ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

Cette page a été archivée.

Collecte, Cr�ation et R�ception

Service aux utilisateurs : Objectif 4

L'institution ne collecte, cr�e et re�oit que l'information n�cessaire au respect de ses exigences op�rationnelles, l�gislatives et politiques.

Crit�re

4.1 L'information recueillie ou g�n�r�e satisfait aux besoins identifi�s.

Questions/Pratiques

4.1.1 Est-ce que l'on effectue une revue p�riodique des fonds pour d�terminer si l'information r�pond toujours aux besoins identifi�s (politique sur la GRDG, directive 4.1)? Les utilisateurs sont-ils p�riodiquement consult�s pour d�terminer si l'information collect�e, cr��e et re�ue r�pond encore � leurs besoins? De quelle fa�on, et � quelle fr�quence?

4.1.2 Lorsque l'utilisateur se transforme en fournisseur d'information (c.-�-d. qu'� la fois il collecte, cr�e et re�oit de l'information), proc�de-t-on � une revue p�riodique de l'information qu'il collecte ou produit, afin de d�terminer si elle est pertinente et r�pond aux besoins identifi�s? Est-ce que les fonds sont conformes aux principaux attributs de l'information (voir la page 11 de ce guide)?

4.1.3 Est-ce que l'institution revoit p�riodiquement l'utilisation qui est faite de l'information? Lorsque les fonds de renseignements sont accessibles aux utilisateurs, ces derniers y recourent-ils en r�alit�? On peut collecter beaucoup d'information parce que l'on a identifi� un besoin il y a des ann�es. Si l'institution cessait de collecter l'information maintenant, cela compromettrait-il un programme ou nuirait-il � quelqu'un?

4.1.4 Les lois ou les politiques peuvent exiger qu'une institution tienne � jour certains renseignements. Est-ce que les exigences relatives � la loi et aux politiques propres � une institution sont satisfaites quant au contenu de l'information?

4.1.5 Est-ce que l'information ext�rieure non sollicit�e re�ue par l'institution est �valu�e quant � sa pertinence pour cette derni�re? L'information est-elle transmise rapidement au secteur de l'institution qui est charg� de traiter ce sujet sp�cifique?

Crit�re

4.2 La collecte de l'information est coordonn�e et r�pond aux exigences applicables.

Questions/Pratiques

4.2.1 Est-ce que l'institution a �labor� des politiques et des plans relatifs � la collecte, � la cr�ation et � la r�ception de l'information? Ces politiques et plans sont-ils reli�s aux besoins pr�sents et futurs des utilisateurs, ainsi qu'aux lois et politiques applicables?

4.2.2 La coordination est-elle g�n�rale? Est-ce que toutes les activit�s de collecte de l'information sont planifi�es et prises en compte, y compris celles des r�gions et des diverses unit�s organisationnelles? La collecte de l'information par des agents (p. ex., des consultants) est-elle incluse? Des contr�les sont-ils pr�vus afin d'assurer que les politiques de collecte de l'information sont diffus�es dans toute l'institution, et que les plans de collecte sont consign�s et coordonn�s au d�but du processus?

4.2.3 L'institution s'est-elle assur�e que la collecte de l'information est conforme aux normes applicables? Par exemple, est-ce que l'institution consulte le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) en ce qui a trait � la collecte de l'information qui remplit les conditions d'une recherche sur l'opinion publique, ou contient une composante de cette derni�re?

4.2.4 Est-ce que l'on revoit l'information de fa�on p�riodique afin de s'assurer que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont satisfaites? On peut proc�der � cette revue pendant la mise � jour annuelle des banques de renseignements personnels - section 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (politique sur la GRDG, directive 4.1).

Service aux utilisateurs : Objectif 5

L'institution �vite de recueillir, de cr�er ou de recevoir de l'information qui est d�j� disponible, afin de r�duire au minimum les co�ts et le fardeau des r�pondants (politique sur la GRDG, exigence 3).

Crit�re

5.1 Les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information sont minimis�s (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.1.1 Est-ce que l'institution conna�t les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information qu'elle utilise? �tant donn� que les utilisateurs recueillent, cr�ent et re�oivent souvent eux-m�mes les renseignements, est-ce que leurs co�ts (principalement temps et salaires) sont identifi�s, justifi�s et r�duits au minimum?

5.1.2 Est-ce que les co�ts associ�s � la collecte, la cr�ation et la r�ception de l'information sont compatibles avec la valeur qu'elle repr�sente pour l'institution et les utilisateurs?

5.1.3 Lorsque l'information recueillie, cr��e et re�ue est identique ou semblable pour plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, a-t-on pris en compte les options pour r�pondre aux besoins communs en information par le truchement d'une collecte, d'une cr�ation ou d'une r�ception de l'information conjointe? S'il y a duplication de collecte, de cr�ation et de r�ception de l'information, ceci est-il justifi� du point de vue op�rationnel et du co�t?

5.1.4 Avant que l'information ne soit recueillie, cr��e ou re�ue, a-t-on proc�d� � la revue des fonds de renseignements existants pour d�terminer si les besoins en information peuvent �tre satisfaits par les fonds existants ou les sources de renseignements externes facilement accessibles? Est-ce que les co�ts d'acquisition de nouveaux renseignements seraient justifi�s? L'information collect�e, cr��e ou re�ue par l'institution est-elle r�ellement utilis�e?

Crit�re

5.2 Le fardeau administratif est r�duit lors des collectes de l'information (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.2.1 Les r�pondants ont-ils �t� identifi�s et leur profil a-t-il �t� �tabli quant aux d�tails et � la fr�quence de l'information qu'ils fournissent (c.-�-d. est-ce que l'institution est au courant du fardeau administratif qu'elle impose actuellement � ses r�pondants?)?

5.2.2 A-t-on saisi les occasions d'entreprendre des collectes conjointement ou de partager de l'information avec d'autres institutions lorsque c'�tait possible? (politique sur la GRDG, exigence 3.) Lorsqu'une collecte d'information fait double emploi avec celle d'autres institutions, ou lorsqu'il y a chevauchement, la poursuite de cette collecte est-elle justifi�e par le besoin d'une information plus d�taill�e ou par celui d'une information plus � jour?

Crit�re

5.3 Les imprim�s administratifs sont conformes � toutes les exigences relatives aux lois et aux politiques (politique sur la GRDG, exigence 4).

Questions/Pratiques

5.3.1 Les imprim�s, qu'ils soient sous forme papier ou �lectronique, sont-ils revus avant qu'ils ne soient utilis�s pour assurer le respect des exigences applicables? Qui s'en charge? Est-ce que tous les imprim�s utilis�s par l'institution sont revus? Si non, pourquoi?