ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Organisation, Transmission, Utilisation et Rep�rage

Service aux utilisateurs : Objectif 6

Les fonds de renseignements sont organis�s de fa�on � optimiser l'utilisation de l'information (�nonc� de la politique sur la GRDG).

Crit�re

6.1 Les fonds de renseignements sont organis�s de fa�on � en faciliter l'acc�s et la recherche par les utilisateurs, sous r�serve des contraintes impos�es par les lois et les politiques.

Questions/Pratiques

6.1.1 Est-ce que tous les utilisateurs - qu'ils soient � l'int�rieur ou � l'ext�rieur de l'institution - sont satisfaits de leur acc�s aux fonds de renseignements et du rep�rage de ces fonds? L'information dont les utilisateurs ont besoin est-elle accessible? Y ont-ils acc�s facilement? Comment la satisfaction des utilisateurs est-elle mesur�e?

6.1.2 Les responsables des fonds de renseignements - Gestion des documents, Services de biblioth�que, Gestion des donn�es - connaissent-ils les besoins en information des utilisateurs? Est-ce qu'ils adaptent leurs services afin de mieux r�pondre aux utilisateurs qui recherchent un acc�s rapide et facile - p. ex., temps de r�ponse d'une interrogation, technologie de transmission efficace et rentable, formats d'utilisation conviviaux, etc.? Adaptent-ils leurs services afin de r�pondre aux besoins des utilisateurs de fa�on �conomique, efficace et rationnelle? Utilisent-ils des technologies normalis�es?

6.1.3 Est-ce que les fonds de renseignements peuvent �tre diffus�s au grand public? Sont-ils vendus au public le cas �ch�ant et lorsque la demande le justifie (politique sur la GRDG, exigence 5)? Utilise-t-on le Syst�me de biblioth�que de d�p�t pour rendre l'information plus largement accessible au public?

6.1.4 Est-ce que les fonds de renseignements sont accessibles � d'autres institutions du gouvernement, sous r�serve des contraintes impos�es par les lois et les politiques - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit� (politique sur la GRDG, exigence 5)?

6.1.5 Est-ce que l'institution dispose d'un catalogue des publications � jour? Est-ce que toutes les publications sont d�pos�es � la biblioth�que de l'institution? Le mat�riel publi� est-il catalogu� selon les normes �tablies? L'information bibliographique produite est-elle consign�e dans le Catalogue collectif de la Biblioth�que nationale, ou mise � la disposition d'autres biblioth�ques par d'autres moyens?

6.1.6 Est-ce que tout le mat�riel publi� par l'institution est facilement accessible aux d�cideurs de l'institution et au public sur demande (politique sur la GRDG, exigence 5)? Cela inclut-il la litt�rature grise (politique sur la GRDG, exigence 11)?

6.1.7 Est-ce que tous les documents confidentiels du Conseil priv� de la Reine pour le Canada sont administr�s conform�ment aux normes gouvernementales �tablies par le Conseil priv� (politique sur la GRDG, exigence 1)?

Crit�re

6.2 Les fonds de renseignements sont identifi�s et d�crits de fa�on significative pour les utilisateurs.

Questions/Pratiques

6.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits du fait que l'organisation et la description des fonds de renseignements les rend compr�hensibles et facilement exploitables? Les fonds de renseignements sont-ils identifi�s et d�crits de fa�on que les utilisateurs puissent facilement et rapidement y trouver l'information dont ils ont besoin? Les fonctions de classification et de synonymes permettent-elles d'aider l'utilisateur � identifier et localiser le renseignement qu'il recherche? Est-ce que les fonctions de classification et de synonymes, ainsi que les autres moyens d'identification et de description, sont compatibles avec tous les supports? La litt�rature grise est-elle identifi�e et d�crite afin que les utilisateurs puissent acc�der � des documents particuliers?

6.2.2 Est-ce que l'institution fait le suivi de l'information �lectronique de fa�on compatible avec d'autres types de supports? L'information stock�e sur diff�rents supports peut �tre plac�e dans diff�rents endroits, sous la supervision et le contr�le de diff�rents sp�cialistes de l'information. Une fonction d'identification commune est donc n�cessaire (p. ex., un syst�me de classification commun).

6.2.3 Est-ce que les fonds de renseignements sont identifi�s et d�crits dans les sources de r�f�rences publiques appropri�es accessibles au public (p. ex., InfoSource)? L'information est-elle diffus�e de fa�on efficace, partout o� l'on est tenu d'informer le public (politique sur la GRDG, exigence 5)?

Service aux utilisateurs : Objectif 7

Les syst�mes de transmission, d'utilisation et de rep�rage de l'information r�pondent de fa�on efficace et rentable aux besoins des utilisateurs.

Crit�re

7.1 Les niveaux de service - qui traduisent la facilit� d'acc�s � l'information par les utilisateurs - sont identifi�s et r�pondent aux besoins op�rationnels ainsi qu'aux exigences des utilisateurs.

Questions/Pratiques

7.1.1 Est-ce que l'institution essaie, sur une base p�riodique, de d�terminer le niveau de satisfaction de l'utilisateur qui a recours � des produits et des services informationnels? Demande-t-on aux utilisateurs leurs r�actions et les re�oit-on par le truchement de m�canismes tels que :

• enqu�tes aupr�s des utilisateurs?
• questionnaires distribu�s � la fin d'importants cycles de service, ou � des intervalles particuliers?
• participation de repr�sentants des utilisateurs aux travaux de comit�s charg�s de recueillir leurs suggestions et r�actions?

7.1.2 Est-ce que les services des sp�cialistes de l'information sont adapt�s aux exigences du volume et de la demande? Les ressources sont-elles r�affect�es afin de permettre de r�pondre aux besoins changeants des utilisateurs? Les facteurs, tels que ceux qui suivent, sont-ils consid�r�s :

• volume d'activit� - p. ex., r�ponses ou demandes de renseignements fournies - sur une base annuelle?
• temps de r�ponse � divers types de demandes?
• nombre de plaintes d'utilisateurs ou de probl�mes?

Crit�re

7.2 La capacit� de r�pondre aux utilisateurs est compar�e � une analyse co�t-efficacit�.

Questions/Pratiques

7.2.1 Est-ce que l'institution a d�termin� les co�ts int�graux des syst�mes et services d'informations existants? A-t-elle compar� le co�t des syst�mes et services existants � d'autres solutions de rechange? L'institution a-t-elle envisag� des mesures de r�duction des co�ts - p. ex., en combinant des syst�mes ou en abandonnant des services ou ressources peu utilis�s?

7.2.2 Lorsqu'on met au point de nouveaux syst�mes, est-on tenu de les int�grer � des syst�mes existants ou d'en justifier les co�ts?