ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Guide Revue du SCT
Date : 11-01-95

Sujet : Guide de revue de la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement*

Auteur/Information : Louise Kebe
Conseil du Tr�sor du Canada - Secr�tariat
T�l�phone : (613) 957-2407

Pour version imprim�e :

Centre de distribution du Conseil du Tr�sor
T�l�phone:(613) 995-2855
T�l�copieur : (613)996-0518
No. de catalogue : BT32-36/11-1995-MRI
ISBN : 0-662--62214-6
Co�t : Gratuit

Pour de plus amples renseignements concernant d'autres versions �lectroniques, pri�re de s'adresser � la :

Section de diffusion �lectronique
Direction de la planification et des communications
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor
T�l�phone : (613) 957-2421
T�l�copieur : (613) 952-9998

M�dias substituts : Cette publication est disponible sur m�dias substituts.

* Ce document est prot�g� par les droits de la Couronne. Aucune autorisation n'est requise pour le reproduire ou le distribuer gratuitement au sein de l'administration f�d�rale canadienne ou des autres paliers de gouvernement au Canada.

Table des mati�res

Sommaire

Remerciements

Introduction

Gestion de l'information

Planification d'une revue de la gestion de l'information

Gestion et Coordination

Planification de l'information

Service aux utilisateurs : Objectif 3

Collecte, Cr�ation et R�ception

Organisation, Transmission, Utilisation et Rep�rage

Entreposage, Protection et Conservation

Disposition par transfert ou destruction

Service aux utilisateurs : Objectif 10

Appendice A : Glossaire

Appendice B : R�f�rences

Appendice C : Connexions aux technologies de l'information

Sommaire

Ce Guide a �t� r�dig� en 1992-1993; il est sorti dans un premier temps sous forme d'�dition provisoire en janvier 1994. Il est destin� � aider les gestionnaires et le personnel dans l'examen de leurs pratiques li�es � la gestion de l'information au sein de leur institution. Le Guide s'adresse aussi aux v�rificateurs et aux �valuateurs qui pourront l'utiliser pour faire des revues officielles de la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG). L'accent est mis sur les bonnes pratiques de gestion de l'information. Bien que la majeure partie de la politique sur la gestion des technologies de l'information en soit exclue, le Guide souligne la n�cessit� d'�tablir des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements.

Les Archives nationales ont �labor� ce Guide sous la direction d'un groupe de travail interminist�riel. Le Guide int�gre les commentaires recueillis d'une quarantaine de fonctionnaires d'organismes centraux, d'organismes cl�s, et des services hi�rarchiques. Ces fonctionnaires consult�s repr�sentaient les domaines du secteur des politiques et de la planification int�gr�e, de m�me que les diff�rentes fonctions de la gestion de l'information y compris les domaines de la collecte de l'information, de la gestion des documents, du traitement des donn�es, des services de biblioth�que, et des groupes de la v�rification interne et de l'�valuation, et de la gestion de l'information.

La gestion de l'information comprend plusieurs fonctions reli�es � l'information, dont les secteur des politiques et de la planification int�gr�e, le traitement des donn�es, les t�l�communications, la bureautique et les soutiens informatiques, la collecte de l'information, la gestion des formules, l'acc�s � l'information, et la protection des renseignements personnels. La gestion de l'information comprend �galement la gestion des documents ou du mat�riel publi� sur des supports tels que le papier, les cartes, les photographies, les films, les plans, les vid�os, les microfilms et les bandes. Une revue au sein d'une institution pourrait donc inclure un large secteur de fonctions ou de supports.

Les chapitres quatre � huit du Guide sont bas�s sur le mod�le du cycle de vie de l'information: planification, collecte, cr�ation et r�ception; organisation, transmission, utilisation et rep�rage; et entreposage, protection et conservation, et disposition par transfert ou destruction. Une revue peut inclure plusieurs aspects du cycle de vie de l'information.

Le Guide contient des informations qui aideront les institutions � �valuer l'efficacit� de leur mise en oeuvre de la politique sur la GRDG.

Remerciements

Les Archives nationales du Canada ont pr�par� ce Guide sous la direction du Groupe de travail interminist�riel/�valuation des politiques du Conseil du Tr�sor en mati�re de gestion de l'information. On comptait parmi les participants du Groupe de travail des repr�sentants du minist�re des Finances; du minist�re de l'Industrie, des Sciences et de la Technologie; des Archives nationales; du minist�re de la D�fense nationale; de la Biblioth�que nationale du Canada; du Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada; de Revenu Canada Imp�t; du minist�re des Services gouvernementaux Canada (anciennement Approvisionnements et Services) et du Conseil du Tr�sor. Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor s'int�resse � des questions d'ordre g�n�ral telles que la mise en oeuvre des politiques, la v�rification et l'�valuation. La Biblioth�que nationale du Canada a comme point d'int�r�t le mat�riel publi�, et la collecte de l'information int�resse plus particuli�rement le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada). Enfin, il importe de souligner la contribution apport�e par des groupes de services hi�rarchiques dans des secteurs tels que la planification g�n�rale, la collecte de l'information, la gestion des documents, l'administration des donn�es, les services de biblioth�que, la v�rification et l'�valuation des programmes.

La r�alisation de ce Guide s'appuie �galement sur l'exp�rience et les suggestions de personnes appartenant aux organisations suivantes :

Anciens Combattants Canada
Archives nationales du Canada
Biblioth�que nationale du Canada
Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada
Commission de la fonction publique
Communications Canada
Conseil national de recherches du Canada
D�fense nationale
�nergie, Mines et Ressources Canada
Environnement Canada
Industrie, Sciences et Technologie Canada
Minist�re des Finances Canada
Revenu Canada Imp�t
Sant� et Bien-�tre social Canada
Secr�tariat d'�tat du Canada
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor
Services gouvernementaux Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics Canada

Introduction

Contexte

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor a r�uni sous le concept de la gestion de l'information les politiques suivantes : Gestion des documents, Collecte de renseignements gouvernementaux et recherche sur l'opinion publique f�d�rales, Micrographie, Gestion des documents informatiques et Gestion des imprim�s administratifs. Il veut ainsi mettre en relief le r�le de l'information dans le processus d�cisionnel, l'ex�cution des programmes et la prestation des services. L'information permet �galement aux institutions de rendre compte de leur conformit� avec les lois et politiques applicables. La gestion coordonn�e de l'information s'applique tant aux fonds de renseignements qu'aux technologies de l'information.

L'information est une ressource pr�cieuse et un facteur d�terminant dans la r�alisation des objectifs g�n�raux d'une organisation. Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor insiste tout particuli�rement sur ce point dans sa publication intitul�e Am�liorer les services en utilisant l'information et les technologies de fa�on novatrice - Orientation strat�gique pour les ann�es 90. La gestion de l'information - y compris la planification, l'organisation et le contr�le des fonds de renseignements et des technologies de l'information - joue un r�le primordial non seulement dans la r�alisation des objectifs g�n�raux, mais aussi dans l'ex�cution des programmes et la prestation des services. Le fait de soumettre cet important secteur d'activit� � une auto-�valuation, � une v�rification ou � une �valuation constitue donc une bonne pratique de gestion.

But et port�e du Guide

On peut pr�ter maintes interpr�tations au concept de la gestion de l'information. Aux fins du Guide, nous nous appuierons sur la description pr�sent�e dans les lignes pr�c�dentes. Les politiques du Conseil du Tr�sor sur la Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG) et la Gestion des technologies de l'information (GTI) sont des composantes de la gestion de l'information. Dans l'Avant-propos du Manuel du Conseil du Tr�sor sur la gestion de l'information, on souligne qu'il faut �tablir des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements, dans la mesure o� cela semble utile et pertinent. C'est dans cette optique que le Guide de revue aborde la GRDG et ses connexions aux technologies de l'information. (L'appendice C donne plus de d�tails � ce sujet.) Soulignons que le Guide ne traite pas des principaux aspects de la politique sur la GTI.

Le Guide assistera les institutions gouvernementales dans l'examen de leurs pratiques li�es � la gestion de l'information. Il servira plus pr�cis�ment d'outil d'auto-�valuation aux gestionnaires ou aux membres du personnel qui d�sirent r�examiner p�riodiquement leurs propres pratiques de gestion de l'information. Il s'adresse aussi aux v�rificateurs, aux �valuateurs et aux examinateurs qui pourront l'utiliser comme outil de planification et de conduite de leurs revues des pratiques li�es � la gestion de l'information.

Le Guide insiste tout particuli�rement sur les bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information, ce qui se refl�te dans la structure de ses chapitres. Ces derniers s'articulent autour de deux th�mes cl�s : la gestion (chapitre 3) et les services � l'utilisateur (chapitres 4 � 8). Bien que les chapitres traitant des proc�dures de revue fassent r�f�rence � la politique sur la GRDG, le Guide ne constitue pas en soi une liste de contr�le de conformit�. Les examinateurs devront �valuer l'essentiel de leurs constatations en vue de tirer des conclusions sur la conformit� avec les politiques et le rendement (c'est-�-dire l'esprit et la lettre ont-ils �t� respect�s?).

Le terme � information � a maintes significations. Aux fins du Guide, le terme � information � et l'expression � fonds de renseignements � sont synonymes. (L'appendice B comprend un glossaire qui donne la d�finition des termes utilis�s dans le Guide.) Le Guide vise � favoriser la gestion rentable et coordonn�e de tous les fonds de renseignements d�tenus par le gouvernement f�d�ral. On y emploie donc le terme qui se pr�te le mieux au contexte de la loi, de la politique ou de l'activit� abord�e.

Nota : Le pr�sent document n'est pas un guide complet sur la revue des pratiques li�es � la gestion de l'information. On peut toutefois l'utiliser comme document de base pour l'examen d'un large secteur. Le lecteur devra donc consulter d'autres documents pour obtenir plus de d�tails sur les proc�dures de revue applicables, selon la nature et le champ de l'examen planifi�. L'appendice A contient une liste de documents dont pourra se servir l'examinateur pour compl�ter l'information contenue dans le Guide.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le contenu ou l'utilisation du Guide, veuillez communiquer avec la Division des pratiques et des normes li�es � la gestion de l'information - Direction des archives et des documents gouvernementaux, Archives nationales.

R�les et responsabilit�s

Les politiques sur la gestion de l'information font r�f�rence � de nombreux intervenants. Il importe que l'examinateur connaisse leurs r�les et leurs responsabilit�s, c'est-�-dire leurs rapports avec l'institution et l'impact qu'ils ont sur elle.

L'institution est responsable de la mise en oeuvre de la politique sur la GRDG et elle doit rendre compte de l'ex�cution de cette charge. La direction doit d�signer un haut fonctionnaire charg� de repr�senter l'institution en ce qui a trait � la politique sur la GRDG. L'infrastructure des politiques et des proc�dures institutionnelles de gestion de l'information doit permettre d'�laborer les exigences op�rationnelles conformes � la politique sur la GRDG. Ces exigences doivent fournir une orientation aux gestionnaires de programmes et aux sp�cialistes fonctionnels et contenir des lignes de conduite sur l'organisation, la description, l'utilisation et le rep�rage des fonds de renseignements d�tenus par l'institution de m�me que sur leur entreposage, leur protection, leur conservation et leur disposition. Chaque membre de l'institution assume une part de responsabilit� dans la gestion des fonds de renseignements.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor - Direction de la politique administrative, est responsable de l'�laboration de la politique sur la GRDG et de son interpr�tation g�n�rale; elle doit aussi �valuer cette politique afin d'en assurer l'int�grit� et l'�-propos, son efficacit� par rapport aux objectifs �nonc�s et sa pertinence dans le contexte de l'orientation g�n�rale du gouvernement et de l'�volution du cadre de gestion. Il incombe �galement � la direction de jouer un r�le d'orientation et de soutien aupr�s des groupes f�d�raux de v�rification interne et d'�valuation des programmes. Elle donne des conseils et pr�te assistance aux institutions; �value les pratiques de v�rification et d'�valuation; favorise l'�tablissement de relations professionnelles entre les v�rificateurs et les �valuateurs; elle supervise enfin certaines v�rifications ainsi que les �valuations centrales.

Les responsabilit�s du dirigeant principal de l'informatique et son Bureau de la gestion, des syst�mes et des technologies de l'information sont de servir de centre gouvernemental charg� de la gestion efficace de la technologie de l'information. Ce mandat inclut la responsabilit� pour orienter la restructuration de proc�d�s administratifs de l'�tat et veiller � leur int�gration; �tablir un cadre pour la restructuration des m�canismes d'ex�cution des programmes de l'�tat et en faire la promotion; et �laborer la politique et les normes ayant trait � la gestion et � la technologie de l'information ainsi qu'aux activit�s connexes en mati�re de t�l�communications dans les minist�res.

Les Archives nationales assument, pour le compte du Conseil du Tr�sor, certaines responsabilit�s d'�valuation se rattachant � la politique sur la GRDG. Elles peuvent signaler des probl�mes ou des questions susceptibles d'avoir d'importantes r�percussions sur la gestion des fonds de renseignements, en ce qui concerne notamment leur identification, leur organisation, leur entreposage, leur conservation et leur disposition. Par ailleurs, la Loi sur les Archives nationales du Canada conf�re aux Archives nationales un droit de regard sur la destruction et la disposition des fonds de renseignements (� l'exception du mat�riel publi�) d�tenus par les institutions gouvernementales. Cette Loi contient en outre des dispositions sur le transfert de l'information d'importance historique ou archivistique au contr�le des Archives nationales. Leur mandat �tant de faciliter la gestion des documents gouvernementaux et de demeurer le chef de file dans le domaine de la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement, les Archives nationales dirigent la mise en application d'une structure propre � garantir l'�valuation de ce secteur. Elles s'acquittent de cette fonction en collaboration avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Biblioth�que nationale, le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada), le Centre canadien de gestion, les groupes de v�rification interne et d'�valuation des programmes et les groupes de gestion de l'information form�s au sein des institutions gouvernementales.

La Biblioth�que nationale a la responsabilit� d'identifier, d'acqu�rir, d'enregistrer et de rendre accessible le mat�riel publi� faisant partie du patrimoine canadien, quelle qu'en soit la forme. Elle se sert principalement de la bibliographie nationale Canadiana pour s'acquitter de cette responsabilit�. Les publications du gouvernement f�d�ral constituent une composante importante du patrimoine canadien. La Biblioth�que nationale sert de pivot en facilitant le partage des ressources entre les biblioth�ques canadiennes. � cette fin, la Biblioth�que nationale dispose de listes et de catalogues collectifs permettant d'identifier et de rep�rer les ressources documentaires requises pour les pr�ts interbiblioth�ques. Certaines sections de la Loi sur la Biblioth�que nationale font directement r�f�rence aux responsabilit�s de la Biblioth�que nationale li�es � la coordination des activit�s des biblioth�ques f�d�rales, en ce qui concerne notamment la disposition du mat�riel publi� en surnombre. En outre, la Biblioth�que nationale s'acquitte de certaines responsabilit�s d'�valuation se rattachant au mat�riel publi�.

Les Groupes de v�rification interne ont la responsabilit� d'int�grer � leur v�rification de la gestion de l'information une �valuation du degr� de conformit� avec la politique sur la GRDG. Cette fonction s'ajoute � leur responsabilit� habituelle en mati�re de v�rification interne visant � �valuer si le cadre de gestion permet d'assurer le respect des objectifs op�rationnels, l'utilisation �conomique et rationnelle et la protection des ressources, ainsi que l'int�grit� de l'information.

Les Groupes d'�valuation des programmes sont charg�s d'�valuer l'�-propos, le rendement et la rentabilit� des programmes gouvernementaux. Lorsque les institutions fournissent de l'information au public ou � des groupes ext�rieurs, les Groupes d'�valuation des programmes peuvent v�rifier si les renseignements sont divulgu�s de fa�on pertinente, efficace et rentable.

Le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) est l'organisme central charg� de la communication des renseignements. On doit lui faire parvenir toute proposition concernant la collecte de l'information et la recherche sur l'opinion publique. Le Groupe de recherche sur l'opinion publique est charg� d'�valuer les aspects de la proposition se rattachant � l'opinion publique, de d�terminer s'il y a lieu de soumettre la proposition � l'approbation du Comit� du Cabinet charg� des op�rations et, enfin, d'�mettre des num�ros d'autorisation permettant aux institutions d'amorcer des proc�dures contractuelles pour les projets approuv�s.

Le Centre canadien de gestion donne des conseils et fournit une orientation aux institutions pour l'�laboration de documents sur l'�volution des institutions, d'�tudes de cas et de profils.

Gestion de l'information

Vue d'ensemble

Le gouvernement est, de par sa nature, un important dispensateur de services d'information. L'�tablissement de bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information permet au gouvernement non seulement d'am�liorer sa productivit� et la qualit� de ses services, mais aussi de diminuer ses co�ts d'administration. L'information est de plus en plus consid�r�e comme une ressource de base essentielle - au m�me titre que les ressources financi�res, humaines et physiques - que l'on se doit d'administrer efficacement. C'est pourquoi on conf�re une importance accrue � l'�tablissement de bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information.

Les ressources financi�res, humaines et physiques sont des �l�ments de base poss�dant un caract�re fonctionnel distinct au sein de l'institution. Il est g�n�ralement facile de se renseigner aupr�s d'une personne ou d'un groupe sur une question li�e � la gestion des finances, du personnel ou des biens. En revanche, la gestion de l'information est un secteur multidisciplinaire. Elle englobe des fonctions visibles, dont notamment la gestion des documents, la gestion des donn�es et les services biblioth�caires, et des fonctions qui le sont peut-�tre moins, dont la recherche sur l'opinion publique.

Le caract�re multidisciplinaire de la gestion de l'information conduit parfois � des difficult�s li�es � la planification et � l'�tablissement de la port�e de l'�valuation. Cette question sera abord�e plus en d�tail dans les pages suivantes. On utilise dans le Guide l'expression � fonctions reli�es � l'information � pour d�signer les disciplines et les fonctions se rattachant � la gestion de l'information. Le caract�re multidisciplinaire et la complexit� de la gestion de l'information se refl�te �galement dans l'�ventail des lois et des politiques en mati�re d'information. La figure 1 en �num�re plusieurs. En outre, certaines institutions doivent se conformer � des lois et � des politiques reli�es � l'information dans l'accomplissement de leur mission particuli�re. Les examinateurs doivent prendre en consid�ration le fait que certains r�glements ou politiques ont priorit� sur d'autres, et examiner les circonstances particuli�res de l'institution avant de se prononcer sur la hi�rarchie des textes applicables.

Figure 1 : Gestion de l'information dans les institutions gouvernementales canadiennes :

Lois et politiques

Lois

Loi sur l'acc�s � l'information et r�glements connexes
Lois applicables � une institution en particulier
Loi sur la preuve au Canada
Loi sur le droit d'auteur
Loi sur la protection civile et Loi sur les mesures d'urgence
Loi sur les Archives nationales du Canada
Loi sur la Biblioth�que nationale
Loi sur les langues officielles
Loi sur la protection des renseignements personnels et r�glements connexes

Politiques du Conseil du Tr�sor

Le volume du Manuel du Conseil du Tr�sor portant sur la Gestion de l'information :

Avant-propos
Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG)
Gestion des technologies de l'information (GTI)

Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�
Politique du gouvernement en mati�re de communications
Politique sur l'acc�s � l'information
Politique sur la protection des renseignements personnels

Mod�le du cycle de vie de l'information

La figure 2 pr�sente un mod�le utilis� aux fins de l'examen des pratiques li�es � la gestion de l'information. Le mod�le montre les �tapes que franchissent les fonds de renseignements durant leur cycle de vie.

Figure 2 : Mod�le du cycle de vie de l'information

Planification
Collecte, cr�ation et r�ception
Organisation, transmission, utilisation et rep�rage
Entreposage, protection et conservation
Disposition par transfert ou destruction

En se fondant sur chaque �tape du cycle de vie, on peut examiner un aspect int�gral de la gestion des fonds de renseignements (voir les chapitres 4 � 8). Ce mod�le permet aussi d'examiner le cadre de gestion dans sa globalit�, c'est-�-dire, la gestion de l'ensemble du cycle de vie et son contexte (voir le chapitre 3).

Le mod�le du cycle de vie de l'information permet de g�rer l'information, que ce soit � l'�chelle de l'organisation ou de l'ex�cution des programmes. Les organisations consid�rent de plus en plus leurs besoins en information au m�me titre que leurs besoins en ressources humaines, physiques et financi�res.

1. Planification

L'�tape de planification vise � d�terminer la fa�on de r�pondre aux besoins de l'institution dans le contexte des objectifs op�rationnels et des lois et politiques applicables. La politique sur la GRDG stipule que les institutions doivent d�terminer leurs besoins en information le plus rapidement possible au cours du projet ou du cycle de gestion. Dans cette optique, les institutions ne doivent collecter, cr�er ou produire que l'information dont elles ont besoin. Elles doivent aussi s'assurer qu'elles n'ont pas d�j� l'information en leur possession, ou qu'elle leur est facilement accessible. L'information doit �tre conserv�e aussi longtemps qu'elle poss�de une certaine valeur. Au moment d'�laborer de nouveaux syst�mes d'information ou d'apporter des am�liorations aux syst�mes existants, les institutions doivent veiller � inclure tout param�tre important reli� � la politique sur la GRDG.

Au cours de l'�tape de planification, les institutions doivent d�terminer leurs propres besoins en information li�s � chacune des �tapes du mod�le du cycle de vie. Les activit�s ult�rieures de collecte, de cr�ation ou de production de l'information doivent se rattacher directement aux besoins d�cel�s. Elles doivent �galement organiser, entreposer et prot�ger les fonds de renseignements qui en r�sultent. Enfin, elles doivent se d�faire de l'information n'ayant plus d'utilit� ou de valeur, conform�ment aux dispositions de la Loi sur les Archives nationales du Canada et de la Loi sur la Biblioth�que nationale.

2. Collecte, cr�ation et r�ception

Comme nous l'avons d�j� mentionn�, la planification permettra de d�terminer quelle information doit �tre recueillie cr��e ou re�ue afin de r�pondre aux besoins op�rationnels et de respecter les lois et les politiques applicables. Les d�cisions concernant la production ou la collecte de l'information seront donc prises selon la nature des renseignements requis (quoi), leurs objectifs op�rationnels, l�gislatifs ou politiques (pourquoi), les personnes ou les groupes qui les d�tiendront ou les utiliseront (qui), la fr�quence des besoins (quand) et la n�cessit� de les produire � � l'interne � ou de les obtenir d'autres sources (o� et comment).

La politique du Conseil du Tr�sor sur la GRDG contient des exigences additionnelles concernant la collecte de l'information. Les institutions gouvernementales doivent �viter de recueillir l'information d�j� existante, minimiser le fardeau de d�claration et les co�ts se rattachant � la collecte de l'information et recueillir les renseignements personnels conform�ment � la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les institutions doivent soumettre leurs projets de recherche sur l'opinion publique � l'approbation du Comit� du Cabinet charg� des op�rations par l'entremise du Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada).

3. Organisation, transmission, utilisation et rep�rage

Pour maximiser la valeur des fonds de renseignements, il faut s'assurer que ces derniers refl�tent les besoins de l'institution. Par cons�quent, les institutions devront identifier et d�crire leurs fonds de renseignements de fa�on � satisfaire aux exigences op�rationnelles (prise de d�cisions et ex�cution des programmes) et � respecter les lois et politiques applicables. La description des fonds de renseignements permet d'en fournir le contexte et le sens. Les fonds de renseignements doivent aussi �tre organis�s ou pr�par�s de fa�on logique afin d'en faciliter l'acc�s aux utilisateurs. Dans cette optique, l'acc�s englobe la transmission, l'utilisation et le rep�rage de l'information.

Au moment de transmettre, d'utiliser et de rep�rer l'information, les utilisateurs doivent veiller � respecter les lois et politiques applicables, y compris la Loi sur l'acc�s � l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de m�me que la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�. De plus, la politique sur la GRDG exige que les fonds de renseignements d�tenus par les institutions gouvernementales soient identifi�s dans les sources de r�f�rence gouvernementales appropri�es et que les fonds de renseignements soient accessibles au grand public et au gouvernement - sous r�serve des lois et des politiques applicables.

En outre, les institutions doivent reconna�tre qu'un personnel qualifi� et qu'un mat�riel appropri� permettent de faciliter la transmission, l'utilisation et le rep�rage de l'information. Les ressources humaines et physiques sont deux facteurs susceptibles d'influer largement sur la valeur des fonds de renseignements, plus particuli�rement sur leur accessibilit� aux utilisateurs.

4. Entreposage, protection et conservation

L'information couramment utilis�e par l'institution doit �tre stock�e sur un support adapt� aux caract�ristiques de l'information. On choisira donc le support (papier, livre, microfilm, disquette, bande magn�tique pour ordinateur, etc.) de fa�on � faciliter l'obligation de rendre compte de l'utilisateur, en fonction de la p�riode de temps requise pour satisfaire aux besoins fonctionnels et, d'exigences archivistiques ou historiques. Pour pr�server la m�moire institutionnelle, il importe de prot�ger les fonds de renseignements contre toute situation non autoris�e : perte, acc�s, utilisation, alt�ration, destruction ou ali�nation (c'est-�-dire tout transfert de l'information effectu� sans le contr�le du gouvernement).

Les institutions doivent garder les fonds de renseignements tant et aussi longtemps qu'ils sont utiles � la prise de d�cisions, � l'ex�cution des programmes et aux exigences op�rationnelles. De plus, les obligations de la GRDG en mati�re de conservation des fonds de renseignements qui servent � reconstruire l'�volution des d�cisions relatives aux politiques et aux programmes devraient guider les institutions � ce sujet.

5. Disposition par transfert ou destruction

La m�moire institutionnelle du gouvernement du Canada englobe tous les fonds de renseignements cr��s, recueillis ou re�us par les institutions gouvernementales en vue de satisfaire � leurs besoins op�rationnels, et de respecter les lois et les politiques applicables. Lorsque les institutions consid�rent qu'il ne leur est plus n�cessaire de conserver ces fonds de renseignements dans le contexte des objectifs op�rationnels et des lois et politiques applicables, elles doivent s'en d�faire, soit en les d�truisant avec l'approbation des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale, soit en les transf�rant au contr�le des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale.

Principaux attributs de l'information

La figure 3 pr�sente six attributs relatifs � la qualit� de l'information, pouvant �tre utilis�s aux fins de l'examen et de l'�valuation de la gestion de l'information au sein des institutions. Bien que ces attributs soient pr�sent�s s�par�ment � des fins descriptives et analytiques, ils sont de toute �vidence interreli�s.

Figure 3 : Principaux attributs de l'information

Accessibilit�
Compr�hension
Facilit� d'utilisation
Int�grit�
Pr�cision
Actualisation

Accessibilit�

Tout au long de leur cycle de vie, les fonds de renseignements doivent �tre accessibles � ceux qui en ont besoin. Cela veut dire que l'information, quel que soit le support utilis�, doit leur �tre accessible afin qu'ils puissent la rep�rer et l'exploiter � leur gr�. Bref, l'information doit �tre accessible au moment appropri�. Lorsqu'on utilise les technologies de l'information pour la stocker ou la transmettre, elles doivent �tre mises � la disposition des utilisateurs pour faciliter le rep�rage et l'exploitation de l'information.

Compr�hension

Pour �tre utiles, les fonds de renseignements doivent �tre compr�hensibles. Cela veut dire que leur identification et leur description doivent �tre signifiantes pour l'utilisateur. Par exemple, les informations techniques d�crites sous forme abr�g�e, mais compr�hensibles seulement par les sp�cialistes, risquent de ne pas �tre d�cod�es par d'autres utilisateurs.

Facilit� d'utilisation

L'information doit �tre exploitable par ceux qui en ont besoin. Cela veut dire qu'elle doit correspondre aux objectifs pour lesquels elle a �t� cr��e, recueillie ou re�ue. En d'autres termes, son contenu doit �tre applicable ou pertinent pour les utilisateurs. De plus, l'information doit �tre sous forme exploitable par les personnes qui veulent l'utiliser. Le contenu et la forme de l'information doivent permettre d'utiliser les fonds de renseignements de fa�on efficace et rationnelle.

Int�grit�

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de diverses informations dans le cadre de la prise de d�cision ou de l'ex�cution d'un programme. Les fonds de renseignements doivent pouvoir satisfaire aux exigences de chaque programme mis en oeuvre par une m�me institution.

Pr�cision

L'information doit �tre correcte. Sa pr�cision peut avoir une incidence sur la prise de d�cision et l'ex�cution des programmes.

Actualisation

Un autre attribut de la qualit� de l'information consiste � assurer qu'elle est � jour. Les fonds de renseignements doivent contenir l'information la plus r�cente qui soit adapt�e aux besoins des utilisateurs. Une information non � jour peut compromettre la prise de d�cision et l'ex�cution des programmes. Tout utilisateur qui projette de recueillir ou cr�er l'information doit tenir compte des exigences relatives � son actualisation.

Planification d'une revue de la gestion de l'information

Questions g�n�rales

Une revue de la gestion de l'information peut comporter une partie ou la totalit� des �l�ments suivants : gestion et coordination (chapitre 3); planification de l'information (chapitre 4); collecte, cr�ation et r�ception (chapitre 5); organisation, transmission, utilisation et rep�rage (chapitre 6); entreposage, protection et conservation (chapitre 7); et disposition par transfert ou destruction (chapitre 8). Une revue de la gestion de l'information peut aussi faire partie d'un examen plus large, dans lequel elle constitue un sous-ensemble d'une analyse portant sur de nombreux autres th�mes de gestion.

Outre les �l�ments abord�s dans les chapitres 3 � 8, il est important que la revue de la gestion de l'information porte aussi sur la qualit� des personnes (ressources humaines) et des mat�riels (ressources physiques) disponibles. De plus, les attributs de l'information (pr�sent�s dans le chapitre 1) peuvent servir de fondement pour l'analyse et les commentaires portant sur la gestion de l'information.

Certains th�mes et questions d'ordre g�n�ral, qui peuvent faire l'objet d'une revue, sont pr�sent�s ci-apr�s, ainsi que l'indication du chapitre applicable dans le Guide.

Th�me	Question	R�f�rence
1. �valuation de la gestioncentrale des fonds de renseignements	Le cadre g�n�ral pour la gestion et pour la coordination de l'information est-il suffisant pour assurer une gestion efficace et rationnelle de l'information?	Chapitre 3
2. �valuation de la planification de l'information	Les besoins en information ont-ils �t� analys�s, et les fonds de renseignements y correspondent-ils?	Chapitre 4
3. �valuation de la production et de la collecte d'information	L'information recueillie, cr��e ou re�ue ne r�pond-elle qu'aux besoins des utilisateurs, et a-t-on pris soin d'�viter une collecte inutile et de minimiser le fardeau des r�pondants?	Chapitre 5
4. �valuation de l'identification, la description, l'acc�s et l'utilisation de l'information	Dans quelle mesure les fonds de renseignements sont-ils organis�s et distribu�s de fa�on que l'information soit facilement rep�r�e et utilis�e?	Chapitre 6
5. �valuation de la protection et de la conservation de la m�moire institutionnelle	L'information est-elle entrepos�e, prot�g�e et conserv�e aussi longtemps qu'il le faut, dans le cadre des besoins op�rationnels et des responsabilit�s applicables?	Chapitre 7
6. �valuation de la disposition des fonds de renseignements	Le contr�le des fonds de renseignements ayant une valeur permanente est-il transf�r� aux Archives nationales ou � la Biblioth�que nationale selon le cas, et d�truit-on les autres fonds en l'absence de besoins op�rationnels ou de responsabilit�s applicables?	Chapitre 8

Planifier le travail et en cerner l'�tendue

Terminologie

La terminologie employ�e dans ce guide est conforme aux politiques relatives � la gestion de l'information �tablies par le Conseil du Tr�sor. Cette terminologie peut cependant diff�rer de celle qu'utilise chaque institution gouvernementale. Les utilisateurs doivent donc se souvenir que les titres, les descriptions d'activit�s et les autres termes qui ont cours dans leur institution peuvent avoir une d�finition diff�rente. Par exemple, diff�rentes institutions peuvent utiliser les termes et expressions � soutien informatique �, � informatique � et � gestion des syst�mes informatiques � pour d�signer la m�me chose. La clart� des titres et termes employ�s est donc importante lorsqu'on planifie une revue de la gestion de l'information.

Diversit� des fonctions informationnelles et des supports d'information

La gestion de l'information fait appel � de nombreuses fonctions et � divers supports. � chaque fonction informationnelle correspondent des pratiques et proc�dures d�taill�es propres. Par exemple, les pratiques d'entreposage, de protection et de transmission d'un microfilm sont tout � fait diff�rentes de celles qui r�gissent les supports �lectroniques.

Les th�mes � examiner et le niveau de d�tail requis sont fonction du contexte de la revue. Une revue peut porter sur certains th�mes dans le contexte de la politique sur la GRDG en regard de divers supports et fonctions. Par exemple, on peut examiner le rep�rage de l'information en regard de tous les supports et fonctions de nature informationnelle. On peut aussi se pencher en d�tail sur une fonction particuli�re ou un support particulier. Par exemple, une revue de la fonction de biblioth�que peut porter sur des aspects pr�cis de la manipulation des livres et p�riodiques. Cela peut n�cessiter un ensemble d'objectifs d'examen, de crit�res et de questions/pratiques bien plus d�taill�s et pr�cis pour compl�ter ceux qui sont pr�sent�s dans ce guide.

Il sera utile d'identifier les fonctions et les supports qu'il faudra inclure dans la port�e de la revue. Un examen de la politique sur la GRDG peut ainsi porter sur une partie ou la totalit� des th�mes suivants :

Politique et planification g�n�rales
Gestion des donn�es
T�l�communications
Bureautique et soutien informatique
Gestion des documents
Services de biblioth�que
Collecte de l'information
Recherche sur l'opinion publique
Gestion des imprim�s administratifs
Acc�s � l'information
Protection des renseignements personnels
S�curit�
Bureaux des ministres (voir la directive 9 de la politique sur la GRDG et la Loi sur les Archives nationales du Canada)

Si la revue de la politique sur la GRDG est conduite en dehors des fonctions ci-dessus mentionn�es, elle comprendra la gestion des documents ou du mat�riel publi� sur les supports suivants :

papier
cartes
photographies
films
plans
vid�os
microfilms
bandes

Type de revue effectu�e

On ne distingue pas dans le Guide les th�mes de l'auto-�valuation, la v�rification interne et l'�valuation de programme. Il incombe aux examinateurs de d�cider s'ils doivent couvrir des th�mes particuliers et dans quel contexte ils doivent proc�der. Les Archives nationales attacheront cependant une grande importance � certains th�mes dans le cadre de leurs responsabilit�s en mati�re d'�valuation et d'�tablissement de rapports conform�ment � la politique sur la GRDG. Les Archives nationales s'int�ressent notamment � l'identification, � l'organisation, � l'entreposage, � la conservation et � la disposition des fonds de renseignements. C'est pourquoi les institutions doivent discuter l'�tendue de leurs revues avec les Archives nationales avant de les entreprendre. Il en est de m�me lorsque les revues portent sur le mat�riel publi�, les institutions doivent discuter de cet aspect avec la Biblioth�que nationale avant de proc�der � une telle revue.

Importance des fonctions reli�es � l'information

Dans les grands minist�res en particulier, une revue de la gestion de l'information peut incorporer ou non toutes les composantes des fonctions en cours d'examen. Une revue doit porter sur les composantes d'une fonction ou sur les th�mes qui sont importants pour l'institution, conform�ment � l'analyse des risques de l'examinateur. Par cons�quent, celui-ci peut choisir de n'inclure que certains aspects dans une revue en particulier.

Il est donc important d'identifier l'�tendue de la revue afin que les lecteurs du rapport comprennent bien ce qu'elle contient et les �l�ments qui en sont exclus. Il est vraisemblable que d'autres composantes importantes de la fonction, exclues d'une revue en cours, soient incluses dans d'autres revues.

Niveau d'analyse

On peut effectuer une revue � diff�rents niveaux au sein d'une institution. Elle peut se limiter aux fonctions centralis�es (administration centrale), ou aux fonctions d�centralis�es (r�gions), ou encore elle peut couvrir les deux. De la m�me fa�on, une revue peut ne couvrir que le niveau minist�riel ou celui d'une direction, ou les deux. Une autre dimension consiste � savoir si l'on doit effectuer une revue sur la base d'un organigramme de l'institution ou sur une base fonctionnelle (c.-�-d. selon les fonctions qui recoupent l'organigramme). La port�e d'une revue doit �tre claire quant au niveau d'analyse, de fa�on que les utilisateurs du rapport produit en comprennent les r�sultats.

Gestion et Coordination

Cadre de gestion de l'information : Objectif 1

La structure de gestion de l'institution facilite une coordination efficace de toutes les fonctions reli�es � l'information.

Crit�re

1.1 L'obligation de rendre compte et la responsabilit� en mati�re de gestion de l'information sont confi�es aux gestionnaires sup�rieurs, aux sp�cialistes des fonctions reli�es � l'information, au personnel et aux gestionnaires hi�rarchiques.

Questions/Pratiques

1.1.1 A-t-on inclus les responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information dans une documentation officielle de l'organisation, telle que les politiques, les manuels de proc�dures, les descriptions de postes, etc.? Les responsabilit�s sont-elles clairement d�crites? Les obligations sont-elles clairement expliqu�es?

1.1.2 Les gestionnaires, les informaticiens et le personnel tiennent-ils compte de la mission et des priorit�s strat�giques de leur institution lors de l'�tablissement des responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information? Connaissent-ils et comprennent-ils leurs responsabilit�s respectives quant � la gestion des fonds de renseignements, c.-�-d. peuvent-ils expliquer leurs responsabilit�s dans des discussions ou en r�ponse � des questions?

1.1.3 Les utilisateurs � tous les niveaux connaissent-ils leurs propres responsabilit�s en mati�re de fonds de renseignements? Ont-ils les connaissances, les comp�tences et les outils qui leur permettent d'exercer leurs responsabilit�s? Par exemple, la gestion de l'information fait-elle partie de l'orientation des nouveaux employ�s? Les utilisateurs disposent-ils de guides, imprim�s ou connect�s � l'ordinateur, des fonds de renseignements, et savent-ils comment en extraire l'information?

1.1.4 La d�l�gation de responsabilit� et les rapports hi�rarchiques correspondants dans l'institution offrent-ils des avenues aux gestionnaires sup�rieurs pour qu'ils r�solvent les conflits ou chevauchements entre des fonctions reli�es � l'information? Par exemple, si le service de s�curit� d'une institution est situ� dans une direction diff�rente de celle de la bureautique et du soutien informatique, et qu'un conflit surgit entre ces groupes relativement � une menace informatique, conna�t-on � l'avance les gestionnaires sup�rieurs responsables qui ont l'autorit� de r�soudre le conflit?

1.1.5 Les rapports sur l'avancement des fonctions reli�es � l'information en vue de la r�alisation de leurs plans sont-ils transmis aux gestionnaires sup�rieurs ou au haut fonctionnaire responsable de la gestion des fonds de renseignements?

Crit�re

1.2 Un haut fonctionnaire est d�sign� pour repr�senter l'institution aupr�s du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor et d'autres organismes centraux en ce qui a trait � la gestion des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

1.2.1 Un haut fonctionnaire est-il clairement identifi� et reconnu dans l'institution comme la personne d�sign�e pour l'application de la politique sur la GRDG? Le r�le et les responsabilit�s du haut � responsable d�sign� � sont-ils clairement articul�s et communiqu�s dans l'organisation?

1.2.2 La d�l�gation de responsabilit� et les rapports hi�rarchiques correspondants dans l'institution permettent-ils au responsable d�sign� de traiter toutes les fonctions applicables reli�es � l'information? Si des fonctions reli�es � l'information n'ont ni un lien organisationnel ni un rapport hi�rarchique avec le responsable d�sign�, comment ce dernier les repr�sente-t-il aupr�s des organismes centraux? Par ailleurs, comment dans le cadre du Plan de gestion de l'information et des activit�s connexes, le responsable d�sign� pour les fonds de renseignements coordonne-t-il ses actions avec son homologue des technologies de l'information?

Cadre de gestion de l'information : Objectif 2

L'institution assure une gestion coordonn�e de toutes ses fonctions reli�es � l'information en vue d'offrir des services am�lior�s et une meilleure ex�cution des programmes.

Crit�re

2.1 On identifie les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reli�es � l'information.

Questions/Pratiques

2.1.1 Les gestionnaires de l'information centrale ont-ils d�velopp� une infrastructure de politiques, de syst�mes et de proc�dures en vue de g�rer l'information de fa�on efficace? Cette infrastructure relie-t-elle des fonctions de gestion de l'information s�par�es afin d'assurer une coordination des buts et des services?

2.1.2 Dans quelle mesure le Plan de gestion de l'information de l'institution couvre-t-il ses divers fonds de renseignements, y compris les supports non �lectroniques? Si certains fonds de renseignements ne sont pas inclus dans le Plan, quelles en sont les raisons?

2.1.3 Dans quelle mesure les occasions de partage de l'information, des services, etc., sont-elles identifi�es parmi les fonctions reli�es � l'information? Est-ce que les besoins courants en information, les services fournis, le public utilisateur, etc., ont �t� identifi�s afin d'�viter toute duplication ou tout chevauchement possible?

2.1.4 Est-ce que toutes les �tapes du cycle de vie de l'information sont examin�es au moment d'explorer les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reli�es � l'information?

Crit�re

2.2 On �tablit des plans destin�s � satisfaire aux exigences des fonds de renseignements quel que soit leur support.

Questions/Pratiques

2.2.1 Comment les plans de gestion de l'information correspondent-ils � la satisfaction des exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et op�rationnels? Par exemple, est-ce que les plans incorporent des exigences visant � assurer l'acc�s maximal � l'information par les utilisateurs et l'utilisation maximale de celle-ci?

2.2.2 Est-ce que les plans de gestion de l'information int�grent des restrictions sur l'utilisation et la divulgation des renseignements en vue de prot�ger la s�curit� et les renseignements personnels?

2.2.3 Les plans de gestion de l'information pr�voient-ils une conservation et une disposition qui ont trait � la nature des fonds?

Crit�re

2.3 Un r�pertoire central est tenu � jour afin de g�rer les fonds de renseignements de l'institution (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

2.3.1 Est-ce que l'institution offre une identification � jour, g�n�rale et structur�e, ou des syst�mes de classification qui constituent un moyen efficace d'organiser et de localiser l'information et qui, sous forme composite, comprennent un r�pertoire central de gestion des fonds de renseignements? Lors de l'�laboration du r�pertoire central, il peut s'av�rer utile pour les institutions de consulter le manuel intitul� Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement : Sp�cifications techniques pour un r�pertoire central automatis� des fonds de renseignements.

2.3.2 Les crit�res qui r�gissent le contenu du r�pertoire sont-ils clairement d�finis? Le r�pertoire central est-il tenu � jour? De quelle fa�on? � quelle fr�quence? Est-ce que le r�pertoire refl�te les fonds r�els courants de l'institution?

2.3.3 Lorsque le r�pertoire central est une combinaison de syst�mes, l'institution a-t-elle envisag� d'utiliser une fonction � synonymes � afin d'�tablir une connexion plus compl�te et efficace entre les syst�mes constitutifs? Dans certaines institutions, la mise en oeuvre d'une bonne fonction de synonymes a permis d'�viter la cr�ation d'un nouveau r�pertoire central. Une bonne fonction de synonymes permet de relier entre eux des � �lots d'information �.

2.3.4 L'institution effectue-t-elle une revue p�riodique de la pertinence des composantes du r�pertoire central? Qui �value la qualit� et les besoins en mati�re de fonds de renseignements particuliers, ainsi que les technologies de l'information qui s'y rattachent? Des mesures sont-elles prises pour �liminer les fonds inutiles et �viter la duplication? L'institution rend-elle l'information plus facile � partager en encourageant une plus grande compatibilit� des technologies utilis�es?

2.3.5 Le r�pertoire central inclut-il tous les fonds de renseignements sous le contr�le de l'institution, y compris ceux que d�tiennent certains gestionnaires et membres du personnel? Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements, les responsabilit�s et obligations qui s'y rattachent sont-elles int�gr�es aux fonds de renseignements g�n�raux? En d'autres termes, est-ce que tout le monde comprend bien ce que signifie l'expression � sous le contr�le de l'institution � lorsqu'on l'applique aux renseignements d�tenus par des personnes?

2.3.6 Est-ce que les utilisateurs trouvent utile le r�pertoire central lorsqu'ils recherchent des renseignements? En d'autres termes, utilisent-ils en r�alit� le r�pertoire central? L'institution a-t-elle mis en place un syst�me qui permet de mesurer la satisfaction des utilisateurs?

2.3.7 Comment l'information est-elle saisie pour la mise � jour du r�pertoire des fonds de renseignements? Est-ce que le syst�me assure l'int�grit� et l'actualisation du r�pertoire? Est-ce que l'information est saisie � partir de tous les supports, y compris des formules �lectroniques?

Planification de l'information

Service aux utilisateurs : Objectif 3

Les fonds de renseignements r�pondent aux besoins op�rationnels de l'institution et satisfont aux exigences de la loi et des politiques.

Crit�re

3.1 Les exigences en mati�re d'information sont identifi�es et analys�es en regard des objectifs op�rationnels, l�gislatifs et politiques.

Questions/Pratiques

3.1.1 Est-ce que l'institution a identifi� et class� par cat�gories les utilisateurs de renseignements internes et externes? Les besoins en information des utilisateurs ont-ils �t� identifi�s? Est-ce que les fonds de renseignements ont �t� analys�s afin de d�terminer si les besoins en information des utilisateurs peuvent �tre satisfaits par les fonds existants?

3.1.2 Est-ce que la diffusion de l'information au public est prise en compte lors de la planification de nouvelles bases de donn�es et de syst�mes informatiques?

3.1.3 Est-ce que la valeur de l'information destin�e aux utilisateurs a �t� �valu�e et compar�e en regard des co�ts n�cessaires � la fourniture des renseignements?

3.1.4 Est-ce que le processus de planification annuel des besoins op�rationnels � court et � long terme inclut l'analyse et la planification des fonds de renseignements requis? Lorsque des sp�cialistes d'un programme ou d'un sujet ont planifi� d'importants changements dans leurs op�rations, ont-ils analys� les besoins en information applicables? Est-ce que l'information est trait�e comme une ressource servant � la planification, au m�me titre que les ressources financi�res, humaines et physiques?

3.1.5 Pour toute nouvelle exigence op�rationnelle, l�gislative ou politique, est-ce que les besoins en information sont identifi�s, en m�me temps que les exigences du syst�me informatique applicable (politique sur la GRDG, exigence 2)? Qui a proc�d� � cette identification la derni�re fois, et quand?

3.1.6 �vite-t-on la duplication portant sur les fonds et les applications technologiques? Compare-t-on les nouveaux besoins en information aux syst�mes informatiques et fonds existants, aussi bien � l'int�rieur qu'� l'ext�rieur de l'institution?

Crit�re

3.2 Les plans de gestion de l'information sont coordonn�s avec les exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et op�rationnels.

Questions/Pratiques

3.2.1 Est-ce que les plans de gestion de l'information r�pondent aux exigences en mati�re d'information des programmes et de la gestion, y compris les outils technologiques n�cessaires � l'acc�s, au rep�rage et � l'utilisation de l'information?

3.2.2 Dans quelle mesure les sp�cialistes des fonds de renseignements (gestionnaires de documents, biblioth�caires, etc.) participent � la planification de la gestion de l'information, y compris aux aspects li�s � la planification de la technologie? Souvent, la responsabilit� en mati�re de planification et d'acquisition technologiques est d�l�gu�e aux responsables des programmes, des directions et des r�gions afin de mieux r�pondre aux besoins op�rationnels. Il convient alors de se demander dans quelle mesure le soutien technologique des fonds de renseignements est coordonn� avec la planification et l'acquisition des technologies de l'information. Par exemple, est-ce qu'une partie raisonnable du temps consacr� � la planification technologique et des sommes consacr�es � l'acquisition technologique assure que les technologies de l'information de l'institution sont compatibles?

3.2.3 Avant de proposer ou de d�velopper de nouveaux syst�mes informatiques, a-t-on �valu� les syst�mes informatiques existants quant � leur efficacit� et leur rendement? (Pour plus de renseignements sur la revue des nouveaux syst�mes informatiques, voir le Guide de v�rification des syst�mes en cours d'�laboration, pr�par� par le BCG.)

3.2.4 L'institution a-t-elle envisag� des fa�ons de diminuer les co�ts ou d'augmenter la productivit� ou la valeur des syst�mes existants, soit en les combinant, soit en utilisant de nouvelles technologies, soit encore en faisant appel � des applications normalis�es? Est-ce que cette �valuation couvre toutes les �tapes du cycle de vie de l'information?

Crit�re

3.3 Les options en mati�re d'applications des technologies de l'information sont �valu�es en relation avec les exigences relatives aux fonds de renseignements.

Questions/Pratiques

3.3.1 Comment les applications technologiques potentielles sont-elles identifi�es et analys�es quant aux fonds de renseignements qui ne sont pas sous forme �lectronique? (Par exemple, dans certains d�partements minist�riels, on cr�e maintenant des cartes et des bleus sous forme num�rique; mais jusqu'o� ces d�partements devraient-ils aller pour convertir sous forme num�rique les bleus qui sont sur papier?) Comment cette analyse est-elle li�e � la planification centrale des technologies de l'information et � la pr�paration du Plan de gestion de l'information des institutions?

3.3.2 Dans quelle mesure les achats de technologies de l'information se fondent-ils sur le besoin d'appuyer les fonds de renseignements? Est-ce que les acquisitions de technologies sont faites parce qu'elles permettent de satisfaire � la fois aux exigences fonctionnelles de l'institution et � celles des utilisateurs?

3.3.3 Dans quelle mesure tient-on compte des technologies de rechange et les relie-t-on aux exigences relatives aux fonds de renseignements, ainsi qu'aux besoins des utilisateurs, notamment en transmission, rep�rage et utilisation de l'information? Comment ces choix relatifs aux technologies de l'information se comparent-ils aux solutions de rechange en ce qui a trait aux co�ts, aux avantages, etc.? (Pour plus de renseignements, voir le Guide de v�rification de la programmation par l'utilisateur ultime, pr�par� par le BCG.)

3.3.4 Est-ce que la m�thodologie qui r�git la mise au point des syst�mes d'information automatis�s tient compte de la n�cessit� d'appuyer les fonds de renseignements? Lorsqu'on planifie et met en oeuvre de nouveaux syst�mes d'information automatis�s, est-ce que les exigences relatives � la politique sur la GRDG sont identifi�es?

Collecte, Cr�ation et R�ception

Service aux utilisateurs : Objectif 4

L'institution ne collecte, cr�e et re�oit que l'information n�cessaire au respect de ses exigences op�rationnelles, l�gislatives et politiques.

Crit�re

4.1 L'information recueillie ou g�n�r�e satisfait aux besoins identifi�s.

Questions/Pratiques

4.1.1 Est-ce que l'on effectue une revue p�riodique des fonds pour d�terminer si l'information r�pond toujours aux besoins identifi�s (politique sur la GRDG, directive 4.1)? Les utilisateurs sont-ils p�riodiquement consult�s pour d�terminer si l'information collect�e, cr��e et re�ue r�pond encore � leurs besoins? De quelle fa�on, et � quelle fr�quence?

4.1.2 Lorsque l'utilisateur se transforme en fournisseur d'information (c.-�-d. qu'� la fois il collecte, cr�e et re�oit de l'information), proc�de-t-on � une revue p�riodique de l'information qu'il collecte ou produit, afin de d�terminer si elle est pertinente et r�pond aux besoins identifi�s? Est-ce que les fonds sont conformes aux principaux attributs de l'information (voir la page 11 de ce guide)?

4.1.3 Est-ce que l'institution revoit p�riodiquement l'utilisation qui est faite de l'information? Lorsque les fonds de renseignements sont accessibles aux utilisateurs, ces derniers y recourent-ils en r�alit�? On peut collecter beaucoup d'information parce que l'on a identifi� un besoin il y a des ann�es. Si l'institution cessait de collecter l'information maintenant, cela compromettrait-il un programme ou nuirait-il � quelqu'un?

4.1.4 Les lois ou les politiques peuvent exiger qu'une institution tienne � jour certains renseignements. Est-ce que les exigences relatives � la loi et aux politiques propres � une institution sont satisfaites quant au contenu de l'information?

4.1.5 Est-ce que l'information ext�rieure non sollicit�e re�ue par l'institution est �valu�e quant � sa pertinence pour cette derni�re? L'information est-elle transmise rapidement au secteur de l'institution qui est charg� de traiter ce sujet sp�cifique?

Crit�re

4.2 La collecte de l'information est coordonn�e et r�pond aux exigences applicables.

Questions/Pratiques

4.2.1 Est-ce que l'institution a �labor� des politiques et des plans relatifs � la collecte, � la cr�ation et � la r�ception de l'information? Ces politiques et plans sont-ils reli�s aux besoins pr�sents et futurs des utilisateurs, ainsi qu'aux lois et politiques applicables?

4.2.2 La coordination est-elle g�n�rale? Est-ce que toutes les activit�s de collecte de l'information sont planifi�es et prises en compte, y compris celles des r�gions et des diverses unit�s organisationnelles? La collecte de l'information par des agents (p. ex., des consultants) est-elle incluse? Des contr�les sont-ils pr�vus afin d'assurer que les politiques de collecte de l'information sont diffus�es dans toute l'institution, et que les plans de collecte sont consign�s et coordonn�s au d�but du processus?

4.2.3 L'institution s'est-elle assur�e que la collecte de l'information est conforme aux normes applicables? Par exemple, est-ce que l'institution consulte le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) en ce qui a trait � la collecte de l'information qui remplit les conditions d'une recherche sur l'opinion publique, ou contient une composante de cette derni�re?

4.2.4 Est-ce que l'on revoit l'information de fa�on p�riodique afin de s'assurer que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont satisfaites? On peut proc�der � cette revue pendant la mise � jour annuelle des banques de renseignements personnels - section 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (politique sur la GRDG, directive 4.1).

Service aux utilisateurs : Objectif 5

L'institution �vite de recueillir, de cr�er ou de recevoir de l'information qui est d�j� disponible, afin de r�duire au minimum les co�ts et le fardeau des r�pondants (politique sur la GRDG, exigence 3).

Crit�re

5.1 Les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information sont minimis�s (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.1.1 Est-ce que l'institution conna�t les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information qu'elle utilise? �tant donn� que les utilisateurs recueillent, cr�ent et re�oivent souvent eux-m�mes les renseignements, est-ce que leurs co�ts (principalement temps et salaires) sont identifi�s, justifi�s et r�duits au minimum?

5.1.2 Est-ce que les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information sont compatibles avec la valeur qu'elle repr�sente pour l'institution et les utilisateurs?

5.1.3 Lorsque l'information recueillie, cr��e et re�ue est identique ou semblable pour plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, a-t-on pris en compte les options pour r�pondre aux besoins communs en information par le truchement d'une collecte, d'une cr�ation ou d'une r�ception de l'information conjointe? S'il y a duplication de collecte, de cr�ation et de r�ception de l'information, ceci est-il justifi� du point de vue op�rationnel et du co�t?

5.1.4 Avant que l'information ne soit recueillie, cr��e ou re�ue, a-t-on proc�d� � la revue des fonds de renseignements existants pour d�terminer si les besoins en information peuvent �tre satisfaits par les fonds existants ou les sources de renseignements externes facilement accessibles? Est-ce que les co�ts d'acquisition de nouveaux renseignements seraient justifi�s? L'information collect�e, cr��e ou re�ue par l'institution est-elle r�ellement utilis�e?

Crit�re

5.2 Le fardeau administratif est r�duit lors des collectes de l'information (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.2.1 Les r�pondants ont-ils �t� identifi�s et leur profil a-t-il �t� �tabli quant aux d�tails et � la fr�quence de l'information qu'ils fournissent (c.-�-d. est-ce que l'institution est au courant du fardeau administratif qu'elle impose actuellement � ses r�pondants?)?

5.2.2 A-t-on saisi les occasions d'entreprendre des collectes conjointement ou de partager de l'information avec d'autres institutions lorsque c'�tait possible? (politique sur la GRDG, exigence 3.) Lorsqu'une collecte d'information fait double emploi avec celle d'autres institutions, ou lorsqu'il y a chevauchement, la poursuite de cette collecte est-elle justifi�e par le besoin d'une information plus d�taill�e ou par celui d'une information plus � jour?

Crit�re

5.3 Les imprim�s administratifs sont conformes � toutes les exigences relatives aux lois et aux politiques (politique sur la GRDG, exigence 4).

Questions/Pratiques

5.3.1 Les imprim�s, qu'ils soient sous forme papier ou �lectronique, sont-ils revus avant qu'ils ne soient utilis�s pour assurer le respect des exigences applicables? Qui s'en charge? Est-ce que tous les imprim�s utilis�s par l'institution sont revus? Si non, pourquoi?

Organisation, Transmission, Utilisation et Rep�rage

Service aux utilisateurs : Objectif 6

Les fonds de renseignements sont organis�s de fa�on � optimiser l'utilisation de l'information (�nonc� de la politique sur la GRDG).

Crit�re

6.1 Les fonds de renseignements sont organis�s de fa�on � en faciliter l'acc�s et la recherche par les utilisateurs, sous r�serve des contraintes impos�es par les lois et les politiques.

Questions/Pratiques

6.1.1 Est-ce que tous les utilisateurs - qu'ils soient � l'int�rieur ou � l'ext�rieur de l'institution - sont satisfaits de leur acc�s aux fonds de renseignements et du rep�rage de ces fonds? L'information dont les utilisateurs ont besoin est-elle accessible? Y ont-ils acc�s facilement? Comment la satisfaction des utilisateurs est-elle mesur�e?

6.1.2 Les responsables des fonds de renseignements - Gestion des documents, Services de biblioth�que, Gestion des donn�es - connaissent-ils les besoins en information des utilisateurs? Est-ce qu'ils adaptent leurs services afin de mieux r�pondre aux utilisateurs qui recherchent un acc�s rapide et facile - p. ex., temps de r�ponse d'une interrogation, technologie de transmission efficace et rentable, formats d'utilisation conviviaux, etc.? Adaptent-ils leurs services afin de r�pondre aux besoins des utilisateurs de fa�on �conomique, efficace et rationnelle? Utilisent-ils des technologies normalis�es?

6.1.3 Est-ce que les fonds de renseignements peuvent �tre diffus�s au grand public? Sont-ils vendus au public le cas �ch�ant et lorsque la demande le justifie (politique sur la GRDG, exigence 5)? Utilise-t-on le Syst�me de biblioth�que de d�p�t pour rendre l'information plus largement accessible au public?

6.1.4 Est-ce que les fonds de renseignements sont accessibles � d'autres institutions du gouvernement, sous r�serve des contraintes impos�es par les lois et les politiques - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit� (politique sur la GRDG, exigence 5)?

6.1.5 Est-ce que l'institution dispose d'un catalogue des publications � jour? Est-ce que toutes les publications sont d�pos�es � la biblioth�que de l'institution? Le mat�riel publi� est-il catalogu� selon les normes �tablies? L'information bibliographique produite est-elle consign�e dans le Catalogue collectif de la Biblioth�que nationale, ou mise � la disposition d'autres biblioth�ques par d'autres moyens?

6.1.6 Est-ce que tout le mat�riel publi� par l'institution est facilement accessible aux d�cideurs de l'institution et au public sur demande (politique sur la GRDG, exigence 5)? Cela inclut-il la litt�rature grise (politique sur la GRDG, exigence 11)?

6.1.7 Est-ce que tous les documents confidentiels du Conseil priv� de la Reine pour le Canada sont administr�s conform�ment aux normes gouvernementales �tablies par le Conseil priv� (politique sur la GRDG, exigence 1)?

Crit�re

6.2 Les fonds de renseignements sont identifi�s et d�crits de fa�on significative pour les utilisateurs.

Questions/Pratiques

6.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits du fait que l'organisation et la description des fonds de renseignements les rend compr�hensibles et facilement exploitables? Les fonds de renseignements sont-ils identifi�s et d�crits de fa�on que les utilisateurs puissent facilement et rapidement y trouver l'information dont ils ont besoin? Les fonctions de classification et de synonymes permettent-elles d'aider l'utilisateur � identifier et localiser le renseignement qu'il recherche? Est-ce que les fonctions de classification et de synonymes, ainsi que les autres moyens d'identification et de description, sont compatibles avec tous les supports? La litt�rature grise est-elle identifi�e et d�crite afin que les utilisateurs puissent acc�der � des documents particuliers?

6.2.2 Est-ce que l'institution fait le suivi de l'information �lectronique de fa�on compatible avec d'autres types de supports? L'information stock�e sur diff�rents supports peut �tre plac�e dans diff�rents endroits, sous la supervision et le contr�le de diff�rents sp�cialistes de l'information. Une fonction d'identification commune est donc n�cessaire (p. ex., un syst�me de classification commun).

6.2.3 Est-ce que les fonds de renseignements sont identifi�s et d�crits dans les sources de r�f�rences publiques appropri�es accessibles au public (p. ex., InfoSource)? L'information est-elle diffus�e de fa�on efficace, partout o� l'on est tenu d'informer le public (politique sur la GRDG, exigence 5)?

Service aux utilisateurs : Objectif 7

Les syst�mes de transmission, d'utilisation et de rep�rage de l'information r�pondent de fa�on efficace et rentable aux besoins des utilisateurs.

Crit�re

7.1 Les niveaux de service - qui traduisent la facilit� d'acc�s � l'information par les utilisateurs - sont identifi�s et r�pondent aux besoins op�rationnels ainsi qu'aux exigences des utilisateurs.

Questions/Pratiques

7.1.1 Est-ce que l'institution essaie, sur une base p�riodique, de d�terminer le niveau de satisfaction de l'utilisateur qui a recours � des produits et des services informationnels? Demande-t-on aux utilisateurs leurs r�actions et les re�oit-on par le truchement de m�canismes tels que :

enqu�tes aupr�s des utilisateurs?
questionnaires distribu�s � la fin d'importants cycles de service, ou � des intervalles particuliers?
participation de repr�sentants des utilisateurs aux travaux de comit�s charg�s de recueillir leurs suggestions et r�actions?

7.1.2 Est-ce que les services des sp�cialistes de l'information sont adapt�s aux exigences du volume et de la demande? Les ressources sont-elles r�affect�es afin de permettre de r�pondre aux besoins changeants des utilisateurs? Les facteurs, tels que ceux qui suivent, sont-ils consid�r�s :

volume d'activit� - p. ex., r�ponses ou demandes de renseignements fournies - sur une base annuelle?
temps de r�ponse � divers types de demandes?
nombre de plaintes d'utilisateurs ou de probl�mes?

Crit�re

7.2 La capacit� de r�pondre aux utilisateurs est compar�e � une analyse co�t-efficacit�.

Questions/Pratiques

7.2.1 Est-ce que l'institution a d�termin� les co�ts int�graux des syst�mes et services d'informations existants? A-t-elle compar� le co�t des syst�mes et services existants � d'autres solutions de rechange? L'institution a-t-elle envisag� des mesures de r�duction des co�ts - p. ex., en combinant des syst�mes ou en abandonnant des services ou ressources peu utilis�s?

7.2.2 Lorsqu'on met au point de nouveaux syst�mes, est-on tenu de les int�grer � des syst�mes existants ou d'en justifier les co�ts?

Entreposage, Protection et Conservation

Service aux utilisateurs : Objectif 8

L'institution conserve l'information tant que celle-ci pr�sente une valeur op�rationnelle en ce qui a trait � la prise de d�cisions, � l'exploitation de programmes et � la prestation de services, et tant qu'elle est exig�e par les lois et politiques applicables.

Crit�re

8.1 L'institution a identifi� des renseignements qu'elle prot�ge et conserve pour ses projets, programmes et politiques, afin d'assurer une continuit� dans la gestion de l'organisation (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

8.1.1 Est-ce que l'institution identifie et prot�ge ses fonds de renseignements essentiels - selon la d�finition donn�e dans le Guide sur la conservation des documents essentiels publi� par Protection civile Canada (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.1.2 Est-ce que la fa�on dont l'information est stock�e et prot�g�e convient aux besoins op�rationnels de l'institution, ainsi qu'aux exigences des lois et des politiques applicables? Par exemple, est-ce que le support d'entreposage et son emplacement permettent un acc�s et un rep�rage rapides et faciles par les utilisateurs?

8.1.3 Est-ce que les mesures de protection de l'information emp�chent l'acc�s, le rep�rage et l'utilisation non autoris�s, de m�me que l'alt�ration, la perte par inadvertance ou la destruction non autoris�e? Ces m�mes mesures assurent-elles la pr�servation de l'environnement dans lequel les renseignements sont conserv�s? En cas de d�sastre, l'information critique peut-elle �tre r�cup�r�e?

Crit�re

8.2 Les m�thodes d'entreposage et de protection sont conformes aux exigences op�rationnelles et l�gislatives, ainsi qu'� celles des utilisateurs.

Questions/Pratiques

8.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits que les fonds de renseignements sont exploitables, c.-�-d. que les fonds sont dans une forme facilement utilisable par les personnes qui ont besoin de l'information? Lorsque les fonds sont entrepos�s sur un support qui n'est pas du papier, les utilisateurs ont-ils les outils qui leur permettent d'avoir acc�s � l'information? Par exemple, si celle-ci est conserv�e sur microforme (microfilm ou microfiche), est-elle utilisable imm�diatement par ceux qui en ont besoin, ou doit-elle �tre transf�r�e d'abord sur un autre support? Si un transfert de support est n�cessaire, est-ce que l'information est toujours accessible aux utilisateurs dans les d�lais?

8.2.2 Les mesures de protection satisfont-elles aux exigences des lois et des politiques sans trop de perturbations pour les utilisateurs? Par exemple, l'acc�s aux fonds ne doit pas �tre inutilement restreint sous pr�texte qu'ils ont �t� surclassifi�s (p. ex., code � confidentiel � ou � secret �).

8.2.3 Le niveau de protection est-il compatible avec le niveau de risque, et tient-il compte des exigences de l'utilisateur quant � l'acc�s et l'utilisation?

Crit�re

8.3 L'entreposage, la protection ainsi que les co�ts et m�thodes de conservation de l'information sont justifi�s.

Questions/Pratiques

8.3.1 Existe-t-il une politique de l'institution qui permette � des personnes de d�tenir des renseignements? Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements (p. ex., sur dossier papier, en m�moire ou sur disquette d'ordinateur), cela est-il conforme � la politique de l'institution en mati�re de responsabilit� des fonds de renseignements?

8.3.2 Les gestionnaires et le personnel comprennent-ils que leurs fichiers et zones de travail sont r�gis par les lois et politiques applicables aux fonds de renseignements - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'acc�s � l'information, la Loi sur les Archives nationales du Canada, la Loi sur la Biblioth�que nationale, la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�, la Politique sur la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement, la Politique sur la gestion des technologies de l'information, etc.? En pratique, les sp�cialistes des fonds de renseignements de l'institution, les gestionnaires de documents, les biblioth�caires, les administrateurs de donn�es, etc., ne connaissent pas l'information que d�tient chaque gestionnaire ou membre du personnel. Il incombe � tous les employ�s d'assurer la gestion appropri�e des fonds de renseignements, conform�ment aux exigences applicables.

8.3.3 Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements, est-ce que tous les co�ts associ�s sont reconnus et justifi�s? Quel est le co�t de l'aire d'entreposage et de la m�moire informatique? Quel est le co�t associ� au tri et � la recherche de quantit�s suppl�mentaires de renseignements lorsqu'on essaie de localiser une information particuli�re? Comment ces co�ts se comparent-ils � ceux d'un syst�me central qui contiendrait la m�me information? Bien entendu, les utilisateurs pr�f�reront toujours conserver eux-m�mes certains renseignements. La question est de savoir quelle en est la justification op�rationnelle et financi�re.

8.3.4 Est-ce que les m�thodes d'entreposage et de protection de l'information sont conformes aux normes gouvernementales qui r�gissent la transmission, la mise � jour et la protection des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.3.5 Est-ce que l'institution compare la fr�quence et la commodit� du rep�rage aux co�ts d'entreposage de l'information qui n'est requise ni souvent ni de fa�on urgente? Par exemple, l'information �lectronique quelque peu ancienne est-elle d�charg�e de la m�moire centrale? Les documents moins actifs sont-ils transf�r�s des principales aires de bureau vers des installations d'entreposage sp�cialis�es � moindre co�t?

Service aux utilisateurs : Objectif 9

Les fonds de renseignements qui servent � reconstruire l'�volution des d�cisions relatives aux politiques et aux programmes sont conserv�s (�nonc� de la politique sur la GRDG).

Crit�re

9.1 L'institution dispose d'un processus syst�matique visant � assurer que l'information de valeur durable qui documente l'�volution des politiques, des programmes et des principales d�cisions de l'institution, est bien identifi�e et conserv�e (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

9.1.1 L'institution a-t-elle identifi� l'information qu'elle doit conserver afin de pr�server la m�moire institutionnelle?

9.1.2 Cette information est-elle entrepos�e et prot�g�e en vue d'une conservation � long terme? Par exemple, est-ce que les supports de stockage permettront d'extraire et d'utiliser cette information pendant de nombreuses ann�es � venir?

9.1.3 Les publications de l'institution sont-elles entrepos�es et prot�g�es dans sa biblioth�que?

9.1.4 Est-ce que des strat�gies de transfert ont �t� mises en oeuvre pour d�placer l'information entrepos�e sur des supports � courte dur�e de vie vers des supports � longue dur�e de vie? Par exemple, les disques compacts ont une dur�e de vie estim�e � 10 ans avant que l'oxydation ne commence � d�t�riorer l'information enregistr�e. Il faudra donc en faire de nouvelles copies de fa�on p�riodique.

9.1.5 Est-ce que les m�thodes d'entreposage et de conservation de cette information sont con�ues pour la prot�ger contre la perte ou la destruction? Les originaux sont-ils gard�s en toute s�curit�, et a-t-on fait des copies de travail?

9.1.6 L'institution a-t-elle �labor� une documentation sur son �volution, des �tudes de cas ou des profils conjointement avec le Centre canadien de gestion (politique sur la GRDG, directive 10)?

Disposition par transfert ou destruction

Service aux utilisateurs : Objectif 10

On se d�fait des fonds de renseignements par destruction ou transfert au contr�le des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale, ou encore � des organisations ext�rieures au gouvernement du Canada, conform�ment aux exigences de la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur la Biblioth�que nationale.

Crit�re

10.1 On doit �tablir un calendrier de conservation et de disposition de tous les fonds de renseignements qui sont des documents, � l'exception du mat�riel publi� (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

10.1.1 Est-ce qu'on a attribu� des d�lais de conservation aux fonds de renseignements ainsi d�finis, quels que soient leur support et l'endroit o� ils se trouvent? Lors de l'�tablissement des d�lais de conservation, a-t-on pris en compte la duplication des fonds sur diff�rents supports ou dans diff�rents emplacements?

10.1.2 Est-ce que les d�lais de conservation refl�tent les valeurs administrative, fiscale et juridique que les fonds de renseignements poss�dent?

10.1.3 Lors de l'�tablissement des d�lais de conservation, a-t-on pris en compte les co�ts suivants :

co�ts de stockage sur ordinateur ou d'entreposage non informatis� pour des fonds de renseignements actifs et inactifs?
co�ts reli�s au rep�rage et � la manipulation de l'information?
co�ts reli�s au transfert de l'information vers d'autres technologies afin d'en assurer l'accessibilit� continue?

Crit�re

10.2 La disposition des documents a lieu conform�ment aux exigences des paragraphes 5(1), 6(1) et 6(3) de la Loi sur les Archives nationales du Canada.

Questions/Pratiques

10.2.1 L'institution a-t-elle obtenu l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition (y compris l'ali�nation) de tous les documents quels que soient leur support et leur emplacement? Si non, a-t-elle entrepris les d�marches aupr�s des Archives nationales afin d'obtenir cette autorisation?

10.2.2 Lorsque l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition des documents n'a pas encore �t� accord�e, est-ce que les documents sont prot�g�s dans l'intervalle contre toute destruction, d�t�rioration ou perte?

10.2.3 Est-ce qu'un Plan couvrant les activit�s de disposition des documents a �t� sign� avec les Archives nationales? Sinon, quand une telle signature est-elle pr�vue?

10.2.4 Si un Plan a �t� sign�, l'institution respecte-t-elle ses engagements d�crits dans le Plan?

10.2.5 Le transfert par l'institution de documents archivistiques et historiques aux Archives nationales se d�roule-t-il conform�ment aux modalit�s accept�es?

10.2.6 Lorsque l'Archiviste national a autoris� la destruction de documents, est-ce que l'institution y proc�de conform�ment aux d�lais de conservation qu'elle a �tablis pour les documents?

10.2.7 Lorsque l'Archiviste national a autoris� l'ali�nation de documents, l'institution a-t-elle transf�r� les documents � la juridiction concern�e?

10.2.8 Est-ce que les documents des organismes ou des programmes abolis ont �t� transf�r�s � la garde et au contr�le de l'Archiviste national (lorsque ces documents ne sont pas requis par l'institution ou par toute autre institution f�d�rale)?

Crit�re

10.3 On se d�fait du mat�riel publi�, conform�ment aux exigences de la Loi sur la Biblioth�que nationale.

Questions/Pratiques

10.3.1 Est-ce que l'institution poss�de une politique de d�veloppement des collections, qui exige des revues p�riodiques de son r�pertoire (�puration)?

10.3.2 Est-ce que la Politique de d�veloppement des collections comporte des crit�res qui permettent d'identifier les documents en trop?

10.3.3 Est-ce que la biblioth�que de l'institution coordonne la disposition de tout le mat�riel publi� en surnombre qui lui appartient, qu'il s'agisse des publications gouvernementales et de tout autre mat�riel publi�?

10.3.4 Est-ce que l'institution consulte le Centre canadien d'�change du livre (CCEL) de la Biblioth�que nationale en ce qui a trait � la disposition du mat�riel publi� en surnombre, y compris des stocks en surnombre de publications institutionnelles?

10.3.5 Est-ce que l'institution suit la direction du CCEL lors de la disposition des publications en surnombre?

Appendice A : Glossaire

Nous ne nous proposons pas d'inclure dans la liste suivante tous les termes applicables � la gestion de l'information. Nous ne visons qu'� fournir un glossaire des termes les plus fr�quemment utilis�s, suivis, entre parenth�ses, du terme anglais correspondent. L'ast�risque (*) indique les d�finitions extraites de la politique sur la GRDG.

Ali�nation (Alienation) : Transfert des fonds de renseignements hors du contr�le du gouvernement du Canada

Besoins en information (Information needs) : Donn�es qu'il faut recueillir et les renseignements qu'il faut �tablir pour assurer l'exploitation efficace et efficiente d'un programme ou d'une activit�. En r�gle g�n�rale, les besoins en information d�coulent d'un mandat l�gislatif ou d'un autre type de mandat d�clar� officiellement (p. ex., �nonc� dans le Budget des d�penses).(*)

Cadre de gestion (Management framework) : Ensemble des syst�mes et des pratiques �troitement li�s qui sont adopt�s par la gestion en vue d'atteindre des objectifs �tablis. Le cadre de gestion inclut des syst�mes de contr�le qui offrent une assurance raisonnable aux gestionnaires que les objectifs pr�cis�s seront atteints.

Collecte de l'information (Information collection) : Collecte organis�e, par une institution f�d�rale ou pour son compte, de tous les renseignements (y compris les renseignements personnels selon la d�finition de la Loi sur la protection des renseignements personnels) devant servir aux fins du gouvernement....

Cette d�finition comprend, sans s'y limiter, la collecte de renseignements devant �tre utilis�s directement ou indirectement pour la planification des programmes, l'�laboration d'activit�s ou de politiques, la prestation d'avantages, de subventions ou de services, peu importe si ces renseignements sont recueillis aupr�s de personnes (y compris les employ�s d'institutions f�d�rales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres organismes au moyen de sondages, d'entrevues, de rapports, de formules, de questionnaires ou d'autres m�thodes officielles ou informelles.(*)

Certains renseignements recueillis sont express�ment dispens�s des exigences se rapportant � l'inscription dans le Registre f�d�ral des collectes de renseignements et � la notification du Groupe de recherche sur l'opinion publique.(*) Cette d�finition peut �tre mieux clarifi�e dans la politique sur la Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG). (Manuel du Conseil du Tr�sor, Gestion de l'information, chapitre 2.)

Cycle de vie des fonds de renseignements (Life cycle of information holdings) : �tapes de planification, de collecte, de cr�ation ou de r�ception de l'information; son organisation, son rep�rage, son utilisation, son accessibilit� et sa transmission; son entreposage ou stockage, sa protection et sa conservation; enfin, sa disposition par transfert aux Archives nationales ou � la Biblioth�que nationale, ou sa destruction.

Document (Record) : Tous �l�ments d'information quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magn�toscopique ou informatis�, ou toute reproduction de ces �l�ments d'information (Loi sur les Archives nationales du Canada).

Fonction � synonymes � (Thesaurus function) : Arrangement de termes de classification ou d'identificateurs servant � l'indexation, � la recherche et au rep�rage de l'information. Une fonction de synonymes regroupe les termes de classification ou les identificateurs selon des rapports logiques (p. ex., mots synonymes, sujets connexes et liens hi�rarchiques).

Fonds de renseignements (Information holdings) : Tous les renseignements d�tenus par une institution f�d�rale, quels que soient la forme des renseignements ou le support sur lequel ils sont enregistr�s. Sans restreindre le caract�re g�n�ral de ce qui pr�c�de, ces renseignements peuvent comprendre de la correspondance, des notes de service, des livres, des plans, des cartes, des dessins, des diagrammes, des illustrations, des graphiques, des photographies, des films, des microtextes, des enregistrements sonores, des bandes vid�o, des documents exploitables sur machine, des publications et tout autre mat�riel documentaire. Cette d�finition ne comprend pas le mat�riel d�tenu par les biblioth�ques f�d�rales qui n'a pas �t� pr�par� ou produit par le gouvernement, ou pour son compte.(*)

Gestion des fonds de renseignements (Management of information holdings) : s'entend de la planification, de la collecte, de la cr�ation, de l'organisation, du maintien et de la transmission de renseignements dont la qualit�, la pertinence, l'int�grit�, l'accessibilit� et l'actualit� sont reconnues, de l'�valuation des besoins en renseignements ainsi que de leur protection et de leur �limination ou de leur conservation dans les archives.(*)

Gestion de l'information (Information management) : Gestion coordonn�e des fonds de renseignements et des investissements dans les technologies de l'information.

Information d'importance historique ou archivistique (Information of historic or archival importance) : Information qui, selon l'Archiviste national, pr�sente une importance historique ou archivistique, et doit �tre confi�e � sa garde et son contr�le, conform�ment aux ententes relatives au transfert de documents conclues entre l'Archiviste et une institution f�d�rale.

Int�gration (Integration) : D�finit dans quelle mesure les institutions se sont assur�es que la gestion des fonds de renseignements est incluse dans le processus de gestion minist�rielle et coordonn�e en tant que partie int�grante de celle-ci.

Institution f�d�rale (Government institution) : Tout minist�re ou Secr�tariat d'�tat du gouvernement du Canada r�pertori� dans la Loi sur la gestion des finances publiques

Litt�rature grise (Grey Literature) : Documents distribu�s par leurs auteurs (personnes ou unit�s organisationnelles) mais non diffus�s par le biais des canaux administratifs officiels tels que Groupe Communication Canada (GCC) ou les services de diffusion du gouvernement. Les copies de litt�rature grise sont en g�n�ral distribu�es en nombre limit�.

Mat�riel publi� (Published material) : Produit d'information qui a �t� cr�� et publi� aux fins de distribution ou de vente. Le mat�riel publi� par les institutions f�d�rales, ou pour leur compte, est vers� dans les collections des biblioth�ques f�d�rales.(*)

M�moire institutionnelle (Corporate memory) : Fonds de renseignements conformes aux besoins op�rationnels ainsi qu'aux lois et politiques applicables.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) : Toute recherche qui permet de solliciter l'opinion de n'importe quelle couche de la population, y compris les recherches publicitaires.(*)

Syst�me de classification (Classification system) : Disposition logique et syst�matique des fonds de renseignements en cat�gories ou groupes de sujets. La disposition est fond�e sur des rapports sch�matiques entre les renseignements. On utilise des chiffres, des lettres ou des mots cl�s pour l'identification.

Appendice B : R�f�rences

Dans une revue sur la gestion des fonds de renseignements, on doit se r�f�rer aux politiques, guides et documents qui s'y rattachent. Les r�f�rences particuli�res sont fonction des th�mes et des domaines qui font l'objet de la revue. La liste de r�f�rences qui suit n'est donc pas exhaustive. Elle �num�re toutefois les documents fr�quemment utilis�s et pouvant servir � compl�ter et �largir les informations de ce guide.

Manuel du Conseil du Tr�sor sur la Gestion de l'information et la Gestion administrative, volume sur la Gestion de l'information
Loi sur les Archives nationales du Canada
Loi sur la Biblioth�que nationale
Loi sur la protection des renseignements personnels
R�glement sur la protection des renseignements personnels
Loi sur l'acc�s � l'information
R�glement sur l'acc�s � l'information
Politiques sur l'acc�s � l'information et la protection des renseignements personnels
Loi sur le droit d'auteur
Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�
Politique du gouvernement en mati�re de communications
Directives op�rationnelles relatives � la collecte de renseignements et � la recherche sur l'opinion publique (Groupe de recherche sur l'opinion publique - Services gouvernementaux Canada)
Manuel de pratiques de gestion pour les biblioth�ques f�d�rales (Biblioth�que nationale du Canada)
Guide de v�rification de la s�curit� (Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada, 1990)
Guide de v�rification du processus de gestion (Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada, 1987)
Guide de v�rification des syst�mes en cours d'�laboration (Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada, 1991)
Guide de v�rification de la programmation par l'utilisateur ultime (Bureau du Contr�leur g�n�ral du Canada, 1991)
Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement, rapport de mise en oeuvre no 5 : R�pertoire central des fonds de renseignements - Un guide pour en interpr�ter la structure, le mod�le de donn�es et le dictionnaire de donn�es (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, 7 f�vrier 1991)
Am�liorer les services en utilisant l'information et les technologies de fa�on novatrice - Orientation strat�gique pour les ann�es 90 (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, 1992)
Plans g�n�raux d'�limination des documents du gouvernement du Canada
Diffusion de l'information �lectronique - Ab�c�daire des bases de donn�es pour les gestionnaires (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, 1992)
Responsabilit�s et bonnes pratiques (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, 1992)
Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement : Sp�cifications techniques pour un r�pertoire central automatis� des fonds de renseignements (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, 1992)

Appendice C : Connexions aux technologies de l'information

Comme nous l'avons mentionn� dans l'Introduction, l'Avant-propos du manuel du Conseil du Tr�sor sur la gestion de l'information indique que les connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements doivent �tre �tablies dans la mesure o� elles sont utiles et significatives.

Dans le cadre de la politique sur la GRDG, on peut �tablir des liens entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements lorsque la technologie est au service de la gestion de l'information au sens op�rationnel, ou lorsque la technologie est utilis�e pour satisfaire aux exigences des lois et des politiques. Par cons�quent, certaines institutions peuvent avoir � �tablir des distinctions entre les technologies de l'information selon les fins et objectifs recherch�s.

Un exemple �vident serait un gros syst�me de bureautique qui traite, stocke et transmet de l'information aux utilisateurs. Dans ce cas, la technologie doit �tre li�e aux exigences de soutien des fonds de renseignements, afin d'assurer que l'on se conforme � tous les principaux attributs de l'information (c.-�-d. accessibilit�, compr�hensibilit�, exploitabilit�, int�grit�, pr�cision et actualisation de l'information). De plus, la technologie doit contribuer au respect de toutes les lois et politiques applicables, telles que la protection des renseignements personnels et leur s�curit�. Par exemple, il se peut que la technologie utilis�e doive assurer que l'acc�s � certains renseignements et leur rep�rage puissent �tre restreints � certains utilisateurs autoris�s.

Dans de nombreuses institutions, la plupart des technologies de l'information acquises et exploit�es ont trait au traitement, au stockage, � la communication et � l'utilisation de l'information n�cessaire � la gestion, la distribution des programmes et la planification des responsabilit�s. Dans ces cas, les technologies de l'information sont li�es � la gestion des fonds de renseignements.

Dans certaines institutions cependant, l'essentiel des technologies de l'information acquises et utilis�es ont peu d'applications de ce type ou n'en ont aucune. La technologie sert plut�t � d'autres fins - p. ex., � la commande et au guidage des machines et �quipements. Ainsi, les syst�mes de chauffage, de refroidissement, d'ascenseurs et de s�curit� de la plupart des grands �difices sont contr�l�s par ordinateur. En fait, une grande proportion des mat�riels �lectriques et m�caniques sont assist�s par ordinateur, depuis les chromatographies en phase gazeuse et les tours � bois, jusqu'aux syst�mes plus gros tels que les souffleries, les navires et les a�ronefs. Pour r�parer, moderniser ou remettre � neuf de tels �quipements, certaines institutions engagent des d�penses substantielles dans les technologies de l'information.

On peut all�guer qu'un ordinateur de � calcul � utilis� pour la recherche scientifique et le syst�me de commande de la navigation d'un vaisseau traitent en r�alit� de l'information; aussi l'expression � technologies de l'information � leur convient-elle. Bien que la fonction de cette technologie soit tout � fait diff�rente de celle d'un syst�me de bureautique, les deux sont consid�r�es � technologies de l'information � au sens des politiques du Conseil du Tr�sor.

On doit aussi remarquer que certains achats de technologies associ�s � la gestion de l'information ne sont peut-�tre pas class�s dans la cat�gorie des technologies de l'information, parce qu'ils ne se rattachent pas � l'ordinateur. Par exemple, un lecteur de microfilm et un photocopieur font aussi partie des technologies de l'information, m�me si on peut les acqu�rir � m�me un budget d'�quipements de bureau, et non avec le budget r�serv� aux technologies de l'information. Ce type d'�quipement doit aussi �tre reli� aux fonds de renseignements pour s'assurer qu'il est conforme � tous les principaux attributs de l'information.

On doit faire des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements � chaque fois qu'une technologie est utilis�e pour appuyer la gestion des fonds de renseignements. Les connexions doivent permettre de reconna�tre la fa�on dont la technologie contribue � la gestion �conomique, efficace et rentable des fonds de renseignements.