ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Planification d'une revue de la gestion de l'information

Questions g�n�rales

Une revue de la gestion de l'information peut comporter une partie ou la totalit� des �l�ments suivants : gestion et coordination (chapitre 3); planification de l'information (chapitre 4); collecte, cr�ation et r�ception (chapitre 5); organisation, transmission, utilisation et rep�rage (chapitre 6); entreposage, protection et conservation (chapitre 7); et disposition par transfert ou destruction (chapitre 8). Une revue de la gestion de l'information peut aussi faire partie d'un examen plus large, dans lequel elle constitue un sous-ensemble d'une analyse portant sur de nombreux autres th�mes de gestion.

Outre les �l�ments abord�s dans les chapitres 3 � 8, il est important que la revue de la gestion de l'information porte aussi sur la qualit� des personnes (ressources humaines) et des mat�riels (ressources physiques) disponibles. De plus, les attributs de l'information (pr�sent�s dans le chapitre 1) peuvent servir de fondement pour l'analyse et les commentaires portant sur la gestion de l'information.

Certains th�mes et questions d'ordre g�n�ral, qui peuvent faire l'objet d'une revue, sont pr�sent�s ci-apr�s, ainsi que l'indication du chapitre applicable dans le Guide.

Th�me	Question	R�f�rence
1. �valuation de la gestioncentrale des fonds de  renseignements	Le cadre g�n�ral pour la gestion et pour la coordination de l'information est-il suffisant pour assurer une gestion efficace et rationnelle de l'information?	Chapitre 3
2. �valuation de la planification de l'information	Les besoins en information ont-ils �t� analys�s, et les fonds de renseignements y correspondent-ils?	Chapitre 4
3. �valuation de la production et de la collecte d'information	L'information recueillie, cr��e ou re�ue ne r�pond-elle qu'aux besoins des utilisateurs, et a-t-on pris soin d'�viter une collecte inutile et de minimiser le fardeau des r�pondants?	Chapitre 5
4. �valuation de l'identification, la description, l'acc�s et l'utilisation de l'information	Dans quelle mesure les fonds de renseignements sont-ils organis�s et distribu�s de fa�on que l'information soit facilement rep�r�e et utilis�e?	Chapitre 6
5. �valuation de la protection et de la conservation de la m�moire institutionnelle	L'information est-elle entrepos�e, prot�g�e et conserv�e aussi longtemps qu'il le faut, dans le cadre des besoins op�rationnels et des responsabilit�s applicables?	Chapitre 7
6. �valuation de la disposition des fonds de renseignements	Le contr�le des fonds de renseignements ayant une valeur permanente est-il transf�r� aux Archives nationales ou � la Biblioth�que nationale selon le cas, et d�truit-on les autres fonds en l'absence de besoins op�rationnels ou de responsabilit�s applicables?	Chapitre 8

Planifier le travail et en cerner l'�tendue

Terminologie

La terminologie employ�e dans ce guide est conforme aux politiques relatives � la gestion de l'information �tablies par le Conseil du Tr�sor. Cette terminologie peut cependant diff�rer de celle qu'utilise chaque institution gouvernementale. Les utilisateurs doivent donc se souvenir que les titres, les descriptions d'activit�s et les autres termes qui ont cours dans leur institution peuvent avoir une d�finition diff�rente. Par exemple, diff�rentes institutions peuvent utiliser les termes et expressions � soutien informatique �, � informatique � et � gestion des syst�mes informatiques � pour d�signer la m�me chose. La clart� des titres et termes employ�s est donc importante lorsqu'on planifie une revue de la gestion de l'information.

Diversit� des fonctions informationnelles et des supports d'information

La gestion de l'information fait appel � de nombreuses fonctions et � divers supports. � chaque fonction informationnelle correspondent des pratiques et proc�dures d�taill�es propres. Par exemple, les pratiques d'entreposage, de protection et de transmission d'un microfilm sont tout � fait diff�rentes de celles qui r�gissent les supports �lectroniques.

Les th�mes � examiner et le niveau de d�tail requis sont fonction du contexte de la revue. Une revue peut porter sur certains th�mes dans le contexte de la politique sur la GRDG en regard de divers supports et fonctions. Par exemple, on peut examiner le rep�rage de l'information en regard de tous les supports et fonctions de nature informationnelle. On peut aussi se pencher en d�tail sur une fonction particuli�re ou un support particulier. Par exemple, une revue de la fonction de biblioth�que peut porter sur des aspects pr�cis de la manipulation des livres et p�riodiques. Cela peut n�cessiter un ensemble d'objectifs d'examen, de crit�res et de questions/pratiques bien plus d�taill�s et pr�cis pour compl�ter ceux qui sont pr�sent�s dans ce guide.

Il sera utile d'identifier les fonctions et les supports qu'il faudra inclure dans la port�e de la revue. Un examen de la politique sur la GRDG peut ainsi porter sur une partie ou la totalit� des th�mes suivants :

• Politique et planification g�n�rales
• Gestion des donn�es
• T�l�communications
• Bureautique et soutien informatique
• Gestion des documents
• Services de biblioth�que
• Collecte de l'information
• Recherche sur l'opinion publique
• Gestion des imprim�s administratifs
• Acc�s � l'information
• Protection des renseignements personnels
• S�curit�
• Bureaux des ministres (voir la directive 9 de la politique sur la GRDG et la Loi sur les Archives nationales du Canada)

Si la revue de la politique sur la GRDG est conduite en dehors des fonctions ci-dessus mentionn�es, elle comprendra la gestion des documents ou du mat�riel publi� sur les supports suivants :

• papier
• cartes
• photographies
• films
• plans
• vid�os
• microfilms
• bandes

Type de revue effectu�e

On ne distingue pas dans le Guide les th�mes de l'auto-�valuation, la v�rification interne et l'�valuation de programme. Il incombe aux examinateurs de d�cider s'ils doivent couvrir des th�mes particuliers et dans quel contexte ils doivent proc�der. Les Archives nationales attacheront cependant une grande importance � certains th�mes dans le cadre de leurs responsabilit�s en mati�re d'�valuation et d'�tablissement de rapports conform�ment � la politique sur la GRDG. Les Archives nationales s'int�ressent notamment � l'identification, � l'organisation, � l'entreposage, � la conservation et � la disposition des fonds de renseignements. C'est pourquoi les institutions doivent discuter l'�tendue de leurs revues avec les Archives nationales avant de les entreprendre. Il en est de m�me lorsque les revues portent sur le mat�riel publi�, les institutions doivent discuter de cet aspect avec la Biblioth�que nationale avant de proc�der � une telle revue.

Importance des fonctions reli�es � l'information

Dans les grands minist�res en particulier, une revue de la gestion de l'information peut incorporer ou non toutes les composantes des fonctions en cours d'examen. Une revue doit porter sur les composantes d'une fonction ou sur les th�mes qui sont importants pour l'institution, conform�ment � l'analyse des risques de l'examinateur. Par cons�quent, celui-ci peut choisir de n'inclure que certains aspects dans une revue en particulier.

Il est donc important d'identifier l'�tendue de la revue afin que les lecteurs du rapport comprennent bien ce qu'elle contient et les �l�ments qui en sont exclus. Il est vraisemblable que d'autres composantes importantes de la fonction, exclues d'une revue en cours, soient incluses dans d'autres revues.

Niveau d'analyse

On peut effectuer une revue � diff�rents niveaux au sein d'une institution. Elle peut se limiter aux fonctions centralis�es (administration centrale), ou aux fonctions d�centralis�es (r�gions), ou encore elle peut couvrir les deux. De la m�me fa�on, une revue peut ne couvrir que le niveau minist�riel ou celui d'une direction, ou les deux. Une autre dimension consiste � savoir si l'on doit effectuer une revue sur la base d'un organigramme de l'institution ou sur une base fonctionnelle (c.-�-d. selon les fonctions qui recoupent l'organigramme). La port�e d'une revue doit �tre claire quant au niveau d'analyse, de fa�on que les utilisateurs du rapport produit en comprennent les r�sultats.