ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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6. Constatations

(a) Pertinence

Est-ce que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor r�pond � un besoin manifeste et convient au gouvernement f�d�ral?

Le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor s'harmonise bien avec le r�sultat strat�gique du Secr�tariat, c'est-�-dire que � le gouvernement est bien g�r� et responsable, et des ressources sont attribu�es pour atteindre des r�sultats �²⁵ . Ce r�sultat strat�gique est coh�rent avec les responsabilit�s des ministres du Conseil du Tr�sor telles qu'elles sont �nonc�es dans la LGFP, et exprime par cons�quent le r�le du Secr�tariat dans la prestation de conseils et de recommandations aux ministres du Conseil du Tr�sor, par l'entremise du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. La n�cessit� d'un processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor pour appuyer les ministres est particuli�rement pertinente, compte tenu de l'objectif r�cent vers les d�penses responsables et le renouvellement du syst�me de gestion des d�penses qui inclut l'examen strat�gique des d�penses de programmes directes de tous les minist�res et organismes du gouvernement du Canada en vue de r�affecter les fonds de programmes peu prioritaires et peu performants � de plus grandes priorit�s.

Selon le Guide :

L'am�lioration de la qualit� des renseignements et la responsabilit� � l'�gard des r�sultats constituent les �l�ments cl�s de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des d�penses. Cette approche soutient la gestion des r�sultats en �tablissant clairement les responsabilit�s des minist�res afin que soient mieux d�finis les r�sultats pr�vus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus d�cisionnel ax� sur les r�sultats en veillant � ce que tous les nouveaux programmes soient bien et enti�rement int�gr�s aux programmes existants, gr�ce � un examen de l'ensemble des d�penses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports � l'�gard de r�sultats en am�liorant la qualit� des rapports soumis au Parlement par les minist�res et pour l'ensemble du gouvernement²⁶.

Cette citation d�crit le � besoin manifeste � que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor vise � combler. Essentiellement, pour assurer la saine gestion des programmes publics, le gouvernement doit avoir des r�gles, des pratiques et des processus qui :

• �tablissent clairement les responsabilit�s des organisations f�d�rales afin de d�finir les r�sultats pr�vus;
• permettent de s'assurer que tous les nouveaux programmes sont bien int�gr�s aux programmes existants;
• permettent de s'assurer que toutes les d�penses sont conformes � l'engagement du gouvernement d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds;
• am�liorent la qualit� des rapports soumis au Parlement par les minist�res et pour l'ensemble du gouvernement.

Dans le cadre de l'�valuation de la pertinence, la principale question de l'�valuation est de savoir si le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor peut satisfaire ou non � ces exigences. La question � savoir si le processus satisfait r�ellement � ces exigences est trait�e dans l'�valuation de l'efficacit�. La question de savoir si et dans quelle mesure les autres processus ou m�canismes permettraient de satisfaire � ces exigences ne rel�ve pas de cette �valuation.

L'examen des documents effectu� dans le cadre de la pr�sente �valuation ainsi que les entrevues effectu�es m�nent � la conclusion que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor r�pond aux � besoins manifestes � du gouvernement relativement � la saine gestion publique. Tel qu'il a �t� susmentionn�, le processus des pr�sentations vise � s'assurer que les normes minimales sont respect�es sur :

[…] la mani�re dont l'organisation f�d�rale m�nera � bien l'initiative strat�gique, sur les raisons pour lesquelles la m�thode de mise en œuvre propos�e est la meilleure dans les circonstances, sur la mani�re dont le projet contribuera � des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interop�rabilit� de l'information, sur les r�sultats attendus et les produits pr�vus, en conformit� avec la Structure de gestion, des ressources et des r�sultats (SGRR) de l'organisation, de m�me que sur les modalit�s de surveillance et d'�valuation au moyen desquelles cette derni�re s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs strat�giques vis�s, ce qui comprend des rapports d'�tape sur les r�sultats et les gains d'efficience pr�vus ainsi que sur les �ch�anciers et les co�ts anticip�s²⁷.

D'apr�s les r�sultats des entrevues, les perceptions g�n�rales au sujet de l'objectif du processus des pr�sentations �taient habituellement en accord avec cette description officielle tir�e du Guide.

La description officielle du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor est bien harmonis�e avec les besoins du gouvernement en vue d'une saine gestion publique.

(b) Efficacit�

Dans quelle mesure le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor a-t-il produit les r�sultats escompt�s?

Id�alement, la pr�sente �valuation permettrait d'analyser l'efficacit� du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor par rapport � son incidence sur le r�sultat final du mod�le logique �labor� par l'�quipe charg�e de l'�valuation � des fins d'�valuation, c'est-�-dire, � la mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs strat�giques d�finis par le Cabinet de la fa�on la plus �conomique possible et de remplir les obligations du gouvernement en mati�re de transparence, de responsabilisation et de prudence �. Toutefois, il y aurait des probl�mes de m�thodologie et de collecte de donn�es lorsqu'on essaierait de lier directement le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor � ce r�sultat final, et ces probl�mes ne pourraient �tre r�gl�s en respectant les contraintes de cette �valuation au chapitre de la port�e, de l'�ch�ancier et des ressources. La pr�sente �valuation porte sur l'efficacit� du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor relativement aux r�sultats imm�diats et interm�diaires pr�cis�s dans le mod�le logique �labor� par l'�quipe charg�e de l'�valuation. Si l'�valuation conclut que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor contribue efficacement et grandement � l'atteinte de ces objectifs, il serait raisonnable de conclure que le processus des pr�sentations apporte �galement une contribution importante au r�sultat final.

Par cons�quent, l'�valuation a port� sur les questions suivantes :

1. Les employ�s des organisations f�d�rales et du Secr�tariat ont-ils d�montr� au fil des ans une meilleure compr�hension des �l�ments des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, des politiques et du processus connexes?
2. Le Secr�tariat offre-t-il des services qui permettent aux organisations f�d�rales de faire en sorte que les �bauches des pr�sentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Tr�sor?
3. Le processus d'examen des pr�sentations au Conseil du Tr�sor du Secr�tariat permet-il de s'assurer que les pr�sentations au Conseil du Tr�sor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement?
4. Les d�cisions du Conseil du Tr�sor sont-elles �clair�es et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du Secr�tariat?
5. Des m�canismes sont-ils en place pour veiller � ce que les d�cisions du Conseil du Tr�sor soient ex�cut�es?
6. Quel est le niveau de qualit� des pr�sentations au Conseil du Tr�sor?

(i) Compr�hension du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (question d'�valuation 1)

La majorit� des participants au sondage dans les trois cat�gories (83,3 % des analystes de programme, 76,9 % des analystes des CE et 83,0 % des repr�sentants d'organisations f�d�rales) croyaient qu'ils comprenaient tr�s bien le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Il n'y avait aucune corr�lation entre la dur�e de la p�riode en poste d'un r�pondant et sa perception de sa compr�hension du processus.

Les r�pondants au sondage ont �valu� la compr�hension par leurs coll�gues du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor moins favorablement qu'ils ont �valu� la leur (tableau 5). Par exemple, 83,0 % des repr�sentants des organisations f�d�rales croyaient qu'ils comprenaient tr�s bien le processus, tandis que moins de 50,0 % des analystes de programme croyaient que c'�tait vrai. Il y avait une divergence semblable d'opinions entre les analystes de programme et des CE au sein du Secr�tariat. Chaque groupe de personnes interview�es a indiqu� qu'il fallait plus de formation pour l'autre groupe.

Tableau 5 : �valuation de la compr�hension du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

En accord - %	Analystes de programme	Analystes de CE	R�pondants d'organisations f�d�rales
Je comprends tr�s bien le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor.	83,3 n=60	s.o.	s.o.
Je comprends tr�s bien les �l�ments des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, les politiques et le processus connexes.	s.o.	76,9 n=65	83,0 n=94
Les repr�sentants des organisations f�d�rales avec lesquels je travaille ont d�montr�, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les �l�ments des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, les politiques et le processus connexes.	48,3 n=58	s.o.	s.o.
Les analystes de programme avec lesquels je travaille ont d�montr�, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les �l�ments des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, les politiques et le processus connexes.	s.o.	50,0 n=62	s.o.

Nonobstant ce qui pr�c�de, il convient de noter que parmi les 12 entrevues men�es avec des organisations f�d�rales, les 4 organisations f�d�rales pr�sentant un taux de r�ponse �lev� croyaient que leurs analystes comprenaient tr�s bien le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Les r�sultats �taient mitig�s chez les organisations f�d�rales pr�sentant un taux de r�ponse mod�r� et faible qui ont �t� interview�s. Elles ont indiqu� que le degr� de compr�hension pouvait varier selon l'analyste qui leur �tait affect�.

Les donn�es sur les RH et les r�sultats du sondage ont montr� qu'environ les deux tiers des analystes de programme �taient en poste depuis deux ans ou moins, ce qui peut expliquer, du moins en partie, les perceptions externes de la connaissance relativement faible du processus des pr�sentations par les analystes de programme.

(ii) Qualit� des outils, du soutien et des services offerts par le Secr�tariat (questions d'�valuation 2 � 5)

Formation. Pour �valuer les outils, le soutien et les services offerts par le Secr�tariat, l'�quipe charg�e de l'�valuation a examin� les documents sur les � camps de formation � � l'intention des analystes de programme et ses directives sur les pr�sentations au Conseil du Tr�sor, soit le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. De plus, l'�quipe charg�e de l'�valuation a demand� si les cours sur le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor provenaient de l'�cole de la fonction publique du Canada.

Le Secr�tariat offre des camps de formation aux secteurs des programmes et ces camps ont obtenu des notes positives dans l'ensemble. Ils sont jug�s utiles puisqu'ils offrent un aper�u g�n�ral de ce que les analystes des programmes devraient savoir. Toutefois, dans les formulaires de commentaires remplis apr�s les camps de formation²⁸ et lors des entrevues, les analystes du Secr�tariat ont indiqu� que les camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur dur�e (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Comme l'a indiqu� un participant � un camp de formation, � nous pourrions avoir davantage de formation pratique �.

Les participants � l'�valuation ont �galement indiqu� que :

• Le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor du Secr�tariat est consid�r� comme un outil utile.
• L'�cole de la fonction publique du Canada offre des cours sur le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Bien que seulement le tiers ou moins des repr�sentants des organisations f�d�rales aient assist� � ces cours, la majorit� jugeait les cours utiles. Ceux qui n'ont pas assist� aux cours ont indiqu� que les co�ts et les listes d'attente constituaient les obstacles principaux.
• Le Secr�tariat offre lui-m�me des activit�s d'apprentissage aux organisations f�d�rales au sujet du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Certains secteurs du Secr�tariat offrent ces cours aussi souvent que quatre fois par ann�e. Un examen d�taill� de ces cours n'a pas �t� men�.

Relations entre les analystes du Secr�tariat et les organisations f�d�rales. Les r�sultats du sondage ont montr� que des efforts sont d�ploy�s en vue de favoriser de bonnes relations de travail entre les analystes de programme et les organisations f�d�rales. Presque tous les analystes de programme qui ont r�pondu au sondage (91,6 %) ont d�clar� qu'ils communiquent r�guli�rement avec les organisations f�d�rales peu importe si une pr�sentation est actuellement en voie d'�laboration ou de traitement. Tous les analystes de programme interview�s ont mentionn� qu'ils ont des relations productives et positives avec les organisations f�d�rales. Toutefois, il est important de souligner que lorsqu'on leur demande comment ils caract�riseraient leurs rapports avec des employ�s dans les organisations f�d�rales, les analystes du Secr�tariat n'ont pas mentionn� les trois r�les d�finis dans le programme de changement : catalyseur, agent de remise en question et champion.

Pour leur part, les organisations f�d�rales ont indiqu� que leurs rapports avec les analystes de programme sont g�n�ralement bons ou qu'ils se sont am�lior�s. Presque toutes les organisations f�d�rales ayant r�pondu ont indiqu� qu'ils savent qui consulter au sein du Secr�tariat au sujet de leurs pr�sentations.

Pertinence²⁹ des pr�sentations au Conseil du Tr�sor mises de l'avant. Les analystes du Secr�tariat ont un r�le � jouer � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation, lorsque les organisations f�d�rales examinent la possibilit� de soumettre une pr�sentation. D'entr�e de jeu, les organisations f�d�rales voudront peut-�tre obtenir des commentaires rapidement pour confirmer l'orientation de leur pr�sentation �ventuelle ou pour confirmer qu'une pr�sentation est effectivement n�cessaire. D'apr�s les entrevues, 58,0 % des organisations f�d�rales cherchent � obtenir de l'aide pr�c�dant la pr�sentation, en particulier lorsque la pr�sentation est complexe ou per�ue comme pr�sentant un risque �lev�³⁰ . Les conseils offerts par le Secr�tariat � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation visent notamment � aider les organisations f�d�rales � prendre des d�cisions �clair�es, � savoir s'il faut soumettre ou non une pr�sentation. On suppose qu'en l'absence de tels conseils, les organisations f�d�rales soumettraient un plus grand nombre de pr�sentations inutiles qui repr�senteraient un fardeau pour le Secr�tariat et le Conseil du Tr�sor, r�duisant ainsi l'efficacit� du processus des pr�sentations. Par cons�quent, la pertinence des pr�sentations a �t� jug�e comme un indicateur de l'�-propos et de la qualit� des services du Secr�tariat � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation³¹.

On a demand� aux analystes du Secr�tariat qui ont r�pondu au sondage de se prononcer sur la pertinence des pr�sentations (tableau 6 ³²)³³. Environ 40 % des analystes de programme ayant r�pondu au sondage ont indiqu� qu'ils ont re�u des �bauches de pr�sentation � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation (� titre d'indication pr�liminaire) pour des initiatives qui, dans les faits, ne n�cessitaient pas de pr�sentation. Le point de vue des analystes des CE �tait semblable.

Tableau 6 : Commentaires au sujet des �bauches soumises qui ne n�cessitaient pas une pr�sentation au Conseil du Tr�sor

Des �bauches ont-elles �t� partag�es?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'�chantillon	n=64	n=59
Oui	45,3	40,7
Non	20.3	40.7
Ne sais pas	34,4	18,6

Le Secr�tariat a t il �t� consult� au pr�alable?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'�chantillon	n=29	n=24
Oui	44,8	62,5
Non	10.3	25.0
Ne sais pas	44,8	12,5

Des �bauches ont-elles �t� soumises?	Analystes des CE	Analystes de programme
n= taille de l'�chantillon	n=65	n=58
Oui	10,8	19,0
Non	36.9	55.2
Ne sais pas	52,3	25,9

On a �galement demand� aux analystes du Secr�tariat la fr�quence � laquelle les organisations f�d�rales soumettent des �bauches de pr�sentation aux fins d'analyse formelle (et non pas simplement pour demander des commentaires informels au sujet d'une version pr�liminaire). � cette �tape-ci, un nombre beaucoup moins �lev� d'analystes (19,0 % des analystes de programme et 10,8 % des analystes des CE) croyaient que des �bauches inappropri�es �taient soumises. La diminution du nombre de pr�sentations inutiles entre l'�tape � laquelle le Secr�tariat offre des directives pr�liminaires et l'�tape � laquelle une pr�sentation est officiellement soumise sugg�re que le Secr�tariat a une incidence positive sur la r�duction du nombre de pr�sentations non pertinentes.

Pertinence, uniformit�, utilit� et temps opportun des conseils du Secr�tariat. Les personnes interview�es ont indiqu� des facteurs qui, selon elles, avaient une influence positive ou n�gative sur l'uniformit�, la pertinence et le temps opportun des conseils offerts par le Secr�tariat aux organisations f�d�rales pendant le processus des pr�sentations.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interview�es, une influence positive �taient les suivants :

• les analystes du Secr�tariat disposant de suffisamment de temps pour examiner les pr�sentations et comprendre leur contexte;
• la planification des t�l�conf�rences hebdomadaires entre le Secr�tariat et les organisations f�d�rales;
• la disponibilit� des processus de validation formels et informels des pr�sentations (p. ex., r�diger des pr�sentations aux fins d'�tude formelle plut�t que demander des commentaires informels au Secr�tariat au sujet de la version pr�liminaire);
• au sein des organisations f�d�rales, la disponibilit� d'un processus d'assurance de la qualit� et d'une base de donn�es pour faire le suivi des conseils offerts par le Secr�tariat.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interview�es, une influence n�gative �taient les suivants :

• le taux de roulement �lev� chez les analystes de programme;
• le manque d'acc�s direct par les organisations f�d�rales � des analystes des CE et le manque d'information quant au d�lai requis par les analystes des CE pour examiner les pr�sentations (tel qu'il est d�clar� lors d'une entrevue : � Le processus semble se d�t�riorer lorsqu'un analyste doit consulter d'autres analystes […]
  [j]'ai re�u des conseils et apr�s la deuxi�me �bauche, j'ai re�u des conseils contradictoires lorsque l'�bauche a �t� soumise � un groupe diff�rent �);
• la charge de travail des analystes de programme et les limites subs�quentes de leur disponibilit� pour examiner les pr�sentations. (Selon une personne : � La capacit� […] au […] Secr�tariat, notamment pour ce qui est des nouvelles exigences impos�es aux analystes du Secr�tariat comme un examen strat�gique, est un d�fi important dans le cadre du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Les examens strat�giques ont entra�n� une nouvelle charge de travail, mais de nouveaux employ�s n'ont pas �t� recrut�s �).

On a demand� aux r�pondants au sondage si le processus d'examen des pr�sentations permet de s'assurer que les pr�sentations au Conseil du Tr�sor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. Une grande majorit� de r�pondants de chaque groupe ont convenu que c'�tait le cas (tableau 7).

Tableau 7 : �valuation du processus d'examen des pr�sentations

En accord - %	Analystes de programme	Analystes des CE	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=59	n=62	n=94
En g�n�ral, le processus d'examen des pr�sentations au Secr�tariat permet de s'assurer que les pr�sentations au Conseil du Tr�sor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement.	91,5	79,0	79,1

Toutefois, lorsqu'on a demand� aux r�pondants au sondage si les services fournis par les analystes permettent aux organisations f�d�rales de pr�parer des �bauches de pr�sentations qui se conforment aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Tr�sor, des points de vue divergents ont �t� exprim�s. Tandis que les repr�sentants des organisations f�d�rales et les analystes de programme qui ont r�pondu pr�sentaient un pourcentage d'accord tr�s similaire comme l'indique leur r�ponse � la question mentionn�e pr�c�demment et illustr�e dans le tableau 7, seulement 49,2 % des analystes des CE �taient d'accord. Cette divergence d�coule peut-�tre du fait que les analystes de programme agissent comme point de contact unique des organisations f�d�rales, ce qui fait que les analystes des CE ne sont pas toujours consult�s � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation.

Conseils et directives du Secr�tariat aux organisations f�d�rales. Les r�sultats du sondage (tableau 8) r�v�lent que la majorit� des r�pondants des organisations f�d�rales convenaient que les analystes du Secr�tariat fournissaient des conseils coh�rents, pr�cis, utiles et en temps opportuns. En ce qui concerne ceux qui �taient en d�saccord, ce sont les �l�ments de coh�rence et le caract�re opportun des conseils qui pr�sentaient les niveaux d'accord les moins �lev�s tant chez les repr�sentants des organisations f�d�rales que chez les analystes de programme. Plus pr�cis�ment :

• Un peu plus de la moiti� (soit 55,3 %) des r�pondants au sondage des organisations f�d�rales convenaient que les conseils des analystes de programme sont coh�rents � l'�tape d'examen de la pr�sentation. Quelque 27,7 % des autres r�pondants ont indiqu� que ce n'est pas le cas, tandis que les autres r�pondants des organisations f�d�rales ont fourni une r�ponse neutre ou ne savaient pas. Les analystes de programme qui ont r�pondu �taient l�g�rement plus d'accord, 62,7 % ayant indiqu� que les conseils �taient coh�rents.
• De m�me, 54,3 % des repr�sentants des organisations f�d�rales ont convenu que les analystes du Secr�tariat donnaient des conseils opportuns � l'�tape de l'examen, tandis que 22,3 % n'�taient pas d'accord.
• Pr�s des deux tiers des repr�sentants des organisations f�d�rales ont convenu que les conseils donn�s par les analystes du Secr�tariat sont exacts et utiles.

Il importe de noter que les enjeux relatifs au caract�re opportun et � la coh�rence des conseils sont reconnus � l'interne par le Secr�tariat, et non seulement par les organisations f�d�rales.

Tableau 8 : Points de vue des r�pondants au sondage sur la qualit� des conseils et de l'interpr�tation du Secr�tariat - �tape de l'examen

En accord - %	Analystes de programme	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=59	n=94
Les analystes du Secr�tariat donnent des conseils coh�rents � l'�tape de l'examen.	62,7	55,3
Les analystes du Secr�tariat donnent des conseils pr�cis � l'�tape de l'examen.	79,7	61,7
Les analystes du Secr�tariat donnent des conseils utiles � l'�tape de l'examen.	86,4	62,8
Les analystes du Secr�tariat donnent des conseils opportuns � l'�tape de l'examen.	60,0	54,3

Les consultations tenues avec les cadres sup�rieurs ont soulign� l'utilit� du travail effectu� par le Secr�tariat avec les organisations f�d�rales � l'�tape pr�c�dant la pr�sentation. Toutefois, on a relev� les aspects suivants � am�liorer :

• Clart� des exigences du processus - Certaines organisations f�d�rales n'indiquent pas clairement ce qui est particuli�rement exig� dans leurs pr�sentations et pourquoi cette question varie d'une pr�sentation � l'autre (p. ex., � quel moment un document est-il consid�r� une � premi�re �bauche �).
• Interpr�tation des r�gles et des directives du processus - Certaines organisations f�d�rales ont �prouv� de la frustration dans des situations o� les r�gles et les directives du processus des pr�sentations �taient rigoureusement appliqu�es, mais pas toujours selon leur esprit et leur intention (p. ex., � traitement acc�l�r� � par rapport � des pr�sentations urgentes ou en retard).
• Relations de travail entre le Secr�tariat et les organisations f�d�rales - Il serait possible d'am�liorer le travail pr�c�dant la pr�sentation gr�ce au renforcement des relations de travail entre les analystes de programme et les organisations f�d�rales.
• Accessibilit� des analystes des CE - Il a �t� mentionn� que le manque d'acc�s direct par les organisations f�d�rales � des analystes des CE peut, dans certains cas, entraver leur capacit� de pr�parer des �bauches de pr�sentation de qualit�.

D�lai suffisant pour transmettre des commentaires au sujet des pr�sentations. Le temps requis pour terminer le processus d'examen des pr�sentations peut varier consid�rablement selon les caract�ristiques des pr�sentations. Le Guide conseille aux organisations f�d�rales de pr�voir au moins six semaines³⁴ pour le processus des pr�sentations, et il indique qu'il n'est pas inhabituel que le processus dure plus de six semaines. Les r�sultats du sondage (tableau 9) indiquent que le processus prend habituellement entre huit et dix semaines, ce qui semble indiquer que le Guide �tablit des attentes irr�alistes qui pourraient causer la frustration pour un employ� qui utilise pour la premi�re fois le processus³⁵.

Tableau 9 : Comparaison des perceptions du temps requis pour examiner les pr�sentations au Conseil du Tr�sor

Total	Analystes de programme	Analystes de CE	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=53	n=49	n=85
Nombre moyen de semaines	8,5	10,3	8,9

On a demand� aux analystes du Secr�tariat s'ils avaient suffisamment de temps pour examiner les �bauches de pr�sentations de mani�re ad�quate. Un nombre important - qui ne repr�sentait toutefois pas la majorit� - d'analystes de programme et d'analystes des CE (42,5 % et 49,2 % respectivement) ont indiqu� qu'ils n'avaient pas suffisamment de temps.

Les participants � la s�ance de travail des SMA ont affirm� que le syst�me acc�l�r� utilis� par le Secr�tariat pour traiter de mani�re prioritaire certaines pr�sentations est un autre facteur ayant une incidence sur le temps dont disposent les analystes du Secr�tariat pour examiner les pr�sentations³⁶ . Selon eux, ce facteur cause des retards incontr�lables pour les pr�sentations qui ne font pas l'objet d'un traitement acc�l�r�. Cependant, dans les discussions avec les cadres sup�rieurs du Secr�tariat, on a fait remarquer qu'il n'y a pas de syst�me officiel pour le traitement acc�l�r� des pr�sentations. N�anmoins, il est vrai que certaines pr�sentations peuvent �tre trait�es en priorit� en raison de situations urgentes qui exigent qu'elles � passent devant les autres �. Il est � la discr�tion du pr�sident du Conseil du Tr�sor de d�terminer si une pr�sentation doit �tre trait�e en priorit�; la d�cision est habituellement prise � la suite de n�gociations avec le ministre responsable de la pr�sentation. Des consultations entre les repr�sentants du Secr�tariat et les organisations f�d�rales responsables sur l'importance du facteur temps dans leurs propositions sont tenues r�guli�rement. Habituellement, les d�cisions concernant le traitement prioritaire ne sont pas transmises aux organisations f�d�rales dont les pr�sentations peuvent �tre d�plac�es.

Mesure selon laquelle les commentaires des analystes du Secr�tariat sont pris en compte dans les pr�sentations finales au Conseil du Tr�sor. La plupart des analystes du Secr�tariat ont indiqu� que leurs conseils sont pris en compte dans les pr�sentations finales qui sont soumises au Conseil du Tr�sor. Quelques-uns ont soulign� que si leurs conseils n'�taient pas pris en compte, ils peuvent recommander que des conditions soient impos�es dans la pr�sentation ou qu'une remarque soit ajout�e dans le pr�cis. Les r�sultats du sondage ont �t� semblables, soit 86,6 % des analystes de programme et 71,2 % des analystes des CE ayant r�pondu ont indiqu� que, selon eux, leurs conseils �taient pris en compte dans la pr�sentation finale.

Cette affirmation a �t� confirm�e par les repr�sentants des organisations f�d�rales qui ont indiqu� qu'ils int�grent tous ou presque tous les commentaires transmis par les analystes du Secr�tariat. Certains ont soulign� que s'ils ne sont pas d'accord avec des conseils, ils consultent davantage afin de r�soudre la question. Toutefois, une petite minorit� (18,0 %) des repr�sentants des organisations f�d�rales ont affirm� qu'ils int�grent les commentaires du Secr�tariat en raison des contraintes de temps et du pouvoir qu'ils per�oivent du Secr�tariat et non pas parce qu'ils �taient d'accord avec eux.

Mesure selon laquelle les d�cisions finales du Conseil du Tr�sor refl�tent les recommandations du Secr�tariat. Lorsque l'analyste de programme est d'avis que la pr�sentation est termin�e, il r�dige un pr�cis qui renferme des recommandations au Conseil du Tr�sor. Les recommandations font l'objet de discussions et d'une entente au Comit� de la strat�gie du Secr�tariat, qui est pr�sid� par le secr�taire avec la participation de secr�taires adjoints du Secr�tariat. Le secr�taire adjoint concern� pr�sente alors au Conseil du Tr�sor un expos� au sujet du pr�cis. Bien que le Secr�tariat n'ait aucun pouvoir sur les d�cisions du Conseil du Tr�sor, celles-ci refl�tent habituellement ses recommandations. Les donn�es du sondage effectu� aupr�s des analystes de programme semblent indiquer que les d�cisions du Conseil du Tr�sor sont conformes aux recommandations du Secr�tariat 82,2 % du temps.

Gestion de l'information. Lorsque le Conseil du Tr�sor prend une d�cision, le Secr�tariat enregistre la d�cision et la communique officiellement au sous-ministre de l'organisation responsable dans les 15 jours civils qui suivent. Bien que les analystes de programme ne soient pas tenus officiellement de le faire, ils informeront habituellement, par courtoisie, l'organisation f�d�rale de la d�cision du Conseil du Tr�sor et ce, de vive voix. Cette information est transmise d�s que possible, g�n�ralement le jour suivant la d�cision du Conseil du Tr�sor³⁷ . Bien que la plupart des organisations f�d�rales n'aient pas relev� de probl�me du point de vue du moment choisi pour communiquer les d�cisions du Conseil du Tr�sor, il convient de noter que le tiers des repr�sentants des organisations f�d�rales ne croyaient pas que les d�cisions du Conseil du Tr�sor leur �taient communiqu�es en temps opportun.

Parmi les analystes de programme et les analystes des CE interview�s, bon nombre ont indiqu� qu'ils utilisent leur propre syst�me de classement pour les pr�sentations au Conseil du Tr�sor. La plupart d'entre eux conservent une copie papier de la d�cision pendant un certain temps. Par la suite, les documents sont archiv�s ou envoy�s au Centre des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Certains analystes ont mentionn� qu'ils utilisent le Syst�me de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)³⁸ , mais la plupart des analystes de programme ont d�clar� que le syst�me est difficile � utiliser. Les cadres sup�rieurs ont fait observer qu'un d�p�t central pour l'information concernant les pr�sentations faciliterait �norm�ment leur travail.

Les entrevues et les r�sultats du sondage ont r�v�l� qu'il n'y a aucun syst�me officiel au Secr�tariat pour faire le suivi des conditions rattach�es aux pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Il faut souligner que le syst�me de suivi des pr�sentations (SSP) tenu par le Centre des pr�sentations au Conseil du Tr�sor produit l'ordre du jour des r�unions du Conseil du Tr�sor et indique si des conditions sont jointes ou non � une pr�sentation. Une personne interview�e a fait remarquer que chaque semaine, les analystes de programme demandent au Centre des pr�sentations au Conseil du Tr�sor des renseignements g�n�raux au sujet des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, ce qui indique l'utilit� �ventuelle d'un d�p�t central d'information sur les pr�sentations au Conseil du Tr�sor. En outre, le syst�me pourrait servir � suivre la mise en œuvre des conditions.

Le Secr�tariat avait mis au point le Syst�me d'information sur la gestion des d�penses (SIGD) en partie pour produire en temps opportun une seule s�rie de donn�es financi�res et non financi�res compl�tes, uniformes et exactes et un processus de gestion des d�penses de bout en bout normalis� et automatis�. Cela devait permettre d'accro�tre la surveillance, le rep�rage et le suivi de l'information, ce qui permettrait d'appuyer l'am�lioration de l'analyse et de la prise de d�cisions. Il devait en r�sulter une gestion plus efficace du processus des cr�dits et des budgets du gouvernement³⁹.

Lorsque le projet de renouvellement des syst�mes du Service du budget (RSSB) a �t� lanc� (deuxi�me �tape du SIGD), des fonctions ont �t� mises au point pour r�pondre aux besoins des secteurs des programmes concernant les pr�sentations au Conseil du Tr�sor, y compris le suivi des conditions. Toutefois, ces fonctions n'ont pas encore �t� mises en œuvre. Les secteurs des programmes maintiennent que ces fonctions ne r�pondaient pas � leurs besoins op�rationnels. Des entrevues subs�quentes ont laiss� supposer que cela peut �tre attribuable, en partie, au fait que les secteurs des programmes du Secr�tariat n'ont pas enti�rement analys� et mis en correspondance leurs propres processus op�rationnels.

(iii) Qualit� des pr�sentations (question d'�valuation 6)

Tel qu'il est indiqu� dans le mod�le logique �labor� par l'�quipe charg�e de l'�valuation, l'hypoth�se qui suit sous-tend la participation du Secr�tariat au processus des pr�sentations tel qu'il existe en ce moment : les outils de sensibilisation et de formation combin�s � la prestation de conseils judicieux aux organisations f�d�rales devraient contribuer � la qualit� des pr�sentations au Conseil du Tr�sor et leur qualit� devrait s'am�liorer de fa�on constante au fil du temps.

Tableau 10 : Perception des analystes de programme � l'�gard du changement dans la qualit� g�n�rale des pr�sentations

�valuation	%
n=taille de l'�chantillon	n=59
Consid�rablement moins bonne	3,4
Un peu moins bonne	8,5
Aucun changement (ni meilleure ni pire)	50,8
Un peu meilleure	32,2
Consid�rablement meilleure	5,1

Changements globaux dans la qualit� des pr�sentations. On a demand� aux analystes de programme si la qualit� g�n�rale des pr�sentations au Conseil du Tr�sor avait chang� pendant qu'ils �taient en poste au Secr�tariat (tableau 10). Bien que la moiti� des r�pondants aient indiqu� que la qualit� n'avait pas chang�, un peu plus du tiers des analystes de programme (37,3 %) ont indiqu� que la qualit� des pr�sentations s'�tait am�lior�e, alors qu'environ un sur dix (11,9 %) a fait observer que leur qualit� s'�tait d�t�rior�e. Environ la moiti� des analystes de programme n'ont soulign� aucun changement important. Cependant, l'utilit� de ces donn�es est limit�e puisque la plupart des analystes du Secr�tariat qui ont pris part au sondage �taient en poste depuis tout au plus deux ans. De plus, il convient de noter que l'�valuation ne couvrait pas les pr�sentations au Conseil du Tr�sor ni les pr�cis connexes du point de vue de la qualit�.

Cote du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) s'articule autour de dix �l�ments cl�s qui �noncent les attentes du Conseil du Tr�sor envers les cadres sup�rieurs de la fonction publique en mati�re de saine gestion de la fonction publique⁴⁰ . Dans le cadre de l'un de ces �l�ments cl�s, Politiques et programmes, le Secr�tariat �value la � qualit� de l'analyse dans les pr�sentations au Conseil du Tr�sor � en fonction des crit�res suivants :

1. exactitude et fiabilit� des renseignements � l'appui;
2. qualit�, pertinence et validit� de l'analyse;
3. consultations en temps opportun avec le Secr�tariat;
4. pr�sence d'un processus de contr�le de la qualit� et degr� de rigueur et d'efficacit� de ce processus.

Les cotes du CRG des organisations f�d�rales ont �t� analys�es pour les rondes IV et V du CRG. Les �valuations du CRG indiquent que la qualit� g�n�rale de l'analyse dans les pr�sentations au Conseil du Tr�sor s'est am�lior�e entre la ronde IV et la ronde V. Bien que le rendement se soit am�lior� par rapport aux �l�ments 1, 2 et 4 mentionn�s pr�c�demment, le rendement par rapport aux consultations en temps opportun avec le Secr�tariat a en fait diminu�, ce qui appuie les premi�res constatations � l'�gard de la pertinence du temps disponible pour la participation. Encore une fois, l'utilit� de ces donn�es est limit�e puisque seuls les r�sultats sur une p�riode de deux ans �taient disponibles au moment de la collecte de donn�es et que les crit�res d'�valuation ont �t� modifi�s l�g�rement pour la ronde V⁴¹.

Opinions des analystes du Secr�tariat au sujet de la qualit� des pr�sentations. Aux fins de la pr�sente �valuation, les analystes du Secr�tariat ont indiqu� les principaux crit�res, selon eux, d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor de haute qualit�. Ils ont mentionn� les crit�res suivants :

• observation du Guide;
• d�termination des risques et des strat�gies d'att�nuation des risques;
• tenue des consultations requises � l'interne;
• demande d'autorisations appropri�es;
• pr�sentation d'un niveau de justification appropri�;
• renseignements exacts;
• d�p�t en temps utile des pr�sentations;
• clart�.

Comme le d�montre le tableau 11, bien que le point de vue exprim� ne soit pas celui de la majorit�, un nombre important d'analystes du Secr�tariat ont indiqu� que les pr�sentations ne respectaient pas ces crit�res. Cette constatation appuie des constatations ant�rieures concernant la divergence d'opinions relatives � la solide compr�hension qu'ont les analystes du Secr�tariat et les organisations f�d�rales du processus des pr�sentations (voir le sous-alin�a 6(b)(i)).

Tableau 11: �valuation des documents pr�sent�s aux fins d'examen

Cote moyenne (%)	Analystes de programme	Analystes des CE	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=59	n=56	n=85
Il semble que les responsables ont termin� leurs consultations internes42.	57,3	55,1	83,1
Les pr�sentations ont �t� soumises suffisamment � l'avance pour que les analystes du Secr�tariat puissent les examiner.	57,5	50,8	83,0
Les responsables ont suivi le Guide pour la pr�paration de pr�sentations au Conseil du Tr�sor.	56,7	62,7	83,7
Les risques et les strat�gies d'att�nuation des risques ont �t� d�termin�s.	59,5	52,5	76,4
Les autorisations ad�quates ont �t� demand�es.	60,2	61,9	90,3
Le niveau de justification �tait appropri�.	54,7	55,9	89,8
La pr�sentation renfermait des renseignements exacts (p. ex., des tableaux financiers exacts).	54,2	54,3	90,8
Les pr�sentations ont �t� r�dig�es de fa�on claire.	51,4	60,6	88,3

(c) �conomie

Est-ce que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor utilise la quantit� minimale de ressources requises pour obtenir les r�sultats escompt�s?

Tel qu'il est mentionn� dans la section sur la port�e, cette �valuation �tait limit�e au processus actuel des pr�sentations utilis� pour soutenir les ministres du Conseil du Tr�sor, et ne couvrait pas ce processus en regard d'autres m�canismes permettant d'offrir ce soutien. Un examen limit� des pratiques internationales a �t� effectu� dans le cadre de l'�valuation. Toutefois, cet examen n'�tait pas assez approfondi pour proposer d'autres m�canismes que le Secr�tariat pourrait �tudier. La question de l'�conomie couvrait donc uniquement les ressources requises pour atteindre les r�sultats escompt�s dans le contexte du processus actuel. Une comparaison d'autres m�canismes ou processus et du co�t estimatif de ces processus n'a pas �t� faite.

(i) Ressources affect�es au processus des pr�sentations

Co�t du processus

Tel qu'il est indiqu� pr�c�demment dans le rapport, le co�t du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor au sein du Secr�tariat n'a pu �tre calcul�. Cependant, le niveau r�pandu d'efforts et d'int�r�t � l'�gard des activit�s li�es aux pr�sentations �tablit clairement que le processus repr�sente l'une des fonctions cl�s du Secr�tariat. L'�valuation peut �tablir au moyen des donn�es probantes tir�es des entrevues que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor est consid�r� comme une fonction essentielle par les cadres sup�rieurs du Secr�tariat. Conform�ment � cette constatation, le niveau d'efforts consacr�s � cette fonction dans les secteurs des programmes et les centres d'expertise est important. Il y a environ 135 analystes de programme au sein du Secr�tariat qui agissent comme guichets uniques de prestation de conseils aupr�s des organisations f�d�rales et qui aident les ministres du Conseil du Tr�sor � prendre des d�cisions concernant les pr�sentations. Selon leurs r�ponses au sondage (60 r�ponses), les analystes de programmes consacrent en moyenne 73,0 % de leur temps � des activit�s li�es aux pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Les analystes de programme, qui agissent comme guichet unique, consultent � leur tour des analystes des CE du Secr�tariat pour donner des conseils coordonn�s aux organisations f�d�rales et soutenir les conseils donn�s aux ministres du Conseil du Tr�sor. Quelque 181 analystes des CE du Secr�tariat ont �t� consult�s par des analystes de programme au cours des 5 derni�res ann�es; selon leurs r�ponses au sondage (66 r�ponses), les analystes des CE estiment qu'en moyenne 60,0 % de leur temps est consacr� � des pr�sentations au Conseil du Tr�sor⁴³ . Une �tude distincte permettant d'�tablir le co�t total du processus des pr�sentations s'impose peut-�tre.

Utilisation des ressources humaines

Le nombre d'analystes des �chelons sup�rieurs participant au processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor a diminu� au cours des derni�res ann�es. En 2004, 60,0 % des ES travaillant dans les secteurs des programmes occupaient des postes de ES-06 ou ES-07, comparativement � environ 50,0 % en 2008. Bien que la proportion de ES-01, ES-02 et ES-03 participant au processus est demeur�e relativement constante, la proportion de ES-04 et ES-05 a augment�, passant d'environ 32,0 % � environ 43,0 % pendant la m�me p�riode (figure 2). Il convient de noter que ces statistiques ne tiennent pas compte des efforts des cadres sup�rieurs tout au long du processus.

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employ�s subalternes comparativement au nombre de cadres sup�rieurs

Temps consacr� par les analystes. Les analystes de programme indiquent qu'ils consacrent en moyenne 72,6 % de leur temps � des activit�s ayant trait aux pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Comme l'indique le tableau 12 ⁴⁴ , ils consacrent relativement peu de temps aux conseils et aux consultations pr�c�dant les pr�sentations, ce qui corrobore les commentaires des cadres sup�rieurs indiquant que les communications interminist�rielles et au sein des minist�res ne sont pas ad�quates au d�but du processus des pr�sentations.

Tableau 12: Proportion du temps consacr� par les analystes aux �tapes du processus des pr�sentations

%	Conseils et consultation pr�c�dant les pr�sentations	Examen et consultation au sujet des pr�sentations	S�ances d'information et pr�paration des documents d'information	Autres activit�s ayant trait aux pr�sen-tations au Conseil du Tr�sor	Autres activit�s non li�es aux pr�sentations
Temps consacr� en moyenne par les analystes de programme par activit�	15,8	28,5	21,6	6,8	27,4
Temps consacr� en moyenne par les analystes des CE par activit�	15,5	29,2	6,6	9,0	39,7

Selon les analystes des CE, ils consacrent en moyenne 60,3 % de leur temps � des activit�s ayant trait aux pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Et une majorit� de ce temps est consacr�e � l'examen et aux consultations au sujet des pr�sentations. Toutefois, il est important de souligner que m�me si les analystes de programme sont charg�s d'examiner toute la pr�sentation, les analystes des CE examinent habituellement certaines sections seulement.

(ii) Facteurs qui nuisent au processus des pr�sentations ou qui le facilitent

Un nombre important de r�pondants au sondage croient que le processus des pr�sentations est � inefficace � (tableau 13⁴⁵).

Tableau 13: �valuation de l'efficacit� du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

%	Analystes de programme	Analystes des CE	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=59	n=52	n=91
Inefficace	33,9	42,9	41,8
Ni efficace ni inefficace	27,1	19,0	17,6
Efficace	39,0	38,1	40,7

Les facteurs suivants sont express�ment r�put�s avoir une incidence sur l'efficacit� du processus :

• la nature cyclique des pr�sentations au Conseil du Tr�sor ayant trait � la Mise � jour annuelle des niveaux de r�f�rence (MJANR), au budget suppl�mentaire des d�penses, � la pr�paration du budget, � la fin de l'exercice, etc.;
• les exigences relatives au traitement acc�l�r� des pr�sentations;
• le manque de souplesse en dotation pour faire face efficacement aux surcharges de travail⁴⁶ou pour traiter les pr�sentations qui n�cessitent un traitement acc�l�r�.

D'autres recherches sur les surcharges de travail seraient profitables, notamment parce qu'elles semblent survenir sur une base r�guli�re et cyclique qui s'harmonise avec le cycle des d�penses gouvernementales et le cycle de pr�sentation de rapports. En outre, il s'agit d'un probl�me sur lequel le Secr�tariat, en tant qu'organe administratif du Conseil du Tr�sor, peut exercer une certaine influence.

Utilisation des �valuations des risques

Les organisations f�d�rales fournissent des documents avec leurs pr�sentations au Conseil du Tr�sor qui permettent au Secr�tariat de mener des �valuations des risques. Les risques font l'objet de discussions pendant l'�laboration de la pr�sentation au Conseil du Tr�sor, mais les cotes sont �tablies une fois que les pr�sentations sont r�dig�es. Les cotes de risque sont pr�sent�es dans le pr�cis et peuvent avoir une incidence sur le temps accord� � la pr�sentation lors de la r�union du Conseil du Tr�sor.

Des analystes du Secr�tariat et des employ�s d'organisations f�d�rales ont souvent sugg�r� que le fait de traiter diff�remment les pr�sentations � faible risque r�duirait le niveau de ressources utilis�es par le processus des pr�sentations (tableau 14). En g�n�ral, ils font valoir que la cote de risque doit �tre �tablie plus t�t pendant le processus d'examen des pr�sentations et que le temps allou� � une pr�sentation et l'examen doivent correspondre au niveau de risque associ� � la pr�sentation. Actuellement, on accorde le m�me degr� d'attention � la plupart des pr�sentations pendant le processus d'examen des pr�sentations peu importe leur niveau de risque ou l'importance relative.

Les cadres sup�rieurs du Secr�tariat �taient sceptiques sur ce point, soutenant que les pr�sentations qui semblent pr�senter un risque faible au d�but du processus d'examen des pr�sentations sont parfois jug�es � risque �lev� � la fin du processus. Il peut en outre y avoir des risques qui inqui�tent les ministres du Conseil du Tr�sor et que le Secr�tariat peut conna�tre ou non. Ces risques peuvent se manifester seulement lorsqu'une pr�sentation en particulier est analys�e dans le contexte d'autres pr�sentations figurant � l'ordre du jour d'une r�union du Conseil du Tr�sor.

Une proportion �lev�e d'analystes (tant au Secr�tariat que dans les organisations f�d�rales) ont sugg�r� que l'�valuation des risques sert � r�duire l'utilisation des ressources (voir le tableau 14). Par ailleurs, les cadres sup�rieurs du Secr�tariat ont pr�cis� que l'�valuation des risques est utilis�e en vue de permettre aux ministres du Conseil du Tr�sor de consacrer plus de temps aux propositions pr�sentant un risque �lev� et non pour r�duire la charge de travail. R�sultat, il serait possible d'examiner davantage la fa�on dont l'�valuation des risques peut �tre utilis�e pour am�liorer l'efficacit� du processus.

Tableau 14: �valuation des mesures propos�es pouvant am�liorer l'efficacit� du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

%	Analystes de programme	Analystes des CE	R�pondants des organisations f�d�rales
n=taille de l'�chantillon	n=58	n=66	n=90
Processus diff�rent de gestion des pr�sentations � faible risque	89,7	72,7	76,9
D�l�gation de pouvoirs accrus aux organisations f�d�rales	67,8	86,1	65,6
Renouvellement des modalit�s par les organisations f�d�rales	63,8	50,0	68,5
Approbation du dirigeant principal des finances	62,7	57,6	35,6
Rationalisation du processus d'approvisionnement	59,3	42,4	53,3
Changement du calendrier des pr�sentations	53,4	54,0	30,0

Parmi les autres mesures propos�es en vue d'am�liorer l'efficacit� du processus actuel des pr�sentations lors des s�ances de travail et des entrevues men�es pour l'�valuation, mentionnons les suivantes :

• corriger le chevauchement apparent entre l'objectif d'une pr�sentation au Conseil du Tr�sor et celui d'un MC et �liminer l'ambigu�t� � cet �gard;
  • les participants � la s�ance de travail des SMA ont indiqu� que le contenu des MC est souvent r�p�t� dans les pr�sentations au Conseil du Tr�sor et ils ont d�cel� des possibilit�s d'accro�tre l'efficience en liant les MC et les pr�sentations au Conseil du Tr�sor;
• renforcer syst�matiquement les relations de travail et les communications entre le Secr�tariat et les organisations f�d�rales (comme un employ� interview� dans une organisation f�d�rale l'a indiqu� : � Le processus pourrait �tre am�lior� s'il y avait des normes de service �);
  • la mise sur pied d'� �quipes de portefeuille � (qui ont d�j� exist� au Secr�tariat) compos�es d'analystes de programme et d'analystes des CE, qui seraient disponibles pour les r�unions avec des repr�sentants des organisations f�d�rales qui pr�parent des pr�sentations au Conseil du Tr�sor;
  • obtenir une r�troaction plus compl�te et en temps opportun du Secr�tariat et tenir plus r�guli�rement des r�unions avec les organisations f�d�rales et le Secr�tariat;
  • approfondir les connaissances des analystes du Secr�tariat au sujet des organisations f�d�rales;
  • rationaliser le processus d'attribution annuelle des cr�dits en �liminant le r�le des organisations f�d�rales dans le budget suppl�mentaire des d�penses et la MJANR;
• coordonner le travail de tous les secteurs au sein du Secr�tariat qui doivent approuver une pr�sentation;
• am�liorer les comp�tences, les connaissances, le soutien et le niveau de participation des organisations f�d�rales � l'�gard du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (43,8 % des analystes de programme et 44,8 % des analystes des CE ayant r�pondu au sondage);
• mettre en œuvre des plans d'investissement quinquennaux.

En outre, les participants � l'�valuation proposent de relever le niveau des pouvoirs d�l�gu�s aux organisations f�d�rales comme moyen d'accro�tre l'efficacit� du processus. �tant donn� que cette suggestion exige des changements en profondeur du m�canisme utilis� pour soutenir les ministres du Conseil du Tr�sor, elle d�passe la port�e de la pr�sente �valuation. Il faut cependant souligner que le Secr�tariat, dans un cadre autre que celui de la pr�sente �valuation, m�ne un projet sur la � d�l�gation m�rit�e et fond�e sur les risques �, qui examinera les diverses approches et options pour relever le plafond des pouvoirs d�l�gu�s aux organisations f�d�rales.