ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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8. Recommandations

Les points � am�liorer dans le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor se rangent dans trois domaines :

• finaliser le mod�le logique du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor;
• faire en sorte que le Secr�tariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-m�me et des pratiques qui y sont li�es et apporte des am�liorations au processus lorsque c'est possible;
• fournir aux analystes du Secr�tariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour am�liorer l'efficacit� et l'�conomie du processus des pr�sentations.

Finaliser le mod�le logique du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor

1. Le Secr�tariat devrait finaliser le mod�le logique du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart� de ses communications sur son r�sultat final et la tenue de nouvelles �tudes.

   Comme le r�sultat final ne devrait pas exister de fa�on isol�e, le Secr�tariat devrait diriger, de concert avec des repr�sentants des organisations f�d�rales, l'am�lioration de son mod�le logique du processus des pr�sentations. Ce mod�le logique servirait de base :

   1. � une vision commune de l'objectif global du processus des pr�sentations et de son lien avec d'autres processus tels que le processus des MC;
   2. � une vision commune du r�le que les analystes devraient jouer � l'�gard des organisations f�d�rales;
   3. � une compr�hension commune entre le Secr�tariat et les organisations f�d�rales du r�sultat final du processus des pr�sentations et du type de conseils et de soutien auxquels les organisations f�d�rales devraient s'attendre de la part des analystes du Secr�tariat;
   4. � l'�valuation du rendement du processus des pr�sentations et d'autres recherches et �tudes � cet �gard.

Meilleure compr�hension du processus des pr�sentations et des pratiques connexes donnant lieu � des am�liorations

2. Le Secr�tariat devrait �tudier de mani�re exhaustive les r�sultats du sondage sur les conseils donn�s par ses analystes aux organisations f�d�rales pendant le processus des pr�sentations, et y donner suite au besoin.

   La majorit� des r�pondants des organisations f�d�rales convenaient que les conseils re�us des analystes du Secr�tariat sont coh�rents et donn�s en temps opportun. Toutefois, le nombre de r�pondants qui n'�taient pas d'accord est suffisant pour justifier d'autres travaux de la part du Secr�tariat afin de comprendre les facteurs qui g�nent la prestation opportune et coh�rente de conseils.

3. Le Secr�tariat devrait examiner de quelle fa�on les enjeux en ressources humaines, plus particuli�rement le taux de roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor et la gestion du savoir.

   Le taux de roulement des analystes de programme est vraisemblablement un facteur important qui sous-tend de nombreux probl�mes relev�s dans la pr�sente �valuation. Ainsi, il est raisonnable de pr�sumer que le taux de roulement contribue au degr� d'insatisfaction d�clar�e des organisations f�d�rales � l'�gard des services offerts par les analystes de programme⁴⁸.

   Au cours de l'�valuation, le Secr�tariat a men� des travaux afin de mieux comprendre les facteurs contribuant au taux de roulement; une recommandation � cet �gard n'est donc pas formul�e.

   Outre les mesures que le Secr�tariat peut prendre pour faire face au taux de roulement des analystes de programme, il est n�anmoins raisonnable de s'attendre � ce qu'un important roulement des analystes de programme persiste dans un avenir pr�visible. Par cons�quent, en plus de chercher simplement � r�duire le taux de roulement, le Secr�tariat devrait explorer des fa�ons de r�duire son incidence n�gative sur le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Tel qu'il est indiqu� ci-apr�s (recommandation 6), la mise en œuvre d'un syst�me efficace de gestion des connaissances et de l'information est un exemple d�montrant comment le Secr�tariat pourrait r�duire l'incidence n�gative du taux de roulement �lev�.

4. Le Secr�tariat devrait rendre compte des co�ts de la gestion du processus des pr�sentations - au moins pour le minist�re, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

   En l'absence de donn�es compl�tes et fiables sur les co�ts, le Secr�tariat ne peut �valuer enti�rement la mesure dans laquelle ses propres ressources sont consacr�es ad�quatement et efficacement � g�rer le processus des pr�sentations.

�laboration d'outils plus nombreux et am�lior�s pour le processus des pr�sentations

5. Le Secr�tariat devrait r�viser et am�liorer au besoin ses activit�s de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation li�es au processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

   Les pr�occupations des analystes de programme concernant la capacit� des organisations f�d�rales de produire des pr�sentations de haute qualit� ainsi que l'insatisfaction indiqu�e d'une minorit� d'organisations f�d�rales � l'�gard des conseils fournis d�montrent la n�cessit� pour le Secr�tariat d'examiner le perfectionnement professionnel qu'il offre � ses employ�s ainsi que les activit�s de formation et de sensibilisation sur le processus des pr�sentations qu'il offre aux organisations f�d�rales.

   En cherchant � am�liorer ses activit�s de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation, le Secr�tariat devrait s'appuyer sur les trois premi�res recommandations susmentionn�es et sur les r�sultats pr�vus de leur mise en œuvre. Il est probable que le fait de finaliser un mod�le logique pour le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (recommandation 1), de mieux comprendre l'insatisfaction des organisations f�d�rales � l'�gard des services offerts par le Secr�tariat (recommandation 2) et de comprendre comment les enjeux relatifs aux ressources humaines ont une incidence sur le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (recommandation 3) aidera le Secr�tariat � comprendre comment am�liorer ses communications avec son propre personnel et avec les organisations f�d�rales au sujet du processus des pr�sentations.

6. Le Secr�tariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus syst�matique � l'�gard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

   �tant donn� que le processus des pr�sentations a une structure conventionnelle et qu'il existe des similarit�s importantes entre certaines pr�sentations, la mise en œuvre d'un syst�me efficace de gestion des connaissances peut se traduire par d'importantes am�liorations en ce qui a trait � l'�conomie du processus des pr�sentations. Une approche syst�matique � l'�gard de la gestion des connaissances permettrait de cr�er une archive de la m�moire institutionnelle relativement aux pr�sentations au Conseil du Tr�sor. Cette mesure permettrait aux analystes du Secr�tariat d'avoir acc�s facilement aux le�ons apprises et aux pratiques exemplaires r�sultant du traitement des pr�sentations ant�rieures et de les utiliser.

   La cr�ation d'une banque de m�moire institutionnelle facilement accessible au sujet du processus des pr�sentations aiderait �galement � contrer quelques-unes des r�percussions n�gatives du taux de roulement �lev� des analystes au Secr�tariat. La mise en place d'un syst�me efficace de gestion des connaissances et de l'information permettrait de r�duire la courbe d'apprentissage des nouveaux analystes et d'att�nuer les causes des plaintes des organisations f�d�rales � l'�gard des conseils � incoh�rents � du Secr�tariat.

   Enfin, une approche syst�matique pour consigner et extraire l'information sur l'avancement des pr�sentations actuelles et propos�es faciliterait la gestion de la charge de travail relativement au processus des pr�sentations, contribuant ainsi � r�duire les � surcharges � de travail qui se produisent pendant les p�riodes de pointe pour la production de pr�sentations.

   Le Secr�tariat devrait se rappeler de deux points s'il d�cide d'explorer des options en vue d'une approche syst�matique � l'�gard de la gestion des connaissances et de l'information.

   • Le syst�me de gestion des connaissances et de l'information pour le processus des pr�sentations doit �tre adapt� � la structure r�elle du processus des pr�sentations. M�me s'il est �vident que le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor comporte une structure identifiable, il semble ne pas y avoir pour le moment une compr�hension commune des d�tails au sein du Secr�tariat, d'o� la n�cessit� de d�crire le processus.
   • Toute solution propos�e pour combler les lacunes cern�es en mati�re de gestion de l'information doit r�pondre aux besoins de ses utilisateurs, �tre appliqu�e uniform�ment et �tre r�alisable du point de vue des co�ts et du temps. Il est important de comprendre d'abord pourquoi les outils �lectroniques actuels de gestion de l'information pendant le processus des pr�sentations ne sont pas utilis�s enti�rement par les analystes du Secr�tariat. Si l'am�lioration des outils actuels s'av�re peu pratique ou trop co�teuse, les besoins des utilisateurs doivent �tre clairement d�finis relativement au processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor et des solutions de rechange doivent �tre envisag�es.