ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Gestion et Coordination

Cadre de gestion de l'information : Objectif 1

La structure de gestion de l'institution facilite une coordination efficace de toutes les fonctions reli�es � l'information.

Crit�re

1.1 L'obligation de rendre compte et la responsabilit� en mati�re de gestion de l'information sont confi�es aux gestionnaires sup�rieurs, aux sp�cialistes des fonctions reli�es � l'information, au personnel et aux gestionnaires hi�rarchiques.

Questions/Pratiques

1.1.1 A-t-on inclus les responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information dans une documentation officielle de l'organisation, telle que les politiques, les manuels de proc�dures, les descriptions de postes, etc.? Les responsabilit�s sont-elles clairement d�crites? Les obligations sont-elles clairement expliqu�es?

1.1.2 Les gestionnaires, les informaticiens et le personnel tiennent-ils compte de la mission et des priorit�s strat�giques de leur institution lors de l'�tablissement des responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information? Connaissent-ils et comprennent-ils leurs responsabilit�s respectives quant � la gestion des fonds de renseignements, c.-�-d. peuvent-ils expliquer leurs responsabilit�s dans des discussions ou en r�ponse � des questions?

1.1.3 Les utilisateurs � tous les niveaux connaissent-ils leurs propres responsabilit�s en mati�re de fonds de renseignements? Ont-ils les connaissances, les comp�tences et les outils qui leur permettent d'exercer leurs responsabilit�s? Par exemple, la gestion de l'information fait-elle partie de l'orientation des nouveaux employ�s? Les utilisateurs disposent-ils de guides, imprim�s ou connect�s � l'ordinateur, des fonds de renseignements, et savent-ils comment en extraire l'information?

1.1.4 La d�l�gation de responsabilit� et les rapports hi�rarchiques correspondants dans l'institution offrent-ils des avenues aux gestionnaires sup�rieurs pour qu'ils r�solvent les conflits ou chevauchements entre des fonctions reli�es � l'information? Par exemple, si le service de s�curit� d'une institution est situ� dans une direction diff�rente de celle de la bureautique et du soutien informatique, et qu'un conflit surgit entre ces groupes relativement � une menace informatique, conna�t-on � l'avance les gestionnaires sup�rieurs responsables qui ont l'autorit� de r�soudre le conflit?

1.1.5 Les rapports sur l'avancement des fonctions reli�es � l'information en vue de la r�alisation de leurs plans sont-ils transmis aux gestionnaires sup�rieurs ou au haut fonctionnaire responsable de la gestion des fonds de renseignements?

Crit�re

1.2 Un haut fonctionnaire est d�sign� pour repr�senter l'institution aupr�s du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor et d'autres organismes centraux en ce qui a trait � la gestion des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

1.2.1 Un haut fonctionnaire est-il clairement identifi� et reconnu dans l'institution comme la personne d�sign�e pour l'application de la politique sur la GRDG? Le r�le et les responsabilit�s du haut � responsable d�sign� � sont-ils clairement articul�s et communiqu�s dans l'organisation?

1.2.2 La d�l�gation de responsabilit� et les rapports hi�rarchiques correspondants dans l'institution permettent-ils au responsable d�sign� de traiter toutes les fonctions applicables reli�es � l'information? Si des fonctions reli�es � l'information n'ont ni un lien organisationnel ni un rapport hi�rarchique avec le responsable d�sign�, comment ce dernier les repr�sente-t-il aupr�s des organismes centraux? Par ailleurs, comment dans le cadre du Plan de gestion de l'information et des activit�s connexes, le responsable d�sign� pour les fonds de renseignements coordonne-t-il ses actions avec son homologue des technologies de l'information?

Cadre de gestion de l'information : Objectif 2

L'institution assure une gestion coordonn�e de toutes ses fonctions reli�es � l'information en vue d'offrir des services am�lior�s et une meilleure ex�cution des programmes.

Crit�re

2.1 On identifie les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reli�es � l'information.

Questions/Pratiques

2.1.1 Les gestionnaires de l'information centrale ont-ils d�velopp� une infrastructure de politiques, de syst�mes et de proc�dures en vue de g�rer l'information de fa�on efficace? Cette infrastructure relie-t-elle des fonctions de gestion de l'information s�par�es afin d'assurer une coordination des buts et des services?

2.1.2 Dans quelle mesure le Plan de gestion de l'information de l'institution couvre-t-il ses divers fonds de renseignements, y compris les supports non �lectroniques? Si certains fonds de renseignements ne sont pas inclus dans le Plan, quelles en sont les raisons?

2.1.3 Dans quelle mesure les occasions de partage de l'information, des services, etc., sont-elles identifi�es parmi les fonctions reli�es � l'information? Est-ce que les besoins courants en information, les services fournis, le public utilisateur, etc., ont �t� identifi�s afin d'�viter toute duplication ou tout chevauchement possible?

2.1.4 Est-ce que toutes les �tapes du cycle de vie de l'information sont examin�es au moment d'explorer les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reli�es � l'information?

Crit�re

2.2 On �tablit des plans destin�s � satisfaire aux exigences des fonds de renseignements quel que soit leur support.

Questions/Pratiques

2.2.1 Comment les plans de gestion de l'information correspondent-ils � la satisfaction des exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et op�rationnels? Par exemple, est-ce que les plans incorporent des exigences visant � assurer l'acc�s maximal � l'information par les utilisateurs et l'utilisation maximale de celle-ci?

2.2.2 Est-ce que les plans de gestion de l'information int�grent des restrictions sur l'utilisation et la divulgation des renseignements en vue de prot�ger la s�curit� et les renseignements personnels?

2.2.3 Les plans de gestion de l'information pr�voient-ils une conservation et une disposition qui ont trait � la nature des fonds?

Crit�re

2.3 Un r�pertoire central est tenu � jour afin de g�rer les fonds de renseignements de l'institution (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

2.3.1 Est-ce que l'institution offre une identification � jour, g�n�rale et structur�e, ou des syst�mes de classification qui constituent un moyen efficace d'organiser et de localiser l'information et qui, sous forme composite, comprennent un r�pertoire central de gestion des fonds de renseignements? Lors de l'�laboration du r�pertoire central, il peut s'av�rer utile pour les institutions de consulter le manuel intitul� Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement : Sp�cifications techniques pour un r�pertoire central automatis� des fonds de renseignements.

2.3.2 Les crit�res qui r�gissent le contenu du r�pertoire sont-ils clairement d�finis? Le r�pertoire central est-il tenu � jour? De quelle fa�on? � quelle fr�quence? Est-ce que le r�pertoire refl�te les fonds r�els courants de l'institution?

2.3.3 Lorsque le r�pertoire central est une combinaison de syst�mes, l'institution a-t-elle envisag� d'utiliser une fonction � synonymes � afin d'�tablir une connexion plus compl�te et efficace entre les syst�mes constitutifs? Dans certaines institutions, la mise en oeuvre d'une bonne fonction de synonymes a permis d'�viter la cr�ation d'un nouveau r�pertoire central. Une bonne fonction de synonymes permet de relier entre eux des � �lots d'information �.

2.3.4 L'institution effectue-t-elle une revue p�riodique de la pertinence des composantes du r�pertoire central? Qui �value la qualit� et les besoins en mati�re de fonds de renseignements particuliers, ainsi que les technologies de l'information qui s'y rattachent? Des mesures sont-elles prises pour �liminer les fonds inutiles et �viter la duplication? L'institution rend-elle l'information plus facile � partager en encourageant une plus grande compatibilit� des technologies utilis�es?

2.3.5 Le r�pertoire central inclut-il tous les fonds de renseignements sous le contr�le de l'institution, y compris ceux que d�tiennent certains gestionnaires et membres du personnel? Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements, les responsabilit�s et obligations qui s'y rattachent sont-elles int�gr�es aux fonds de renseignements g�n�raux? En d'autres termes, est-ce que tout le monde comprend bien ce que signifie l'expression � sous le contr�le de l'institution � lorsqu'on l'applique aux renseignements d�tenus par des personnes?

2.3.6 Est-ce que les utilisateurs trouvent utile le r�pertoire central lorsqu'ils recherchent des renseignements? En d'autres termes, utilisent-ils en r�alit� le r�pertoire central? L'institution a-t-elle mis en place un syst�me qui permet de mesurer la satisfaction des utilisateurs?

2.3.7 Comment l'information est-elle saisie pour la mise � jour du r�pertoire des fonds de renseignements? Est-ce que le syst�me assure l'int�grit� et l'actualisation du r�pertoire? Est-ce que l'information est saisie � partir de tous les supports, y compris des formules �lectroniques?