ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Introduction

Contexte

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor a r�uni sous le concept de la gestion de l'information les politiques suivantes : Gestion des documents, Collecte de renseignements gouvernementaux et recherche sur l'opinion publique f�d�rales, Micrographie, Gestion des documents informatiques et Gestion des imprim�s administratifs. Il veut ainsi mettre en relief le r�le de l'information dans le processus d�cisionnel, l'ex�cution des programmes et la prestation des services. L'information permet �galement aux institutions de rendre compte de leur conformit� avec les lois et politiques applicables. La gestion coordonn�e de l'information s'applique tant aux fonds de renseignements qu'aux technologies de l'information.

L'information est une ressource pr�cieuse et un facteur d�terminant dans la r�alisation des objectifs g�n�raux d'une organisation. Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor insiste tout particuli�rement sur ce point dans sa publication intitul�e Am�liorer les services en utilisant l'information et les technologies de fa�on novatrice - Orientation strat�gique pour les ann�es 90. La gestion de l'information - y compris la planification, l'organisation et le contr�le des fonds de renseignements et des technologies de l'information - joue un r�le primordial non seulement dans la r�alisation des objectifs g�n�raux, mais aussi dans l'ex�cution des programmes et la prestation des services. Le fait de soumettre cet important secteur d'activit� � une auto-�valuation, � une v�rification ou � une �valuation constitue donc une bonne pratique de gestion.

But et port�e du Guide

On peut pr�ter maintes interpr�tations au concept de la gestion de l'information. Aux fins du Guide, nous nous appuierons sur la description pr�sent�e dans les lignes pr�c�dentes. Les politiques du Conseil du Tr�sor sur la Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG) et la Gestion des technologies de l'information (GTI) sont des composantes de la gestion de l'information. Dans l'Avant-propos du Manuel du Conseil du Tr�sor sur la gestion de l'information, on souligne qu'il faut �tablir des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements, dans la mesure o� cela semble utile et pertinent. C'est dans cette optique que le Guide de revue aborde la GRDG et ses connexions aux technologies de l'information. (L'appendice C donne plus de d�tails � ce sujet.) Soulignons que le Guide ne traite pas des principaux aspects de la politique sur la GTI.

Le Guide assistera les institutions gouvernementales dans l'examen de leurs pratiques li�es � la gestion de l'information. Il servira plus pr�cis�ment d'outil d'auto-�valuation aux gestionnaires ou aux membres du personnel qui d�sirent r�examiner p�riodiquement leurs propres pratiques de gestion de l'information. Il s'adresse aussi aux v�rificateurs, aux �valuateurs et aux examinateurs qui pourront l'utiliser comme outil de planification et de conduite de leurs revues des pratiques li�es � la gestion de l'information.

Le Guide insiste tout particuli�rement sur les bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information, ce qui se refl�te dans la structure de ses chapitres. Ces derniers s'articulent autour de deux th�mes cl�s : la gestion (chapitre 3) et les services � l'utilisateur (chapitres 4 � 8). Bien que les chapitres traitant des proc�dures de revue fassent r�f�rence � la politique sur la GRDG, le Guide ne constitue pas en soi une liste de contr�le de conformit�. Les examinateurs devront �valuer l'essentiel de leurs constatations en vue de tirer des conclusions sur la conformit� avec les politiques et le rendement (c'est-�-dire l'esprit et la lettre ont-ils �t� respect�s?).

Le terme � information � a maintes significations. Aux fins du Guide, le terme � information � et l'expression � fonds de renseignements � sont synonymes. (L'appendice B comprend un glossaire qui donne la d�finition des termes utilis�s dans le Guide.) Le Guide vise � favoriser la gestion rentable et coordonn�e de tous les fonds de renseignements d�tenus par le gouvernement f�d�ral. On y emploie donc le terme qui se pr�te le mieux au contexte de la loi, de la politique ou de l'activit� abord�e.

Nota : Le pr�sent document n'est pas un guide complet sur la revue des pratiques li�es � la gestion de l'information. On peut toutefois l'utiliser comme document de base pour l'examen d'un large secteur. Le lecteur devra donc consulter d'autres documents pour obtenir plus de d�tails sur les proc�dures de revue applicables, selon la nature et le champ de l'examen planifi�. L'appendice A contient une liste de documents dont pourra se servir l'examinateur pour compl�ter l'information contenue dans le Guide.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le contenu ou l'utilisation du Guide, veuillez communiquer avec la Division des pratiques et des normes li�es � la gestion de l'information - Direction des archives et des documents gouvernementaux, Archives nationales.

R�les et responsabilit�s

Les politiques sur la gestion de l'information font r�f�rence � de nombreux intervenants. Il importe que l'examinateur connaisse leurs r�les et leurs responsabilit�s, c'est-�-dire leurs rapports avec l'institution et l'impact qu'ils ont sur elle.

L'institution est responsable de la mise en oeuvre de la politique sur la GRDG et elle doit rendre compte de l'ex�cution de cette charge. La direction doit d�signer un haut fonctionnaire charg� de repr�senter l'institution en ce qui a trait � la politique sur la GRDG. L'infrastructure des politiques et des proc�dures institutionnelles de gestion de l'information doit permettre d'�laborer les exigences op�rationnelles conformes � la politique sur la GRDG. Ces exigences doivent fournir une orientation aux gestionnaires de programmes et aux sp�cialistes fonctionnels et contenir des lignes de conduite sur l'organisation, la description, l'utilisation et le rep�rage des fonds de renseignements d�tenus par l'institution de m�me que sur leur entreposage, leur protection, leur conservation et leur disposition. Chaque membre de l'institution assume une part de responsabilit� dans la gestion des fonds de renseignements.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor - Direction de la politique administrative, est responsable de l'�laboration de la politique sur la GRDG et de son interpr�tation g�n�rale; elle doit aussi �valuer cette politique afin d'en assurer l'int�grit� et l'�-propos, son efficacit� par rapport aux objectifs �nonc�s et sa pertinence dans le contexte de l'orientation g�n�rale du gouvernement et de l'�volution du cadre de gestion. Il incombe �galement � la direction de jouer un r�le d'orientation et de soutien aupr�s des groupes f�d�raux de v�rification interne et d'�valuation des programmes. Elle donne des conseils et pr�te assistance aux institutions; �value les pratiques de v�rification et d'�valuation; favorise l'�tablissement de relations professionnelles entre les v�rificateurs et les �valuateurs; elle supervise enfin certaines v�rifications ainsi que les �valuations centrales.

Les responsabilit�s du dirigeant principal de l'informatique et son Bureau de la gestion, des syst�mes et des technologies de l'information sont de servir de centre gouvernemental charg� de la gestion efficace de la technologie de l'information. Ce mandat inclut la responsabilit� pour orienter la restructuration de proc�d�s administratifs de l'�tat et veiller � leur int�gration; �tablir un cadre pour la restructuration des m�canismes d'ex�cution des programmes de l'�tat et en faire la promotion; et �laborer la politique et les normes ayant trait � la gestion et � la technologie de l'information ainsi qu'aux activit�s connexes en mati�re de t�l�communications dans les minist�res.

Les Archives nationales assument, pour le compte du Conseil du Tr�sor, certaines responsabilit�s d'�valuation se rattachant � la politique sur la GRDG. Elles peuvent signaler des probl�mes ou des questions susceptibles d'avoir d'importantes r�percussions sur la gestion des fonds de renseignements, en ce qui concerne notamment leur identification, leur organisation, leur entreposage, leur conservation et leur disposition. Par ailleurs, la Loi sur les Archives nationales du Canada conf�re aux Archives nationales un droit de regard sur la destruction et la disposition des fonds de renseignements (� l'exception du mat�riel publi�) d�tenus par les institutions gouvernementales. Cette Loi contient en outre des dispositions sur le transfert de l'information d'importance historique ou archivistique au contr�le des Archives nationales. Leur mandat �tant de faciliter la gestion des documents gouvernementaux et de demeurer le chef de file dans le domaine de la gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement, les Archives nationales dirigent la mise en application d'une structure propre � garantir l'�valuation de ce secteur. Elles s'acquittent de cette fonction en collaboration avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, la Biblioth�que nationale, le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada), le Centre canadien de gestion, les groupes de v�rification interne et d'�valuation des programmes et les groupes de gestion de l'information form�s au sein des institutions gouvernementales.

La Biblioth�que nationale a la responsabilit� d'identifier, d'acqu�rir, d'enregistrer et de rendre accessible le mat�riel publi� faisant partie du patrimoine canadien, quelle qu'en soit la forme. Elle se sert principalement de la bibliographie nationale Canadiana pour s'acquitter de cette responsabilit�. Les publications du gouvernement f�d�ral constituent une composante importante du patrimoine canadien. La Biblioth�que nationale sert de pivot en facilitant le partage des ressources entre les biblioth�ques canadiennes. � cette fin, la Biblioth�que nationale dispose de listes et de catalogues collectifs permettant d'identifier et de rep�rer les ressources documentaires requises pour les pr�ts interbiblioth�ques. Certaines sections de la Loi sur la Biblioth�que nationale font directement r�f�rence aux responsabilit�s de la Biblioth�que nationale li�es � la coordination des activit�s des biblioth�ques f�d�rales, en ce qui concerne notamment la disposition du mat�riel publi� en surnombre. En outre, la Biblioth�que nationale s'acquitte de certaines responsabilit�s d'�valuation se rattachant au mat�riel publi�.

Les Groupes de v�rification interne ont la responsabilit� d'int�grer � leur v�rification de la gestion de l'information une �valuation du degr� de conformit� avec la politique sur la GRDG. Cette fonction s'ajoute � leur responsabilit� habituelle en mati�re de v�rification interne visant � �valuer si le cadre de gestion permet d'assurer le respect des objectifs op�rationnels, l'utilisation �conomique et rationnelle et la protection des ressources, ainsi que l'int�grit� de l'information.

Les Groupes d'�valuation des programmes sont charg�s d'�valuer l'�-propos, le rendement et la rentabilit� des programmes gouvernementaux. Lorsque les institutions fournissent de l'information au public ou � des groupes ext�rieurs, les Groupes d'�valuation des programmes peuvent v�rifier si les renseignements sont divulgu�s de fa�on pertinente, efficace et rentable.

Le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) est l'organisme central charg� de la communication des renseignements. On doit lui faire parvenir toute proposition concernant la collecte de l'information et la recherche sur l'opinion publique. Le Groupe de recherche sur l'opinion publique est charg� d'�valuer les aspects de la proposition se rattachant � l'opinion publique, de d�terminer s'il y a lieu de soumettre la proposition � l'approbation du Comit� du Cabinet charg� des op�rations et, enfin, d'�mettre des num�ros d'autorisation permettant aux institutions d'amorcer des proc�dures contractuelles pour les projets approuv�s.

Le Centre canadien de gestion donne des conseils et fournit une orientation aux institutions pour l'�laboration de documents sur l'�volution des institutions, d'�tudes de cas et de profils.