ARCHIVÉ - Examen du cadre de gouvernance des sociétés d'État du Canada - Répondre aux attentes des Canadiennes et des Canadiens

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5. Les conseils d'administration – Jeter de solides bases

Dans le secteur priv�, les pratiques de gestion exemplaires ont �volu� de fa�on importante au cours de la derni�re d�cennie. Bien qu'un certain nombre de ces pratiques exemplaires aient �t� adopt�es par les soci�t�s d'�tat, par exemple des lignes directrices intitul�es La r�gie des soci�t�s d'�tat et autres entreprises publiques ont �t� diffus�es en 1996, il est maintenant temps de resserrer la gouvernance des soci�t�s d'�tat en proposant une s�rie de mesures obligatoires s'appliquant aux conseils d'administration de toutes les soci�t�s. Certaines soci�t�s d'�tat ont pris acte de ces mesures et en ont adopt� plusieurs de leur propre chef.

5.1 Rendre les conseils d'administration plus efficaces – Assurer leur ind�pendance

Tel qu'il a �t� mentionn� dans le chapitre pr�c�dent, les directeurs sont responsables, en vertu de la loi, d'agir au mieux des int�r�ts de la soci�t� d'�tat et de prendre les mesures n�cessaires � ce propos. On s'attend � ce que les conseils d'administration donnent des indications strat�giques � la direction et surveillent les activit�s des soci�t�s. Pour r�pondre � ces attentes et entretenir de saines relations professionnelles avec leur ministre respectif et la direction de la soci�t�, ils doivent bien comprendre leurs responsabilit�s et obligations de rendre des comptes, ainsi que celles du ministre et de la direction.

Pour donner des indications strat�giques efficaces, les conseils d'administration doivent tr�s bien comprendre en quoi consistent le mandat, les activit�s, les risques, les biens et les ressources de leur soci�t� respective, ainsi que les orientations strat�giques du gouvernement. Cela est essentiel pour que les conseils d'administration puissent �tablir un dialogue constructif, s'il y a lieu, concernant les objectifs du gouvernement s'appliquant en particulier � chaque soci�t� et remplir le mandat de surveillance qui n�cessite une connaissance pr�cise des activit�s de leur soci�t� respective, de son contexte de fonctionnement, des risques auxquels elle peut �tre expos�e et de sa viabilit� � long terme.

Selon les pratiques exemplaires observ�es dans le milieu, pour �tre efficaces, les administrateurs doivent pouvoir prendre des d�cisions d'une mani�re objective et ind�pendante. L'ind�pendance contribue � �tablir la cr�dibilit� du conseil d'administration et favorise une saine gouvernance et une responsabilisation efficace. C'est pour cette raison que les pratiques exemplaires de gouvernance des soci�t�s d'�tat pr�voient que les conseils d'administration gardent leur ind�pendance � l'�gard de la direction.

Des fonctionnaires si�gent au conseil d'administration de plusieurs soci�t�s. En fait, un certain nombre de lois mentionnent la pr�sence de fonctionnaires agissant � titre d'administrateur de droit. Ces fonctionnaires mettent � profit leurs connaissances et leur expertise, aident � prot�ger l'int�r�t public et peuvent aider le conseil d'administration � mieux comprendre les politiques et l'appareil gouvernemental. Toutefois, il existe un risque que leur pr�sence, dans certains cas, pourrait remettre en question l'ind�pendance du conseil et donner lieu � des situations o� les loyaut�s seraient divis�es.

M�me si les fonctionnaires qui font partie du conseil d'administration ont les m�mes responsabilit�s fiduciaires � l'�gard de la soci�t� que les autres directeurs et doivent agir en cons�quence, il se pourrait que ces responsabilit�s entrent en conflit avec leurs fonctions � titre de fonctionnaire, menant � des pr�occupations – justifi�es ou non – quant � la r�solution d'un tel conflit.

Les fonctionnaires peuvent ne pas �tre – ou �tre per�us comme n'�tant pas – en mesure, � titre de directeur ind�pendant, de questionner le ministre de tutelle � propos de questions comme l'orientation strat�gique ou l'approbation des plans de l'entreprise. En outre, les autres membres du conseil d'administration peuvent, incorrectement, percevoir la pr�sence de fonctionnaires comme �tant des porte-parole du gouvernement. Le gouvernement s'est engag� � assurer l'ind�pendance des conseils d'administration et ne continuera � permettre – dans certains – cas la pr�sence de fonctionnaires � ces conseils d'administration que s'il y va de l'int�r�t du gouvernement et des soci�t�s d'�tat.

Mesure no 5 Le gouvernement examinera la nomination de fonctionnaires � des conseils d'administration de soci�t�s d'�tat afin d'y r�duire ou d'y �liminer leur pr�sence. Le gouvernement prendra des mesures administratives et effectuera les modifications l�gislatives n�cessaires afin de mettre en oeuvre les r�sultats du pr�sent examen.

Il faut mettre en place des processus, des fonctions et des structures permettant de faire en sorte que les administrateurs et le conseil d'administration exercent d'une mani�re ind�pendante leurs activit�s de gouvernance et de surveillance de la soci�t�. Une fa�on de s'assurer que le conseil d'administration pourra maintenir son ind�pendance � l'�gard de la direction est d'exiger que diff�rentes personnes exercent les fonctions de pr�sident du conseil d'administration et de premier dirigeant de la soci�t�. Les statuts ou les pratiques de la plupart des soci�t�s font cette distinction.

Mesure no 6 Le gouvernement apportera les changements l�gislatifs n�cessaires pour s'assurer que les postes de premier dirigeant et de pr�sident du conseil d'administration des soci�t�s d'�tat ne seront pas occup�s par la m�me personne.

La composition du conseil d'administration varie grandement d'une soci�t� d'�tat � l'autre, compte tenu de la grande diff�rence entre ces organisations. Faire en sorte que la majorit� des membres du conseil d'administration demeurent ind�pendants � l'�gard de la direction assurerait l'existence d'un conseil ind�pendant, ce qui contribuerait � la saine gouvernance de la soci�t�.

Mesure no 7 Le gouvernement exigera que le premier dirigeant soit le seul repr�sentant de la direction au sein du conseil d'administration.

Les soci�t�s d'�tat sont des institutions publiques faisant de plus en plus l'objet d'un examen attentif. Exigeant davantage de transparence, les citoyens et les intervenants font pression sur des organisations pour que le public ait acc�s aux d�lib�rations de leur conseil. M�me si on reconna�t en g�n�ral l'importance de la divulgation, les renseignements d�licats touchant les ressources humaines et les strat�gies de la soci�t�, l'information commerciale confidentielle et les renseignements sur d'autres activit�s faisant l'objet de discussions aux r�unions du conseil pourraient causer du tort s'ils �taient rendus publics sans raison. Les administrateurs pourraient subir des pressions de la part de membres de la collectivit� et pourraient h�siter � exprimer leurs pr�occupations et � poser des questions difficiles s'ils n'�taient pas convaincus que leur intervention demeurera confidentielle. Dans de telles circonstances, le conseil ne serait pas per�u comme un intervenant ind�pendant cr�dible et ne pourrait pas agir en tant que tel dans le cadre du processus d�cisionnel.

Mesure no 8 Pour que les conseils d'administration puissent d�lib�rer librement et exercer la fonction de remise en question que doivent exercer les administrateurs, il faudrait que les d�lib�rations demeurent confidentielles. Le gouvernement exige cependant que les conseils d'administration des soci�t�s d'�tat tienne des r�unions publiques annuelles � l'occasion desquelles les int�ress�s pourraient exprimer leurs points de vue et poser des questions sur les activit�s des soci�t�s. On encourage �galement les soci�t�s � organiser de fa�on continue des activit�s de relations externes afin d'obtenir les impressions et les commentaires des intervenants.

5.2 D�terminer les attentes – Les responsabilit�s des administrateurs

M�me si la loi est claire en ce qui concerne les obligations des administrateurs, elle ne renseigne pas beaucoup ni sur la mani�re dont ils doivent exercer leur devoir de diligence, ni sur les attentes auxquelles ils doivent r�pondre dans la pratique. Un grand nombre d'administrateurs arrivent � leur premi�re r�union du conseil sans vraiment savoir en quoi consistent leurs principales fonctions et leur r�le, qui ils repr�sentent, dans quelle mesure ils peuvent remettre en question les plans et les propositions de la direction; comment doivent se d�rouler les contacts entre eux et le ministre de tutelle et son personnel et quelles sont les autres questions de gouvernance touchant l'orientation strat�gique � donner et la surveillance. Pour remplir leurs obligations juridiques d'administrateurs et contribuer � la bonne gouvernance de la soci�t�, les personnes nouvellement nomm�es � un conseil d'administration devraient savoir quelles sont les responsabilit�s que leur conf�re la LGFP et conna�tre les lois r�gissant leur soci�t�, les attentes du gouvernement et les bonnes pratiques concernant l'organisation et la gestion de conseils d'administration. Cela aiderait les nouveaux administrateurs � comprendre leurs obligations juridiques et leur indiquerait sous quel angle aborder leur travail.

Mesure no 9 Afin d'aider les membres des conseils d'administration � faire leur travail, le gouvernement transmettra � chaque nouvel administrateur, au moment de sa nomination, une lettre lui donnant des indications explicites sur les attentes du gouvernement relativement au r�le et aux responsabilit�s que la loi conf�re aux administrateurs et qu'ils doivent exercer dans la pratique. Il serait aussi question, dans la lettre, des valeurs et de l'�thique pour les titulaires de charges publiques et de la d�claration de conflits d'int�r�ts.

5.3 Pr�ciser les responsabilit�s – Mandat des conseils et charte des comit�s

Lorsqu'un conseil a un mandat et un comit�, une charte, il en r�sulte une plus grande responsabilisation, car ainsi on peut savoir exactement de quoi on est responsable et � qui on doit rendre des comptes. Les chartes circonscrivent avec pr�cision les responsabilit�s et clarifient, par cons�quent, les �l�ments de responsabilisation.

Les conseils cr�ent souvent des comit�s auxquels ils confient des travaux importants devant les aider � exercer leurs responsabilit�s g�n�rales. Les conseils continuent cependant d'assumer la responsabilit� des d�cisions prises par leurs comit�s. Il est donc important, pour que le r�gime de responsabilisation soit efficace, que chaque comit� dispose d'une charte �crite indiquant clairement quels sont ses responsabilit�s et ses pouvoirs. Une charte s'appliquant � l'ensemble du conseil d'administration pr�ciserait aussi les responsabilit�s du conseil et les pouvoirs qu'il aurait d�l�gu�s � la direction.

Mesure no 10 Pour am�liorer la gouvernance des soci�t�s d'�tat, le gouvernement collaborera avec les conseils afin d'adopter une charte devant d�finir avec pr�cision les r�les et les responsabilit�s du conseil et de ses comit�s.

5.4 �tablir les bonnes bases – Renforcer l'orientation, la formation et l'�valuation des administrateurs

Assurer la gouvernance d'une soci�t� d'�tat est exigeant. Dans un cadre de fonctionnement difficile qui chevauche les sph�res priv�e et publique, l'orientation et la formation des administrateurs sont cruciales pour assurer la bonne gouvernance, tout comme l'est leur perfectionnement continu pour maintenir les connaissances et l'expertise permettant de comprendre la soci�t�, les conditions dans lesquelles elle exerce ses activit�s et les intervenants avec lesquelles elle entretient des relations. Le gouvernement reconna�t que l'apprentissage fait partie int�grante du maintien des capacit�s du conseil. En collaboration avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada, le Bureau du Conseil priv� pr�sente actuellement aux nouveaux administrateurs une s�ance de formation de deux jours sur la gouvernance du secteur public dans le contexte des soci�t�s d'�tat. M�me si ce programme conna�t du succ�s, il faut d�ployer davantage d'efforts pour que les conseils et leurs membres am�liorent leur rendement.

Mesure no 11 Afin d'am�liorer davantage les comp�tences et le rendement des conseils d'administration et de tabler sur les programmes d'orientation actuels, l'�cole de la fonction publique du Canada cr�era un programme de formation et de perfectionnement professionnel additionnel concernant la gestion du secteur public et les soci�t�s d'�tat.

Un processus d'�valuation bien g�r� accro�trait l'efficacit� des conseils et aiderait � d�terminer dans quels domaines une formation ou la prise de mesures correctrices pourraient s'av�rer n�cessaires. Les �valuations permettent � un conseil et � son pr�sident de se rendre des comptes l'un � l'autre, tandis que les �valuations par des pairs ont un effet sur le rendement des diff�rents administrateurs et sur l'efficacit� g�n�rale du conseil.

Mesure no 12 Conform�ment aux pratiques de bonne gouvernance, le gouvernement demandera aux conseils d'administration de proc�der r�guli�rement � une �valuation de leur efficacit� et de la contribution des diff�rents administrateurs, �valuation devant constituer un outil d'autoperfectionnement. Les r�sultats de l'�valuation de l'ensemble du conseil seront communiqu�s par son pr�sident au ministre de tutelle � titre d'information.

5.5 Le comit� de v�rification – Ce dont chaque conseil a besoin

La LGFP (partie X, article 148) oblige les soci�t�s d'�tat qui y sont assujetties � cr�er un comit� de v�rification. Toutefois, les statuts de six des neuf soci�t�s non vis�es par la partie X, sections I � IV, ne renferment pas cette exigence. Le comit� de v�rification est un �l�ment indispensable du conseil d'administration moderne. Il exerce, au nom du conseil, une fonction cl� de surveillance en ce qui concerne la v�rification interne et externe, l'int�grit� des �tats financiers, les contr�les internes ainsi que l'�valuation, la gestion et l'att�nuation des risques. Renforcer les comit�s de v�rification fait partie int�grante des efforts d�ploy�s par le secteur priv� pour am�liorer la gouvernance des entreprises.

Mesure no 13 Le gouvernement demandera aux conseils d'administration de toutes les soci�t�s d'�tat de cr�er un comit� de v�rification. Un tel comit� serait compos� d'au moins trois membres et aurait le pouvoir de retenir les services de personnes pouvant fournir une expertise et des avis ind�pendants, s'il le juge n�cessaire pour mener � bien son travail. Le mandat du comit� devrait pr�voir l'�tablissement d'un processus pour la tenue d'enqu�tes � la suite du d�p�t de plaintes concernant des questions d'int�grit� ou de comportement et la mise en place d'un m�canisme d'�valuation et de gestion des risques, ainsi que de contr�les et de protocoles appropri�s pour l'att�nuation des risques. Le comit� adopterait aussi un plan de v�rification qui serait transmis au conseil d'administration.

Vu l'importance du r�le jou� par le comit� de v�rification relativement � la gouvernance de la soci�t� et � la surveillance de ses activit�s, il faut absolument que celui-ci soit un organe cr�dible et qu'il soit per�u comme tel. La cr�dibilit� du comit� d�pend au bout du compte de l'efficacit� avec laquelle il assume ses responsabilit�s. La cr�dibilit� d'un comit� de v�rification repose sur les aptitudes et les comp�tences de ses membres. Des connaissances dans le domaine financier et une bonne compr�hension du contexte dans lequel la soci�t� exerce ses activit�s devraient compter parmi les principales comp�tences exig�es des administrateurs faisant partie du comit� de v�rification.

Mesure no 14 Tous les administrateurs nomm�s au comit� de v�rification doivent n'avoir aucun lien avec la direction et poss�der des connaissance dans le domaine financier. Une personne connaissant bien les finances doit pr�sider le comit�. Le gouvernement aura cette exigence � l'esprit dans le contexte du processus de s�lection et de nomination des administrateurs.

Les �tats financiers v�rifi�s constituent le principal m�canisme par l'interm�diaire duquel la direction fait part des r�sultats et des renseignements sur le rendement aux propri�taires de l'entreprise et aux autres parties int�ress�es. Ils confirment aux lecteurs que les renseignements qui y figurent sont exacts et fiables. L'int�grit� des �tats financiers est cruciale tant dans le secteur priv� que public. Pour que la cr�dibilit� des �tats financiers soit assur�e, le v�rificateur ne doit avoir aucun lien avec l'�quipe de direction qui les a produits.

La v�rification interne est une autre composante importante du syst�me de contr�le d'une soci�t�. Elle permet � l'organisation d'�valuer ses propres processus et syst�mes ainsi que de d�celer et de corriger ses faiblesses et ses lacunes. Pour que la v�rification interne soit cr�dible, il ne doit pas non plus y avoir de lien avec la direction.

Mesure no 15 Afin d'accro�tre et d'assurer l'ind�pendance de la fonction de v�rification, les v�rificateurs internes et externes rel�veront directement du comit� de v�rification.