ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Disposition par transfert ou destruction

Service aux utilisateurs : Objectif 10

On se d�fait des fonds de renseignements par destruction ou transfert au contr�le des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale, ou encore � des organisations ext�rieures au gouvernement du Canada, conform�ment aux exigences de la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur la Biblioth�que nationale.

Crit�re

10.1 On doit �tablir un calendrier de conservation et de disposition de tous les fonds de renseignements qui sont des documents, � l'exception du mat�riel publi� (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

10.1.1 Est-ce qu'on a attribu� des d�lais de conservation aux fonds de renseignements ainsi d�finis, quels que soient leur support et l'endroit o� ils se trouvent? Lors de l'�tablissement des d�lais de conservation, a-t-on pris en compte la duplication des fonds sur diff�rents supports ou dans diff�rents emplacements?

10.1.2 Est-ce que les d�lais de conservation refl�tent les valeurs administrative, fiscale et juridique que les fonds de renseignements poss�dent?

10.1.3 Lors de l'�tablissement des d�lais de conservation, a-t-on pris en compte les co�ts suivants :

• co�ts de stockage sur ordinateur ou d'entreposage non informatis� pour des fonds de renseignements actifs et inactifs?
• co�ts reli�s au rep�rage et � la manipulation de l'information?
• co�ts reli�s au transfert de l'information vers d'autres technologies afin d'en assurer l'accessibilit� continue?

Crit�re

10.2 La disposition des documents a lieu conform�ment aux exigences des paragraphes 5(1), 6(1) et 6(3) de la Loi sur les Archives nationales du Canada.

Questions/Pratiques

10.2.1 L'institution a-t-elle obtenu l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition (y compris l'ali�nation) de tous les documents quels que soient leur support et leur emplacement? Si non, a-t-elle entrepris les d�marches aupr�s des Archives nationales afin d'obtenir cette autorisation?

10.2.2 Lorsque l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition des documents n'a pas encore �t� accord�e, est-ce que les documents sont prot�g�s dans l'intervalle contre toute destruction, d�t�rioration ou perte?

10.2.3 Est-ce qu'un Plan couvrant les activit�s de disposition des documents a �t� sign� avec les Archives nationales? Sinon, quand une telle signature est-elle pr�vue?

10.2.4 Si un Plan a �t� sign�, l'institution respecte-t-elle ses engagements d�crits dans le Plan?

10.2.5 Le transfert par l'institution de documents archivistiques et historiques aux Archives nationales se d�roule-t-il conform�ment aux modalit�s accept�es?

10.2.6 Lorsque l'Archiviste national a autoris� la destruction de documents, est-ce que l'institution y proc�de conform�ment aux d�lais de conservation qu'elle a �tablis pour les documents?

10.2.7 Lorsque l'Archiviste national a autoris� l'ali�nation de documents, l'institution a-t-elle transf�r� les documents � la juridiction concern�e?

10.2.8 Est-ce que les documents des organismes ou des programmes abolis ont �t� transf�r�s � la garde et au contr�le de l'Archiviste national (lorsque ces documents ne sont pas requis par l'institution ou par toute autre institution f�d�rale)?

Crit�re

10.3 On se d�fait du mat�riel publi�, conform�ment aux exigences de la Loi sur la Biblioth�que nationale.

Questions/Pratiques

10.3.1 Est-ce que l'institution poss�de une politique de d�veloppement des collections, qui exige des revues p�riodiques de son r�pertoire (�puration)?

10.3.2 Est-ce que la Politique de d�veloppement des collections comporte des crit�res qui permettent d'identifier les documents en trop?

10.3.3 Est-ce que la biblioth�que de l'institution coordonne la disposition de tout le mat�riel publi� en surnombre qui lui appartient, qu'il s'agisse des publications gouvernementales et de tout autre mat�riel publi�?

10.3.4 Est-ce que l'institution consulte le Centre canadien d'�change du livre (CCEL) de la Biblioth�que nationale en ce qui a trait � la disposition du mat�riel publi� en surnombre, y compris des stocks en surnombre de publications institutionnelles?

10.3.5 Est-ce que l'institution suit la direction du CCEL lors de la disposition des publications en surnombre?