mise en application des CGRR : les gestionnaires, les sp�cialistes de l'�valuation et – si le CGRR doit accompagner une pr�sentation – l'analyste du Secr�tariat.

Les gestionnaires sont responsables au premier chef de l'�laboration et de la mise en application des CGRR. Il leur incombe �galement de s'assurer que le contenu des cadres est exact et correspond � la conception et � l'application ou � l'ex�cution de la politique, du programme ou de l'initiative.

Les sp�cialistes de l'�valuation peuvent fournir un soutien utile aux gestionnaires lors de l'�laboration des CGRR Ils peuvent, gr�ce � leur collaboration avec ces derniers, fournir des conseils importants et une expertise technique tout au long de l'�laboration et de la mise en application des cadres.

Si le CGRR est �labor� pour donner suite � un engagement � l'endroit du Conseil du Tr�sor, l'analyste du Secr�tariat peut conseiller les �valuateurs et les gestionnaires de l'organisation responsable au sujet des exigences de base applicables au cadre avant que celui ci soit approuv� par le ministre et soumis au Conseil. Il est donc utile de le consulter lors de l'�laboration du CGRR.

Les cadres visent les objectifs suivants dans l'optique du plan de gestion ax� sur les r�sultats :

  • �noncer clairement les r�les et les responsabilit�s des principaux participants � l'initiative, au moyen d'une structure de gouvernance solide;
  • mettre de l'avant une conception claire et logique �tablissant des liens entre les ressources et les r�sultats attendus au moyen d'un mod�le logique ax� sur les r�sultats qui expose une s�quence logique passant des ressources aux activit�s, puis aux extrants et aux principaux r�sultats de l'initiative;
  • permettre aux gestionnaires de faire le suivi des progr�s accomplis, de mesurer les r�sultats, d'appuyer les travaux d'�valuation subs�quents et d'apporter constamment des am�liorations gr�ce � une strat�gie de mesure du rendement efficace;
  • �tablir les travaux d'�valuation pr�vus tout au long du cycle de vie de l'initiative;
  • rendre compte des r�sultats de fa�on ad�quate.

Un cadre bien d�fini constitue :

  • une convention entre les participants au sujet de l'objectif � atteindre et de la fa�on de travailler ensemble, de mesurer les r�sultats et d'en rendre compte;
  • un instrument pour am�liorer la gestion, l'apprentissage et la responsabilisation au cours du cycle de vie de l'initiative;
  • une premi�re indication du fait que le programme ou l'initiative repose sur une assise logique, que l'on est d�termin� � obtenir des r�sultats, et que l'on a de bonnes chances de r�ussir.

Il est essentiel que les CGRR soient constamment adapt�s en fonction de l'�volution des besoins. La vision que l'on a des CGRR a �volu� au fil du temps, dans le contexte des exigences applicables aux programmes assortis de paiements de transfert aux termes de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Tr�sor, et il en est de m�me des besoins des gestionnaires et des organisations f�d�rales. L'adoption d'une approche plus strat�gique � l'�gard des CGRR laisse aux gestionnaires plus de latitude pour pr�parer des cadres tenant d�ment compte de la nature particuli�re des politiques, des programmes et des initiatives, tout en maintenant la responsabilisation au regard de l'atteinte des r�sultats. Les ministres du Conseil du Tr�sor et le Secr�tariat peuvent �noncer des exigences visant les CGRR, mais c'est � l'organisation f�d�rale de d�terminer comment remplir ces exigences dans le contexte du CGRR.

L'approche strat�gique � pr�coniser relativement au CGRR doit �tre �tablie en consultation avec le Secr�tariat. De fa�on g�n�rale, des consultations devraient avoir lieu d�s les premi�res �tapes du processus de pr�paration de la pr�sentation, avant que l'organisation n'entame s�rieusement l'�laboration d'un cadre.

Il convient de noter que les CGRR, comme les �valuations, devraient �tre consid�r�s comme des documents publics. Les minist�res devraient partager le contenu d'un CGRR avec les gestionnaires de programmes et les intervenants concern�s afin de favoriser une meilleure compr�hension des objectifs de programme et la r�alisation des attentes en mati�re de rendement et d'�valuation.

Diff�rents outils ont �t� mis au point pour fournir une orientation et appuyer la mise en oeuvre de la Politique d'�valuation, en particulier :

7. Cadre de v�rification fond� sur le risque et plan de v�rification interne

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Tr�sor pr�cise que les pr�sentations visant � obtenir l'approbation des conditions relatives � une cat�gorie de b�n�ficiaires d'une subvention et aux conditions d'un programme de contribution doivent comporter un CVFR et un CGRR portant respectivement sur les plans de v�rification et d'�valuation. Le CVFR sert � d�finir les modalit�s de surveillance du programme et les sources de risques, � �valuer la probabilit� que ces risques surviennent et leurs r�percussions �ventuelles, � formuler les hypoth�ses qui sous tendent cette �valuation et � pr�senter les mesures d'att�nuation des risques (y compris les contr�les de gestion) prises ou pr�vues.

Il y a trois intervenants qui doivent participer � l'�laboration et � la mise en application des CVFR : les gestionnaires de programmes, les services de v�rification interne et ‑ si le CVFR doit accompagner une pr�sentation ‑ l'analyste du Secr�tariat.

Les gestionnaires de programmes sont responsables au premier chef de l'�laboration et de la mise en application des CVFR. Leurs responsabilit�s englobent aussi le suivi des op�rations et de la situation financi�re, la v�rification de l'observation, par les b�n�ficiaires, des modalit�s pr�vues par les ententes de contribution ainsi que la fiabilit� des donn�es sur les r�sultats. Ils doivent �galement garantir que le contenu du CVFR est exact et refl�te la conception et l'application ou l'ex�cution de la politique, du programme ou de l'initiative.

Le r�le des services de v�rification interne consiste � recourir � une approche de planification fond�e sur le risque et � proc�der � des v�rifications permettant d'obtenir des assurances au sujet de l'� propos des pratiques de gestion int�gr�e du risque, des cadres de contr�le de gestion et de l'information utilis�e aux fins de prise de d�cisions et de reddition de comptes sur l'atteinte des grands objectifs du programme.

Diff�rents facteurs d�terminent le contenu du CVFR, notamment les demandes de la direction, les obligations juridiques, les cycles pr��tablis, les exigences �nonc�es dans les politiques ainsi que les besoins et les attentes des organismes centraux et d'autres collaborateurs. Afin d'utiliser les ressources des programmes et les ressources de v�rification l� o� elles seront les plus utiles, le risque doit �tre l'�l�ment central du CVFR; ce cadre constitue une m�thode coh�rente et rigoureuse servant � cerner, � �valuer et � traiter le risque, sans compter qu'il s'agit d'un moyen efficace de s'assurer que les ressources des programmes et les ressources de v�rification sont utilis�es � bon escient.

Dans le cas de programmes de transfert, les v�rificateurs internes prennent en consid�ration les proc�dures et les contr�les en place pour d�finir et �valuer les risques, et ils peuvent inclure le programme dans le plan annuel de v�rification interne ou r�viser ce plan s'il a �t� approuv� avant que le programme ait �t� mis en oeuvre ou modifi�.

Le r�le principal de la fonction de v�rification interne � l'�gard des programmes de transfert ou de tout autre programme est de fournir � l'administrateur g�n�ral et au contr�leur g�n�ral une assurance compl�mentaire, de source ind�pendante de la gestion axiale, concernant les processus de gestion du risque, de contr�le et de gouvernance. La Politique sur la v�rification interne donne des renseignements additionnels sur le r�le des services de v�rification interne.

Dans certaines circonstances, la v�rification interne peut porter sur des ententes de contribution particuli�res. Ce sera g�n�ralement le cas lorsque le gestionnaire de programme soup�onne l'existence d'un probl�me et que les contr�les internes du programme, comme la surveillance financi�re et op�rationnelle, ont �chou� ou que les agents de programmes n'ont pas la capacit� ni l'expertise requises pour r�gler la situation.

Le plan de v�rification accompagnant une pr�sentation doit donc �tablir d'abord de quelle mani�re et � quel moment la v�rification �tablira si un programme de paiements de transfert est bien g�r�. Le plan peut aussi indiquer quand et comment se fera la surveillance � l'�gard d'une entente de contribution s'il est jug� n�cessaire d'accro�tre la surveillance du programme ou d'en �valuer l'efficacit�.

M�me s'il y a v�rification interne de la gestion d'ententes de contribution, le gestionnaire de programme doit encore assurer un suivi efficace des ententes relevant de sa responsabilit�.
Diff�rents outils ont �t� mis au point pour fournir une orientation et appuyer la mise en oeuvre de la Politique sur la v�rification interne, en particulier :

8. Communications

Il pourrait �galement �tre n�cessaire de joindre � la pr�sentation un plan de communication comportant des renseignements budg�taires. Un plan faisant �tat des ressources consacr�es � l'atteinte d'objectifs de communications est requis si la pr�sentation :

  • ne fait pas l'objet d'un m�moire au Cabinet encore en vigueur;
  • pr�voit un investissement important de fonds publics;
  • propose une nouvelle politique ou initiative ou un nouveau programme ou service d'envergure;
  • porte sur des questions � l'�gard desquelles le public a manifest� ou pourrait manifester un certain int�r�t ou des inqui�tudes.

Toutefois, aucun plan de communication n'est requis lorsque la pr�sentation vise le d�blocage de fonds de publicit� par le Conseil du Tr�sor en vertu d'instructions strat�giques �mises par le Cabinet ou par un comit� du Cabinet.

Le plan de communication qui accompagne les pr�sentations est similaire � celui qui est joint aux m�moires au Cabinet (MC). Les organisations f�d�rales doivent donc suivre le m�me mod�le pour l'un ou l'autre plan.

Le plan accompagnant la pr�sentation doit comprendre les neuf sections pr�vues dans le mod�le de plan de communication des MC : objectifs des communications; liens avec les messages et les campagnes du gouvernement; analyse de l'opinion publique; messages cl�s; publics cibles et r�actions; probl�mes touchant les r�gions et les provinces; consid�rations li�es aux parlementaires; strat�gie et tactiques de communication; budget.

Le chef des communications de l'organisation doit �tre consult� et doit examiner le plan de communication. Les commentaires d'un sp�cialiste des communications contribueront � faire en sorte que des mesures et des ressources ad�quates soient recommand�es dans le plan.

Joindre un plan de communication aux pr�sentations et soumettre le plan � l'examen du chef des communications constituent des exigences de la Politique de communication du gouvernement du Canada.

8.1 Programme de coordination de l'image de marque

Une organisation f�d�rale peut �tre requise de donner l'assurance aux ministres du Conseil du Tr�sor que sa proposition est parfaitement conforme aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM). Un tel sujet sera comment� dans la section Remarques de la pr�sentation.

Les points qui int�ressent les ministres du Conseil du Tr�sor comprennent la garantie d'une reconnaissance publique � l'�gard des contributions du gouvernement du Canada et le renforcement de la pr�sence et de la visibilit� f�d�rales gr�ce � l'identification uniforme des investissements, des biens et des activit�s du gouvernement. Les points suivants doivent �tre pris en compte, et l'information pertinente doit �tre fournie dans la pr�sentation :

  • La proposition porte t elle, ou a t elle des r�percussions, sur la pr�sence et la visibilit� f�d�rales? Le coordonnateur du PCIM ou la direction des communications de l'organisation ont ils �t� consult�s au sujet des enjeux associ�s � l'initiative � cet �gard?
  • Comment les contributions ou les fonds f�d�raux seront ils identifi�s dans les communications avec le public pour garantir que l'apport du gouvernement du Canada soit soulign� comme il se doit? Comment les symboles officiels repr�sentant le gouvernement seront ils utilis�s pour identifier les subventions et les contributions?
  • Si la pr�sentation a trait � une entente de collaboration, les exigences relatives � l'image de marque du gouvernement ont elles �t� prises en compte pour s'assurer que les contributions soient soulign�es comme il se doit dans toutes les communications avec le public, et ce, d'une mani�re conforme aux exigences du PCIM et de la Politique de communication du gouvernement du Canada?
  • Si la pr�sentation porte sur la cr�ation d'un nouvel organisme ou d'un nouveau programme, le nom ou le titre propos� est il conforme aux normes du PCIM? Le nouvel organisme sera t il d�sign� conform�ment au PCIM dans toutes les circonstances (p. ex., papeterie, affiches, biens, communications imprim�es et �lectroniques, autres activit�s)? Un responsable de la gestion du PCIM et de l'image de marque de l'organisme a t il �t� d�sign� au sein de ce dernier?

9. D�veloppement durable

Le cas �ch�ant, il faut tenir compte des r�percussions des initiatives pr�sent�es au Conseil du Tr�sor sous l'angle du d�veloppement durable.

Le d�veloppement durable (DD) s'entend du d�veloppement qui permet de r�pondre aux besoins de la g�n�ration actuelle sans compromettre la capacit� de satisfaire ceux des g�n�rations futures. En pratique, il faut envisager l'int�gration des consid�rations socio�conomiques et environnementales pour appuyer les d�cideurs.

Lorsqu'appropri�, la pr�sentation doit indiquer si la proposition a un effet positif ou n�gatif sur le DD. Tel qu'indiqu� ci‑dessous, un certain nombre d'initiatives f�d�rales touchant les lois, les politiques et les programmes ont fix� de exigences pour promouvoir et appuyer le DD. Pour plus de renseignements au sujet du DD, consulter D�veloppement durable.

9.1 Strat�gies relatives au d�veloppement durable

La Loi sur le v�rificateur g�n�ral exige que, tous les trois ans, les minist�res responsables d�posent � la Chambre des communes leurs engagements afin de promouvoir le d�veloppement durable dans le cadre des mises � jour de leurs strat�gies minist�rielles de d�veloppement durable (SDD).

Le cas �ch�ant, la pr�sentation au CT doit indiquer si le minist�re s'est dot� d'une SDD, et si le sujet faisant l'objet de la pr�sentation au CT tient compte des engagements pr�cis �nonc�s dans la SDD. Il faut pr�ciser les engagements respect�s par rapport � la SDD.

9.2 �valuation environnementale strat�gique

En outre, dans le cadre de l'engagement du gouvernement f�d�ral en mati�re de d�veloppement durable, la Directive du Cabinet sur l'�valuation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes comporte les exigences suivantes :

Les ministres s'attendent � ce que l'on proc�de � une �valuation environnementale strat�gique d'une proposition de politique, de plan et de programme lorsque les deux conditions suivantes sont satisfaites :

  • la proposition est soumise � l'approbation d'un ministre ou du Cabinet; et
  • la mise en oeuvre de la proposition peut entra�ner d'importantes r�percussions positives ou n�gatives sur l'environnement.

Une telle �valuation n'est pas requise dans les cas suivant :

  • lorsqu'il y a urgence ou dans des situations entra�nant un raccourcissement du processus habituel d'examen par le Cabinet;
  • lorsqu'une �valuation a d�j� �t� faite, sauf si une politique ou une initiative est modifi�e en profondeur;
  • lorsqu'on a d�j� approuv� une �valuation environnementale de la politique (dans le cadre des d�bats d'un comit� strat�gique du Cabinet) ou du projet (en vertu de la Loi canadienne sur l'�valuation environnementale).

Il incombe � chaque institution f�d�rale de se conformer � cette directive.

Lorsqu'une EES est requise, les solutions et les recommandations soumises aux ministres du Conseil du Tr�sor devraient rendre compte de l'analyse des �l�ments suivants :

  • Port�e et nature des r�percussions �ventuelles : � partir de l'�valuation pr�liminaire, l'analyse doit d�crire de fa�on suffisamment d�taill�e les effets environnementaux pouvant �tre engendr�s par la proposition. Ces effets – imm�diats ou cumulatifs – pourraient d�couler de l'utilisation ou de l'�volution de ressources atmosph�riques, terrestres ou aquatiques, ou encore de certaines caract�ristiques ou conditions de l'environnement physique. L'analyse doit mettre en lumi�re les effets tant positifs que n�gatifs.
  • Mesures d'att�nuation n�cessaires : l'analyse doit d�terminer s'il est n�cessaire de pr�voir des mesures pour �liminer ou att�nuer les r�percussions n�gatives pouvant d�couler de la proposition. On pourra par exemple modifier la proposition, fixer des conditions � l'�gard des projets ou des activit�s, ou accorder une compensation.
  • Port�e et nature des effets r�siduels : l'analyse doit d�crire de fa�on suffisamment d�taill�e les effets environnementaux pouvant perdurer apr�s la prise de mesures d'att�nuation.
  • Suivi : l'analyse doit porter sur les mesures visant � surveiller les effets environnementaux de la proposition mise de l'avant par l'institution ou � assurer que la mise en oeuvre de la proposition appuie la strat�gie de d�veloppement durable de l'institution.
  • Pr�occupations de la population et des parties prenantes : L'analyse doit, s'il y a lieu, mettre en lumi�re les pr�occupations de ceux qui seront probablement les plus touch�s, des autres parties prenantes et du public.

Il n'existe pas de m�thode qui soit id�ale dans tous les cas pour effectuer une EES. L'institution f�d�rale doit recourir aux cadres et aux techniques appropri�s, et d�finir des approches adapt�es � ses besoins et � sa situation propres.

Le site Web de l'Agence canadienne d'�valuation environnementale contient la Directive du Cabinet et des lignes directrices concernant son application.

9.3 Achats �cologiques

La Politique d'achats �cologiques est un outil important �tabli pour promouvoir l'�cologisation des activit�s du gouvernement. Dans le contexte de l'optimisation des ressources, cette politique exige que les facteurs relatifs aux r�sultats sur le plan environnemental soient int�gr�s au processus d'acquisition (planification; achat; utilisation et ali�nation). Dans ce contexte, l'optimisation des ressources pass par plusieurs �l�mnets, dont le co�t, le rendement, la disponibilit�, la qualit� et les r�sultats sur le plan environnemental. Il faut � cette fin avoir une connaissance ad�quate des aspects environnementaux en jeu et des co�ts et effets �ventuels rattach�s au cycle de vie des biens et services acquis. L'�nonc� de l'�valuation peut indiquer la fa�on dont les exigences de cette politique sont respect�es.

Le gouvernement f�d�ral appuie aussi le DD au moyen de nombreuses initiatives pour �cologiser ses activit�s. Pour plus de renseignements, consulter le site du Bureau de l'�cologisation des op�rations gouvernementales.

9.4 Consid�rations relatives � la gestion de projet

(� la fois � l'�tape de l'approbation pr�liminaire de projet [APP] et de l'approbation d�finitive de projet [ADP])

Quand une strat�gie d'acquisition s'impose :

  • D�crivez les occasions d'am�liorer le rendement environnemental pendant toute la dur�e du cycle de vie de la strat�gie d'approvisionnement propos�e, y compris les risques pour l'environnement et les strat�gies d'att�nuation de ces risques.
  • Plus pr�cis�ment, d�finissez les consid�rations en mati�re de rendement environnemental qui s'appliquent � chacune des �tapes du processus d'approvisionnement, depuis la planification jusqu'� l'ali�nation finale ou la cl�ture des services acquis, en passant par l'analyse et la d�finition des besoins, l'approvisionnement, le fonctionnement et l'entretien.

9.5 Consid�rations relatives � la passation de march�s

Indiquez les mesures prises dans le cadre du processus d'approvisionnement, comme les clauses des march�s et/ou les normes relatives � l'environnement (p. ex., clause de reprise, norme EnergyStar, recours � des transporteurs autoris�s), pour contribuer � la r�alisation des objectifs du gouvernement du Canada en mati�re d'environnement.

Pr�cisez si le march� propos� a permis d'acqu�rir un bien et/ou un service qui s'av�re meilleur d'un point de vue �cologique et compte tenu des r�sultats environnementaux connexes (p. ex., r�duction des �missions de gaz � effet de serre, contenu recycl�, possibilit� de d�montage du produit, durabilit�, possibilit� de r�utilisation, produit reconditionn� ou transform�, produit biologique, efficacit� �nerg�tique et �conomie des ressources hydriques, efficience des ressources).


Date de modification : 2011-06-02
 
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