ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Planification de l'information

Service aux utilisateurs : Objectif 3

Les fonds de renseignements r�pondent aux besoins op�rationnels de l'institution et satisfont aux exigences de la loi et des politiques.

Crit�re

3.1 Les exigences en mati�re d'information sont identifi�es et analys�es en regard des objectifs op�rationnels, l�gislatifs et politiques.

Questions/Pratiques

3.1.1 Est-ce que l'institution a identifi� et class� par cat�gories les utilisateurs de renseignements internes et externes? Les besoins en information des utilisateurs ont-ils �t� identifi�s? Est-ce que les fonds de renseignements ont �t� analys�s afin de d�terminer si les besoins en information des utilisateurs peuvent �tre satisfaits par les fonds existants?

3.1.2 Est-ce que la diffusion de l'information au public est prise en compte lors de la planification de nouvelles bases de donn�es et de syst�mes informatiques?

3.1.3 Est-ce que la valeur de l'information destin�e aux utilisateurs a �t� �valu�e et compar�e en regard des co�ts n�cessaires � la fourniture des renseignements?

3.1.4 Est-ce que le processus de planification annuel des besoins op�rationnels � court et � long terme inclut l'analyse et la planification des fonds de renseignements requis? Lorsque des sp�cialistes d'un programme ou d'un sujet ont planifi� d'importants changements dans leurs op�rations, ont-ils analys� les besoins en information applicables? Est-ce que l'information est trait�e comme une ressource servant � la planification, au m�me titre que les ressources financi�res, humaines et physiques?

3.1.5 Pour toute nouvelle exigence op�rationnelle, l�gislative ou politique, est-ce que les besoins en information sont identifi�s, en m�me temps que les exigences du syst�me informatique applicable (politique sur la GRDG, exigence 2)? Qui a proc�d� � cette identification la derni�re fois, et quand?

3.1.6 �vite-t-on la duplication portant sur les fonds et les applications technologiques? Compare-t-on les nouveaux besoins en information aux syst�mes informatiques et fonds existants, aussi bien � l'int�rieur qu'� l'ext�rieur de l'institution?

Crit�re

3.2 Les plans de gestion de l'information sont coordonn�s avec les exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et op�rationnels.

Questions/Pratiques

3.2.1 Est-ce que les plans de gestion de l'information r�pondent aux exigences en mati�re d'information des programmes et de la gestion, y compris les outils technologiques n�cessaires � l'acc�s, au rep�rage et � l'utilisation de l'information?

3.2.2 Dans quelle mesure les sp�cialistes des fonds de renseignements (gestionnaires de documents, biblioth�caires, etc.) participent � la planification de la gestion de l'information, y compris aux aspects li�s � la planification de la technologie? Souvent, la responsabilit� en mati�re de planification et d'acquisition technologiques est d�l�gu�e aux responsables des programmes, des directions et des r�gions afin de mieux r�pondre aux besoins op�rationnels. Il convient alors de se demander dans quelle mesure le soutien technologique des fonds de renseignements est coordonn� avec la planification et l'acquisition des technologies de l'information. Par exemple, est-ce qu'une partie raisonnable du temps consacr� � la planification technologique et des sommes consacr�es � l'acquisition technologique assure que les technologies de l'information de l'institution sont compatibles?

3.2.3 Avant de proposer ou de d�velopper de nouveaux syst�mes informatiques, a-t-on �valu� les syst�mes informatiques existants quant � leur efficacit� et leur rendement? (Pour plus de renseignements sur la revue des nouveaux syst�mes informatiques, voir le Guide de v�rification des syst�mes en cours d'�laboration, pr�par� par le BCG.)

3.2.4 L'institution a-t-elle envisag� des fa�ons de diminuer les co�ts ou d'augmenter la productivit� ou la valeur des syst�mes existants, soit en les combinant, soit en utilisant de nouvelles technologies, soit encore en faisant appel � des applications normalis�es? Est-ce que cette �valuation couvre toutes les �tapes du cycle de vie de l'information?

Crit�re

3.3 Les options en mati�re d'applications des technologies de l'information sont �valu�es en relation avec les exigences relatives aux fonds de renseignements.

Questions/Pratiques

3.3.1 Comment les applications technologiques potentielles sont-elles identifi�es et analys�es quant aux fonds de renseignements qui ne sont pas sous forme �lectronique? (Par exemple, dans certains d�partements minist�riels, on cr�e maintenant des cartes et des bleus sous forme num�rique; mais jusqu'o� ces d�partements devraient-ils aller pour convertir sous forme num�rique les bleus qui sont sur papier?) Comment cette analyse est-elle li�e � la planification centrale des technologies de l'information et � la pr�paration du Plan de gestion de l'information des institutions?

3.3.2 Dans quelle mesure les achats de technologies de l'information se fondent-ils sur le besoin d'appuyer les fonds de renseignements? Est-ce que les acquisitions de technologies sont faites parce qu'elles permettent de satisfaire � la fois aux exigences fonctionnelles de l'institution et � celles des utilisateurs?

3.3.3 Dans quelle mesure tient-on compte des technologies de rechange et les relie-t-on aux exigences relatives aux fonds de renseignements, ainsi qu'aux besoins des utilisateurs, notamment en transmission, rep�rage et utilisation de l'information? Comment ces choix relatifs aux technologies de l'information se comparent-ils aux solutions de rechange en ce qui a trait aux co�ts, aux avantages, etc.? (Pour plus de renseignements, voir le Guide de v�rification de la programmation par l'utilisateur ultime, pr�par� par le BCG.)

3.3.4 Est-ce que la m�thodologie qui r�git la mise au point des syst�mes d'information automatis�s tient compte de la n�cessit� d'appuyer les fonds de renseignements? Lorsqu'on planifie et met en oeuvre de nouveaux syst�mes d'information automatis�s, est-ce que les exigences relatives � la politique sur la GRDG sont identifi�es?