ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Sommaire

Introduction

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat) est l'organe administratif du Conseil du Tr�sor, un comit� du Cabinet dont les ministres prennent des d�cisions concernant la gestion et les d�penses du gouvernement. Le Secr�tariat appuie les ministres du Conseil du Tr�sor dans cette fonction et assume ses responsabilit�s l�gales en tant qu'organisme central f�d�ral. Lorsqu'une organisation f�d�rale demande l'approbation ou l'autorisation du Conseil du Tr�sor pour mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de r�aliser dans des circonstances normales ou qui d�passe les pouvoirs qui lui sont conf�r�s¹ , elle pr�pare une pr�sentation au Conseil du Tr�sor en collaboration avec le Secr�tariat.

La pr�sente �valuation a permis d'�valuer la pertinence, l'efficacit� et l'�conomie du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. �tant donn� que le Secr�tariat est responsable du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, une attention particuli�re a �t� accord�e, dans le cadre de l'�valuation, au r�le qu'il joue pour contribuer au succ�s du processus. Il convient de noter que la port�e de cette �valuation �tait limit�e au processus actuel utilis� pour appuyer les ministres du Conseil du Tr�sor, et n'�valuait pas ce processus par rapport � d'autres m�canismes de soutien. Un examen limit� des pratiques internationales a �t� effectu� dans le cadre de l'�valuation. Toutefois, il n'�tait pas assez approfondi pour proposer d'autres m�canismes qui pourraient �tre examin�s par le Secr�tariat.

Le cadre d'�valuation comportait une multitude de sources de donn�es et des m�thodes de recherche compl�mentaires afin d'assurer la fiabilit� et la validit� des donn�es. Les m�thodes de recherche suivantes ont �t� utilis�es : i) examen de documents; ii) des entrevues avec des intervenants et des experts; iii) une s�ance de travail avec les secr�taires adjoints du Secr�tariat et les sous-ministres adjoints de certaines organisations f�d�rales; iv) examen des donn�es administratives, financi�res et statistiques et v) un sondage aupr�s d'analystes du Secr�tariat et d'organisations f�d�rales. La m�thodologie comportait une limite puisque les ministres du Conseil du Tr�sor n'ont pu �tre interview�s, la collecte de donn�es ayant eu lieu pendant la tenue d'une �lection.

L'�valuation a port� sur toutes les �tapes du processus actuel des pr�sentations qui touchent le Secr�tariat :

• le soutien offert par le Secr�tariat aux organisations f�d�rales;
• les directives �labor�es par le Secr�tariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (le Guide);
• la communication des d�cisions concernant les pr�sentations;
• le suivi des conditions impos�es aux pr�sentations.

L'�valuation n'a pas port� sur les processus internes utilis�s par les organisations f�d�rales pour pr�parer une pr�sentation au Conseil du Tr�sor. De plus, l'�valuation vise uniquement les pr�sentations²de la � partie A �

Il s'agit de la premi�re �valuation officielle du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Il �tait donc impossible de pr�voir, d�s le d�but, tous les enjeux de l'�valuation et les champs d'enqu�te � explorer. Comme l'exercice de collecte de donn�es a permis de relever des enjeux de l'�valuation qui n'�taient pas apparents au d�part, il a fallu inclure de nouvelles sources de donn�es probantes, telles que d'autres examens de document, d'autres entrevues et des s�ances de validation avec les cadres sup�rieurs du Secr�tariat.
La recherche effectu�e pour l'�valuation a �t� men�e entre novembre 2008 et mars 2009.

Conclusion

Le processus actuel des pr�sentations au Conseil du Tr�sor est pertinent, semble �tre efficace et comporte des �l�ments positifs cl�s. Toutefois, il est possible d'am�liorer son efficacit� et son efficience, gr�ce � une combinaison de mesures et d'enqu�tes plus pouss�es.

�l�ments positifs

1. Le processus des pr�sentations r�pond aux besoins du gouvernement en mati�re de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'�valuation d'�tablir s'il existe d'autres fa�ons efficaces et efficientes d'arriver aux m�mes r�sultats.
2. Les intervenants s'entendent g�n�ralement sur le fait que le processus des pr�sentations permet avec succ�s de s'assurer que les organisations f�d�rales soumettent des pr�sentations qui sont conformes aux autorisations l�gislatives et aux politiques du Conseil du Tr�sor.
3. Les intervenants s'entendent g�n�ralement sur le fait que le processus des pr�sentations permet avec succ�s de s'assurer que les organisations f�d�rales soumettent des pr�sentations appropri�es.
4. Les d�cisions du Conseil du Tr�sor semblent refl�ter largement les conseils du Secr�tariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Tr�sor � l'�gard de la qualit� de ces conseils³.

Points � am�liorer

1. Il est n�cessaire de finaliser le mod�le logique applicable au processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart� de ses communications sur son r�sultat final et la tenue d'�tudes compl�mentaires.
2. La plupart des organisations f�d�rales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont re�u des analystes de programme du Secr�tariat. Toutefois, certains aspects sont source de pr�occupation (p. ex., la coh�rence des conseils).
3. Les �l�ments probants concernant la qualit� des �bauches des pr�sentations au Conseil du Tr�sor sont mitig�s.
4. Le Secr�tariat ne rend pas compte des co�ts du processus des pr�sentations.
5. Les efforts d�ploy�s par le Secr�tariat pour informer les organisations f�d�rales et ses propres employ�s des d�tails du processus des pr�sentations semblent ne pas atteindre les r�sultats voulus.
6. Plut�t que d'utiliser un syst�me centralis� partag�, les analystes du Secr�tariat se servent de leurs propres syst�mes de classement pour g�rer la documentation concernant les pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Recommandations

Les points � am�liorer dans le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor se rangent dans trois domaines :

• finaliser le mod�le logique du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor;
• faire en sorte que le Secr�tariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-m�me et des pratiques qui y sont li�es et apporte des am�liorations au processus lorsque c'est possible;
• fournir aux analystes du Secr�tariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour am�liorer l'efficacit� et l'�conomie du processus des pr�sentations.

Mod�le logique du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

Meilleure compr�hension du processus des pr�sentations et des pratiques connexes donnant lieu � des am�liorations

�laboration d'outils plus nombreux et am�lior�s pour le processus des pr�sentations