ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

1. Source : Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor

2. Renvoie à toutes les présentations au Conseil du Trésor à l'exception des décrets en conseil exigeant une recommandation du Conseil du Trésor.

3. L'étude n'évaluait pas la qualité des présentations au Conseil du Trésor et des documents connexes de type précis. Les conclusions reposent sur des données qualitatives recueillies à même un sondage et des entrevues réalisées avec des intervenants.

4. Ces questions sont tirées des définitions des termes « pertinence », « efficacité » et « économie » présentées à l'annexe A de la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor.

5. Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor.

6. Un examen limité des modèles de processus des présentations utilisés dans d'autres administrations (voir la section sur la méthodologie) révèle que le rôle joué par les secrétaires adjoints du Secrétariat, lorsqu'ils soumettent au Conseil du Trésor une présentation d'une organisation fédérale, peut être considéré unique.

7. Les secteurs des programmes du Secrétariat sont chargés d'examiner la gestion des ressources financières des organisations fédérales et d'offrir des conseils à cet égard.

8. Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor.

9. Le terme « analystes du Secrétariat » désigne les analystes de programme et les analystes des CE.

10. Autre que le Conseil du Trésor, il comprend généralement un comité chargé des politiques.

11. Il est à noter que lorsque le Secrétariat prépare une présentation au Conseil du Trésor en son propre nom, il est considéré en tant qu'une organisation fédérale comme tout autre.

12. Il n'y a aucune définition officielle du terme « complexité ». Par conséquent, l'évaluation a utilisé les critères des répondants, soit « complexe » et « courante ». Il est à noter que les examens stratégiques (qui peuvent être « courants » ou « complexes ») ne figurent pas dans le tableau.

13. La Politique sur la SGRRappuie l'élaboration d'une approche commune pangouvernementale en matière de planification et de gestion des liens entre les dépenses en ressources et les résultats. La politique sert également de base cohérente et solide pour la collecte et la gestion de l'information financière et non financière ainsi que la production de rapports au Parlement à ce sujet. (http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/mrrs-sgrr_f.asp)

14. Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor, p. 6-7

15. La présentation au Conseil du Trésor et le précis sont alors soumis aux ministres du Conseil du Trésor à des fins d'examen et d'approbation.

16. Même si cette question faisait partie de la matrice d'évaluation, elle n'a pas été traitée dans le présent rapport puisque, comme il en a été discuté, il a été établi que ce point n'était pas un objectif du processus des présentations au Conseil du Trésor.

17. Cette question n'est pas traitée dans les constatations du rapport puisque l'évaluation n'a pas révélé de résultats inattendus.

18. Nota : Lorsque le rapport mentionne les « analystes du Secrétariat », il inclut les analystes de programme et les analystes des CE dans le contexte du Secrétariat, mais seulement les analystes de programme dans le contexte des organisations fédérales (étant donné que les analystes de programme sont les principales personnes-ressources des organisations fédérales). Cette différence est indiquée, s'il y a lieu, dans le rapport.

19. Le questionnaire a été accessible sur Internet pendant trois semaines. Des rappels ont été transmis par courriel aux répondants à deux reprises pendant cette période de trois semaines.

20. Les réponses et les commentaires recueillis indiquaient que ces répondants avaient rempli le mauvais sondage. Par conséquent, leurs réponses ont été éliminées afin de s'assurer que les données n'étaient pas contaminées.

21. L'examen ne comprenait pas un examen des modèles utilisés dans les provinces.

22. Co-ordination at the Centre of Government: The Functions and Organization of the Government Office Comparative Analysis of OECD Countries, CEECs and Western Balkan Countries. Michael Ben-Gera. 2004.

23. Idem. Les dix pays sont les suivants : l'Australie, l'Autriche, la France, l'Allemagne, l'Islande, l'Irlande, les Pays-Bas, la Norvège, l'Espagne et la Suisse.

24. « La vérification a permis de constater… qu'il serait avantageux d'adopter une approche plus cohérente et plus inclusive concernant les coûts des heures supplémentaires et les prévisions de celles-ci, d'améliorer la gestion et l'autorisation des congés et des heures supplémentaires… et d'élaborer des lignes directrices officielles et approuvées sur l'administration des congés et des heures supplémentaires ».

25. L'architecture des activités des programmes du Secrétariat.

26. Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor, p. 1

27. Idem., p. 6-7

28. Les commentaires recueillis lors des camps de formation pour les secteurs des programmes en février 2009, en janvier 2008, en août 2007, en septembre 2004, en mars 2001 et en septembre 2000 ont été examinés.

29. La « pertinence » détermine si une présentation soumise par une organisation fédérale est nécessaire (c'est-à-dire, requise).

30. Les personnes interviewées ont également fait des commentaires au sujet des inconvénients résultant du fait qu'il n'est pas nécessaire que les MC fassent l'objet d'un processus initial d'approbation au Secrétariat. Une personne a souligné que le fait que le Secrétariat ne participe pas au processus peut causer des problèmes lorsque les MC renferment des éléments qui peuvent être contraires aux politiques du Conseil du Trésor.

31. Certaines organisations fédérales ont toutefois indiqué qu'elles peuvent décider de soumettre une présentation même lorsque l'analyste de programme croit que la présentation n'est pas nécessaire.

32. Les chiffres ayant été arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

33. La même question n'a pas été posée aux organisations fédérales et, par conséquent, l'opinion sur la question de savoir si les présentations étaient nécessaires n'est attribuable qu'aux analystes du Secrétariat.

34. À partir du moment où l'analyste de programme reçoit la première ébauche de la présentation au Conseil du Trésor d'une organisation fédérale.

35. Il importe de noter que certaines présentations peuvent demander considérablement moins de temps, p. ex., si la présentation correspond à un ajout à un programme existant ou si la présentation est réputée présenter peu de risque ou être peu complexe.

36. Certains pourraient toutefois faire valoir que la souplesse qui caractérise le processus des présentations au Conseil du Trésor constitue un avantage en ce sens qu'il permet à certaines présentations, comme celles ayant trait au Plan d'action économique du Canada, d'être traitées en priorité lorsque des circonstances spéciales le justifient.

37. Conformément aux lignes directrices présentées dans le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor.

38. Le SGDDI est une initiative du gouvernement fédéral canadien en vue de gérer le cycle de vie complet de tout type de documents électroniques (courriels, correspondance, rapports, etc.).

39. Renouvellement des systèmes du Service du budget (RSSB), Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2007

40. http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/indicators-indicateurs/2008/policies-politiques/policies-politiques-fra.asp

41. De plus, les cotes entre les rondes IV et V du CRG ne sont pas entièrement comparables. Les cotes moyennes du CRG analysées pour l'évaluation visent les grandes organisations fédérales.

42. Consultations internes auprès des organisations fédérales.

43. Il convient de noter que ce pourcentage peut ne pas représenter le niveau d'efforts de tous les analystes des CE, car seulement une partie des fonctions des analystes des CE inclut l'examen des présentations au Conseil du Trésor. Les analystes des CE qui ont d'importantes fonctions liées aux présentations au Conseil du Trésor auraient peut-être été plus susceptibles de mieux répondre au sondage.

44. Les chiffres ayant été arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

45. Les chiffres ayant été arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqué.

46. Les données sur le calendrier des présentations au Conseil du Trésor au cours des dix dernières années montrent qu'il y a des périodes de pointe déterminées en juin, en octobre, en décembre et en mars.

47. Facteurs contribuant à la qualité des présentations au Conseil du Trésor (d'après le sondage) : Il semble que les consultations internes n'ont pas été achevées pour les présentations au Conseil du Trésor (analystes de programme : 42,7 %, analystes des CE : 44,9 %); pas suffisamment de temps pour permettre l'examen par les analystes du Secrétariat (analystes de programme : 42,5, analystes des CE : 49,2 %); n'a pas respecté le Guide (analystes de programme : 43,3 %, analystes des CE : 37,3 %); les risques et les stratégies d'atténuation des risques n'ont pas été indiqués (analystes de programme : 40,5 %, analystes des CE : 47,5 %); les autorisations appropriées n'ont pas été demandées (analystes de programme : 39,8 %, analystes des CE : 38,1 %); le niveau de justification n'était pas adéquat (analystes de programme : 45,3 %, analystes des CE : 44,1 %); la présentation ne renfermait pas de renseignements exacts (analystes de programme : 45,8 %, analystes des CE : 45,7 %); la présentation n'a pas été rédigée de façon claire (analystes de programme : 48,6 %, analystes des CE : 39,4 %).

48. Bien que l'équipe chargée de l'évaluation reconnaisse que les taux de roulement dans les organisations fédérales peuvent également contribuer aux problèmes de qualité des présentations au Conseil du Trésor et d'efficacité du processus des présentations, cette question dépasse le cadre de l'évaluation et n'est donc pas traitée dans la recommandation.

1. Les données tirées de cette entrevue n'ont pas été utilisées puisque les Services ministériels n'ont pas été considérés comme une organisation soumettant des présentations à interviewer

2. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches foundées sure les risques au tirtre des activities ministérielles et des présenations au CT. SCT 2007

3. Pouvoir délégué accru pour les contributions. SCT 2007

4. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches fondées sur les risques au titre des activités ministérielles et des presentations au CT. SCT 2007

5. Idem

6. Pouvoir délégué accru pour les contributions. SCT 2007

7. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches fondées sur les risques au titre des activités ministérielles et des presentations au CT. SCT 2007