ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Entreposage, Protection et Conservation

Service aux utilisateurs : Objectif 8

L'institution conserve l'information tant que celle-ci pr�sente une valeur op�rationnelle en ce qui a trait � la prise de d�cisions, � l'exploitation de programmes et � la prestation de services, et tant qu'elle est exig�e par les lois et politiques applicables.

Crit�re

8.1 L'institution a identifi� des renseignements qu'elle prot�ge et conserve pour ses projets, programmes et politiques, afin d'assurer une continuit� dans la gestion de l'organisation (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

8.1.1 Est-ce que l'institution identifie et prot�ge ses fonds de renseignements essentiels - selon la d�finition donn�e dans le Guide sur la conservation des documents essentiels publi� par Protection civile Canada (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.1.2 Est-ce que la fa�on dont l'information est stock�e et prot�g�e convient aux besoins op�rationnels de l'institution, ainsi qu'aux exigences des lois et des politiques applicables? Par exemple, est-ce que le support d'entreposage et son emplacement permettent un acc�s et un rep�rage rapides et faciles par les utilisateurs?

8.1.3 Est-ce que les mesures de protection de l'information emp�chent l'acc�s, le rep�rage et l'utilisation non autoris�s, de m�me que l'alt�ration, la perte par inadvertance ou la destruction non autoris�e? Ces m�mes mesures assurent-elles la pr�servation de l'environnement dans lequel les renseignements sont conserv�s? En cas de d�sastre, l'information critique peut-elle �tre r�cup�r�e?

Crit�re

8.2 Les m�thodes d'entreposage et de protection sont conformes aux exigences op�rationnelles et l�gislatives, ainsi qu'� celles des utilisateurs.

Questions/Pratiques

8.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits que les fonds de renseignements sont exploitables, c.-�-d. que les fonds sont dans une forme facilement utilisable par les personnes qui ont besoin de l'information? Lorsque les fonds sont entrepos�s sur un support qui n'est pas du papier, les utilisateurs ont-ils les outils qui leur permettent d'avoir acc�s � l'information? Par exemple, si celle-ci est conserv�e sur microforme (microfilm ou microfiche), est-elle utilisable imm�diatement par ceux qui en ont besoin, ou doit-elle �tre transf�r�e d'abord sur un autre support? Si un transfert de support est n�cessaire, est-ce que l'information est toujours accessible aux utilisateurs dans les d�lais?

8.2.2 Les mesures de protection satisfont-elles aux exigences des lois et des politiques sans trop de perturbations pour les utilisateurs? Par exemple, l'acc�s aux fonds ne doit pas �tre inutilement restreint sous pr�texte qu'ils ont �t� surclassifi�s (p. ex., code � confidentiel � ou � secret �).

8.2.3 Le niveau de protection est-il compatible avec le niveau de risque, et tient-il compte des exigences de l'utilisateur quant � l'acc�s et l'utilisation?

Crit�re

8.3 L'entreposage, la protection ainsi que les co�ts et m�thodes de conservation de l'information sont justifi�s.

Questions/Pratiques

8.3.1 Existe-t-il une politique de l'institution qui permette � des personnes de d�tenir des renseignements? Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements (p. ex., sur dossier papier, en m�moire ou sur disquette d'ordinateur), cela est-il conforme � la politique de l'institution en mati�re de responsabilit� des fonds de renseignements?

8.3.2 Les gestionnaires et le personnel comprennent-ils que leurs fichiers et zones de travail sont r�gis par les lois et politiques applicables aux fonds de renseignements - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'acc�s � l'information, la Loi sur les Archives nationales du Canada, la Loi sur la Biblioth�que nationale, la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�, la Politique sur la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement, la Politique sur la gestion des technologies de l'information, etc.? En pratique, les sp�cialistes des fonds de renseignements de l'institution, les gestionnaires de documents, les biblioth�caires, les administrateurs de donn�es, etc., ne connaissent pas l'information que d�tient chaque gestionnaire ou membre du personnel. Il incombe � tous les employ�s d'assurer la gestion appropri�e des fonds de renseignements, conform�ment aux exigences applicables.

8.3.3 Lorsque des personnes d�tiennent des renseignements, est-ce que tous les co�ts associ�s sont reconnus et justifi�s? Quel est le co�t de l'aire d'entreposage et de la m�moire informatique? Quel est le co�t associ� au tri et � la recherche de quantit�s suppl�mentaires de renseignements lorsqu'on essaie de localiser une information particuli�re? Comment ces co�ts se comparent-ils � ceux d'un syst�me central qui contiendrait la m�me information? Bien entendu, les utilisateurs pr�f�reront toujours conserver eux-m�mes certains renseignements. La question est de savoir quelle en est la justification op�rationnelle et financi�re.

8.3.4 Est-ce que les m�thodes d'entreposage et de protection de l'information sont conformes aux normes gouvernementales qui r�gissent la transmission, la mise � jour et la protection des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.3.5 Est-ce que l'institution compare la fr�quence et la commodit� du rep�rage aux co�ts d'entreposage de l'information qui n'est requise ni souvent ni de fa�on urgente? Par exemple, l'information �lectronique quelque peu ancienne est-elle d�charg�e de la m�moire centrale? Les documents moins actifs sont-ils transf�r�s des principales aires de bureau vers des installations d'entreposage sp�cialis�es � moindre co�t?

Service aux utilisateurs : Objectif 9

Les fonds de renseignements qui servent � reconstruire l'�volution des d�cisions relatives aux politiques et aux programmes sont conserv�s (�nonc� de la politique sur la GRDG).

Crit�re

9.1 L'institution dispose d'un processus syst�matique visant � assurer que l'information de valeur durable qui documente l'�volution des politiques, des programmes et des principales d�cisions de l'institution, est bien identifi�e et conserv�e (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

9.1.1 L'institution a-t-elle identifi� l'information qu'elle doit conserver afin de pr�server la m�moire institutionnelle?

9.1.2 Cette information est-elle entrepos�e et prot�g�e en vue d'une conservation � long terme? Par exemple, est-ce que les supports de stockage permettront d'extraire et d'utiliser cette information pendant de nombreuses ann�es � venir?

9.1.3 Les publications de l'institution sont-elles entrepos�es et prot�g�es dans sa biblioth�que?

9.1.4 Est-ce que des strat�gies de transfert ont �t� mises en oeuvre pour d�placer l'information entrepos�e sur des supports � courte dur�e de vie vers des supports � longue dur�e de vie? Par exemple, les disques compacts ont une dur�e de vie estim�e � 10 ans avant que l'oxydation ne commence � d�t�riorer l'information enregistr�e. Il faudra donc en faire de nouvelles copies de fa�on p�riodique.

9.1.5 Est-ce que les m�thodes d'entreposage et de conservation de cette information sont con�ues pour la prot�ger contre la perte ou la destruction? Les originaux sont-ils gard�s en toute s�curit�, et a-t-on fait des copies de travail?

9.1.6 L'institution a-t-elle �labor� une documentation sur son �volution, des �tudes de cas ou des profils conjointement avec le Centre canadien de gestion (politique sur la GRDG, directive 10)?