ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Appendice A : Glossaire

Nous ne nous proposons pas d'inclure dans la liste suivante tous les termes applicables � la gestion de l'information. Nous ne visons qu'� fournir un glossaire des termes les plus fr�quemment utilis�s, suivis, entre parenth�ses, du terme anglais correspondent. L'ast�risque (*) indique les d�finitions extraites de la politique sur la GRDG.

Ali�nation (Alienation) : Transfert des fonds de renseignements hors du contr�le du gouvernement du Canada

Besoins en information (Information needs) : Donn�es qu'il faut recueillir et les renseignements qu'il faut �tablir pour assurer l'exploitation efficace et efficiente d'un programme ou d'une activit�. En r�gle g�n�rale, les besoins en information d�coulent d'un mandat l�gislatif ou d'un autre type de mandat d�clar� officiellement (p. ex., �nonc� dans le Budget des d�penses).(*)

Cadre de gestion (Management framework) : Ensemble des syst�mes et des pratiques �troitement li�s qui sont adopt�s par la gestion en vue d'atteindre des objectifs �tablis. Le cadre de gestion inclut des syst�mes de contr�le qui offrent une assurance raisonnable aux gestionnaires que les objectifs pr�cis�s seront atteints.

Collecte de l'information (Information collection) : Collecte organis�e, par une institution f�d�rale ou pour son compte, de tous les renseignements (y compris les renseignements personnels selon la d�finition de la Loi sur la protection des renseignements personnels) devant servir aux fins du gouvernement....

Cette d�finition comprend, sans s'y limiter, la collecte de renseignements devant �tre utilis�s directement ou indirectement pour la planification des programmes, l'�laboration d'activit�s ou de politiques, la prestation d'avantages, de subventions ou de services, peu importe si ces renseignements sont recueillis aupr�s de personnes (y compris les employ�s d'institutions f�d�rales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres organismes au moyen de sondages, d'entrevues, de rapports, de formules, de questionnaires ou d'autres m�thodes officielles ou informelles.(*)

Certains renseignements recueillis sont express�ment dispens�s des exigences se rapportant � l'inscription dans le Registre f�d�ral des collectes de renseignements et � la notification du Groupe de recherche sur l'opinion publique.(*) Cette d�finition peut �tre mieux clarifi�e dans la politique sur la Gestion des renseignements d�tenus par le gouvernement (GRDG). (Manuel du Conseil du Tr�sor, Gestion de l'information, chapitre 2.)

Cycle de vie des fonds de renseignements (Life cycle of information holdings) : �tapes de planification, de collecte, de cr�ation ou de r�ception de l'information; son organisation, son rep�rage, son utilisation, son accessibilit� et sa transmission; son entreposage ou stockage, sa protection et sa conservation; enfin, sa disposition par transfert aux Archives nationales ou � la Biblioth�que nationale, ou sa destruction.

Document (Record) : Tous �l�ments d'information quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magn�toscopique ou informatis�, ou toute reproduction de ces �l�ments d'information (Loi sur les Archives nationales du Canada).

Fonction � synonymes � (Thesaurus function) : Arrangement de termes de classification ou d'identificateurs servant � l'indexation, � la recherche et au rep�rage de l'information. Une fonction de synonymes regroupe les termes de classification ou les identificateurs selon des rapports logiques (p. ex., mots synonymes, sujets connexes et liens hi�rarchiques).

Fonds de renseignements (Information holdings) : Tous les renseignements d�tenus par une institution f�d�rale, quels que soient la forme des renseignements ou le support sur lequel ils sont enregistr�s. Sans restreindre le caract�re g�n�ral de ce qui pr�c�de, ces renseignements peuvent comprendre de la correspondance, des notes de service, des livres, des plans, des cartes, des dessins, des diagrammes, des illustrations, des graphiques, des photographies, des films, des microtextes, des enregistrements sonores, des bandes vid�o, des documents exploitables sur machine, des publications et tout autre mat�riel documentaire. Cette d�finition ne comprend pas le mat�riel d�tenu par les biblioth�ques f�d�rales qui n'a pas �t� pr�par� ou produit par le gouvernement, ou pour son compte.(*)

Gestion des fonds de renseignements (Management of information holdings) : s'entend de la planification, de la collecte, de la cr�ation, de l'organisation, du maintien et de la transmission de renseignements dont la qualit�, la pertinence, l'int�grit�, l'accessibilit� et l'actualit� sont reconnues, de l'�valuation des besoins en renseignements ainsi que de leur protection et de leur �limination ou de leur conservation dans les archives.(*)

Gestion de l'information (Information management) : Gestion coordonn�e des fonds de renseignements et des investissements dans les technologies de l'information.

Information d'importance historique ou archivistique (Information of historic or archival importance) : Information qui, selon l'Archiviste national, pr�sente une importance historique ou archivistique, et doit �tre confi�e � sa garde et son contr�le, conform�ment aux ententes relatives au transfert de documents conclues entre l'Archiviste et une institution f�d�rale.

Int�gration (Integration) : D�finit dans quelle mesure les institutions se sont assur�es que la gestion des fonds de renseignements est incluse dans le processus de gestion minist�rielle et coordonn�e en tant que partie int�grante de celle-ci.

Institution f�d�rale (Government institution) : Tout minist�re ou Secr�tariat d'�tat du gouvernement du Canada r�pertori� dans la Loi sur la gestion des finances publiques

Litt�rature grise (Grey Literature) : Documents distribu�s par leurs auteurs (personnes ou unit�s organisationnelles) mais non diffus�s par le biais des canaux administratifs officiels tels que Groupe Communication Canada (GCC) ou les services de diffusion du gouvernement. Les copies de litt�rature grise sont en g�n�ral distribu�es en nombre limit�.

Mat�riel publi� (Published material) : Produit d'information qui a �t� cr�� et publi� aux fins de distribution ou de vente. Le mat�riel publi� par les institutions f�d�rales, ou pour leur compte, est vers� dans les collections des biblioth�ques f�d�rales.(*)

M�moire institutionnelle (Corporate memory) : Fonds de renseignements conformes aux besoins op�rationnels ainsi qu'aux lois et politiques applicables.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) : Toute recherche qui permet de solliciter l'opinion de n'importe quelle couche de la population, y compris les recherches publicitaires.(*)

Syst�me de classification (Classification system) : Disposition logique et syst�matique des fonds de renseignements en cat�gories ou groupes de sujets. La disposition est fond�e sur des rapports sch�matiques entre les renseignements. On utilise des chiffres, des lettres ou des mots cl�s pour l'identification.